Pengguna dan pengembangan sistem manajem

BAB II
PEMBAHASAN
A. Organisasi Bisnis
Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis.
Area-area bisnis dasar perusahaan seperti keuangan, sumber daya manusia, layanan
informasi, produksi, dan pemasaran.
Sistem informasi ini dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi,
eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi
umum para manajer perusahaan. Sstem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan
oleh manajer tingkat strategis perusahaan, dan lima sistem informasi ditingkat lebih
rendah mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis tersebut.
Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu, cara
bagaimana sumber daya fisik seperti manusia, bahan baku, mesin dan uang dialokasikan
ke berbagai area-area fisik perusahaan, anak perusahaan global, divisi, distrik cabang dan
seterusnya. Inovasi-inovasi dibidang teknologi informasi telah memungkinkan banyak
aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi
seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization)
Nama-nama lain divisi atau departemen SIM khususnya teknologi informasi ( IT )
adalah:
1. Sumber daya informasi
Sumber daya informasi yang terdiri atas piranti keras komputer, piranti

lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi.
Sebagian besar sumber daya ini pada umunya berlokasi dilayanan informasi dan
merupakan tanggung jawab dari chief informasiofficer (CIO). Sumber daya informasi
yang dapat diarea-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area
penguna. Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat
tersebut, lima hal mutlak mendapat perhatian para pemakainya dalam organisasi,
termasuk organisasi.
a) Berbagai jenis komputer yang terdapat dipasaran ternyata memungkinkan para
pengguna memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhannya.

1

b) Kemampuan komputer dewasa ini makin besar dan cara bekerjanya pun jauh
lebih cepat dibandingkan dengan komputer yang di ciptakan pada dekade tujuh
puluhan.
c) Berbeda dengan situasi masa lalu, ketika pengambilan keputusan dihadapkan
kepada kelangkaan informasi sehingga

proses pengambilan keputusan sering

didasarkan pada intuisi dan pengalaman ,
d) Karena perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat, “usia” satu
generasi komputer ternyata semakin pendek, meskipun harga komputer menjadi
salah satu pertimbangan dalam pengadaannya. Artinya manajemen perlu
mempertimbangkan secara matang berapa besar investasi yang tepat dilakukan
untuk pengadaan komputer dengan konfigurasi tertenu dibarengi dengan dugaan
sebelumnya bahwa dalam waktu singkat akan dipasarkan jenis komputer yang
lebih canggih dan mungkin lebih sesuai dengan keperluan perusahaan.
e) Teknologi informasi ternyata makin mudah penggunaanya atau user friendly,
dengan konsekuensi bahwa makin banyak orang dalam perusahaan yang mampu
mengakses dan mampu melakukan sendiri pengolahan data bukan hanya untuk
mendukung proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang sendiri ,
akan tetapi juga yang dapat digunakan oleh orang lain, termasuk pada manajer.
2. Spesialis informasi
Spesialis informasi dgunakan untuk menggambarkan karyawan yang
tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya
sumber daya informasi dalam perusahaan, spesialis informasi meliputi:
a) Analisis sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistemsistem baru dan memperbaiki sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah
orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi

tertulis mengenai bagaimana komputer akan mambantu

masalah-masalah

tersebut.
b) Administrator Basis Data
Yaitu spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut
sebagai administrator berbasis data. Sebagai administrator basis data (database
administrator DBA) tugas DBA terbagi menjadi empat area utama yaitu
perencanaan, implementasi, operasi dan keamanan.
2

c) Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan

situs web perusahaan.

Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan
bahwa jaringan komunikasi antara perusahann dan pelanggan dan sekutu
bisnisnya selalu terbuka situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster

biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Sering kali
bawahan webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang
tersedia tetap konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman web. Satu
tugas penting dari seorang webmaster adalah melacak orang-orang yang
mengunjungi halaman web perusahaan. Angka statistik ini dapat memberikan
informasi penting mengenai keefektifan situs web tersebut.
d) Spesialis jaringan

Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna

dalam

membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi
yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidangbidang komputasi maupun telekomunikasi.
Telekomunikasi adalah setiap pemancaran, pengiriman atau penerimaan
segala jenis tanda, isyarat tulisan, gambar suara atau berita melalui kawat, radio,
secara visual atau melalui sistem elektronik dalam pengertian ini terkandung
makna bahwa telekomunikasi pada intinya merupakan pertukaran informasi jarak
jauh, peran telekomunikasi dalam pengembangan sistem informasi nasional sangat
straegis, terutama dinegara-negara yang memiliki wilayah luas dan tengah

bergerak menuju masyarakat modern seperti indonesia.
e) Programer
Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analisis
untuk membuat kode programer komputer yang

menjadi

nformasi yang

dibutuhkan oleh pengguna.
f) Operator
Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti
komputer, mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas
komputasi perusahaan.

3

B. Struktur Organsasi Layanan Bisnis
Sepesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai
macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan

di dalam

perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT. Spesalis
informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasi menurut berbagai macam cara,
yaitu:
1) Tren dari struktur tersentralisasi ke desentralisasi.
Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi,
diilustrasikan pada beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber
daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan
memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan
diaplikasikan. Banyak area menunjuk seseorang direktur informasi divisi (divisional
informational officer —DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area
tersebut.
Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer
untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta
programmer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing
kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data,
dan jaringan akan memeberikan kontribusi bagi pengembang maupun pemeliharaan.
2) Struktur organisasi Inovatif

