PENTINGNYA STANDARD OPERTATING PROCEDURE format
PENTINGNYA STANDARD OPERTATING PROCEDURE (SOP)
TERHADAP TERSTRUKTURISASINYA PEKERJAAN KANTOR
Bogi Hartono
145213008
Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
ABSTRAK
SOP
(Standard
Operating
Procedures) have a counterpart of the
word, namely the procedure work is
a series of work that relate to one
another that shows the existence of a
clear and definite steps and ways that
must be taken in order to completion
of tasks. Public Services, namely all
service activities conducted by the
organizer of the public services as
the effort to fulfill the needs of the
recipients of the services. The
symbols are a picture that represents
a specific process in the SOP. The
product/Output is the results obtained
from the type of service which is
done by a unit of an organization
working to goods or services
permanent procedures (prosedur
tetap) is a series of written
instructions that dibakukan and
documented from the routine
activities and repeatedly done by the
organization. There are principles in
the preparation of SOP, namely :
SOP clearly written, simple and not
circular, SOP to the guidelines that
measured both about time norms, the
work of a precise and accurate as
well as the details of the cost of the
services, SOP giving clarity when
and who should implement the
activities, SOP easily formulated and
adjust with the needs of the
development of the applicable policy,
SOP can illustrates the flow of
activities is easy to navigate if
happened
obstacles.
The
development of the SOP for covers
the seven stages of the process of the
activities which is: forming teams
collecting
information,
identify
procedure and alternatives, analysis
and alternative elections, writing
SOP, reintegration SOP, testing and
review the SOP and the legalization
of SOP. This aspect in the
preparation of SOP, is the type and
format of the SOP. The steps of the
review
and
testing
done,
Simulation/Testing against the SOP
and enhancements to the SOP.
Implementation of the SOP in the
practice of organizing tasks and
functions of the organization is a step
after formally specified by the
direction of the organization.
Keywords: Standard Operating Procedures (SOP), Principles, Goals of SOP.
PEMBAHASAN
rutin di dalam kantor tersebut.
Pengertian SOP
Fungsi dan Tujuan SOP
Menurut
Hartatik
(2014:35)
mengatakan
bahwa
Standard
operating procedure adalah suatu set
instruksi tertulis/tertera yang dipakai
untuk kegiatan rutinitas atau aktivitas
yang berulang kali dilakukan oleh
sebuah
organisasi.
Sedangkan
menurut
Tambunan
(2008:3)
menyatakan bahwa SOP pada
dasarnya merupakan pedoman yang
di dalamnya berisi prosedur-prosedur
operasional yang ada di dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk
memastikan
bahwasanya
setiap
keputusan, langkah, atau tindakan,
serta penggunaan dari fasilitasfasilitas
pemrosesan
yang
dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam sebuah organisasi, telah
berjalan dengan efektif, tetap ,
standar, dan juga sistematis.
Santosa (2014) secara khusus
menerangkan bahwa SOP dapat
dikatakan
sebagai
sekumpulan
tulisan yang memuat langkah langkah khusus yang spesifik, yang
menjelaskan tiap detail dari aktivitas
untuk menyempurnakan tugas - tugas
berdasarkan
dengan
regulasi
organisasi. Dari pendapat diatas,
dapat disimpulkan bahwa SOP
merupakan sekumpulan perintah
tertulis yang dibuat sesuai dengan
regulasiatu kebijakan dari organisasi
untuk menjelaskan langkah - langkah
dengan detail dari satu aktivitas
pekerjaan yang dilaksanakan secara
Pada dasarnya, hal yang menjadi
landasan mengapa sebuah Standard
Operating Procedure (SOP) perlu
dibuat bagi setiap organisasi maupun
instansi. Seperti yang diketahui
bersama bahwa hidup adalah
manajemen. Segala sesuatunya tentu
bisa diatur dan membutuhkan aturanaturan. Berangkat dari hal itu, sebuah
SOP
bisa
diterapkan
dalam
organisasi kehidupan mana pun
karena
landasannya
adalah
manajemen yang pasti, objektif dan
juga analitik, serta mendukung
tercapainya efisiensi dan efektivitas
seperti yang sudah dimaksud.
Menurut
Santosa
(2011:17-18)
Tujuan dan fungsi suatu prosedur
tertulis seperti halnya SOP adalah
sebagai berikut:
Menyediakan sebuah record
aktivitas, dan pengoperasian
yang dilakukan secara praktis.
Menyediakan sebuah informasi
yang tentunya konsisten, untuk
itu
karenanya
juga
akan
membentuk karakter disiplin
kepada semua rekan anggota
sebuah organisasi baik itu dalam
institusi, organisasi, maupun
perusahaan.
Memudahkan
memfilter,
menganalisa, dan membuang
hal-hal atau pekerjaan yang tidak
ada kaitannya secara langsung
dengan prosedur yang telah ada.
Mendukung pengalaman dan
pengetahuan para pegawai,
sekaligus juga antisipasi dari
banyaknya
kesalahan
yang
mungkin terjadi.
Memperbaiki lagi peforma, atau
kualitas pegawai itu sendiri.
Membantu menguatkan regulasi
perusahaan.
Memastikan efisiensi tiap-tiap
aktivitas operasional.
Menjelaskan segala bentuk
peralatan untuk keefektifan
suatu program pelatihan.
(Hartatik, 2014:37) Menjelaskan
bahwa SOP merupakan pedoman
bagi pelaksanaan pekerjaan dalam
sebuah organisasi, termasuk di
dalam bisnis. Dengan begitu, SOP
dibuat untuk para pelaksana
pekerjaan yang bisa berarti para
karyawan, resepsionis, office boy,
sopir,
staf
administrasi/ketatausahaan
di
kantor, pabrik (perusahaan) ,atau
gudang, supervisor, dan manager.
Pengembangan dan penggunaan SOP
meminimalkan variasi-variasi dan
menggambarkan kualitas konsistensi
dari sebuah proses organisasi,
walaupun di dalamnya terjadi gejolak
secara temporal maupun permanen
oleh anggota-anggotanya. Dengan
demikian, secara objektif, SOP
membuat suatu organisasi menjadi
lebih bernilai dan professional.
berikut:
1. Kemudahan
dan
juga
kejelasan. Harus dapat mudah
dipahami dan diterapkan oleh
semua pihak pegawai kantor,
bahkan pegawai baru pun
dapat
melaksanakan
tugasnya.
2. Efisiensi dan efektifitas.
Merupakan sebuah prosedur
yang sangat efisien dan
terukur dalam sebuah proses
pelaksanaan-pelaksanaan
tugas.
3. Keselarasan dengan prosedur
serta standar lainnya yang
terkait. Haruslah selaras
tentunya dengan prosedur
standar lainnya yang terkait.
4. Keterukuran atau Ketepatan.
Sebuah Ouput dari segala
prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas
biasanya disebut dengan
(mutu) tertentu yang dapat
dinilai
pencapaian
keberhasilan.
5. Dinamis. Haruslah cepat
sehingga dapat disesuaikan
dengan
kebutuhan
peningkatan dari kualitas
mutu yang sudah berkembang
dalam
penyelenggaraan
perkantoran.
Prinsip Penyusunan SOP
Menurut Muhaimin Iskandar dalam
Hartatik (2014:44), Dalam hal
penyusunan sebuah SOP semua
prosedur yang dijadikan standar
harus memenuhi prinsip-prinsip
6. Berorientasi kepada pihak
yang akan dilayani. Harus
mempertimbangkan
kebutuhan
pihak
yang
dilayani,
maka
dapat
memberikan
pengguna.
kepuasan
7. Kepatuhan terhadap hukum.
Harus memenuhi ketentuanketentuan dan peraturanperaturan dari pemerintah
yang harus diikuti.
8. Kepastian mengenai hukum.
Harus pula ditetapkan oleh
seoran
pimpinan
yakni
sebagai
sebuah
tatanan
hukum
yang
ditaati,
dilaksanakan, dan menjadi
instrument untuk melindungi
pegawai dari tuntutan hukumhukum.
9. Transparansi
serta
keterbukaan.
Transparansi
bahwa setiap prosedur yang
dijalankan harus jelas dan
terbuka.
Keterbukaan
bahwasanya prosedur yang
ada siap untuk menerima
masukan dari masyarakat.
