TinJauan PenaTaan ruanG insTalasi rekam medis dari asPek WORK FLOW dan WORK SPACE di rsud dr. mOeWardi
TinJauan PenaTaan ruanG insTalasi rekam medis
dari asPek WORK FLOW dan WORK SPACE
di rsud dr. mOeWardi
1 2 3 1eka sruni rahayu , antik Pujihastuti , rohmadi
1 2-3mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar , dosen aPikes mitra Husada karanganyar
1 2 3ekasrunirahayu@yahoo.com , att2a2000@yahoo.com , rohmadi@apikesmitra.ac.id
ABSTRACT
In the Installation Medical Record Hospital Dr. Moewardi there is a mismatch between the document processing
worklow with a manual medical record medical record installation services, in addition to the most oficials not
comfortable because of the narrowness of the space, thus simplifying the onset of fatigue that result in decreased
work productivity. Order to determine the spatial arrangement of the records Installation Work low aspects and
Work Space in Hospital Dr. Moewardi. Type purely qualitative descriptive study, with cross sectional approach.
Research methods of observation and interviews. The subject was oficers, object worklow and workspace
Installation Medical Record, with descriptive analysis. The absence of a policy on spatial planning Installation
Medical Record of aspects of work low and work space. The key task of the oficer is not in accordance with the
Standard Operating Procedures. In the worklow execution is not in accordance with the installation manual medical
record services. Arrangement of work means work space aspect not meet the standards work space. Installing the
spatial arrangement of medical records in accordance with standard aspect has not Work flow and Work Space. It
is therefore necessary manufacture and SOP manuals tailored to the worklow activity. It is intended that the routine
work process medical records implemented eficiently, effectively and consistently, and be able to work optimally
so that labor productivity can be achieved.Keywords : Work low, Work space, Installation Medical Record and labor productivity 11 (2004 - 2010)
Bibliography :
aBsTrak
Di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi terdapat ketidaksesuaian antara alur kerja pengolahan dokumen rekam medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis, selain itu sebagian petugas belum nyaman karena sempitnya ruang gerak sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja. Tujuan untuk mengetahui penataan ruang Instalasi rekam medis dari aspek Work low dan Work Space di RSUD Dr. Moewardi. Jenis Penelitian deskriptif kualitatif murni, dengan pendekatan cross sectional. Metode penelitian observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas , obyek alur kerja dan area kerja Instalasi Rekam Medis, dengan analisis deskriptif. Belum adanya kebijakan tentang penataan ruang Instalasi Rekam Medis dari aspek work low dan work space. Tugas pokok petugas belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. Dalam pelaksanaan alur kerja belum sesuai dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis. Penataan sarana kerja dari aspek work space belum memenuhi standar work space. Penataan ruang Instalasi rekam medis belum sesuai
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan kepada seluruh masyarakat, maka perlu adanya sarana penunjang yang memadai salah satunya melalui kegiatan penyelenggaraan rekam medis pada setiap pasien yang berobat ke rumah sakit. Adapun yang termasuk didalamnya adalah kegiatan pengolahan rekam medis di sarana pelayanan kesehatan yang meliputi Assembling,
Analising, Koding, Indeksing dan Pelaporan.
Dalam PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008
Bab III, pasal 7 bahwa “Sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis”. Rekam medis diselenggarakan oleh Instalasi Rekam Medis dimana dalam pelaksanaan tugasnya membutuhkan sarana kerja seperti ruang kerja dan penataan peralatan yang eisien untuk menunjang tercapainya tingkat keberhasilan dan produktivitas yang tinggi dalam melakukan tugas masing-masing. RSUD Dr. Moewardi merupakan salah satu rumah sakit yang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik bagi pasien maupun pihak luar yang membutuhkan pelayanan, namun meski demikian ada hal yang masih perlu diperhatikan yakni pada penataan peralatan serta ruang rekam medis yang dinilai belum eisien untuk dipergunakan. Maka dari itu sangatlah penting dalam pelaksanaan penataan peralatan dan ruang kerja Instalasi Rekam Medis yang sesuai dengan standar ergonomi.
