KATA PENGANTAR - Contoh Makalah Laporan Praktek Kerja Lapangan

1

2

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
PADA BAGIAN KEARSIPAN
DI KECAMATAN BANDONGAN KABUPATEN MAGELANG

Oleh:
Diah Ayu Laksmi Ningrum

(1333006)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BINA PATRIA MAGELANG
2015

3

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PADA BAGIAN KEARSIPAN
DI KECAMATAN BANDONGAN KABUPATEN MAGELANG

Disusun untuk memenuhi persyaratan laporan Praktek Kerja Lapangan(PKL)
Disusun oleh:
Diah Ayu Laksmi Ningrum
Jurusan:
SistemInformasi
Jenjang:
Strata satu(S1)

JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BINA PATRIA MAGELANG
2015
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
PADA BAGIAN KEARSIPAN

4

DI KECAMATAN BANDONGAN KABUPATEN MAGELANG

Disusun oleh :
Nama : DIAH AYU LAKSMI NINGRUM
NIM : 1333006
Jurusan : Sistem Informatika (S1)

Laporan ini telah setujui dan disyahkan di Magelang
Pada Tanggal :

Pembimbing

Pembimbing PKL di Lapangan

Dra. Cisilia Sundari

Esty Clara Dewanti, Amd

Ketua Jurusan Sistem Informasi

Jati Yunita D.K.P,S.T.

Ketua STMIK Bina Patria Magelang

Dr. H. Sukris Sutiyatno, M.M, M.Hum.
KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji hanyalah untuk Allah S.W.T yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga laporan kerja lapangan pada
Kantor Kecamatan BandonganKabupaten Magelang dapat diselesaikan. Sholawat
serta salam senantiasa tertuju kepada Nabi Muhammad S.A.W, keluarga sahabat
yang senantiasa berjuang untuk ajaran-Nya.

5

Penulis laporan ini ditujukan untuk memenuhi syarat kelulusan program
studi Strata Satu (S1) di STMIK Bina Patria Magelang, dalam penyusunan
laporan ini mendapat bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada :
1. Bapak dan Ibu tercinta yang telah memberikan dukungan moril dan
materiil dalam penyusunan laporan ini.
2. Bapak Dr. H. Sukris Sutiyatno, MM., M.Hum selaku ketua STMIK Bina
Patria Magelang dan dosen pembimbing yang telah memberikan
pengarahan, petunjuk dan saran-saran yang sangat bermanfaat dalam
menyelesaikan laporan ini.
3. Dra. Cisilia Sundari selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
pengarahan, petunjuk dan saran-saran yang sangat bermanfaat dalam
menyelesaikan laporan ini.
4. Jati Yuinita D.K.P,S.T. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK
Bina Patria Magelang.
5. Bapak Mulyatno,S.sos selaku kepala kecamatan yang telah memberikan
izin kepada kami untuk melaksanakan PKL.
6. Ibu Esty Clara Dewanty, Amd yang selalu mendampingidan memberi
arahan penulis selama proses Praktek Kerja Lapangan.
7. Seluruh Bapak dan Ibu staf karyawan di Kantor Kecamatan Bandongan
yang telah membantu kami dalam pelaksanaan PKL maupun penyusunan
laporan ini.
8. Semua teman-teman yang juga turut membantu hingga laporan ini selesai

dan terima kasih atas kebersamaan yang telah terjalin selama ini.
9. Semua

pihak

yang

tidak

dapat

penulis

sebutkan

satu-persatu

Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak khususnya STMIK
Bina Patria Magelang.
Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk

kesempurnaan laporan ini sehingga dapat menambah wawasan penulis. Semoga

6

Allah S.W.T senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua.
Amin.

Magelang,

12

November

2014
Penyusun

Diah Ayu Laksmi Ningrum

7

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................

i

HALAMAN PENGESAHAN..........................................................................

ii

KATA PENGANTAR......................................................................................

iv

DAFTAR ISI ...................................................................................................

v

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah 1
1.2 Rumusan Masalah2

1.3 Batasan Masalah2
1.4 Tujuan Penulisan 2
1.5 Metode Pengumpulan Data3
1.6 Sistematika Laporan3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Teori Sistem5
2.1.1 Pengertian Sistem5
2.1.2 Karakteristik Siste6
2.2 Teori Sistem 5
2.2.1 Pengertian Informasi5
2.2.2 SiklusInformas6
2.2.3 Kualitas Informasi6
2.2.4 Nilai Informasi6
2.3 Teori Sistem Informasi5
2.3.1 Pengertian SistemInformasi
2.3.2 Tujuan Sistem Informasi
2.4 Teori Sistem
2.4.1 Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan
2.4.2 Fungsi Arsip
2.4.3 Metode Kearsipan

2.5 Teori Kepelatihan Kerja

8

2.5.1 Pengertian Pelatihan
2.5.2 Teknik Pelatihan
2.6 Teori Analisis Sistem Informasi
2.6.1 Analisis PIECES
2.6.2 Analisa Kebutuhan
BAB III GAMBARAN UMUM
3.1 Gambaran Umum Kantor Kecamatan Bandongan
3.2 Visi dan Misi
3.3 Struktur Organisasi
3.4 Uraian Tugas Pokok
3.5 Pelayanan di Kantor Kecamatan Bandongan
BAB IV ANALISIS SISTEM
4.1 Deskripsi
4.2 Analisis Terhadap Sistem yang Berjalan
4.3 Identifikasi Masalah
4.4 AnalisisPIECES

