Tujuan dan Tahapan Dalam Pembuatan Peren

Tujuan dan Tahapan Dalam Pembuatan
Perencanaan Pada Sebuah Perusahaan Atau
Organisasi

Oleh :
NIM

: 120030027

NAMA

: Christian Iswahyudi

KELAS

: H123

MATA KULIAH

: Pengantar Manajemen Umum


PROGRAM STUDI

: Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER
(STMIK) STIKOM BALI
2012

Tujuan dan Tahapan Dalam Pembuatan Perencanaan Pada
Sebuah Perusahaan atau Organisasi.
Abstrak
Proses perencanaan pasti terjadi di semua tipe atau jenis kegiatan, entah itu dalam kegiatan
manajemen atau non manajemen. Perencanaan adalah sebuah proses paling awal dalam ilmu
manajemen untuk memustuskan sebuah tujuan beserta cara yang efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan tersebut. Perencanaan memegang sebuah peranan yang sangat penting
dibandingkan dengan fungsi fungsi dalam manajemen lainnya. Ada empat tujuan penting
mengapa harus adanya sebuah perencanaan, dan untuk itu perencanaan atau planning dapat
dikatakan sebagai basis dasar dari seluruh fungsi manajemen. Perencanaan disusun melalui
empat tahapan atau step, yaitu : menentapkan tujuan, merumuskan keadaan atau kondisi saat

ini, mengidentifikasi hambatan yang ada, dan mengembangkan serangkaian kegiatan.

Kata Kunci : Tujuan perencanaan, Tahapan perencanaan.

Proses dan Perencanaan
Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain,
mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan
suatu hasil1.Singkat kata Proses adalah sebuah tahap perjalanan dalam suatu usaha.
Sebelum seorang pemimpin atau manajer dapat mengarahkan bawahannya, mereka
hendaknya membuat sebuah rencana rencana yang akan memberikan sebuh tujuan yang baik
untuk perusahaan mereka. Dalam sebuah planning atau perencanaan hendaknya diputuskan
mengenai apa, bagaimana, siapa dan kapan. Maksud dari apa, bagaimana, siapa dan kapan
adalah “ apa yang harus dilakukan, bagaimana cara untuk melakukan, siapa yang harus
melakukannya, dan kapan kita harus melakukannya” Jadi dari sini dapat ditarik sebuah
konklusi atau kesimpulan bahwa Perencanaan adalah proses untuk mendefinisikan tujuan
organisasi serta membuat strategi untuk mencapai tujuan tersebut, yang tentunya dengan
mempertimbangkan siapa yang harus melakukan, apa, bagaimana, dan kapan harus dilakukan.
Dari definisi perencanaan diatas dapat disimpulkan kembali, bahwa:
1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret.

2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran,
imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan
apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya
ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin
dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.
Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi
dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi,
artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal

1

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses

dibuat untuk mengurangi ambiguitas serta menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus

dilakukan.
Planning adalah suatu proses yang tidak akan pernah berakhir bila rencana tersebut sudah
ditetapkan, saat rencana kita berhasil dan kita sudah mencapai tujuan awal maka kira harus
membuat planning baru untuk mencapai tujuan yang harus jauh lebih baik dari tujuan yang
sebelumnya. Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada
tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi.
Salah satu bagian dari perencanaan atau planning yang penting adalah decision making atau
bisa dibilang dengan pembuatan sebuah keputusan. Perencanaan tidak akan rampung tanpa
adanya keputusan akhir atau final.
Sebuah rencana memerlukan stabilitas, dan rencana yang stabil tidak akan harus diganti atau
dimodifikasi secara luas hanya karena perubahan perubahan dalam kecenderungan jangka
panjang lingungan organisasi. Serta perlu di ingat pula bahwa semakin kompleks suatu
rencana atau plan, maka akan semakin sulit dalam proses penyampaian atau
pengimplementasian dari rencana atau plan tersebut.

Tujuan Perencanaan
Ada

beberapa


tujuan

dari

dibuatnya

sebuah

planning

atau

perencanaan.

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun
karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus
mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk meminimalisir pemborosan SDA. Dengan kerja yang terarah

dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu,
dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang
dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan
Tujuan ketiga adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan keempat adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau
evaluating adalah sebuah proses untuk membandingkan rencana yang telah dibuat dengan

kenyataan yang ada pada saat ini. Tanpa adanya plan atau rencana, seorang manajer tidak
akan dapat menilai kinerja perusahaan tersebut.

