BAB I PENDAHULUAN - Perancangan Sistem Pelayanan Informasi Perpustakaan Berbasis Web Pada IT&B Campus
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
IT&B Campus merupakan salah satu perguruan tinggi di Medan yang telah berdiri sejak tahun 2005. Universitas swasta ini memberikan jasa pendidikan berbahasa Inggris yang terdiri dari 4 jurusan untuk gelar S1 yaitu Bisnis Manajemen, Bisnis Administrasi Akuntansi, Teknik Informatika, dan perhotelan dan 3 jurusan untuk gelar S2 yakni Magister Manajemen, Magister Bisnis Administrasi, dan Magister Manajemen dan Magister Bisnis Administrasi (Double Degree).
Pada awal tahun sejak berdirinya universitas ini, mahasiswa yang terdaftar masih sangat sedikit. Fasilitas tambahan yang tersedia masih hanya sekedar mencukupi kebutuhan mahasiswa seperti kantin, perpustakaan sederhana, dan ruang fotokopi. Namun seiring berkembangnya kualitas yang diberikan dari pihak universitas, jumlah mahasiswa semakin bertambah dari tahun ke tahun. Universitas ini sudah menyediakan fasilitas jasa fotokopi, print, dan bahkan memperluas ruangan perpustakaan dan memperbanyak buku yang dapat memberikan manfaat bagi mahasiswa baik buku import maupun lokal.
Seiring dengan persaingan antar perguruan tinggi, baik perguruan tinggi swasta maupun perguruan tinggi negeri, IT&B Campus perlu meningkatkan kualitas dalam memberikan jasa pendidikan kepada mahasiswa. Salah satu kualitas yang perlu ditingkatkan adalah perpustakaan yang masih belum dikelola dengan bagus. Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 42, menyatakan bahwa perpustakaan bekerja sama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan layanan kepada pemustaka yang dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Perpustakaan juga menjadi matriks penilaian akreditasi sarjana. Pada elemen penilaian standar 6, butir 6.5. terdapat peringkat penilaian “kurang” apabila pengelolaan koleksi penilaian “cukup”, koleksi perpustakaan dikelola dengan komputer yang tidak terhubung jaringan. Pada peringkat “baik”, koleksi perpustakaan dapat diakses secara online namun masih ada kendala dalam kecepatan akses. Pada peringkat “sangat baik”, terdapat fasilitas yang digunakan secara baik, dan akses online ke koleksi perpustakaan. Perpustakaan IT&B Campus yang masih dikelola secara komputer tanpa jaringan dan beberapa aktivitas secara manual termasuk pada peringkat penilaian “cukup” perlu meningkatkan sistem informasi pada perpustakaan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pemimpin pelaksana, petugas perpustakaan, dewan, kepala lab komputer, dan dosen, dan penyebaran kuesioner pada mahasiswa yang aktif dalam perpustakaan masalah utama yang dihadapi pada perpustakaan ini adalah keterlambatan proses pelayanan. Perpustakaan ini masih menggunakan pencacatan manual. Beberapa buku juga belum memiliki kode yang tertempel pada buku sehingga menimbulkan kesulitan bagi mahasiswa untuk mencari buku pada perpustakaan. Mahasiswa yang mengalami kesulitan akan memerlukan bantuan petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan membantu menunjukkan lokasi dimana buku berada. Hal ini akan menyebabkan pencarian buku bagi mahasiswa saat berada dalam perpustakaan menjadi lama karena masing-masing mahasiswa harus bertanya kepada petugas perpustakaan yang hanya berjumlah satu orang. Mahasiswa yang datang pada waktu bersamaan untuk bertanya kepada petugas perpustakaan harus menunggu petugas tersebut selesai melayani mahasiswa yang datang terlebih dahulu. yang dicari, keterangan mengenai buku tertentu yang sedang dipinjam sivitas akademis masih tidak dapat diakses oleh mahasiswa. Mahasiswa harus menanyakan informasi seperti mengenai kapan buku yang masih dipinjam akan dikembalikan kepada petugas. Petugas perpustakaan akan mencari informasi buku pada daftar peminjaman. Arus informasi yang demikian menyebabkan proses peminjaman menjadi lambat karena petugas perpustakaan harus melayani setiap mahasiswa yang memerlukan bantuan petugas perpustakaan tersebut.
Permasalahan utama pada perpustakaan universitas ini adalah tidak tersedianya informasi mengenai buku-buku, jurnal, majalah secara cepat dan tepat waktu pada saat dibutuhkan. Selain itu, informasi mengenai pencatatan buku dan peminjaman buku masih dilakukan secara manual. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan adanya perancangan sistem informasi berbasis web pada perpustakaan IT&B Campus melalui komputer secara online yang dapat mendukung aktivitas pada perpustakaan tersebut.
Rancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web online juga dibahas oleh Hendro Addy Soenarto dalam jurnal internet yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Transaksi Peminjaman Buku Berbasis Web Online Pada Perpustakaan yang dilaksanakan pada lembaga pendidikan Al Falah Surabaya.
Perpustakaan di lembaga pendidikan Al Falah Surabaya mengalami keterlambatan proses pendataan buku dan peluang kehilangan buku yang besar. Selain itu, proses pendaftaran anggota juga masih digunakan sistem berkas yang membuat petugas perpustakaan kesulitan dalam mencari nama anggota. Untuk itu diusulkan adanya sistem informasi ini maka proses registrasi anggota baru dan registrasi buku baru dapat ditangani dencan cepat. Sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku dapat ditelusuri dengan cepat dan akurat. Sistem perpustakaan online juga dibahas pada Universitas Islam Indonesia oleh Shofiatul untuk meningkatkan mutu perpustakaan pada perguruan tinggi tersebut. Rancangan perpustakaan berbasis web memberikan kemudahan bagi sivitas akademis dan mahasiswa dalam mengakses sumber-sumber informasi.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang mengenai layanan perpustakaan yang telah diuraikan di atas, masalah yang terjadi pada perpustakaan IT&B Campus adalah sistem pelayanan informasi perpustakaan yang masih dilakukan secara manual menyebabkan pelayanan perpustakaan lambat, terbatas, dan tidak responsif dalam memberikan jawaban. Untuk itu, diperlukan pengembangan sistem informasi perpustakaan yang lebih efektif mendukung peningkatan pelayanan dalam pengaksesan informasi mengenai buku-buku, jurnal, majalah, tugas akhir serta bahan-bahan mata kuliah yang diberikan oleh dosen.
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Merancang proses bisnis untuk pelayanan perpustakaan IT&B Campus.
Merancang sistem pelayanan informasi perpustakaan yang berbasis web pada perpustakaan IT&B Campus.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengeliminasi kegiatan-kegiatan manual pada pelayanan di perpustakaan 2.
Menghemat waktu proses pelayanan yang dibutuhkan di perpustakaan.
1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Perancangan sistem informasi ini merupakan sistem pelayanan informasi perpustakaan berbasis web pada perpustakaan IT&B Campus.
2. Perpustakaan tidak bekerja sama dalam peminjaman buku dengan perpustakaan lain.
3. Perpustakaan hanya melayani user dari sivitas akademis IT&B Campus 4.
Website yang dirancang tidak menyediakan layanan untuk membuka halaman bisnis dan sosial seperti penjualan buku.
5. Rancangan website ini tidak meliputi rancangan klasifikasi dewey decimal classification.
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Keadaan perpustakaan tidak berubah selama penelitian 2. Mahasiswa sebagai user sudah terbiasa dan tidak mengalami kendala 3.
Petugas perpustakaan mampu menguasai penggunaan program website sebagai admin perpustakaan.
1.5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan pelayanan perpustakaan yang lebih baik dan efektif.
2. Meningkatkan frekuensi mahasiswa dalam menggunakan pelayanan perpustakaan.
3. Memudahkan proses pengendalian dan evaluasi bagi manajemen perpustakaan.
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
Pada Bab I: Pendahuluan, berisi latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan dan asumsi masalah ,manfaat penelitian yang digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir.
Pada Bab II: Gambaran Umum Perusahaan, berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, visi, misi, tujuan IT&B Campus, struktur organisasi, fasilitas yang tersedia, aktivitas ekstrakurikuler, jumlah data dosen dan mahasiswa,
Selanjutnya pada Bab III: Landasan Teori, diuraikan teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa buku-buku dan jurnal penelitian.
Pada BAB IV: Metodologi Penelitian, berisi mengenai jenis penelitian, lokasi penelitian dan jadwal penelitian, kerangka konseptual, langkah-langkah metodologi penelitian, langkah-langkah perancangan sistem, hasil dan pembahasan, dan kesimpulan dan saran.
Kemudian pada BAB V: Pengumpulan Data dan Pengolahan Data, berisi data yang dikumpulkan dan dari data yang dikumpulkan diolah pada bagian pengolahan data.
Pada BAB VI: Perancangan Sistem, berisi penjelasan langkah-langkah perancangan sistem berdasarkan metode perancangan sistem.
Pada BAB VII: Hasil dan Pembahasan, dijelaskan tampilan dan penjelasan hasil rancangan yang dibuat dan pembahasan perbandingan antara sistem lama dengan sistem usulan yang dirancang.
BAB VIII: Kesimpulan dan Saran, bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran yang bermanfaat bagi pihak
IT&B Campus.