PENATAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN : Studi Deskriptif-analitis Subsistem Personil Edukatif di Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
PENATAAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
(Studi Deskriptif-analitis Subsistem Personil Edukatif
di Universitas Katolik Parahyangan Bandung)
T
E S I S
Diajukan kepada Panitia Ujian Tesis
Institut Keguruan dan Ilmvi Pendidikan Bandung
sebagai Pemenuhan Salah Satu Persvaratan Kurikuler Program S.2
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
OLEH
KOSMAS KOPONG
Nomor Pokok ! 89 3 2104
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
FAKULTAS PASCASARJANA IKIP BANDUNG
1991
DISETUJUI DAN DISAHKAN TIM PEMBIMBING
Prof. Dr. Achmad Sanusi
Pembimbing I
Dr. S. Hamid Hasan, MA
Pembimbing II
FAKULTAS
PASCASARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
1991
DAFTAR ISI
Hal
BAB I. PE.NDAHULUAN
.
1
A. Latar Belakang Masalah
1
B. Masalah
.
7
1. Masalah Pokok
9
2. Pertanyaan Penelitian
9
C. Tujuan Penelitian ....,=.„
,
..
9
1. Tujuan Umum .............................
12
2. Tujuan Khusus
12
D. Pentingnya Penelitian ......................
BAB 11. STUDI KEPUSTAKAAN
,,
13
18
A. Fungsi—fungsi Manajemen yang Menjadi
Sasa—
ran Penataan Sistem Informasi
IS
1. Urgensi Administrasi Personil
18
2. Fungsi-fungsi Administrasi Personil
a.
Perencanaan
....
.
21
*-
22 1.-
b. Rekrutmen dan Seleksi
25
c. Orientasi dan Penugasan
32
d. Penilaian dan Pembinaan .............
35 ^
e.
Kompensasi
41
f. Pengolahan Data Induk
ix
46
*-
B. Penataan Sistem Informasi dalam Organisasi
1. Konsep Informasi
,.
SO
50
2, Penataan Sistem Informasi
60
a. Konsep Penataan Sistem Informasi ....
61
b. Pendekatan/Metodologi dalam Penataan
62
c. Langkah-langkah Penataan Sistem
In
formasi
....
g5
1). Pembuatan Disain Global .....
67
2). Pembuatan Disain Terinci
77
3) . Implementasi
90
4). Pemeliharaan ....................
92
5). Evaluasi
94
C. Rangkuman HasilStudi Kepustakaan dan
Kait-
annya dengan Masalah Penelitian
,..
BAB III. PROSEDUR PENELITIAN
105
A. Populasi dan Sampel
B. Metode Penelitian dan
105
Teknik
Pengumpulan
Data
107
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data
D. Definisi
102
Operasional,
Penentuan
..
Kriteria
dan Asumsi yang Digunakan
^3
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
12q
1. Pembuatan Disain/Rancangan Global
2. Pembuatan Disain/Rancangan
116
Terinci
133
.
153
3. Implementasi
-J78
4. Pemeliharaan/Perawatan
-|81
5. Evaluasi
186
BAB V. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ....
A.
B.
Kesimpulan
•) 94
194
1. Kesimpulan Umum
-| 04
2. Kesimpulan Khusus .
196
Rekomendasi
201
1.
Rekomendasi
Umum
2. Rekomendasi Khusus
DAFTAR BACAAN
.. ,
..................
201
202
208
LAMPIRAN-LAMPIRAN
212
xx
DAFTAR TABEL
Hal .
TABEL
1
Nama file Personil dan Deskripsinya ......
TABEL
2
Personil Pendukung Sistem Informasi
Personil
TABEL
3
,
Komputer yang Digunakan Sebagai
Sistem Informasi Personil
TABEL
4
Sistem
161
Pendukung
................
Pencetak yang Digunakan Sebagai
156
168
Pendukung
Informasi Personil
168
Informasi Personil.
TABEL
5
Penyebaran Komputer dan Pencetak/Unit Kerja
TABEL
6
Daftar Program Pembuka, Menu Awal dan Akhir
Pengelolaan Basis Data
TABEL
7
S
172
Program Perbaikan Langsung Sistem Informasi
Person il
TABEL
169
..................................
173
Program Pemeliharaan dan Perbaikan File
174
Induk
TABEL
9
Program Pencetakan Data Pegawai ...........
175
TABEL
lO
Program Pembuatan Laporan—laporan sesewaktu
176
TABEL
11
Program Peragaan dan Pengolahan Data ......
177
XXX
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.
Kedudukan informasi dalam suatu organisasi
dengan sangat tepat oleh Moerdick dkk (1982)
darah dalam tubuh manusia.
Analog!
inj
digambarkan
sebagai
aliran
memperlihatkan
tapa pentingnya informasi bagi kehidupan
be-
organisasi. Sebagai
"darah" organisasi, informasi adalah salah satu unsur
pen-
ting
mem-
yang memberi kemungkinan
hidup, berkembang,
dan
perlancar
kegiatan organisasi baik pada
tingkat
pembuatan
kebijakan
maupun pada tingkat operasional. la diakui sebagai
salah satu sumber daya utama organisasi yang menghendaki tindakan manajeman
yang
memadai
terhadapnya
Alirannya dari satu unit ke unit yang lain
memungkinkan unit-unit itu
dapat
(Parker,
1989).
dalam organisasi
berfungsi
dengan
lancar
dalam suatu harmoni. la berpotensi mengikat unit-unit organi
sasi untuk bertindak secara tertentu atas dasar
formasi yang sama. Dengan demikian keberadaan
ngan jumlah dan mutu
yang
memadai
adalah
pijakan
in
informasi
de
suatu
kebutuhan
demi kelangsungan hidup organisasi.
-Dalam kenyataan informasi dengan jumlah dan
memadai untuk keperluan organisasi
tercipta. la lahir dari
Kondisi yang menjadi
kondisi
prasyarat
1
tidak
dengan
lahirnya
mutu
yang
dengan
sendirinya
kualitas
tertentu.
informasi
ini
meliputi
berbagai
unsur organisasi, seperti unsur
(perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat
groho, dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua
manusia
lunak. (Nuunsur sistem
ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis
dan
fung-
sional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini
ada
lah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam satu kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memproduksi informasi
dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan
mengalirkannya
ke seluruh bagian organisasi.
Kontribusi informasi pada efektivitas organisasi
letak
pada
organisasi
keputusan
kenyataan
dari
bahwa
situasi
dan tindakan.
ia
membebaskan
ketidakpastian
ter-
pelaku-pelaku
dalam
pengambilan
Semakin ia membebaskan
pelaku
or—
ganisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna infor
masi itu. Dengan demikian informasi menjadi aset yang
berharga dalam rangka produktivitas
sangat
organisasi setelah
ten-
tu saja berinteraksi dengan unsur-unsur lain dalam organisasi
sebagai satu kesatuan. Penataan sistem informasi
mikian adalah suatu tuntutan
duksinya informasi yang
mutlak
dibutuhkan,
dengan
dalam rangka
baik
untuk
de
terprokelancaran
fungsi organisasi pada umumnya maupun dalam rangka kelancaran
pelayanan informasi buat pemakai sesuai
pada saat tertentu. Penataan perlu
dengan
dilakukan
kebutuhannya
secara
cermat
dalam arti semua unsur yang terlibat ditata dalam satu saling
hubungan yang serasi. Masalah-masalah yang menimbulkan
kebu-
3
tuhan akan suatu sistem informasi manajemen perlu diidentifi-
fikasi, dirumuskan secara jelas dan diantisipasi perkembangannya, sehingga sistem informasi yang dibangun
akan
menjadi
lebih akomodatif. Dengan sistem informasi yang demxkiah diharapkan berbagai keperluan organisasi akan informasi dapat diperoleh.
Penataan
sistem informasi
pada Universitas
Katolik
Parahyangan Bandung tak dapat pula dilepaskan dari proposisi
di atas. Demikian pula penataan sistem informasi pada subsis
ted, personil edukatif. Penataan sistem informasi sebagai sua
tu proses, proses itu adalah proses yang bersubstansx, dan
substansi itu adalah personil edukatif. Dengan kata lain per
sonil edukatif menjadi sasaran upaya penataan sistem informa
si. Langkah-langkah penataan mulai dari identifikasi
masalah
sampai dengan evaluasi sistem informasi seluruhnya akan
ter-
kait dengan personil edukatif. Hal ini berarti fungsi-fungsi
yang berhubungan dengan administrasi personil
ditata
sistem
informasinya sedemikian rupa sehingga administrasi personil
dapat berjalan dengan sebaik-baiknya. Dengan kata lain sis
tem informasi diarahkan untuk mendukung dan memperlancar
fungsi personil.
Kajian terhadap sistem informasi
personil
difokuskan
pada upaya untuk mengenal pola penataannya, baik yang berhu
bungan dengan pembuatan disain global atau disain konseptual
maupun penjabarannya ke dalam disain yang terinci,
implemen-
tasi, pemeliharaan dan evaluasi.
Dari studi pendahuluan terlihat bahwa
penataan
sistem
informasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung timbul
dari suatu kebutuhan yang
mendesak
dengan
upaya aktual pengadaan unsur-unsur sistem
langsung
seperti
kepada
perangkat
keras, perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain
konsep-
tual atau disain global yang memberi arahan lebih Ianjut pada
tingkat operasional tidak dilakukan
secara
cermat.
Keadaan
ini membawa konsekwensi pada aktualisasi sistem, ialah berupa
reaksi-reaksi terhadap kebutuhan yang aktual dan
Dengan kata lain penataan
sistem
informasi
reaktif terhadap masalah-masalah yang
timbul
universitas, dari pada suatu upaya yang
konsepsional-cermat dalam suatu disain
mendesak.
lebih
bersifat
dari
dinamika
direncanakan
global
dA53.r penataan sistem. "Output dari tahap
sebagai
disain
secara
pola
konseptual
adalah seperangkat dokumen yang menguraikan MIS Betzars.
cukup
terinci untuk para teknisi guna memulai
dalam
kerja
mereka
disain yang terinci". (Moerdick dkk, 1982 : 260).
Pola kerja penataan sistem tanpa
suatu
konsepsi
yang
jelas sebagai titik pijak, dalam jangka panJang tidak menguntungkan oleh karena ia cendrung tidak komprehensif mengakomodasi kebutuhan manajemen personil secara menyeluruh. Ia
cen
drung mengacu kepada masalah-masalah
oleh
karena itu bersifat kuratif. Akibatnya
yang
timbul
dapat
dan
terjadi
pada suatu ketika kebutuhan akan informasi personil
bahwa
tertentu
untuk keperluan manajemen tidak tersedia, oleh
lahnya tidak aktual. Sistem informasi
akomodatif dan kurang antisipatif.
yang
Ini
karena
demikian
adalah
masatidak
suatu
sifat
yang bertolak belakang dengan ciri sistem itu sendiri sebagai
satu kesatuan yang fungsional. Ia
mencakup
berbagai
unsur
administrasi personil tidak saja yang rutin aktual
tetapi
juga berjangkauan ke depan menciptakan alat-alat sistem yang
baru dalam rangka mencapai tujuan manajemen personil.
Bagai-
manapun sistem informasi tidak bekerja untuk dirinya sendiri,
tetapi mengabdi kepada suatu substansi lain di luar dirinya,
yang dalam huhungan dengan
penelitian
ini
adalah
personil
edukatif. Ukuran keberhasilan sistem informasi dengan demiki
an terletak pada seberapa besar sistem informasi memperlancar
berfungsinya personil edukatif.
Uraian di
atas
memperlihatkan
bahwa
upaya
penataan
sistem informasi personil baik
pada tingkat disain global
maupun
terinci
pada
tingkat
disain
merupakan
jaminan
ketepatan berfungsinya sistem tidak saja dalam jangka pendek,
tetapi juga dalam jangka
panjang.
Artinya
produk
penataan
itu akan menjadi titik tolak berfungsinya sistem, dan melalui
evaluasi upaya penataan akan terus
berlanjut ke arah yang
semakin sempurna.
Pada tingkat
makro
upaya
perguruan tinggi semakin mendapat
penataan
perhatian
sistem
pula.
informasi
Hal
ini
terbukti antara lain dengan adanya proyek peningkatan manaje-
jemen dan sistem informasi perguruan
tinggi
yang
oleh Tim Studi Pengembangan Sistem Informasi
Manajemen
gram SINAS-DIKTI, dan adanya biro khusus yang
rencanaan dan sistem informasi menurut
PP
dilakukan
pro
menangani
30/1990.
pe-
Hal-hal
ini sesungguhnya merupakan suatu pengakuan formal terhadapnya
pentingnya informasi sebagai
sumber daya
pokok
organisasi
(Parker, 1939) yang memungkinkan kelancaran fungsi organisasi
universitas secara keseluruhan.
Pentingnya peranan informasi
dalam
rangka
kelancaran
fungsi organisasi inilah yang mendorong penulis ikut
berpar-
tisipasi pada tingkat mikro, ialah pada
Katolik
Universitas
Parahyangan Basndung dengan mengkaji penataan sistemnya.
lihan pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung
dengan pertimbangan kemudahar. memperoleh ijin
subyektif)
disamping
pertimbangan
Pi-
dilakukan
(pertimbangan
obyektif.
Pertimbangan
subyektif tersebut adalah bahwa Universitas Katolik
Parahya
ngan Bandung sebagai salah satu anggota APTIK (Asosiasi
Per
guruan Tinggi Katolik ) dimana universitas tempat penulis bekerja ada di dalamnya, sering digunakan sebagai sumber
tugas-tugas perkuliahan
sebelumnya.
Sedangkan
obyektifnya adalah bahwa penataan sistem
pertimbangan
informasi
personil
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung dilakukan
tahun 19S1 sehingga layak
untuk
dijadikan
untuk
sejak
sebagai sasaran
penelitian. Dalam perjalanan selama satu dasawarsa tentu saja
terdapat
banyak
pengalaman
yang
menarik
untuk
dikaji.
Tujuannya adalah mengenal pola penataan sistem, menganalisisnya dan
memberikan
rekomendasi-rekomendasi
tertentu
dalam
rangka peningkatan sistem informasi khususnya sistem informa
si personil edukatif.