4.5 Analisis Kebutuhan
4.5.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsionalitas
4.5.2 Analisis Perangkat Lunak
4.5.3 Analisis Perangkat Keras
4.5.4 Analisis Pengguna
4.6 Analisis Kebutuhan Fungsional
4.6.1 Analisis Basis Data
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran

9

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah
Perkembangan ilmu dan teknologi saat ini begitu pesatnya, laju
perkembangan itu demikian luasnya hingga hampir mencakup seluruh
kehidupan manusia, khususnya di bidang teknologi informasi, komunikasi
dan komputer. Inilah yang melatarbelakangi perlunya penerapan iptek pada

perusahaan-perusahaan swasta maupun pada instansi pemerintahan di
berbagai bidang. Otomatis menjadi tantangan untuk dapat menerima
perubahan-perubahan yang datang dari dalam maupun dari luar negeri,
untuk dituntut agar siap mengahadapi segala dampak negatif akibat dari
proses perkembangan teknologi di dunia ini, sekaligus diharapkan dapat
memanfaatkan segala dampak positif yang ditimbulkan, dalam memenuhi
tuntutan diperlukan sumber daya manusia yang cakap dan handal, karena
teknologi yang canggih tanpa peran aktif sumber daya manusia tidak akan
berarti apa-apa.
Komputer memegang peranan yang penting dalam aktivitas manusia
modern saat ini. Berbagai kegiatan manusia hampir semua dapat diwakili
oleh komputer, misalnya menghitung, menulis, membaca dan lain-lain.
Kesamaan-kesamaan ini yang membuat komputer dapat dimanfaatkan oleh
manusia dalam melakukan aktifitasnya. Misalnya dalam pengolahan datadata penting perusahaan, pembuatan laporan-laporan kegiatan, anggaran
atau perencanaan, atau pengolahan arsip-arsip perusahaan atau instansi.
Mahasiswa dituntut agar memiliki kemampuan yang memadai
dengan seiring berkembangnya teknologi. Praktek secara real adalah wujud
nyata dari pendidikan dan ilmu pengetahuan yang dimilikinya. Untuk lebih
mengasah kemampuan dan menambah pengetahuan mahasiswa, maka
perlupengalaman kerja secara langsung melalui Praktek Kerja Lapangan
(PKL).

10

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan penempatan seseorang
pada suatu lingkungan kerja dengan tujuan mengembangkan keterampilan,
etika pekerjaan, disiplin, tanggung jawab dan merupakan kesempatan untuk
menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dan
diterapkan dalam dunia kerja. Praktek Kerja Lapangan juga salah satu
praktek kerja lapangan yang wajib ditempuh oleh mahasiswa untuk
menyelesaikan pendidikan mahasiswa dengan program studi Teknik
Informatika (TI), Sistem Informasi (SI) dan Manajemen Informatika
(D3).Oleh karena itu mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Bina Patria Magelang merasa
sangat perlu untuk melaksanakan praktek kerja lapangan guna menambah
wawasan dalam bidang dan menjadikannya sebagai tempat menempa ilmu
dan keterampilan yang diperoleh selama menjalani masa perkuliahandan
mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dengan menggunakan programprogram yang telah dipelajari, sehingga mahasiswa dapat membantu
menyempurnakan aplikasi yang ada dan membantu menyediakan informasi
data yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.
Dalam PKL tersebut, diharapkan mahasiswa dapat mengaplikasikan
ilmu Komputasi yang diperoleh dengan menggunakan program-program yang
telah dipelajari, sehingga mahasiswa dapat membantu menyempurnakan
aplikasi yang adadan membantu menyediakan informasi data yang
dibutuhkan secara cepat dan tepat.
1.2

Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dapat
diuraikan

adalah

“Bagaimana

mahasiswa

dapat

memahami

dan

mengimplementasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah ke dalam dunia
kerja yang sesungguhnya ?”

11

1.3

Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka penulis
membatasi masalah pada gambaran umum pada Kantor
Kecamatan Bandongan dan sistem informasi yang digunakan
di Kantor Kecamatan Bandongan.

1.4

Tujuan penulisan
Adapuntujuanpenulisan dari kegiatan Praktek Kerja Lapangan
(PKL) Program Studi Sistem Informasi tahun 2015ini adalah :
1. Sebagai syarat menyelesaikan Pendidikan Strata-1 (S-1)
di STMIK Bina Patria Magelang.
2. Mengetahui bagaimana sistem informasi di Kantor
Kecamatan Bandongan.
3. Mengetahui

dunia

kerja

yang

sebenarnya

dan

mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja.
4. Mendapatkan

pengalaman

menganalisa

sistem

informasi di Kantor Kecamatan Bandongan dengan
menggunakan sistem komputer.
5. Mendapat
pekerjaan

motifasi,
yang

dedikasi

sesuai

dan

dengan

inisiatif

kemampuan

pada
dan

ketrampilan dan menerapkan ilmu yang didapat dari
kuliah ke instansi tempat Praktek Kerja Lapangan.
6. Untuk mengetahui kemampuan mengaplikasikan diri
sendiri dalam pekerjaan yang kita lakukan.
1.5

Metode pengumpulan data
Dalam

pengumpulan

metode sebagai berikut :
1. Observasi

data,

penulis

menggunakan

12

Penulis mendapatkan data dengan cara meninjau
atau mengamati obyek secara langsung dan mengambil
kesimpulan dari keadaan yang terjadi pada obyek atau
Kantor Kecamatan Bandongan.

