PENGAN SAAT MONEV INTERNAL KE UNIT KERJA DI UNIVERSITAS LANCANG KUNING
PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
PENGALAMAN SAAT MONEV INTERNAL KE UNIT KERJA DI
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
SURTINAH *
*Universitas Lancang Kuning, ----
Abstract
PENDAHULUAN
Universitas Lancang Kuning (Unilak) merupakan salah satu Universitas
yang berada di Provinsi Riau, dan merupakan Universitas yang sudah memiliki akreditasi B .
Dalam perjalanannya untuk meraih nilai akreditasi Institusi tersebut banyak kendala yang kami
hadapi. Terutama dari kalangan akademisi yang belum memahami arti Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI) di Perguruan Tinggi. Mereka tidak mengetahui bahwa keberhasilan SPMI
berkorelasi positif terhadap Akreditasi Institusi. Sesuai dengan Pasal 53 UU Dikti, antara lain
berbunyi SPMI adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan
tinggi secara otonom atau mandiri untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan
pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Dan sesuai dengan Pasal 52 ayat (2), Unilak
sudah membuat suatu ketetapan yang harus dilaksanakan, dan akan evaluasi terhadap pelaksanaan
ketetapan tersebut. Dari hasil evaluasi akan dialkukan pengendalian dan selanjutnya akan
dilakukan peningkatan.
Unilak selalu melakukan sosialisasi terhadap suatu ketetapan, dan
selalu meminformasikan apa yang akan dilakukan, mensosialisasikan hasil yang diperoleh, dan
menindaklanjuti hasil yang perlu untuk diperbaiki. Pada kenyataannya semua yang sudah
disosialisasikan belum dapat dimengerti oleh sebagian besar civitas academica Unilak, sehingga halhal yang seharusnya tidak perlu terjadi dapat terjadi dan nyata adanya.
Hal ini dapat
dimaklumi, karena SPMI di Unilak aktif diberlakukan menjelang akreditasi institusi pada tahun 2014
yang lalu. Sehingga seluruh dokumen pendukung akreditasi mengacu pada standar BAN-PT, dan
secara otomatis mengacu pada standar SPMI dikti. Dan hal ini yang membuat kejutan-kejutan pada
sebagian civitas academica yang merasa terganggu kenyamanannya dalam bekerja. Selama ini
pekerjaan mereka berjalan tanpa ada hambatan walau dokumen standar yang diwajibkan tersebut
tidak tersedia. Mereka menganggap Unilak memaksakan kehendak untuk menyediakan dokumen
yang dimaksud agar dapat menjatuhkan sanksi kepada mereka berdasarkan hal tersebut di
atas.
Untuk melaksanakan SPMI tersebut Unilak mengrimkan 29 tenaga pendidik untuk
mengikuti pelatihan sebagai auditor, dan memperoleh sertifikat yang dapat digunakan sebagai
auditor internal. Auditor inilah yang akan menjalankan fungsinya untuk melakukan monitoring dan
evaluasi terhadap kinerja Unit kerja di lingkungan Unilak. MONEV INTERNAL NON
AKADEMIK
Sesuai dengan sosialisasi dan informasi yang dilakukan oleh Badan Penjaminan
Mutu (BPM) Unilak satu bulan menjelang jadwal monev dilaksanakan ke seluruh Fakultas dan
seluruh Unit kerja yang ada di lingkungan Unilak. BPM juga melampirkan daftar periksa yang akan
dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh seluruh auditee.
Sebulan
sebelum jadwal monev BPM mengundang seluruh auditor yang akan ditugaskan, dan mengundang
seluruh Ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas. Maksud pertemuan ini adalah untuk
menyetukan persepsi terhadap dokumen dan implementasi terhadap dokumen yang akan diperiksa.
Kepada seluruh UPM dipesankan agar mensosialisasikan hasil pertemuan tersebut di unit kerjanya
masing-masing. Pada kesempatan itu juga jadwal kegiatan dan auditor yang ditugaskan ke unit
kerja diberikan agar auditee mempersiapkan seluruh dokumen yang akan dievaluasi.