Bahwa ruang Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi, memiliki luas 85.42 m 2 akan tetapi untuk tata letak (Lay-out) belum memenuhi standar
work low
(Alur Kerja) dan work space (Area Kerja) dari aspek ilmu ergonomi. Dan adanya ketidak sesuaian antara alur kerja (
Work low) pengolahan dokumen rekam
medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis yang dimiliki. Selain itu berdasarkan dari wawancara secara langsung terhadap petugas Instalasi Rekam Medis yang menyatakan bahwa sebagian dari mereka belum nyaman baik penataan meja kerja dan alur kerja dalam melakukan aktivitas kegiatan atau tugasnya setiap hari, karena sempitnya ruang gerak antar meja sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja.
meTOde PeneliTian
Jenis Penelitian yang digunakan yaitu penelitian
deskriptif kualitatif murni. Dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian ini adalah Petugas Instalasi
Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan obyek adalah alur dan area kerja Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi. Sumber data yang digunakan penelitian ini yaitu data primer dan data sekunder. Instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara, Meteran dan pedoman observasi dan Cara pengumpulan data dengan wawancara kepada petugas Instalasi Rekam medis, pengukuran yaitu peneliti mengukur luas area kerja rekam medis, jarak antar meja kerja petugas, jarak gang utama, luas area kerja petugas instalasi rekam medis dan observasi untuk mengumpulkan data dengan mengamati alur kerja dan mengukur area kerja instalasi rekam medis. dengan standar aspek Work Flow dan Work Space. Oleh karena itu diperlukan pembuatan buku pedoman dan SOP disesuaikan dengan aktivitas alur kerja. Hal ini bertujuan bahwa proses kerja rutin unit rekam medis terlaksana dengan eisien, efektif dan konsisten serta dapat bekerja secara optimal sehingga produktivitas kerja dapat tercapai.
Kata kunci : Work low, Work space, Instalasi Rekam Medis dan produktivitas kerja
Kepustakaan : 11 ( 2004 - 2010)
a. PendaHuluan
Teknik Pengolahan Data adalah Pengumpulan (collecting), Edit (Editing), Tabulasi (Tabulating), Memaparkan (Narasi) atau penyajian data. Analisis yang digunakan yaitu analisis deskriptif .
a. Kepala Instalasi Rekam Medis 1) Menyusun Standar Prosedur Operasional
13) Membuat laporan rawat jalan dan rawat inap serta penunjang medis lainnya untuk membandingkan target yang ditetapkan secara bulanan, triwulan, semester, tahunan
11) Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in-aktif yang masih bernilai guna 12) Merencanakan kebutuhan sumber daya untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit
10) Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas, dan tindakan operasi
4) Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis yang digunakan 5) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan rekam medis 6) Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman rekam medis 7) Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi rekam medis 8) Memeriksa kebenaran kode penyakit dan tindakan medis 9) Membuat dan menyajikan laporan kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat inap untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan
3) Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis secara individu maupun kolektif
2) Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap
(SPO) yang berkaitan dengan pelayanan sistem rekam medis dan informasi kesehatan
2. uraian tugas pokok dari petugas instalasi rekam medis berdasarkan Buku Pedoman Pelayanan instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi tahun 2012 tanggal 2 juni 2012, edisi 1 sebagai berikut :
Hasil PeneliTian 1. kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang instalasi rekam medis
Hal ini yang menyebabkan penataan ruang yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan produktivitas petugas serta menyebabkan penataan sarana kerja yang tidak konsisten.
Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi belum diatur dalam surat keputusan direktur tersebut, dimana selama ini di dalam kepemilikan sarana hanya dipantau dengan kartu inventaris ruangan.
out) dan kepemilikan sarana kerja di Instalasi
yang sudah menjadi tanggung jawab semua unit di instalasi rekam medis. Akan tetapi dalam hal penataan sarana kerja (lay-
reporting, illing serta kepala unit rekam medis,
pada SOP nomor 05-02-A-012 dan filling pada SOP nomor 05-02-A-013. Serta uraian tugas-tugas pokok unit Assembling, koding indeksing, analising
Assembling diatur pada SOP nomor 05-02-A-010, Koding pada SOP nomor 05-02-A-011, Indeksing
Dalam menjalankan aktivitas pelayanan kepada pasien di RSUD Dr. Moewardi, telah memiliki Buku pedoman tentang pelayanan Instalasi rekam medis berdasarkan surat keputusan direktur rumah sakit nomor 188.4/8663 A/2012 Edisi ke-1. Dimana standar operasinal prosedur alur pelayanan di Unit
14) Membuat uraian pekerjaan bawahan 15) Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan
2) Meneliti Lembar dan isi dokumen rekam medis 3) Jika ada ketidaklengkapan maka dikembalikan ke bagian Analising 4) Mengurutkan lembar rekam medis yang lengkap dicatat di buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian koding untuk diproses pengkodean d. Koding
17) Memeriksa laporan kegiatan rumah sakit, morbiditas, mortalitas, ketenagaan, inventaris rumah sakit dalam RL.1 s.d RL.6 dan laporan insidentil lainnya ke Kementrian Kesehatan
(KLPCM) ke masing-masing Staf Medis Fungsional (SMF).
6) Menyerahkan laporan kepada atasan untuk ditandatangani 7) Mengedarkan hasil laporan Ketidak- lengkapan Pengisisn Catatan Medik
5) Membuat rekapan ketidaklengkapan berdasarkan Staf Medis Fungsional (SMF) dan dokter yang merawat
assembling
4) Rekam medis yang lengkap dicatat di buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian
b. Analising/Audit 1) Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap pasien yang sudah pulang 2) Meneliti lembar dan isi rekam medis 3) Jika ada ketidaklengkapan maka ditulis di formulir ketidaklengkapan dan dikembalikan ke bangsal yang merawat untuk dilengkapi dengan jangka waktu 14 hari
18) Membuat, memeriksa, menandatangani surat dan nota dinas 19) Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis 20) Melaksanakan uraian tugas lain yang diberikan atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan rekam medis
16) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, rawat inap, penunjang medis sebagai bahan analisa
1) Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap di koding
3) Menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan dua angka akhir 4) Memasukkan rekam medis ke masing- masing rak sesuai kelompoknya
2) Memasukkan data dokuemen rekam medis yang keluar di program Sistem Informasi Rekam Medis pada menu pelacakan (tracking) nomor rekam medis
e. Filling 1) Menyiapkan dokumen rekam medis yang telah selesai pelayanan baik rawat inap maupun rawat jalan
Indeksing dicatat di buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian filling untuk diproses penyimpanan
5) Memasukkan data ke dalam komputer 6) Rekam medis yang telah dikoding
4) Menentukan kode yang benar dengan menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9- CM
2) Meneliti penulisan diagnosis dan tindakan yang ada 3) Jika ada ketidakjelasan penulisan diagnosa, tindakan maka dikembalikan dan dikonirmasikan ke dokter yang merawat atau ruang rawat inap
c. Assembling 1) Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap di Assembling
5) Untuk rekam medis kunjungan ulang penerimaan dokumen rekam medis mencentang nomor rekam medis tersebut sebagai tanda dikembalikan dan diambil tracernya dokumen telah sampai di Instalasi rekam medis dan
6) Menyiapkan rekam medis untuk siap untuk dilakukan pengolahan dokumen rekam penelitian dengan menggunakan formulir medis. Setelah itu petugas melakukan pemeriksaan peminjaman rekam medis kesesuaian antara dokumen rekam medis yang
7) Membuat laporan rekam medis yang diterima dengan catatan pada buku ekspedisi tidak ditemukan perbulan lalu dokumen rekam medis tersebut sementara
8) Membuat laporan jumlah penggunaan diletakkan pada almari dokumen yang tersedia rekam medis untuk penelitian setiap untuk selanjutnya dilakukan perakitan dokumen bulan rekam medis oleh bagian assembling.
