Manajemen Kearsipan Materi Kuliah Kearsi

MATA KULIAH MANAJEMEN KEARSIPAN
SEMESTER IV JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

No
.
1

Pokok Bahasan
Pengurusan dan
pengendalian surat
menyurat

Sub Pokok Bahasan
1. Penanganan surat
masuk

2. Penanganan surat
keluar

Materi (Garis Besar)
















3. Penggunaan kartu
kendali dan buku
agenda








Praktek

Workshop




2.

1. Arsip/kearsipan

1. Pendahuluan










Penerimaan surat
Pembukuan surat
Pensortiran surat
Pendistribusian surat
Penyelesaian surat
Tata aliran surat masuk
Penyiapan konsep
Persetujuan konsep
Registrasi dan pemberian
nomor
Pengetikan konsep
Penandatanganan surat
Pengiriman surat keluar
Memasukkan surat ke dalam

amplop
Tata aliran surat penting
keluar
Tata aliran surat biasa keluar
Tata aliran surat rahasia
Pengurusan surat dengan
menggunakan buku agenda
Pengurusan surat dengan
menggunakan kartu kendali
Perbedaan buku agenda dan
kartu kendali
Membagi kelompok praktek
menjadi 5
Menyiapkan surat-surat untuk
dimasukkan ke buku agenda
dan kartu kendali
Pengertian arsip dan kearsipan
Peranan kearsipan
Tujuan kearsipan
Nilai guna arsip

Macam-macam arsip
Pengorganisasian/atas
kearsipan
Pengertian kearsipan dan

2. Penilaian dan
pemeliharaan arsip

3. Peraturan
mengindeks

Praktek

3.

Sistem
Penyimpanan Arsip

4.

Lanjutan Sistem
Penyimpanan










Workshop





1. Prosedur
penyimpanan

2. Sistem abjad
3. Sistem nomor




1. Sistem subjek
2. Sistem kronologi
3. Sistem geografis








Praktek

Workshop









syarat-syarat petugas arsip
Prinsip-prinsip penilaian
Angka kehormatan
Angka pemakaian
Pengamanan dan
pemeliharaan arsip
Peralatan
Mengindeks nama orang
Mengindeks perusahaan
Mengindeks instansi di badan
pemerintah

Pada kelompok yang sama
Memasukkan kartu indeks
Memasukkan data ke dalam
kartu indeks
Proses penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan sistem
abjad
Prosedur penyipanan sistem
nomor
Prosedur penyimpanan sistem
subjek
Prosedur penyimpanan sistem
kronologi
Prosedur penyimpanan sistem
geografis
Pada kelompok yang sama
mahasiswa melakukan:
Mempersiapkan proses
penyimpanan
Membuat guide yang

diperlukan untuk masingmasing sistem penyimpanan
Mengelompokkan
berdasarkan sistem
penyimpanan
Menyimpan ke filing
Menemukan kembali

FINAL TEST







KEARSIPAN KALI INI MERUPAKAN KEARSIPAN MANUAL
ANALOGINYA, PAKAIAN KITA SUSUN DI LEMARI BERDASARKAN KESAMAAN KEGUNAANNYA.
BARANG-BARANG KITA YANG SUDAH TIDAK DIGUNAKAN, AKAN KITA LETAKKAN DI GUDANG
KORAN DISUSUN BERDASARKAN TANGGAL, DAN AKAN DIJUAL JIKA SUDAH TERLALU
MEMENUHI TEMPAT

ADAPUN SYARAT SUATU BENDA DIKATAKAN SEBAGAI ARSIP YAITU:
o KUMPULAN WARKAT YANG BERNILAI GUNA
o DISIMPAN SECARA SISTEMATIS







