Penyusunan Sistem dan Prosedur Akuntansi untuk Pengendalian Internal yang Efektif : Studi Kasus pada PT. Sahabat Jaya Tio Perkasa
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Sistem akuntansi membuat perusahaan beroperasi secara lebih tepat dan
mudah, serta memberikan informasi-informasi yang bermanfaat. Sistem akuntansi
diperlukan baik bagi perusahaan kecil sampai perusahaan besar. Setiap
pemrosesan informasi tetap harus dilakukan melalui sistem akuntansi. Untuk itu,
sistem akuntansi yang dirancang harus mampu memproses informasi secara
efisien.
Dalam suatu perusahaan, seringkali keberadaan dari suatu sistem akuntansi
dianggap kurang begitu penting. Banyak yang tidak menyadari bahwa informasi
yang disajikan dari olahan akuntansi, dapat memberikan manfaat bagi banyak
pihak, baik oleh pihak eksternal maupun pihak internal. Sistem akuntansi ini dapat
meningkatkan daya saing suatu perusahaan dimana hal ini sangat dibutuhkan
dalam perkembangan perusahaan. Output dari sistem akuntansi dapat membantu
pihak manajemen untuk menganalisis risiko, menentukan cost suatu produk,
memanfaatkan berbagai peluang serta menetralisir hambatan yang dapat
mencegah perkembangan perusahaan, yaitu dengan pengambilan keputusan
berdasarkan data-data yang relevan dan andal.
Pada umumnya, perhatian pimpinan ataupun manajemen dari suatu
perusahaan lebih berfokus pada pengejaran target penjualan sehingga sistem dan
prosedur akuntansi kurang mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Sebagai
1
Universitas Sumatera Utara
akibatnya, sistem di dalam perusahaan menjadi kacau dan informasi berjalan
dengan tidak semestinya. Efektivitas dan efisiensi serta kinerja di dalam
perusahaan pun tidak dapat diukur dan pengendalian internal pun terabaikan.
Sistem dan prosedur akuntansi diperlukan agar tata cara prosedur kerja di
dalam perusahaan menjadi jelas dan terkendali, laporan-laporan dihasilkan tepat
waktu dan andal sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih
tepat. Tiap-tiap departemen di dalam perusahaan mengetahui apa yang menjadi
hak dan kewajiban mereka sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran pekerjaan.
Untuk mendukung terlaksananya sistem dan prosedur akuntansi yang baik,
pertama, diperlukan struktur organisasi yang jelas agar efisiensi dan efektivitas
perusahaan dapat dicapai sesuai dengan wujud dan cita-cita didirikannya suatu
perusahaan. Sebagai dasar penilaian kinerja, diperlukan pengumpulan data dari
dasar. Untuk itu, perlu dipersiapkan formulir yang dirancang sesuai dengan
kepentingan untuk menyajikan data yang akurat.
Dengan adanya sistem dan prosedur akuntansi yang baik, tentunya akan
berdampak terhadap pengambilan keputusan yang lebih tepat dari pihak
manajemen sebab informasi diterima tepat waktu sehingga manajemen
mengetahui secara langsung apa-apa saja yang terjadi di dalam perusahaan.
Apabila sistem dan prosedur akuntansi dalam perusahaan telah berjalan dengan
baik, maka data lah yang akan berbicara.
PT Sahabat Jaya Tio Perkasa merupakan suatu perusahaan keluarga. Suatu
perusahaan keluarga dapat menjadi perusahaan yang terkuat sekaligus terlemah.
Kekuatan suatu perusahaan keluarga terletak pada adanya kerja sama yang baik
2
Universitas Sumatera Utara
antara sesama sedangkan kelemahannya terletak pada tidak adanya penjelasan
mengenai hak dan tanggung jawab masing-masing dikarenakan segan sehingga
seringkali terjadi garis komando yang buruk. Karyawan dalam perusahaan, untuk
suatu pekerjaan yang sama, seringkali menerima komando yang berbeda-beda.
Sistem dan prosedur dalam perusahaan ini juga tidak terdokumentasi dan
tersaji dengan baik, sistem pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi
yang disajikan tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Dalam hal
ini, untuk beberapa tahun terakhir, perusahaan tidak mampu menyajikan laporan
keuangan bagi pihak manajemen diakibatkan tidak adanya source document yang
memadai.
Atasan dari masing-masing departemen tidak mendapatkan laporan atas
hasil operasional harian sehingga seringkali atasan yang harus bertanya ke
bawahannya tentang pencapaian mereka, bukan bawahan yang melaporkan ke
atasan.
