ESSAY Psikologi Industri dan Organisasi
ESSAY
Psikologi Industri dan Organisasi
(PIO)
Tentang
Komunikasi Organisasi
Oleh
Desrimayeni
: 1515040093
Dosen Pengampu:
Winbaktianur
JURUSAN PSIKOLOGI ISLAM
FAKULTAS USHULUDDIN dan STUDI AGAMA-AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL
PADANG
2018
1
I.
LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian
manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi,
memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen
perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam
perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen
perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor
atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja
dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi
perilaku
berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen, perilaku
berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk
membantu, mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil
keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan
aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem
pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang
saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang
dapat membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk
mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan organisasi yang
diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan
Kirby, 1994).
Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya
komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi
tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian
dan kenyamanan dalam bekerja.
II.
RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu komunikasi?
2. Apa fungsi komunikasi?
3. Bagaimana proses komunikasi?
4. Apa itu komunikasi tertulis, lisan dan non verbal?
2
5. Bagaimana komunikasi antar pribadi?
6. Bagaimana komunikasi dalam organisasi?
III.
ISI
A. Defenisi Komunikasi
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang
artinya “bersama”. Komunikator atau pengirim pesan, berusaha
mencari “kebersamaan” dengan si penerima pesan. Karena itu,
dapat didefenisikan komunikasi (communiation) sebagai transisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol
bersama dari satu orang atau kelompok ke pihak lainnya. Simbolsimbol bersama yang digunakan dapat saja berwujud verbal atau
nonverbal (Jhon M. I, dkk, 2006 : 116).
Komunikasi merupakan faktor penting dalam sebuah
organisasi karena organisasi terdiri dari sekumpulan orang-orang
yang melakukan aktivitas bersama untuk mencapai tujuan bersama.
Setiap
anggota
organisasi
3
mempunyai
peran,
dan
untuk
menfungsikan peran-peran tadi dibutuhkan komunikasi sebagai
media mencapai tujuan bersama. Komunikasi adalah alur informasi
antara seseorang atau kelompok dengan orang lain atau kelompok
lain (Erita Y. Diahsari, 2016 : 79).
Komunikasi adalah "suatu proses dimana seseorang atau
beberapa
orang,
kelompok,
organisasi,
dan
masyarakat
menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart,
2006)
Bonnie
D.
Phillips
(1983)
menyatakan
bahwa,
communication is broadly as an act or instance of transmiting.
Himstreed dan Baty (1984) mengatakan, communication is a
processthat remains incomplete until the massage research its
destination as undiluted or uncanged as possible. Koonz, et.al.
(1990)
mendefenisikan
bahwa
komunikasi
adalah
sebagai
penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima informasi
dan dapat dipahami secara jelas oleh penerima informasi tersebut.
Stoner, et.al (1996) mendefenisikan bahwa komunikasi adalah
proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan
arti melalui transmisi pesan simbolik. (Wilson Bangun, 2012)
Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah sebagai
suatu proses penyampaian informasi dari pengirim (sender) ke
penerima pesan (receiver) dengan menggunakan berrbaagi media
yang efektif sehingga pesan tersebut dapat dengan jelas dan mudah
dipahami oleh penerima pesan tersebut.
B. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi dalam organisasi merupakan sarana
untuk memadukan tugas-tugas yang terorganisasi. Ada empat
fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain :
1. Fungsi pengawasan, setiap organisasi mempunyai
struktur
dan
garis
komando.
Berdasarkan
garis
komando tersebut, bila karyawan mengkomunikasikan
keluhannya
kepada
4
atasannya
berkaitan
dengan
pekerjaannya, sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan
kebijakan perusahaa, maka komunikasi tersebut sudah
menjalankan fungsi pengawasan.
2. Sebagai motivasi, dengan memberi penjelasan kepada
para karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan,
bagaimana prestasi kerja karyawan dan bagaimana cara
bekerja agar dapat meningkatkan prestasi kerja.
3. Pengungkapan emosi, individu dan kelompok dalam
organisasi merupakan sumber daya utama yang
berinteraksi secara sosial. Komunikasi yang terjadi
dalam organisasi terebut merupakan mekanisme yang
mendasar pada masing-masing individu atau kelompok
dalam organisasi tersebut yang menunjukkan rasa
kecewa dan kepuasannya.
