Tata Kearsipan Kepegawaian Bagian Organisasi Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta cover
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA
Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi
Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
Santi Ritmawati
D1511084
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2014
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI
DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
Santi Ritmawati
D1511084
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : Santi Ritmawati
N I M : D1511084
KEARSIPAN
KEPEGAWAIAN
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir
tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Santi Ritmawati
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini ku persembahkan untuk :
Mama
Papa
yang
selalu
mendukungku baik dari segi
material dan spiritual.
Seseorang
yang
selalu
mendukungku sampai selesai
kuliah.
Semua
teman-temanku
Manajemen Administrasi B
selama 3 tahun terimakasih
untuk kebersamaanya selama
ini.
Almamaterku 2011.
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
KEPEGAWAIAN
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
KEPEGAWAIAN
SEK
persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi
Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak yang telah memebrikan
bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir ini.
1. Bapak Drs. Sakur, MS selaku pembimbing tugas akhir saya yang telah
memberikan
bimbingan
dan
pengarahan
kepada
penulis
dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Bapak Drs. Paulus Bambang Wijanarko selaku Kepala Sub Bagian
Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
4. Ibu Siti Lestari, SE selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
5. Ibu Wara Septianingsih, Se selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
6. Seluruh pegawai Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertarait Daerah
Kota Surakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
7. Mama dan Papa, terimakasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku.
8. Kedua kakak ku, terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku.
9.
terimakasih untuk persahabatan kita 3 tahun meskipun kita beda kota.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan
pernah aku lupakan.
11. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir
ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan
Laporan Tugas Akhir ini masih dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat
keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengaharapkan saran
dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas
Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi
pembaca dan pihak-pihak yang memerlukan.
Surakarta Mei 2014
Santi Ritmawati
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL...............................................................................
i
PERSETUJUAN .....................................................................................
ii
PENGESAHAN ......................................................................................
iii
PERNYATAAN......................................................................................
iv
MOTTO ..................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ...................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ............................................................................
vii
DAFTAR ISI...........................................................................................
ix
DAFTAR BAGAN .................................................................................
xi
DAFTAR TABEL...................................................................................
xii
ABSTRAK .............................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah .......................................................
1
B. Rumusan Masalah .................................................................
3
C. Tujuan Pengamatan ..............................................................
3
D. Manfaat Pengamatan ............................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ....
5
I.
TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................
5
A. Pengertian Arsip .................................................................
5
B. Pengertian Kearsipan ..........................................................
7
C. Jenis Arsip ..........................................................................
8
D. Tujuan Kearsipan ...............................................................
9
E. Tata Kearsipan ...................................................................
10
F. Fasilitas Kearsipan .............................................................
21
G. Pegawai Kearsipan .............................................................
22
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
H. Pengertian Kepegawaian ....................................................
23
I. Pengertian Tata Kearsipan Kepegawaian ..........................
25
II. Metode Pengamatan .................................................................
26
A. Lokasi Pengamatan ............................................................
26
B. Jenis Pengamatan ...............................................................
26
C. Sumber Data .......................................................................
26
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................
27
E. Metode Analisa Data ..........................................................
27
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ...................................
30
A. Sejarah Kota Surakarta .........................................................
30
B. Visi dan Misi Kota Surakarta ...............................................
31
C. Sekretaris Daerah Kota Surakarta ........................................
32
D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta ......
32
E. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Sekretariat Daerah Kota Surakarta .......................................
34
F. Uraian Tugas Pokok Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Sekretariat Daerah Kota Surakarta .......................................
35
BAB IV PEMBAHASAN ......................................................................
38
A. Tata Kearsipan Kepegawaian pada Bagian Organisasi dan
Kepegawaian ...............................................................................
38
B. Fasilitas Kearsipan .....................................................................
46
C. Pegawai Kearsipan .....................................................................
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................
49
A. Kesimpulan ................................................................................
49
B. Saran ...........................................................................................
50
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 ...............................................................................................
36
Bagan 3.2 ...............................................................................................
37
Bagan 4.3 ...............................................................................................
41
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 .................................................................................................
39
Tabel 4.2 .................................................................................................
47
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT
Laporan Tugas Akhir, Program Diploma
III, Manajmen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta, 2014, 52 halaman.
Sumber informasi yang digunakan dalam melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian dan pertanggung jawaban secepat-cepatnya secara
akurat, terpecaya dan lengkap dari suatu proses administrasi pemerintah ataupun
administrasi swasta adalah arsip, maka sangat diperlukan pengelolaan arsip yang
baik. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui bagaimana tata kearsipan kepegawaian pada Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, berdasarkan pertimbangan
bahwa Bagian Organisasi dan Kepegawaian merupakan Bagian yang bergerak
dalam bidang pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil sehingga dituntut bisa
memberikan pelayanan kepada pegawai sehingga dituntut memberikan hasil kerja
yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang
mendiskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik
secara tertulis maupun lisan berdasarkan pengamatan dan berhubungan langsung
dengan informan.Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan
informan dan melalui buku-buku perusahaan. Teknik pengumpulan data
dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisa data
berupa reduksi data, sajian data, penariakan simpulan atau verivikasi.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, dapat diketahui bahwa
penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas
penyimpanan yang digunakan adalah asas sentralisasi, dengan asas ini semua
arsip kepegawaian tersimpan terpusat. Untuk sistem penyimpanan yang
digunakan adalah sistem subjek,abjad.