 SECARA ABJAD
 TANGGAL
 KRONOLOGIS
 NOMOR
 WILAYAH
o MUDAH DAN CEPAT DITEMUKAN BILA DIPERLUKAN
BUKU-BUKU YANG MENGGUNAKAN SISTEM PEMBATAS BUKU, ADALAH GAMBARAN
KEGIATAN KEARSIPAN. ADA PEMBATAS YANG BERUKURAN 1/3 BUKU, 1/5, DST.
PRAKTEK AKAN DILAKUKAN SEPERTI SUSUNAN BUKU BERBATAS UNTUK MENYIMPAN SURAT
ARSIP YANG BAIK DITEMUKAN MAKSIMAL DALAM WAKTU 1 MENIT
TIADA PERUSAHAAN YANG TIDAK MENGGUNAKAN SURAT, BAIK BERUPA EMAIL, FAX, DLL
SURAT TERDIRI ATAS 2 MACAM:
o SURAT SEKRETARIS: MISAL: SURAT PESAN TEMPAT, PENGINAPAN, SURAT KUASA, DLL
SURAT YANG RINGAN
o SURAT STATUTER: SURAT BERDASARKAN PERATURAN, BERDASARKAN KEPUTUSAN,
DAN MEMILIKI RESIKO YANG BESAR JIKA TERJADI KESALAHAN.

3 Maret 14
PENANGANAN SURAT MASUK
1.
2.
3.
4.
5.

PENERIMAAN SURAT
PEMBUKAAN SURAT
PENCATATAN SURAT
PENYORTIRAN SURAT
PENDISTRIBUSIAN SURAT

ADA LEMBAGA YANG LANGSUNG DALAM HAL PENERIMAAN SURAT, ADA LEMBAGA YANG MEMILIKI
BAGIAN KHUSUS UNTUK MENERIMA SURAT, MISAL KPA DI POLSRI.
PERTAMA KALI SURAT DITERIMA, KITA LIHAT ALAMAT PERTAMA KALI, DEMI MEMASTIKAN SURAT ITU
BENAR2 UNTUK KITA ATAU SALAH KIRIM.
SURAT DIBAGI MENJADI 3 KELOMPOK: SURAT BISNIS, SURAT PRIBADI, DAN SURAT LAINNYA
(MISALNYA SURAT KABAR, MAJALAH, DLL
BEDANYA SURAT BISNIS DENGAN SURAT PRIBADI:




SURAT PRIBADI LANGSUNG KEPADA NAMA ORANG YANG DITUJU
SURAT BISNIS BIASANYA LANGSUNG KEPADA NAMA JABATAN
SURAT PRIBADI TERKADANG BERSIFAT RAHASIA, DICERMINKAN DENGAN PENGGUNAAN
AMPLOP BERGANDA

TERDIRI DARI 3 JENIS, HURUP PADA MESIN KETIK. YAKNI PIKA, ELITE, DAN MICRON. PIKA UNTUK 10
KARAKTER PER INCI, DAN 12 SERTA 15 KARAKTER UNTUK ELITE DAN MICRON.
SURAT DIBUKA DENGAN CARA DIGUNTING PADA SISI LEBAR SURAT ATAU PADA BAGIAN PANJANG
JIKA PERLU. PASTIKAN SURAT TIDAK IKUT TERGUNTING DENGAN CARA MENGGESER SURAT DI
DALAM AMPLOP. ADA ALAT KHUSUS YANG BIASA DIGUNAKAN UNTUK MEMBUKA SURAT.