Tahapan Dasar Dalam Perencanaan

Ada 4 tahap atau 4 step dalam sebuah dasar perencanaan dan gambar diatas adalah sebuah
gambaran tahapan dasar didalam sebuah proses perencanaan atau planning.
Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapan dasar dalam perencanaan :
Step pertama adalah menetapkan serangkaian tujuan atau menetapkan tujuan . Planning
atau perencanaan harus dimulai dengan membuat keputusan keputusan tentang kebutuhan

organisasi atau perusahaan. Tanpa membuat tujuan yang jelas atau bersifat ambigu, sebuah
organisasi atau perusahaan akan menggunakan sumber daya yang ada secara tidak efektif dan
tidak tepat guna
Step kedua adalah membuat rumusan tentang keadaan yang terjadi saat ini. Maksudnya
dalam tahapan ini hendaknya memperhatikan keadaan perusahaan saat ini, apakah
perusahaan tersebut mampu untuk mencapai tujuan, apakah perusahaan tersebut mengalami
kendala dalam aspek sumber daya atau keuangan. Tahapan ini sangat memerlukan informasi
yang akurat dan relevan terlebih lagi dibidang keuangan dalam sebuah perusahaan dan data
statistik perusahaan, dimana ini semua bisa didapatkan dengan melalui hubugan komunikasi
dalam sebuah organisasi atau perusahaan

Step ketiga adalah mengidentifikasi tentang segala kemudahan dan hambatan yang ada .
Maksud dari tahapan ini adalah dalam sebuah perencanaan kita harus mengetahui tentang
segala kemudahan yang bisa didapat dan hambatan yang bisa menghalangi kita untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada step atau tahap pertama. Dengan mengetahui
hambatan yang ada dan yang bisa terjadi, maka kita bisa mencari solusinya lebih awal untuk
mengantisipasi kesalahan dikemudian hari. Oleh karena itu hendaknya perlu diketahui
tentang faktor faktor lingkungan internal dan external yang bisa membantu sebuah organisasi
atau perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau yang akan menimbulkan
problema baru bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Mengantisipasi kemugkinan

munculnya problema dikemudian hari atau diwaktu yang akan datang dengan mengatasi
masalah sedini mungkin adalah sebuah langkah yang sangat cerdas.
Step ke-empat adalah mengembangkan serangkaian kegiatan atau rencana untuk
mencapai tujuan.

Dan yang terakhir adalah mencapai tujuan itu sendiri, pada gambar diatas dapat terlihat kata
TUJUAN dipisah pisah pada setiap hurufnya, ini bukan tanpa tujuan melainkan pemisahan
setiap huruf pada kata TUJUAN menandakan atau menganalogikan bahwa tujuan yang akan
dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan tidak hanya satu melainkan bisa lebih dari
satu tujuan, dan ada banyak cara untuk mencapai tujuan tersebut secara efektif dan efisien
sehingga tidak menghambur hamburkan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi atau
perusahaan tersebut.
Perencanaan juga mempunnyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan akan membantu melakukan penempatan tanggung jawab lebih tepat
2. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian atau anggota
dari organisasi atau perusahaan tersebut
3. Membuat tujuan yang lebih terperinci dan lebih mudah untuk dipahami.
4. Membantu untuk menemukan serta menyelesaikan hambatan hambatan atau kesulitan
kesulitan yang bisa menghambat sebuah organisasi atau perusahaan dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling
penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Fungsi
perencanaan dapat dijabarkan menjadi sebagai berikut:

1. Perencanaan itu menjadi penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik
yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus
dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi seluruh anggota organisasi atau
perusahaan
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus dan tidak berhenti
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia
pada suatu organisasi atau perusahaan secara efektif dan efisien.

Kesimpulan
Perencanaan adalah sebuah proses dan upaya yang tidak pernah berhenti dan terus
berkesinambungan, karena suatu organisasi atau perusahaan tidak akan pernah berhenti saat
telah mencapai tujuan yang telah organisasi atau perusahaan tersebut tetapkan, bilamana
tujuan sudah tercapai maka organisasi dan perusahaan akan membuat tujuan baru dan
tentunya membuat planning atau perencanaan baru yang dimana pastinya akan memodifikasi

plan atau rencana yang lama agar menjadi lebih efektif serta tepat guna untuk kedepannya.
Perencanaan adalah fungsi dasar dan saling berhubungan, saling bergantung, saling
berinteraksi terhadap seluruh fungsi fungsi manajemen serta kegiatan kegiatan manajerial
lainnya.