Sedarmayanti (2009) menjelaskan
juga bahwa mengingat pentingnya
suatu prosedur, maka dalam teknik
penyusunan dan penentuan prosedur
kerja, dalam setiap instansi hasus
hendaknya dapat dipenuhi prinsip prinsip sebagai berikut:
1. Prosedur kinerja haruslah
dirancang
dengan
memperhatikan dari segi
tujuannya, fasilitas, peralatan,
material, biaya, waktu yang
dimiliki serta dari segi luas,
dan sifat dari suatu pekerjaan.
2. Perlu juga mempersiapkan
segala bentuknya dengan
cermat, untuk itu terlebih
dahulu disiapkan penjelasan
mengenai
tujuan
utama
organisasi, sekema organisasi
berikut klasifikasi terhadap
jabatan
dan
analisis
jabatanya, unsur - unsur
kegiatan organisasi dan lain
sebagainya.
3. Hendaknya ditentukan oleh
satu pokok utama bidang
tugas yang akan dibuatkan
bagan/skema prosedurnya.
4. Perlu pula didaftar atau dilist
dengan
rinci
tentang
pekerjaan
yang
harus
dilakukan serta lamanya
waktu
sesuai
dengan
kebutuhkan
untuk
mengerjakan bidang tugas
yang dimaksud.
5. Dalam penetapan urutan
harus diperhatikan tahapantahapan yang berkenaan
dengan rangkaian pekerjaan
maka antara tahap yang satu
dengan tahap selanjutnya
haruslah terdapat hubungan
yang erat sekali yang
kesemuanya tersebut menuju
ke satu tujuan yang sama.
6. Setiap tahap/instruksi harus
merupakan suatu kerja nyata
dan perlu sekali untuk
pelaksanaan
serta
penyelesaian seluruh tugas
atau
pekerjaan-pekerjaan
yang dimaksudkan.
7. Perlu
juga
ditetapkan
mengenai kecakapan dan juga
keterampilan dari seorang
pegawai yang diharapkan
untuk penyelesaian pada
bidang tugas yang dimaksud.
8. Prosedur kerja yang disusun
secara
tepat
sehingga
memiliki
stabilitas
dan
dleksibilitas.
9. Penyusunan
sebuah
prosedural kerja tentunya
selalu disesuaikan dengan
perkembangan dari teknologi.
10. Untuk suatu penggambaran
mengenai penerapan sebuah
prosedur khusus sebaiknya
dipergunakan symbol dan
skema
prosedur
dengan
setepat -tepatnya.
11. Dan untuk menjamin sebuah
penerapan prosedur dengan
tepat, maka diperlukan buku
pedoman
Dengan demikia jelas bahwa dalam
pembuatan prosedural kerja haruslah
memperhatikan prinsip - prinsip,
agar prosedur yang dibuat dapat
berguna
sesuai
dengan
yang
dibutuhkan.
Langkah
–
langkah
Pembuatan SOP
dalam
Prosedur Penyusunan SOP Prosedur
penyusunan SOP ialah sebuah siklus
atau urutan , yang dimulai dari
penilaian
kebutuhan
SOP
pengembangan
SOP
(SOP
Development),
(SOP
Need
Assessment), penerapan SOP (SOP
Implementation),
evaluasi
dan
hingga monitoring SOP (SOP
Monitoring and Evaluation) dan
Apabila dari hasil evaluasi masih
perlu dilakukan penyempurnaan atau
dilakukan pembuatan SOP yang
baru, maka proses diawalai kembali
dari tahapan penilaian kebutuhan
SOP 1.
1. Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian kebutuhan ialah
sebuah proses awal atau
pertama kali dari penyusunan
SOP yang dilakukan guna
mengidentifikasi kebutuhan
SOP yang mau disusun. Bagi
sebuah organisasi yang sudah
mempunyai
SOP,
maka
tahapan ini adalah yang akan
melihat
tahapan
untuk
meninjau kembali SOP yang
sudah
dimilikinya
dan
mengidentifikasi
setiap
perubahan yang dibutuhkan.
Namun bagi organisasi yang
belum memiliki SOP, maka
proses ini ialah hal yang
sangat
perlu
untuk
dilakukannya
identifikasi
SOP.
a. Tujuan Penilaian Kebutuhan
Tujuan dari pernilaian kebutuhan
SOP pada dasarnya yaitu untuk
melihat atau memberikan tingkat
kebutuhan organisasi akan SOP.
Penilaian ini juga berimplikasi
kepada menentukan jenis, ruang
lingkup serta jumlah SOP yang
di[erlukan.
Ruang
lingkup/cakupan
SOP
akan
berhubungan dengan format dan
tipe SOP yang akan disesuaikan
dan diterapkan.
2. Aspek yang dapat menimbulkan
penilaian kebutuhan Aspek yang
perlu dipertimbangkan ketika pada
saat
melakukan
penilaian
kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan
Operasionalnya
Apabila suatu organiasi semakin
besar atau semakin luas maka
ruang lingkup penilaiannya pun
akan semakin luas pula. baik
penilaian yang bersifat internal
atau external. yang termasuk
internal yaitu struktur organiasi,
tugas dan juga fungsi yang
diemban.
Sedangkan yang termasuk kedalam
faktor eksternal yaitu: tuntutan serta
keinginan penggunaan layanan,
hubungan antara organiasi dengan
pihak lain baik didalam dan juga
diluar negeri, dan berbagai bentuk
jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan
Undang-undang turut berperan
dalam penyusunan SOP, dimulai
dari undang-undang itu sendiri,
dan turunannya hingga kepada
keputusan menteri.
c. Kebutuhan
Organisasi
dan
Stakeholders
Hal
ini
berhubungan
dengan
skala
prioritas terhadap prosedur yang
harus distandarkan, dikarenakan
adanya perubahan fungsi serta
tugas dan tuntutan dari pegawai
juga perubahan dari struktur
organisasi SOP juga tentunya
harus berubah sebab perubahan
pada sarana dan juga prasarana
serta perkembangan teknologi
informasi
3.Langkah-langkah
penilaian
kebutuhan a.
Menciptakan Komitmen Pimpinan
Penyusunan SOP tidak hanya
semata-mata disusun melainkan juga
memerlukan komitmen dari seluruh
unsur pimpinan organisasi, mau
menerima dan melakukan perubahan,
serta memiliki ketegasan. Dan pada
hal ini pimpinan akan menjadi actor
perubahan yang nanti nya akan
menjadi panutan bagi karyawan.
Komitmen ini akan menjadi sesuatu
hal yang sangatlah penting guna
menunjang kelancaran penyusunan
SOP bagi perusahaan.
b. Menyusun
rencana
tindak
penilaian kebutuhan.
Penyelenggaraan
atau
pelaksanaan
seluruh
proses
mungkin akan menghabiskan
waktu yang relative lama.
Sehingga pembuatan rencana dan
target
yang
jelas
sangat
dibutukan.
serta
pembagian
tugasnya. Sehingga pembuatan
rencana akan membantu menjaga
sebuah komitmen kerja, dan
menunjukkan akuntabilitas kerja.
Sehingga lebih focus dalam
mencapai tujuan.
c. Melakukan penilaian kebutuhan
1. Himpunan Organisasi/kerja yang
telah mempunyai SOP, harus
dilakukan penyempurnaan secara
berkesinambungan, dimulai dari:
d. Tahapan selanjutnya yaitu dengan
melihat kembali SOP yang telah
ada, dan memeriksa baigian
mana yang perlu dikembangkan,
diganti atau direvisi. SOP yang
berhubungan dengan hokum dan
undang-undang
memiliki
prioritas yang cukup tinggi untuk
dikembangkan.
e. Menciptakan dokumen-dokumen
penilaian dari kebutuhan SOP.
f. Tahapan terakhir dari penilaian
kebutuhan SOP ini, yaitu
membuat
suatu
dokumen
penilaian atau laporan kebutuhan
SOP, dimana dalam dokumen
tersebut harus memuat hal-hal
berikut ini:
1. Kesimpulan
seluruh
hasil
temuan dan temuan yang
diperoleh dari sebuah proses
melalui penilaian kebutuhan ini.
2. Pemaparan
macam-macam
prioritas yang nantinya harus
segera mungkin dilakukan dan
mempertimbangkan kompetensi
organiasi.
3. Mencantumkan alasan yang
rasional
untuk
setiap
pertambahan
perbaikan,
perubahan serta pengembangan.
4. Apabila
organisasi
tidak
memiliki SOP, cantumkan alasan
mengapa dibutuhkan SOP.