Pilihan
terhadap
personil
khususnya
personil edukatif dengan pertimbangan bahwa personil edukatif
adalah pelaksana terdepan dalam mengemban
misi
universitas.
Peranannya sebagai pengelola proses belajar mengajar, peneli-
ti dan tugas pengabdian
masyarakat
merupakan
unsur
sangat
penting dalam meningkatkan kualitas universitas khususnya dan
masyarakat umumnya. Peranan yang penting ini
dengan
suatu
sistem
informasi
manajemen
kelancarannya, walaupun disadari bahwa
perlu
untuk
sistem
didukung
menjamin
yang
tertata
baik baik tidak dengan sendirinya mengatasi permasalahan
or-
ganisasi/universitas. Unsur manusianya sangat menentukan
ke-
berhasilan sistem.
B.
Masalah..
Dari
uraian
dikemukakan sasaran
tentang
latar
penelitian
belakang
ini,
sistem informasi personil edukatif.
masalah
ialah
Proses
upaya
telah
penataan
penataan
sistem
informasi dengan personil edukatif sebagai substansinya mengandung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh
dari
kah-langkah penataan itu adalah
berhubungan
informasi
yang
lang-
dengan personil. Dengan demikian walaupun penataan sistem in
formasi itu sesungguhnya adalah sesuatu yang kompleks,
penelitian ini dibatasi ruang lingkupnya.
dalam
8
Penataan sistem informasi personil pada dasarnya mengandung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu kepada
rangkaian kegiatan yang dilakukan, dan kedua, aspek isi atau
substansi, ialah apa yang
menjadi
kenyataan kedua aspek
menyatu.
proses tanpa isi,
ini
materi
dan sebaliknya,
penataan.
Dalam
Adalah mustahil
suatu
suatu substansi tanpa
dikenai suatu proses atau kegiatan, substansi itu tidak akan
berkembang
ke suatu status yang
penataan sistem informasi personil
lebih bermakna.
mengandung misi
Maka
membuat
personil edukatif lebih bermakna dalam konteks organisasi.
Kebermaknaan ini akan sangat bergantung pada upaya penataan
sistem informasinya. Semakin jelas dan komprehensif penataan
sistem informasi personil, semakin menjadikan personil dapat
berfungsi lebih baik dan oleh karena itu lebih bermakna untuk
organisasi, walaupun tentu saja, penataan itu bukanlah faktor
tunggal terhadap kelancaran fungsi personil.
Rangkaian
upaya
penataan
sistem
ini mengacu kepada lima langkah pokok,
informasi
ialah 1)
personil
pembuatan
disain global sistem atau disain konseptual, 2) disain terin-
cinya sebagai operasionalisasi dari disain global, 3) implementasi, 4) pemeliharaan, dan 5) evaluasi. Kelima langkah po
kok ini masing-masing mengandung sejumlah langkah aktual yang
saling terkait secara deduktif. Artinya apa yang dihasilkan
pada disain global merupakan pola dasar yang akan dikembangkan lebih lanjut dalam pembuatan disain terinci untuk
sslanjutnya dU.p1«Hnt..1. dlpe,ihara/ditingkatkan unsur_un_
surnya dan dievaluasi.
Dengan menggunakan perpektif fisik dalam
mengkaji
sistem informasi personil ini, maka disain ...^ ^^
kepada tiga unsur pokok, ialah perangkat akal, perangkat
keras dan perangkat lunak. Masing-masingnya diarahkan untuk
siap berfungsi mendukung terproduksinva
informasi
yang
berhubungan dengan personil edukatif.
Dari analisis di atas maka masalah penelitian dirumuskan sebagai berikut :
1. Masalah Pokok :
Pola penataan sistem informasi personil edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
2. Pertanyaan Penelitian :
Masalah pokok dapat dijabarkan ke dalam sejumlah
Pertanyaan penelitian. Pertanyaan penelitian ini mengacu ke
pada kegiatan aktual yang dilakukan dalam rangka penataan
sistem informasi personil. Pertanyaan penelitian yang me
rupakan penjabaran masalah pokok di atas adalah :
10
a.
Kegiatan-kegiatan
apa
yang
dilakukan dalam upaya
pem
buatan disain konseptual sistem informasi personil eduka
tif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
b.
Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam pembuatan
sain terinci sebagai penjabaran disain konseptual
di
sistem
informasi personil edukatif pada Universitas Katolik
Pa
rahyangan Bandung.
c.
Langkah-langkah apa
yang
dilakukan
dalam
implementasi
sistem informasi personil.
d.
Langkah-langkah apa yang dilakukan dalam
rangka
pemeli-
haraan sistem informasi personil.
e.
Langkah-langkah apa
yang
dilakukan
dalam
melaksanakan
evaluasi manajemen sistem informasi personil.
Seperti telah
diungkap pada
uraian
tentang
masalah
pokok, bahwa yang menjadi substansi penataan sistem informasi
adalah
personil
edukatif,
maka
langkah-langkah
penataan sistem informasi mengacu kepada
ada dalam manajemen personil. Dengan
menimbulkan kebutuhan
jenis
informasi,
penataan
formulir
masukan
fungsi—fungsi
demikian
sistem
aktual
masalah
informasi
dan
yang
personil,
keluaran,
informasi dan Iain-lain hal yang berhubungan dengan
yang
arus
penataan
sistem, seluruhnya berhubungan dengan fungsi-fungsi personil.
Langkah-langkah aktual yang
disain konseptual
personil,
adalah
atau
rancangan
identifikasi
mengacu
kepada
pembuatan
global
sistem
informasi
perumusan
masalah,
dan
11
penentuan sasaran sistem, identifikasi
aktual
dan
potensial,
identifikasi
kendala-kendala
kebutuhan
yang
dan
jenis
informasi, dan dokumentasi disain konseptual. (Moerdick
dkk,
19S2). Dokumentasi disain menjadi penting tidak
saja
berfungsi normatif untuk penataan sistem lebih
Ianjut,
oleh
karena ia meletakan pola dasar penataan sistem,
tetapi
juga
karena
berfungsi sebagai penerangan untuk pihak-pihak yang membutuhkan informasi penataan sistem (fungsi edukatif)
Penataan disain terinci, yang pada dasarnya
merupakan
pengembangan sistem lebih lanjut ke dalam bentuk-bentuk
yang
operasional, terdiri dari sejumlah kegiatan. Kegiatan-kegiat
an tersebut adalah perumusan tujuan disain terinci, identifi
kasi informasi yang relevan, dan pengembangan perangkat
sis
tem.
Dalam
implementasi
adalah pembuatan rencana
kegiatan-kegiatan
implementasi,
instalasi perangkat keras dan lunak,
yang
dilakukan
pengadaan
personil,
pengetesan
sistem
dan
alhirnya konversi sistem.
Pemeliharaan yang menjamin
kelancaran
fungsi
sistem,
upaya memperbaiki unsur-unsur sistem yang tidak
atau
baik berfungsi maupun meningkatkan fungsi unsur
sistem
kurang
baik
perangkat keras maupun perangkat lunak serta personil.
Evaluasi sebagai alat pengungkap kelemahan dan kelebih-
an sistem meliputi upaya penetapan standar
acuan
penilaian,
menetapkan tipe evaluasi, mengumpulkan data dan membandingkan
kriteria ideal dengan keadaan aktual sebagaimana digambarkan oleh data untuk menetapkan status sistem.
Jxka masalah dan pertanyaan penelitian tersebut digamfaarkan dalam bentuk bagan maka akan tampak seperti pada
halaman berikut
:
Pembuatan
Disain Global
Pembuatan
Disain Terinci
Pola Penataan
SIM
Implementasi
Efektivitas
Peme1i ha raan
Evaluasi
C. Tujuan Penelitian
Dari rumusan masalah sesungguhnya secara implisit telah
13
diperlihatkan tujuan penelitian ini.
Untuk
jelasnya
tujuan
penelitian dirumuskan sebagai berikut :
1.
Tu j uan Umum
:
Tujuan umum penelitian adalah mendeskripsi dan menganalisis pola dasar penataan sistem informasi personil
edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Data dasar yang
dxkumpulkan dalam kaitan dengan tujuan ini adalah
berhubungan dengan
setiap
langkah
penataan
data
sistem,
pembuatan disain global, pembuatan disain terinci,
tasi,
2.
ialah
implemen
pemeliharaan atau perawatan dan evaluasi.
Tujuan
Khusus
:
Tujuan khusus sebagai penjabaran tujuan
adalah
yang
umum
di
atas
:
a. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain global sistem informasi person
il edukatif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
b. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain terinci sistem
informasi
sonil edukatif sebagai penjabaran dari disain global
per
pada
Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
c. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
lakukan dalam rangka implementasi
sonil.
sistem
yang
informasi
dila-
per—
14
d. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
kukan
dalam
upaya
pemeliharaan
yang
dila
sistem informasi
per
sonil .
e. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
yang
dila
kukan dalam kegiatan evaluasi sistem informasi personil.
D. Pentingnya Penelitian.
Pentingnya penelitian dapat dilihat dari sudut
tertentu.
Sudut
pandang
dalam
menilai
pentingnya
penelitian tersebut hendaknya mempunyai
relevansi
penelitian itu sendiri. Tanpa relevansi
ini,
pandang dengan obyek pandangnya
tidak
pandang
dengan
suatu
sudut
menghasilkan
makna
apa-apa.
Dengan dasar pemikiran di atas, maka kajian terhadap
pentingnya penelitian ini dilihat dari segi
segi
praktis
operasional.
penelitian sebagai alat ilmu
Hal
ini
teoritis
mengingatkan
bergerak
antara
dan
bahwa
teori
dan
praktek. Ia berusaha menghasilkan atau mengkaji keberlakuan teori dalam suatu kehidupan praktis.
Berikut dikemukakan sudut pandang pentingnya peneli
tian
1.
tersebut.
Teoritis.
Pengembangan
lembaga
sistem
apapun
informasi yang
sesungguhnya
dilaksanakan
merupakan
aplikasi
pada
teori.
15
Artinya pengembangan sistem informasi itu telah disistema-
tisasi menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk
selanjutnya
diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu. Hal
ini
berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara teoritis
bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem infor
masi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan sebagai
"tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan sistem in
formasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Sis
tem informasi yang ditata atas dasar
teori
mana teori tersebut dibangun atas studi
tidak
selalu
tertentu.
cocok
Dengan
diaplikasi
kata
lain
pada
tertentu,
yang
ruang
keberlakuuan
sistematis,
dan
waktu
teori
adalah
relatif. Dimungkinkan adanya modifikasi tertentu
ini dapat mengarah ke
pembentukan
sebelumnya. Maka adalah
sejauh mana
keberlakuan
atau
penting
upaya
teori
tersebut
di
dan
perbaikan
untuk
hal
teori
mengetahui
dalam
praktek.
Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu
bergerak
antara dua
ujung
ekstrim.
adalah penerapan teori dalam
yang menurut teori
demikian,
Ujung
arti
ekstrim
yang
pertama
semurni-murninya.
begitu
juga
dibuat
Apa
dalam
praktek. Ujung ekstrim yang kedua adalah pengembangan sis
tem informasi itu tidak mengikuti sama sekali
teori.
Wa
laupun hal ini sulit ditemukan dalam praktek, tetapi seba
gai kemungkinan ia ada.
16
2. Praktis Operasional.
Jika tinjauan yang pertama berawal dari identifikasi teori
sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini
kaji-
an berawal dari praktek itu sendiri. Di sini terlihat bah
wa kedua sudut pandang ini adalah suatu
kontinum.
Ketika
tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. Ia berusaha mencermati praktek
itu,
melihat
kelemahan-kelemahan
yang mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk
nya memberi umpan
balik.
Umpan
balik
selanjut
dimaksudkan
seba-
bagai upaya penyempurnaan atau penguatan terhadap
praktek
yang ada. Umpan balik ini hanya mungkin diberikan
apabxla
ada penguasaan teori yang baik
tentang pengembangan
sis
tem informasi.
Di samping pertimbangan
rangka umpan balik di
atas
praktis
pentingnya
operasional
penelitian
dalam
ini
pun
dapat dilihat dari segi alasan-alasan sebagai berikut :
1. Pengembangan sistem informasi adalah suatu
bidang
kajian
yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras
perangkat lunak yang begitu cepat
manarik
Ketertarikan ini didukung oleh kenyataan
saat ini merupakan
sumber
daya
yang
memberikan peluang-peluang yang lebih
untuk
bahwa
dan
dikaji.
informasi
pemilikannya
akan
menguntungkan
baik
untuk organisasi maupun xndividu. Pemilikan informasi
ini
akan lebih dimungkinkan oleh
dan
pengenalan,
pemanfaatan teknologi informasi secara
penguasaan
memadai.
Hal
ini
17
merupakan
suatu
tantangan yang
perlu dihadapi
dengan
kesungguhan.
2. Pengembangan sistem informasi
dengan
subsistem
akademik,
subsistem personil pada
Bandung
telah
terutama yang
subsistem
Universitas
dikembangkan
sejak
berhubungan
keuangan
Katolik
tahun
dan
Parahyangan
1981
sehingga
menungkinkan untuk diteliti.
3. Pertimbangan praktis
yang
lain
adalah
bahwa
sasaran
penelitian mudah dijangkau dari segi waktu, biaya dan
te-
naga.
Pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas walau
pun tidak ilmiah tetapi justru
memberikan
kemungkinan
untuk diterapkannya prinsip-prinsip ilmiah dalam
pene
litian. Maka
perlu
pertimbangan
diperhatikan sebaik-baiknya.
ilmiah
dan
praktis
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
Bab ini mengacu kepada keseluruhan upaya dalam
memperoleh data, darimana data itu diperoleh,
data itu diolah. Hal ini penting
memperlihatkan
dan
rangka
bagaimana
dikemukakan oleh karena
aspek metodologis
yang
merupakan
ia
jaminan
keandalan data. Kelemahan dalam aspek metodologi akan menjadi
petunjuk bahwa data yang diperoleh kurang
diandalkan
kecer-
berhubungan
dengan
matannya.
Berikut dikemukakan
hal-hal
yang
aspek metodologis tersebut.
