Laporan Praktek Kerja Lapangan.docx (1)
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DI
PT. Terminal Petikemas Surabaya
Jalan Raya Tanjung Mutiara no. 1, Surabaya, JawaTimur, Indonesia
Dibuat sebagai salah satu syarat untuk menyusun
Laporan Prakter Kerja Lapangan di Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Malang
INDRA MAULANA SUPARDI
NIM. 1242620083
PROGRAM STUDI D4 MANAJEMEN PEMASARAN
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2015
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Gambaran Umum Perusahaan
Gambaran umum perusahaan merupakan suatu gambaran perusahaan PT
Terminal Petikemas Surabaya yang merupakan anak perusahaan dari PT
Pelabuhan Indonesia III. Dimana perusahaan tersebut merupakan tempat Praktek
Kerja Lapangan penulis.
Gambaran umum ini mendiskripsikan tentang sejarah awal mula
didirikannya perusahaan, visi misi perusahaan sampai pada kegiatan operasional
PT Terminal Petikemas Surabaya. Sehingga gambaran umum perusahaan ini
meliputi seluruh kegiatan yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya.
1.2.
Sejarah PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Sejarah PT Pelindo III (Persero) terbagi menjadi beberapa fase penting berikut ini:
1.
Perseroan pada awal berdirinya adalah sebuah Perusahaan Negara yang
pendiriannya dituangkan dalam PP No. 19 Tahun 1960.
2.
Selanjutnya pada kurun waktu 1969 – 1983 bentuk perusahaan Negara
diubah dengan nama badan pengusahaan pelabuhan (BPP) berdasarkan
Peraturan Pemerintah Nomor 1 tahun 1969.
3.
Kemudian para kurun waktu tahun 1983 – 1992, untuk membedakan
pengelolaan pelabuhan umum yang di usahakan dan yang tidak
diusahakan, diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pelabuhan
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 16 tahun 1983 dan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 tahun 1985.
2
4.
Seiring pesatnya perkembangan duniah usaha, maka status Perum diubah
menjadi Perseroan pada tahun 1992 dan tertuang dalam Akta Notaris Imas
Fatimah, SH Nomor 5 Tanggal 1 desember 1992.
5.
Perubahan Anggaran Dasar Desember 2011 tentang Kepmen BUMN 236.
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) bermula dari perusahaan Negara
pelabuhan pada periode tahun 1960 sampai dengan 1969. Kemudian berubah
menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) tahun 1969 PT Pelabuhan
Indonesia III yang menjalankan bisnis inti sebagai penyedia fasilitas jasa
pelabuhan, memiliki peran kunci untuk menjamin kelangsungan dan kelancaran
angkutan laut, sehingga dengan tersedianya peran prasarana transportasi laut yang
memadai tersebut akan mampu menggerakkan dan menggairahkan kegiatan
ekonomi Negara dan masyarakat. Pada tahun 1984 Kebijakan Pemerintah untuk
pelabuhan strategis, pengelolaannya dari prinsip Public Utility di transformasi
menjadi komersil, yaitu membentuk Perusahaan Umum Pelabuhan Indonesia I,
mengelola Pelabuhan di Propinsi Aceh, Sumatra dan Riau.
Pelabuhan II di Sumatra barat, jambi, Sumatera Selatan, lampung,
Kalimantan barat, Jawa Barat dan DKI Jakarta. Perusahaan umum Pelabuhan
Indonesia III mengelola pelabuhan umum yang di usahakan di Propinsi Jawa
Timur, Jawa tengah, Bali Nusa Tenggara Timur, Timor Timur, Kalimantan
Selatan, dan Kalimantan Tengah, dan perusahaan umum pelabuhan IV mengelola
pelabuhan umum di usahakan di propinsi Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya.
Kemudian sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 58 tahun 1991,
maka pada tanggal 1 Desember 1992, bersamaan dengan Perusahaan Umum
Pelabuhan lainnya dalam rangka memantabkan transformasi komersialisasi
3
penyelenggaraan pelabuhan berubah statusnya menjadi Badan Hukum PT
Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan wilayah usaha yang sama dengan
sebelumnya.PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yaitu badan usaha milik negara
yang bergerak dalam sektor perhubungan. Tugas, wewenang dan tanggung jawab
perusahaan ini adalah mengelola Pelabuhan Umum pada tujuh wilayah provinsi
Indonesia, yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Bali, Kalimantan selatan, Kalimantan
Tengah, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur. PT Pelindo III (Persero)
memiliki beberapa anak perusahaan antara lain :
1.
RS. PHC Surabaya
2.
Berlian Jasa Terminal Indonesia
3.
PT pelindo Marine Service
4.
Portek Indonesia
5.
PT Ambapers
6.
Jasamarga Bali Tol dan
7.
PT Terminal Petikemas Surabaya
1.3.
Sejarah PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sejak tahun 1969 pembinaan dan pengelolaan pelabuhan berdasarkan pada :
a.
PP Pengganti Undang - Undang No.1 Tahun 1969 tentang bentuk – bentuk
usaha Negara.
b.