Pada
saat jadwal monev tiba, maka seluruh auditor yang ditugaskan menuju ke tempat yang sudah
ditentukan sesuai dengan jadwal dan lokasi yang diberikan. Namun tidak semua auditee
menyambut baik tim auditor tersebut. Ada beberapa pimpinan fakultas dan pimpinan unit kerja
yang merasa keberatan dengan monev yang dilakukan terhadap kinerja mereka.Kejadiannya
seperti ini;
Tim auditor yang siap melakukan monev terhadap salah satu Dekan melaporkan
ke BPM, bahwa dekan tidak bersedia di monev, karena menurut dekan bahwa mereka sebagai
koordinator ditingkat fakultas yang mengkoordinir seluruh unit kerja yang di monev, kenapa mereka
harus dimonev juga ? ketua Tim audit tidak berani melakukan monev di unit kerja Dekan. Namun
monev tetap dilakukan terhadap unit kerja di bawah dekan yaitu Wakil Dekan I, Wakil Dekan II, dan
seterusnya. Namun ironinya apa yang dikatakan Dekan bahwa dia yang mengkoordinir unit kerja di
bawahnya, ternyata tidak ada apa-apanya. Semula ketua tim monev menganggap bahwa unit yang
dipimpin oleh dekan tersebut sudah bagus melaksanakan dan menyiapkan dokumen yang dimaksud,
ternyata apa yang disebutkan oleh Dekan tidak ada, sehingga disimpulkan bahwa fakultas tidak
melaksanakan ketetapan yang diputuskan oleh Unilak. Ternyata setelah diselidiki Dekan fakultas
merasa bahwa BPM tidak berhak untuk melakukan monev terhadap kinerja fakultas, karena mereka
tidak mengetahui kedudukan BPM itu dimana berdasarkan struktur organisasi di
Unilak.
Kasus kedua adalah pada saat melakukan monev ke salah satu unit kerja di Unilak.
Pimpinan unit kerja menghubungi kepala bagian monev yang ada di struktur BPM, menanyakan
apa pangkat dan golongan tim auditor yang akan melakukan monev di unit kerjanya. Sehingga
tim monev yang pangkat dan golongannya masih berada di bawah pangkat dan jabatan auditee tidak
ada yang berani melakukan monev ke unit kerja tersebut. Sehingga saya yang secara kebetulan
memiliki pangkat dan golongan yang paling tinggi di Unilak dan memiliki sertifikat auditor yang
ditugaskan untuk mengaudit pimpinan Fakultas dan pimpinan unit kerja tersebut. Seharusnya hal
ini tidak terjadi kalau pimpinan Fakultas dan pimpinan Unit kerja mengerti tentang pentingnya
monev internal tersebut, siapapun dan apapun pangkat dan jabatannya itu tidak perlu
dipermasalahkan.
Bila dibandingkan dengan perguruan tinggi di Jawa yang pada umumnya
sangat menyadarai akan pentingnya monev internal ini alangkah mudahnya pekerjaan ini
dilaksanakan. Unilak berharap bahwa dalam waktu dekat seluruh Fakultas dan Unit kerja
menganggap bahwa monevin merupakan suatu kebutuhan bukan suatu hal yang
menyengsarakan.
Berpengalaman dari kejadian tersebut di atas maka pimpinan Unilak
mengeluarkan suatu kebijakan tentang pangkat dan golongan kandidat auditor yang akan mengikuti
pelatihan sebagai auditor. Pangkat dan golongan memang memiliki peran yang sangat penting
dalam melaksanakan tugas, karena orang-orang akan merasa lebih senang bila diberi tugas oleh
pejabat yang lebih tinggi pangkat dan golongannya. Bila selama ini pimpinan suatu lembaga
menetapkan kepala/ketua suatu unit kerja berdasarkan atas kedekatan dan yang lainnya, maka
untuk ke depannya hal seperti ini tidak boleh terjadi lagi.
Pengalaman lain yang kami alami
adalah setelah monev internal dilakukan maka akan diperoleh hasil yang akan dilaporkan kepada
Rektor. Hasil yang diperoleh untuk monev internal tersebut diharapkan lebih bagus dari tahun
sebelumnya, namun harapan tinggal harapan, kenyataannya yang diperoleh adalah harapan yang
tidak sesuai dengan kenyataan. Satu bulan Sebelum monev dilakukan, BPM melakukan sosialisasi
dan ada kegiatan pelatihan dalam membuat dokumen yang akan dimonev. Selruh contoh
dikirimkan, cara membuatnya diajarkan, cara membuat laporan hasil evaluasinya diajarkan. Namun
hasilnya jauh dari harapan, sehingga BPM berinisiatif untuk memberikan bimbingan langsung ke
fakultas dengan mewajibkan seluruh unit kerja di fakultas dari mulai dekan sampai ke unit kerja
paling rendah untuk hadir dan membawa note book masing-masing. BPM memberikan pelatihan
dan memberikan tugas untuk dikerjakan pada saat itu juga, sampai dokumen yang dimaksud selesai,
langsung dicetak dan dijadikan dokumen masing-masing peserta. Sedangkan cara mengevaluasinya
diberikan contoh, dan cara menganalisanya bila laporan yang dibuat membutuhkan suatu analisa
dalam menyimpulkannya. Cara Penanggulangan1.