Dari pihak manajemen, seringkali terjadi kesulitan dalam penetapan harga
penjualan dimana harga pokok produksi untuk masing-masing produk tidak
diketahui secara pasti sehingga untuk penetapan harga ini, manajemen hanya
mampu mengikuti harga pasar dan tidak mampu bersaing. Padahal, perusahaan ini
termasuk salah satu yang terbesar di daerahnya untuk bidang yang sejenis.
Otorisasi untuk pemrosesan transaksi juga tidak diberikan secara jelas. Dari
departemen penjualan dapat langsung memberikan diskon kepada pelanggan
tanpa mendapatkan otorisasi dari atasannya. Dalam prakteknya juga pernah
ditemukan terjadinya fraud oleh karyawan dalam kegiatan operasionalnya. Hal ini
3
Universitas Sumatera Utara
terjadi sebagai akibat tidak adanya sistem dan prosedur yang baik sehingga
pengendalian internal pun buruk.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dalam penelitian ini, yang
menjadi masalahnya adalah :
a. Tidak terdapat struktur organisasi yang jelas sehingga pendelegasian hak
dan kewajiban menjadi tidak jelas.
b. Prosedur kerja tidak terdokumentasi dan tersaji dengan baik, sistem
pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi yang disajikan
tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
c. Informasi berjalan dengan lambat dan tidak akurat.
d. Terjadinya fraud akibat pengendalian internal yang tidak baik.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian
ini adalah :
a.
Penyusunan struktur organisasi yang sesuai untuk perusahaan
agar pendelegasian hak dan kewajiban jelas.
b.
Penyempurnaan sistem akuntansi dalam perusahaan.
c.
Pencegahan fraud melalui sistem dan prosedur akuntansi yang
memadai serta peningkatan keefektifan pengendalian internal.
4
Universitas Sumatera Utara
1.3.2. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai
pihak :
a.
Bagi perusahaan, penelitian ini dapat digunakan untuk
penyempurnaan sistem dan prosedur akuntansi yang sudah
ada.
b.
Bagi praktisi, penelitian ini dapat dijadikan suatu rujukan
tentang bagaimana suatu sistem dan prosedur akuntansi
disusun.
c.
Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah
wawasan dan mempraktekan hasil pembelajaran dalam
perusahaan nyata sekaligus meningkatkan kemampuan analisis
serta komunikasi.
d.
Bagi calon peneliti, penelitian ini dapat digunakan sebagai
bahan referensi dan informasi untuk penelitian selanjutnya dan
diharapkan dapat disempurnakan untuk kasus perusahaan yang
berbeda.
5
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Sistem akuntansi membuat perusahaan beroperasi secara lebih tepat dan
mudah, serta memberikan informasi-informasi yang bermanfaat. Sistem akuntansi
diperlukan baik bagi perusahaan kecil sampai perusahaan besar. Setiap
pemrosesan informasi tetap harus dilakukan melalui sistem akuntansi. Untuk itu,
sistem akuntansi yang dirancang harus mampu memproses informasi secara
efisien.
Dalam suatu perusahaan, seringkali keberadaan dari suatu sistem akuntansi
dianggap kurang begitu penting. Banyak yang tidak menyadari bahwa informasi
yang disajikan dari olahan akuntansi, dapat memberikan manfaat bagi banyak
pihak, baik oleh pihak eksternal maupun pihak internal. Sistem akuntansi ini dapat
meningkatkan daya saing suatu perusahaan dimana hal ini sangat dibutuhkan
dalam perkembangan perusahaan. Output dari sistem akuntansi dapat membantu
pihak manajemen untuk menganalisis risiko, menentukan cost suatu produk,
memanfaatkan berbagai peluang serta menetralisir hambatan yang dapat
mencegah perkembangan perusahaan, yaitu dengan pengambilan keputusan
berdasarkan data-data yang relevan dan andal.
Pada umumnya, perhatian pimpinan ataupun manajemen dari suatu
perusahaan lebih berfokus pada pengejaran target penjualan sehingga sistem dan
prosedur akuntansi kurang mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Sebagai
1
Universitas Sumatera Utara
akibatnya, sistem di dalam perusahaan menjadi kacau dan informasi berjalan
dengan tidak semestinya. Efektivitas dan efisiensi serta kinerja di dalam
perusahaan pun tidak dapat diukur dan pengendalian internal pun terabaikan.
Sistem dan prosedur akuntansi diperlukan agar tata cara prosedur kerja di
dalam perusahaan menjadi jelas dan terkendali, laporan-laporan dihasilkan tepat
waktu dan andal sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih
tepat. Tiap-tiap departemen di dalam perusahaan mengetahui apa yang menjadi
hak dan kewajiban mereka sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran pekerjaan.