Undang - undang No.9 Tahun 1969 Tentang Penetapan Perpu No.1 Tahun
1969 menjadi undang - undang.
4
c.
PP No.18 Tahun 1969 Tentang Pembubaran Perusahaan-Perusahaan
Negara dan pengalihan pembinaannya ke dalam organisasi pembinaan
pelabuhan.
d.
SK Kemen
trian Perhubungan Nomor 010/13/19 MPBH tanggal 20
Juni 1969 tentang Organisasi Pembinaan Pelabuhan serta kedudukan,
tugas, dan wewenang Adpel dan Kepel.
Kemudian pada tahun 1983 pemerintah mengeluarkan PP No.3 Tahun
1983 tentang cara pembinaan dan pengawasan Perusahaan Jawatan (PERJAN),
dan Perusahaan Perseroan (PERSERO) yang kemudian di sempurnakan dengan
PP No.23 Tahun 1985.
Sejalan dengan di keluarkannya PP No.3 Tahun 1983 tersebut, maka
pembinaan pelabuhan juga disempurnakan dengan PP No.23 Tahun 1983. Dengan
PP tersebut, PP pengganti UU No.1 Tahun 1969, sepanjang belum ada peraturan
yang baru di nyatakan masih tetap berlaku.
Berkaitan dengan diterbitkannya PP No.3 dan No.11 Tahun 1983 tersebut,
status pengelolaan pelabuhan yang ada pada saat ini masih berbentuk Badan
Pengusahaan Pelabuhan (BPP) diubah menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan.
Khusus untuk BPP Tanjung Perak, termasuk dalam Perusahaan Umum Pelabuhan
III sesuai dengan PP No.16 Tahun 1983 dengan kantor pusat berkedudukan di
Surabaya dengan cabang – cabang tersebar di 9 propinsi.
Kemudian dengan PP No.6 Tahun 1985 pengaturan Perusahaan Umum
Pelabuhan III yang didirikan dengan PP No.16 Tahun 1983 diadakan penyesuaian,
yakni dengan di keluarkannya cabang – cabang pelabuhan yang berada di Propinsi
Kalimantan Timur dari wilayah kekuasaan Perusahaan UmumPelabuhan III, dan
di masukkan ke dalam Perusahaan UmumPelabuhan IV yang berkantor di Ujung
5
Padang. Dengan dikeluarkannya PP No.16 Tahun 1983 dinyatakan dicabut dan
tidak berlaku lagi.
Seiring dengan perubahan bentuk Badan Usaha Pelabuhan menjadi
Perusahaan Umum Pelabuhan, makatata kerja dan struktur organisasi Perusahaan
Pelabuhan juga diubah. Khusus untuk Perusahaan UmumPelabuhan III ditetapkan
dengan Keputusan Menteri Perhubungan. Dalam surat Keputusan Menhub
No.KM/200/OT.001/Phb-83 tanggal 21 Oktober 1983, cabang pelabuhan di
Lingkungan PERUM Pelabuhan III dibedakan menjadi Pelabuhan Kelas I, II, III,
IV dan V. Berpijak dari pembagian Kelas Pelabuhan tersebut, cabang Pelabuhan
Tanjung Perak termasuk sebagai cabang Kelas I.
Divisi Usaha Terminal Petikemas adalah divisi baru yang keberadaannya
bersamaan dengan berdirinya Perusahaan Umum Pelabuhan III. Sebagai langkah
awal, hasil kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas di pelabuhan Tanjung
Perak, ditetapkan di Dermaga Berlian Utara sebagai Dermaga Petikemas.
Dari perjalanan kegiatan usaha bongkar muat petikemas dari tahun ke
tahun, ternyata memperoleh prospek yang cukup mengembanggakan. Maka
direksi mengambil kebijakan untuk membangun fasilitas yang khusus untuk
menunjang kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas secara Internasional,
yang ditandai dengan selesainya pembangunan Dermaga Petikemas beserta segala
fasilitasnya pada tahun 1991.
Melihat besarnya tanggung jawab dalam pengelolaan Terminal Petikemas
melalui dermaga Petikemas dan dengan semakin meningkatnya kegiatan
pelayanan bongkar muat Petikemas dan dengan semakin meningkatnya kegiatan
pelayanan bongka rmuat Petikemas secara Internasional, maka sejak tanggal 1
Januari 1993 Divisi Usaha Terminal Petikemas Tanjung Perak menjadi usaha yang
6
berdiri sendiri. Terhitung sejak 1 Januari 1993, pertanggung jawaban pengelolaan
Unit Terminal Petikemas Tanjung Perak tidak lagi melalui Kepala Cabang
Pelabuhan Tanjung Perak, tetapi langsung ke direksi. Seiring dengan laju arus
perdagangan Internasional yang menggunakan Jasa Unit Terminal Petikemas
Tanjung Perak serta dalam rangka pengembangan usaha, maka dilakukan dengan
pembentukan divisi baru ataupun dinas-dinas baru.