4. Informasi, fungsi ini berkaitan denagn pengambilan
keputusan.
Melalui
kegiatan
komunikasi
dapat
memberikan informasi kepada individu atau kelompok
dalam pengambilan keputusan. (Wilson Bangun, 2012)
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara
lebih
pasti.
Orang-orang
dalam
tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi
konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi
5
tentang
jaminan
keamanan,
jaminan
sosial
dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal
yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a.
Berkaitan dengan orang-orang yang berada
dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan
semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi
perintah
atau
intruksi
supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan
b.
sebagaimana semestinya.
Berkaitan dengan pesan.
Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja.
Artinya,
bawahan
membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang
boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai
dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya
pekerjaan
daripada
yang
memberi
dilakukan
perintah.
secara
sukarela
Sebab
oleh
karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan
saluran
yang
memungkinkan
karyawan
dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu:
6
a.
Saluran
komunikasi
formal
seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(buletin, newsletter) dan laporan kemajuan
b.
organisasi.
Saluran komunikasi
informal
seperti
perbincangan antar pribadi selama masa
istirahat
kerja,
pertandingan
olahraga,
ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan
untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam
diri karyawan terhadap organisasi.
C. Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi sebagai berikut :
1. Pengirim mempunyai ide
Langkah ini dilakukan sebelum terbentuk pesan yang akan
disampaikan ke penerima pesan. Ide yang ingin disampaikan
dipengaruhi oleh faktor –faktor yang kompleks pada diri
pengirrim, seperti suasana hati, latar belakang budaya, keadaan
fisik, situasi dan lain sebagainya. Setiap orang mempunyai cara
yang berbeda dalam menympaikan pesan, tergantung pada
bagaiman seseorang tersebut memaknai ide.
2. Pengkodeaan ide (encode)
Mengubah ide menjadi simbol agar dapat dengan mudah
dipahami oleh penerima pesan dengan jelas. Dalam tahap
pengkodean ini, pengirim pesan perlu dengan cermat agar
pesan yang akan disampaikan tidak salah dipahami oleh
penerima sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman
pemaknaan pesan (bypassing). Oleh karena itu, komunikator
perlu secara cermat melakukan pengkodean terhadap ide.
3. Penyampaian pesan melalui media komunikasi
Pesan dapat disampaikan melalui media komunikasi seperti
media
komunikasi
elektronik
maupun
non
elektronik.
Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara tertulis
maupun lisan. Penyampaian komunikasi secara lisan sangat
7
baik digunakan bila pesan yang disampaikan relatif pendek.
Namun, pesan yang relatif panjang baik digunakan secara
tertulis.
4. Penerimaan ide
Penerima pesan menerima pesan dengan cara membaca
atau mendengar tergntung bentuk pesan yang disampaikanoleh
pengirim pesan. Penerima pesan membaca bila pesan yang
disampaikan dalam bentuk tulisan, dan mendengarkan bila
pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan. Pada umumnya,
pihak penerima pesan lebih suka mendengar dari pada
membaca, berarti pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan
adalah dalam bentuk lisan.
5. Menafsirkan pesan
Langkah selanjutnya adalah menafsirkan pesan, langkah ini
berkaitan dengan pemahaman penerima pesan atas pesan yng
disampaikan oleh pengirim pesan. Hal yang sangat penting
pada langkah ini berkaitan dengan caara dan jenis saluran yang
digunakan
dalam
kegiatan
komunikasi.
Keberhasilan
penyampaian pesan dalam kegiatan komunikasi apabila pesan
yang disampaikan itu dapat dipahami dengan jelas oleh
penerima pesan.