Struktur Organisasi Inovatif, ada 3 yaitu :
 Model Sekutu ( partner model ) : layanan informasi yang bekerja dengan areaarea bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi
bisnis.
 Model Platform ( platform model ) : layanan informasi tidak akan secara aktif
mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi
sehingga informasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis.
 Model Terskala ( scalable model) : sumber daya yang harus diperoleh begitu
peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang
tersebut tidak lagi terjadi, sehingga mempertahankan biaya tetap pada tingkat
yang minimum.
C. Komputasi Pengguna akhir
Komputasi pengguna akhir (end-used computing-EUC), pengguna akhir merupakan
kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu
4

sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir disebabkan oleh empat pengaruh
utama:
a) Dampak pendidikan komputer. Dampak program-program pendidikan komputer yang
baik di sekolah-sekolah negeri atau swasta, perguruan tinggi, dan prusahaanperusahaan industri mulai terlihat.
b) Antrian layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang

cukup cepat untuk memenuhi tuntutan oleh komputer. Beberapa pengguna harus
menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
c) Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer
mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan
memesan ditoko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut
dikirimkan menggunakan taksi.
d) Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak
membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus
memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini
menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan pengguna, memungkinkan
perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer
mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
 Menyamakan Kemampuan dan tantangan
 Mempersempit jarak komunikasi.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir
 Sasaran sistem yang buruk.
 Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk.
 Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien.

 Hilangnya Integritas data.
 Hilanganya keamanan.
 Hilangnya kendali.
D. Kriteria Yang Dibutuhkan Untuk Karier Dibidang Layanan Informasi
Pengembangan sistem informasi membutuhakan pengetahuan dan keahlian tertentu.
a) Pengetahuan Pengembangan Sistem
5

Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk
menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang
dibutuhkan. Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman
bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah
dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan
orang lain. Meskipun pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan
komputer secara absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat
yang bermanfaat bagi para pemecah masalah. Teori sistem (systems theory)
menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk strukturstruktur sistem normatif. Proses pengembangan sistem (system development
process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan suatu
sistem informasi
b) Keahlian Pengembangan Sistem

Dengan cara yang sama kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian
pengembangan

yang

berbeda

dan

memiliki

arti

yang

penting.

Keahlian

pengembangan sistem meliputi keahlian komukasi dan kemampuan

analistis,

kreativitas, kepemimpinan.
Keahlian komunikasi (communication skills) melibatkan kemampuan untuk
menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan
komunikasi lisan, tulisan, atau gambar.
Kemampuan analistis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman
akhir atas suatu situasi dengan tujuan merumuskan respons atau solusi.
Kreativitas (cretivity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya
atau separuhnya baru. Kreativitas terutama bermanfaat disaat tidak terdapatnya
pengalaman atau pengetahuan yang diperoleh dari mempelajari suatu fenomena yang
serupa.
Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang
lain untuk melaksankan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin
merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis
informasi karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan
sistem.
E. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada
pekerjaan kantor. Otomatosasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an,
6

ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk
menyatakan suatu konsep bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada
pengolahan kata-kata. Otomatisasi kantor (office automation-OA)meliputi seluruh sistem
elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi
informasi ke- dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan, salah satu
keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan
komunikasi bagi orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk saling berkomunikasi
satu satu sama lain.
Pergeseran dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial
Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer dikalangan manajerial dan
profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi
untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka mulai menggunakan email untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya, menggunakan penanggalan
elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan
konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis
yang luas, dan seterusnya.
F. Kantor Maya
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintupintu baru dalam kegiatan bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan
membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan dikantor, sebagai gantinya pekerjaan
seperti itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (kantor maya). Konsep kantor
maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua
lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi
tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai
dengan telekomuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang
disebut hoteling.
Keuntungan kantor maya :
 Biaya fasilitas yang lebih rendah.
 Biaya peralatan yang lebih rendah.
 Berkuarangnya penghentian pekerjaan.
 Kontribusi sosial.
Kerugian Kantor Maya :
7

 Moral yang rendah.
 Kekhawatiran akan risiko keamanan

G. Organisasai Maya
Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor
maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan sebuah organisasi
maya. Disebuah organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan
dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi fisik.
Dampak Sosial Organisasi Maya
Industri-industri yg paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya
adalah industrri yg membeerikan nilai tambah dalam bentuk informasi,ide,dan
kecerdasan (intelligence). Istilah ekonomi tiga 1 (three 1 economy) diberikan untuk
menjabarkan industri-industri seperti ini. Contohnya adalah bidang-bidang pendidikan,
perawatan, kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga dan konsultasi. Seiring dengan
semakin banyaknya industri-industri yang tertarik dengan kantor maya, perubahan yang
terjadi mungkin akan mempengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja.
Pengaruh ini akan jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita.
Kantor maya dan organisai maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar
langit dan transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang.
Agar hal seperti ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi. Pekerja di
semua tingkatan harus tertarik pada pekerjaan-pekerjaan di Ekonomi Tiga 1 dan
memiliki pengetahuan serta keahlian yang dibutuhkan untuk berhasil. Tingkat
kompetensi yg tinggi seperti ini membutuhkan dedikasi dari pihak lembaga-lembaga
pendidikan

maupun

pemerintah

di

semua

tingkatan

untuk

mendorong dan

memfasilitasi terjadinya perubahan.
Dewasa ini, hampir seluruh aktivitas perusahaan mencakup lebih banyak informasi,
ide dan kecerdasan dibandingkan dengan masa lalu. Karenanya, universitas-universitas
dan SMA secara rutin memasukkan pengetahuan informasi dan pengetahuan computer
ke dalam program-programnya. Teknologi informasi dan sistem informasi terjalin
kedalam suatu proses-proses bisnis.

8

H. Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi pada Perspektif
Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan
dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis
informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan
sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama
kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu
titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.
Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan
dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang
mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi
elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan
dapat dilakukan di hampir semua tempat. Pengetahuan spesialis informasi dan perusahaan
adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-Program
manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) formal sering kali terdiri atas
sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan.
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting
yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan
meraih keunggulan kompetitif.

9