Jadi PT Terminal Petikemas Internasional di Surabaya didirikan pada
tahun 1992, sesuai dengan Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Pelabuhan
III No.725/KPTS/BL.382.P.III-92 pada tanggal 22 September 1992. Berdirinya PT
Terminal Petikemas ini ditandai dengan pemasangan Container Gatray Crane yang
pertama pada dermaga petikemas sepanjang 500 meter. Sejak saat ini, PT
Terminal Petikemas telah menunjukkan reputasinya sebagai terminal yang efisien
dan biaya yang efektif yang mampu melayani kebutuhan para importer dan
eksportir di kawasan Indonesia Timur.
Pada tahun 1997, disadari bahwa PT Terminal Petikemas di Surabaya ini
harus melakukan pengembangan untuk memenuhi kebutuhan perdagangan yang
terus meningkat, sehingga di buatlah suatu program untuk memperluas kapasitas
menjadi dua kali lipat dari yang sudah ada pada saat ini.
Pada tanggal 29 April 1999, Unit Terminal Petikemas (PT Persero)
Pelabuhan Indonesia III telah berubah menjadi PT Terminal Petikemas Surabaya
(TPS) yang di privatisasi dengan adanya penanaman saham sebesar 49% oleh
P&O Ports Australia.
Pada tahun 2000, lapangan di Petikemas diperluas sehingga pada akhir
tahun 2000 diharapkan akan memiliki daya tampung lebih dari 20.000 teus. Untuk
keperluan tersebut, telah diadakan kesepakatan pembelian 4 unit Quay Crane dari
7
IMPSA dan 12 unit RTG baru dari Konecranes. Dengan demikian diharapkan
pada akhir tahun 2001. PT TPS akan mampu menangani 2 teus petikemas per
tahun. Saatini PT TPS memiliki dua dermaga, yaitu jalur dermaga sepanjang 1000
meter dengan kedalaman ke dua sisinya 10.5 meter dan satunya jalur dermaga
sepanjang 450 meter dengan kedalaman ke dua sisinya 7.5 meter. Dermagadermaga tersebut di lengkapi dengan Quay Crane dan 17 RTG serta bermacam macam forklift yang diperlukan untuk penanganan petikemas.
Sistem computer baru untuk operational terminal dan nota rampung,
dibuat oleh Real Time Bussiness Solutions dari Sydney (Australia). Sistem ini
telah beroperasi sejak bulan Desember 1999. Komisaris Perusahaan danDireksi
yang terdiri dari kedua pihak pemegang saham, saat ini telah bekerja ke arah
peningkatan produktivitas dan pelayanan yang lebih baik dan mengacu pada
praktek terminal terbaik di dunia. PT TPS merupakan salah satu dari sedikit
terminal di dunia yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001, ISO 1400, OHSAS
18001, serat ISPS Code sebagai langkah awal untuk mencapai terminal kelas
dunia.
1.4.
Visi, Misi, dan Motto PT. Terminal Petikemas Surabaya
Dalam hal pencapaian suatu tujuan perusahaan di perlukan suatu
perencanaan dan tindakan nyata untuk dapat mewujudkannya. Secara umum bisa
dikatakan bahwa Visi dan Misi adalah suatu konsep perencanaan yang di sertai
dengan tindakan sesuai dengan apa yang di rencanakan untuk mencapai suatu
tujuan.
Adanya Visi, misi dan tujuan di PT. Terminal Petikemas Surabaya tersebut
dapat bertujuan untuk melihat suatu pandangan jauh tentang perusahaan sehingga
8
dapat mencapai tujuan di masa yang akan datang. Serta misi tersebut berguna
untuk memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan. Berikut ini
merupakan Visi, Misi dan Motto PT Terminal Petikemas Surabaya adalah sebagai
berikut.
1.4.1. Visi Perusahaan
PT Terminal Petikemas Surabaya, sebagai sebuah terminal berstandar
kelas dunia di Indonesia, berkomitmen untuk mempertahankan posisi TPS yang
unik dan menonjol yaitu sebagai Pintu Gerbang ke kawasan Indonesia bagian
Timur, untuk memastikan bahwa perusahaan mampu menyediakan layanan
bermutu yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi Indonesia dan
untuk menyediakan layanan terbaik bagi para pelanggan. Dengan motto
perusahaan yaitu Reliable Terminal Service Excellence (Terminal Terpecaya
dengan Layanan Sempurna), kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama TPS.
Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan berupaya untuk :
1.
Menyediakan dan memastikan bahwa layanan yang diberikankepada para
pelanggan yaitu memuat dan membongkar petikemas tepat waktu dan
terjadwal.
2.
Menyediakan layanan ekstra kepada para pelanggan apabila petikemas
mereka membutuhkan tempat lebih banyak atau peralatan tambahan
lainnya, seperti refer plug yang digunakan untuk mempertahankan suhu
dingin petikemas.
3.
Menyediakan fasilitas tambahan lain, pada saat pembongkaran atau
pemuatan petikemas, seperti penyediaan air bersih atau bahan bakar.
9
4.