f. Pelaporan
Alur selanjutnya adalah dokumen rekam medis 1) Menyiapkan sensus harian data, pasien dirakit sesuai dengan urutan yang telah kunjungan pasien yang digunakan untuk ditentukan dalam kebijakan rumah sakit oleh unit menyusun laporan
Assembling, kemudian dokumen rekam medis
2) Melakukan proses rekapitulasi data yang telah selesai di Assembling akan diaudit pasien dari sensus harian dan diperiksa kelengkapannya oleh petugas
3) Memasukkan data sensus harian ke
Analising/Audit dengan cara membuka program
dalam komputer Sistem Informasi Rumah Sakit pada menu rekam
4) Mengolah data menjadi laporan internal medis-pengolahan dokumen-audit dokumen rekam dan laporan eksternal rumah sakit medis, setelah muncul item penilaian kelengkapan
5) Menyerahkan laporan ke kasub instalasi dokumen rekam medis maka petugas Analising untuk di koreksi memberi tanda check list (“) pada item yang lengkap dan tidak diisi pada item yang tidak lengkap sesuai
3. alur kerja ( Worklow) di rsud dr. moewardi
dengan pengisian dokumen rekam medis. Bagi Alur kerja dokumen rekam medis yang telah dokumen rekam medis yang belum lengkap maka selesai perawatan dari bangsal perawatan di oleh unit Analising/Audit akan dikembalikan ke RSUD Dr. Moewardi pertama kali diterima oleh bagian bangsal yang bersangkutan. Sedangkan unit penerimaan dokumen rekam medis dengan dokumen rekam medis yang lengkap setelah dari menggunakan buku ekspedisi bangsal. Setelah unit Analising dilanjutkan ke unit koding (Meja
4) untuk dilakukan pengkodean diagnosis dengan sebagai tanda bahwa dokumen rekam medis menggunakan buku ekspedisi Analising/Audit. pasien yang selesai pelayanan telah sampai di
Kemudian setelah dokumen rekam medis selesai instalasi rekam medis dan siap untuk dilakukan dilakukan pengkodean maka data pengkodean pengolahan. Dengan cara membuka program di penyakit dimasukkan ke komputer dengan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) RSUD Dr. membuka menu Rekam medis-Entri data-
Moewardi dengan cara membuka menu Rekam rekam medis rawat inap, maka petugas koding medis-kontrol dokumen, kemudian petugas memasukkan data kode diagnosis penyakit dan menuliskan nomor rekam medis yang pada kolom tindakan pasien ke dalam komputer. Setelah itu pencarian, setelah ditemukan maka petugas dokumen rekam medis diserahkan ke unit tracking untuk dilakukan pelacakan (tracking) seperti yang dilakukan oleh petugas penerimaan dokumen rekam medis, hanya saja pelacakan (tracking) yang dilakukan tidak sebagai tanda bahwa dokumen telah siap untuk dilakukan pengolahan, tetapi sebagai tanda dokumen rekam medis telah selesai pengolahan dan siap untuk disimpan di
illing. Setelah dokumen rekam medis selesai
8 Luas area kerja Assembling 4 1,86 m 2
45 cm m. M e j a A s s e m b l i n g 4 d a n Analising 3 35 cm n. Meja Koding 1 dan Koding 2 35 cm Meja Koding 2 dan Koding 4 35 cm p. Meja Koding 3 dan Koding 5 35 cm q. Meja Assembling 3 dan Koding
3 355 cm r. Meja Analising 1 dan Koding 5 240 cm s. Meja Informasi dan Tracking 1 60 cm t. Meja Tracking 1 dan Koding 7 73 cm u. Meja Analising 2 dan Distributor l a n t a i 1 , A n a l i s i n g 3 d a n Informasi, Koding 5 dan Koding 7, Koding 4 dan Koding 6
4 Luas area kerja Penerimaan dokumen rekam medis 2,26 m 2
5 Luas area kerja Assembling 1 1,53 m 2
6 Luas area kerja Assembling 2 1,69 m 2