A. Populasi dan Sampel.
Populasi mengacu
kepada
totalitas
Sebagaimana diketahui, bahwa yang
obyek
menjadi
penelitian.
obyek
penelitian
ini adalah keseluruhan proses penataan atau pengembangan sis
tem
informasi,
maka
totalitas
atau
keseluruhan karakteristik yang melekat
bangan sistem informasi
tersebut.
proses,
sistem
pengembangan
populasi
pada
Sebagai
informasi
itu
proses
suatu
adalah
pengem
totalitas
memperlihatkan
komponen pelaku-pelaku pengembangan yang memberikan kontribu
si terhadap proses pengembangan tersebut. Pelaku
pengembang
an sistem ini lazimnya disebut sebagai anggota populasi, yaitu orang-orang yang karena kedudukan dan perannya
kan tugas pengembangan sistem informasi dalam
.05
melaksana
satu
kesatuan
106
yang saling terkait.
Oleh
ini adalah pengembangan
karena
sistem
obyek
khusus
informasi
penelitian
pada
Universitas
Katolik Parahyangan Bandung, anggota populasi ini adalah per—
sonil yang
ada
(analis sistem,
pada
Unit
Pelaksana
Teknis
pemrogram dan operator),
Perkomputeran
pimpinan
tas, pimpinan biro dan pimpinan fakultas,
universi
masing-masing
ngan staf. Pola perilaku personil dalam rangka penataan
pengembangan sistem informasi
personil
dengan
berbagai fasilitas yang tersedia melahirkan
de
atau
memanfaatkan
suatu
totalitas
karakteristik yang disebut populasi.
Sampel
mengacu
kepada
perwakilan
populasi.
Seperti
telah dikemukakan, kegiatan penataan sistem informasi person
il sebagai suatu unit merupakan suatu
keutuhan
proses
yang
terdiri dari komponen-komponen baik manusia maupun bukan
nusia.
Keutuhan proses
ini
merupakan
populasi
ma
yang
dapat
diteliti dengan memilih perwakilannya. Hal ini berarti
bahwa
pemilihan sampel atau perwakilan populasi
upaya menentukan
penelitian
perwakilan komponen-komponen unit
kan kriteria tertentu-
tikan tujuan penelitian
Oleh karena itu sampel
adalah
berdasar
Kriteria ini dibangun dengan memperha-
yang
telah
ditentukan
ditetapkan
secara
sebelumnya.
purposif
purposif), yaitu penataan sistem informasi pada
(sampel
Universitas
Katolik Parahyaangan Bandung, Orang-orang yang terlibat dalam
penataan sistem informasi, dokumen—dokumen yang ada dan
ber
bagai perlengkapan yang ada sebagai anggota populasi ditentu-
107
kan dengan mempertimbangkan keterkaitannya dengan tujuan
pe
nelitian. Oleh karena itu sehubungan dengan tujuan penelitian
yang telah ditetapkan, dxpilih anggota populasi
yang
paling
banyak memberikan kontribusi. Dengan jalan ini tujuan peneli
tian akan lebih mudah tercapai oleh karena dari sumber-sumber
tersebut dapat diperoleh data dengan lebih mudah dan
komprehensif.
Sumber—sumber
tersebut,
manusia
oleh karena kedudukan dan peranannya yang
dalam keseluruhan upaya penataan sistem
kompre-
mimisalnya,
terlibat
informasi
langsung
personil,
banyak mengetahui seluk-beluk penataan sistem tersebut.
Dari uraian tersebut di atas terlihat bahwa
pendekatan
yang cocok dalam rangka penelitian ini adalah pendekatan stu
di kasus. Dengan studi kasus dimmungkinkan adanya studi
mendalam tentang latar belakang dan
serta berbagai
William B.
faktor
Michael, 19S1
yang
kondisi
terlibat.
aktual
(Stephen
yang
sistem,
Isaac
dan
: 48).
B. Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data.
1.
Metode Penelitian.
Metode yang digunakan dalam
penelitian
metode deskriptif. Namun seperti
yang
pada tujuan penelitian, kegiatan
penelitian
sampai pada mendeskripsi secara
telah
sistematis,
ini
adalah
dikemukakan
tidak
hanya
faktual
dan
akurat fakta, karakteristik populasi atau apa yang menjadi
kepedulian peneliti,(Stephen Isaac dan William B.
.1981 : 46), tetapi juga menganalisis
keberadaan
Michael,
penataan
108
sistem, latar belakangnya,
interaksi
personil/unit
yang
terlibat dalam keseluruhan upaya penataan sistem informasi
personil (Stephen Isaac dan William B.Michael, 1981 : 48).
Deskripsi dan analisis ini mengandung nilai evaluatif ter
hadap proses penataan sistem. Artinya walaupun studi
bukan merupakan studi
evaluatif
yang valid dan reliabel,
murni
dengan
ini
instrumen
tetapi dalam analisis sistem
perangkat kriteria ditetapkan sebagai acuan. Analisis
se-
de
ngan berpegang pada kriteria yang dibuat berdasarkan lang
kah-langkah penataan sistem informasi
personil
ini
pada
dasarnya merupakan evaluasi juga. Dari uraian di atas ter—
lihat bahwa ada dua sifat yang melekat pada studi deskripptif ini.
Kedua sifat tersebut adalah analisis dan evalua
tif. Sifat analisis
memungkinkan
pengenalan
yang
lebih
mendalam tentang upaya penataan sistem informasi personil,
sedangkan sifat evaluatif
memungkinkan
adanya
keputusan
tentang efektif tidaknya penataan sistem informasi
perso
nil. Di sini terlihat bahwa analisis dan evaluasi
merupa
kan dua kegiatan yang saling melengkapi. Analisis
memper-
jelas keberadaan obyek. Obyek dikenai tidak saja
mana ia tampak, tetapi lebih jauh dari itu,
sebagai-
yaitu
sebab—
sebab keberadaannya serta keterkaitan antara faktor—faktor
internal maupun eksternal. Kejelasan eksistensi obyek
ha
sil analisis ini memungkinkan keputusan yang dibuat
dalam
rangka evaluasi proses menjadi lebih tepat. Artinya
kepu-
109
tusan dibuat atas dasar suatu pemahaman yang lebih komprehensif.
2.
Teknik Pengumpulan Data,
Pengumpulan data adalah suatu
dalam keseluruhan upaya
penelitian.
yang telah disiapkan sebelumnya
berupa
pedoman
wawancara,
diperoleh dan materi
langkah
Instrumen
dalam
daftar
observasi
yang
disain
dokumen
digunakan
kritis
penelitian
penelitian
yang
perlu
langsung
oleh
peneliti setelah disain dan instrumen penelitian disetujui
oleh pembimbing.
Berikut dikemukakan prosedur
yang
ditempuh
dalam
rangka pengumpulan data,
a,
Prosedur
Administratif.
Prosedur teknis administratif mengacu kepada hal-hal
yang berkaitan dengan persiapan penelitian.
bersifat teknis administratif,
itan secara langsung
pengumpulan data,
dengan
Prosedur
yang walaupun tidak
masalah
tetapi menjadi
metode
dan
ini
berka
teknik
prasyarat untuk bisa ber-
langsungnya kegiatan penelitian. Langkah-langkah yang ber
hubungan dengan prosedur ini adalah :
1). Melakukan pendekatan informal dengan pimpinan
Univer
sitas Parahyangan Bandung tentang kemungkinan
peneli
tian.
110
2). Membuat permohonan
ijin
penelitian
kepada
pimpinan
IKIP Bandung melalui Fakultas Pascasarjana. Permohonan
ini dijawab dengan surat No. 5846/PT25.H1/N/1990 tang
gal 25 Oktober 1990. Surat tersebut
ditujukan
kepala Diretorat Sosial Politik Pemda Tingkat
kepada
I
Jawa
Barat untuk maksud yang sama.
3). Permohonan IKIP Bandung dijawab
dengan
surat
Direktorat Sosial Politik Pemda Jawa Barat
4034 tanggal 14 Nopember
1990
tentang
Kepala
No. 070.1/
pemberitahuan
survey/riset yang ditujukan kepada pimpinan
universi
tas Katolik Parahyangan Bandung.
4). Atas dasar surat
tersebut
penulis
kemudian
membuat rencana kegiatan tentang keseluruhan
diminta
kegiatan
penelitian.
b. Teknis Operasional.
Prosedur khusus mengacu kepada
digunakan dalam
kekhususannya,
pengumpulan
membutuhkan
data.
prosedur
pada tahap awal kegiatan di lapangan
setiap
Tiap
teknik
teknik,
yang
karena
tertentu,
walaupun
penelitian,
hal-hal
yang sama dapat dilaksanakan untuk setiap
teknik
pengum
pulan data. Upaya penciptaan hubungan baik antara peneliti
dan personil misalnya.
1).
Wawancara,
111
Wawancara
merupakan
salah
satu
teknik
utama
dalam penelitian ini. Ia sangat diandalkan oleh karena
dalam waktu yang relatif singkat
berbagai
data
yang
diperlukan dapat diperoleh. Data yang dikumpul melalui
wawancara ini
adalah
data
yang
berhubungan
dengan
pengetahuan, pengalaman, pendapat para responden
tang
langkah-langkah
penataan
sistem
ten
informasi
person!l.Disamping kebaikan ini ada pula kelemahan-kelemahan tertentu yang melekat pada
teknik
karena itu perlu ada upaya tertentu untuk
kelemahan
ini.
Oleh
memperkecil
tersebut.
Berikut
dikemukakan
prosedur
yang
dilakukan
dalam mekalsanakan wawancara.
a), Menyiapkan pedoman wawancara yang dibuat berdasar
kan tujuan penelitian. Pedoman ini bersifat
sibel. Artinya pedoman yang ada dapat
membuka
kemungkinan
munculnya
flek-
berkembang,
pertanyaan-perta-
nyaan baru. Dinamika wawancara akan dapat
merubah
urutan item-item, tetapi tetap diusahakan agar se
mua materi wawancara dapat disampaikan.
b),
Menghubungi
sebelumnya
responden
dan
yang
memintakan
telah
ditentukan
kesediannya
untuk
wawancara. Melalui diskusi waktu dan tempat wawan
cara
ditentukan
bersama
untuk
responden
yang
mempunyai tugas rangkap (mengajar dan tugas
admi-
112
nistrasi), sedangkan untuk
responden
yang
tidak
mempunyai tugas rangkap (hanya tugas administrasi)
wawancara dapat dilaksanakan setiap saat.
c). Atas persetujuan
responden
wawancara
Sebelum wawancara dilakukan
dijelaskan
dahulu maksud dan pokok-pokok
maksud responden dapat
direkam.
terlebih
wawancara
memperoleh
dengan
gambaran
awal
tentang materi wawancara secara keseluruhan. Untuk
melengkapi data wawancara dibuat juga catatan ter
utama yang berhubungan dengan data nonverbal serta
konteks yang ada pada saat wawancara.
d). Setelah wawancara hasil
rekaman
diputar
fcembali
dan dibuatkan rangkumannya dalam buku catatan yang
telah disiapkan. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pembuatan laporan.
e). Hasil wawancara yang telah dirangkum dalam catatan
dianalisis kembali dan dibuat catatan kritis untuk
memunculkan hal-hal baru yang dalam wawancara
se
belumnya luput dari perhatian.
f). Melakukan wawancara
kembali
dengan
materi
per
tanyaan yang dikembangkan dari hasil wawancara se
belumnya. Dalam hubungan ini
pada akhir wawancara selalu
kepada
disampaikan
kinan wawancara lanjutan kalau ada
perkembangan baru,
responden
kemung
perkembangan-
113
g). Untuk lebih memastikan kebenaran hasil
wawancara,
materi wawancara yang tidak didukung oleh dokumen
tasi dan hasil observasi dicek
kebenarannya
sumber lain yang dipastikan mengetahui
juga
pada
data
tersebut.
2).
Dokumen.
Dokumen
digunakan untuk memperoleh data
yang
sulit atau tidak efektif dilakukan melalui wawancara. Data
ini menggambarkan
suatu
dalam bentuk tulisan, foto
hasil
yang
dan
telah
Iain-lain.
dilestarikan
Dari
dapat diketahui banyak hal yang berhubungan
dokumen
dengan
pena
taan sistem informasi. Dalam hubungan dengan penataan sis
tem informasi personil, dokumen-dokumen
yang
diperlukan
adalah struktur organisasi dengan deskripsi tugas
perso
nil yang terlibat dalam sistem, alur informasi
personil,
perangkat sistem seperti jenis
perangkat
dan
keras, perangkat lunak, personil
kemampuan
dengan
kualifikasinya,
rencana yang berhubungan dengan penataan sistem.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
peroleh data dokumen
ini adalah
rangka
mem
:
a). Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen yang
dibutuhkan
dalam hubungan dengan masalah dan tujuan penelitian.
b). Meminta bahan-bahan dokumen yang telah
diidentifikasi
sebelumnya. Hal ini dilakukan pada saat wawancara ber-
langsung, ialah ketika materi wawancara menyentuh
je-
114
nis dokumen yang telah diidentifikasi tersebut.
c). Mempelajari isi dokumen dengan jalan mengajukan pertanyaan-pertanyan. Hal-hal yang
tidak
terjawab
dijadikan materi wawancara berikutnya untuk
akan
responden
yang re1evan.
3).
Observasi.
Observasi mengacu
kepada
upaya
untuk
Dalam
data melalui pengamatan langsung.
memperoleh
hubungan
dengan
penelitian ini observasi dilakukan dengan
observasi
tisipatif, Artinya peneliti ikut terlibat
dalam
selama jam kerja, mempelajari
file
dan
kegiatan
program-program,
serta ikut membantu melaksanakan pekerjaan baik yang
hubungan dengan informasi personil maupun bukan
Keterlibatan ini tidak
berarti
bahwa
par—
ber
personil.
kedudukan
sebagai
peneliti diabaikan. Tujuan memperoleh data tetap
diperha
tikan sehingga wawancara dapat dilakukan
personil
yang
terlibat
personil
bersama.
melaporkan
berhubungan dengan
atau
dengan
Wawancara
jenis
menceritrakan
materi
dengan
ini
,
hal-hal
observasi
yang
digolongkan
juga sebagai observasi partisipatif. (Guba & Lincoln
:
dimana
1981
195).