Mengutamakan kepuasan para pelanggan dengan menyediakan layanan
bagi mereka dengan sepenuh hati
1.4.2. Misi Perusahaan
Misi PT Terminal Petikemas Surabaya adalah menjadi suatu perusahaan
yang terus maju, tanggap, dapat dipercaya, yang menyediakan fasilitas terminal
petikemas yang dapat memenuhi semua permintaan baik untuk perdagangan
domestic maupun internasional bagi seluruh masyarakat perdagangan di kawasan
Indonesia bagian Timur.
Untuk mencapai sasaran tersebut, berupaya untuk :
1.
Menyediakan jasa layanan transportasi kepada para pelanggan yang dapat
menjamin pengiriman barang yang aman, efisien, dan tepat waktu.
2.
Menjamin terpeliharanaya lingkungan kerja yang aman dan bersahabat
dengan lingkungan.
3.
Mengembangkan potensi para pegawai secara optimal.
4.
Ikut meningkatkan kegiatan perdagangan guna menjamin tercapainya
sukses bisnis serta menguapayakan tingkat pengembalian investasi yang
wajar kepada para pemegang saham.
5.
Berupaya menggalang dukungan dari masyarakat luas dalam menjalankan
perannya sebagai perusahaan milik masyarakat.
1.4.3. Motto Perusahaan
Motto merupakan semboyan atau pedoman yang menggambarkan
motivasi, semangat dan tujuan bagi karyawan perusahaan di PT Terminal
Petikemas Surabaya. Karena dengan adanya motto di dalam perusahaan
memberikan motivasi tersendiri bagi setiap karyawan yang bekerja di
10
perusahaan.Salah satunya adalah PT Terminal Petikemas Surabaya merupakan
perusahaan yang memiliki dan memberikan motto kepada setiap karyawan di
perusahaan .
Motto dari PT Terminal Petikemas Surabaya adalah“Reliable Terminal
With Service excellence”. Yang memiliki Filosofi tersendiri yaitu sebagai sebuah
terminal petikemas yang berhubungan dengan pembeli baik dalam atau luar
negeri, maka perusahaan haruslah menjadi yang dapat diandalkan dan terpecaya.
TPS mendorong para pegawainya dan para rekanan bisnisnya untuk meraih
kesempurnaan layanan terhadap para pelanggannya. Dan kata dari Reliable
memiliki arti tersendiri yakni:
R
: Responsive, TPS harus tanggap terhadap keluh kesah pelanggan.
E
: Emphaty, TPS harus berempati terhadap masalah pelanggan
L
: Learning, TPS menerima pengalaman sebagai sarana pembelajaran
dalam proses masa depan yang lebih baik.
I
: Innovative, layanan TPS didukung oleh peralatan, dan sistem komputer
terkini.
A
: Ability, layanan TPS didukung oleh orang-orang yang ahli dalam
bidangnya.
B
: Benefit, para pelanggan menikmati keuntungan dari layanan TPS.
L
: Leading, TPS memimpin di garis depan dalam mutu layanan.
E
: Effective and Efficient, TPS melaksanakan strategi tepat guna dalam
menghadapi persaingan bisnis.
1.5.
Logo perusahaan
Di dalam logo perusahaan terdapat tulisanTPS yang mempunyai makna
antara lain adalah singkatan dari PT Terminal Petikemas Surabaya. Serta terdapat
gambar berbentuk kotak mempunyai makna yaitu perusahaan yang menyediakan
penyimpanan petikemas sehingga logo tersebut seperti membentuk sebuah
petikemas.Sedangkan terdapat lagi gambar berbentuk seperti air sehingga gambar
tersebut mempunyai makna yaitu dermaga yang berada di PT Terminal
11
Petikemas.Sehingga logo tersebut memiliki pengertian yang menunjukkan
perusahaan bergerak di bidang penyediaan fasilitas terminal petikemas dan juga
menyediakan jasa transportasi pengiriman barang melalui laut.
Gambar 1.1 Logo Perusahaan PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sumber data : PT Terminal Petikemas Surabaya
1.6.
Lokasi Perusahaan
Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara
langsung berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api.
Karena lokasi inilah, PT Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu
Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian Timur.
Secara geografis, TPS berlokasi di bagian barat Pelabuhan Tanjung Perak
dengan koordinat 7;12;S, 112;40E, di bagian ujung alur pelayaran di antara pulau
Jawa dan pulau Madura sepanjang 25 mil. Lebar minimum alur adalah 80 meter,
kedalaman minimum pada saat air surut adalah 9.5 meter. Alur pelayaran tersebut
ditandai dengan jelas, dan disediakan layanan kepanduan selama 24 jam nonstop.
12
Gambar 1.2 Denah Lokasi PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sumber data : Google maps
1.7.
Struktur Organisasi
.Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan. Dengan adanya struktur organisasi pada perusahaan, maka job
description yang dikerjakan semakin jelas antara atasan dan karyawan.Sehingga
memudahkan perusahaan dalam menjalankan fungsinya. Untuk lebih lengkapnya,
struktur organisasi direksi keuangan di PT. Terminal Petikemas Surabaya dapat
dilihat pada daftar flowchart berikut ini:
13
Gambar 1.3 Struktur Organisasi Departemen Keuangan PT. Terminal Petikemas
Surabaya
14
Job description untuk masing-masing bagian pada struktur organisasi yang ada di PT.
