PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

commit to user

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

SHINTIA WIDIANINGTYAS D1507123

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

iv

PERNYATAAN

NAMA : SHINTIA WIDIANINGTYAS NIM : D1507123

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA“ adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2010

Yang membuat pernyataan,

commit to user

v MOTTO

Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengharapkannya.

(William A. Ward)

Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam.

(Djajendra)

Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang.

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada :

§ Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan, semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh apa pun dan siapa pun.

§ Adik-adikku yang selalu menyemangatiku.

§ Keluarga yang tentunya selalu mendukungku.

§ Teman-temanku D3 MA ‘07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya

selama ini.

§ He always gave me love and kept giving spirit in my life

§ Almamaterku

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta “ sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir

yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini. 4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah

membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini. 5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak

bosan-bosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan sabar memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.

commit to user

viii

6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir. 7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM).

8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM).

9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.

10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang diberikan kepada penulis selama ini.

12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis ucapkan terima kasih.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, Juni 2010

commit to user

ix DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

ABSTRAK ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Pengamatan ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Adninistrasi ... 7

1. Pengertian Administrasi ... 7

2. Proses-proses Administrasi ... 8

3. Fungsi-fungsi Administrasi ... 9

B. Pengertian Arsip ... 9

C. Administrasi Kearsipan ... 10

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ... 12

2. Penyimpanan Arsip ... 13

3. Penyusutan Arsip ... 20

4. Fasilitas Kearsipan ... 23

commit to user

x

D. Metode Pengamatan ... 27

1. Jenis Pengamatan ... 27

2. Lokasi Pengamatan ... 27

3. Jenis dan Sumber Data ... 28

4. Teknik Pengumpulan Data ... 29

5. Teknik Analisis Data ... 30

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 32

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 33

C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 34

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 34

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 35

F. Struktur Organisasi ... 35

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 58

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 73

B. Saran ... 75 DAFTAR PUSTAKA

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ... 36 GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Halaman TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan

Februari 2010 – Maret 2010 ... 4 TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan

Februari 2010 – Maret 2010 ... 4 TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ... 60 TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar ... 61

commit to user

xiii ABSTRAK

SHINTIA WIDIANINGTYAS, D1507123. PELAKSANAAN

ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2010.

Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan.

Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif

Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.

commit to user BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya.

Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya.

Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah

commit to user

satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan.

Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang

commit to user

berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.

Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna.

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan

penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian; melakukan

pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan

commit to user

terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan pembinaan jabatan fungsional.

Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya.

Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan dan penataan yang tepat.

Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Februari 2010 – Maret 2010.

TABEL 2.1

Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010

No. Bulan Jumlah Ditujukan Kepada

Kepala Dinas

Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan & PK 1. 2. Februari Maret 143 129 0,84% 6,36% 37,28% 30,15% 24,56% 38,09% 27,96% 19,04% 9,32% 6,36%

Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

TABEL 2.2

Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010

No. Bulan Jumlah

1. 2. Februari Maret 105 98

commit to user

Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian dan sebagainya.

Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah :

” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ? ”

commit to user C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

3. Tujuan Individual

Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Tentang Administrasi 1. Pengertian Administrasi

Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita sebut itu berasal dari bahasa Belanda, “ administratie ”, yang menurut Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.

Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14), unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku Moekijat (1992 : 16) adalah :

1. Dua orang manusia atau lebih. 2. Tujuan.

commit to user

3. Tugas yang hendak dilaksanakan.

4. Peralatan dan perlengkapan.

Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Proses-proses Administrasi

Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain :

a. Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti

yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan

tujuan-tujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan

program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-metode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari.

b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian.

c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan

pegawai-pegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan.

d. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini

mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.

e. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.

commit to user 3. Fungsi-fungsi Administrasi

Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang meliputi 3 fungsi pokok yaitu :

a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan.

b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan. c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.

B. Pengertian Arsip

Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar.

Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga

Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud surat-menyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya.

commit to user C. Administrasi Kearsipan

Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli.

Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan

sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai

penyingkirannya.

Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip.

Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai pemusnahannya.

Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut :

a. Mudah dilaksanakan.

b. Mudah dimengerti.

c. Murah atau ekonomis.

d. Tidak memakan banyak tempat.

e. Mudah dicapai.

commit to user g. Fleksibel atau luwes.

h. Dapat mencegah kerusakan.

i. Mempermudah pengawasan.

Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan.

2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai :

1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. 2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.

3. Penyusutan arsip secara teratur.

4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.

commit to user

Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu :

1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip.

3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan.

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip

Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan

receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan

sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak lain.

Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan. Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.

Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut.

commit to user

Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat.

Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah untuk menata arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsip-arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip biasa.

Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan.

Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data – pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas / peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu organisasi.

Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya. Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

2. Penyimpanan arsip

Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian

commit to user

maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan tersebut bertujuan untuk :

a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.

b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.

c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

a) Asas Penyimpanan Arsip

Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 16-18) yaitu :

· Asas Sentralisasi

Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

Keuntungan :

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada

pekerjaan arsip.

c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

commit to user Kelemahan :

a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu

yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi

Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada.

· Asas Campuran

Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja

dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri

penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak

mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya

didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi

kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas

sebelumnya.

Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu :

1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan

penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi.

2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.

b) Sistem Penyimpanan Arsip

Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

commit to user

c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto (1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh :

a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama.

c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan.

e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud agar :

a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi.

b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti.

c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.

d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau

nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.

Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah

commit to user

Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).

Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara lain :

a. Sistem abjad (alphabetical filling system)

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Sistem pokok soal (subject filling system)

Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.

c. Sistem nomor (numerical filling system)

Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d. Sistem wilayah (geographical filling system)

Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.

e. Sistem tanggal (chronological filling system)

Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut.

commit to user c) Prosedur Penyimpanan

Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos (1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong-golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Memisah-misahkan (segreting) arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan. 2. Meneliti (examining) arsip

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda

persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang

membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3. Memadukan (assembling) arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.

4. Mengklasifikasikan (classification) arsip

Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.

5. Mengindeks (indexing) arsip

Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.

c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat

commit to user

d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub

subjek) pada arsip yang bersangkutan. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)

Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang. 7. Menyusun arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.

8. Memfile arsip

Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu.

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang

memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :

a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

commit to user 3. Penyusutan arsip

Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya dalam perawatannya.

Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 208) adalah :

1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang

berlaku.

3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

a) Pemindahan arsip

Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2 (dua) kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.

commit to user

Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.

Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212) adalah :

1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.

2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip.

Dengan demikian, petugas harus membuat :

a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.

b. Daftar jenis arsip yang diserahkan. b) Penyusutan arsip

Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan

pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut :

1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.

2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. 3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas

bekerja dengan arsip.

Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh

dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan

penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W. Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :

commit to user

a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam

golongan warkat yaitu :

1. Vital Record (warkat sangat penting).

2. Important Record (warkat penting).

3. Useful Record (warkat berguna).

4. Nomessontial (warkat tidak penting).

b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan,

yaitu :

1. Nonessential (warkat tidak penting).

2. Helpful (warkat berguna).

3. Important (warkat penting).

4. Vital (warkat sangat penting).

Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor

membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut.

Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip

menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam

pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu sebagai berikut :

1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi :

a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan arsip.

b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip.

e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas.

commit to user 4. Fasilitas Kearsipan

a) Peralatan Arsip

Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986 : 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) macam yaitu :

1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.

2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.

3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.

4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya.

Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara lain :

1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun

penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.

2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang

disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang

dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip.

4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk

menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya.

5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun

secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.

6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani surat.

commit to user

7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat. b) Ruang Kearsipan

Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat, ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja.

Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan harus kering, terang dan berventilasi baik.

Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197) Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.

Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan dengan :

commit to user

b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan

penerangan alam, yaitu sinar matahari. c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.

d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air. f. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk

mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.

g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan

hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip.

h. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari

tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.

i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lainnya.

j. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.

Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.

5. Pegawai kearsipan

Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang serendah-rendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang kearsipan.

commit to user

Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto (1991 : 37) dinyatakan sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 37) ditentukan oleh :

a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang

bersangkutan.

b. Asas penyimpanan yang dipergunakan.

Dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 39) The Liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik, diperlukan pegawai / petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian.

Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 104) antara lain sebagai berikut :

1. Memiliki pengetahuan di bidang :

a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.

b. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.

c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dikerjakan.

3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang Gie mengemukakan 6 (enam) syarat bagi pegawai kearsipan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 41) adalah seperti berikut ini :

1. Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal.