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka teknik
servasi
ini
adalah
:
ob
115
a). Identifikasi
sasaran
observasi
berdasarkan
tujuan
penelitian dan wawancara yang telah dilakukan sebelum
nya.
b). Melakukan
observasi
dan
wawancara
untuk
materi
observasi yang membutuhkan penjelasan, membuat
catat-
an-catatan,
Metode dan
teknik
seperti
sebelumnya digunakan dalam
yang
penelitian
telah
ini
dikemukakan
dengan
pertim
telah
terjadi
bangan sebagai berikut :
1.. Materi
yang
dan terus
menjadi
berkembang
kajian penelitian
sampai
saat
ini.
Proses
sebagai
suatu keutuhan ini memungkinkan untuk dideskripsi,
lisis dan diinterpretasi. Obyek
interpretasi ini meliputi
ketepatan
performans,
deskripsi,
analisis
kegiatan-kegiatan,
proses
dan
x
dan
performans,
efisiensi.
(Suchman,
David Kline,1980 : IX-10). Dari keseluruhan sasaran
litian seperti yang dikemukakan oleh
diana-
Suchman,
pene
penelitian
ni berberfokus pada proses, ialah rangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam upaya penataan sistem informasi
Penataan
yang
dilakukan
sejak
menghasilkan berbagai dokumen dan
tahun
1981
perangkat
perangkat akal, perangkat keras, maupun
personil.
tentu
saja
sistem
baik
perangkat
lunak.
Terhad proses ini kajian dilakukan dengan cara mengidenti-
fikasi, mendeskripsi dan menganalisis kelemahan-kelemahan,
hambatan-hambatan prosedural dan implementasi untuk selan-
116
jutnya bermuara pada kemungkinan keputusan untuk memperba
iki disain program, memperbaiki prosedur program yang
atau meneruskan implementasi program.
Rangkaian
ada
kegiatan
ini oleh Stufflebeam, seperti juga Suchman disebut sebagai
evaluasi proses (Depdxkbud : 1989 : 32).
2. Penataan sistem informasi
adalah
sesuatu
yang
bersifat
itu
idealnya
normatif. Artinya penataan sistem informasi
mengikuti sejumlah aktivitas dengan kualifikasi
Dalam praktek,
Penataan
sifat
sistem
Parahyangan
ideal
informasi
ini
tidak
pada
rangka mengungkap
wawancara,
selalu
terjadi.
Universitas
Katolik
Bandung dengan demikian
sebagai suatu kasus untuk diteliti
kasus
ini
tertentu.
dapat
(studi
teknik
dijadikan
kasus).
yang
tepat
Dalam
adalah
dokumentasi dan observasi.
3. Penataan sistem informasi adalah sesuatu yang kompleks dan
terus
terjadi.
Ia
melibatkan
berbagai
pihak
dengan
berbagai tugas. Mereka memberikan kontribusi masing-masing
terhadap keseluruhan proses penataan sistem. Heterogenitas
pelaksana sistem ini menghendaki wawancara
yang
mendalam
dan observasi yang kontinyu. Pelaksanaan wawancara dan ob
servasi adalah selektif.
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data.
Pengolahan dan analisis
data
perlu
dilakukan
menggunakan aturan tertentu. Aturan ini menjamin
dengan
sistematika
117
dan kecermatan pengolahan data.
Sebagaimana telah dikemukakan
tiga teknik pengumpulan data, maka
ini pun berkaitan
dimaksud
dengan
ketiga
sebelumnya,
pedoman
teknik
bahwa
ada
pengolahan
tersebut.
data
Pedoman
adalah:
1. Pengelompokkan data berdasarkan pertanyaan penelitian.
Dengan pedoman ini data yang diperoleh dengan teknik
wawancara, dokumentasi, dan
observasi
dianalisis
memperhatikan relevansinya terhadap pertanyaan
dengan
penelitian
yang ada. Setiap data dari keseluruhan data tentang proses
penataan sistem informasi
berkemampuan
menjelaskan
atau
menampilkan aspek tertentu profil penataan sistem informa
si
personil.
Dalam
analisis
data
tidak
dikeiompokkan
secara kaku pada suatu pertanyaan penelitian.
2. Mendeskripsi dan
merekonstruksi
proses
penataan
sistem
informasi atas dasar data yang ada.
Telah dikemukakan di atas bahwa setiap
mampuan
menampilkan
profil
penataan
sistem
personil. Untuk ini data perlu dideskripsi
truksi, dianalisis dihubungkan
sama lain sehingga membentuk
atau
suatu
data
dan
berke
informasi
direkons-
dikait-kaitkan
tata
rangka menampilkan profil tersebut. Tanpa
hubungan
deskripsi,
satu
dalam
re-
konstruksi, analisis dan interpretasi data hanya merupakan
unsur-unsur lepas yang tidak bermakna.
Dengan cara bertahap demikian akan terlihat deskrip-
118
si proses penataan sistem informasi personil, baik
setiap tahap penataan maupun keseluruhan
sekaligus dengan kriteria evaluatif
proses
tentang
untuk
penataan
efektivitas-
nya.
D. Definisi Operasional, Penentuan Kriteria dan
Asumsi
yang
Digunakan.
Asumsi yang mendasari langkah ini adalah bahwa, dalam
penelitian, terutama penelitian ilmu-ilmu
sosial,
bersifat relatif. Tidak
Implikasinya
ada
kemutlakan.
penelitian adalah bahwa konsep-konsep,
asumsi
kebenaran
dan
pada
kriteria
yang digunakan sebagai pegangan perlu ditetapkan secara tegas.
Hal
ini
berarti
bahwa
kebenaran
yang
dihasilkan
adalah
kebenaran dalam batas-batas konsep dan tolok ukur tersebut.
Definisi operasional,
yang digunakan
mengacu
penentuan
kepada
kriteria
pertanyaan
dan
asumsi
penelitian
yang
telah dikemukakan. Di samping itu, oleh karena penelitian ini
mengacu
kepada
evaluasi
proses
efektivitas penataan sistem, maka
dalam
rangka
dikembangkan
menentukan
pula
konsep
efektivitas yang digunakan.
1.
Efektivitas.
Efektivitas dalam konteks penelitian
dalam arti kesesuaian antara apa
apa yang nyata. Hamilton dan
168) menyebutnya sebagai
yang
Chervany
kajian
dari
ini
digunakan
seharusnya
(Dickson,
segi
dengan
1986
:
sumber daya
119
sistem
(systems
resource
yang
view)
mengacu
kepada
...perbandingan antara performans yang senyatanya
dengan
tujuan atau performans yang seharusnya. Sejalan dengan ini
Sanusi (1988) mengemukakan dua kata kunci dalam
dengan efektivitas,
ialah
relevansi
dan
hubungan
adaptabilitas.
Relevansi mengacu kepada paling kurang dua hal, yang dalam
penelitian ini adalah penataan sistem
informasi
personil
yang ideal secara teoritis dengan penataan sistem informa
si yang aktual di Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
Adaptabilitas mengacu kepada kemampuan
dengan perkembangan yang terjadi.
menyesuaikan
Dalam
hubungan
penataan sistem informasi personil, adaptabilitas
penataan sistem yang terus menerus mengikuti
diri
dengan
berarti
perkembangan
yang terjadi baik yang berhubungan dengan konsep manajemen
personil maupun perangkat sistem informasi yang dalam
ke
nyataan berkembang dengan sangat pesatnya.
2.
Pembuatan Disain Global.
Disain global digunakan dalam arti keseluruhan upaya
pembuatan rancangan sistem informasi personil yang menjadi
dasar pembuatan rancangan sistem informasi
terinci. Ia dihasilkan melalui kegiatan
personil
studi
yang
kelayakan,
identifikasi masalah dan kendala, perumusan misi dan tuju
an, penentuan kebutuhan dan sumber informasi, serta
mentasi rancangan sistem.
doku
120
Untuk menentukan efektif tidaknya
global
pembuatan
berdasarkan konsep efektivitas di
atas
disain
maka
dari
studi kepustakaan yang dilakukan ditentukan kriteria eva
luatif sebagai berikut :
Pembuatan disain global efektif apabila ia dilakukan
melalui tahap-tahap
tertentu.
Setiap
tahap
menghendaki
kegiatan dengan cakupan materi tertentu pula.
Tahap-tahap
tersebut adalah sebagai berikut :
a. Adanya studi kelayakan yang
cermat.
Asumsinya adalah bahwa
sebagai suatu kegiatan
kelayakan.
Dengan
pembuatan
perencanaan
studi
disain
global
membutuhkan
studi
diperoleh
suatu
kelayakan
gambaran yang jelas tentang kebutuhan akan
sistem
in
formasi dan potensi sumber daya yang mendukung. Hal ini
akan memberikan gambaran yang jelas dalam hubungan
ngan pengambilan keputusan tentang
penataan sistem,
pengoperasian
de
atau
tidak saja untuk masa dimana studi itu
dilakukan tetapi juga pertimbangan yang prospek.tif.
b. Adanya identifikasi dan kendala penataan sistem
masi
infor
.
Asumsinya adalah bahwa masalah dan
diidentifikasi
secara
jelas
akan
sistem lebih menjawab kebutuhan dan
realistik.
Keputusan-keputusan
dalam penataan sistem akan
kendala
membuat
penataan
terlaksana
yang
tidak
yang
secara
realistik
terhindari.
c. Adanya perumusan misi dan tujuan yang berorientasi pada
121
fungsi-fungsi personil.
Asumsinya adalah bahwa misi dan
tujuan
befungsi
memberikan arah yang jelas pada operasi sistem informa
si.
Kejelasan
menjadi
ini
membuat
pemanfaatan
sumber
daya
lebih terkendali.
d. Identifikasi secara tepat sumber dan kebutuhan informa
si .
Asumsinya
informasi
yang
adalah
bahwa
sumber
jelas memudahkan
dan
kebutuhan
pencapain
tujuan.
Sumber informasi mempunyai nilai sumbangan yang
tinggi
terhadap pencapaian tujuan.
setiap
infomasi selalu
terkait
Dengan
dengan
kata
aspek
lain
tertentu
dari
tujuan.
e. Adanya dokumentasi
sistem
sebagai
pegangan
penataan
menjadi
pegangan
sistem lebih lanjut.
Asumsinya adalah bahwa dokumen
tertulis
yang
selain
mengarahkan
penilaian kembali yang lebih
pengkomunikasian sistem
kepada pihak
cermat
dengan
juga memungkinkan
serta
segala
memudahkan
kelengkapannya
luar.
Berdasarkan kriteria tersebut di atas maka
dite
tapkan tingkat efektivitas sebagai berikut :
1). Efektif apabila semua kriteria terpenuhi.
2). Kurang efektif bila sebahagian kriteria tidak
penuhi.
ter—
122
3). Tidak efektif apabila kriteria yang dikemukakan
di
atas tidak terpenuhi sama sekali.
Kriteria yang sama berlaku
untuk
langkah-langkah
penataan sistem yang lain.
3, Pembuatan Disain Terinci,
Pembuatan disain terinci digunakan dalam arti
kese
luruhan upaya menjabarkan disain global dalam bentuk
operasional
sebagai
dasar
implementasi.
yang
Penjabaran
ini mengacu kepada perangkat sistem secara keseluruhan se
hingga siap untuk diimplementasi.
Untuk menentukan efektivitas ditentukan kriteria se
bagai
berikut;
a, Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
perumusan
tujuan spesifik yang mengacu kepada semua fungsi perso
nil ,
Asumsinya adalah bahwa sistem informasi
dibanqun
untuk mendukung manajemen personil, dan oleh karena itu
keberhasilannya
dilihat
pada
seberapa
besar
sistem
informasi membuat manajemen personil berjalan lancar,
b, Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
identifi-
si informasi yang relevan dari sumber yang telah
dite
tapkan sebelumnya dengan tujuan fungsi-fungsi personil.
Asumsinya
adalah
telah diidentifikasi
informasi
yang
bahwa
sumber
mempunyai
dibutuhkan.
informasi
kemampuan
Informasi
yang
menyediakan
yang
relevan
dengan tujuan merupakan dasar yang menentukan pencapai-
123
an tujuan masing-masing fungsi personil.
c. Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
penetapan
perangkat akal, perangkat keras, perangkat lunak,
sedur dan database
dalam
satu
kesatuan
yang
pro
saling
mendukung,
Asumsinya adalah bahwa sistem
informasi
terdiri
dari berbagai komponen yang saling mendukung satu
lain dan berfungsi
salah
satunya
dalam
membuat
satu
sistem
kesatuan,
sama
Kepincangan
tidak
akan
di
atas,
berfungsi
efektif.
Dengan
kriteria
tersebut
efektivitas pembuatan disain
terinci
tinqkat
ditetapkan
sama
dengan pembuatan disain global.
4.
Implementasi,
Implementasi digunakan dalam arti keseluruhan
mempersiapkan atau mengadakan perangkat sistem dan
lankan
upaya
menja
sistem,
Kriteria efektivitas implementasi ditetapkan seba
gai
berikut
:
a, Impelementasi efektif apabila didahului oleh
pembuatan
rencana yang jelas sebagai dasarnya.
Asumsinya adalah bahwa dalam perencanaan diperhitungkan berbagai kondisi yang aktual dan kendala-kenda
la dan oleh
karena
itu
memberikan
rambu-rambu
yang
134
realistik untuk kegiatan
implementasi.
Tanpa
rencana
kegiatan implementasi cendrung terlaksana secara kurang
akurat karena tidak ada pedoman yang
jelas
dalam
hal
pemanfaatan sumber daya.
b. Implementasi efektif
apabila
sebagai pendukung sistem,
pengadaan/pembuatan
konversi
ada
pelatihan
instalasi
perangkat
personil
perangkat
lunak,
keras,
pengetesan
dan
sistem,
Asumsinya adalah bahwa di
berkualitas, dukungan
tangan
perangkat
personil
keras
dan
perangkat
lunak yang memadai, sistem dapat
MANAJEMEN
(Studi Deskriptif-analitis Subsistem Personil Edukatif
di Universitas Katolik Parahyangan Bandung)
T
E S I S
Diajukan kepada Panitia Ujian Tesis
Institut Keguruan dan Ilmvi Pendidikan Bandung
sebagai Pemenuhan Salah Satu Persvaratan Kurikuler Program S.2
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
OLEH
KOSMAS KOPONG
Nomor Pokok ! 89 3 2104
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
FAKULTAS PASCASARJANA IKIP BANDUNG
1991
DISETUJUI DAN DISAHKAN TIM PEMBIMBING
Prof. Dr. Achmad Sanusi
Pembimbing I
Dr. S. Hamid Hasan, MA
Pembimbing II
FAKULTAS
PASCASARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
1991
DAFTAR ISI
Hal
BAB I. PE.NDAHULUAN
.