Terminal Petikemas Surabaya sebagai berikut:
1.
Finance Director
a. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan
Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan
Direksi lainnya.
b. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi
berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan
berkoordinasi dengan Direksi lainnya.
c. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan mematuhi
policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku untuk
masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business units
oversight).
d. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari
pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.
e. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan
untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi erat dengan
para pimpinan unit usaha.
f. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan
pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan
2.
Billing Manager
a.
b.
c.
d.
3.
Membuat invoice customer per bulanan
Melakukan proses pengiriman invoice sampai ke customer
Melakukan pengecekkan pembayaran yang diterima dengan sistem transfer
Follow up payment
Finance Manager
15
a. bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan
beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan.
b. bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta
semua hal yang terkait dengan keputusan.
c. bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan
seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lain.
d. bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan.
4.
Accounting Manager
a.
b.
c.
d.
Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan
Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik
e.
(bulanan atau tahunan )
Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik
f.
g.
(bulanan atau tahunan )
Melakukan pembayaran gaji karyawan
Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan
kemampuan keuangan perusahaan
5.
Community Development Manager
a.
Menjalin kontak dengan individu, kelompok ataupun
organisasi.
b.
Mengembangkan
profit
komuniti,
mengkaji
kebutuhan dan sumber daya komuniti tersebut.
c.
Mengembangkan analisis strategis, merencanakan
sasaran,
tujuan
jangka
pendek
maupun
tujuan
jangka panjang.
16
d.
Melakukan penyelesaian konflik, baik konflik antar
kelompok sosial maupun antar organisasi.
e.
Melakukan kerja kolaborasi dan negosiasi dengan
berbagai lembaga ataupun profesi.
f.
Mengembangkan
komunikasi
yang
baik
dengan
berbagai individu, kelompok maupun organisasi.
g.
Mengelola sumber daya yang ada dengan baik,
termasuk
didalamnya
mengenai
pendanaan
dan
sumber daya manusia.
h.
Memonitor
dan
mengevaluasi
perkembangan
program atau kegiatan.
1.8.
Personalia
Berikut ini tabel personalia tetap yang ada di AJB Bumiputera 1912 Surabaya
berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan dan jumlah personalia.
No
.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Jabatan
Finance Director
Secretary To Operation Director
Finance Manager
Billing Assistant Manager
Billing Superintendent
Finance Assistant Manager
Cash & Bank Superintendent
Budgeting & Accounting Management
Tax Expert
Salary Administration
Jumlah
1
1
1
1
1
1
1
2
1
2
17
11
12
13
14
15
Accounting Assistant Manager
Accounting Superintendent
Account Receivable Superintendent
Community Development Assistant Manager
Secretary To Comdev
1
1
1
1
2
Tabel 1.1 Data Personalia Berdasarkan Jabatan dan Jumlah
1.9.
Bentuk Badan Usaha
PT Terminal Petikemas Surabaya memiliki banyak kegiatan operasional yang
dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan domestik maupun internasional.
Perusahaan tersebut yang bergerak dibidang penyimpanan petikemas dan jasa transportasi
pengiriman melalui laut setiap hari jam kerja melakukan kegiatan operasional sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
Dalam seluruh kegiatan operasional yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya
departemen HSSE (Health, Safety, Security, and Environment). tetap mengutamakan
keselamatan kerja bagi seluruh pihak yang terlibat di dalam lapangan kerja perusahaan
1.10.
Pemasaran
Pemasaran yang ada di PT. Terminal Petikemas Surabaya dibagi menjadi beberapa
sub bab seperti aspek produk, harga, promosi dan saluran distribusi, people, proses dan
lingkungan. Berikut uraian dari masing-masing sub bab:
1.10.1. Aspek Produk
PT. TPS dalam melayani jasa kepada para pelanggannya baik kegiatan internasional
(eksport dan import) maupun domestik, melalui beberapa proses pada tiga tempat (gate) yang
berbeda, yaitu gate eksport, gate import dan gate domestik. Sedangkan kegiatan utama PT.
TPS adalah bongkar muat petikemas di pelabuhan, menyimpan petikemas atau mengeluarkan
petikemas di lapangan kontainer dan menerima dan menangani petikemas. Semua kegiatan
dilakukan dengan mengacu pada prosedur operasi standar. Kegiatan di TPS tersebut
dijelaskan di bawah ini :
1.
Bongkar muat
18
Ada dua dermaga yang tersedia yaitu internasional dan domestik. Dermaga
internasional bisa memarkir 5 kapal dengan luas 5 ha. Dermaga domestik bisa menampung 3
kapal dengan luas 2,25 ha dan kedalaman pelabuhan 7,5 m. Masing – masing dermaga
memiliki Container Crane (CC)dengan kapasitas rata – rata 35 sampai 45 ton. Ada 10 crane
yang tersedia. TPS terbuka 24 jam dalam 3 shift kerja. Dalam proses bongkar muat 6 – 8
pekerja untuk masing – masing crane.
