Evaluasi sistem pengendalian intern pada sistem pembelian barang dagang : studi kasus pada swalayan Alfa Omega Twin`s - USD Repository

  EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG Studi kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin ’s

  Skripsi Diajukan untuk Memenuhi salah Satu Syarat

  Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

  Oleh : Yohanes Alphian Bayu Aditya

  NIM : 062114029

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2011

  ii iii

  “ Seperti ilmu padi kian berisi kian merunduk” Skripsi ini kupersembahkan untuk : Yesus Kristus Juru Selamatku

  Keluarga ku tercinta iv UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

  PERNYATAAN KEASLIAN KARYA Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pembelian Barang

  

Dagang: Studi Kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s dan telah dimajukan

  untuk diuji pada tanggal 26 April 2011 adalah benar hasil karya saya Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

  Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

  Yogyakarta, 29 April 2011 Yang membuat pernyataan,

  Yohanes Alphian Bayu Aditya

  

v

  

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

  Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Yohanes Alphian Bayu Aditya Nomor Mahasiswa : 062114029 Dermi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:

  

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PADA SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG

  (Studi Kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s) Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 29 April 2011 Yang menyatakan Yohanes Alphian Bayu Aditya

  

vi

KATA PENGANTAR

  Puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  Penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada :

  a. Romo Dr. Ir.P.Wiryono Priyotamtama, S.J selaku Rektor Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta

  b. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si.,Akt, QIA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta

  c. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si, Akt, QIA, selaku dosen pembimbing skripsi yang telah dengan sabar membimbing dan mengarahkan saya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

  d. Kedua orang tuaku, R. Hadi Santosa dan Fidelia Nanik yang selalu mendoakanku sehingga skripsi ini dapat selesai.

  e. Kedua adikku, C.Berta dan V.Cintya yang telah memberi semangat kakaknya untuk selalu berjuang.

  f. Keluarga besar R.Soedirman, R. Hardjosoengkono dan Wiryo Sudarmo terima kasih atas doa dan perhatiannya.

  g.

  Ibu Agustina selaku pemilik Swalayan Alfa Omega Twin’s yang telah menerima penulis untuk melakukan penelitian.

  

vii h.

  Semua karyawan Swalayan Alfa Omega Twin’s yang telah membantu dalam memberikan data kepada penulis untuk menyusun skripsi ini. i. Teman-teman kelas A ; Joko, Ajik, July, Tama, Padam, Bayu, Frans, Okik, Aan, Andang, Asti, Tasia, Putri, Ella, Isna, Yaya, kita harus lulus. j. Teman-teman seperjuangan MPT ; Agatha, Anggi, Kunthi, Franky, Dennis, Fenni, Valen, Arum. k. Teman-teman nongkrong di Jogja ; Galih, Thomas, Nug, Gendhon, Irman,

  Rudi, Tatang, Seto, Agung, Blandong, Jekek, Gigih, Phita, Sukma, Angel, Peter, Riris, Andi, kita akan selalu merindukan Jogja. l. Team balap Yamaha Lakpeta ; Jek, Marcelino, Ferry, Aphen, Sleng, Ricky, Fajar, Youngseng, Suglek, kita akan selalu berpacu. m. Alexandra Diksi Maharani yang selalu mendukung, setia dan sabar menemani dalam penulisan skripsi ini hingga selesai. n. Semua teman-teman yang tidak bisa saya sebutkan satu per satu disini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.

  Yogyakarta, 29 April 2011 Yohanes Alphian Bayu Aditya

  viii

  

DAFTAR ISI

  Halaman Judul ............................................................................................. i Halaman Persetujuan Pembimbing ..................................................................... ii Halaman Pengesahan ................................................................................. iii Halaman Persembahan ................................................................................. iv Halaman Pernyataan Keaslian Karya Tulis ......................................................... v Halaman Persetujuan Publikasi ..................................................................... vi Halaman Kata Pengantar ................................................................................. vii Daftar Isi ......................................................................................................... ix Daftar Tabel ......................................................................................................... xiii Daftar Gambar ............................................................................................ xv Abstrak ........................................................................................................ xvi