Melalui BPM saya menyarankan
kepada pimpinan Unilak agar BPM langsung di bawah koordinator Rektor. Sehingga segala sesuatu
yang menyangkut urusan tentang peningkatan mutu Unilak langsung atas komando Rektor
berdasarkan saran dari BPM. Dan hal itu dilaksanakan oleh pimpinan Unilak.2.
Pimpinan
Unilak membuat suatu kebijakan berdasarkan hasil ketidak sesuaian yang ditemukan pada waktu
monev. Setelah kebijakan tersebut dilaksanakan, maka terlihat perubahan yang nyata, dimana
dekan fakultas dan pimpinan unit kerja yang enggan untuk dimonev menjadi lebih terbuka dan lebih
luwes menerima auditor. dan mereka merasakan bahwa ternyata monev yang dilakukan oleh BPM
sangat bermanfaat bagi mereka dalam melaksanakan SPMI di tingkat fakultas. Kekurangan yang
ditemukan pada saat monev, segera dapat ditindaklanjuti untuk segera dilengkapi.3.
Tim
auditor yang ditugaskan ke unit kerja agar disesuaikan pangkat dan golongannya, minimal pangkat
dan golongan berada di atas auditee.4.
Mengundang pakar yang paham tentang SPMI, dan
memberikan pencerahan kepada seluruh civitas academica. PENUTUP
Dari
pengalaman di atas, maka disimpulkan bahwa;1.
BPM harus berada di bawah koordinator
Rektor.2. Tim Auditor adalah orang yang sudah memiliki jabatan fungsional minimal
Lektor.3.
Pangkat dan Golongan juga perlu dipertimbangkan dalam menentukan
Auditor.4.
Sosialisasi tentang SPMI perlu terus dilakukan, untuk menambah pengetahuan tentang
pentingnya peningkatan mutu disuatu perguruan tinggi, dan mempertahakan kondisi mutu yang
sudah baik, dan berupaya untuk meningkatkannya.
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
PENGALAMAN SAAT MONEV INTERNAL KE UNIT KERJA DI
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
SURTINAH *
*Universitas Lancang Kuning, ----
Abstract
PENDAHULUAN
Universitas Lancang Kuning (Unilak) merupakan salah satu Universitas
yang berada di Provinsi Riau, dan merupakan Universitas yang sudah memiliki akreditasi B .
Dalam perjalanannya untuk meraih nilai akreditasi Institusi tersebut banyak kendala yang kami
hadapi. Terutama dari kalangan akademisi yang belum memahami arti Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI) di Perguruan Tinggi. Mereka tidak mengetahui bahwa keberhasilan SPMI
berkorelasi positif terhadap Akreditasi Institusi. Sesuai dengan Pasal 53 UU Dikti, antara lain
berbunyi SPMI adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan
tinggi secara otonom atau mandiri untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan
pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Dan sesuai dengan Pasal 52 ayat (2), Unilak
sudah membuat suatu ketetapan yang harus dilaksanakan, dan akan evaluasi terhadap pelaksanaan
ketetapan tersebut. Dari hasil evaluasi akan dialkukan pengendalian dan selanjutnya akan
dilakukan peningkatan.
Unilak selalu melakukan sosialisasi terhadap suatu ketetapan, dan
selalu meminformasikan apa yang akan dilakukan, mensosialisasikan hasil yang diperoleh, dan
menindaklanjuti hasil yang perlu untuk diperbaiki. Pada kenyataannya semua yang sudah
disosialisasikan belum dapat dimengerti oleh sebagian besar civitas academica Unilak, sehingga halhal yang seharusnya tidak perlu terjadi dapat terjadi dan nyata adanya.
Hal ini dapat
dimaklumi, karena SPMI di Unilak aktif diberlakukan menjelang akreditasi institusi pada tahun 2014
yang lalu. Sehingga seluruh dokumen pendukung akreditasi mengacu pada standar BAN-PT, dan
secara otomatis mengacu pada standar SPMI dikti. Dan hal ini yang membuat kejutan-kejutan pada
sebagian civitas academica yang merasa terganggu kenyamanannya dalam bekerja. Selama ini
pekerjaan mereka berjalan tanpa ada hambatan walau dokumen standar yang diwajibkan tersebut
tidak tersedia. Mereka menganggap Unilak memaksakan kehendak untuk menyediakan dokumen
yang dimaksud agar dapat menjatuhkan sanksi kepada mereka berdasarkan hal tersebut di
atas.