6. Umpan balik
Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan (respon)
penerima pesan atas pesan yang disampaikan oleh pengirim
pesan. Adanya umpan balik dalam proses komunikasi
bergantung pada hasil penafsiran pesan. Pesan yang dapat
dipahami oleh penerima pesan menimbulkan adanya respon,
sebaliknya pesan yang sulit dipahami tidak akan di respon oleh
pengirim pesan sehingga tidak menimbulkan umpan balik atas
pesan tersebut. (Wilson Bangun, 2012)
D. Komunikasi Tertulis, Lisan, dan Non-Verbal
1. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis (written communication) merupakan
salah satu bentuk penyampaian pesan melalui berbagai bentuk
8
surat, memo, laporan berkala organisasi, pengumuman di
buletin, dan alat lain yang digunakan untuk mengirimkannya
melalui kata-kata atau simbol tertulis. Komunikasi tertulis
mempunyai beberapa manfaat, antara lain pengirim maupun
penerima memiliki bukti pesan, pesan dapat disimpan dalam
waktu yang tidak terbatas, dapat digunakan untuk pesan yang
relatif panjang, dan muncul dari prosesmya sendiri. Di samping
mempunyaikelebihan,
komunikasi
tertulis
mempunyai
beberapa kekurangan, antara lain membutuhkan waktu yang
relatif lama dan tidak membangun mekanisme umpan balik
dalam dirinya.
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan (oral communication) adalah bentuk
kounikasi dalam menyampaikan yang dilakukan secara lisan.
Dapat diketahui bahwa sebagian informasi dikomunikasikan
secara lisan hasil penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan
instruksi yang digunakan atasan kepada bawahan dilakukan
secara lisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan bentuk
pertemuan tatap muka antara dua orang atau lebih dalam suatu
organisasi, secara informal atau tidak formal, dan dapat juga
dilaksanakan secara terencana atau kebetulan.
Komunikasi lisan lebih efektif digunakan apabila pesan
yanag disampaikan adalah sederhana, tidak memerlukan
catatan permanen, dan jumlah audiens sedikit. Keuntungan lain
dengan menggunakan komunikasi lisan adalah pesan dapat
disampaikan dengan lebih cepat, dan umpan balik yang lebih
cepat. Disamping mempunyai keuntungan, komunikasi lisan
mempunyai beberapa kelemahan, antara lain tidak dapat
dijadikan sebagi bukti bila dibutuhkan dan tidak selamanya
menghemat waktu.
3. Komunikasi Verbal
Komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang dilakukan
dalam
menyampaikan
9
pesan
dapat
dilakukan
dengan
menggunakan isyarat-isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh
penerima pesan. Komunikasi non-verbal meliputi seluruh
pesan yang disampaikan secara tidak tertulis meliputi gerakan
tubuh kontak mata, ekspresi wajah, dan lain sebagainya yang
merupakan isyarat non-verbal memiliki lima fungsi, antara lain
melengkapi
dan
menggambarkan,
memperkuat
dan
menekankan, mengubah dan menggantikan, mengendalikan
dan mengatur, dan menyangkal.
Pesan yang disampaikan
secara
non-verbal
dapat
menjelaskan, memodifikasi, atau memberikan rincian dari
pesan verbal. Pesan non-verbal dapat menggantikan pesanpesan verbal dengan tujuan efisiensi. Pesan non-verbal dapat
mengendalikan dan mengatur dalam percakapan.(Wilson
Bangun, 2012)
E. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi (interpersonal communication)
adalah
komunikasi
yang
dilakukan
antar
individu
dalam
masyarakat tertentu dengan menggunakan bahasa yang mudah
dipahami untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi,
komunikasi antar pribadi sering digunakan antar sesama anggota
organisasi secara informal baik antar atasan dengan bawahan
maupun antar sesama anggota yang setingkat. (Wilson Bangun,
2012)
F. Komunikasi dalam Organisasi
1. Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah (downward communication) adalah
penyampaian informasi yang mengalir dari atasan kepada
bawahan sesuai dengan garis komando dalam suatu organisasi.
Komunikasi ini dilakukan bertujuan agar para pemimpin lebih
mudah
dalam
pengambilan
keputusan.
Informasi
yang
disampaikan oleh atasan dapat berupa pengarahan pelaksanaan
tugas, instruksi pekerjaann informasi kebijakan dan prosedur
pekerjaan, dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja.
10
Komunikasi kebawah dilakukan secara lisan dan tertulis.