  

Abstrak ....................................................................................................... xvii

  Bab I PENDAHULUAN ................................................................................ 1 A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1 B. Rumusan Masalah ................................................................................. 2 C. Batasan Masalah ................................................................................ 3 D. Tujuan Penelitian ................................................................................ 3 E. Manfaat Penelitian ................................................................................ 3 F. Sistematika Penulisan .................................................................... 4 Bab II LANDASAN TEORI ................................................................................ 5 A. Sistem ............................................................................................ 5

  1. Pengertian Sistem .................................................................... 5

  

ix

  

x

  4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ...............................................................................

  32 F. Teknik Analisis Data ...................................................................

  32 E. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................

  31 D. Data yang Dikumpulkan ...................................................................

  31 C. Subjek dan Objek Penelitian .......................................................

  31 B. Tempat Penelitian ...............................................................................

  31 A. Jenis Penelitian ...............................................................................

  20 Bab III METODE PENELITIAN ...................................................................

  18 E. Attribute Sampling Untuk Pengujian Pengendalian ...............................

  17

  2. Karakteristik Sistem .................................................................... 6

  2. Dokumen yang Digunakan ........................................................ 16 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ...........................................

  1. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ................................................................................ 14

  D. Sistem Akuntansi Pembelian .................................................................... 14

  2. Unsur Sistem Pengendalian Intern ............................................ 12

  1. Pengertian Pengendalian Intern ........................................................ 10

  C. Pengendalian Intern ................................................................................ 10

  2. Komponen Utama Sebuah Sistem Akuntansi ................................ 8

  1. Pengertian Sistem Akuntansi ........................................................ 7

  B. Sistem Akuntansi ................................................................................ 7

  33

  Bab IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...........................................

  36 A. Sejarah Singkat Perusahaan ...................................................................

  36 B. Lokasi Perusahaan ...............................................................................

  37 C. Struktur Organisasi Perusahaan .......................................................

  38 D. Personalia ...........................................................................................

  40 E. Pemasaran ...........................................................................................

  41 Bab V ANALISIS DAN PEMBAHASAN .......................................................

  42 A. Deskripsi dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan pada sistem pembelian barang di swalayan Alfa Omega Twin’s ............................... 42

  1. Dokumen/formulir yang digunakan ...........................................

  42 2. Catatan akuntansi yang digunakan ...........................................

  43 B. Deskripsi Sistem Pengendalian Intern pembelian barang ...........................................

  44 dagang di Swalayan Alfa Omega Twin’s C. Bagan Alir Dokumen/Flowcart ..............................................................

  48 D. Pembahasan Unsur Sistem Pengendalian Intern pada pembelian barang dagang yang diterapkan di Swalayan Alfa Omega Twin’s ................... 52 E. Pengujian Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Pembelian .............. 57 Bab VI PENUTUP ...........................................................................................

  66 A. Kesimpulan ...........................................................................................

  66 B. Keterbatasan Penelitian ...................................................................

  67 C. Saran ...........................................................................................

  68

  

xi

  

xii

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................

  68 LAMPIRAN ....................................................................................................

  69

  

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian ......... 24

  Lanjutan Tabel 2.1 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian .... 25

Tabel 2.2. Tabel Pencarian Besarnya Sampel Minimum untuk

  Pengujian Pengendalian .................................................................... 26

Tabel 2.3. Tabel Stop-or-go-decision ........................................................ 26Tabel 2.4. Attribute sampling table for determining stop-or-go sample

  size ang upper precisiion limit of population occurrence rate based on sample result. ...................................................................

  28 Tabel 2.5.Pencarian confidence level factor .......................................................

  29 Tabel 5.1 Perbandingan unsur SPI dengan praktek fungsi/bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian barang ...............................

  52 Tabel 5.2 Perbandingan unsur SPI dengan praktek struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas ...................

  53 Tabel 5.3 Perbandingan unsur SPI dengan praktek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ...................................................................

