Audit produksi dan operasi (1)

AUDIT MANAJEMEN
AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

DISUSUSUN OLEH:
KELOMPOK 2

1.

DEBBY ANGGRAINI

222013376

2.

FERA MARTINOVA

222013338

3.

WULANDARI APRILISA

222013435

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
2016

BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG
KFC Plaju merupakan salah satu gerai cabang dari KFC. KFC Plaju beralamat di jalan
A.Yani Kel. 9-10 Ulu Kec. Seberang Ulu I, Palembang, Sumatera Selatan, 30121,
Indonesia
KFC Plaju terdiri dari 33 karyawan yang bekerja, yaitu:
1.

3 orang di Coffee

2.

3 orang untuk delivery

3.

5 orang staff (manajer, asisten manajer, SL supervisor, S.Cashier, Pabric Rekation).

4.

22 orang tim crew

BAB II
KESIMPULAN AUDIT
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selam audit yang kami lakukan, kami
dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1.

Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2015 rata-rata yang terjadi kekurangan
bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

2.

Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang
sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah
ditetapkan.

3.

Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak di sesuaikan
dengan terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan.

4.

Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,
pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.

Kriteria:
1.

Jadwal penerimaan bahan baku : bahan baku sudah tersedia dan siap di alokasi ke
bagian produksi sebelum proses produksi dimulai.

2.

Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat
menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi.

3.

Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:
a. Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku sudah tersedia dan siap dialokasi ke
bagian produksi sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.

4.

Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas
produksi.

Penyebab:

1.

Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan yang kedatangannya sering tidak
tepat sehingga sering terlambat.

2.

Tidak adanya pedoman tertulis apabula terjadi perubahan dikarenakan adanya
tambahan kebutuhan pelanggan.

3.

Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahn bakunya tersedia.

4.

Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia.

Akibat:
1.

Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan
untuk memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang
ditetapkan.

2.

Terjadinya waktu tunggu untuk aktivitas produksi rata-rata 30 menit setiap hari.

3.

Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala
bagian yang berbeda.

4.

Terlambatnya proses produksi.

Pejabat yang Bertanggungjawab:
Feryanto

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT
No
1. Dari

Kondisi

penerimaan

Kriteria
Penyebab
catatan Jadwal penerimaan Perencanaan

Akibat
Proses
produksi

bahan bahan baku: bahan kebutuhan bahan hanya

mampu

baku tahun 2015 rata- baku sudah tersedia baku perusahaan mencapai kuantitas
rata

yang

kekurangan

terjadi dan siap di alokasi yang

90% dari produk

bahan ke bagian produksi kedatangannya

yang

baku sebanyak 15% sebelum
dari

proses sering tidak tepat untuk

kebutuhan produksi dimulai.

produksi.

sehingga

dibutuhkan
memenuhi

sering pesanan pelanggan

terlambat.

yang sesuai dengan
jadwal pengiriman

2.

Jadwal produksi tidak Jadwal
disesuaikan

produksi Tidak

dengan disusun berdasarkan pedoman tertulis tunggu

terjadinya pemesanan rencana
dari pelanggan yang yang
sifatnya

yang ditetapkan.
adanya Terjadinya waktu

penjualan, apabula

secara

terjadi aktivitas

ketat perubahan

mendadak, menghubungkan

dikarenakan

sehingga

belum rencana pengiriman adanya tambahan

termasuk

dalam barang

dengan kebutuhan

untuk
produksi

rata-rata 30 menit
setiap hari.

jadwal produksi yang jadwal produksi.
3.

telah ditetapkan.
Jadwal
penerimaan Jadwal
bahan

baku

perbaikan
produksi
disesuaikan

dan harus

pelanggan.

produksi Karena
terintegrasi produksi

fasilitas dengan:

harus bagian

berjalan

tidak  Jadwal
dengan

proses Operator mesin dan

penerimaan

terus, pemeliharaan

supervisor

fasilitas

produksi

memerintahkan

dikendalikan

oleh

terjadinay perubahan

bahan

baku: untuk

kepala bagian yang

pemesanan

bahan

baku memproduksi

berbeda.

dari

pelanggan.

sudah

tersedia terlebih

dahulu

siap produk

yang

dan

ke bahn

dialokasi

bakunya

bagian produksi tersedia.
sebelum proses
produksi
dimulai.
 Pemeliharaan
fasilitas
produksi: mesin
selalu

dalam

keadaan

siap

untuk
4.