2. Interview
Suatu

metode

yang

dipergunakan

untuk

mengumpulkan data dengan cara mengadakan tanya
jawab langsung kepada karyawan Kantor Kecamatan
Bandongan yang membantu penulis dalam menjelaskan
masalah yang akan diselesaikan.
3. Studi kepustakaan atau literatur
Pengumpulan data ini memanfaatkan dari laporan
buku-buku referensi atau catatan yang ada di Kantor
Kecamatan Bandongan yang ada hubungan sangkut
pautnya dengan pokok penelitian.
4. Dokumentasi
Metode pengumpulan data dengan mengamati dari
suatu

laporan-laporan

serta

catatan

di

Kantor

Kecamatan Bandongan.
1.6

Sistematika Laporan
Sistematika penulisan laporanPKL (Praktek Kerja Lapangan)
ini terdiri dari lima bab yang masing-masing menunjukkan
urutan serta pembahasan masalah yang dihadapi sehingga
dapat memberikan gambaran yang jelas.
BAB I : PENDAHULUAN

13

Bab

ini

berisi

tentang

latar

belakang

masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan,
metode pengumpulan data dan sistematika laporan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada

bab

sistem,informasi,

ini

akan

sistem

diuraikan

informasi,

tentang

teori

kearsipandan

teori

pelatihan.
BAB III : PENYAJIAN DATA
Pada bab ini akan diuraikan tentang gambaran umum
Kantor

Kecamatan

Bandongan,

visi

dan

misi,

struktur

organisasi kepegawaian di Kantor Kecamatan Bandongan.
BAB IV : ANALISIS SISTEM
Pada bab ini akan di uraikan keseluruhan bagaimana
sistem yang berjalan saat ini baik dilihat dari analisis
fungsional dan analisis nonfungsional yang terdiri dari analisis
perangkat lunak dan analisis perangkat keras serta analisis
user yang terlibat.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran setelah melakukan
analisa terhadap sistem yang ada.

14

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
2.1.1

Teori Sistem
Pengertian Sistem
Beberapa pendapat menurut para ahli yang mendukung tentang
pengertian sistem antara lain adalah :
a. Menurut Hall (2001, p5), sistem adalah sekelompok dua atu lebih
komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau sub-sub elemen
yang bersatuuntuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
b. Sistem menurut Jogiyanto (1999), sistem adalah suatu kesatuan yang
terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi,
saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu.
c. Menurut McLeod (2001, p10), sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
d. Menurut Lucas (1993, p2), sistem adalah suatu himpunan komponen
atau

variable

yang

terorganisaasi,

saling

berinteraksi,

saling

bergantungan satu sama lain dan terpadu.
e. Menurut Wilkinson (1993,p3), sistem adalah suatu kerangka kerja
terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini
mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah
masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa manusia,
bahan, mesin, maupun tenaga surya tergantung pada jenis sistem yang
dibicarakan.
f. Mudyharjo (1993, dalam Zakir 2007) mendefinisikan sistem sebagai
suatu kesatuan dari berbagai elemen atas bagian-bagian yang
mempunyai hubungan fungsional dan berinteraksi secara dinamis
untuk mencapai hasil yang diharapkan.

15

Dari beberapa definisi tersebut, ditarik kesimpulan bahwa sistem
adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk
mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili suatu sistem
secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan
keluaran (output). Elemen-elemen sistem secara garis besar dapat
digambarkan sebagai berikut :
INPUT

2.1.2

PROCESSING

OUTPUT

Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1999), suatu sistem mempunyai karakteristik
atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen
(components),

batas

sistem

(boundary),

lingkungan

luar

sistem

(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
Karakteristik Sistem menurut Jogiyanto (1999) sebagai berikut:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi dan saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu sub-sistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sub-sistem mempunyai sifatsifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.

16

c. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar
batasdari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan
luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap
dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan
harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu
kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung (interface)
Penghubung merupakan media antara satu sub-sistem dengan
sub-sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber daya mengalir dari satu sub-sistem ke sub-sistem yang
lainnya. Dengan penghubung, satu sub-sistem dapat berintegrasi
dengan sub-sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Input adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Input
dapat berupa perawatan (maintenance) dan sinyal (signal).
Maintenance adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Contoh dalam sistem komputer, program
adalah

maintenance

yang

digunakan

untuk

mengoperasikan

komputer dan data adalah signal untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Output

adalah

hasil

dari

energi

yang

diolah

dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.output dapat
merupakan masukkan untuk sub-sistem yang lain. Misalnya untuk
sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.

17

g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau
sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.process akan merubah input
menjadi output. Suatu sistem produksi akan mengolah input berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi sebuah output
berupa barang jadi.
h. Sasaran atau Tujuan
Suatu sistem mempunyai sasaran (objective) dan tujuan
(goal),kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi
sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan inputyang dibutuhkan sistem dan output yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem baru dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2 Teori Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Beberapa pendapat menurut para ahli yang mendukung tentang
pengertian informasi antara lain adalah :
a. Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yangb memiliki arti. Informasi merupakan bagian
yang penting dari suatu perusahaan.
b. Menurut Jogiyanto (1999), informasi dapat didefinisikan sebagai
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian ( event) yang nyata ( fact) yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data
merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang

18

tertentu. Didalam dunia bisnis, kejadian-kejadianyang sering terjadi
adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.
Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu objek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
c. Menurut Davis (1993, p3), informasi diartikan sebagai data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang. Berdasarkan analogi tersebut, dapat dinyatakan bahwa
data sebagai bahan baku dan informasi sebagai bahan jadi.
d. Menurut Wilkinson (1993, p3), informasi adalah data yang telah
ditranformasikan dan dibut lebih bernilai melalui pemprosesan.
e. Menurut Cushing (1991, p11), informasi diartikan sebagai output
pengolahan data yang terorganisir dan berguna bagi orang yang
menerimanya.
f. Informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika
sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya informasi tingkat
kepastian menjadi meningkat (Shannon dan Weaver 1992).
Dari berbagai definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi
adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna dan bermanfaat
bagi pengguna dan penerimanya.
2.2.2 Siklus Informasi
Menurut Jogiyanto (1999), data merupakan bentuk yang masih
mentah, belum banyak bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih
lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet,
angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan
sebagainya. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu
keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu
tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data

19

tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model
dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus
informasi ( information cycle ) atau ada yang menyebutnya dengan istilah
siklus pengolahan data ( data processing cycles).
2.2.3Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan (Jogiyanto, 1999).
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi
tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena
informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila
pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk
organisasi.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
2.2.4

Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah
untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan
keputusan tentang suatu keadaan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa

20

informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya
digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan
sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagaian besar
informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.
Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu
nilai usang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai
investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau
cost-benefit.
2.3 Teori Sistem Informasi
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam
suatuorganisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,
teknologi, media,prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalurkomunikasi penting, memproses tipe transaksi
rutin tertentu, memberi sinyal kepadamanajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yangpenting dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan
yangcerdik.
Definisi sistem informasi menurut para ahli sebagai berikut:
a. Sistem informasi sagat diperlukan oleh berbagai phek yang terkait
yaitu untuk mengolah data menjadi informasi, sehingga dalam
pengambilan keputusan dapat menggunakan informasi tersebut
untuk membuat keputusan yang baik. Sistem informasi yang baik
adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data
menjadi informasi (Winarno, 2009).
b. Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi,
orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi (Alter 1992).

21

c. Sistem Informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat
lunak yang di rancang untuk menstrasformasikan data kedalam
bentuk informasi yang berguna(Bodnar dan Hopwood 1993).
d. Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi
untuk tujuan yang spesifik (Turban, McLean, dan Wetherbe 1999).
e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan
(input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran
perusahaan (Wilkinson 1992).
f. Menurut Jogiyanto (1999), sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan
kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,
memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap
kejadian-kejadian

internal

dan

eksternal

yang

penting

dan

menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan
yang cerdik.
g. Menurut Wing Wahyu Winarno (2006), sistem informasi adalah
sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan
untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi
untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan
dengan baik. Komponen sistem informasi sangat tergantung kepada
proses yang terjadi di masing-masing perusahaan. Komponen yang
paling utama adalah teknologi komunikasi, teknologi komputasi, dan
teknologi informasi. Teknologi komunikasi digunakan untuk
mengirim data dari satu tempat atau alat ke tempat atau alat yang
lain. Teknologi komputasi adalah berbagai perangkat yang
digunakan untuk mengolah data. Teknologi informasi adalah

22

berbagai metode untuk menyajikan berbagai bentuk informasi ke
berbagai pihak yang memerlukan.
Dari berbagai definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi
informasi, dan prosedur kerja),ada sesuatu yang diproses (data menjadi
informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
2.3.2

Tujuan Sistem Informasi
Sistem informasi menyediakan informasi yang sangat penting bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun tujuan dari sistem
informasi adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan (usefulness)
Sistem harus mampu menyajikan informasi guna mendukung
pengambilan keputusan manajerial dan operasional.
2. Ekonomi (economy)
Semua komponen sistem termasuk kontrol, mesin dan sebagainya
diharapkan dapat meningkatkan keuntungan paling sedikit sebesar
biaya yang telah dikeluarkan.
3. Reabilitas (reability)
Hasil dari sistem harus memiliki tingkat akurasi yang tinggi dan
sistem harus dapat beroperasi secara efektif, bahkan ketika komponen
manusianya tidak ada ataupun mesin jika ada tidak beroperasi untuk
sementara waktu.
4. Pelayanan Pelanggan
Sistem dapat menyediakan pelayanan yang baik dan tepat guna.
5. Kapasitas (capacity)
Sistem harus mempunyai kapasitas yang cukup untuk mengatasi
operasi-operasi pada titik maksimum sebaik kegiatan normal.
6. Sederhana (simplicity)
Sistem harus sederhana, struktur maupun operasinya dapat dengan
mudah dimengerti dan prosedur-prosedur mudah disempurnakan.

23

7. Fleksibel (flexibility)
Sistem harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri terhadap
perubahan-perubahan dan permintaan perbaikan yang dikehendaki
oleh organisasi.
2.4 Teori Arsip
2.4.1 Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian.
Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang
dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti
dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan
etimologi atau asal-usul katanya.
Menurut beberapa ahli sistem kearsipan apat idefinisikan sebagai
berikut:
a. Menurut Barthos (2003), arsip adalah setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan
mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat
orang untuk membantu daya ingatan orang pula.
b. Sistem kearsipan yang diterapkan di lingkungan kantor hendaknya
disesuaikan dengan kondisi kantor tersebut. Menurut Odger (2005)
dalam

Sukoco

(2007:82)

mendefinisikan

manajemen

arsip

merupakan proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan
dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas (manual) maupun
otomatis dengan media elektronik.
Dari beberapa istilah diatas dapat disimpulkan bahwa pengarsipan
adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan
penciptaan arsip, penyimpanan dan penemuan kembali, penyelamatan
arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan.