Komunikasi lisan kebawah dapat dilakukan melalui pidato,
rapat, telepon, dan berita selentingan (grapevine). Sedangkan
komunikasi tertulis dapat dilakukan melalui surat, pamflet,
memorandum,
papan
sebaginya.
2. Komunikasi keatas
Komunikasi keatas
pengumuman,
(upward
buletin,
dan
communication)
lain
adalah
informasi yang berasal dari abawahan ke atasan. Komunikasi
keatas digunakan dalam pengajuan usul dan saran, keluhan,
pengaduan,
dan
penetapan
sasaran
dengan
penerapan
management by objective (MBO). Bentuk komunikasi ini
mempunyai kelemahan, karena ada anggota organisasi yang
menyampaikan informasi yang tidak benar kepada atasan
sehingga
menimbulkan
kesalahan
dalam
pengambilan
keputusan. Tetapi, penyampaian informasi yang benar akan
dapat memberikan masukan yang sangat berharga bagi para
atasan dalam pengambilan keputusan. Pimpinan organisasi
sangat membutuhkan informasi tentang prestasi bagian
penjualan, produksi, sumber daya manusia, dan sebagainya.
3. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah
komunikasi antar individu atau kelompok pada tingkat yang
sama dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi
komunikasi horizontal sering dilakukan untuk membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Komunikasi horizontal
bersifat koordinatif yaitu mengkoordinasi tugas-tugas antar
kelompok didalam suatu perusahaan. Dengan demikian antar
bagian dalam suatu organisasi saling memberikan informasi
dalam mencapai suatau tujuan.
4. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communication) adalah
komunikasi yang dilkukan antar individu atau kelompok yang
11
berbeda pada bagian yang berbeda dan pada tingkat yang
berbeda pula. Komunikasi diagonal biasa diterapkan pada
organisasi yang berskala besar dimana terdapat ketergantungan
antar departemen yang berbeda dalam suatu organisasi.
Komunikasi diagonal mempunyai beberapa keuntungan,
antara lain penyebaran informasi lebih cepat sehingga individu
atau kelompok pada departemen yang satu dapat membantu
menyelesaikan masalah pada bagian dan departemen yang lain.
disamping itu, komunikasi diagonal mempunyai kelemahan,
antara lain dapat mengganggu jalur komunikasi rutin yang telah
berjalan secara normal dan sulit dikendalikan secara efektif
pada organisasi skala besar. (Wilson Bangun, 2012)
IV.
KESIMPULAN
Komunikasi merupakan salah satu tugas penting manajer untuk
mencapai hasil kerja yang baik daalam organisasi. Ada empat fungsi
komunikasi yaitu : sebagai pengawasan, memotivasi, pengungkapan
emosi, dan informasi. Kegiatan komunikasi harus dilaksanakn dengan
prosedur yang tepat, secara umum proses komunikasi yaitu : pengirim
12
mempunyai ide, pengkodean ide, penyampaian pesan melalui media
komunikasi, penerimaan pesan, penafsiran kesimpulan dan umpan
balik.
Komunikasi daapat dilakukan dalam tiga bentuk yaitu : komunikasi
lisan, tertulis dan non-verbal. Komunikasi antar pribadi adalah
komunikasi yang dilakukan antar individu dalam masyarakat tertentu
dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami antar sesama
anggota maasyarakat untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi
dalam organisasi adalah komunikasi yang dilakukan oleh para anggota
organisasi, baik kebawah, keatas, horizontal dan diagonal yang
berkaitan dengan pekerjaan.
V.
DAFTAR PUSTAKA
Erita Y. Diahsari. 2016. Pengantar Psikologi Industri dan Organisasi.
Yogyakarta : UAD Press
John M.I, dkk. 2006. Perilaku dan Manajemen Organisasi, edisi ke-7,
jilid 2. Jakarta : Erlangga
Ruben Brent D dan Lea P Stewart. 2006. Communication and Human
Behavior. United States: Allyn and Bacon.
Sendjaja, S. Djuarsa. 1994. Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan
Universitas Terbuka.
Merchant, K. A. 1998. Modern Management Control System. Prentice
Hal : Upper Saddle River.
13
Wilson Bangun. 2012. Manajaemen Sumber Daya Manusia. Jakarta :
Erlangga.