  54 Tabel 5.4. Perbandingan unsur SPI dengan praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi ...............................

  54 Lanjutan Tabel 5.4. . Perbandingan unsur SPI dengan praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi ......................................

  55 Tabel 5.5 Perbandingan unsur SPI dengan praktek kompetensi karyawan yang memadai ...............................................................................

  55

  

xiii

  Lanjutan Tabel 5.5 Perbandingan unsur SPI dengan praktek kompetensi karyawan yang memadai ....................................................................... 55

Tabel 5.6 Penentuan Attribute pengujian pengendalian ...............................

  58 Lanjutan Tabel 5.6 Penentuan Attribute pengujian pengendalian .................... 59 Tabel 5.7 Hasil pengujian Surat Permintaan Pembelian ...............................

  59 Lanjutan Tabel 5.7 Hasil pengujian Surat Permintaan Pembelian ........................ 60 Lanjutan 2 Tabel 5.7 Hasil pengujian Surat Permintaan Pembelian ...................... 61 Tabel 5.8 Hasil pengujian purchase order .......................................................

  61 Lanjutan Tabel 5.8 Hasil pengujian purchase order .............................................. 62

Tabel 5.9 Hasil pengujian Berita Acara Penerimaan barang .................... 63 Lanjutan Tabel 5.9 Hasil pengujian Berita Acara Penerimaan barang ...............

  64

  

xiv

  

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Swala ...................

  38 yan Alfa Omega Twin’s

Gambar 5.1. Bagan Alir Dokumen Prosedur Permintaan Pembelian dan Prosedur Order Pembelian ...........................................

  48 Gambar 5.2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang ...................

  49 Lanjutan Gambar 5.2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang ........ 50

Gambar 5.3. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Hutang .................... 53

  

xv

  

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PADA SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG

  (Studi Kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s)

  

Yohanes Alphian Bayu Aditya

NIM : 062114029

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

  

2011

  Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi keberadaan unsur-unsur pengendalian intern pada sistem pembelian barang dagang dan menguji efektifitas pelaksanaan sistem pengendalian intern pembelian barang dagang yang sudah berjalan pada Swalayan Alfa Omega Twin’s.

  Teknik analisis data yang digunakan:1. Melakukan analisis deskriptif, yaitu dengan cara mendiskripsikan sistem pengendalian intern pembelian barang dagang dan selanjutnya melakukan penilaian terhadap sistem pengendalian intern pada swalayan tersebut; 2. Melakukan pengujian pengendalian dengan cara menentukan atribut, populasi, besarnya sampel, pemilihan anggota sampel, dan pemeriksaan terhadap atribut, selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap pemeriksaan tersebut.

  Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada Swalayan Alfa Omega Twin’s sudah baik karena sebagian besar unsur-unsur sistem pengendalian intern sudah diterapkan. Sistem Pengendalian Intern perusahaan sudah berjalan secara efektif, hal ini diketahui melalui pengujian yang dilakukan dengan menggunakan metode stop-or-go sampling.

  

xvi

  

ABSTRACT

AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM

ON MERCHANDISE PURCHASE SYSTEM

  (A Case Study on Alfa Omega Twin's Supermarket)

  

Yohanes Alphian Bayu Aditya

NIM : 062114029

Sanata Dharma University

Yogyakarta

  

2011

  The purpose of this study was to evaluate the existence of the elements of internal control in merchandise purchase systems and to test the effectiveness of the implementation of internal control system of merchandise purchase had been done at Alfa Omega Twin's Supermarket.

  The data analysis techniques used were: 1. Conducting descriptive analysis, that was done by describing the internal control system of merchandise further purchases and assessing the internal control system at the supermarket; 2. Performing tests of controls by determining the attributes, population, sample size, selection of samples, and examination of the attributes, then performing an evaluation to the examination.

  Based on the results of evaluation, it could be concluded that the internal control system in Supermarkets Alfa Omega Twin's was already good because most of the elements of the internal control system had been applied.

  The company’s Internal Control System was already effective, it was known through tests performed by using stop-or-go sampling.