24

2.4.2

Fungsi Arsip
Dalam setiap kasus, manajer kantor harus menganalisis masalah dan
memutuskan jalan keluar yang ia pertimbangkan paling tepat. Sistem
pengarsipan yang efisien adalah sistem dimana:
a. Rekaman yang diperlukan setiap saat dapat dihasilkan tanpa
penundaan yang tidak masuk akal.
b. Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu
dipertahankan untuk referensi.
c. Biaya pemasangan dan pemeliharaan sistem masuk akal dengan
memperhatikan pelayanan yang diperlukan.

2.4.3 Metode Kearsipan
Menurut Sukoco (2007:88), Sistem kearsipan yang sesuai dengan
teori ilmu kearsipan terdiri dari lima macam, yaitu:
a. Sistem Kronologis
Sistem penyusunan arsip berdasarkan kronologis yang
menggunakan

kalender sebagai patokan pengindeksan. Sistem

penyusunan arsip diatur bedasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan
tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian
bulan dan tanggal. Susunan kronologis cocok untuk suspense files,
berkas transaksi, dan berkas perorangan.
b. Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem pemberkasan yang mengatur
arsip dinamis secara abjad, menurut kata demi kata, huruf demi
huruf, atau unit demi unit. Sistem yang disebut

Direct Filing

System, yang mana petugas

menuju

dapat

langsung

file

penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu
(indeks).
c. Sistem Nomor
Sistem

ini

merupakan

sistem

penyimpanan

warkat

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau

25

badan, yang disebut juga Indirect Filing System(karena nomor
yang akan digunakan memerlukan pengelompokkan masalahnya
terlebih dahulu).
d. Sistem Subjek
Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang
bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan,
pokok surat, dan lain-lain.
e. Sistem Geografis
Sistem ini didasarkan pada pengelompokkan menurut nama
tempat. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu Negara,
Propinsi dan Kabupaten.
2.5 Teori Kepelatihan Kerja
2.5.1 Pengertian Pelatihan
Menurut Gomes (1997 : 197), Pelatihan adalah setiap usaha untuk
memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang
menjadi tanggung jawabnya. Idealnya, pelatihan harus dirancang untuk
mewujudkan tujuan-tujuan organisasi, yang pada waktu bersamaan juga
mewujudkan tujuan-tujuan para pekerja secara perorangan. Pelatihan
sering dianggap sebagai aktivitas yang paling umum dan para pimpinan
mendukung adanya pelatihan karenamelalui pelatihan, para pekerja akan
menjadi lebih trampil dan karenanya akan lebih produktif sekalipun
manfaat-manfaat tersebut harus diperhitungkan dengan waktu yang tersita
saat latihan.
Pelatihan menurut Gary Dessler (1997 : 263) adalah proses
mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar
yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Sedangkan menurut John R. Schermerhorn, Jr (1999 : 323), pelatihan
merupakan Serangkaian aktivitas yang memberikan kesempatan untuk
mendapatkan

danmeningkatkanketrampilan

yang

berkaitan

dengan

pekerjaan. Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan

26

mutu sumber daya manusia. Karyawan, baik yang baru ataupun yang
sudah bekerja perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan
yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain
sebagainya.
2.5.2 Teknik Pelatihan
Teknik-Teknik Pelatihan

Program latihan menurut Handoko

(1995:110) dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi
absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua
kategori pokok program latihan manajemen:
a. Metode Praktis
Teknik-teknik “on the job training” merupakan metode latihan
yang paling banyak digunakan.Karyawan dilatih tentang pekerjaan
yang baru dengan supervisi langsung seorang “pelatih” yang
berpengalaman.
b. Metode simulasi
Dengan metode ini karyawan peserta latihan representasi tiruan
(artificial).Suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya
seperti dalam keadaan sebenarnya.

2.6 Teori Analisis Sistem Informasi
2.6.1

Analisis PIECES
Menurut Al Fatta (2007), analisis PIECES merupakan analisis untuk
mengidentifikasi masalah yang meliputi analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efesiensi dan pelayanan
pelanggan.
a.

Analisis Kinerja
Analisis kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas
bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai.Kinerja diukur
dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (respon

27

time) dari suatu sistem.Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas
bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran.
b.

Analisis Informasi
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi,
pihak menajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. Laporanlaporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan
keputusan. Dalam meningkatkan kualitas informasi tidak dengan
menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi akan
menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan
informasi meliputi :
 Kurangnya informasi mengenai keputusan.
 Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan.
 Kurangnya informasi yang tepat waktu.
 Terlalu banyak informasi.
 Informasi tidak akurat.

c.

Analisis Ekonomi
Analisis

ekonomi

merupakan

penilaian

sistem

atas

pengurangan dan keuntungan yang akan di dapatkan dari sistem
yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan
operasional

dan

meningkatkan

keuntungan

perusahaan.

Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan
perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai
informasi dan keputusan yang dihasilkan.
d.

Analisis Keamanan
Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan
data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data.Selain
itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses
yang tidak diizinkan, biasanya dengan memberi password pada form
aplikasi dan database.

28

e.

Analisis Efesiensi
Analisis efesiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada
guna meminimalkan pemborosan. Efesiensi dari sistem yang
dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya
yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang,
peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data.

f.

Analisis Pelayanan
Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang
lebih

baik.