7 Luas ares kerja Assembling 3 2,28 m
9 Luas area kerja Analising 1 1,48 m 2
4 45 cm k. Meja Analising 2 dan Assembling
10 Luas area kerja Analising 2 1,43 m 2
11 Luas area kerja Analising 3 1,48 m 2
12 Luas area kerja Distributor di lantai 1 1,52 m 2
13 Luas area kerja Informasi 1,58 m 2
14 Luas area kerja Koding 1 1,80 m 2
15 Luas area kerja Koding 2 1,80 m 2
3 45 cm l. M e j a A s s e m b l i n g 3 d a n Analising 2
3 140 cm j. Meja Analising 3 dan Assembling
pengolahan maka petugas Tracking menuliskan nomor dokumen rekam medis pada buku ekspedisi dan didistribusikan menggunakan trolly dokumen rekam medis ke Unit filling.
3 Gang antar meja
4. area kerja (Workspace) di rsud dr. moewardi
Penataan sarana kerja di Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi menghadap ke 3 arah yang berbeda. Petugas yang menghadap kearah yang sama (timur) yaitu meja petugas penerimaan dokumen rekam medis, pelaporan 1, pelaporan 2 dan petugas Tracking. Sedangkan petugas yang menghadap ke arah yang sama (barat) yaitu meja petugas Assembling 1, Assembling 2 , Visum, pelaporan 3 dan Kepala Rekam Medis, selain itu meja yang menghadap ke arah yang sama (utara) yaitu meja petugas Assembling 3, Assembling
4, Analising/Audit, Koding, informasi, dan distributor dokumen rekam medis di lantai 1.
Tabel 1 ukuran area kerja instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi no area kerja luas area
1 Jalur Utama 89 cm
2 Gang Utama 1 315 cm Gang Utama 2 10,35 m
a. K e p a l a r e k a m m e d i s d a n pelaporan 2 120 cm
h. M e j a A s s e m b l i n g 2 d a n Assembling 3 60 cm i. Meja Assembling 2 dan Koding
b. Meja pelaporan 1 dan pelaporan
3 95 cm c. Meja pelaporan 2 dan visum 95 cm no area kerja luas area
d. Meja penerimaan dokumen rekam medis dan Assembling 1 65 cm
e. Meja penerimaan dokumen rekam medis dan Assembling 2 65 cm
f. Meja penerimaan dokumen rekam medis dan Assembling 3 40 cm
g. Meja penerimaan dokumen rekam medis dan Assembling 4 40 cm
16 Luas area kerja Koding 3 1,76 m 2
17 Luas area kerja Koding 4 1,64 m 2
3. Penataan sarana kerja instalasi rekam medis dari aspek Worklow di rsud dr. moewardi.
Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
2. Unit-unit dan tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,
Kebijakan dan prosedur tetap tentang Alur kerja (Work flow) dan Area Kerja (Workspace) belum tercantum pada surat keputusan direktur rumah sakit. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan produktivitas petugas serta menyebabkan penataan sarana kerja yang tidak konsisten.
worklow dan workspace RSUD Dr. Moewardi
1. Kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang instalasi rekam medis dari aspek
PemBaHasan
Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling, meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising, meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking, meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan penataan meja diberi sekat pembatas antara area ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan kepala rekam medis berada satu ruang dengan area pelaporan. Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m 2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area kerja per unit yaitu 1.84 m 2 .
4. Penataan peralatan sarana kerja instalsi rekam medis dari aspek Work Space di rsud dr. moewardi.
Koding dan filling.