Metode Penulisan SOP yang Baik
Dalam penulisan SOP ini, terdapat
metode/cara
penyusunan
yang
diperlukan guna mencari metode
yang efektif dan terukur bagi setiap
organisasi dalam membuat pedoman
kerja dari yang dibutuhkannya.
Banyak cara, teknik atau metode
yang dapat dipakai untuk menulis
prosedur. Menurut Nuraida (2008)
metode/tatacara penulisan prosedur
ialah:
1. Deskriptif
Deskriptif merupakan cara yang
dapat dikatakan sederhana karena
prosedur yang dituliskan adalah
prosedur yang sederhana pula dan
tidak
banyak
membutuhkan
simbol khusus.
2. Chart
Prosedural kerja dalam bentuk
gambar atau simbol dibuat dengan
tujuan agar terlihat lebih mudah
untuk dimengerti dan digunakan ke
dalam pekerjaan. Informasi yang
telah ada sebaiknya disajikan dengan
cara visualisasi hal ini bertujuan
untuk memudahkan analisis pada
prosedur atau cara kerja serta
memudahkan komunikasi. Sehingga
berdasarkankebutuhan itu, yakni
setiap kegiatan disusun dalam setiap
simbol yang bersifat penting.
Dan untuk pembuatan simbol dapat
berupa gambar yang melukiskan
instruksi
atau
perintah,
jenis
kegiatan, perpindahan kegiatan dan
lain sebagainya, menjadi lebih jelas
sehubungan dari satu kegiatan
terhadap kegiatan lainya. Chart dapat
diartikan peta, diagram, gambar dan
juga tabel. Berikut ini merupakan
tatacara penyusunan menggunakan
chart:
a. Gambar atau skema Gambar atau
skema biasanya digunakan pada
organisasi/instansi
assembling.
Pembuat knock down furniture,
blender, kereta dorong bayi dan
lain sebagainya, harus membuat
gambar
tahapan
cara
memakai/menggunakan
dan
melepaskan alat tersebut sebagai
panduan bagi pengguna.
b. Arus dari pergerakan dokumen
(document flow chart) Di dalam
document flow chart dapat
diketahui bagian/departmen/divisi
yang terkait dengan prosedur
dalam mencapai suatu misi
tertentu, tanggaung jawab setiap
bagian/divisi
pada
arus
pergerakan
dokumen
yang
dimulai dari start sampai finish.
selain itu untuk jumlah tembusan
yang dibutuhkan dalam setiap
arus
pergerakan
dokumen.
Dengan kata lain, document flow
chart menunjukan perpindahan
formulir kantor beserta salinan
dokumen tersebut dari bagian
yang satu ke yang lain.
c. Proses kegiatan Proses kegiatan
organisasi melewati satu langkah
atau beberapa unit/departemen.
Dengan demikian, dapat terjadi
beberapa proses dalam departemen
yang sama. Jadi hal inilah yang
menjadi sebuah perhatian perhatian
penting bukan dokumen dan
unit/departemen, melainkan proses
pelaksanaan suatu prosedur kerja.
Nmun proses kerja ini belum jelas
siapa penenggung jawab untuk setiap
proses.
Simbol
memperlihatkan
segala
proses yang berangkat di dalam
sebuah prosedur dari awal hingga
akhir. Setiap organisasi memiliki
metode - metode prosedur yang
berbeda. Semakin berkembang suatu
organisasi/kantor, maka dari itu
apabila semakin berkembang pula
prosedur kerja yang dimiliki.
Organisasi kecil mungkin hanya
membutuhkan prosedur deskriptif
sebagai dokumen mereka.
Sedangkan
organisasi
besasr
memerlukan prosedur yang rumit
karena biasanya pekerjaan tersebut
melibatkan
beberapa
divisi/departemen. Prosedur tersebut
bisa berupa gambar, document flow
chart maupun process chart. Diagram
gerak (Movement diagram) Diagram
gerak menunjukan gerakan melalui
ruangan. Diagram gerak dapat
digambarkan dalam sebuah layout
berskala pada sebuah meja atau floor
plan sehingga gerakan tersebut dapat
diukur dan dipandang dalam
buhungannya dengan faktor-faktor
fisik.
Peran dan Manfaat SOP Bagi
Sebuah Organisasi
Sebetulnya
sudah
dibayangkan
tentang peran dari sebuah SOP
terhadap organisasi.
Secara umum dapat dikatakan
bahwa, sebagai pedoman, SOP
mempunyai
peran/fungsi
untuk
memberikan acuan atau pedoman
mengenai semua kegiatan yang
tengah dijalankan dalam sebuah
organisasi secara efektif, sehingga
membantu organisasi mencapai
tujuan-tujuannya, baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Menurut
Nuraida (2008) manfaat SOP adalah:
1. Menjadi tuntunan atau acuan
atas kebijakan yang menjadi
dasar dari semua kegiatan atau
aktivitas
organisasi,
baik
operasional
maupun
administrative. Kebijakan kebijakan
akan
diterapkan
dengan benar apabila didukung
oleh prosedural operasional
standar yang efektif.
2. Menjadi pedoman atau acuan atas
pelaksaan kegiatan organisasi,
baik itu yang berupa operasional
ataupun administrative. Dengan
adanya SOP, organisasi dapat
mengatur kegiatan - kegiatan
dengan lebih efektif. Sebagai
tuntunan kegiatan, SOP harus
dapat dijalankan dengan efektif
dan efisien sesuai dengan
kebutuhan
organisasi
dalam
kondisi apapun.
3. Menjadi pedoman atau acuan
atas
validasi
prosedur
pelaksanaan kegiatan dalam
organisasi.
4. Menjadi pedoman atau acuan
dalam
penggunaan
sebuah
dokumen, formulir, blangko, dan
laporan
yang
masih
berhubungan dengan kegiatan
didalam organisasi.
5. Menjadi pedoman atau acuan
dalam
penilaian
efektifiras
kegiatan organisasi.
6. Menjadi pedoman pengintegrasian
kegiatan dalam setiap organisasi,
yaitu dalam hal mencapai tujuan
organisasi.
Sedangkan
Hartatik
(2004)
menjelaskan mengenai manfaat SOP
sebagai berikut:
1. Membantu melancarkan tugas
pegawai atau tim dari setiap unit
kerja.
2. Sebagai landasan atau dasar
hukum jika sewaktu -waktu
terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui secara jelas hambatan
- hambatan dan mudah ditelusuri
balik.
4. Mengarahkan keryawan/pegawai
untuk disiplin dan konsisten
dalam bekerja.
5. Sebagai
pedoman
dalam
melaksanakan pekerjaan rutin.
Pengujian SOP
Tahap pengujian dilakukan agar
mengetahui apakah SOP yang
disusun atau dirancang telah sesuai
standar yang ditetapkan dan atau
yang dibutuhkan organisasi sehingga
kemudian hasil dari pengujian bisa
dipakai sebagai suatu bahan evaluasi
pada saat melakukan perbaikan dan
pengembangan.
langkah pengujian dan review bisa
dapat
dilakukan
dengan
mengirimkan kepada pihak atau
bagian yang terlibat secara langsung
dalam penggunaan SOP yang
dijelaskan
untuk
memperoleh
masukan. Masukan dari calon
pengguna ini sangatlah penting untuk
dilakukan. Selain itu, juga dapat
dilakukan simulasi atau percobaan
untuk melihat sampai dimana SOP
dapat tersebut dapat berjalan sesuai
dengan keadaan atau kondisi yang
nyata.
Dengan simulasi atau percobaan pula
dapat ditemui kelemahan dan juga
prosedur yang perlu diperbaiki sesuai
dengan kondisi lapangan.
Pengembangan sebuah SOP dalam
suatu Manajemen Perkantoran
Standar yang akan dijadikan acuan
dan juga pedoman dalam proses
melakukan pelaksanaan dari tugas
keseharian
perkantoran,
jadi
pengembangan dari SOP bukanlah
kegiatan yang tiba-tiba langsung jadi
(instan) atau dianggap hal yang
begitu mudah, tetapi perlu diketahui
bahwa
memerlukan
peninjauan
secara berulang kali sebelum
akhirnya menjadi sebuah SOP yang
valid dan reliable sehingga dapat
diterapkan bagi kelancaran kegiatan
di kantor tersebut.