14
Psikologi Industri dan Organisasi
(PIO)
Tentang
Komunikasi Organisasi
Oleh
Desrimayeni
: 1515040093
Dosen Pengampu:
Winbaktianur
JURUSAN PSIKOLOGI ISLAM
FAKULTAS USHULUDDIN dan STUDI AGAMA-AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL
PADANG
2018
1
I.
LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian
manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi,
memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen
perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam
perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen
perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor
atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja
dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi
perilaku
berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen, perilaku
berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk
membantu, mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil
keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan
aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem
pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang
saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang
dapat membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk
mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan organisasi yang
diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan
Kirby, 1994).
Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya
komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi
tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian
dan kenyamanan dalam bekerja.
II.
RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu komunikasi?
2. Apa fungsi komunikasi?
3. Bagaimana proses komunikasi?
4. Apa itu komunikasi tertulis, lisan dan non verbal?
2
5. Bagaimana komunikasi antar pribadi?
6. Bagaimana komunikasi dalam organisasi?
III.
ISI
A. Defenisi Komunikasi
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang
artinya “bersama”. Komunikator atau pengirim pesan, berusaha
mencari “kebersamaan” dengan si penerima pesan. Karena itu,
dapat didefenisikan komunikasi (communiation) sebagai transisi
informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol
bersama dari satu orang atau kelompok ke pihak lainnya. Simbolsimbol bersama yang digunakan dapat saja berwujud verbal atau
nonverbal (Jhon M. I, dkk, 2006 : 116).
Komunikasi merupakan faktor penting dalam sebuah
organisasi karena organisasi terdiri dari sekumpulan orang-orang
yang melakukan aktivitas bersama untuk mencapai tujuan bersama.
Setiap
anggota
organisasi
3
mempunyai
peran,
dan
untuk
menfungsikan peran-peran tadi dibutuhkan komunikasi sebagai
media mencapai tujuan bersama. Komunikasi adalah alur informasi
antara seseorang atau kelompok dengan orang lain atau kelompok
lain (Erita Y. Diahsari, 2016 : 79).
Komunikasi adalah "suatu proses dimana seseorang atau
beberapa
orang,
kelompok,
organisasi,
dan
masyarakat
menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart,
2006)
Bonnie
D.
Phillips
(1983)
menyatakan
bahwa,
communication is broadly as an act or instance of transmiting.
Himstreed dan Baty (1984) mengatakan, communication is a
processthat remains incomplete until the massage research its
destination as undiluted or uncanged as possible. Koonz, et.al.
(1990)
mendefenisikan
bahwa
komunikasi
adalah
sebagai
penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima informasi
dan dapat dipahami secara jelas oleh penerima informasi tersebut.
Stoner, et.al (1996) mendefenisikan bahwa komunikasi adalah
proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan
arti melalui transmisi pesan simbolik. (Wilson Bangun, 2012)
Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah sebagai
suatu proses penyampaian informasi dari pengirim (sender) ke
penerima pesan (receiver) dengan menggunakan berrbaagi media
yang efektif sehingga pesan tersebut dapat dengan jelas dan mudah
dipahami oleh penerima pesan tersebut.
B. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi dalam organisasi merupakan sarana
untuk memadukan tugas-tugas yang terorganisasi. Ada empat
fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain :
1. Fungsi pengawasan, setiap organisasi mempunyai
struktur
dan
garis
komando.
Berdasarkan
garis
komando tersebut, bila karyawan mengkomunikasikan
keluhannya
kepada
4
atasannya
berkaitan
dengan
pekerjaannya, sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan
kebijakan perusahaa, maka komunikasi tersebut sudah
menjalankan fungsi pengawasan.
2. Sebagai motivasi, dengan memberi penjelasan kepada
para karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan,
bagaimana prestasi kerja karyawan dan bagaimana cara
bekerja agar dapat meningkatkan prestasi kerja.
3. Pengungkapan emosi, individu dan kelompok dalam
organisasi merupakan sumber daya utama yang
berinteraksi secara sosial. Komunikasi yang terjadi
dalam organisasi terebut merupakan mekanisme yang
mendasar pada masing-masing individu atau kelompok
dalam organisasi tersebut yang menunjukkan rasa
kecewa dan kepuasannya.