Untuk melaksanakan SPMI tersebut Unilak mengrimkan 29 tenaga pendidik untuk
mengikuti pelatihan sebagai auditor, dan memperoleh sertifikat yang dapat digunakan sebagai
auditor internal. Auditor inilah yang akan menjalankan fungsinya untuk melakukan monitoring dan
evaluasi terhadap kinerja Unit kerja di lingkungan Unilak. MONEV INTERNAL NON
AKADEMIK
Sesuai dengan sosialisasi dan informasi yang dilakukan oleh Badan Penjaminan
Mutu (BPM) Unilak satu bulan menjelang jadwal monev dilaksanakan ke seluruh Fakultas dan
seluruh Unit kerja yang ada di lingkungan Unilak. BPM juga melampirkan daftar periksa yang akan
dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh seluruh auditee.
Sebulan
sebelum jadwal monev BPM mengundang seluruh auditor yang akan ditugaskan, dan mengundang
seluruh Ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas. Maksud pertemuan ini adalah untuk
menyetukan persepsi terhadap dokumen dan implementasi terhadap dokumen yang akan diperiksa.
Kepada seluruh UPM dipesankan agar mensosialisasikan hasil pertemuan tersebut di unit kerjanya
masing-masing. Pada kesempatan itu juga jadwal kegiatan dan auditor yang ditugaskan ke unit
kerja diberikan agar auditee mempersiapkan seluruh dokumen yang akan dievaluasi.
Pada
saat jadwal monev tiba, maka seluruh auditor yang ditugaskan menuju ke tempat yang sudah
ditentukan sesuai dengan jadwal dan lokasi yang diberikan. Namun tidak semua auditee
menyambut baik tim auditor tersebut. Ada beberapa pimpinan fakultas dan pimpinan unit kerja
yang merasa keberatan dengan monev yang dilakukan terhadap kinerja mereka.Kejadiannya
seperti ini;
Tim auditor yang siap melakukan monev terhadap salah satu Dekan melaporkan
ke BPM, bahwa dekan tidak bersedia di monev, karena menurut dekan bahwa mereka sebagai
koordinator ditingkat fakultas yang mengkoordinir seluruh unit kerja yang di monev, kenapa mereka
harus dimonev juga ? ketua Tim audit tidak berani melakukan monev di unit kerja Dekan. Namun
monev tetap dilakukan terhadap unit kerja di bawah dekan yaitu Wakil Dekan I, Wakil Dekan II, dan
seterusnya. Namun ironinya apa yang dikatakan Dekan bahwa dia yang mengkoordinir unit kerja di
bawahnya, ternyata tidak ada apa-apanya. Semula ketua tim monev menganggap bahwa unit yang
dipimpin oleh dekan tersebut sudah bagus melaksanakan dan menyiapkan dokumen yang dimaksud,
ternyata apa yang disebutkan oleh Dekan tidak ada, sehingga disimpulkan bahwa fakultas tidak
melaksanakan ketetapan yang diputuskan oleh Unilak. Ternyata setelah diselidiki Dekan fakultas
merasa bahwa BPM tidak berhak untuk melakukan monev terhadap kinerja fakultas, karena mereka
tidak mengetahui kedudukan BPM itu dimana berdasarkan struktur organisasi di
Unilak.
Kasus kedua adalah pada saat melakukan monev ke salah satu unit kerja di Unilak.
Pimpinan unit kerja menghubungi kepala bagian monev yang ada di struktur BPM, menanyakan
apa pangkat dan golongan tim auditor yang akan melakukan monev di unit kerjanya. Sehingga
tim monev yang pangkat dan golongannya masih berada di bawah pangkat dan jabatan auditee tidak
ada yang berani melakukan monev ke unit kerja tersebut. Sehingga saya yang secara kebetulan
memiliki pangkat dan golongan yang paling tinggi di Unilak dan memiliki sertifikat auditor yang
ditugaskan untuk mengaudit pimpinan Fakultas dan pimpinan unit kerja tersebut. Seharusnya hal
ini tidak terjadi kalau pimpinan Fakultas dan pimpinan Unit kerja mengerti tentang pentingnya
monev internal tersebut, siapapun dan apapun pangkat dan jabatannya itu tidak perlu
dipermasalahkan.