Tidak

dioperasikan.
Jadwal
produksi Karena

adanyamekanisme

harus

penyesuaian

mampu produksi

(cross mengoptimalkan

berjalan

proses Terlambatnya
harus proses produksi.
terus,

check) program antara tingkat penggunaan supervisor
bagian
pembelian
baku,

produksi, kapasitas produksi.
bahan
dan

memerintahkan
untuk
memproduksi

pemeliharaan fasilitas

terlebih

dahulu

produksi.

produk

yang

bahan

bakunya

tersedia.

BAB III
REKOMENDASI
Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan tersebut meliputi:
1.

Keterlambatan pemenuhan kebutuhan pelanggan terjadi karena keterlambatan proses
produksi.

2.

Kebijakan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang tidak sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi
atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan
tersebut.
Rekomendasi:
1.

Perusahaan seharusnya memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari
pelanggan.

2.

Perusahaan seharusnya mengadakan mekanisme penyesuaian (cross check) program
antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi

untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
3.

Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintergrasi dengan :
a. Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku harus sudah tersedia dan siap
diproduksi sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.
c. Pemenuhan keebutuhan pelanggan: barang jadi disediakan peling lambat 15 menit
sejak sebelum proses produksi dimulai.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan
terjadi akibat yang lebih buruk pada keterampilan karyawan di masa yang akan datang.

BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang yang kami lakukan hanya
meliputi masalah Rencana Induk Produksi dan Operasi KFC Plaju untuk periode 2016.
Audit kami mencakup:
1.

Jadwal induk produksi

2.

Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi.

3.

Tingkat persediaan

4.

Perencanaan keseimbangan lintas produksi.

Nomor
ICQ Lk

Internal Control Questionnaire dan
Langkah-langkah Kerja

Jawaban
Ya Tidak

Pelaksana LangkahKerja
Pelaksana
Waktu

Tujuan Review dan Pengujian
Pengendalian Manajemen:
Untuk

menilai

dan

menguji

efektivitas pengendalian manajemen
dan

lebih

mengenali

adanya

kelemahan-kelemahan pada sistem
pengendalian manajemen.
1.

Jadwal Induk Produksi
a.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal induk produksi telah
mencerminkan

kestabilan

perusahaan

dalam

usaha

memenuhi

kebutuhan pelanggan?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa jadwal dan volume produksi
hubungkan

dengan

ketersediaan

sumber

volume
daya

dan

perubahan permintaan pelanggan.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

menghubungkan
sumber
memenuhi

daya

perusahaan
ketersediaan

dengan

kebutuhan

dalam jadwal produksi.

usaha

pelanggan

Debby
Anggraini

1 hari

b.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

Jadwal

disusun

Induk

Produksi

Fera

rencana

Martinova

berdasarkan

1 hari

penjualan dan pembentukan stok
pengaman dalam menjaga kestabilan
barang di pasaran?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa kesesuaian antara jadwal
produksi induk dengan kebutuhan
volume penjualan dan pembentukan
stok.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

apa

dasar

penyusunan

jadwal produksi induk berkaitan
dengan persediaan.
c.