4. Informasi, fungsi ini berkaitan denagn pengambilan
keputusan.
Melalui
kegiatan
komunikasi
dapat
memberikan informasi kepada individu atau kelompok
dalam pengambilan keputusan. (Wilson Bangun, 2012)
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara
lebih
pasti.
Orang-orang
dalam
tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat
suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi
konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi
5
tentang
jaminan
keamanan,
jaminan
sosial
dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal
yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a.
Berkaitan dengan orang-orang yang berada
dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan
semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi
perintah
atau
intruksi
supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan
b.
sebagaimana semestinya.
Berkaitan dengan pesan.
Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja.
Artinya,
bawahan
membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang
boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai
dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya
pekerjaan
daripada
yang
memberi
dilakukan
perintah.
secara
sukarela
Sebab
oleh
karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan
saluran
yang
memungkinkan
karyawan
dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu:
6
a.
Saluran
komunikasi
formal
seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(buletin, newsletter) dan laporan kemajuan
b.
organisasi.
Saluran komunikasi
informal
seperti
perbincangan antar pribadi selama masa
istirahat
kerja,
pertandingan
olahraga,
ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan
untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam
diri karyawan terhadap organisasi.
C. Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi sebagai berikut :
1. Pengirim mempunyai ide
Langkah ini dilakukan sebelum terbentuk pesan yang akan
disampaikan ke penerima pesan. Ide yang ingin disampaikan
dipengaruhi oleh faktor –faktor yang kompleks pada diri
pengirrim, seperti suasana hati, latar belakang budaya, keadaan
fisik, situasi dan lain sebagainya. Setiap orang mempunyai cara
yang berbeda dalam menympaikan pesan, tergantung pada
bagaiman seseorang tersebut memaknai ide.
2. Pengkodeaan ide (encode)
Mengubah ide menjadi simbol agar dapat dengan mudah
dipahami oleh penerima pesan dengan jelas. Dalam tahap
pengkodean ini, pengirim pesan perlu dengan cermat agar
pesan yang akan disampaikan tidak salah dipahami oleh
penerima sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman
pemaknaan pesan (bypassing). Oleh karena itu, komunikator
perlu secara cermat melakukan pengkodean terhadap ide.
3. Penyampaian pesan melalui media komunikasi
Pesan dapat disampaikan melalui media komunikasi seperti
media
komunikasi
elektronik
maupun
non
elektronik.
Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara tertulis
maupun lisan. Penyampaian komunikasi secara lisan sangat
7
baik digunakan bila pesan yang disampaikan relatif pendek.
Namun, pesan yang relatif panjang baik digunakan secara
tertulis.
4. Penerimaan ide
Penerima pesan menerima pesan dengan cara membaca
atau mendengar tergntung bentuk pesan yang disampaikanoleh
pengirim pesan. Penerima pesan membaca bila pesan yang
disampaikan dalam bentuk tulisan, dan mendengarkan bila
pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan. Pada umumnya,
pihak penerima pesan lebih suka mendengar dari pada
membaca, berarti pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan
adalah dalam bentuk lisan.
5. Menafsirkan pesan
Langkah selanjutnya adalah menafsirkan pesan, langkah ini
berkaitan dengan pemahaman penerima pesan atas pesan yng
disampaikan oleh pengirim pesan. Hal yang sangat penting
pada langkah ini berkaitan dengan caara dan jenis saluran yang
digunakan
dalam
kegiatan
komunikasi.
Keberhasilan
penyampaian pesan dalam kegiatan komunikasi apabila pesan
yang disampaikan itu dapat dipahami dengan jelas oleh
penerima pesan.