1
A. Latar Belakang Masalah
1
B. Masalah
.
7
1. Masalah Pokok
9
2. Pertanyaan Penelitian
9
C. Tujuan Penelitian ....,=.„
,
..
9
1. Tujuan Umum .............................
12
2. Tujuan Khusus
12
D. Pentingnya Penelitian ......................
BAB 11. STUDI KEPUSTAKAAN
,,
13
18
A. Fungsi—fungsi Manajemen yang Menjadi
Sasa—
ran Penataan Sistem Informasi
IS
1. Urgensi Administrasi Personil
18
2. Fungsi-fungsi Administrasi Personil
a.
Perencanaan
....
.
21
*-
22 1.-
b. Rekrutmen dan Seleksi
25
c. Orientasi dan Penugasan
32
d. Penilaian dan Pembinaan .............
35 ^
e.
Kompensasi
41
f. Pengolahan Data Induk
ix
46
*-
B. Penataan Sistem Informasi dalam Organisasi
1. Konsep Informasi
,.
SO
50
2, Penataan Sistem Informasi
60
a. Konsep Penataan Sistem Informasi ....
61
b. Pendekatan/Metodologi dalam Penataan
62
c. Langkah-langkah Penataan Sistem
In
formasi
....
g5
1). Pembuatan Disain Global .....
67
2). Pembuatan Disain Terinci
77
3) . Implementasi
90
4). Pemeliharaan ....................
92
5). Evaluasi
94
C. Rangkuman HasilStudi Kepustakaan dan
Kait-
annya dengan Masalah Penelitian
,..
BAB III. PROSEDUR PENELITIAN
105
A. Populasi dan Sampel
B. Metode Penelitian dan
105
Teknik
Pengumpulan
Data
107
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data
D. Definisi
102
Operasional,
Penentuan
..
Kriteria
dan Asumsi yang Digunakan
^3
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
12q
1. Pembuatan Disain/Rancangan Global
2. Pembuatan Disain/Rancangan
116
Terinci
133
.
153
3. Implementasi
-J78
4. Pemeliharaan/Perawatan
-|81
5. Evaluasi
186
BAB V. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ....
A.
B.
Kesimpulan
•) 94
194
1. Kesimpulan Umum
-| 04
2. Kesimpulan Khusus .
196
Rekomendasi
201
1.
Rekomendasi
Umum
2. Rekomendasi Khusus
DAFTAR BACAAN
.. ,
..................
201
202
208
LAMPIRAN-LAMPIRAN
212
xx
DAFTAR TABEL
Hal .
TABEL
1
Nama file Personil dan Deskripsinya ......
TABEL
2
Personil Pendukung Sistem Informasi
Personil
TABEL
3
,
Komputer yang Digunakan Sebagai
Sistem Informasi Personil
TABEL
4
Sistem
161
Pendukung
................
Pencetak yang Digunakan Sebagai
156
168
Pendukung
Informasi Personil
168
Informasi Personil.
TABEL
5
Penyebaran Komputer dan Pencetak/Unit Kerja
TABEL
6
Daftar Program Pembuka, Menu Awal dan Akhir
Pengelolaan Basis Data
TABEL
7
S
172
Program Perbaikan Langsung Sistem Informasi
Person il
TABEL
169
..................................
173
Program Pemeliharaan dan Perbaikan File
174
Induk
TABEL
9
Program Pencetakan Data Pegawai ...........
175
TABEL
lO
Program Pembuatan Laporan—laporan sesewaktu
176
TABEL
11
Program Peragaan dan Pengolahan Data ......
177
XXX
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.
Kedudukan informasi dalam suatu organisasi
dengan sangat tepat oleh Moerdick dkk (1982)
darah dalam tubuh manusia.
Analog!
inj
digambarkan
sebagai
aliran
memperlihatkan
tapa pentingnya informasi bagi kehidupan
be-
organisasi. Sebagai
"darah" organisasi, informasi adalah salah satu unsur
pen-
ting
mem-
yang memberi kemungkinan
hidup, berkembang,
dan
perlancar
kegiatan organisasi baik pada
tingkat
pembuatan
kebijakan
maupun pada tingkat operasional. la diakui sebagai
salah satu sumber daya utama organisasi yang menghendaki tindakan manajeman
yang
memadai
terhadapnya
Alirannya dari satu unit ke unit yang lain
memungkinkan unit-unit itu
dapat
(Parker,
1989).
dalam organisasi
berfungsi
dengan
lancar
dalam suatu harmoni. la berpotensi mengikat unit-unit organi
sasi untuk bertindak secara tertentu atas dasar
formasi yang sama. Dengan demikian keberadaan
ngan jumlah dan mutu
yang
memadai
adalah
pijakan
in
informasi
de
suatu
kebutuhan
demi kelangsungan hidup organisasi.
-Dalam kenyataan informasi dengan jumlah dan
memadai untuk keperluan organisasi
tercipta. la lahir dari
Kondisi yang menjadi
kondisi
prasyarat
1
tidak
dengan
lahirnya
mutu
yang
dengan
sendirinya
kualitas
tertentu.
informasi
ini
meliputi
berbagai
unsur organisasi, seperti unsur
(perangkat akal), perangkat keras, dan perangkat
groho, dkk, 1990). Idealnya adalah bahwa semua
manusia
lunak. (Nuunsur sistem
ini berada dalam satu tata hubungan yang harmonis
dan
fung-
sional. Persoalan yang muncul kemudian dari kondisi ini
ada
lah bagaimana menata unsur-unsur informasi dalam satu kesatuan yang fungsional untuk mengemban misi memproduksi informasi
dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan dan
mengalirkannya
ke seluruh bagian organisasi.
Kontribusi informasi pada efektivitas organisasi
letak
pada
organisasi
keputusan
kenyataan
dari
bahwa
situasi
dan tindakan.
ia
membebaskan
ketidakpastian
ter-
pelaku-pelaku
dalam
pengambilan
Semakin ia membebaskan
pelaku
or—
ganisasi dari situasi ketidakpastian, semakin bermakna infor
masi itu. Dengan demikian informasi menjadi aset yang
berharga dalam rangka produktivitas
sangat
organisasi setelah
ten-
tu saja berinteraksi dengan unsur-unsur lain dalam organisasi
sebagai satu kesatuan. Penataan sistem informasi
mikian adalah suatu tuntutan
duksinya informasi yang
mutlak
dibutuhkan,
dengan
dalam rangka
baik
untuk
de
terprokelancaran
fungsi organisasi pada umumnya maupun dalam rangka kelancaran
pelayanan informasi buat pemakai sesuai
pada saat tertentu. Penataan perlu
dengan
dilakukan
kebutuhannya
secara
cermat
dalam arti semua unsur yang terlibat ditata dalam satu saling
hubungan yang serasi. Masalah-masalah yang menimbulkan
kebu-
3
tuhan akan suatu sistem informasi manajemen perlu diidentifi-
fikasi, dirumuskan secara jelas dan diantisipasi perkembangannya, sehingga sistem informasi yang dibangun
akan
menjadi
lebih akomodatif. Dengan sistem informasi yang demxkiah diharapkan berbagai keperluan organisasi akan informasi dapat diperoleh.
Penataan
sistem informasi
pada Universitas
Katolik
Parahyangan Bandung tak dapat pula dilepaskan dari proposisi
di atas. Demikian pula penataan sistem informasi pada subsis
ted, personil edukatif. Penataan sistem informasi sebagai sua
tu proses, proses itu adalah proses yang bersubstansx, dan
substansi itu adalah personil edukatif. Dengan kata lain per
sonil edukatif menjadi sasaran upaya penataan sistem informa
si. Langkah-langkah penataan mulai dari identifikasi
masalah
sampai dengan evaluasi sistem informasi seluruhnya akan
ter-
kait dengan personil edukatif. Hal ini berarti fungsi-fungsi
yang berhubungan dengan administrasi personil
ditata
sistem
informasinya sedemikian rupa sehingga administrasi personil
dapat berjalan dengan sebaik-baiknya. Dengan kata lain sis
tem informasi diarahkan untuk mendukung dan memperlancar
fungsi personil.
Kajian terhadap sistem informasi
personil
difokuskan
pada upaya untuk mengenal pola penataannya, baik yang berhu
bungan dengan pembuatan disain global atau disain konseptual
maupun penjabarannya ke dalam disain yang terinci,
implemen-
tasi, pemeliharaan dan evaluasi.
Dari studi pendahuluan terlihat bahwa
penataan
sistem
informasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung timbul
dari suatu kebutuhan yang
mendesak
dengan
upaya aktual pengadaan unsur-unsur sistem
langsung
seperti
kepada
perangkat
keras, perangkat lunak dan perangkat akalnya. Disain
konsep-
tual atau disain global yang memberi arahan lebih Ianjut pada
tingkat operasional tidak dilakukan
secara
cermat.
Keadaan
ini membawa konsekwensi pada aktualisasi sistem, ialah berupa
reaksi-reaksi terhadap kebutuhan yang aktual dan
Dengan kata lain penataan
sistem
informasi
reaktif terhadap masalah-masalah yang
timbul
universitas, dari pada suatu upaya yang
konsepsional-cermat dalam suatu disain
mendesak.
lebih
bersifat
dari
dinamika
direncanakan
global
dA53.r penataan sistem. "Output dari tahap
sebagai
disain
secara
pola
konseptual
adalah seperangkat dokumen yang menguraikan MIS Betzars.
cukup
terinci untuk para teknisi guna memulai
dalam
kerja
mereka
disain yang terinci". (Moerdick dkk, 1982 : 260).
Pola kerja penataan sistem tanpa
suatu
konsepsi
yang
jelas sebagai titik pijak, dalam jangka panJang tidak menguntungkan oleh karena ia cendrung tidak komprehensif mengakomodasi kebutuhan manajemen personil secara menyeluruh. Ia
cen
drung mengacu kepada masalah-masalah
oleh
karena itu bersifat kuratif. Akibatnya
yang
timbul
dapat
dan
terjadi
pada suatu ketika kebutuhan akan informasi personil
bahwa
tertentu
untuk keperluan manajemen tidak tersedia, oleh
lahnya tidak aktual. Sistem informasi
akomodatif dan kurang antisipatif.
yang
Ini
karena
demikian
adalah
masatidak
suatu
sifat
yang bertolak belakang dengan ciri sistem itu sendiri sebagai
satu kesatuan yang fungsional. Ia
mencakup
berbagai
unsur
administrasi personil tidak saja yang rutin aktual
tetapi
juga berjangkauan ke depan menciptakan alat-alat sistem yang
baru dalam rangka mencapai tujuan manajemen personil.
Bagai-
manapun sistem informasi tidak bekerja untuk dirinya sendiri,
tetapi mengabdi kepada suatu substansi lain di luar dirinya,
yang dalam huhungan dengan
penelitian
ini
adalah
personil
edukatif. Ukuran keberhasilan sistem informasi dengan demiki
an terletak pada seberapa besar sistem informasi memperlancar
berfungsinya personil edukatif.
Uraian di
atas
memperlihatkan
bahwa
upaya
penataan
sistem informasi personil baik
pada tingkat disain global
maupun
terinci
pada
tingkat
disain
merupakan
jaminan
ketepatan berfungsinya sistem tidak saja dalam jangka pendek,
tetapi juga dalam jangka
panjang.
Artinya
produk
penataan
itu akan menjadi titik tolak berfungsinya sistem, dan melalui
evaluasi upaya penataan akan terus
berlanjut ke arah yang
semakin sempurna.
Pada tingkat
makro
upaya
perguruan tinggi semakin mendapat
penataan
perhatian
sistem
pula.
informasi
Hal
ini
terbukti antara lain dengan adanya proyek peningkatan manaje-
jemen dan sistem informasi perguruan
tinggi
yang
oleh Tim Studi Pengembangan Sistem Informasi
Manajemen
gram SINAS-DIKTI, dan adanya biro khusus yang
rencanaan dan sistem informasi menurut
PP
dilakukan
pro
menangani
30/1990.
pe-
Hal-hal
ini sesungguhnya merupakan suatu pengakuan formal terhadapnya
pentingnya informasi sebagai
sumber daya
pokok
organisasi
(Parker, 1939) yang memungkinkan kelancaran fungsi organisasi
universitas secara keseluruhan.
Pentingnya peranan informasi
dalam
rangka
kelancaran
fungsi organisasi inilah yang mendorong penulis ikut
berpar-
tisipasi pada tingkat mikro, ialah pada
Katolik
Universitas
Parahyangan Basndung dengan mengkaji penataan sistemnya.
lihan pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung
dengan pertimbangan kemudahar. memperoleh ijin
subyektif)
disamping
pertimbangan
Pi-
dilakukan
(pertimbangan
obyektif.
Pertimbangan
subyektif tersebut adalah bahwa Universitas Katolik
Parahya
ngan Bandung sebagai salah satu anggota APTIK (Asosiasi
Per
guruan Tinggi Katolik ) dimana universitas tempat penulis bekerja ada di dalamnya, sering digunakan sebagai sumber
tugas-tugas perkuliahan
sebelumnya.
Sedangkan
obyektifnya adalah bahwa penataan sistem
pertimbangan
informasi
personil
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung dilakukan
tahun 19S1 sehingga layak
untuk
dijadikan
untuk
sejak
sebagai sasaran
penelitian. Dalam perjalanan selama satu dasawarsa tentu saja
terdapat
banyak
pengalaman
yang
menarik
untuk
dikaji.
Tujuannya adalah mengenal pola penataan sistem, menganalisisnya dan
memberikan
rekomendasi-rekomendasi
tertentu
dalam
rangka peningkatan sistem informasi khususnya sistem informa
si personil edukatif.
Pilihan
terhadap
personil
khususnya
personil edukatif dengan pertimbangan bahwa personil edukatif
adalah pelaksana terdepan dalam mengemban
misi
universitas.