Internal Control Questionnaire:
Apakah
mampu

jadwal

induk

produksi

meminimumkan

biaya

persediaan, biaya setup mesin, upah
lembur,

waktu

sumber

daya

menganggur?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

setiap

produksi

dan

tahapan

proses

konsumsi

sumber

Wulandari
Aprilisa

1 hari

dayanya dan ketepatan waktu dalam
menyelesaikan produksi.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri apa yang menjadi penyebab
terjadinya kondisi tersebut.
d.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal induk produksi telah

Debby

menintegrasikan jadwal penerimaan

Anggraini

1 hari

bahan baku, pemeliharaan fasilitas
dan pengiriman barang ke dalam
jadwal produksi regular?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

kesesuaian

metode

pemesanan dan penerimaan bahan
baku

dengan

kebutuhan

proses

produksi.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

perusahaan

menyusun jadwal kebutuhan bahan
baku

sesuai

dengan

kebutuhan

jadwal produksi.
e.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal induk produksi telah

Fera

1 hari

selaras dengan jadwal pada fungsi-

Martinova

fungsi bisnis yang lain?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa kesesuaian antara jadwal
produksi

induk

fungsi-fungsi

dengan

yang

jadwal

lain

dan

kemitraan yang terjalin pada setiap
fungsi dalam menyusun jadwal yang
saling mendukung satu sama lain.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

mengoordinasiakn

perusahaan

setiap

fungsi

dalam mencapai tujuan perusahaan
f.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal produksi induk telah
disusun

berdasarkan

penggunaan

kapasitas produksi optimal?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa hubungan jadwal produksi
dengan penggunaan kapasitas yang
tersedia

dan

nilai

apakah

kapasitas yang menganggur.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:

ada

Wulandari
Aprilisa

1 hari

Telusuri

bagaimana

perusahaan

menentukan alokasi sumber daya
yang tersedia ke dalam rencana
produksi.
g.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

jadwal

didukung

produksi

dengan

induk
metode

Fera

1 hari

Martinova

permintaan material yang akurat?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

kesesuaian

metode

material

dengan

permintaan

kebutuhan jadwal produksi induk.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

permintaan

material apa yang digunakan dan
periksa kelemahan metode tersebut,
sehingga tidak mampu mendukung
kebutuhan jadwal produksi induk.
2.

Penilaian

atas

Penggunaan

Kapasitas Produksi
h.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

seluruh

kapasitas

yang

dimiliki terserap dalam rencana
produksi yang telah ditetapkan?

Debby
Anggraini

1 hari

Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

tingkat

penggunaan

kapasitas yang dimiliki perusahaan
dan

dukungannya

dalam

merealisasikan rencana produksi.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Lakukan

audit

atas

kapasitas

menganggur yang terjadi.
i.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

perusahaan

memiliki

tertulis

tentang

kebijakan

pemanfaatan kapasitas menganggur
jika jadwal induk produksi tidak
disusun pada bisnis full capacity?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

strategi

penggunaan

kapasitas dalam menekan terjadinya
inefisiensi

karena

kapasitas

menganggur.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Nilai tingakat ketidakefisienan yang
terjadi akibat kapasitas menganggur.

Wulandari
Aprilisa

1 hari

j.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

perusahaan

memiliki

tertulis

tentang

kebijakan

pengelolaan kebutuhan produksi di

Debby

1 hari

Anggraini

atas kemampuan kapasitas yang
tersedia untuk mengerjakannya?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

kebijakan

kemampuannya

tersebut

dalam

dan

menjaga

konsistensi pelayanan prima dalam
memuaskan pelanggan.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri kebijakan praktis yang
digunakan

dalam

memenuhi

pesanan pelanggan di atas kapasitas
produksi yang dimiliki.
3.

k.

Tingkat Persediaan
Internal Control Questionnaire
Apakah

perusahaan

prosedur

pendalian

memiliki
persediaan

secara tertulis:

Aprilisa

Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

kelengkapan

Wulandari

prosedur

1 hari

tersebut,

nilai

memberikan

kemampuannya
panduan

dalam

mengendalikan persediaan.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

praktik

pengendalian persediaan berjalan
dan pedoman apa yang digunakan
dalam pengendalian tersebut.
l.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

prosedur

tersebut

telah

disosialisasikan dengan memadai

Fera

dan dipahami oleh petugas yang

Martinova

1 hari

melaksanakan?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

keakuratan

penerapan

prosedur tersebut dalam praktik
pengendalian persediaan.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

penyimpangan

prosedur

yang terjadi baik sengaja maupun
tidak sengaja.
m.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal induk produksi telah
meminimalkan persediaan?