6. Umpan balik
Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan (respon)
penerima pesan atas pesan yang disampaikan oleh pengirim
pesan. Adanya umpan balik dalam proses komunikasi
bergantung pada hasil penafsiran pesan. Pesan yang dapat
dipahami oleh penerima pesan menimbulkan adanya respon,
sebaliknya pesan yang sulit dipahami tidak akan di respon oleh
pengirim pesan sehingga tidak menimbulkan umpan balik atas
pesan tersebut. (Wilson Bangun, 2012)
D. Komunikasi Tertulis, Lisan, dan Non-Verbal
1. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis (written communication) merupakan
salah satu bentuk penyampaian pesan melalui berbagai bentuk
8
surat, memo, laporan berkala organisasi, pengumuman di
buletin, dan alat lain yang digunakan untuk mengirimkannya
melalui kata-kata atau simbol tertulis. Komunikasi tertulis
mempunyai beberapa manfaat, antara lain pengirim maupun
penerima memiliki bukti pesan, pesan dapat disimpan dalam
waktu yang tidak terbatas, dapat digunakan untuk pesan yang
relatif panjang, dan muncul dari prosesmya sendiri. Di samping
mempunyaikelebihan,
komunikasi
tertulis
mempunyai
beberapa kekurangan, antara lain membutuhkan waktu yang
relatif lama dan tidak membangun mekanisme umpan balik
dalam dirinya.
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan (oral communication) adalah bentuk
kounikasi dalam menyampaikan yang dilakukan secara lisan.
Dapat diketahui bahwa sebagian informasi dikomunikasikan
secara lisan hasil penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan
instruksi yang digunakan atasan kepada bawahan dilakukan
secara lisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan bentuk
pertemuan tatap muka antara dua orang atau lebih dalam suatu
organisasi, secara informal atau tidak formal, dan dapat juga
dilaksanakan secara terencana atau kebetulan.
Komunikasi lisan lebih efektif digunakan apabila pesan
yanag disampaikan adalah sederhana, tidak memerlukan
catatan permanen, dan jumlah audiens sedikit. Keuntungan lain
dengan menggunakan komunikasi lisan adalah pesan dapat
disampaikan dengan lebih cepat, dan umpan balik yang lebih
cepat. Disamping mempunyai keuntungan, komunikasi lisan
mempunyai beberapa kelemahan, antara lain tidak dapat
dijadikan sebagi bukti bila dibutuhkan dan tidak selamanya
menghemat waktu.
3. Komunikasi Verbal
Komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang dilakukan
dalam
menyampaikan
9
pesan
dapat
dilakukan
dengan
menggunakan isyarat-isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh
penerima pesan. Komunikasi non-verbal meliputi seluruh
pesan yang disampaikan secara tidak tertulis meliputi gerakan
tubuh kontak mata, ekspresi wajah, dan lain sebagainya yang
merupakan isyarat non-verbal memiliki lima fungsi, antara lain
melengkapi
dan
menggambarkan,
memperkuat
dan
menekankan, mengubah dan menggantikan, mengendalikan
dan mengatur, dan menyangkal.
Pesan yang disampaikan
secara
non-verbal
dapat
menjelaskan, memodifikasi, atau memberikan rincian dari
pesan verbal. Pesan non-verbal dapat menggantikan pesanpesan verbal dengan tujuan efisiensi. Pesan non-verbal dapat
mengendalikan dan mengatur dalam percakapan.(Wilson
Bangun, 2012)
E. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi (interpersonal communication)
adalah
komunikasi
yang
dilakukan
antar
individu
dalam
masyarakat tertentu dengan menggunakan bahasa yang mudah
dipahami untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi,
komunikasi antar pribadi sering digunakan antar sesama anggota
organisasi secara informal baik antar atasan dengan bawahan
maupun antar sesama anggota yang setingkat. (Wilson Bangun,
2012)
F. Komunikasi dalam Organisasi
1. Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah (downward communication) adalah
penyampaian informasi yang mengalir dari atasan kepada
bawahan sesuai dengan garis komando dalam suatu organisasi.
Komunikasi ini dilakukan bertujuan agar para pemimpin lebih
mudah
dalam
pengambilan
keputusan.
Informasi
yang
disampaikan oleh atasan dapat berupa pengarahan pelaksanaan
tugas, instruksi pekerjaann informasi kebijakan dan prosedur
pekerjaan, dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja.
10
Komunikasi kebawah dilakukan secara lisan dan tertulis.