Pengembangan SOP diantaranya
mencakup tujuh tahapan/lagkah
proses kegiatan diantaranya: :
dimulai dari pembentukan tim,
kemudian pengumpulan informasi
atau
data,
mengidentifikasikan
prosedur
serta
alternatifnya,
menganalisis pemilihan alternatif,
melakukan penulisan SOP, kemudian
melakukan pengintegrasian SOP,
melakukan pengujian melakuan
review kembali pada SOP dan yang
terakhir yaitu melakukan pengesahan
SOP itu sendiri.
Pengembangan
SOP
dilakukan
dengan membentuk sebuah tim yang
secara khusus akan menanganinya.
Tim pengembangan SOP dibentuk
dari beberapa unsur orang yang ada
dalam satuan perkantoran atau unit
kerja dan dimulai dari tingkat Eselon
I hingga Eselon III. Satuan organisasi
atau unit kerja ini dapat melibatkan
tenaga
yang
mumpuni
dari
bidangnya
sehingga
bisa
menghasilkan SOP yang optimal.
Dari
segi
opersional,
dan
keefektivitasan kerja tim ini sangat
bergantung
pada
tingkat
keikutsertaan
atau
keterlibatan
pimpinan dalam sebuah organisasi
atau unit kerja tersebut dalam
memberikan
bimbingan
serta
intruksi. atau perintah hal ini akan
memberikan
kemudahan
dalam
pelaksanaan pengembangan SOP.
Tidak hanya itu peran serta tim
dalam memberikan informasi secara
aktif mengenai progress penyusunan
SOP sesjak awal hingga akhir
diperoleh hasil final juga diperlukan.
Penerapan sebuah SOP dalam
Manajemen
Perkantoran
Penerapan
dari
SOP
dalam
penyelenggaraan suatu fungsional
dan tugas organisasi/kantor diyakini
sebagai langkah selanjutnya setelah
sebelumnya secara formal ditetapkan
oleh pimpinan organisasi yang
bersangkutan. Proses penerapan juga
harus mampu memberikan kepastian
bahwa output yang diharapkan atau
dikehendaki dapat direalisasikan
yaitu:
1. Dari setiap pelaksana harus
mengetahui sebuah SOP yang
baru disusun atau dirancang dan
juga alasan adanya perubahan.
2. Hasil Salinan dari setiap SOP
harus disebarluaskan sesuai
dengan suatu kebutuhan dan siap
diakses atau dijalankan oleh
seluruh pengguna potensial.
3. Dan setiap pelaksana harus
mengetahui perannya dengan
pasti didalam SOP serta dapat
mempergunakan
seluruh
kemampuan serta pengetahuan
yang dimiliki guna menerapkan
sebuah SOP secara terukur dan
efektif (dimana didalamnya
pemahaman mengenai akibat
yang mungkin akan terjadi bila
gagal
dalam
melaksanakan
SOP).
4. Harus ada mekanisme dalam
mengawasi
kinerja,
serta
mengidentifikasi sebuah masalah
yang mungkin akan timbul
nantinya, memberikan dukungan
dalam proses penerapan SOP.
Pelaksanaan pengaplikasian SOP
dipantau secara berkala sehingga
proses penerapannya dapat berjalan
baik. Dan setiap masukan dalam
upaya pengawasan juga akan
menjadi salah satu bahan yang
cukup
berharga
dalam
pengevaluasian sehingga tahap
penyempurnaan SOP tersebut bisa
dilakukan dengan cara yang tepat
dan sesuai
Keterkaitan Pelaksanaan SOP
Dengan Manajemen
Secara umum fungsi manajemen
adalah kegiatan yang dijalankan
berdasarkan fungsi dari masingmasing dan mengikuti suatu tahapan
khusus dalam pelaksanaannya. Arti
fungsi manajemen menurut George
R.
Terry diantaranya ialah planning,
organizing,
actuating,
dan
controlling. Dari semua rangkaian
proses
manajemen
tersebut,
pelaksanaan atau sering disebut
dengan istilah actuating ialah suatu
fungsi manajemen yang paling
pertama dan utama. Pada fungsi
perencanaan dan pengorganisasian
biasanya lebih banyak berkaitan
dengan aspek abstrak merupakan
proses
manajemen,
namun
sedangkan fungsi actuating justru
lebih mementingkan pada kegiatan
yang berhubungan dengan orang
didalam organisasi.
Pelaksanaan menurut Muninjaya
(2004:26) dalam buku Manajemen
Kesehatan diartikan sebagai suatu
proses bimbingan atau arahan kepada
staf agar mereka atau para staf
mampu bekerja secara optimal
menjalankan tugas pokok masing
masing
yang
sesuai
dengan
keterampilan atau kompetensi yang
dimiliki, dan dukungan sumber daya
manusia yang tersedia.
Pelaksanaan (actuating) menurut
Terry (2000:17) disebut juga
“gerakan aksi” mencakup kegiatan
yang dilaksanakan seorang manager
untuk
mengawali
dan
melanjutkankegiatan yang telah
diterapkan oleh unsur perencanaan
dan pengorganisasian agar misi-misi
dapat tercapai. Salah satu indikator
dalam
menjalankan
Standar
Operasional Prosedur (SOP) agar
bisa berjalan dengan maksimal maka
yang perlu sekali diperhatikan adalah
Efisiensi yang berhubungan dengan
suatu
ketepatan
waktu
dan
penghematan biaya.
KESIMPULAN
1. Sebagai suatu standar yang
dijadikan acuan sera pedoman
dalam sebuah proses pelaksanaan
dari tugas keseharian sebuah
organisasi/kantor, pengembangan
Standard Operating Procedure
(SOP) bukan kegiatan yang tibatiba langsung jadi (instan), namun
membutuhkan
peninjauanpeninjauan
secara
berkala
sebelum akhirnya menjadi seubah
SOP yang terukur dan reliable
bagi semua pihak kantor yang
menjalankan SOP .
2. Pengembangan SOP mencakup
tujuh tahapan proses kegiatan
yaitu: dimulai dari pembentukan
tim, kemudian pengumpulan
informasi
atau
data,
mengidentifikasikan
prosedur
serta alternatifnya, menganalisis
pemilihan alternatif, melakukan
penulisan
SOP,
kemudian
melakukan pengintegrasian SOP,
melakukan pengujian melakuan
review kembali pada SOP dan
yang terakhir yaitu melakukan
pengesahan SOP itu sendiri.
3. Secara operasional, efektivitas kerja
tim sangat ditentukan dari tingkat
kejelian
manajer
satuan
organisasi/kerja dalam mengontrol
salah
satunya
arahan
sejak
permulaan dari tim dibuat, sehingga
dapat memfleksibelkan proses dari
pengembangan SOP . Oleh karena
itu, tim harus secara aktif
menyampaikan
informasi
berkenaan dengan kemajuan dari
penyusunan mulai dari awal
kegiatan hingga pada akhir dan
memperoleh hasil final.
SARAN
1. Pada proses pembuatan/pembentukan
SOP,
maka
diharuskan
memperhatikan terhadap tipe dan
juga format yang telah ada.
2. Dokumen dan flowchat yang
dibutuhkan pada penyusunan SOP
disusun secara berkesinambungan
sehingga tersusun rapi dan mudah
untuk
diterapkan
dalam
unit/departemen
yang
menjalankannya.
3. Sudah seharusnya suatu organisasi
(kantor) menggunakan SOP , karena
tanpa adanya SOP semua akan tidak
efesien dan efektif.
Daftar Putaka
Algesindo Tambunan, Rudi M.
(2008). Pedoman Penyusunan
SOP.
Jakarta:
Maiestash
Publishing
http://www.ejurnal.com/2016/02/.
pelaksanaan-standaroperasional.html
Muninjaya, Gde.2004. Manajemen
Kesehatan. jakarta : Buku
Kedokteran EGD.
Santoso, Joko Dwo. (2014). Lebih
Memahami SOP. Surabaya:
Kata Pena.
Sedarmayanti. (2009). Manajemen
Perkantoran.
Bandung:
Mandar Maju
Siagian, Yolanda M. (2007). Supply
Chain Management. Jakarta:
Grasindo Algasindo
Silalahi, Ulbert. (2009). Studi
Tentang Ilmu Administrasi.
Bandung: Sinar Buku
Tathagati, Arini. (2014). Step By
Step Membuat SOP.
Terry George. 2000. Prinsip-Prinsip
Manajemen.
BumiAksara.
