std 5 sop pengelolaan pemasok

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDAR OPERATING PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMASOK
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

JAKARTA
2013

Daftar Isi
Daftar Istilah................................................................................................................................................3
1.

Prosedur Usulan Pengadaan................................................................................................................4

2.

Prosedur Pengelolaan Pemasok...........................................................................................................5

3.

Prosedur Pemantauan Kinerja Pemasok..............................................................................................6

Hal 2

Daftar Istilah
1. Pengguna adalah individu atau kelompok dalam unit organisasi yang berperan dalam
penyelenggaraan layanan, misal: Administrator Sistem LPSE, Unit Verifikasi dan Pendaftaran, dll.
2. Organisasi adalah Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

Hal 3

1. Prosedur Usulan Pengadaan
No
1

Aktifitas
Pengguna membuat "Deskripsi Kebutuhan

Pengguna

Administrator Pemasok

mulai

pengguna" (User Requirements) yang
sesuai dengan kebutuhan.
2

Pengguna menyampaikan "Deskripsi
Kebutuhan Pengguna" ke Administrator

3

Pemasok.
Administrator Pemasok memastikan
apakah permintaan/kebutuhan tersebut
sudah dimiliki (sudah ada sebelumnya)

8

a. Jika "tersedia", lanjut ke langkah 8
b. Jika ”Tidak Tersedia“, lanjut ke langkah
4

4
Administrator Pemasok memastikan
anggaran untuk kebutuhan tersebut telah
disetujui dan menyusun KAK berdasarkan

5

"Deskripsi Kebutuhan Pengguna".
Administrator Pemasok mengirimkan
dokumen KAK kepada Pengguna untuk

6

diperiksa.
Pengguna memeriksa dan memperbaiki
dokumen KAK jika terdapat kesalahan

7

sebelum dijadikan usulan pengadaan.
Administrator Pemasok mengajukan

8

usulan pengadaan.
Administrator Pemasok menyarankan

selesai

8

untuk menggunakan barang/jasa yang
sudah ada atau merumuskan spesifikasi
teknis yang setara atau sesuai dengan

selesai

barang/jasa yang sudah ada.

Hal 4

2. Prosedur Pengelolaan Pemasok
N
o
1

Aktifitas
Administrator Pemasok mendapatkan nama

Administrator Pemasok
mulai

pemasok setelah proses pengadaan selesai.

2

Administrator Pemasok memeriksa daftar
suplier:
a. Jika nama pemasok “tidak” terdapat dalam
daftar pemasok, lanjut langkah 3
b. Jika nama pemasok sudah ada pada daftar,

3

lanjut langkah 4
Administrator Pemasok memasukkan data
pemasok baru ke dalam daftar pemasok

4

Administrator Pemasok melakukan update data
pemasok pada daftar supplier dengan disertai
berkas pendukug (KAK, Kontrak, NDA, dsb)

selesai

3. Prosedur Pemantauan Kinerja Pemasok
No
Aktifitas
1
Administrator Pemasok memeriksa
daftar pemasok beserta dokumen

Administrator Pemasok
mulai

pendukung (KAK, Kontrak,NDAdsb)
secara periodik
2

Administrator Pemasok melakukan
evaluasi pemasok, dengan mengisikan
Lembar Evaluasi Pemasok, dan
memberikan hasil evaluasi kepada

3

Pengelola Pemasok
Pengelola Pemasok memberikan
persetujuan terhadap hasil evaluasi
(lanjut ke langkah 4) atau meminta
evaluasi ulang pada Administrator

4

Pemasok (kembali ke langkah 2)
Administrator Pemasok
mendokumentasikan hasil evaluasi, serta
melakukan aktivitas usulan pengadaan
bila hasil dari evaluasi menyatakan perlu
pergantian atau perpanjangan kontrak
pemasok.

selesai

Pengelola Pemasok