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006).
18 Luas area kerja Koding 5 2,21 m 2
Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,
2. unit-unit dan tugas pokok petugas instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi
27 Luas area kerja kepala rekam medis 3,53 m 2
26 Luas area kerja visum 2,21 m 2
25 Luas area kerja Pelaporan 3 2,21 m 2
24 Luas area kerja Pelaporan 2 1,62 m 2
23 Luas area kerja Pelaporan 1 1,58 m 2
22 Luas area kerja Tracking 2 1,47 m 2
21 Luas area kerja Tracking 1 1,89 m 2
20 Luas area kerja Koding 7 1,63 m 2
19 Luas area kerja Koding 6 1,77 m 2
standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006) yaitu unit kerja rekam medis terdiri dari 6 unit kerja (Assembling, Koding, Indeksing, Analising Reporting, serta filling).
3. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari aspek Worklow di RSUD Dr. Moewardi Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,
Koding dan filling. Meski demikian alur dalam
pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis belum sesuai dengan yang tertulis pada buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis, di buku tersebut tertulis alur petama kali dokumen rekam medis diterima oleh bagian Analising, Assembling, Koding, baru kemudian didistribusikan ke filling. Sedangkan didalam pelaksanaannya dokumen rekam medis diterima oleh bagian penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising,
Koding, Tracking baru kemudian didistribusikan ke filling. Hal ini belum sesuai dengan rekomendasi
Departemen Kesehatan jika sangatlah penting menyesuaikan antara apa yang dituliskan pada buku pedoman pelayanan rekam medis dengan apa yang dikerjakan karena menjurus pada tujuan penyusunan pedoman pelayanan instalasi rekam medis yaitu agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan eisien, efektif, konsisten dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan meningkatkan produktivitas.
4. Penataan peralatan sarana kerja Instalsi Rekam Medis dari aspek Work Space di RSUD Dr. Moewardi Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling, meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising, meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking, meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan penataan meja diberi sekat pembatas antara area ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan kepala rekam medis berada satu ruang dengan area pelaporan. Hal tersebut belum sesuai standar Latour (2006) yaitu meja pertama adalah meja penerimaan dokumen rekam medis, setelah itu meja assembling, kemudian meja analising (Audit), meja koding, meja
inishing, meja pelaporan dan
kepala rekam medis berada di belakang petugas instalasi rekam medis. Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m 2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area kerja per unit yaitu 1.84 m 2 . Ukuran area kerja di ruang instalasi rekam medis belum memenuhi standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006) yaitu 2.1 m 2. Terdapat 18 Area Kerja yang belum memenuhi standar luas area kerja. Hal tersebut disebabkan karena dengan luas ruangan yang tidak mencukupi untuk seluruh unit pengelolaan dokumen rekam medis sehingga masing-masing petugas tidak terpenuhi untuk luas area kerjanya untuk memampung semua sarana kerja petugas dan sempitnya ruang gerak petugas serta menyebabkan produktivitas kerja petugas instalasi rekam medis menurun, karena petugas akan kesulitan di dalam pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis terutama untuk meletakkan dokumen rekam medis yang akan dilakukan pengolahan. Jalur utama yang ada di RSUD Dr. Moewardi yaitu 89 cm, gang utama 10.32 m dan 315 cm, hal ini telah sesuai dengan standar yang direkomendasikan Latour (2006) bahwa jalur/gang utama minimal 1,5 m. Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki jarak antar meja yang bervariasi dimana jarak meja yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat meja tidak memiliki jarak. Hal ini menimbulkan kenyamanan petugas dalam melakukan pekerjaan menurun dimana disebabkan karena area lalu lintas terlalu sempit, sehingga apabila ada petugas lain yang akan keluar dari area kerjanya dan harus melewati area kerja petugas lain secara otomatis akan mengganggu kenyamanan petugas yang bersangkutan di dalam pelaksanaan tugasnya.