(HURUP TEBAL MERUPAKAN FUNGSI AMPLOP)
SUATU AMPLOP YANG ISINYA TELAH DIAMBIL, TIDAK BOLEH DIBUANG. KITA GUNAKAN STAPLES
UNTUK MENEMPELKAN AMPLOP DI BELAKANG SURAT YANG TELAH DIBUKA. GUNA AMPLOP
TERSEBUT IALAH UNTUK INFORMASI TANGGAL PENGIRIMAN ATAU ALAMAT PENGIRIM SURAT
YANG TERKADANG TIDAK TERSEDIA DI DALAM SURAT.
SURAT YANG TIDAK BERIDENTITAS, DISEBUT SURAT KALENG. KITA BOLEH MENYERAHKANNYA
KEMBALI KEPADA PIHAK POS, DSB. JIKA DATANG SECARA BERKETERUSAN, KITA BISA SAJA
MEMBACANYA. MUNGKIN BERISI KRITIK TERHADAP PERUSAHAAN KITA.
ADA LAGI, SURAT YANG ALAMATNYA HANYA TERCANTUM DI AMPLOP SURAT.
BILA ADA PERBEDAAN YANG JAUH ANTARA TANGGAL SURAT DENGAN TANGGAL PADA AMPLOP.
KESALAHAN MUNGKIN TERJADI KARENA KELALAIAN DALAM MENGETIK ATAU MENGIRIMKAN SURAT.
DAMPAK BURUK BISA TERJADI PADA SURAT YANG DEMIKIAN JIKA ISINYA BERUPA PERJANJIAN.
PERUSAHAAN BISA SAJA TERPAKSA MENGGANTI RUGI ATAS KELALAIAN TERSEBUT;
KESALAHAN LAIN: TIDAK ADA LAMPIRAN PADA SURAT, PADAHAL DALAM TULISAN MENGATAKAN
BAHWA SURAT MEMILIKI LAMPIRAN.
SETIAP SURAT YANG DITERIMA HARUS DICATAT DI BUKU AGENDA SURAT MASUK. BISA JUGA
DIGUNAKAN KARTU KENDALI UNTUK MENERIMA SURAT.
PENGGUNAAN BUKU AGENDA ADALAH CARA LAMA DALAM HAL PENERIMAAN SURAT. CARA YANG
LEBIH MODERN ADALAH KARTU KENDALI.
DARI MANA, TANGGAL, NOMOR SURAT, TANGGAL SURAT, DAN NOMOR BERKAS, MERUPAKAN
KETERANGAN YANG BIASA DICATAT DI BUKU AGENDA.
ADA PULA PERUSAHAAN YANG MENCATAT NOMOR, TANGGAL TERIMA, DARI, PERIHAL, TANGGAL,
NOMOR SURAT, NOMOR PETUNJUK. ADA YANG DICATAT SECARA LENGKAP, TERMASUK NAMA
PENGIRIMNYA SERTA INSTANSI PENGIRIMNYA.
NOMOR PETUNJUK ADALAH KODE ARSIP DIMANA SEBUAH SURAT DISIMPAN. BUKU AGENDA
DIKATAKAN SEBAGAI PROSEDUR PERMULAAN ARSIP.
PENYIMPANAN BISA JUGA MENGGUNAKAN URUTAN NAMA PENGIRIM
KARTU INDEKS YANG DIGABUNG DENGAN BUKU AGENDA MERUPAKAN FUNGSI DARI KARTU
KENDALI.
(KARTU INDEKS+BUKU AGENDA = KARTU KENDALI)
SURAT PRIBADI, LANGSUNG DIBERIKAN PADA YANG BERSANGKUTAN. TIDAK PERLU PROSES
PENCATATAN SEPERTI YANG DI ATAS.
PENYORTIRAN SURAT

SURAT DIBAGI ATAS TUJUANNYA, MISALNYA KEPADA PIMPINAN, BAGIAN LAIN, DAN UNTUK DIRI
SENDIRI.
JIKA KITA MENERIMA SURAT SEBELUM PIMPINAN DATANG, KITA BISA MELETAKKANNYA DI ATAS MEJA
PIMPINAN SECARA RAPI.
ADA JUGA BUKTI BAHWA SURAT TELAH DIBERIKAN DI BAGIAN LAIN, DINAMAKAN BUKTI EKSPEDISI
INTERN.
ADA JUGA BUKTI JIKA PIMPINAN MENGHENDAKI ORANG LAIN YANG MENANGANI SUATU SURAT.

PENULISAN DAN PENGENDALIAN SURAT MENYURAT
Penanganan Surat Masuk
Kegiatan dalam Penanganan Surat Masuk
1.
2.
3.
4.
5.