2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai pengelihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang tercantum pada warkat-warkat.

commit to user 3. Memiliki sifat kecermatan.

4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil. 5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi.

6. Memiliki pertimbangan yang baik. D. Metode Pengamatan

1. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini menggunakan strategi atau metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Menurut Hadari Nawawi (1995 : 63) metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat sekarang, berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya. Sedangkan yang dimaksud bersifat kualitatif adalah pengamatan yang bersifat atau mempunyai karakteristik bahwa datanya dinyatakan dalam keadaan sewajarnya dan sebagaimana adanya.

Adapun ciri-ciri penelitian atau pengamatan deskriptif menurut Winarno Surakhmad (1990 : 140) adalah :

1. Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa

sekarang pada masa yang aktual.

2. Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisa.

2. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan merupakan tempat di mana pengamatan dilaksanakan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan dari masalah yang akan diamati. Hal tersebut dilakukan untuk memperoleh informasi di dalam usaha untuk menyatakan suatu kebenaran data. Dalam pengamatan ini mengambil kasus di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta..

Adapun alasan untuk memilih lokasi tersebut adalah sebagai berikut:

commit to user

· Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

memungkinkan sekali untuk memberikan data yang diperlukan dalam pengamatan ini. Hal ini ditinjau dari tingkat kedisiplinan khususnya tingkat kedisiplinan kantor, organisasi yang teratur maupun administrasi yang teratur pula.

· Di lokasi tersebut akan memungkinkan kemudahan dalam

melakukan pengamatan, sehingga dapat membantu kelancaran dalam memperoleh informasi atau data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati, menghubungi informan serta mengurus perizinan.

3. Jenis dan Sumber data

Apabila seorang pengamat telah menetapkan suatu objek penelitian, maka langkah berikutnya adalah menetapkan tentang sumber data mana yang akan dipergunakan untuk pengumpulan datanya. Yang dimaksud dengan sumber data dalam pengamatan ini adalah subjek darimana data diperoleh. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah:

a. Sumber data primer

Adalah sumber informasi yang diberikan langsung oleh informan. Adapun yang dimaksud dengan informan adalah orang yang merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan pengamat yang dijadikan sebagai sumber informasi. Data primer dikumpulkan oleh

pengamat itu sendiri. Dalam pengamatan ini penulis

mengumpulkan data primer yang berupa data-data yang berhubungan dengan pelaksanaan admnistrasi kearsipan, misalnya data tentang tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan oleh bagian administrasi kearsipan di kantor tersebut.

b. Sumber data sekunder

Adalah sumber informasi yang diperoleh dari sumber lain. Data sekunder dapat diperoleh dengan mengutip dari sumber publikasi seperti surat kabar, majalah, dokumen, arsip, peraturan

commit to user

perundangan dan sebagainya. Dalam pengamatan ini penulis mencari dan mengumpulkan data sekunder yang berupa buku-buku, pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk memperoleh data yang diperlukan. Dalam mengumpulkan data yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan, maka teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Wawancara

Wawancara sebagai teknik pengumpulan data mempunyai fungsi sangat banyak seperti sebagai pengumpul keterangan, menguji kebenaran informasi, meminta pendapat orang lain yang digunakan sebagai sumber informasi, dan lain-lain. Wawancara adalah suatu metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang diamati. Dalam pengamatan ini, penulis mengangkat topik Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, maka penulis mengadakan tanya jawab langsung kepada bagian Administrasi Kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Misalnya penulis bertanya kepada bagian administrasi kearsipan tentang tugas-tugas yang dilakukan, faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan tugas tersebut dan sebagainya.

b. Observasi

Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap kondisi dan keadaan organisasi yang menjadi obyek pengamatan sehingga dapat ditemukannya fakta ataupun realitas yang dibutuhkan.

commit to user c. Studi kepustakaan

Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi

penulisan yang berkaitan dengan administrasi kearsipan,

pelaksanaan administrasi kearsipan dan lain sebagainya.

d. Dokumentasi

Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang bertujuan untuk mempelajari dokumen, literature ataupun laporan lain. Di sini metode dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena dalam

mengolah data pengamat lebih cenderung menggunakan

dokumentasi yang ada. 5. Teknik Analisis Data

Teknis analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif.

Analisis data kualitatif merupakan pengolahan data berupa pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan. Metode interaktif adalah model analisa yang terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, maka data-data diproses melalui 3 (tiga) komponen tersebut. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (1988 : 37).