  

xvii

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah A. Dunia bisnis dewasa ini banyak bermunculan perusahaan yang bergerak dalam bidang retailer seperti mini market, Swalayan, ataupun supermarket. Aktivitas perusahaan ini adalah membeli barang dagang dan menjualnya

  kembali tanpa diproses lebih lanjut. Pembelian barang dagang yang dibeli pada perusahaan dagang umumnya terdiri dari beraneka ragam jenis barang dengan jumlah yang relatif banyak. Persediaan barang dagang yang beraneka ragam ini merupakan salah satu karakteristik dari bisnis eceran (retailing).

  Perusahaan retailer menjual berbagai merk dari berbagai distributor, misalnya dari unilever, orang tua, dan wings. Selain itu juga menjual berbagai bentuk barang, misalnya alat-alat sekolah, pakaian, sepatu.

  Salah satu aktivitas dalam perusahaan dagang adalah pembelian barang dagang dimana aktivitasnya meliputi pemesanan barang dagang, permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, penerimaan barang, dan pencatatan utang kepada pemasok.

  Pembelian barang dagang merupakan aktivitas yang penting dalam perusahaan dagang sehingga perlu untuk diawasi dan dilindungi karena kemungkinan akan terjadi kecurangan ataupun kesalahan-kesalahan. Misalnya jika tidak ada pengawasan dalam pembelian, maka ada kemungkinan barang dagangan yang dibeli digelapkan oleh karyawan sendiri untuk kepentingan pribadi. Kecurangan ataupun kesalahan-kesalahan akan mengakibatkan perusahaan rugi. Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu adanya sistem akuntansi pembelian yang memadai untuk mengatur dan mengawasi aktivitas pembelian barang dagang.

  Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat pula sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern ini dibentuk untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mengetahui efektifitas pengendalian intern yang sudah berjalan maka perlu diadakan evaluasi.

  Dari latar belakang di atas, penulis ingin mengevaluasi sistem pengendalian intern yang terdapat pada sistem pembelian barang dagang yang diterapkan pada Swalayan Alfa Omega Twin’s dan menguji efektivitas sistem pengendalian intern pembelian barang dagang yang diterapkan.

   Rumusan Masalah B.

  Berdasarkan latar belakang permasalahan yang dikemukakan diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

  1. Apakah sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Alfa Omega Twin’s telah memiliki unsur sistem pengendalian intern yang diperlukan?

  2. Apakah sistem pengendalian intern pembelian barang dagang pada Swalayan Alfa Omega Twin’s sudah dilaksanakan secara efektif?

  C. Batasan Masalah

  Dalam penelitian ini penulis hanya meneliti sistem pengendalian intern pembelian k redit pada Swalayan Alfa Omega Twin’s.

  D. Tujuan Penelitian

1. Mengevaluasi keberadaan unsur sistem pengendalian intern pembelian barang dagang pada Swalayan Alfa Omega Twin’s.

  2. Menguji efektifitas pelaksanaan sistem pengendalian intern pembelian barang dagang pa da Swalayan Alfa Omega Twin’s.

   Manfaat Penelitian E.

  1. Bagi Perusahaan Hasil dari penelitian ini diharapkan bisa membantu dalam operasional perusahaan dan juga sebagai masukan khususnya dalam sistem pengendalian intern pembelian barang dagang.

  2. Bagi Universitas Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah koleksi referensi perpustakaan dan dapat digunakan oleh pihak-pihak lain yang membutuhkan sebagai bacaan dan pengembangan ide selanjutnya.

  3. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengetahuan penulis mengenai sistem akuntansi khususnya sistem pengendalian intern pembelian barang dagang di swalayan serta dapat digunakan sebagai sarana untuk menerapkan teori yang diperoleh dalam praktek yang sesungguhnya.

   Sistematika Penulisan F.