Penerimaan surat
Pembukaan surat
Pencatatan waktu penerimaan surat
Penyortiran surat
Pendistribusian surat

Alat bantu yang diperlukan untuk penanganan surat masuk:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Pembuka sampul surat
Staplelr
Klip
Pensil
Stempel tanggal
Pita perekat (selotip)
Buku agenda atau kartu kendali

1. Penerimaan surat
a. Teliti nama dan alamat surat yang tercantum pada setiap surat
b. Kelompokkan surat menjadi 3 kelompok:
i. Surat bisnis adalah surat-surat yang ada hubungannya dengan kegiatan
perusahaan seperti dari pelanggan, instansi dan lain-lain
ii. Surat pribadi adalah surat yang dialamatkan langsung pada pribadi tertentu
dan biasanya sampul surat diberi tanda pribadi atau rahasia (confidential)
iii. Surat lain yaitu surat kabar, majalah, brosur, iklan, dll
2. Pembukaan surat
a. Bukalah surat tersebut satu persatu dengan pisau kertas atau alat pembuka sampul
surat. Usahakan surat tidak tersobek, bila tersobek rekatkan kembali dengan selotip.
Sampul surat jagnan langsung dibuang, tetapi disatukan terlebih dahulu pada
suratnya di bagian belakang klip.

b. Guna sampul surat:
i. Bila suratnya tidak beralamat pengirim gunakan alamat yang tercantum
pada sampul
ii. Bila suratnya tidak bertanggal, tanggal stempel ps yang tertera di atas
sampul dipakai sebagai tanggal surat, dan bila surat tidak dikirim melalui pos
maka tanggal penerimaan dipakai sebagai tanggal surat
iii. Bila terdapat perbedaan tanggal antara tanggal surat dengan tanggal
penerimaan, bandingkan tanggal stempel pos dengan tanggal surat, bila jauh
maka terlambat mengeposkan surat dan bila dekat maka pihak pos yang
terlambat mengirimkannya.
iv. Bila ada lampiran yang hilang, sampul surat dapat diperiksa kembali.
3. Pencatatan waktu penerimaan surat
Setiap surat yangmasuk perlu dibubuhi waktu penerimaaannya dengan tulisan
tangan/stempel atau mesin pencatat waktu (time stamp machine). Tujuannya adalah sebagai
berikut:
1. Terutama untuk surat2 berharga dimana batas waktu penerimaan
merupakan suatu syarat berlakunya suatu perjanjian, penawaran dsb
2. Sebagai tanda bukti tertulis bila ada klien yang mengadu telah mengirim
surat satu bulan yang lallu padahal surat baru diterima
3. Surat dikirim mungkin tidak ada tanggalnya
4. Untukmembalas surat selengkapnya jika tanggal penerimaan diperlukan
5. Surat biasanya berisi permintaan yang harus dipenuhi pada tanggal
penerimaan yang telah ditentukan oleh si penulis.
Disamping itu, pencatatan penerimaan surat masuk secara lengkap dapat digunakan:
a. Cara lama:
Buku agenda surat masuk
Contoh format buku agenda (terlampir)
b. Cara baru:
Kartu kendali (contoh terlampir)
4. Pensortiran surat:
Setelah dicatat dalam buku agenda, bacalah surat2 satu persatu dengan teliti, kemudian:
 Garis bawahilah kalimat atau kata-kata yang penting
 Berilah catatan pada margin surat sekiranya dapat membantu pimpinan dalam
membahas surat itu
 Sediakan data yang berhubungan dengan surat misalnya surat terdahulu bila
diperlukan dan lampirkan.
 Periksa apakah ada lampiran yang hilang. Bila ada, surat tersebut termasuk surat
yang perlu perhatian. Kemudain beritahu pengirim surat bahwa lampirannya tidak
ada
 Adakah surat yang perlu diteruskan p ada bagian lain di kantor
 Bila surat disertai cek, rekening atau pengiriman uang, harus mencocokkan jumlah
uang diantara keduanya.
Surat dikelompokkan menjadi tiga:

 Surat-surat yang harus disampaikan kepada pimpinan
 Surat-surat yang harus disampaikan kepada bagian lain di kantor
 Surat-surat yang perlu mendapat perhatian sendiri
5. Pendistribusian surat
a. Penyampaian surat pada pimpinan
Dilakukan sebelum pimpinan datang. Surat disusun dengan urutan sebagai berikut:
 Surat surat yang harus segera dipelajari seperti surat pengiriman uang
 Surat-surat yang membutuhkan balasan
 Surat-surat yang harus dibalas oleh sekretaris
 Surat-surat yang perlu dibaca untuk memperoleh informasi seperti
penerbitan, pengumuman
Bila pimpinan tidak ditempat:
Bila ada surat yang penting hubungi pimpinan secepat mungkin
Bila pimpinan melakukan perjalanan, telepon pimpinan
Simpan surat sekiranya dapat diselesaikan bila pimpinan kembali
Bila surat dapat diselesaikan pimpinan lain, buat salinan surat dan beri
catatan kepada siapa surat diserahkan. Dan kirimkan pada pimpinn salinan
surat tersebut.
 Balas surat yang termasuk wewenang kita
 Kumpulkan semua surat ke dalam map
B. Penyampaian surat pada bagian lain
a. Dengan buku ekspedisi intern (sebagai bukti bahwa surat itu telah kita sampaikan)
Digunakan untuk memudahkan pengawasan
b. Dengan slip pengedaran (routing slip) atau stempel distribusi (distribution stamp)
Digunakan untuk surat yang perlu diedarkan (biasanya surat seperti ini tidak boleh
difotokopi. (Suratnya hanya ada satu, dan dibacakan pada bagian2 yang dituju,
setelah itu pembaca akan disuruh menandatangani slip pengedaran)





Contoh format buku ekspedisi intern:
No.
Urut

Kepada

Tanggal dan Nomor
Surat

Lampiran

Paraf
Penerima

Slip Pengedaran
Dari:..........................

Tanggal:...................

Kepada:
1.
2.
3.
4.
5.

Paraf:
Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Pemasaran
Kepala Bagian Keuangan
Kepala Bagian Personalia
Kepala Bagian Administrasi

Harap dikembalikan

.................
................
...................
...............
.....................
File:................

Kepada:

DISTRIBUTION STAMP
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
No.

:

Lampiran

:

Perihal

:

Isi surat
Hormat kami,
Distribution Stamp yang
langsung menempel
.............
..............
pada surat, tapi ada juga
jenis lain yang
..................
................
distribution stamp nya
diletakkan pada lembar
................
..............
lain
Bedanya routing slip dengan distribution stamp yakni hanyalah pada bentuknya. Routing slip
menempatkan tanda tangan pada lembar lain, sedangkan distribution stamp menempatkannya pada
bagian bawah surat dengan stempel.
Kepada:

Paraf:

c. Dengan Action Slip (Disposisi)
Untuk menghemat waktu pimpinan dalam penyampaian informasi akan perintah,
untuk melakukan sesuatu kepada bawahannya.
Contoh Action Slip:
Action Slip
Kepada:....................
Dari







Tanggal:......................

: .......................
Untuk diketahui.....................................
Utnuk ditandatangani......................
Untuk diselesaikan......................
Untuk dicatat......................
Untuk disimpan ......................
Untuk dikirim......................

d. Dengan tembusan




Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam lingkungan kantor di sudut
sebelah kiri bagian bawah surat
Contoh:
Tembusan:
Kabag Administrasi
Kabag keuangan

C. Surat-surat untuk perhatian sendiri
Bila pimpinan tidak ada dalam jangka waktu lama, usahakan membalas surat yang menjadi
weenanga sendiri setidaknya memberitahu kepada si pengirim bahwa pimpinan sedang
bepergian. Persoalannya akan segera ditangani pimpinan kembali.