Jakarta
:
PT
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 3%
Date: Kamis, Juni 09, 2016
Statistics: 106 words Plagiarized / 3542 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------
TERHADAP TERSTRUKTURISASINYA PEKERJAAN KANTOR
Bogi Hartono
145213008
Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
ABSTRAK
SOP
(Standard
Operating
Procedures) have a counterpart of the
word, namely the procedure work is
a series of work that relate to one
another that shows the existence of a
clear and definite steps and ways that
must be taken in order to completion
of tasks. Public Services, namely all
service activities conducted by the
organizer of the public services as
the effort to fulfill the needs of the
recipients of the services. The
symbols are a picture that represents
a specific process in the SOP. The
product/Output is the results obtained
from the type of service which is
done by a unit of an organization
working to goods or services
permanent procedures (prosedur
tetap) is a series of written
instructions that dibakukan and
documented from the routine
activities and repeatedly done by the
organization. There are principles in
the preparation of SOP, namely :
SOP clearly written, simple and not
circular, SOP to the guidelines that
measured both about time norms, the
work of a precise and accurate as
well as the details of the cost of the
services, SOP giving clarity when
and who should implement the
activities, SOP easily formulated and
adjust with the needs of the
development of the applicable policy,
SOP can illustrates the flow of
activities is easy to navigate if
happened
obstacles.
The
development of the SOP for covers
the seven stages of the process of the
activities which is: forming teams
collecting
information,
identify
procedure and alternatives, analysis
and alternative elections, writing
SOP, reintegration SOP, testing and
review the SOP and the legalization
of SOP. This aspect in the
preparation of SOP, is the type and
format of the SOP. The steps of the
review
and
testing
done,
Simulation/Testing against the SOP
and enhancements to the SOP.
Implementation of the SOP in the
practice of organizing tasks and
functions of the organization is a step
after formally specified by the
direction of the organization.
Keywords: Standard Operating Procedures (SOP), Principles, Goals of SOP.
PEMBAHASAN
rutin di dalam kantor tersebut.
Pengertian SOP
Fungsi dan Tujuan SOP
Menurut
Hartatik
(2014:35)
mengatakan
bahwa
Standard
operating procedure adalah suatu set
instruksi tertulis/tertera yang dipakai
untuk kegiatan rutinitas atau aktivitas
yang berulang kali dilakukan oleh
sebuah
organisasi.
Sedangkan
menurut
Tambunan
(2008:3)
menyatakan bahwa SOP pada
dasarnya merupakan pedoman yang
di dalamnya berisi prosedur-prosedur
operasional yang ada di dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk
memastikan
bahwasanya
setiap
keputusan, langkah, atau tindakan,
serta penggunaan dari fasilitasfasilitas
pemrosesan
yang
dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam sebuah organisasi, telah
berjalan dengan efektif, tetap ,
standar, dan juga sistematis.
Santosa (2014) secara khusus
menerangkan bahwa SOP dapat
dikatakan
sebagai
sekumpulan
tulisan yang memuat langkah langkah khusus yang spesifik, yang
menjelaskan tiap detail dari aktivitas
untuk menyempurnakan tugas - tugas
berdasarkan
dengan
regulasi
organisasi. Dari pendapat diatas,
dapat disimpulkan bahwa SOP
merupakan sekumpulan perintah
tertulis yang dibuat sesuai dengan
regulasiatu kebijakan dari organisasi
untuk menjelaskan langkah - langkah
dengan detail dari satu aktivitas
pekerjaan yang dilaksanakan secara
Pada dasarnya, hal yang menjadi
landasan mengapa sebuah Standard
Operating Procedure (SOP) perlu
dibuat bagi setiap organisasi maupun
instansi. Seperti yang diketahui
bersama bahwa hidup adalah
manajemen. Segala sesuatunya tentu
bisa diatur dan membutuhkan aturanaturan. Berangkat dari hal itu, sebuah
SOP
bisa
diterapkan
dalam
organisasi kehidupan mana pun
karena
landasannya
adalah
manajemen yang pasti, objektif dan
juga analitik, serta mendukung
tercapainya efisiensi dan efektivitas
seperti yang sudah dimaksud.
Menurut
Santosa
(2011:17-18)
Tujuan dan fungsi suatu prosedur
tertulis seperti halnya SOP adalah
sebagai berikut:
Menyediakan sebuah record
aktivitas, dan pengoperasian
yang dilakukan secara praktis.
Menyediakan sebuah informasi
yang tentunya konsisten, untuk
itu
karenanya
juga
akan
membentuk karakter disiplin
kepada semua rekan anggota
sebuah organisasi baik itu dalam
institusi, organisasi, maupun
perusahaan.
Memudahkan
memfilter,
menganalisa, dan membuang
hal-hal atau pekerjaan yang tidak
ada kaitannya secara langsung
dengan prosedur yang telah ada.
Mendukung pengalaman dan
pengetahuan para pegawai,
sekaligus juga antisipasi dari
banyaknya
kesalahan
yang
mungkin terjadi.
Memperbaiki lagi peforma, atau
kualitas pegawai itu sendiri.
Membantu menguatkan regulasi
perusahaan.
Memastikan efisiensi tiap-tiap
aktivitas operasional.
Menjelaskan segala bentuk
peralatan untuk keefektifan
suatu program pelatihan.
(Hartatik, 2014:37) Menjelaskan
bahwa SOP merupakan pedoman
bagi pelaksanaan pekerjaan dalam
sebuah organisasi, termasuk di
dalam bisnis. Dengan begitu, SOP
dibuat untuk para pelaksana
pekerjaan yang bisa berarti para
karyawan, resepsionis, office boy,
sopir,
staf
administrasi/ketatausahaan
di
kantor, pabrik (perusahaan) ,atau
gudang, supervisor, dan manager.
Pengembangan dan penggunaan SOP
meminimalkan variasi-variasi dan
menggambarkan kualitas konsistensi
dari sebuah proses organisasi,
walaupun di dalamnya terjadi gejolak
secara temporal maupun permanen
oleh anggota-anggotanya. Dengan
demikian, secara objektif, SOP
membuat suatu organisasi menjadi
lebih bernilai dan professional.
berikut:
1. Kemudahan
dan
juga
kejelasan. Harus dapat mudah
dipahami dan diterapkan oleh
semua pihak pegawai kantor,
bahkan pegawai baru pun
dapat
melaksanakan
tugasnya.
2. Efisiensi dan efektifitas.
Merupakan sebuah prosedur
yang sangat efisien dan
terukur dalam sebuah proses
pelaksanaan-pelaksanaan
tugas.
3. Keselarasan dengan prosedur
serta standar lainnya yang
terkait. Haruslah selaras
tentunya dengan prosedur
standar lainnya yang terkait.
4. Keterukuran atau Ketepatan.
Sebuah Ouput dari segala
prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas
biasanya disebut dengan
(mutu) tertentu yang dapat
dinilai
pencapaian
keberhasilan.
5. Dinamis. Haruslah cepat
sehingga dapat disesuaikan
dengan
kebutuhan
peningkatan dari kualitas
mutu yang sudah berkembang
dalam
penyelenggaraan
perkantoran.
Prinsip Penyusunan SOP
Menurut Muhaimin Iskandar dalam
Hartatik (2014:44), Dalam hal
penyusunan sebuah SOP semua
prosedur yang dijadikan standar
harus memenuhi prinsip-prinsip
6. Berorientasi kepada pihak
yang akan dilayani. Harus
mempertimbangkan
kebutuhan
pihak
yang
dilayani,
maka
dapat
memberikan
pengguna.
kepuasan
7. Kepatuhan terhadap hukum.
Harus memenuhi ketentuanketentuan dan peraturanperaturan dari pemerintah
yang harus diikuti.
8. Kepastian mengenai hukum.
Harus pula ditetapkan oleh
seoran
pimpinan
yakni
sebagai
sebuah
tatanan
hukum
yang
ditaati,
dilaksanakan, dan menjadi
instrument untuk melindungi
pegawai dari tuntutan hukumhukum.
9. Transparansi
serta
keterbukaan.
Transparansi
bahwa setiap prosedur yang
dijalankan harus jelas dan
terbuka.
Keterbukaan
bahwasanya prosedur yang
ada siap untuk menerima
masukan dari masyarakat.