Dalam proses ini, ada kegiatan yang disebut pengangkutan. Ini adalah proses
pengangkutan petikemas dari kapal ke CY atau sebaliknya dengan menggunakan truck,
headtruck, dan trailer. TPS memiliki 27 truck chasiss tunggal, 70 truck chassis ganda dan 20
truk umum. Setiap truk digunakan dalam tiga shift selama 24 jam. Dalam satu shift ada 30
pekerja yang bekerja.
2.
Penerimaan dan Pengiriman Petikemas
Pengangkutan petikemas dari kapal ke halaman petikemas dilakukan dengan
menggunakan truk dengan trailer ganda. Kecepatan kendaraan yang diijinkan adalah 3040
km/jam. Namun sopir umumnya mengendarai lebih cepat dari kecepatan yang diijinkan,
untuk mengangkut petikemas yang banyak dalam satu hari. Dilapangan petikemas, petikemas
ditumpuk sampai diambil oleh pemilik. Pengangkutan petikemas menggunakan truk pemilik.
Jika petikemas ditumpuk melebihi tiga hari, TPS akan meminta pabean untuk menyerahkan
petikemas kepada pihak lain yang dapat menyimpan petikemas, karena area lapangan
petikemas terbatas.
Manajemen TPS mengatur pengangkutan petikemas dengan benar. Ada dua lalu lintas
dua arah untuk mengakomodasi pengangkutan petikemas eksport di satu arah dan petikemas
import di arah yang lain. Untuk menghindari kecelakaan dan kemacetan lalu lintas, ada
pemisah untuk memisahkan jalur transportasi umum dan trailer di pintu masuk TPS.
3.
Penyimpanan dan Pengeluaran Petikemas
19
Semua petikemas dari kegiatan bongkar muat bertumpuk di lapangan petikemas. Luas
untuk dermaga internasional adalah 29,4 ha yang dapat menyimpan 3234 dua puluh kaki
jejak tanah untuk eksport dan 3780 dari import. Wilayah untuk dermaga domestic adalah 6,2
ha. Waktu rata-rata untuk penyimpanan petikemas di adalah sekitar 3,59 hari (import) dan
2,75 hari (eksport). Maksimum tumpukan petikemas 4 tingkatan untuk kontainer yang terisi.
Jumlah petikemas yang disimpan dalam sekitar 3300 Teus.
Ada dua jenis petikemas yaitu petikemas petikemas dengan freezer (reefer) dan
petikemas umum (kering). Ada 248 TGS untuk petikemas reefer disimpan dilapangan
container dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan yang umum. PT TPS juga
memiliki CFS (Stasiun Pengangkutan Petikemas) untuk menyimpan barang-barang dari
petikemas yang diisi dengan barang-barang yang berbeda yang dimiliki oleh pemilik yang
berbeda. Barang-barang tersebut diperiksa oleh petugas. Ada gudang API untuk menyimpan
barang-barang yang mudah terbakar yang memiliki system pengamanan tersendiri. Namun,
gudang ini cukup jarang digunakan karena TPS memiliki peraturan untuk tidak menggunakan
bahan ledakan/tipe 1 atau radioaktif/jenis 7 untuk masa yang panjang. Bahan-bahan tersebut
biasanya akan dimasukkan langsung ke kapal atau harus diambil langsung oleh pemilik.
4.
Perawatan Fasilitas
Alat/kendaraan berat seperti head truck dengan chassis, RTG (Rubber Tyred Gantry)
dirawat secara berkala. Ada beberapa limbah dari kegiatan perawatan seperti minyak pelumas
dan bahan bekas. Pemisahan minyak pelumas bekas dilakukan dengan menggunakan 2
seperator air berminyak yang ada didekat tempat pencucian head truck dan tempat pencucian
RTG(Rubber Tyred Gantry), dengan kapasitas 2,5 m3/jam masing-masing.
Minyak pelumas bekas dan drum diambil oleh rekanan TPS ke Ptuk Sidomulyo. Hal
yang sama untuk limbah yang lain, misalnya ban bekas, diambil oleh rekanan yang lain. Aki
(baterai) diambil oleh PT Muhtomas Sepanjang-Sidoarjo. Tali kawat pembersih diambil oleh
rekanan. Filter Majjun, serbuk kayu dan limbah beracun lainnya akan dibakar di insonerator.
20
Perawatan dermaga dilakukan dengan pengerukan kolam pelabuhan. Pengerukan ini
dilakukan sekali dalam dua tahun yang dilakukan oleh PT. Pengerukan Indonesia. Wilayah
kolam internasional dan domestik masing-masing sekitar 75.000 m2. Jumlah rata-rata
endapan yang dikeruk dari kolam adalah sekitar 95.000 m3 dan 203.000 m3 untuk masingmasing dermaga internasional dan domestic. Berdasarkan pada kontrak antara TPS dan
rekanan, pengerukan sedimen dilakukan dilaut pada koordinat 07-12’5 “LS dan 112-47’ 55”
BT. Lokasi memiliki kedalaman lebih dari 20 m yang dapat menghindari endapan lumpur
kembali.