Kegiatan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Reduksi data

Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian kepada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung terus-menerus, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul sampai laporan akhir lengkap tersusun.

commit to user b. Penyajian data

Merupakan sekumpulan informasi yang tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

c. Penarikan kesimpulan

Dari permulaan data, seorang penganalisis kualitatif mencari arti benda-benda, keteraturan, pola-pola, penjelasan konfigurasi, berbagai kemungkinan, alur sebab akibat dan proporsi. Kesimpulan akan ditangani secara longgar, tetap terbuka dan skepstis, tetapi kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum jelas, meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar pada pokok.

Ketiga komponen utama tesebut saling mendukung dan berhubungan sehingga membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.

commit to user BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berdiri pada tahun 1950, yang pada saat itu bernama Kantor Pengadaan dan Penyaluran di bawah Departemen Perekonomian Umum yang menangani masalah bidang industri, bidang perdagangan dan bidang koperasi. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang mula-mula tugasnya mengurus tentang pemberian izin pendirian perusahaan dan usaha dagang, tetapi setelah berjalan 5 (lima) tahun yakni 1955 berganti nama menjadi Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi.

Tahun 1957 Departemen Perekonomian Umum dihapuskan dan diganti menjadi Departemen Perdagangan Luar Negeri. Pada tahun 1971, Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi berubah menjadi Kantor Departemen Perdagangan yang tidak berpengaruh pada Kantor Perdagangan dan Koperasi yang selokasi dengan Kantor Perindustrian yang letaknya di Jalan Yosodipuro 150 Surakarta.

Baru kemudian pada tahun 1980 kantor dijadikan satu yang tempatnya di Jalan Slamet Riyadi 320 Surakarta yang mula-mula merupakan kantor Tera. Pada tanggal 22 September 1980 oleh Bapak Kardjono Wiryo diresmikan pembukaannya, namun ruang lingkupnya lebih sempit dari pada kantor yang dulu. Sebab hanya meliputi daerah Kotamadya saja. Kemudian dipersempit lagi dengan didirikannya kantor-kantor perdagangan di beberapa daerah Eks-Karesidenan Surakarta seperti kantor perdagangan di Sragen, Klaten dan Sukoharjo.

Berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI Nomor : 84 / MPP / Kep / 4 / 1996 tanggal 16 April 1996, kemudian berganti nama menjadi Departemen Perindustrian dan

commit to user

Perdagangan. Pada surat keputusan tersebut berisi tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta.

Pada waktu otonomi daerah digulirkan pada tahun 2000, Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta mengalami perubahan dan perkembangan dengan berganti nama menjadi Dinas Perindustrian Perdagangan dan Penanaman Modal Kotamadya Surakarta yaitu berdasarkan Keputusan Walikota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001, yang berisi tentang Susunan Organisasi dan Tata kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta tahun 2001 Nomor 14 Seri D.12.

Kemudian mengalami perubahan dan perkembangan lagi dengan berganti nama menjadi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berada di Jalan Yosodipuro No. 164 Surakarta yang lokasinya sangat strategis. Dikatakan strategis sebab terletak di jalan raya yang dilalui dari berbagai jurusan. Bila dilihat dari letaknya juga memudahkan karyawan untuk mencapai tempat kerja, serta memonitor segala kegiatan masyarakat yang berhubungan dengan pembangunan dan perkembangan masyarakat Surakarta.

commit to user

C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

1. Membentuk struktur industri yang kuat dan seimbang antara intra sektor, antara sektor, antara sektor besar, menengah, kecil serta sektor industri dengan sektor penunjangnya, sehingga industri mampu menjadi sumber utama pertumbuhan sekonomi serta perolehan devisa negara serta peningkatan pendapatan masyarakat.

2. Terciptanya iklim perdagangan yang sehat serta sistem distribusi yang makin meluas dan mantap.

3. Tersedianya kebutuhan pokok masyarakat di segala lapisan atau tingkat ekonomi dari kalangan atas, menengah maupun bawah termasuk barang baku / modal, konsumsi maupun suku cadang sehingga tidak terjadi kelangkaan barang di pasar.

4. Memacu peningkatan perdagangan luar negeri (eskpor) baik migas maupun nonmigas.

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

a. Kedudukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta : 1. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan

unsur pelaksana pemerintah daerah di bidang perindustrian dan perdagangan.

2. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

b. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas umum pemerintah Kota Surakarta pada bidang perindustrian dan perdagangan dalam rangka pengembangan perekonomian di daerah Kota Surakarta.

commit to user

c. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta : 1. Penyelenggaraan kesekretariatan dinas

2. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan

pelaporan

3. Penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian

4. Pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah,

besar, kecil dan pengendalian pencemaran

5. Penyelenggaraan perlindungan terhadap konsumen

6. Penyelenggaraan sosialisasi 7. Pembinaan jabatan fungsional

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta a. Visi

Terwujudnya Kota Solo sebagai kota perdagangan dan industri yang maju dan berwawasan budaya.

b. Misi :

1. Terciptanya kesempatan berusaha di sektor perdagangan dan industri yang berwawasan lingkungan dan budaya.

2. Meningkatkan kelancaran distribusi barang dan jasa perdagangan dalam negeri dan perdagangan luar negeri.

F. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah pedoman pokok sebagai kerangka dalam melaksanakan suatu organisasi, yang berguna untuk mengetahui status dan kedudukan pegawai serta tata kerja pegawai sehingga kelancaran jalannya pekerjaan dapat terkoordinasi dan terkontrol dan masing-masing karyawan dapat benar-benar mengetahui tugas-tugas yang dibebankan atau tanggungjawabnya.

Adapun struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

KEPALA DINAS

Drs. S. JOKO PANGARSO, MM

NIP. 19570728 198603 1 006 Sekretaris

Dra. SIS ISMIYATI, MM NIP. 19601220 198703 2 008

Ka Sub Bag. Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan

TRI LESTARI, S.Teks NIP. 19631211 199303 2 005

Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian MASTUTI, SH NIP. 19610805 198303 2 014

Ka Sub Bag. Keuangan

ENDANG ONTO SIAM, SE NIP. 19580403 198303 2 006

Ka Bidang Perindustrian

Dra. SRI WAHYUNI, MM NIP. 19580628 198503 2 004

Kasi Industri Kecil

Drs. AGUS SISWURYANTO NIP. 19620811 198405 1 003

Kasi Industri Menengah dan Besar

ENDANG SRI WAHYUNI, SE, MM NIP. 19600714 198511 2 001

Plh. Bidang Perdagangan

EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014

Kasi Perdagangan Luar Negeri NURUL UMAM S, SH NIP. 19640717 199303 1 010

Kasi Perdagangan Dalam Negeri

Dra. CORINA ENDANG PA NIP. 19640303 199203 2 008

Ka Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen EKO PRAJUDHY NA, SE, MM

NIP. 19621015 198303 1 014

Kasi Pengawasan

SULASTRI, SE NIP. 19630205 198303 2 012

Kasi Perlindungan Konsumen JOKO WIWOHO, SH NIP. 19630101 198509 1 001

commit to user

Secara terperinci, tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta termaktub dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 19 – N Tahun 2009 yang diuraikan berdasarkan bagian-bagian serta sub-sub bagian yang ada dalam struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

1. Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian, perdagangan dan perlindungan terhadap konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja dinas.

b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas.

d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

e. Menerapkan standar pelayanan minimal.

f. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

g. Menyusun kebijakan teknis di bidang perindustrian. h. Menyusun kebijakan teknis di bidang perdagangan.

i. Menyusun kebijakan teknis di bidang pengawasan dan

perlindungan konsumen.

j. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dan

/ atau perizinan di bidang perindustrian dan perdagangan.

k. Menyelenggarakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang perindustrian dan perdagangan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

dan buku agenda ekspedisi. Buku agenda ekspedisi terdiri dari 4 (empat) macam yaitu buku ekspedisi sekretariat, buku ekspedisi perindustrian, buku ekspedisi perdagangan dan buku ekspedisi pengawasan dan perlindungan konsumen.

· Mesik ketik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya ada 6 (enam) buah.

· Komputer, sebagai alat elektronik yang dapat menerima data, mengolah data, melaksanakan perhitungan aritmatika dan bermacam-macam kegunaan lainnya. Untuk fasilitas komputer ini terdapat 14 (empat belas) unit, yang salah satunya adalah laptop.