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub
Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakrta meliputi :
penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip,pemeliharaan arsip,
penemuan kembali arsip dan pemusnahan arsip. Saran untuk Sub Bagian
Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah sebaiknya
pada bagian ini selain menggunakan sistem manual juga menggunakan sistem
digital/elektronis, dan lebih memperhatikan tempat penyimpanan/odner.
Kata Kunci : Kearsipan, Kepegawaian, Manajemen Kepegawaian
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Santi Ritma
RECORD KEEPING STAFFING THE
ORGANIZATION AND CIVIL SECRETARIAT OF SURAKARTA", Final
Report, Diploma Programs, Administrative Management, Faculty of Social
and Political Science Sebelas Maret University, 2014, 51 pages.
Sources of information used to conducting the planning, analysis, policy
formulation, decision making, preparation of reports, assessment and
accountability as quickly as possible in an accurate, trustworthy and full of a
government administration or administrative process is private archive, it is
necessary to manage the archive better. The purpose of writing this final report is
to determine how management personnel file at Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta.
In the selected observation locations at Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta, based on the consideration that the Organization and
Personnel Section is part engaged in service to the Civil Service can provide
services that are required to provide employees that provide good work. Types of
observations used is descriptive qualitative to describe, explain and analyze a
number of existing data either in writing or orally by observation and direct
contact with the informant. Sources of data obtained from interviews with
informants and through the company's books. Data was collected by interview,
observation and documentation. Data analysis techniques such as data reduction,
data presentation, withdrawalconclusions or verification.
From the results of observations made on Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta, it can be seen that the acceptance and recording archive
using one-door system, the storage principle used is the principle of centralization,
with this principle all personnel records are stored centrally. For storage systems
that are used are the subject system, and alphabetic systems.
The conclusion of these observations is file management on Organization
and Personnel of Civil Service Surakarta include: reception and recording
archives, archive storage, records maintenance and destruction of records.
Suggestions for Sub-Division of Organization and Personnel of Civil Service
Surakarta is better than using a manual system also uses a digital system /
electronic, and more attention to the storage / odner.
Keyword : Record, Staffing, Staffing Management
xiv
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA
Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi
Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
Santi Ritmawati
D1511084
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2014
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI
DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
Santi Ritmawati
D1511084
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
2014
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : Santi Ritmawati
N I M : D1511084
KEARSIPAN
KEPEGAWAIAN
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir
tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Santi Ritmawati
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini ku persembahkan untuk :
Mama
Papa
yang
selalu
mendukungku baik dari segi
material dan spiritual.
Seseorang
yang
selalu
mendukungku sampai selesai
kuliah.
Semua
teman-temanku
Manajemen Administrasi B
selama 3 tahun terimakasih
untuk kebersamaanya selama
ini.
Almamaterku 2011.
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
KEPEGAWAIAN
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
KEPEGAWAIAN
SEK
persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi
Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak yang telah memebrikan
bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir ini.
1. Bapak Drs. Sakur, MS selaku pembimbing tugas akhir saya yang telah
memberikan
bimbingan
dan
pengarahan
kepada
penulis
dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Bapak Drs. Paulus Bambang Wijanarko selaku Kepala Sub Bagian
Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
4. Ibu Siti Lestari, SE selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
5. Ibu Wara Septianingsih, Se selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta
6. Seluruh pegawai Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertarait Daerah
Kota Surakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
7. Mama dan Papa, terimakasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku.
8. Kedua kakak ku, terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku.
9.
terimakasih untuk persahabatan kita 3 tahun meskipun kita beda kota.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan
pernah aku lupakan.
11. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir
ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan
Laporan Tugas Akhir ini masih dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat
keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengaharapkan saran
dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas
Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi
pembaca dan pihak-pihak yang memerlukan.
Surakarta Mei 2014
Santi Ritmawati
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL...............................................................................
i
PERSETUJUAN .....................................................................................
ii
PENGESAHAN ......................................................................................
iii
PERNYATAAN......................................................................................
iv
MOTTO ..................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ...................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ............................................................................
vii
DAFTAR ISI...........................................................................................
ix
DAFTAR BAGAN .................................................................................
xi
DAFTAR TABEL...................................................................................
xii
ABSTRAK .............................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah .......................................................
1
B. Rumusan Masalah .................................................................
3
C. Tujuan Pengamatan ..............................................................
3
D. Manfaat Pengamatan ............................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ....
5
I.
TINJAUAN PUSTAKA ..........................................................