Peranannya sebagai pengelola proses belajar mengajar, peneli-
ti dan tugas pengabdian
masyarakat
merupakan
unsur
sangat
penting dalam meningkatkan kualitas universitas khususnya dan
masyarakat umumnya. Peranan yang penting ini
dengan
suatu
sistem
informasi
manajemen
kelancarannya, walaupun disadari bahwa
perlu
untuk
sistem
didukung
menjamin
yang
tertata
baik baik tidak dengan sendirinya mengatasi permasalahan
or-
ganisasi/universitas. Unsur manusianya sangat menentukan
ke-
berhasilan sistem.
B.
Masalah..
Dari
uraian
dikemukakan sasaran
tentang
latar
penelitian
belakang
ini,
sistem informasi personil edukatif.
masalah
ialah
Proses
upaya
telah
penataan
penataan
sistem
informasi dengan personil edukatif sebagai substansinya mengandung arti bahwa informasi yang ingin diperoleh
dari
kah-langkah penataan itu adalah
berhubungan
informasi
yang
lang-
dengan personil. Dengan demikian walaupun penataan sistem in
formasi itu sesungguhnya adalah sesuatu yang kompleks,
penelitian ini dibatasi ruang lingkupnya.
dalam
8
Penataan sistem informasi personil pada dasarnya mengandung dua aspek. Pertama, aspek proses yang mengacu kepada
rangkaian kegiatan yang dilakukan, dan kedua, aspek isi atau
substansi, ialah apa yang
menjadi
kenyataan kedua aspek
menyatu.
proses tanpa isi,
ini
materi
dan sebaliknya,
penataan.
Dalam
Adalah mustahil
suatu
suatu substansi tanpa
dikenai suatu proses atau kegiatan, substansi itu tidak akan
berkembang
ke suatu status yang
penataan sistem informasi personil
lebih bermakna.
mengandung misi
Maka
membuat
personil edukatif lebih bermakna dalam konteks organisasi.
Kebermaknaan ini akan sangat bergantung pada upaya penataan
sistem informasinya. Semakin jelas dan komprehensif penataan
sistem informasi personil, semakin menjadikan personil dapat
berfungsi lebih baik dan oleh karena itu lebih bermakna untuk
organisasi, walaupun tentu saja, penataan itu bukanlah faktor
tunggal terhadap kelancaran fungsi personil.
Rangkaian
upaya
penataan
sistem
ini mengacu kepada lima langkah pokok,
informasi
ialah 1)
personil
pembuatan
disain global sistem atau disain konseptual, 2) disain terin-
cinya sebagai operasionalisasi dari disain global, 3) implementasi, 4) pemeliharaan, dan 5) evaluasi. Kelima langkah po
kok ini masing-masing mengandung sejumlah langkah aktual yang
saling terkait secara deduktif. Artinya apa yang dihasilkan
pada disain global merupakan pola dasar yang akan dikembangkan lebih lanjut dalam pembuatan disain terinci untuk
sslanjutnya dU.p1«Hnt..1. dlpe,ihara/ditingkatkan unsur_un_
surnya dan dievaluasi.
Dengan menggunakan perpektif fisik dalam
mengkaji
sistem informasi personil ini, maka disain ...^ ^^
kepada tiga unsur pokok, ialah perangkat akal, perangkat
keras dan perangkat lunak. Masing-masingnya diarahkan untuk
siap berfungsi mendukung terproduksinva
informasi
yang
berhubungan dengan personil edukatif.
Dari analisis di atas maka masalah penelitian dirumuskan sebagai berikut :
1. Masalah Pokok :
Pola penataan sistem informasi personil edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
2. Pertanyaan Penelitian :
Masalah pokok dapat dijabarkan ke dalam sejumlah
Pertanyaan penelitian. Pertanyaan penelitian ini mengacu ke
pada kegiatan aktual yang dilakukan dalam rangka penataan
sistem informasi personil. Pertanyaan penelitian yang me
rupakan penjabaran masalah pokok di atas adalah :
10
a.
Kegiatan-kegiatan
apa
yang
dilakukan dalam upaya
pem
buatan disain konseptual sistem informasi personil eduka
tif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
b.
Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan dalam pembuatan
sain terinci sebagai penjabaran disain konseptual
di
sistem
informasi personil edukatif pada Universitas Katolik
Pa
rahyangan Bandung.
c.
Langkah-langkah apa
yang
dilakukan
dalam
implementasi
sistem informasi personil.
d.
Langkah-langkah apa yang dilakukan dalam
rangka
pemeli-
haraan sistem informasi personil.
e.
Langkah-langkah apa
yang
dilakukan
dalam
melaksanakan
evaluasi manajemen sistem informasi personil.
Seperti telah
diungkap pada
uraian
tentang
masalah
pokok, bahwa yang menjadi substansi penataan sistem informasi
adalah
personil
edukatif,
maka
langkah-langkah
penataan sistem informasi mengacu kepada
ada dalam manajemen personil. Dengan
menimbulkan kebutuhan
jenis
informasi,
penataan
formulir
masukan
fungsi—fungsi
demikian
sistem
aktual
masalah
informasi
dan
yang
personil,
keluaran,
informasi dan Iain-lain hal yang berhubungan dengan
yang
arus
penataan
sistem, seluruhnya berhubungan dengan fungsi-fungsi personil.
Langkah-langkah aktual yang
disain konseptual
personil,
adalah
atau
rancangan
identifikasi
mengacu
kepada
pembuatan
global
sistem
informasi
perumusan
masalah,
dan
11
penentuan sasaran sistem, identifikasi
aktual
dan
potensial,
identifikasi
kendala-kendala
kebutuhan
yang
dan
jenis
informasi, dan dokumentasi disain konseptual. (Moerdick
dkk,
19S2). Dokumentasi disain menjadi penting tidak
saja
berfungsi normatif untuk penataan sistem lebih
Ianjut,
oleh
karena ia meletakan pola dasar penataan sistem,
tetapi
juga
karena
berfungsi sebagai penerangan untuk pihak-pihak yang membutuhkan informasi penataan sistem (fungsi edukatif)
Penataan disain terinci, yang pada dasarnya
merupakan
pengembangan sistem lebih lanjut ke dalam bentuk-bentuk
yang
operasional, terdiri dari sejumlah kegiatan. Kegiatan-kegiat
an tersebut adalah perumusan tujuan disain terinci, identifi
kasi informasi yang relevan, dan pengembangan perangkat
sis
tem.
Dalam
implementasi
adalah pembuatan rencana
kegiatan-kegiatan
implementasi,
instalasi perangkat keras dan lunak,
yang
dilakukan
pengadaan
personil,
pengetesan
sistem
dan
alhirnya konversi sistem.
Pemeliharaan yang menjamin
kelancaran
fungsi
sistem,
upaya memperbaiki unsur-unsur sistem yang tidak
atau
baik berfungsi maupun meningkatkan fungsi unsur
sistem
kurang
baik
perangkat keras maupun perangkat lunak serta personil.
Evaluasi sebagai alat pengungkap kelemahan dan kelebih-
an sistem meliputi upaya penetapan standar
acuan
penilaian,
menetapkan tipe evaluasi, mengumpulkan data dan membandingkan
kriteria ideal dengan keadaan aktual sebagaimana digambarkan oleh data untuk menetapkan status sistem.
Jxka masalah dan pertanyaan penelitian tersebut digamfaarkan dalam bentuk bagan maka akan tampak seperti pada
halaman berikut
:
Pembuatan
Disain Global
Pembuatan
Disain Terinci
Pola Penataan
SIM
Implementasi
Efektivitas
Peme1i ha raan
Evaluasi
C. Tujuan Penelitian
Dari rumusan masalah sesungguhnya secara implisit telah
13
diperlihatkan tujuan penelitian ini.
Untuk
jelasnya
tujuan
penelitian dirumuskan sebagai berikut :
1.
Tu j uan Umum
:
Tujuan umum penelitian adalah mendeskripsi dan menganalisis pola dasar penataan sistem informasi personil
edukatif
pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Data dasar yang
dxkumpulkan dalam kaitan dengan tujuan ini adalah
berhubungan dengan
setiap
langkah
penataan
data
sistem,
pembuatan disain global, pembuatan disain terinci,
tasi,
2.
ialah
implemen
pemeliharaan atau perawatan dan evaluasi.
Tujuan
Khusus
:
Tujuan khusus sebagai penjabaran tujuan
adalah
yang
umum
di
atas
:
a. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain global sistem informasi person
il edukatif pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
b. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah yang dilaku
kan dalam pembuatan disain terinci sistem
informasi
sonil edukatif sebagai penjabaran dari disain global
per
pada
Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
c. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
lakukan dalam rangka implementasi
sonil.
sistem
yang
informasi
dila-
per—
14
d. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
kukan
dalam
upaya
pemeliharaan
yang
dila
sistem informasi
per
sonil .
e. Mendeskripsi dan menganalisis langkah-langkah
yang
dila
kukan dalam kegiatan evaluasi sistem informasi personil.
D. Pentingnya Penelitian.
Pentingnya penelitian dapat dilihat dari sudut
tertentu.
Sudut
pandang
dalam
menilai
pentingnya
penelitian tersebut hendaknya mempunyai
relevansi
penelitian itu sendiri. Tanpa relevansi
ini,
pandang dengan obyek pandangnya
tidak
pandang
dengan
suatu
sudut
menghasilkan
makna
apa-apa.
Dengan dasar pemikiran di atas, maka kajian terhadap
pentingnya penelitian ini dilihat dari segi
segi
praktis
operasional.
penelitian sebagai alat ilmu
Hal
ini
teoritis
mengingatkan
bergerak
antara
dan
bahwa
teori
dan
praktek. Ia berusaha menghasilkan atau mengkaji keberlakuan teori dalam suatu kehidupan praktis.
Berikut dikemukakan sudut pandang pentingnya peneli
tian
1.
tersebut.
Teoritis.
Pengembangan
lembaga
sistem
apapun
informasi yang
sesungguhnya
dilaksanakan
merupakan
aplikasi
pada
teori.
15
Artinya pengembangan sistem informasi itu telah disistema-
tisasi menjadi suatu pengetahuan ilmiah untuk
selanjutnya
diaplikasikan untuk kepentingan praktis tertentu. Hal
ini
berarti bahwa kajian pentingnya penelitian secara teoritis
bermula dari identifikasi teori pengembangan sistem infor
masi sebagai titik tolak dan selanjutnya digunakan sebagai
"tongkat pemukul" terhadap praktek pengembangan sistem in
formasi pada Universitas Katolik Parahyangan Bandung. Sis
tem informasi yang ditata atas dasar
teori
mana teori tersebut dibangun atas studi
tidak
selalu
tertentu.
cocok
Dengan
diaplikasi
kata
lain
pada
tertentu,
yang
ruang
keberlakuuan
sistematis,
dan
waktu
teori
adalah
relatif. Dimungkinkan adanya modifikasi tertentu
ini dapat mengarah ke
pembentukan
sebelumnya. Maka adalah
sejauh mana
keberlakuan
atau
penting
upaya
teori
tersebut
di
dan
perbaikan
untuk
hal
teori
mengetahui
dalam
praktek.
Asumsinya adalah bahwa status aplikasi teori itu
bergerak
antara dua
ujung
ekstrim.
adalah penerapan teori dalam
yang menurut teori
demikian,
Ujung
arti
ekstrim
yang
pertama
semurni-murninya.
begitu
juga
dibuat
Apa
dalam
praktek. Ujung ekstrim yang kedua adalah pengembangan sis
tem informasi itu tidak mengikuti sama sekali
teori.
Wa
laupun hal ini sulit ditemukan dalam praktek, tetapi seba
gai kemungkinan ia ada.
16
2. Praktis Operasional.
Jika tinjauan yang pertama berawal dari identifikasi teori
sebagai pijakan, maka pada tinjauan operasional ini
kaji-
an berawal dari praktek itu sendiri. Di sini terlihat bah
wa kedua sudut pandang ini adalah suatu
kontinum.
Ketika
tinjauan pertama berhenti tinjauan kedua mulai. Ia berusaha mencermati praktek
itu,
melihat
kelemahan-kelemahan
yang mungkin ada atau kelebihan yang ada untuk
nya memberi umpan
balik.
Umpan
balik
selanjut
dimaksudkan
seba-
bagai upaya penyempurnaan atau penguatan terhadap
praktek
yang ada. Umpan balik ini hanya mungkin diberikan
apabxla
ada penguasaan teori yang baik
tentang pengembangan
sis
tem informasi.
Di samping pertimbangan
rangka umpan balik di
atas
praktis
pentingnya
operasional
penelitian
dalam
ini
pun
dapat dilihat dari segi alasan-alasan sebagai berikut :
1. Pengembangan sistem informasi adalah suatu
bidang
kajian
yang relatif baru dengan perkembangan perangkat keras
perangkat lunak yang begitu cepat
manarik
Ketertarikan ini didukung oleh kenyataan
saat ini merupakan
sumber
daya
yang
memberikan peluang-peluang yang lebih
untuk
bahwa
dan
dikaji.
informasi
pemilikannya
akan
menguntungkan
baik
untuk organisasi maupun xndividu. Pemilikan informasi
ini
akan lebih dimungkinkan oleh
dan
pengenalan,
pemanfaatan teknologi informasi secara
penguasaan
memadai.
Hal
ini
17
merupakan
suatu
tantangan yang
perlu dihadapi
dengan
kesungguhan.
2. Pengembangan sistem informasi
dengan
subsistem
akademik,
subsistem personil pada
Bandung
telah
terutama yang
subsistem
Universitas
dikembangkan
sejak
berhubungan
keuangan
Katolik
tahun
dan
Parahyangan
1981
sehingga
menungkinkan untuk diteliti.
3. Pertimbangan praktis
yang
lain
adalah
bahwa
sasaran
penelitian mudah dijangkau dari segi waktu, biaya dan
te-
naga.
Pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas walau
pun tidak ilmiah tetapi justru
memberikan
kemungkinan
untuk diterapkannya prinsip-prinsip ilmiah dalam
pene
litian. Maka
perlu
pertimbangan
diperhatikan sebaik-baiknya.
ilmiah
dan
praktis
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
Bab ini mengacu kepada keseluruhan upaya dalam
memperoleh data, darimana data itu diperoleh,
data itu diolah. Hal ini penting
memperlihatkan
dan
rangka
bagaimana
dikemukakan oleh karena
aspek metodologis
yang
merupakan
ia
jaminan
keandalan data. Kelemahan dalam aspek metodologi akan menjadi
petunjuk bahwa data yang diperoleh kurang
diandalkan
kecer-
berhubungan
dengan
matannya.