Berdasarkan uraian di atas berarti fasilitas kearsipan yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dan dapat memperlancar jalannya pekerjaan.

b. Ruang kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja. Dalam pengelolaan ruang kearsipan itu sendiri, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan kebersihan ruangan.

1. Mengenai cahaya

Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat masuk dan menerangi hampir seluruh ruangan. Sedangkan untuk lampu hanya digunakan pada waktu malam hari atau dalam keadaan cuaca mendung sehingga ruangan tidak menjadi gelap.

commit to user 2. Mengenai udara

Ventilasi dan jendela sudah cukup sehingga sirkulasi udara berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap dan lembab. 3. Mengenai warna

Warna atau cat pada dinding gudang kantor sebagian besar adalah warna putih kecoklatan atau krem yang dapat memberikan kesan bersih dan sejuk.

4. Mengenai kebersihan ruangan

Mengenai kebersihan ruangan yang selama ini dilakukan oleh pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah dengan menyapu lantai dan membersihkan tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet dan rak-rak arsip dari segala debu dan kotoran. Sedangkan untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip yang dilakukan adalah dengan memberikan kapur barus yang dimasukkan ke dalam almari penyimpanan arsip. Selain itu, pegawai juga selalu mengecek keadaan di dalam gudang. Hal ini dilakukan agar arsip-arsip yang ada tetap terpelihara dengan baik.

5. Pegawai kearsipan

Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali dalam memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Dalam menerapkan pegawai kearsipan harus memang benar-benar orang-orang yang menguasai dalam bidang kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar.

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja. Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah dididik sebagai arsiparis.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Hal-hal yang menyebabkan belum adanya pegawai khusus yang menangani arsip-arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah faktor belum adanya pegawai di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang dididik sebagai arsiparis.

Namun untuk pengurusan masalah kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta itu sendiri sudah cukup berjalan dengan lancar karena setiap pegawainya sudah melakukan tugas-tugas dengan baik. Adapun tugas-tugas yang dilakukan pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berkaitan dengan pengurusan masalah kearsipan adalah sebagai berikut :

a. Menjaga arsip agar tetap terpelihara dengan baik.

b. Mencari kembali arsip-arsip apabila suatu saat dibutuhkan oleh Kepala Bagian maupun oleh pegawai lain.

c. Mengurus berkas yang masuk dan berkas yang keluar kemudian mencatat ke dalam buku agenda.

d. Menyortir dan menyusun surat ke dalam folder dan menyimpannya ke dalam rak arsip / filling cabinet serta menyusunnya menurut klasifikasinya.

commit to user BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab terdahulu yang diperoleh dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan dan saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

Dalam hal ini, kesimpulan dan uraian dari hasil pengamatan yang sudah dilakukan lebih memfokuskan pada pelaksanaan administrasi kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan yakni adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip

Penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi proses pengurusan surat masuk dan proses pengurusan surat keluar.

2. Penyimpanan Arsip

· Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah asas campuran.

· Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sistem nomor.

· Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi : memisah-misahkan arsip, meneliti arsip, memadukan arsip, mengklasifikasi arsip menurut pola klasifikasi yang ditetapkan Pemerintah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah, mengindeks arsip, menyusun arsip dan memfile arsip.

3. Penyusutan Arsip

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah dilakukan kegiatan penyusutan arsip.

4. Fasilitas Kearsipan

· Alat-alat kearsipan a. Alat penerimaan surat

Yang meliputi meja, alat pelubang kertas, steples, rak surat, gunting.

b. Alat penyimpanan arsip

Yang meliputi folder, guide, rak arsip, filling cabinet. c. Alat korespodensi

Yang meliputi kertas, stempel / cap dinas, buku agenda, mesin ketik manual, komputer.

· Ruang kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja.

5. Pegawai Kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.

commit to user

B. Saran

Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan kritik yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek organisasi ke masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik.

Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :

a. Karena belum adanya pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja, maka Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta perlu mendidik pegawai kearsipan sebagai arsiparis. b. Arsip-arsip in aktif supaya diserahkan ke gedung arsip apabila tempat penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta tidak mencukupi.

c. Selalu memperbaiki dan menyempurnakan pelaksanaan administrasi kearsipan agar lebih memajukan perkembangan kearsipan di masa yang akan datang. Dengan cara selalu menjaga arsip-arsip yang ada agar tetap terpelihara dengan baik.