5
A. Pengertian Arsip .................................................................
5
B. Pengertian Kearsipan ..........................................................
7
C. Jenis Arsip ..........................................................................
8
D. Tujuan Kearsipan ...............................................................
9
E. Tata Kearsipan ...................................................................
10
F. Fasilitas Kearsipan .............................................................
21
G. Pegawai Kearsipan .............................................................
22
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
H. Pengertian Kepegawaian ....................................................
23
I. Pengertian Tata Kearsipan Kepegawaian ..........................
25
II. Metode Pengamatan .................................................................
26
A. Lokasi Pengamatan ............................................................
26
B. Jenis Pengamatan ...............................................................
26
C. Sumber Data .......................................................................
26
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................
27
E. Metode Analisa Data ..........................................................
27
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ...................................
30
A. Sejarah Kota Surakarta .........................................................
30
B. Visi dan Misi Kota Surakarta ...............................................
31
C. Sekretaris Daerah Kota Surakarta ........................................
32
D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta ......
32
E. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Sekretariat Daerah Kota Surakarta .......................................
34
F. Uraian Tugas Pokok Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Sekretariat Daerah Kota Surakarta .......................................
35
BAB IV PEMBAHASAN ......................................................................
38
A. Tata Kearsipan Kepegawaian pada Bagian Organisasi dan
Kepegawaian ...............................................................................
38
B. Fasilitas Kearsipan .....................................................................
46
C. Pegawai Kearsipan .....................................................................
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................
49
A. Kesimpulan ................................................................................
49
B. Saran ...........................................................................................
50
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 ...............................................................................................
36
Bagan 3.2 ...............................................................................................
37
Bagan 4.3 ...............................................................................................
41
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 .................................................................................................
39
Tabel 4.2 .................................................................................................
47
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
BAGIAN
ORGANISASI
DAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT
Laporan Tugas Akhir, Program Diploma
III, Manajmen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta, 2014, 52 halaman.
Sumber informasi yang digunakan dalam melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian dan pertanggung jawaban secepat-cepatnya secara
akurat, terpecaya dan lengkap dari suatu proses administrasi pemerintah ataupun
administrasi swasta adalah arsip, maka sangat diperlukan pengelolaan arsip yang
baik. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui bagaimana tata kearsipan kepegawaian pada Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, berdasarkan pertimbangan
bahwa Bagian Organisasi dan Kepegawaian merupakan Bagian yang bergerak
dalam bidang pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil sehingga dituntut bisa
memberikan pelayanan kepada pegawai sehingga dituntut memberikan hasil kerja
yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang
mendiskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik
secara tertulis maupun lisan berdasarkan pengamatan dan berhubungan langsung
dengan informan.Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan
informan dan melalui buku-buku perusahaan. Teknik pengumpulan data
dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisa data
berupa reduksi data, sajian data, penariakan simpulan atau verivikasi.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Organisasi dan
Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, dapat diketahui bahwa
penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas
penyimpanan yang digunakan adalah asas sentralisasi, dengan asas ini semua
arsip kepegawaian tersimpan terpusat. Untuk sistem penyimpanan yang
digunakan adalah sistem subjek,abjad.
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub
Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakrta meliputi :
penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip,pemeliharaan arsip,
penemuan kembali arsip dan pemusnahan arsip. Saran untuk Sub Bagian
Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah sebaiknya
pada bagian ini selain menggunakan sistem manual juga menggunakan sistem
digital/elektronis, dan lebih memperhatikan tempat penyimpanan/odner.
Kata Kunci : Kearsipan, Kepegawaian, Manajemen Kepegawaian
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Santi Ritma
RECORD KEEPING STAFFING THE
ORGANIZATION AND CIVIL SECRETARIAT OF SURAKARTA", Final
Report, Diploma Programs, Administrative Management, Faculty of Social
and Political Science Sebelas Maret University, 2014, 51 pages.
Sources of information used to conducting the planning, analysis, policy
formulation, decision making, preparation of reports, assessment and
accountability as quickly as possible in an accurate, trustworthy and full of a
government administration or administrative process is private archive, it is
necessary to manage the archive better. The purpose of writing this final report is
to determine how management personnel file at Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta.
In the selected observation locations at Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta, based on the consideration that the Organization and
Personnel Section is part engaged in service to the Civil Service can provide
services that are required to provide employees that provide good work. Types of
observations used is descriptive qualitative to describe, explain and analyze a
number of existing data either in writing or orally by observation and direct
contact with the informant. Sources of data obtained from interviews with
informants and through the company's books. Data was collected by interview,
observation and documentation. Data analysis techniques such as data reduction,
data presentation, withdrawalconclusions or verification.
From the results of observations made on Organization and Personnel of
Civil Service Surakarta, it can be seen that the acceptance and recording archive
using one-door system, the storage principle used is the principle of centralization,
with this principle all personnel records are stored centrally. For storage systems
that are used are the subject system, and alphabetic systems.
The conclusion of these observations is file management on Organization
and Personnel of Civil Service Surakarta include: reception and recording
archives, archive storage, records maintenance and destruction of records.
Suggestions for Sub-Division of Organization and Personnel of Civil Service
Surakarta is better than using a manual system also uses a digital system /
electronic, and more attention to the storage / odner.
Keyword : Record, Staffing, Staffing Management
xiv