Wulandari
Aprilisa

1 hari

Bila Ya:
Langkah Kerja:
Peeriksa
produksi

kesesuaian
dan

volume

kebutuhan

aktual

pelanggan/pasar.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Nilai tingkat kelebihan persediaan
yang terjadi dan pemborosan akibat
kelebihan tersebut.
n.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

penentuan

persediaan

tingkat

minimum

mempertimbangkan

telah

kemungkinan

terjadinya: keterlambatan pasokan
bahan baku, pemeliharaan fasilitas
produksi,

perubahan

permintaan

pasar?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa integrasi jadwal produksi
dengan

jadwal

penerimaan

persediaan dan kemampuan jadwal
ini dalam menghasilkan produk
sesuai dengan usaha memenuhi
kebutuhan pasar dan antisipasi atas
perubahan permintaan yang terjadi.

Debby
Anggraini

1 hari

Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

perusahaan

mengantisipasi

terjadinya

permasalahan tersebut.
Keseimbangan Lintas Produksi
4.

o.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

perusahaan

pedoman

pemeliharaan

memiliki
fasilitas

produksi secara tertulis?

Fera

1 hari

Martinova

Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

ketepatan

penerapan

pedoman tersebut dalam memandu
pemeliharaan fasilitas yang dimiliki
perusahaan secara tepat waktu.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri pedoman yang digunakan
dalam pemeliharaan fasilitas dan
kemampuannya dalam mendukung
proses produksi yang tepat waktu.
p.

Internal Control Questionnaire:
Apakah jadwal pemeliharaan telah
terintegrasi

dengan

rencana

Debby

1 hari

produksi?

Anggraini

Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

bagaimana

pemeliharaan

kemampuan

fasilitas

dalam

menyiapkan fasilitas yang siap pakai
pada waktu dibutuhkan.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

bagaimana

perusahaan

mengintegrasikan

jadwal

pemeliharaan fasilitas dan jadwal
produksi.
q.

Internal Control Questionnaire:
Apakah

pengoperasian

produksi

didukung

oleh

fasilitas
tenaga

operator yang memadai?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa kualifikasi yang dimiliki
oleh operator, hubungkan dengan
kualifikasi yang dibutuhkan dan
keinerjanya dalam mengoperasikan
fasilitas tersebut.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri kualifikasi operator dan

Fera
Martinova

1 hari

hubungkan dengan kemampuannya
dalam

mengoperasikan

failitas

tersebut.
Internal Control Questionnaire:
r.

Apakah
panduan

perusahaan

memiliki

pengoperasiaan

fasilitas

Wulandari

produksi tertulis untuk mencegah
terjadinya

kemacetan

1 hari

Aprilisa

proses

produksi?
Bila Ya:
Langkah Kerja:
Periksa

kemampuan

memahami

dan

operator
menerapkan

panduan tersebut berkaitan dengan
kebutuhan

untuk

menghasilkan

produk tepat waktu dalam kuantitas
dan kualitas yang tepat.
Bila Tidak:
Langkah Kerja:
Telusuri

panduan

apa

yang

digunakan dalam mengoperasikan
fasilitas produksi untuk menghindari
terjadinya

kemacetan

proses

produksi.
Diaudit Oleh:
1) Debby Anggraini

Jumlah jawaban
Ya

Tidak

Catatan:

Direview oleh:

2) Fera martinoova
3) Wulandari Aprilisa

Feryanto
Manajer KFC Plaju

Tanggal: 21 April 2016

Tanggal: 21 April
2016