Sedarmayanti (2009) menjelaskan
juga bahwa mengingat pentingnya
suatu prosedur, maka dalam teknik
penyusunan dan penentuan prosedur
kerja, dalam setiap instansi hasus
hendaknya dapat dipenuhi prinsip prinsip sebagai berikut:
1. Prosedur kinerja haruslah
dirancang
dengan
memperhatikan dari segi
tujuannya, fasilitas, peralatan,
material, biaya, waktu yang
dimiliki serta dari segi luas,
dan sifat dari suatu pekerjaan.
2. Perlu juga mempersiapkan
segala bentuknya dengan
cermat, untuk itu terlebih
dahulu disiapkan penjelasan
mengenai
tujuan
utama
organisasi, sekema organisasi
berikut klasifikasi terhadap
jabatan
dan
analisis
jabatanya, unsur - unsur
kegiatan organisasi dan lain
sebagainya.
3. Hendaknya ditentukan oleh
satu pokok utama bidang
tugas yang akan dibuatkan
bagan/skema prosedurnya.
4. Perlu pula didaftar atau dilist
dengan
rinci
tentang
pekerjaan
yang
harus
dilakukan serta lamanya
waktu
sesuai
dengan
kebutuhkan
untuk
mengerjakan bidang tugas
yang dimaksud.
5. Dalam penetapan urutan
harus diperhatikan tahapantahapan yang berkenaan
dengan rangkaian pekerjaan
maka antara tahap yang satu
dengan tahap selanjutnya
haruslah terdapat hubungan
yang erat sekali yang
kesemuanya tersebut menuju
ke satu tujuan yang sama.
6. Setiap tahap/instruksi harus
merupakan suatu kerja nyata
dan perlu sekali untuk
pelaksanaan
serta
penyelesaian seluruh tugas
atau
pekerjaan-pekerjaan
yang dimaksudkan.
7. Perlu
juga
ditetapkan
mengenai kecakapan dan juga
keterampilan dari seorang
pegawai yang diharapkan
untuk penyelesaian pada
bidang tugas yang dimaksud.
8. Prosedur kerja yang disusun
secara
tepat
sehingga
memiliki
stabilitas
dan
dleksibilitas.
9. Penyusunan
sebuah
prosedural kerja tentunya
selalu disesuaikan dengan
perkembangan dari teknologi.
10. Untuk suatu penggambaran
mengenai penerapan sebuah
prosedur khusus sebaiknya
dipergunakan symbol dan
skema
prosedur
dengan
setepat -tepatnya.
11. Dan untuk menjamin sebuah
penerapan prosedur dengan
tepat, maka diperlukan buku
pedoman
Dengan demikia jelas bahwa dalam
pembuatan prosedural kerja haruslah
memperhatikan prinsip - prinsip,
agar prosedur yang dibuat dapat
berguna
sesuai
dengan
yang
dibutuhkan.
Langkah
–
langkah
Pembuatan SOP
dalam
Prosedur Penyusunan SOP Prosedur
penyusunan SOP ialah sebuah siklus
atau urutan , yang dimulai dari
penilaian
kebutuhan
SOP
pengembangan
SOP
(SOP
Development),
(SOP
Need
Assessment), penerapan SOP (SOP
Implementation),
evaluasi
dan
hingga monitoring SOP (SOP
Monitoring and Evaluation) dan
Apabila dari hasil evaluasi masih
perlu dilakukan penyempurnaan atau
dilakukan pembuatan SOP yang
baru, maka proses diawalai kembali
dari tahapan penilaian kebutuhan
SOP 1.
1. Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian kebutuhan ialah
sebuah proses awal atau
pertama kali dari penyusunan
SOP yang dilakukan guna
mengidentifikasi kebutuhan
SOP yang mau disusun. Bagi
sebuah organisasi yang sudah
mempunyai
SOP,
maka
tahapan ini adalah yang akan
melihat
tahapan
untuk
meninjau kembali SOP yang
sudah
dimilikinya
dan
mengidentifikasi
setiap
perubahan yang dibutuhkan.
Namun bagi organisasi yang
belum memiliki SOP, maka
proses ini ialah hal yang
sangat
perlu
untuk
dilakukannya
identifikasi
SOP.
a. Tujuan Penilaian Kebutuhan
Tujuan dari pernilaian kebutuhan
SOP pada dasarnya yaitu untuk
melihat atau memberikan tingkat
kebutuhan organisasi akan SOP.
Penilaian ini juga berimplikasi
kepada menentukan jenis, ruang
lingkup serta jumlah SOP yang
di[erlukan.
Ruang
lingkup/cakupan
SOP
akan
berhubungan dengan format dan
tipe SOP yang akan disesuaikan
dan diterapkan.
2. Aspek yang dapat menimbulkan
penilaian kebutuhan Aspek yang
perlu dipertimbangkan ketika pada
saat
melakukan
penilaian
kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan
Operasionalnya
Apabila suatu organiasi semakin
besar atau semakin luas maka
ruang lingkup penilaiannya pun
akan semakin luas pula. baik
penilaian yang bersifat internal
atau external. yang termasuk
internal yaitu struktur organiasi,
tugas dan juga fungsi yang
diemban.
Sedangkan yang termasuk kedalam
faktor eksternal yaitu: tuntutan serta
keinginan penggunaan layanan,
hubungan antara organiasi dengan
pihak lain baik didalam dan juga
diluar negeri, dan berbagai bentuk
jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan
Undang-undang turut berperan
dalam penyusunan SOP, dimulai
dari undang-undang itu sendiri,
dan turunannya hingga kepada
keputusan menteri.
c. Kebutuhan
Organisasi
dan
Stakeholders
Hal
ini
berhubungan
dengan
skala
prioritas terhadap prosedur yang
harus distandarkan, dikarenakan
adanya perubahan fungsi serta
tugas dan tuntutan dari pegawai
juga perubahan dari struktur
organisasi SOP juga tentunya
harus berubah sebab perubahan
pada sarana dan juga prasarana
serta perkembangan teknologi
informasi
3.Langkah-langkah
penilaian
kebutuhan a.
Menciptakan Komitmen Pimpinan
Penyusunan SOP tidak hanya
semata-mata disusun melainkan juga
memerlukan komitmen dari seluruh
unsur pimpinan organisasi, mau
menerima dan melakukan perubahan,
serta memiliki ketegasan. Dan pada
hal ini pimpinan akan menjadi actor
perubahan yang nanti nya akan
menjadi panutan bagi karyawan.
Komitmen ini akan menjadi sesuatu
hal yang sangatlah penting guna
menunjang kelancaran penyusunan
SOP bagi perusahaan.
b. Menyusun
rencana
tindak
penilaian kebutuhan.
Penyelenggaraan
atau
pelaksanaan
seluruh
proses
mungkin akan menghabiskan
waktu yang relative lama.
Sehingga pembuatan rencana dan
target
yang
jelas
sangat
dibutukan.
serta
pembagian
tugasnya. Sehingga pembuatan
rencana akan membantu menjaga
sebuah komitmen kerja, dan
menunjukkan akuntabilitas kerja.
Sehingga lebih focus dalam
mencapai tujuan.
c. Melakukan penilaian kebutuhan
1. Himpunan Organisasi/kerja yang
telah mempunyai SOP, harus
dilakukan penyempurnaan secara
berkesinambungan, dimulai dari:
d. Tahapan selanjutnya yaitu dengan
melihat kembali SOP yang telah
ada, dan memeriksa baigian
mana yang perlu dikembangkan,
diganti atau direvisi. SOP yang
berhubungan dengan hokum dan
undang-undang
memiliki
prioritas yang cukup tinggi untuk
dikembangkan.
e. Menciptakan dokumen-dokumen
penilaian dari kebutuhan SOP.
f. Tahapan terakhir dari penilaian
kebutuhan SOP ini, yaitu
membuat
suatu
dokumen
penilaian atau laporan kebutuhan
SOP, dimana dalam dokumen
tersebut harus memuat hal-hal
berikut ini:
1. Kesimpulan
seluruh
hasil
temuan dan temuan yang
diperoleh dari sebuah proses
melalui penilaian kebutuhan ini.
2. Pemaparan
macam-macam
prioritas yang nantinya harus
segera mungkin dilakukan dan
mempertimbangkan kompetensi
organiasi.
3. Mencantumkan alasan yang
rasional
untuk
setiap
pertambahan
perbaikan,
perubahan serta pengembangan.
4. Apabila
organisasi
tidak
memiliki SOP, cantumkan alasan
mengapa dibutuhkan SOP.