Peningkatan

pelayanan

terhadap

sistem

yang

dikembangkan akan memberikan:
 Akurasi dalam pengolahan data.
 Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan
outputnya serta kehandalan dalam menangani pengolahan.
 Kemampuan menangani masalah yang di luar kon disi
normal.
 Sistem mudah dipakai.
 Mampu mengkoordinasi aktivitas untuk mencapai tujuan dan
sasaran.
2.6.2

Analisa Kebutuhan
Ada beberapa definisi mengenai analisa kebutuhan yaitu:
a. Analisis kebutuhan merupakan satu diantara banyak aktivitas kritis
pada proses rekayasa kebutuhan perangkat lunak untuk memahami
ranah permasalahan dari sistem yang berjalan dan ranah solusi dari
sistem yang akan dibuat (Yen et.al., 1998).
b. Analisis kebutuhan merupakan bagian dari proses kebutuhan
perangkat lunak yang berperan menjembatani jurang yang sering
terjadi antara level rekayasa kebutuhan dan perancangan perangkat
lunak.(Pressman, 2008).
c. Analisis

kebutuhan

bertujuan

menyempurnakan

kebutuhan-

kebutuhan yang ada untuk memastikan pemangku kepentingan

29

memahaminya dan menemukan kesalahan-kesalahan, kalalaian, dan
kekurangan laiinya jika ada (Wiegers, 2003).
Dari definisi di atas analisa kebutuhan adalah aktivitas yang
dilakukan untuk mencari masalah-masalah yang ada sehingga dapat
mencari atau memastikan langkah-langkah yang harus diambil.

30

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Kantor Kecamatan Bandongan
Kantor Kecamatan Bandongan merupakan organisasi perangkat daerah
dari pemerintah daerah Kabupaten Magelang yang diatur dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741).
Karena banyaknya daerah-daerah yang ada di Indonesia, khususnya di
provinsi Jawa Tengah maka tidak memungkinkan dengan hanya satu
pemerintahan atau peraturan daerah karena tiap daerah atau wilayah
memiliki kondisi yang berbeda-beda, maka dibentuklah daerah-daerah
Kabupaten dalan tiap Provinsi. UU yang mengatur pembentukan daerah
yaitu : Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan
Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Tengah (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 42).
Setelah dibentuknya daerah-daerah pada tiap provinsi menjadi daerah
Kabupaten, maka pembagian pemerintahan lebih disederhanakan dengan
dibentuknya daerah atau wilayah pemerintan yang lebih sederhana menjadi
wilayah Kecamatan. Kecamatan ini tergabung dari beberapa desa. Atau lebih
mudahnya, kecamatan adalah kantor pusat bagi kantor-kantor pemerintahan
yang ada di desa. Kecamatan mengatur segala peraturan, perencanaan hingga
kegiatan untuk menungjang desa-desa yang masih kurang maju. Kecamatan
Bandongan juga melayani pelayanan bagi masyarakat khususnya masyarakat
bandongan. Misalnya, pelayanan dalam pembuatan KK, KTP, surat pindah,
dispensasi nikah, Jual beli tanah dan masih banyak lagi. Kecamatan
Bandongan

berbatasan

dengan

Kecamatan

Windusari,

Kaliangkrik, Kecamatan Tempuran dan dengan Kota Magelang.

Kecamatan

31

Alamat Kantor Kecamatan Bandongan :
Nama

:Kecamatan Bandongan

Alamat

: Jalan Kyai Arof No.2 Bandongan

Nomor telepon

: 0293368261

Email

: Kecamatanbandongan@yahoo.com

3.2 Visi dan Misi Kantor Kecamatan Bandongan
3.2.1

Visi
Terwujudnya

Masyarakat

Kecamatan

Bandongan

yang semakin

Sejahtera melalui tata kelola pemerintahan yang Transparan, Partisipatif dan
akuntabel
3.2.2

Misi
Kecamatan Bandongan, maka telah ditetapkan 8 (delapan) misi yaitu:
1. Mewujudkan peningkatan pemberdayaan masyarakat dan lembaga desa;
2. Mewujudkan peningkatan pemberdayaan aparatur pemerintah desa;
3. Mewujudkan peningkatan informasi sektor unggulan berbasis potensi
lokal dan investasi;
4. Mewujudkan peningkatan nilai-nilai kebudayaan daerah;
5. Mewujudkan ketentraman dan ketertiban masyarakat;
6. Mewujudkan peningkatan keterbukaan informasi dan penyelenggaraan
kinerja pemerintahan;
7. Mewujudkan peningkatan fungsi koordinasi pemerintahan tingkat
Kecamatan;
8. Mewujudkan peningkatan kualitas aparatur pemerintah.

3.3 Struktur Organisasi
Setiap Perusahaan ataupun instansi memiliki Struktur Organisasi dan
manajemen tersendiri. Adanya struktur organisasi menunjukkan adanya
pembagian tugas, wewenang dan bertanggung jawab dalam mencapai suatu
tujuan. Penyusunan Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang

32

jelas mengenai bidang-bidang tugas gambaran yang jelas mengenai bidangbidang tugas yang terdapat dalam suatu perusahaan maupun instansi.
Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh
mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam
organisasi tersebut.

3.4 Uraian Tugas Pokok
Pelaksanaan tugas dan fungsi jabatan struktural pada Kecamatan,
diatur dengan Peraturan Bupati Magelang Nomor 29 Tahun 2009 tentang
Rincian Tugas Dan Fungsi Jabatan Struktural Pada Kecamatan di
Kabupaten Magelang, sebagai berikut :
1.

Camat
Tugas Pokok: Memimpin pelaksanaan teknis kewilayahan meliputi
tugas

umum

pemerintahan

dan

pelaksanaan

kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh
Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi
daerah dalam wilayah kerja kecamatan.