Berikut dikemukakan
hal-hal
yang
aspek metodologis tersebut.
A. Populasi dan Sampel.
Populasi mengacu
kepada
totalitas
Sebagaimana diketahui, bahwa yang
obyek
menjadi
penelitian.
obyek
penelitian
ini adalah keseluruhan proses penataan atau pengembangan sis
tem
informasi,
maka
totalitas
atau
keseluruhan karakteristik yang melekat
bangan sistem informasi
tersebut.
proses,
sistem
pengembangan
populasi
pada
Sebagai
informasi
itu
proses
suatu
adalah
pengem
totalitas
memperlihatkan
komponen pelaku-pelaku pengembangan yang memberikan kontribu
si terhadap proses pengembangan tersebut. Pelaku
pengembang
an sistem ini lazimnya disebut sebagai anggota populasi, yaitu orang-orang yang karena kedudukan dan perannya
kan tugas pengembangan sistem informasi dalam
.05
melaksana
satu
kesatuan
106
yang saling terkait.
Oleh
ini adalah pengembangan
karena
sistem
obyek
khusus
informasi
penelitian
pada
Universitas
Katolik Parahyangan Bandung, anggota populasi ini adalah per—
sonil yang
ada
(analis sistem,
pada
Unit
Pelaksana
Teknis
pemrogram dan operator),
Perkomputeran
pimpinan
tas, pimpinan biro dan pimpinan fakultas,
universi
masing-masing
ngan staf. Pola perilaku personil dalam rangka penataan
pengembangan sistem informasi
personil
dengan
berbagai fasilitas yang tersedia melahirkan
de
atau
memanfaatkan
suatu
totalitas
karakteristik yang disebut populasi.
Sampel
mengacu
kepada
perwakilan
populasi.
Seperti
telah dikemukakan, kegiatan penataan sistem informasi person
il sebagai suatu unit merupakan suatu
keutuhan
proses
yang
terdiri dari komponen-komponen baik manusia maupun bukan
nusia.
Keutuhan proses
ini
merupakan
populasi
ma
yang
dapat
diteliti dengan memilih perwakilannya. Hal ini berarti
bahwa
pemilihan sampel atau perwakilan populasi
upaya menentukan
penelitian
perwakilan komponen-komponen unit
kan kriteria tertentu-
tikan tujuan penelitian
Oleh karena itu sampel
adalah
berdasar
Kriteria ini dibangun dengan memperha-
yang
telah
ditentukan
ditetapkan
secara
sebelumnya.
purposif
purposif), yaitu penataan sistem informasi pada
(sampel
Universitas
Katolik Parahyaangan Bandung, Orang-orang yang terlibat dalam
penataan sistem informasi, dokumen—dokumen yang ada dan
ber
bagai perlengkapan yang ada sebagai anggota populasi ditentu-
107
kan dengan mempertimbangkan keterkaitannya dengan tujuan
pe
nelitian. Oleh karena itu sehubungan dengan tujuan penelitian
yang telah ditetapkan, dxpilih anggota populasi
yang
paling
banyak memberikan kontribusi. Dengan jalan ini tujuan peneli
tian akan lebih mudah tercapai oleh karena dari sumber-sumber
tersebut dapat diperoleh data dengan lebih mudah dan
komprehensif.
Sumber—sumber
tersebut,
manusia
oleh karena kedudukan dan peranannya yang
dalam keseluruhan upaya penataan sistem
kompre-
mimisalnya,
terlibat
informasi
langsung
personil,
banyak mengetahui seluk-beluk penataan sistem tersebut.
Dari uraian tersebut di atas terlihat bahwa
pendekatan
yang cocok dalam rangka penelitian ini adalah pendekatan stu
di kasus. Dengan studi kasus dimmungkinkan adanya studi
mendalam tentang latar belakang dan
serta berbagai
William B.
faktor
Michael, 19S1
yang
kondisi
terlibat.
aktual
(Stephen
yang
sistem,
Isaac
dan
: 48).
B. Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data.
1.
Metode Penelitian.
Metode yang digunakan dalam
penelitian
metode deskriptif. Namun seperti
yang
pada tujuan penelitian, kegiatan
penelitian
sampai pada mendeskripsi secara
telah
sistematis,
ini
adalah
dikemukakan
tidak
hanya
faktual
dan
akurat fakta, karakteristik populasi atau apa yang menjadi
kepedulian peneliti,(Stephen Isaac dan William B.
.1981 : 46), tetapi juga menganalisis
keberadaan
Michael,
penataan
108
sistem, latar belakangnya,
interaksi
personil/unit
yang
terlibat dalam keseluruhan upaya penataan sistem informasi
personil (Stephen Isaac dan William B.Michael, 1981 : 48).
Deskripsi dan analisis ini mengandung nilai evaluatif ter
hadap proses penataan sistem. Artinya walaupun studi
bukan merupakan studi
evaluatif
yang valid dan reliabel,
murni
dengan
ini
instrumen
tetapi dalam analisis sistem
perangkat kriteria ditetapkan sebagai acuan. Analisis
se-
de
ngan berpegang pada kriteria yang dibuat berdasarkan lang
kah-langkah penataan sistem informasi
personil
ini
pada
dasarnya merupakan evaluasi juga. Dari uraian di atas ter—
lihat bahwa ada dua sifat yang melekat pada studi deskripptif ini.
Kedua sifat tersebut adalah analisis dan evalua
tif. Sifat analisis
memungkinkan
pengenalan
yang
lebih
mendalam tentang upaya penataan sistem informasi personil,
sedangkan sifat evaluatif
memungkinkan
adanya
keputusan
tentang efektif tidaknya penataan sistem informasi
perso
nil. Di sini terlihat bahwa analisis dan evaluasi
merupa
kan dua kegiatan yang saling melengkapi. Analisis
memper-
jelas keberadaan obyek. Obyek dikenai tidak saja
mana ia tampak, tetapi lebih jauh dari itu,
sebagai-
yaitu
sebab—
sebab keberadaannya serta keterkaitan antara faktor—faktor
internal maupun eksternal. Kejelasan eksistensi obyek
ha
sil analisis ini memungkinkan keputusan yang dibuat
dalam
rangka evaluasi proses menjadi lebih tepat. Artinya
kepu-
109
tusan dibuat atas dasar suatu pemahaman yang lebih komprehensif.
2.
Teknik Pengumpulan Data,
Pengumpulan data adalah suatu
dalam keseluruhan upaya
penelitian.
yang telah disiapkan sebelumnya
berupa
pedoman
wawancara,
diperoleh dan materi
langkah
Instrumen
dalam
daftar
observasi
yang
disain
dokumen
digunakan
kritis
penelitian
penelitian
yang
perlu
langsung
oleh
peneliti setelah disain dan instrumen penelitian disetujui
oleh pembimbing.
Berikut dikemukakan prosedur
yang
ditempuh
dalam
rangka pengumpulan data,
a,
Prosedur
Administratif.
Prosedur teknis administratif mengacu kepada hal-hal
yang berkaitan dengan persiapan penelitian.
bersifat teknis administratif,
itan secara langsung
pengumpulan data,
dengan
Prosedur
yang walaupun tidak
masalah
tetapi menjadi
metode
dan
ini
berka
teknik
prasyarat untuk bisa ber-
langsungnya kegiatan penelitian. Langkah-langkah yang ber
hubungan dengan prosedur ini adalah :
1). Melakukan pendekatan informal dengan pimpinan
Univer
sitas Parahyangan Bandung tentang kemungkinan
peneli
tian.
110
2). Membuat permohonan
ijin
penelitian
kepada
pimpinan
IKIP Bandung melalui Fakultas Pascasarjana. Permohonan
ini dijawab dengan surat No. 5846/PT25.H1/N/1990 tang
gal 25 Oktober 1990. Surat tersebut
ditujukan
kepala Diretorat Sosial Politik Pemda Tingkat
kepada
I
Jawa
Barat untuk maksud yang sama.
3). Permohonan IKIP Bandung dijawab
dengan
surat
Direktorat Sosial Politik Pemda Jawa Barat
4034 tanggal 14 Nopember
1990
tentang
Kepala
No. 070.1/
pemberitahuan
survey/riset yang ditujukan kepada pimpinan
universi
tas Katolik Parahyangan Bandung.
4). Atas dasar surat
tersebut
penulis
kemudian
membuat rencana kegiatan tentang keseluruhan
diminta
kegiatan
penelitian.
b. Teknis Operasional.
Prosedur khusus mengacu kepada
digunakan dalam
kekhususannya,
pengumpulan
membutuhkan
data.
prosedur
pada tahap awal kegiatan di lapangan
setiap
Tiap
teknik
teknik,
yang
karena
tertentu,
walaupun
penelitian,
hal-hal
yang sama dapat dilaksanakan untuk setiap
teknik
pengum
pulan data. Upaya penciptaan hubungan baik antara peneliti
dan personil misalnya.
1).
Wawancara,
111
Wawancara
merupakan
salah
satu
teknik
utama
dalam penelitian ini. Ia sangat diandalkan oleh karena
dalam waktu yang relatif singkat
berbagai
data
yang
diperlukan dapat diperoleh. Data yang dikumpul melalui
wawancara ini
adalah
data
yang
berhubungan
dengan
pengetahuan, pengalaman, pendapat para responden
tang
langkah-langkah
penataan
sistem
ten
informasi
person!l.Disamping kebaikan ini ada pula kelemahan-kelemahan tertentu yang melekat pada
teknik
karena itu perlu ada upaya tertentu untuk
kelemahan
ini.
Oleh
memperkecil
tersebut.
Berikut
dikemukakan
prosedur
yang
dilakukan
dalam mekalsanakan wawancara.
a), Menyiapkan pedoman wawancara yang dibuat berdasar
kan tujuan penelitian. Pedoman ini bersifat
sibel. Artinya pedoman yang ada dapat
membuka
kemungkinan
munculnya
flek-
berkembang,
pertanyaan-perta-
nyaan baru. Dinamika wawancara akan dapat
merubah
urutan item-item, tetapi tetap diusahakan agar se
mua materi wawancara dapat disampaikan.
b),
Menghubungi
sebelumnya
responden
dan
yang
memintakan
telah
ditentukan
kesediannya
untuk
wawancara. Melalui diskusi waktu dan tempat wawan
cara
ditentukan
bersama
untuk
responden
yang
mempunyai tugas rangkap (mengajar dan tugas
admi-
112
nistrasi), sedangkan untuk
responden
yang
tidak
mempunyai tugas rangkap (hanya tugas administrasi)
wawancara dapat dilaksanakan setiap saat.
c). Atas persetujuan
responden
wawancara
Sebelum wawancara dilakukan
dijelaskan
dahulu maksud dan pokok-pokok
maksud responden dapat
direkam.
terlebih
wawancara
memperoleh
dengan
gambaran
awal
tentang materi wawancara secara keseluruhan. Untuk
melengkapi data wawancara dibuat juga catatan ter
utama yang berhubungan dengan data nonverbal serta
konteks yang ada pada saat wawancara.
d). Setelah wawancara hasil
rekaman
diputar
fcembali
dan dibuatkan rangkumannya dalam buku catatan yang
telah disiapkan. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pembuatan laporan.
e). Hasil wawancara yang telah dirangkum dalam catatan
dianalisis kembali dan dibuat catatan kritis untuk
memunculkan hal-hal baru yang dalam wawancara
se
belumnya luput dari perhatian.
f). Melakukan wawancara
kembali
dengan
materi
per
tanyaan yang dikembangkan dari hasil wawancara se
belumnya. Dalam hubungan ini
pada akhir wawancara selalu
kepada
disampaikan
kinan wawancara lanjutan kalau ada
perkembangan baru,
responden
kemung
perkembangan-
113
g). Untuk lebih memastikan kebenaran hasil
wawancara,
materi wawancara yang tidak didukung oleh dokumen
tasi dan hasil observasi dicek
kebenarannya
sumber lain yang dipastikan mengetahui
juga
pada
data
tersebut.
2).
Dokumen.
Dokumen
digunakan untuk memperoleh data
yang
sulit atau tidak efektif dilakukan melalui wawancara. Data
ini menggambarkan
suatu
dalam bentuk tulisan, foto
hasil
yang
dan
telah
Iain-lain.
dilestarikan
Dari
dapat diketahui banyak hal yang berhubungan
dokumen
dengan
pena
taan sistem informasi. Dalam hubungan dengan penataan sis
tem informasi personil, dokumen-dokumen
yang
diperlukan
adalah struktur organisasi dengan deskripsi tugas
perso
nil yang terlibat dalam sistem, alur informasi
personil,
perangkat sistem seperti jenis
perangkat
dan
keras, perangkat lunak, personil
kemampuan
dengan
kualifikasinya,
rencana yang berhubungan dengan penataan sistem.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
peroleh data dokumen
ini adalah
rangka
mem
:
a). Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen yang
dibutuhkan
dalam hubungan dengan masalah dan tujuan penelitian.
b). Meminta bahan-bahan dokumen yang telah
diidentifikasi
sebelumnya. Hal ini dilakukan pada saat wawancara ber-
langsung, ialah ketika materi wawancara menyentuh
je-
114
nis dokumen yang telah diidentifikasi tersebut.
c). Mempelajari isi dokumen dengan jalan mengajukan pertanyaan-pertanyan. Hal-hal yang
tidak
terjawab
dijadikan materi wawancara berikutnya untuk
akan
responden
yang re1evan.
3).
Observasi.
Observasi mengacu
kepada
upaya
untuk
Dalam
data melalui pengamatan langsung.
memperoleh
hubungan
dengan
penelitian ini observasi dilakukan dengan
observasi
tisipatif, Artinya peneliti ikut terlibat
dalam
selama jam kerja, mempelajari
file
dan
kegiatan
program-program,
serta ikut membantu melaksanakan pekerjaan baik yang
hubungan dengan informasi personil maupun bukan
Keterlibatan ini tidak
berarti
bahwa
par—
ber
personil.
kedudukan
sebagai
peneliti diabaikan. Tujuan memperoleh data tetap
diperha
tikan sehingga wawancara dapat dilakukan
personil
yang
terlibat
personil
bersama.
melaporkan
berhubungan dengan
atau
dengan
Wawancara
jenis
menceritrakan
materi
dengan
ini
,
hal-hal
observasi
yang
digolongkan
juga sebagai observasi partisipatif. (Guba & Lincoln
:
dimana
1981
195).