1.10.2. Aspek Harga
PT. Terminal Petikemas Surabaya menetapkan harga berdasarkan pelayanan jasa yang
diambil. Dalam menetapkan harga, PT. Terminal Petikemas Surabaya menentukan
berdasarkan jumlah container, lama penumpukan, jenis pengiriman (ekspor/impor), dan
ukuran container melalui simulasi tarif yang disediakan oleh PT. Teminal Petikemas Surabaya
yang bisa dilihat pada link http://www.tps.co.id/online/tarif.aspx
1.10.3. Aspek Promosi
PT. Terminal Petikemas Surabaya memasarkan produknya dengan menyebarkan
proposal penawaran produk ke berbagai Badan Usaha. Penyebaran proposal penawaran
dilakukan melalui pengiriman atau kunjungan langsung ke Badan Usaha.
1.10.4. Aspek Saluran Distribusi
Dalam menyalurkan distribusi produk layanan, PT. Terminal Petikemas Surabaya
lebih berfokus kepada salurang distribusi tidak langsung karena dalam pelayanannya, PT.
Terminal Petikemas Surabaya melakukan kegiatan pelayanan hanya di tempat (terminal)
tersebut.
1.10.5. Aspek People
21
People (partisipan) disini adalah karyawan penyedia jasa layanan maupun penjualan,
atau orang-orang yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses layanan
itu sendiri. Dalam hal ini jajaran direksi, karyawan,operator mesin, serta pihak eksternal
maupun internal terkait dari tiap-tiap bidang usaha yang secara langsung maupun tidak
langsung yang menggunakan pelayanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya
1.10.6. Aspek Proses
Proses layanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya terbagi dalam beberapa tahap
yakni :
-
Perencanaan, pelanggan harus melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan PT.
Terminal Petikemas Surabaya sesuai dengan jenis jasa yang akan diambil.
-
Yard and Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Lapangan
dan Dermaga) memeriksa dokumen.
-
Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Dermaga)
memasukkan data ke dalam sistem komputer (baplie) yang telah menjalani
pemeriksaan Bea Cukai.
-
Yard Operations Superintendent (Superintenden Operasi Lapangan) memerintakan
Operator untuk memenuhi permintaan pelanggan baik itu pembongkaran, pemuatan,
penerimaan, dan pengeluaran petikemas.
-
Petugas Tally memerintahkan pengemudi Head Truck untuk kembali ke Lapangan
Penumpukan untuk mengambil petikemas selanjutnya yang akan dimuat ataupun
dibongkar.
-
Pada akhir shift, Petugas Tally Lapangan melaporkan hasil pekerjaan kepada
Superintenden Operasi Lapangan
1.10.7. Aspek Lingkungan
22
Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara langsung
berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api. Karena lokasi inilah, PT
Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian
Timur.
Secara geografis, TPS berlokasi di bagian barat Pelabuhan Tanjung Perak dengan
koordinat 7;12;S, 112;40E, di bagian ujung alur pelayaran di antara pulau Jawa dan pulau
Madura sepanjang 25 mil.Lebar minimum alur adalah 80 meter, kedalaman minimum pada
saat air surut adalah 9.5 meter. Alur pelayaran tersebut ditandai dengan jelas, dan disediakan
layanan kepanduan selama 24 jam nonstop.
23
2.
BAB II
AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Praktek Kerja Lapangan (PKL) bertujuan untuk menambah pengetahuan dan
mengembangkan keterampilan yang dimiliki mahasiswa sesuai Jurusan Administrasi Niaga
dengan konsentrasi marketing, sehingga mahasiswa lulusan Politeknik Negeri Malang akan
mendapatkan bekal pengetahuan dan keterampilan serta mampu menjadi lulusan yang
terampil, profesional dan siap kerja. PKL ini diharapkan dapat menjadi sarana penerapan
pengetahuan teori dan praktek yang telah didapat di Politeknik Negeri Malang untuk
mengembangkan kemampuan yang dimiliki.
PKL ini dilaksanakan di perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas
terminal petikemas untuk perdagangan domestik maupun internasional yaitu PT. Terminal
Petikemas Surabaya yang disingkat PT. TPS yang berlokasi di Jln. Tanjung Mutiara No.1,
Krembangan, Surabaya, Jawa Timur 60177. Kegiatan PKL ini dilaksanakan selama 6 (enam)
minggu yang setiap minggunya terdiri atas 5 (lima) hari kerja, mulai tanggal 13 Juli 2015
sampai dengan 04 September 2015.
Pemilihan tempat ini telah disesuaikan dengan jurusan serta konsentrasi yaitu Jurusan
Administrasi Niaga dengan konsentrasi marketing. Pelaksanaan PKL ini dilakukan di Unit
Corporate Socail Responsibility sesuai dengan konsentrasi yang diambil yaitu marketing,
dengan tujuan dapat mempelajari dan menerapkan ilmu pemasaran secara langsung serta
dapat memberi kontribusi terhadap proses pemasaran jasa di PT. Terminal Petikemas
Surabaya. Berikut ini adalah rincian aktivitas selama 6 (enam) minggu dalam pelaksanaan
PKL:
2.1.