33

Uraian Tugas:
a.

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

b.

Mengoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

c.

Mengoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban umum.

d.

Mengoordinasikan

penerapan

dan

penegakan

peraturan

perundang-undangan.
e.

Mengoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum.

f.

Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di
tingkat kecamatan.

g.

Membina penyelenggaraan pemerintahan desa.

h.

Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup
tugasnya danatau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan
desa.

i.

Melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh
Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah.

j.

Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan teknis kewilayahan
meliputi tugas umum pemerintahan dan pelaksanaan kewenangan
pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani
sebagian urusan otonomi daerah.

k.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

2.

Sekertaris Camat
Tugas Pokok:Melaksanakan tugas di bidang kesekretariatan yang
meliputi

urusan

perencanaan,

monitoring

dan

evaluasi serta pelaporan, pengelolaan keuangan,
surat menyurat, kearsipan, dokumentasi produk

34

hukum

dan

kegiatan,

rumah

tangga

dan

perlengkapan, dan pengelolaan kepegawaian.
Uraian Tugas:
a.

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

b.

Mengoordinasikan perencanaan kegiatan masing-masing seksi.

c.

Mengoordinasikan perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan
hasil musyawarah perencanaan pembangunan (musrenbang) desa
dan kecamatan.

d.

Mengoordinasikan monitoring dan evaluasi kegiatan masingmasing seksi.

e.

Membantu Camat dalam mengoordinasikan tugas Unit Pelaksana
Teknis (UPT) Badan atau Dinas, petugas Badan atau Dinas, dan
instansi vertikal yang melaksanakan operasional kegiatan di
kecamatan.

f.

Mengoordinasikan penyusunan laporan-laporan yang dibutuhkan.

g.

Menyusun rencana anggaran dan melaksanakan pengelolaan
administrasi keuangan.

h.

Mengoordinasikan pengelolaan surat menyurat dan kearsipan.

i.

Mengoordinasikan pengelolaan dokumentasi produk hukum dan
kegiatan.

j.

Menyusun rencana kebutuhan dan melaksanakan pengelolaan
barang dan perlengkapan dan rumah tangga.

k.

Mengoordinasikan pengelolaan administrasi kepegawaian dan
pengembangan sumber daya manusia.

l.

Mengoordinasikan

monitoring,

evaluasi

dan

pelaporan

penyelenggaraan tugas bidang kesekretariatan.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

35

3.

Kepala Subbagian Perencanaan, Monitoring, Evaluasi Dan Pelaporan
Tugas Pokok: Melaksanakan tugas pada bidang perencanaan,
monitoring, evaluasi, serta pelaporan.
UraianTugas:
a.

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

b.

Melaksanakan koordinasi perencanaan kegiatan masing-masing
seksi

c.

Menyusun rencana jangka panjang, menengah dan pendek
internal SKPD.

d.

Melaksanakan koordinasi teknis dengan Seksi Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa mengenai inventarisasi hasil musyawarah
perencanaan pembangunan (musrenbang) desa dan kecamatan,
pemantauan hasil musrenbang yang telah diakomodasi atau
dilaksanakan dengan biaya APBN, APBD Provinsi, APBD
Kabupaten, ADD) maupun sumber dana lain yang sah.

e.

Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan guna kepentingan
perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan.

f.

Menyusun Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Prioritas dan
Plafon Anggaran Sementara (PPAS) internal SKPD.

g.

Menyusun Penetapan Kinerja atau yang sejenis satuan kerja
perangkat daerah.

h.

Menyusun Standar Operasi dan Prosedur (SOP).

i.

Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan internal SKPD.

j.

Menyusun Laporan Pengendalian Operasional Kegiatan atau yang
sejenis.

k.

Menyusun bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah
(LPPD)

dan

suplemennya,

Laporan

Keterangan

Pertanggungjawaban (LKPJ) Bupati, dan Laporan Akuntabilitas

36

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan laporan sejenis internal
SKPD.
l.

Menghimpun dan menyusun laporan-laporan rutin, berkala dan
insidentil lainnya.

m. Melaksanakan pengendalian kegiatan perencanaan, monitoring,
evaluasi dan pelaporan.
n.

Menyusun bahan laporan kegiatan perencanaan, monitoring,
evaluasi dan pelaporan.

o.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

4. Kepala Subbagian Administrasi Umum Dan Kepegawaian
Tugas Pokok: Melaksanakan tugas di bidang pengelolaan keuangan,
surat menyurat, kearsipan dan dokumentasi produk
hukum dan kegiatan, rumah tangga dan pengelolaan
kepegawaian.
Uraian Tugas:
a.

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

b.

Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) penetapan dan
perubahan.

c.

Menyusun Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) penetapan
maupun perubahan anggaran.

d.

Mengoordinasikan administrasi pengelolaan keuangan satuan
kerja mulai dari pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
sampai

dengan

pengumpulan

bukti

pertanggungjawaban

keuangan serta pembuatan Buku Kas Umum dan Buku Bantu
Keuangan.
e.

Menyiapkan

bahan

evaluasi

dan

penyerapan anggaran kegiatan SKPD.

laporan

perkembangan

37

f.

Menyusun laporan keuangan dan akuntansi.

g.

Melaksanakan urusan surat menyurat baik surat masuk maupun
keluar.

h.

Melaksanakan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum
dan kearsipan.

i.

Melaksanakan pengelolaan dan administrasi rumah tangga,
barang atau perlengkapan.

j.

