MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS PRESENTASI BIS

MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

KELOMPOK 4 :
 Dea Haska
 Fitra Suci
 Haruni Dira Arita
 Maisyaroh
 Nurmayanti
 Rahayu Setianingsih
 Stetia Maharani
 Sutriya Patmurni

MANAJEMEN
UNIVERSITAS RIAU

A. Tujuan Presentasi Bisnis

a. Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens

Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan
atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience).
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah
dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang
membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa nya sulit dipahami.
b. Menghibur Audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan
untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi
bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu
menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga
perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya
seperti dagelan atau lelucon.
Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus
mengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan humor-humor penyegar
suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu
presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.
c. Menyentuh Emosi Aaudiens
Selain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memiliki
tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang pembicara yang
berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang

mampu menyentuh emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara
mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja
menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam
keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.
d. Memotivasi Audiens untuk Bertindak
Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation)
kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki

pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya
secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa
yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi.
Sebagai contoh, pembicara menghibau para karyawan untuk mempertegas
komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan
melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata, bagaimana
seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.

B. Persiapan Presentasi Bisnis
a. Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah

satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat
mencapai sasaran.

Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan

bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan
memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan
presentasi di hadapan audiens.
b. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga

penting adalah

bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu
presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain:
whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer,
bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.
c. Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara
perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan
bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan,
mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa
sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan
antisipatif.

d. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan,
seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia
akan melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis
tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur
alat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi
yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata
letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

C. Alat bantu Presentasi
a. Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat

bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti
lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
b. Flip Charts
adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran
penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong
selanjutnya atau menyobeknya.
c. Transparansi overhead project
nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang

cukup populer bagi para

pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia
dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin
banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan
grafik, gambar, bagan dsb.
d. Papan tulis elektronik
Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya.

e. Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana
untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai

program

pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format
kaset

video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC,

SECAM
f. PANEL LCD
Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer
jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan
dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar
komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data
atau gambar.
g. Proyektor LCD
Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi
yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis .

dalam perkembangannya

, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami

perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk
atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping
Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan
Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer)
maupun komputer meja (desktop komputer) .

D. Analisis Audiens
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam
pertanyaan mendasar berikut ini :
1. Siapa audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
2. Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara
yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
3. Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan
persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
5. Mengapa melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab
pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
6. Bagaimana melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki
strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

E. Analisis Bahasa Tubuh
Gerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukan oleh si
pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk
komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam
melakukan presentasi antara lain :
 Ekspresi wajah
Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat member arti senang,
sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi dirinya dengan
polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu, pada saat melakukan

presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan
ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan atau kemarahan
terhadap sesuatu.
 Senyuman
Dalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat dapat
membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab
dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat wawancara kerja
lebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar yang selalu menampakkan

raut muka yang cemberut karena suasana kerja yang baik akan dapat terwujud jika
para karyawannya tersenyum.
 Kontak Mata
Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas
pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata
memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi.
Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audien dengan baik, jangan
memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah
mereka secara merata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukkan
bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama.
 Gerakan Tangan

Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu
pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu.
Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saat melakukan presentasi bisnis
bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Misalnya, pembicara
menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau
keterbukaan, tangan mengepal seraya diangkat keatas untuk menunjukkan suatu
ketegasan atau kebulatan suatu ide,memasukkan tangan ke dalam saku untuk
menunjukkan tidak yakin atau terlalu santai.
 Gerakan Bahu
Gerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk menunjukkan
kepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang diiringi dengan kepala
keatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil.
Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk menunjukkan
suatu sikap yang kurang bergairah dan tidak siap atau menyerah.

 Gerakan kepala
Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju
atau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan kepala untuk
menunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu. Sebaliknya, pembicara yang
menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap tidak setuju atau menolak

sesuatu.

 Cara Berdiri
Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif terutama
karena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan mempermudah gerak
pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens merupakan salah satu factor
yang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan sedikit
kedepan, bukalah kedua tangan dan jangan membungkuk.

F. Peninjauan Lokasi
Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perlu
dipertimbangkan sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicara
memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapat
menggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound system
termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual presentasi bisnis,
seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR. Mengingat berbagai macam alat
bantu presentasi bisnis memiliki merek yang berbeda-beda, posisi/letak tombol untuk
menghidupkan dan mematikan atau tombol untuk memfokuskan gambar dan lain-lain
juga berbeda.
Disamping mengetahui posisis alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi
juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC atau
tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan sejenisnya.

G. Percaya Diri
Salah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah adanya
factor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa
percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis yang asal-asalan
sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan.
Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau perilaku
sebagai berikut:
 Gemetar
Tangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu
merupakan

suatu proses bomeostatik dari badan yang membuang

kelebihan

energi. Gunakan kelebihan energy tersebut secara positif dengan melakukan
gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.
 Bicara Terputus-putus
Jika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau
terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas
dalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-lahan, sambil melihat catatan kecil.
Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau
dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.
 Mulut Kering
Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering
sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau
tidak langsung.
 Tenggorokkan Tersumbat
Apabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis tiba-tiba
tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil
tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tengorokan dan tarik
udara masuk lewat hidung.
 Tersenggal-senggal
Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis, tiba-tiba
pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan
kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah lengan kiri menyilang bagian
bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan
hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.
Resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri :
•

Tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua audiens jangan menunduk malu

•
•
•

berbanggalah.
Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak.
Bukalah persentasi anda dengan mengatakan sesuatu dengan sungguh-sungguh.
Mengetahui bahwa anda lebih tahu tentang topik tersebut dari pada para

•
•

pendengar anda.
Pakailah pakaian anda yang terbaik.
Yang terpenting hiasi wajah anda dengan senyuman.

H. Berlatih Presentasi Bisnis
Agar presentasi bisnis yang dilkukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya,
perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Identifikasi Audiens
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis
adalah mengidentifikasi siapamaudiens Anda. Audiens Anda bias saa dari
kalangan manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala
departemen, supervior, atau karyawan.
2. Menyiapkan pokok-pokok pikiran
Selain menganalisis siapa audiensnya, maka langkah berikutnya yang perlu
diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan
dalam suatu prentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu di sampaikan dalam
presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat
global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.
3. Menulis teks lengkap
Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis
sudah disiapkan, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan
pokok-pokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci, sehingga enjadi suatu
nakah/teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum.
Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya.
Namun demikian, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan
materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan tidak
membosankan.
4. Menyiapkan rangkuman ke dalam sub-subjudul
Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bias dilakukan adaah
membuat semacam outline atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam
rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat
dikembangkan sampai pada sub-subjudul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara
termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi public, jadi
bukanlah sebagai pemula atau masih traf belajar.
5. Menulis ke dalam kerts ukuran kartu pos
Cara yang terakhir ini dalam mempersiapkan presntasi bisnis yaitu dengan
cara menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas
berukuran kartu pos. hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah
berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan
cara yang paling praktis, sederhana, dan terkesan bersifat informal.