Bab I Pendahuluan Merupakan bab yang menguraikan latar belakang masalah, rumusan

  masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

  Bab II Landasan Teori Bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan masalah

  yang diteliti dan digunakan sebagai bahan pengolah data

  Bab III Metode Penelitian Merupakan bab yang menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu

  penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

  Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Merupakan bab yang menceritakan atau menguraikan secara singkat tentang gambaran umum perusahaan. Bab V Analisis dan Pembahasan Merupakan bab berisi uraian tentang deskripsi data, analisis data dan

  pembahasannya. Di sini data yang terkumpul akan dianalisis untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern pembelian barang dagang pada Swalayan Alfa Omega Twin’s .

  Bab VI Penutup Merupakan bab yang berisi tentang kesimpulan, keterbatasan penelitian dan saran bagi perusahaan.

BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem

1. Pengertian Sistem

  Definisi sistem menurut Mulyadi (2001:2) yaitu sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

  Menurut W. Gerald Cole dalam buku yang ditulis oleh Baridwan (1998:3) mendefinisikan sistem adalah suatu kerangka dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

  Menurut Steven A. Moscove dalam buku yang ditulis oleh Baridwan (1998:4) mendefinisikan sistem adalah kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

  Dari definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang rutin terjadi.

  Sistem terdiri dari berbagai prosedur yang saling berkaitan yang membentuk suatu jaringan kerja untuk mencapai tujuan usaha.

  Menurut Mulyadi (2001:5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindahkan dan membandingkan.

2. Karakteristik Sistem

  Menurut Jogiyanto ( 2001 : 3 ), karakteristik sebuah sistem adalah sebagai berikut : a. Sebuah sistem memiliki komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempunyai pengaruh terhadap proses sistem secara keseluruhan.

  b. Setiap sistem memiliki batas berupa daerah yang membatasi sistem yang satu dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut.

  c. Lingkungan di luar sistem (di luar batas sistem) ada yang bersifat menguntungkan namun ada juga yang bersifat merugikan.

  d. Media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu dengan subsistem lainnya dalam sebuah sistem disebut dengan penghubung sistem. Penghubung sistem ini memungkinkan sumber daya suatu subsistem mengalir ke subsistem yang lainnya. Misalnya keluaran (output) suatu sistem tertentu dapat menjadi masukan (input) dari sistem yang lainya.

  e. Masukan (input) sebuah sistem dapat berupa maintenance input (energi yang dimasukkan supaya sebuah sistem dapat beroperasi maupun signal input energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran).

  f. Keluaran (output) sebuah sistem merupakan hasil dari pengolahan sebuah sistem, dan dapat diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna.

  g. Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran.

B. Sistem Akuntansi Pengertian Sistem Akuntansi 1.

  Menurut Mulyadi (2001:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

  Menurut Haryono Jusuf (2001:395) sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya.

  Menurut Howard F. Stettler dalam buku yang ditulis oleh Baridwan (1998:4) mendefinisikan sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan - laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga - lembaga pemerintah untuk menilai operasi.

  Dari definisi tersebut sistem akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mengorganisir, dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu pimpinan dan manajemen dalam menangani jalannya operasi perusahaan, sistem akuntansi merupakan sarana atau alat pengawasan manajemen. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan yang dihasilkan.

2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi

  Menurut Mulyadi ( 2001:11 ), sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi, yang terdiri atas :

  a. Blok Masukan ( Input Block ) Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan. b. Blok Model ( Model Block ) Blok model ini terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

  Logico mathematical models dapat mengkombinasi unsur-unsur data

  untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.

  c. Blok Keluaran ( Output Block ) Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan keputusan yang diprogram, skenario, dan simulasi serta aturan pengambilan keputusan.

  d. Blok Teknologi ( Technologi Block ) Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan sekaligus mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.

  e. Blok Basis Data ( Data Base Block ) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

  f. Blok Pengendalian ( Control Block ) Merupakan perancangan cara untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi, karena sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan, dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase.