Melaksanakan pengelolaan dan administrasi kepegawaian dan
pengembangan sumber daya manusia.

k.

Melaksanakan
evaluasi

monitoring,

kegiatan

pengendalian,

pengelolaan

keuangan,

pengawasan
surat

dan

menyurat,

kearsipan dan dokumentasi produk hukum dan kegiatan, rumah
tangga dan pengelolaan kepegawaian.
l.

Menyusun bahan laporan kegiatan pengelolaan keuangan, surat
menyurat, kearsipan dan dokumentasi produk hukum dan
kegiatan, rumah tangga dan pengelolaan kepegawaian.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
5. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa
Tugas Pokok: Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan sebagian tugas
Camat di bidang pemberdayaan masyarakat dan
pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum serta pelaksanaan kewenangan pemerintahan
dalam menangani sebagian urusan otonomi daerah
sesuai dengan bidangnya.
Uraian Tugas
a.

:

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

38

b.

Menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan pemberdayaan
masyarakat, fasilitasi pembangunan desa dan penguatan kapasitas
lembaga

kemasyarakatan

Pemberdayaan

Masyarakat

desa

antara

lain

Desa,

Lembaga

Lembaga

Pemberdayaan

Perempuan dan Keluarga, Karang Taruna, Rukun Warga, Rukun
Tetangga dan lembaga lainnya (atau nama lain).
c.

Menyiapkan bahan rencana dan koordinasi dengan SKPD, UPT,
instansi vertikal atau swasta mengenai pelaksanaan pemeliharaan
prasarana dan fasilitas pelayanan umum.

d.

Menyiapkan bahan rencana dan menyelenggarakan pelaksanaan
kewenangan pemerintahan dalam menangani sebagian urusan
otonomi daerah sesuai dengan bidangnya.

e.

Mendorong partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam
perencanaan pembangunan lingkup kecamatan dalam forum
musyawarah perencanaan pembangunan di desa dan kecamatan.

f.

Menyiapkan

bahan

pembinaan

pelaksanaan

program

kerja

dan

dan

pengawasan

kegiatan

terhadap

pemberdayaan

masyarakat di wilayah kerja yang dilaksanakan oleh SKPD
danatau UPT, instansi vertikal dan swasta.
g.

Mengoordinasikan penyusunan profil desa.

h.

Melaksanakan

tugas-tugas

lain

di

bidang

pemberdayaan

masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
i.

Melaksanakan
evaluasi

monitoring,

pengendalian,

pengawasan

dan

penyelenggaraan

pemberdayaan

masyarakat

dan

pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum serta
pelaksanaan

kewenangan

pemerintahan

dalam

menangani

sebagian urusan otonomi daerah sesuai dengan bidangnya.
j.

Menyusun

bahan

laporan

penyelenggaraan

pemberdayaan

masyarakat dan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum serta pelaksanaan kewenangan pemerintahan dalam

39

menangani sebagian urusan otonomi daerah sesuai dengan
bidangnya.
k.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.

6. Kepala Seksi Ketentraman, Ketertiban Umum Dan Kesejahteraan
Rakyat
Tugas Pokok: Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan sebagian tugas
Camat di bidang penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban

umum,

pelaksanaan

kesejahteraan

kewenangan

rakyat

pemerintahan

serta
dalam

menangani sebagian urusan otonomi daerah sesuai
dengan bidangnya.
Uraian Tugas:
a.

Mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman teknis maupun pedoman pelaksanaan lainnya yang
berhubungan dengan tugasnya.

b.

Menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan penyelenggaraan
ketentraman dan ketertiban umum di wilayah kerja kecamatan.

c.

Menyiapkan

bahan

rencana

dan

melaksanakan

kegiatan

kesejahteraan rakyat antara lain di bidang agama, pendidikan dan
kebudayaan,
penanganan

kesehatan,
masalah

ketenagakerjaan,

kesejahteraan

bantuan

sosial,

sosial, penanggulangan

kemiskinan dan penanggulangan bencana.
d.

Menyiapkan bahan rencana dan menyelenggarakan pelaksanaan
kewenangan pemerintahan dalam menangani sebagian urusan
otonomi daerah sesuai dengan bidangnya.

e.

Melaksanakan koordinasi teknis dengan Kepolisian Sektor
(Polsek)

dan/atau

Komando

Rayon

Militer

(KORAMIL)

mengenai program dan kegiatan penyelenggaraan ketentraman
dan ketertiban umum di wilayah kerja kecamatan.

40

f.

Melaksanakan

program

dan

kegiatan

penyelenggaraan

ketentraman dan ketertiban umum yang telah dikoordinasikan
dengan Kepolisian Sektor (Polsek) dan/atau Komando Rayon
Militer (KORAMIL.
g.

Menjalin komunikasi yang intensif dengan tokoh masyarakat atau
pemuka agama yang berada di wilayah kerja kecamatan untuk
mewujudkan ketentraman dan ketertiban umum masyarakat di
wilayah kerja kecamatan.

h.

Melaksanakan koordinasi teknis dengan Satuan Polisi Pamong
Praja mengenai penegakan Peraturan Daerah, Peraturan Bupati
dan Keputusan Bupati.

i.

Melaksanakan upaya preventif dalam penanggulangan penyakit
masyarakat dan penanggulangan bencana.

j.

Melaksanakan koordinasi teknis dengan Satuan Polisi Pamong
Praja, Polsek dan atau Koramil

mengenai penanggulangan

penyakit masyarakat.
k.

Melaksanakan upaya pengamanan atas aset p