Bila dibandingkan dengan perguruan tinggi di Jawa yang pada umumnya
sangat menyadarai akan pentingnya monev internal ini alangkah mudahnya pekerjaan ini
dilaksanakan. Unilak berharap bahwa dalam waktu dekat seluruh Fakultas dan Unit kerja
menganggap bahwa monevin merupakan suatu kebutuhan bukan suatu hal yang
menyengsarakan.
Berpengalaman dari kejadian tersebut di atas maka pimpinan Unilak
mengeluarkan suatu kebijakan tentang pangkat dan golongan kandidat auditor yang akan mengikuti
pelatihan sebagai auditor. Pangkat dan golongan memang memiliki peran yang sangat penting
dalam melaksanakan tugas, karena orang-orang akan merasa lebih senang bila diberi tugas oleh
pejabat yang lebih tinggi pangkat dan golongannya. Bila selama ini pimpinan suatu lembaga
menetapkan kepala/ketua suatu unit kerja berdasarkan atas kedekatan dan yang lainnya, maka
untuk ke depannya hal seperti ini tidak boleh terjadi lagi.
Pengalaman lain yang kami alami
adalah setelah monev internal dilakukan maka akan diperoleh hasil yang akan dilaporkan kepada
Rektor. Hasil yang diperoleh untuk monev internal tersebut diharapkan lebih bagus dari tahun
sebelumnya, namun harapan tinggal harapan, kenyataannya yang diperoleh adalah harapan yang
tidak sesuai dengan kenyataan. Satu bulan Sebelum monev dilakukan, BPM melakukan sosialisasi
dan ada kegiatan pelatihan dalam membuat dokumen yang akan dimonev. Selruh contoh
dikirimkan, cara membuatnya diajarkan, cara membuat laporan hasil evaluasinya diajarkan. Namun
hasilnya jauh dari harapan, sehingga BPM berinisiatif untuk memberikan bimbingan langsung ke
fakultas dengan mewajibkan seluruh unit kerja di fakultas dari mulai dekan sampai ke unit kerja
paling rendah untuk hadir dan membawa note book masing-masing. BPM memberikan pelatihan
dan memberikan tugas untuk dikerjakan pada saat itu juga, sampai dokumen yang dimaksud selesai,
langsung dicetak dan dijadikan dokumen masing-masing peserta. Sedangkan cara mengevaluasinya
diberikan contoh, dan cara menganalisanya bila laporan yang dibuat membutuhkan suatu analisa
dalam menyimpulkannya. Cara Penanggulangan1.
Melalui BPM saya menyarankan
kepada pimpinan Unilak agar BPM langsung di bawah koordinator Rektor. Sehingga segala sesuatu
yang menyangkut urusan tentang peningkatan mutu Unilak langsung atas komando Rektor
berdasarkan saran dari BPM. Dan hal itu dilaksanakan oleh pimpinan Unilak.2.
Pimpinan
Unilak membuat suatu kebijakan berdasarkan hasil ketidak sesuaian yang ditemukan pada waktu
monev. Setelah kebijakan tersebut dilaksanakan, maka terlihat perubahan yang nyata, dimana
dekan fakultas dan pimpinan unit kerja yang enggan untuk dimonev menjadi lebih terbuka dan lebih
luwes menerima auditor. dan mereka merasakan bahwa ternyata monev yang dilakukan oleh BPM
sangat bermanfaat bagi mereka dalam melaksanakan SPMI di tingkat fakultas. Kekurangan yang
ditemukan pada saat monev, segera dapat ditindaklanjuti untuk segera dilengkapi.3.
Tim
auditor yang ditugaskan ke unit kerja agar disesuaikan pangkat dan golongannya, minimal pangkat
dan golongan berada di atas auditee.4.
Mengundang pakar yang paham tentang SPMI, dan
memberikan pencerahan kepada seluruh civitas academica. PENUTUP
Dari
pengalaman di atas, maka disimpulkan bahwa;1.
BPM harus berada di bawah koordinator
Rektor.2. Tim Auditor adalah orang yang sudah memiliki jabatan fungsional minimal
Lektor.3.
Pangkat dan Golongan juga perlu dipertimbangkan dalam menentukan
Auditor.4.
Sosialisasi tentang SPMI perlu terus dilakukan, untuk menambah pengetahuan tentang
pentingnya peningkatan mutu disuatu perguruan tinggi, dan mempertahakan kondisi mutu yang
sudah baik, dan berupaya untuk meningkatkannya.