C. Pengendalian Intern Pengertian Pengendalin Intern 1.

  Sesuai dengan laporan Committe of sponsoring Organization (COSO) yang terdapat dalam buku Haryono Jusuf (2001, 252) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut : Pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil suatu usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: a. Keandalan pelaporan keuangan

  b. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku

  c. Efektivitas dan efisiensi operasi Sedangkan menurut AICPA (American Institute Of Certified Public

  Accountants ) yang terdapat dalam bukunya Zaki Baridwan (1998: 13)

  sistem pengendalian intern adalah sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan perusahaan yang ditetapkan.

  Dari pengertian pengendalian intern menurut AICPA di atas maka dapat diikhtisarkan bahwa pengendalian intern dibagi dalam dua bagian yaitu:

  a. Pengendalian Akuntansi Pengendalian akuntansi meliputi prosedur organisasi dan semua cara serta prosedur terutama yang menyangkut atau berhubungan langsung dengan harta milik perusahaan dan dipercayainya catatan finansial. Pada umumnya meliputi pemberian wewenang otorisasi, pemisahan tugas antara tugas operasional dan tugas pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.

  b. Pengendalian Administrasi Pengendalian administrasi meliputi rencana organisasi, dan prosedur-prosedur serta catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan menciptakan pengendalian akuntansi.

  Menurut Mulyadi (2001 : 163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah : a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

  c. Mendorong efisiensi

  d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

   Unsur sistem pengendalian intern 2.

  Ada beberapa unsur-unsur yang terkait dalam sistem pengendalian intern menurut Mulyadi ( 2001 : 164 ), antara lain adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional secara tegas yang mempunyai unsur-unsur sebagai berikut : 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi 3) Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penyimpanan barang 4) Fungsi penyimpanan terpisah dari fungsi akuntansi. 5) Tidak satu departemen pun yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

  b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 1) Daftar kebutuhan barang dan surat permintaan barang diotorisasi oleh bagian kepala bagian gudang.

  2) Surat penawaran kepada supplier diotorisasi oleh kepala bagian pembelian.

  3) Formulir order pembelian persediaan barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

  4) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian penerimaan barang 5) Memo debit untuk retur pembelian barang diotorisasi oleh bagian keuangan 6) Register bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala bagian keuangan.

  7) Surat tanda penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian gudang.

  c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

  1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. 2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian. 3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang. 4) Memo debit dan retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian.

  5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan barang jika bagian ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 6) Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

  7) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

  d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

  1) Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu.

  2) Pemberian latihan kerja kepada calon karyawan 3) Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

D. Sistem Akuntansi Pembelian

  Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

   Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian 1.

  a. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

  b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

  c. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

  d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2. Dokumen yang Digunakan

  Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah :

  a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. Surat ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

  b. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

  c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.

  d. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

  e. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subsitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

   Catatan Akuntansi yang digunakan 3.

  a. Register bukti kas keluar (voucher register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

  payable procedure , jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

  b. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

  payable procedure , jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

  c. Kartu Hutang Jika dalam pencatatan hutang, perusahaan menggunakan account

  payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk

  mencatat utang kepada pemasok adalah Kartu Hutang

  d. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

   Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian 4.

  Menurut Mulyadi, (2001:301

• –303) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

   Prosedur Permintaan Pembelian a.

  Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan kondisi persediaan fisik persediaan sebelum menyetujui permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang.

   Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok b.

  Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

c. Prosedur Order Pembelian

  Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembeliasn yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

   Prosedur Penerimaan Barang d.

  Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok.

   Prosedur Pencatatan Hutang e.

  Ada dua metode pencatatan hutang yaitu (Mulyadi 2001:345-352)

  1) Account payable procedure

  Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah:

  a) Faktur dari pemasok

  b) Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

  Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu hutang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.

  Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut: Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar, maka faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.

  Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting kedalam kartu hutang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

  Pada saat jumlah faktur dibayar maka cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu hutang.

  2) Voucher payable procedure

  Dalam prosedur ini hutang dicatat dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Dokumen yang digunakan adalah bukti kas keluar yang berfungsi sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya, sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya, sebagai media untuk dasar pencatatan hutang dan persediaan.