Untuk mendukung terlaksananya sistem dan prosedur akuntansi yang baik,
pertama, diperlukan struktur organisasi yang jelas agar efisiensi dan efektivitas
perusahaan dapat dicapai sesuai dengan wujud dan cita-cita didirikannya suatu
perusahaan. Sebagai dasar penilaian kinerja, diperlukan pengumpulan data dari
dasar. Untuk itu, perlu dipersiapkan formulir yang dirancang sesuai dengan
kepentingan untuk menyajikan data yang akurat.
Dengan adanya sistem dan prosedur akuntansi yang baik, tentunya akan
berdampak terhadap pengambilan keputusan yang lebih tepat dari pihak
manajemen sebab informasi diterima tepat waktu sehingga manajemen
mengetahui secara langsung apa-apa saja yang terjadi di dalam perusahaan.
Apabila sistem dan prosedur akuntansi dalam perusahaan telah berjalan dengan
baik, maka data lah yang akan berbicara.
PT Sahabat Jaya Tio Perkasa merupakan suatu perusahaan keluarga. Suatu
perusahaan keluarga dapat menjadi perusahaan yang terkuat sekaligus terlemah.
Kekuatan suatu perusahaan keluarga terletak pada adanya kerja sama yang baik
2
Universitas Sumatera Utara
antara sesama sedangkan kelemahannya terletak pada tidak adanya penjelasan
mengenai hak dan tanggung jawab masing-masing dikarenakan segan sehingga
seringkali terjadi garis komando yang buruk. Karyawan dalam perusahaan, untuk
suatu pekerjaan yang sama, seringkali menerima komando yang berbeda-beda.
Sistem dan prosedur dalam perusahaan ini juga tidak terdokumentasi dan
tersaji dengan baik, sistem pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi
yang disajikan tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Dalam hal
ini, untuk beberapa tahun terakhir, perusahaan tidak mampu menyajikan laporan
keuangan bagi pihak manajemen diakibatkan tidak adanya source document yang
memadai.
Atasan dari masing-masing departemen tidak mendapatkan laporan atas
hasil operasional harian sehingga seringkali atasan yang harus bertanya ke
bawahannya tentang pencapaian mereka, bukan bawahan yang melaporkan ke
atasan.
Dari pihak manajemen, seringkali terjadi kesulitan dalam penetapan harga
penjualan dimana harga pokok produksi untuk masing-masing produk tidak
diketahui secara pasti sehingga untuk penetapan harga ini, manajemen hanya
mampu mengikuti harga pasar dan tidak mampu bersaing. Padahal, perusahaan ini
termasuk salah satu yang terbesar di daerahnya untuk bidang yang sejenis.
Otorisasi untuk pemrosesan transaksi juga tidak diberikan secara jelas. Dari
departemen penjualan dapat langsung memberikan diskon kepada pelanggan
tanpa mendapatkan otorisasi dari atasannya. Dalam prakteknya juga pernah
ditemukan terjadinya fraud oleh karyawan dalam kegiatan operasionalnya. Hal ini
3
Universitas Sumatera Utara
terjadi sebagai akibat tidak adanya sistem dan prosedur yang baik sehingga
pengendalian internal pun buruk.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dalam penelitian ini, yang
menjadi masalahnya adalah :
a. Tidak terdapat struktur organisasi yang jelas sehingga pendelegasian hak
dan kewajiban menjadi tidak jelas.
b. Prosedur kerja tidak terdokumentasi dan tersaji dengan baik, sistem
pelaporan tidak efektif dan efisien sehingga informasi yang disajikan
tidak dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
c. Informasi berjalan dengan lambat dan tidak akurat.
d. Terjadinya fraud akibat pengendalian internal yang tidak baik.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian
ini adalah :
a.
Penyusunan struktur organisasi yang sesuai untuk perusahaan
agar pendelegasian hak dan kewajiban jelas.
b.
Penyempurnaan sistem akuntansi dalam perusahaan.
c.
Pencegahan fraud melalui sistem dan prosedur akuntansi yang
memadai serta peningkatan keefektifan pengendalian internal.
4
Universitas Sumatera Utara
1.3.2. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai
pihak :
a.
Bagi perusahaan, penelitian ini dapat digunakan untuk
penyempurnaan sistem dan prosedur akuntansi yang sudah
ada.
b.
Bagi praktisi, penelitian ini dapat dijadikan suatu rujukan
tentang bagaimana suatu sistem dan prosedur akuntansi
disusun.
c.
Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah
wawasan dan mempraktekan hasil pembelajaran dalam
perusahaan nyata sekaligus meningkatkan kemampuan analisis
serta komunikasi.
d.
Bagi calon peneliti, penelitian ini dapat digunakan sebagai
bahan referensi dan informasi untuk penelitian selanjutnya dan
diharapkan dapat disempurnakan untuk kasus perusahaan yang
berbeda.
5
Universitas Sumatera Utara