Dari aspek kenyamanan bahwa petugas merasa nyaman dengan ruangan yang mereka tempati walaupun luas area kerja masing-masing petugas belum memenuhi 2,1 m 2 , karena petugas memiliki motivasi kerja yang merupakan pendorong ke arah kemajuan dan peningkatan prestasi kerjanya. Dimana ditunjukkan dengan posisi meja ptugas yang menghadap ke 3 arah yang berbeda. Hal ini telah mendukung efektifnya pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis dan berujung pada peningkatan produktivitas kerja petugas dalam pengolahan dokumen rekam medis. Karena pada dasarnya peningkatan produktivitas dapat dicapai dengan menekan sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk memanfaatkan sumber daya manusia dan meningkatkan keluaran yang sebesar-besarnya.
simPulan
1. RSUD Dr. Moewardi belum memiliki kebijakan tentang penataan ruang instalasi Rekam Medis dari aspek work low dan work space.
2. Jumlah unit-unit di Instalasi rekam medis RSUD Dr. Moewardi telah terdiri dari unit Penerimaan,
Assembling, Analising/Audit, Koding, Tracking, Reporting, Distributor, Informasi, Visum dan
kepala rekam medis. Tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis khususnya unit assembling,
reporting, analising dan koding belum sesuai
dengan tugas pokok yang tercantum dalam buku pedoman pelayanan dokumen rekam medis dan SOP yang telah berlaku. Dan untuk unit penerimaan dokumen rekam medis yang melaksanakan tracking untuk penanda bahwa dokumen rekam medis telah sampai di instalasi rekam medis dan siap untuk dilakukan pengolahan dokumen rekam medis dan unit Tracking yang melaksanakan penandaan bahwa dokumen rekam medis telah selesai pengolahan dan siap untuk didistribusikan ke unit illing belum memiliki pedoman dalam melakukan tugas pokok dan SOP.
3. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari aspek Work low di RSUD Dr. Moewardi yang tertulis pada buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis menyebutkan bahwa alur kerja di instalasi rekam medis dimulai dari Analising, Assembling, Koding dan terakhir di unit filling. Sedangkan di dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis di Instalasi Rekam Medis di mulai dari penerimaan dokumen rekam,
assembling, Analising (Audit), koding, tracking baru kemudian dokumen didistribusikan ke illing.
4. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari aspek Work space di RSUD Dr. Moewardi dengan jumlah petugas instalasi rekam medis sebanyak 24 orang, rata-rata luas area kerja per unit adalah 1.84 m 2 , dengan area kerja yang belum memenuhi standar luas area kerja sebanyak 18 area kerja. Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki jarak antar meja yang bervariasi dimana jarak meja yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat meja tidak memiliki jarak, yakni antara meja Analising 3 dan distributor dokumen rekam medis di lantai 1, meja
Analising 2 dan meja Informasi, meja Koding 5 dan Koding 7, serta meja Koding 4 dan Koding
daFTar PusTaka
Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Moewardi 2012. Surakarta : RSUD. (tidak dipublikasikan)
. Medical Record Manual A Guide for Developing countries
WHO.2006
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS Press.
Surakarta: UNIBA Press. hal: 5-7, 137-138 Tauiqurrahman, MA. 2009. Pengantar Metodologi
Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-1.
dan R & D. Bandung: Alfabeta. hal : 8-9
Sugiyono.2009.Metode Penelitian Kuantitatif kualitatif
RSUD Dr.Moewardi. 2012. Pedoman Pelayanan
Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : PT. Rineka Cipto. hal : 3, 198, 272. DepKes, RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan
Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. hal: 176, 180
Notoadmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian
Health Management Association. hal : 647-679 Narbuko, C.2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Information Management. Chicago: American
DepKes. Pasal 1 Latour K dan Eichenwald-Maki S. 2006. Health
III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. ______. 2008. PERMENKES No. 269/MENKES/PER/
. Western Paciic Region : WHO. hal : 1