Komunikasi lisan kebawah dapat dilakukan melalui pidato,
rapat, telepon, dan berita selentingan (grapevine). Sedangkan
komunikasi tertulis dapat dilakukan melalui surat, pamflet,
memorandum,
papan
sebaginya.
2. Komunikasi keatas
Komunikasi keatas
pengumuman,
(upward
buletin,
dan
communication)
lain
adalah
informasi yang berasal dari abawahan ke atasan. Komunikasi
keatas digunakan dalam pengajuan usul dan saran, keluhan,
pengaduan,
dan
penetapan
sasaran
dengan
penerapan
management by objective (MBO). Bentuk komunikasi ini
mempunyai kelemahan, karena ada anggota organisasi yang
menyampaikan informasi yang tidak benar kepada atasan
sehingga
menimbulkan
kesalahan
dalam
pengambilan
keputusan. Tetapi, penyampaian informasi yang benar akan
dapat memberikan masukan yang sangat berharga bagi para
atasan dalam pengambilan keputusan. Pimpinan organisasi
sangat membutuhkan informasi tentang prestasi bagian
penjualan, produksi, sumber daya manusia, dan sebagainya.
3. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah
komunikasi antar individu atau kelompok pada tingkat yang
sama dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi
komunikasi horizontal sering dilakukan untuk membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Komunikasi horizontal
bersifat koordinatif yaitu mengkoordinasi tugas-tugas antar
kelompok didalam suatu perusahaan. Dengan demikian antar
bagian dalam suatu organisasi saling memberikan informasi
dalam mencapai suatau tujuan.
4. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communication) adalah
komunikasi yang dilkukan antar individu atau kelompok yang
11
berbeda pada bagian yang berbeda dan pada tingkat yang
berbeda pula. Komunikasi diagonal biasa diterapkan pada
organisasi yang berskala besar dimana terdapat ketergantungan
antar departemen yang berbeda dalam suatu organisasi.
Komunikasi diagonal mempunyai beberapa keuntungan,
antara lain penyebaran informasi lebih cepat sehingga individu
atau kelompok pada departemen yang satu dapat membantu
menyelesaikan masalah pada bagian dan departemen yang lain.
disamping itu, komunikasi diagonal mempunyai kelemahan,
antara lain dapat mengganggu jalur komunikasi rutin yang telah
berjalan secara normal dan sulit dikendalikan secara efektif
pada organisasi skala besar. (Wilson Bangun, 2012)
IV.
KESIMPULAN
Komunikasi merupakan salah satu tugas penting manajer untuk
mencapai hasil kerja yang baik daalam organisasi. Ada empat fungsi
komunikasi yaitu : sebagai pengawasan, memotivasi, pengungkapan
emosi, dan informasi. Kegiatan komunikasi harus dilaksanakn dengan
prosedur yang tepat, secara umum proses komunikasi yaitu : pengirim
12
mempunyai ide, pengkodean ide, penyampaian pesan melalui media
komunikasi, penerimaan pesan, penafsiran kesimpulan dan umpan
balik.
Komunikasi daapat dilakukan dalam tiga bentuk yaitu : komunikasi
lisan, tertulis dan non-verbal. Komunikasi antar pribadi adalah
komunikasi yang dilakukan antar individu dalam masyarakat tertentu
dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami antar sesama
anggota maasyarakat untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi
dalam organisasi adalah komunikasi yang dilakukan oleh para anggota
organisasi, baik kebawah, keatas, horizontal dan diagonal yang
berkaitan dengan pekerjaan.
V.
DAFTAR PUSTAKA
Erita Y. Diahsari. 2016. Pengantar Psikologi Industri dan Organisasi.
Yogyakarta : UAD Press
John M.I, dkk. 2006. Perilaku dan Manajemen Organisasi, edisi ke-7,
jilid 2. Jakarta : Erlangga
Ruben Brent D dan Lea P Stewart. 2006. Communication and Human
Behavior. United States: Allyn and Bacon.
Sendjaja, S. Djuarsa. 1994. Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan
Universitas Terbuka.
Merchant, K. A. 1998. Modern Management Control System. Prentice
Hal : Upper Saddle River.
13
Wilson Bangun. 2012. Manajaemen Sumber Daya Manusia. Jakarta :
Erlangga.
14