Metode Penulisan SOP yang Baik
Dalam penulisan SOP ini, terdapat
metode/cara
penyusunan
yang
diperlukan guna mencari metode
yang efektif dan terukur bagi setiap
organisasi dalam membuat pedoman
kerja dari yang dibutuhkannya.
Banyak cara, teknik atau metode
yang dapat dipakai untuk menulis
prosedur. Menurut Nuraida (2008)
metode/tatacara penulisan prosedur
ialah:
1. Deskriptif
Deskriptif merupakan cara yang
dapat dikatakan sederhana karena
prosedur yang dituliskan adalah
prosedur yang sederhana pula dan
tidak
banyak
membutuhkan
simbol khusus.
2. Chart
Prosedural kerja dalam bentuk
gambar atau simbol dibuat dengan
tujuan agar terlihat lebih mudah
untuk dimengerti dan digunakan ke
dalam pekerjaan. Informasi yang
telah ada sebaiknya disajikan dengan
cara visualisasi hal ini bertujuan
untuk memudahkan analisis pada
prosedur atau cara kerja serta
memudahkan komunikasi. Sehingga
berdasarkankebutuhan itu, yakni
setiap kegiatan disusun dalam setiap
simbol yang bersifat penting.
Dan untuk pembuatan simbol dapat
berupa gambar yang melukiskan
instruksi
atau
perintah,
jenis
kegiatan, perpindahan kegiatan dan
lain sebagainya, menjadi lebih jelas
sehubungan dari satu kegiatan
terhadap kegiatan lainya. Chart dapat
diartikan peta, diagram, gambar dan
juga tabel. Berikut ini merupakan
tatacara penyusunan menggunakan
chart:
a. Gambar atau skema Gambar atau
skema biasanya digunakan pada
organisasi/instansi
assembling.
Pembuat knock down furniture,
blender, kereta dorong bayi dan
lain sebagainya, harus membuat
gambar
tahapan
cara
memakai/menggunakan
dan
melepaskan alat tersebut sebagai
panduan bagi pengguna.
b. Arus dari pergerakan dokumen
(document flow chart) Di dalam
document flow chart dapat
diketahui bagian/departmen/divisi
yang terkait dengan prosedur
dalam mencapai suatu misi
tertentu, tanggaung jawab setiap
bagian/divisi
pada
arus
pergerakan
dokumen
yang
dimulai dari start sampai finish.
selain itu untuk jumlah tembusan
yang dibutuhkan dalam setiap
arus
pergerakan
dokumen.
Dengan kata lain, document flow
chart menunjukan perpindahan
formulir kantor beserta salinan
dokumen tersebut dari bagian
yang satu ke yang lain.
c. Proses kegiatan Proses kegiatan
organisasi melewati satu langkah
atau beberapa unit/departemen.
Dengan demikian, dapat terjadi
beberapa proses dalam departemen
yang sama. Jadi hal inilah yang
menjadi sebuah perhatian perhatian
penting bukan dokumen dan
unit/departemen, melainkan proses
pelaksanaan suatu prosedur kerja.
Nmun proses kerja ini belum jelas
siapa penenggung jawab untuk setiap
proses.
Simbol
memperlihatkan
segala
proses yang berangkat di dalam
sebuah prosedur dari awal hingga
akhir. Setiap organisasi memiliki
metode - metode prosedur yang
berbeda. Semakin berkembang suatu
organisasi/kantor, maka dari itu
apabila semakin berkembang pula
prosedur kerja yang dimiliki.
Organisasi kecil mungkin hanya
membutuhkan prosedur deskriptif
sebagai dokumen mereka.
Sedangkan
organisasi
besasr
memerlukan prosedur yang rumit
karena biasanya pekerjaan tersebut
melibatkan
beberapa
divisi/departemen. Prosedur tersebut
bisa berupa gambar, document flow
chart maupun process chart. Diagram
gerak (Movement diagram) Diagram
gerak menunjukan gerakan melalui
ruangan. Diagram gerak dapat
digambarkan dalam sebuah layout
berskala pada sebuah meja atau floor
plan sehingga gerakan tersebut dapat
diukur dan dipandang dalam
buhungannya dengan faktor-faktor
fisik.
Peran dan Manfaat SOP Bagi
Sebuah Organisasi
Sebetulnya
sudah
dibayangkan
tentang peran dari sebuah SOP
terhadap organisasi.
Secara umum dapat dikatakan
bahwa, sebagai pedoman, SOP
mempunyai
peran/fungsi
untuk
memberikan acuan atau pedoman
mengenai semua kegiatan yang
tengah dijalankan dalam sebuah
organisasi secara efektif, sehingga
membantu organisasi mencapai
tujuan-tujuannya, baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Menurut
Nuraida (2008) manfaat SOP adalah:
1. Menjadi tuntunan atau acuan
atas kebijakan yang menjadi
dasar dari semua kegiatan atau
aktivitas
organisasi,
baik
operasional
maupun
administrative. Kebijakan kebijakan
akan
diterapkan
dengan benar apabila didukung
oleh prosedural operasional
standar yang efektif.
2. Menjadi pedoman atau acuan atas
pelaksaan kegiatan organisasi,
baik itu yang berupa operasional
ataupun administrative. Dengan
adanya SOP, organisasi dapat
mengatur kegiatan - kegiatan
dengan lebih efektif. Sebagai
tuntunan kegiatan, SOP harus
dapat dijalankan dengan efektif
dan efisien sesuai dengan
kebutuhan
organisasi
dalam
kondisi apapun.
3. Menjadi pedoman atau acuan
atas
validasi
prosedur
pelaksanaan kegiatan dalam
organisasi.
4. Menjadi pedoman atau acuan
dalam
penggunaan
sebuah
dokumen, formulir, blangko, dan
laporan
yang
masih
berhubungan dengan kegiatan
didalam organisasi.
5. Menjadi pedoman atau acuan
dalam
penilaian
efektifiras
kegiatan organisasi.
6. Menjadi pedoman pengintegrasian
kegiatan dalam setiap organisasi,
yaitu dalam hal mencapai tujuan
organisasi.
Sedangkan
Hartatik
(2004)
menjelaskan mengenai manfaat SOP
sebagai berikut:
1. Membantu melancarkan tugas
pegawai atau tim dari setiap unit
kerja.
2. Sebagai landasan atau dasar
hukum jika sewaktu -waktu
terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui secara jelas hambatan
- hambatan dan mudah ditelusuri
balik.
4. Mengarahkan keryawan/pegawai
untuk disiplin dan konsisten
dalam bekerja.
5. Sebagai
pedoman
dalam
melaksanakan pekerjaan rutin.
Pengujian SOP
Tahap pengujian dilakukan agar
mengetahui apakah SOP yang
disusun atau dirancang telah sesuai
standar yang ditetapkan dan atau
yang dibutuhkan organisasi sehingga
kemudian hasil dari pengujian bisa
dipakai sebagai suatu bahan evaluasi
pada saat melakukan perbaikan dan
pengembangan.
langkah pengujian dan review bisa
dapat
dilakukan
dengan
mengirimkan kepada pihak atau
bagian yang terlibat secara langsung
dalam penggunaan SOP yang
dijelaskan
untuk
memperoleh
masukan. Masukan dari calon
pengguna ini sangatlah penting untuk
dilakukan. Selain itu, juga dapat
dilakukan simulasi atau percobaan
untuk melihat sampai dimana SOP
dapat tersebut dapat berjalan sesuai
dengan keadaan atau kondisi yang
nyata.
Dengan simulasi atau percobaan pula
dapat ditemui kelemahan dan juga
prosedur yang perlu diperbaiki sesuai
dengan kondisi lapangan.
Pengembangan sebuah SOP dalam
suatu Manajemen Perkantoran
Standar yang akan dijadikan acuan
dan juga pedoman dalam proses
melakukan pelaksanaan dari tugas
keseharian
perkantoran,
jadi
pengembangan dari SOP bukanlah
kegiatan yang tiba-tiba langsung jadi
(instan) atau dianggap hal yang
begitu mudah, tetapi perlu diketahui
bahwa
memerlukan
peninjauan
secara berulang kali sebelum
akhirnya menjadi sebuah SOP yang
valid dan reliable sehingga dapat
diterapkan bagi kelancaran kegiatan
di kantor tersebut.