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka teknik
servasi
ini
adalah
:
ob
115
a). Identifikasi
sasaran
observasi
berdasarkan
tujuan
penelitian dan wawancara yang telah dilakukan sebelum
nya.
b). Melakukan
observasi
dan
wawancara
untuk
materi
observasi yang membutuhkan penjelasan, membuat
catat-
an-catatan,
Metode dan
teknik
seperti
sebelumnya digunakan dalam
yang
penelitian
telah
ini
dikemukakan
dengan
pertim
telah
terjadi
bangan sebagai berikut :
1.. Materi
yang
dan terus
menjadi
berkembang
kajian penelitian
sampai
saat
ini.
Proses
sebagai
suatu keutuhan ini memungkinkan untuk dideskripsi,
lisis dan diinterpretasi. Obyek
interpretasi ini meliputi
ketepatan
performans,
deskripsi,
analisis
kegiatan-kegiatan,
proses
dan
x
dan
performans,
efisiensi.
(Suchman,
David Kline,1980 : IX-10). Dari keseluruhan sasaran
litian seperti yang dikemukakan oleh
diana-
Suchman,
pene
penelitian
ni berberfokus pada proses, ialah rangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam upaya penataan sistem informasi
Penataan
yang
dilakukan
sejak
menghasilkan berbagai dokumen dan
tahun
1981
perangkat
perangkat akal, perangkat keras, maupun
personil.
tentu
saja
sistem
baik
perangkat
lunak.
Terhad proses ini kajian dilakukan dengan cara mengidenti-
fikasi, mendeskripsi dan menganalisis kelemahan-kelemahan,
hambatan-hambatan prosedural dan implementasi untuk selan-
116
jutnya bermuara pada kemungkinan keputusan untuk memperba
iki disain program, memperbaiki prosedur program yang
atau meneruskan implementasi program.
Rangkaian
ada
kegiatan
ini oleh Stufflebeam, seperti juga Suchman disebut sebagai
evaluasi proses (Depdxkbud : 1989 : 32).
2. Penataan sistem informasi
adalah
sesuatu
yang
bersifat
itu
idealnya
normatif. Artinya penataan sistem informasi
mengikuti sejumlah aktivitas dengan kualifikasi
Dalam praktek,
Penataan
sifat
sistem
Parahyangan
ideal
informasi
ini
tidak
pada
rangka mengungkap
wawancara,
selalu
terjadi.
Universitas
Katolik
Bandung dengan demikian
sebagai suatu kasus untuk diteliti
kasus
ini
tertentu.
dapat
(studi
teknik
dijadikan
kasus).
yang
tepat
Dalam
adalah
dokumentasi dan observasi.
3. Penataan sistem informasi adalah sesuatu yang kompleks dan
terus
terjadi.
Ia
melibatkan
berbagai
pihak
dengan
berbagai tugas. Mereka memberikan kontribusi masing-masing
terhadap keseluruhan proses penataan sistem. Heterogenitas
pelaksana sistem ini menghendaki wawancara
yang
mendalam
dan observasi yang kontinyu. Pelaksanaan wawancara dan ob
servasi adalah selektif.
C. Pedoman Pengolahan dan Analisis Data.
Pengolahan dan analisis
data
perlu
dilakukan
menggunakan aturan tertentu. Aturan ini menjamin
dengan
sistematika
117
dan kecermatan pengolahan data.
Sebagaimana telah dikemukakan
tiga teknik pengumpulan data, maka
ini pun berkaitan
dimaksud
dengan
ketiga
sebelumnya,
pedoman
teknik
bahwa
ada
pengolahan
tersebut.
data
Pedoman
adalah:
1. Pengelompokkan data berdasarkan pertanyaan penelitian.
Dengan pedoman ini data yang diperoleh dengan teknik
wawancara, dokumentasi, dan
observasi
dianalisis
memperhatikan relevansinya terhadap pertanyaan
dengan
penelitian
yang ada. Setiap data dari keseluruhan data tentang proses
penataan sistem informasi
berkemampuan
menjelaskan
atau
menampilkan aspek tertentu profil penataan sistem informa
si
personil.
Dalam
analisis
data
tidak
dikeiompokkan
secara kaku pada suatu pertanyaan penelitian.
2. Mendeskripsi dan
merekonstruksi
proses
penataan
sistem
informasi atas dasar data yang ada.
Telah dikemukakan di atas bahwa setiap
mampuan
menampilkan
profil
penataan
sistem
personil. Untuk ini data perlu dideskripsi
truksi, dianalisis dihubungkan
sama lain sehingga membentuk
atau
suatu
data
dan
berke
informasi
direkons-
dikait-kaitkan
tata
rangka menampilkan profil tersebut. Tanpa
hubungan
deskripsi,
satu
dalam
re-
konstruksi, analisis dan interpretasi data hanya merupakan
unsur-unsur lepas yang tidak bermakna.
Dengan cara bertahap demikian akan terlihat deskrip-
118
si proses penataan sistem informasi personil, baik
setiap tahap penataan maupun keseluruhan
sekaligus dengan kriteria evaluatif
proses
tentang
untuk
penataan
efektivitas-
nya.
D. Definisi Operasional, Penentuan Kriteria dan
Asumsi
yang
Digunakan.
Asumsi yang mendasari langkah ini adalah bahwa, dalam
penelitian, terutama penelitian ilmu-ilmu
sosial,
bersifat relatif. Tidak
Implikasinya
ada
kemutlakan.
penelitian adalah bahwa konsep-konsep,
asumsi
kebenaran
dan
pada
kriteria
yang digunakan sebagai pegangan perlu ditetapkan secara tegas.
Hal
ini
berarti
bahwa
kebenaran
yang
dihasilkan
adalah
kebenaran dalam batas-batas konsep dan tolok ukur tersebut.
Definisi operasional,
yang digunakan
mengacu
penentuan
kepada
kriteria
pertanyaan
dan
asumsi
penelitian
yang
telah dikemukakan. Di samping itu, oleh karena penelitian ini
mengacu
kepada
evaluasi
proses
efektivitas penataan sistem, maka
dalam
rangka
dikembangkan
menentukan
pula
konsep
efektivitas yang digunakan.
1.
Efektivitas.
Efektivitas dalam konteks penelitian
dalam arti kesesuaian antara apa
apa yang nyata. Hamilton dan
168) menyebutnya sebagai
yang
Chervany
kajian
dari
ini
digunakan
seharusnya
(Dickson,
segi
dengan
1986
:
sumber daya
119
sistem
(systems
resource
yang
view)
mengacu
kepada
...perbandingan antara performans yang senyatanya
dengan
tujuan atau performans yang seharusnya. Sejalan dengan ini
Sanusi (1988) mengemukakan dua kata kunci dalam
dengan efektivitas,
ialah
relevansi
dan
hubungan
adaptabilitas.
Relevansi mengacu kepada paling kurang dua hal, yang dalam
penelitian ini adalah penataan sistem
informasi
personil
yang ideal secara teoritis dengan penataan sistem informa
si yang aktual di Universitas Katolik Parahyangan Bandung.
Adaptabilitas mengacu kepada kemampuan
dengan perkembangan yang terjadi.
menyesuaikan
Dalam
hubungan
penataan sistem informasi personil, adaptabilitas
penataan sistem yang terus menerus mengikuti
diri
dengan
berarti
perkembangan
yang terjadi baik yang berhubungan dengan konsep manajemen
personil maupun perangkat sistem informasi yang dalam
ke
nyataan berkembang dengan sangat pesatnya.
2.
Pembuatan Disain Global.
Disain global digunakan dalam arti keseluruhan upaya
pembuatan rancangan sistem informasi personil yang menjadi
dasar pembuatan rancangan sistem informasi
terinci. Ia dihasilkan melalui kegiatan
personil
studi
yang
kelayakan,
identifikasi masalah dan kendala, perumusan misi dan tuju
an, penentuan kebutuhan dan sumber informasi, serta
mentasi rancangan sistem.
doku
120
Untuk menentukan efektif tidaknya
global
pembuatan
berdasarkan konsep efektivitas di
atas
disain
maka
dari
studi kepustakaan yang dilakukan ditentukan kriteria eva
luatif sebagai berikut :
Pembuatan disain global efektif apabila ia dilakukan
melalui tahap-tahap
tertentu.
Setiap
tahap
menghendaki
kegiatan dengan cakupan materi tertentu pula.
Tahap-tahap
tersebut adalah sebagai berikut :
a. Adanya studi kelayakan yang
cermat.
Asumsinya adalah bahwa
sebagai suatu kegiatan
kelayakan.
Dengan
pembuatan
perencanaan
studi
disain
global
membutuhkan
studi
diperoleh
suatu
kelayakan
gambaran yang jelas tentang kebutuhan akan
sistem
in
formasi dan potensi sumber daya yang mendukung. Hal ini
akan memberikan gambaran yang jelas dalam hubungan
ngan pengambilan keputusan tentang
penataan sistem,
pengoperasian
de
atau
tidak saja untuk masa dimana studi itu
dilakukan tetapi juga pertimbangan yang prospek.tif.
b. Adanya identifikasi dan kendala penataan sistem
masi
infor
.
Asumsinya adalah bahwa masalah dan
diidentifikasi
secara
jelas
akan
sistem lebih menjawab kebutuhan dan
realistik.
Keputusan-keputusan
dalam penataan sistem akan
kendala
membuat
penataan
terlaksana
yang
tidak
yang
secara
realistik
terhindari.
c. Adanya perumusan misi dan tujuan yang berorientasi pada
121
fungsi-fungsi personil.
Asumsinya adalah bahwa misi dan
tujuan
befungsi
memberikan arah yang jelas pada operasi sistem informa
si.
Kejelasan
menjadi
ini
membuat
pemanfaatan
sumber
daya
lebih terkendali.
d. Identifikasi secara tepat sumber dan kebutuhan informa
si .
Asumsinya
informasi
yang
adalah
bahwa
sumber
jelas memudahkan
dan
kebutuhan
pencapain
tujuan.
Sumber informasi mempunyai nilai sumbangan yang
tinggi
terhadap pencapaian tujuan.
setiap
infomasi selalu
terkait
Dengan
dengan
kata
aspek
lain
tertentu
dari
tujuan.
e. Adanya dokumentasi
sistem
sebagai
pegangan
penataan
menjadi
pegangan
sistem lebih lanjut.
Asumsinya adalah bahwa dokumen
tertulis
yang
selain
mengarahkan
penilaian kembali yang lebih
pengkomunikasian sistem
kepada pihak
cermat
dengan
juga memungkinkan
serta
segala
memudahkan
kelengkapannya
luar.
Berdasarkan kriteria tersebut di atas maka
dite
tapkan tingkat efektivitas sebagai berikut :
1). Efektif apabila semua kriteria terpenuhi.
2). Kurang efektif bila sebahagian kriteria tidak
penuhi.
ter—
122
3). Tidak efektif apabila kriteria yang dikemukakan
di
atas tidak terpenuhi sama sekali.
Kriteria yang sama berlaku
untuk
langkah-langkah
penataan sistem yang lain.
3, Pembuatan Disain Terinci,
Pembuatan disain terinci digunakan dalam arti
kese
luruhan upaya menjabarkan disain global dalam bentuk
operasional
sebagai
dasar
implementasi.
yang
Penjabaran
ini mengacu kepada perangkat sistem secara keseluruhan se
hingga siap untuk diimplementasi.
Untuk menentukan efektivitas ditentukan kriteria se
bagai
berikut;
a, Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
perumusan
tujuan spesifik yang mengacu kepada semua fungsi perso
nil ,
Asumsinya adalah bahwa sistem informasi
dibanqun
untuk mendukung manajemen personil, dan oleh karena itu
keberhasilannya
dilihat
pada
seberapa
besar
sistem
informasi membuat manajemen personil berjalan lancar,
b, Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
identifi-
si informasi yang relevan dari sumber yang telah
dite
tapkan sebelumnya dengan tujuan fungsi-fungsi personil.
Asumsinya
adalah
telah diidentifikasi
informasi
yang
bahwa
sumber
mempunyai
dibutuhkan.
informasi
kemampuan
Informasi
yang
menyediakan
yang
relevan
dengan tujuan merupakan dasar yang menentukan pencapai-
123
an tujuan masing-masing fungsi personil.
c. Pembuatan disain terinci efektif apabila ada
penetapan
perangkat akal, perangkat keras, perangkat lunak,
sedur dan database
dalam
satu
kesatuan
yang
pro
saling
mendukung,
Asumsinya adalah bahwa sistem
informasi
terdiri
dari berbagai komponen yang saling mendukung satu
lain dan berfungsi
salah
satunya
dalam
membuat
satu
sistem
kesatuan,
sama
Kepincangan
tidak
akan
di
atas,
berfungsi
efektif.
Dengan
kriteria
tersebut
efektivitas pembuatan disain
terinci
tinqkat
ditetapkan
sama
dengan pembuatan disain global.
4.
Implementasi,
Implementasi digunakan dalam arti keseluruhan
mempersiapkan atau mengadakan perangkat sistem dan
lankan
upaya
menja
sistem,
Kriteria efektivitas implementasi ditetapkan seba
gai
berikut
:
a, Impelementasi efektif apabila didahului oleh
pembuatan
rencana yang jelas sebagai dasarnya.
Asumsinya adalah bahwa dalam perencanaan diperhitungkan berbagai kondisi yang aktual dan kendala-kenda
la dan oleh
karena
itu
memberikan
rambu-rambu
yang
134
realistik untuk kegiatan
implementasi.
Tanpa
rencana
kegiatan implementasi cendrung terlaksana secara kurang
akurat karena tidak ada pedoman yang
jelas
dalam
hal
pemanfaatan sumber daya.
b. Implementasi efektif
apabila
sebagai pendukung sistem,
pengadaan/pembuatan
konversi
ada
pelatihan
instalasi
perangkat
personil
perangkat
lunak,
keras,
pengetesan
dan
sistem,
Asumsinya adalah bahwa di
berkualitas, dukungan
tangan
perangkat
personil
keras
dan
perangkat
lunak yang memadai, sistem dapat