Pengembangan SOP diantaranya
mencakup tujuh tahapan/lagkah
proses kegiatan diantaranya: :
dimulai dari pembentukan tim,
kemudian pengumpulan informasi
atau
data,
mengidentifikasikan
prosedur
serta
alternatifnya,
menganalisis pemilihan alternatif,
melakukan penulisan SOP, kemudian
melakukan pengintegrasian SOP,
melakukan pengujian melakuan
review kembali pada SOP dan yang
terakhir yaitu melakukan pengesahan
SOP itu sendiri.
Pengembangan
SOP
dilakukan
dengan membentuk sebuah tim yang
secara khusus akan menanganinya.
Tim pengembangan SOP dibentuk
dari beberapa unsur orang yang ada
dalam satuan perkantoran atau unit
kerja dan dimulai dari tingkat Eselon
I hingga Eselon III. Satuan organisasi
atau unit kerja ini dapat melibatkan
tenaga
yang
mumpuni
dari
bidangnya
sehingga
bisa
menghasilkan SOP yang optimal.
Dari
segi
opersional,
dan
keefektivitasan kerja tim ini sangat
bergantung
pada
tingkat
keikutsertaan
atau
keterlibatan
pimpinan dalam sebuah organisasi
atau unit kerja tersebut dalam
memberikan
bimbingan
serta
intruksi. atau perintah hal ini akan
memberikan
kemudahan
dalam
pelaksanaan pengembangan SOP.
Tidak hanya itu peran serta tim
dalam memberikan informasi secara
aktif mengenai progress penyusunan
SOP sesjak awal hingga akhir
diperoleh hasil final juga diperlukan.
Penerapan sebuah SOP dalam
Manajemen
Perkantoran
Penerapan
dari
SOP
dalam
penyelenggaraan suatu fungsional
dan tugas organisasi/kantor diyakini
sebagai langkah selanjutnya setelah
sebelumnya secara formal ditetapkan
oleh pimpinan organisasi yang
bersangkutan. Proses penerapan juga
harus mampu memberikan kepastian
bahwa output yang diharapkan atau
dikehendaki dapat direalisasikan
yaitu:
1. Dari setiap pelaksana harus
mengetahui sebuah SOP yang
baru disusun atau dirancang dan
juga alasan adanya perubahan.
2. Hasil Salinan dari setiap SOP
harus disebarluaskan sesuai
dengan suatu kebutuhan dan siap
diakses atau dijalankan oleh
seluruh pengguna potensial.
3. Dan setiap pelaksana harus
mengetahui perannya dengan
pasti didalam SOP serta dapat
mempergunakan
seluruh
kemampuan serta pengetahuan
yang dimiliki guna menerapkan
sebuah SOP secara terukur dan
efektif (dimana didalamnya
pemahaman mengenai akibat
yang mungkin akan terjadi bila
gagal
dalam
melaksanakan
SOP).
4. Harus ada mekanisme dalam
mengawasi
kinerja,
serta
mengidentifikasi sebuah masalah
yang mungkin akan timbul
nantinya, memberikan dukungan
dalam proses penerapan SOP.
Pelaksanaan pengaplikasian SOP
dipantau secara berkala sehingga
proses penerapannya dapat berjalan
baik. Dan setiap masukan dalam
upaya pengawasan juga akan
menjadi salah satu bahan yang
cukup
berharga
dalam
pengevaluasian sehingga tahap
penyempurnaan SOP tersebut bisa
dilakukan dengan cara yang tepat
dan sesuai
Keterkaitan Pelaksanaan SOP
Dengan Manajemen
Secara umum fungsi manajemen
adalah kegiatan yang dijalankan
berdasarkan fungsi dari masingmasing dan mengikuti suatu tahapan
khusus dalam pelaksanaannya. Arti
fungsi manajemen menurut George
R.
Terry diantaranya ialah planning,
organizing,
actuating,
dan
controlling. Dari semua rangkaian
proses
manajemen
tersebut,
pelaksanaan atau sering disebut
dengan istilah actuating ialah suatu
fungsi manajemen yang paling
pertama dan utama. Pada fungsi
perencanaan dan pengorganisasian
biasanya lebih banyak berkaitan
dengan aspek abstrak merupakan
proses
manajemen,
namun
sedangkan fungsi actuating justru
lebih mementingkan pada kegiatan
yang berhubungan dengan orang
didalam organisasi.
Pelaksanaan menurut Muninjaya
(2004:26) dalam buku Manajemen
Kesehatan diartikan sebagai suatu
proses bimbingan atau arahan kepada
staf agar mereka atau para staf
mampu bekerja secara optimal
menjalankan tugas pokok masing
masing
yang
sesuai
dengan
keterampilan atau kompetensi yang
dimiliki, dan dukungan sumber daya
manusia yang tersedia.
Pelaksanaan (actuating) menurut
Terry (2000:17) disebut juga
“gerakan aksi” mencakup kegiatan
yang dilaksanakan seorang manager
untuk
mengawali
dan
melanjutkankegiatan yang telah
diterapkan oleh unsur perencanaan
dan pengorganisasian agar misi-misi
dapat tercapai. Salah satu indikator
dalam
menjalankan
Standar
Operasional Prosedur (SOP) agar
bisa berjalan dengan maksimal maka
yang perlu sekali diperhatikan adalah
Efisiensi yang berhubungan dengan
suatu
ketepatan
waktu
dan
penghematan biaya.
KESIMPULAN
1. Sebagai suatu standar yang
dijadikan acuan sera pedoman
dalam sebuah proses pelaksanaan
dari tugas keseharian sebuah
organisasi/kantor, pengembangan
Standard Operating Procedure
(SOP) bukan kegiatan yang tibatiba langsung jadi (instan), namun
membutuhkan
peninjauanpeninjauan
secara
berkala
sebelum akhirnya menjadi seubah
SOP yang terukur dan reliable
bagi semua pihak kantor yang
menjalankan SOP .
2. Pengembangan SOP mencakup
tujuh tahapan proses kegiatan
yaitu: dimulai dari pembentukan
tim, kemudian pengumpulan
informasi
atau
data,
mengidentifikasikan
prosedur
serta alternatifnya, menganalisis
pemilihan alternatif, melakukan
penulisan
SOP,
kemudian
melakukan pengintegrasian SOP,
melakukan pengujian melakuan
review kembali pada SOP dan
yang terakhir yaitu melakukan
pengesahan SOP itu sendiri.
3. Secara operasional, efektivitas kerja
tim sangat ditentukan dari tingkat
kejelian
manajer
satuan
organisasi/kerja dalam mengontrol
salah
satunya
arahan
sejak
permulaan dari tim dibuat, sehingga
dapat memfleksibelkan proses dari
pengembangan SOP . Oleh karena
itu, tim harus secara aktif
menyampaikan
informasi
berkenaan dengan kemajuan dari
penyusunan mulai dari awal
kegiatan hingga pada akhir dan
memperoleh hasil final.
SARAN
1. Pada proses pembuatan/pembentukan
SOP,
maka
diharuskan
memperhatikan terhadap tipe dan
juga format yang telah ada.
2. Dokumen dan flowchat yang
dibutuhkan pada penyusunan SOP
disusun secara berkesinambungan
sehingga tersusun rapi dan mudah
untuk
diterapkan
dalam
unit/departemen
yang
menjalankannya.
3. Sudah seharusnya suatu organisasi
(kantor) menggunakan SOP , karena
tanpa adanya SOP semua akan tidak
efesien dan efektif.
Daftar Putaka
Algesindo Tambunan, Rudi M.
(2008). Pedoman Penyusunan
SOP.
Jakarta:
Maiestash
Publishing
http://www.ejurnal.com/2016/02/.
pelaksanaan-standaroperasional.html
Muninjaya, Gde.2004. Manajemen
Kesehatan. jakarta : Buku
Kedokteran EGD.
Santoso, Joko Dwo. (2014). Lebih
Memahami SOP. Surabaya:
Kata Pena.
Sedarmayanti. (2009). Manajemen
Perkantoran.
Bandung:
Mandar Maju
Siagian, Yolanda M. (2007). Supply
Chain Management. Jakarta:
Grasindo Algasindo
Silalahi, Ulbert. (2009). Studi
Tentang Ilmu Administrasi.
Bandung: Sinar Buku
Tathagati, Arini. (2014). Step By
Step Membuat SOP.
Terry George. 2000. Prinsip-Prinsip
Manajemen.
BumiAksara.
Jakarta
:
PT
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 3%
Date: Kamis, Juni 09, 2016
Statistics: 106 words Plagiarized / 3542 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------