Safety Induction
2.1.1. Tempat Penugasan
24
Dilaksanakan di ruang HSSE kantor gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.1.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah untuk mengetahui prosedur
kesehatan, keselamatan, keamanan, dan lingkungan kerja di PT. TPS.
2.1.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
a. Menuju bagian informasi untuk menemui bagian Human Resource.
b. Menyerahkan surat komitmen kerahasiaan ke bagian Human Resource.
c. Setelah konformasi diterima, peserta magang menemui bagian HSSE (Health, Safety,
Security, and Environment).
d. Memulai pengarahan tentang prosedur keselamatan di PT. TPS
e. Karyawan bagian HSSE menjelaskan secara singkat tentang PT. Terminal
Petikemas
Surabaya.
f. Menerima pengarahan tentang arah tujuan yang wajib dilakukan oleh peserta PKL apabila
terjadi hal yang tidak diinginkan seperti: kebakaran, gempa dan bencana lain.
g. Mengisi form persetujuan.
2.1.4. Sarana yang Dipergunakan
1.
2.
3.
Kartu tamu.
Kertas form safety induction.
Ball point.
2.1.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
:2
: D4 manajemen
: Security Superitendent dan HR Management
Lama Bekerja
Assistant Manager
: 4 tahun dan 6 tahun
25
2.1.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas safety induction peserta PKL tidak mendapatkan
permasalahan. Aktifitas berjalan dengan baik dan lancar.
2.2.
Merekap Surat atau Proposal Masuk
2.2.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.2.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah agar setiap file dari pihak ekstern dapat
terarsip dengan baik dan memudahkan pencarian file dikemudian hari. Serta dapat
mengagendakan dan memonitor surat-surat tersebut.
2.2.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Merekap surat atau proposal masuk yang diberikan dari bagian umum lalu diterima
oleh Comdev dan staf Comdev yang selanjutnya diserahkan kepada peserta PKL.
2.
Mencatat identitas dokumen pada buku agenda masuk sebagai bukti proposal diterima
di bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode
penyimpanan.
3.
Surat atau proposal masuk diterima di bagian Comdev maka di bagian surat atau
proposal tersebut diberikan kode yang telah ditetapkan oleh bagian Comdev. Kode
tersebut seperti “01.CDF.12/3/2015” dengan pengertian mulai dari urutan nomor surat
yang sesuai dengan urutan di dalam buku agenda surat masuk, inisial CDF yang
berarti Community Development Fund, tanggal bulan dan tahun sesuai surat atau
proposal tersebut diterima.
4.
Nomor Kode tersebut berguna untuk mempermudah pencarian berkas arsip surat atau
proposal masuk apabila waktu yang akan datang dibutuhkan oleh Asst.Manager.
26
2.2.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat Ekstern.
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.2.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.2.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas merekap proposal atau surat masuk belum
prosedur yang.
Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL harus memahami
segala prosedur untuk merekap seluruh proposal atau surat masuk seperti memberi
kode sesuai nomor urut agar tidak kesulitan dalam pencarian. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga.
2.3.
Mengarsip Surat Ekstern dan Surat Intern
2.3.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang ComDev kantor gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.3.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas Pengarsipan surat ekstern dan surat intern
pengiriman barang adalah untuk memisahkan antara surat ekstern dan surat intern agar ketika
27
terjadi kekeliruan atau memudahkan para karyawan PT. Terminal Petikemas Surabaya dalam
mengecek dan mencari apabila surat-surat tersebut dibutuhkan dapat dicari dengan mudah.
2.3.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1. Memisahkan antara surat ekstern dan surat intern yang tercampur di dalam satu map.
2. Mengarsip surat ekstern dan surat intern. Setelah surat-surat tersebut dipisahkan, surat
tersebut lalu diarsipkan ke dalam Ordner. Dalam mengarsip surat juga perlu
diperhatikan dalam penyusunan surat-surat tersebut, tanggal dan nomor surat yang
terbaru berada di bagian yang paling atas.
2.3.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat Ekstern dan Surat Intern.
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.3.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.3.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini
penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.
Penyelesaian untuk permasalahn ini yaitu peserta PKL harus mengetahui
prosedur yang disesuaikan dengan kode yang tercatat pada proposal. Disini peserta
28
PKL telah mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi
Niaga.
2.4.
Menginput surat atau proposal masuk ke dalam Ms. Excel Komputer
2.4.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.4.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah
pencarian proposal yang dibutuhkan apabila pihak eksternal melakukan konfirmasi
atas proposal yang diajukan di PT Terminal Petikemas Surabaya.
2.4.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Peserta PKL menerima proposal yang sebelumnya telah dicatat dalam buku besar
surat masuk.
2.
Proposal dari pihak eksternal yang telah tercatat dalam buku besar surat masuk
kemudian di input ke dalam Ms. Exel Komputer.
3.
Setelah proses menginput data dari buku besar surat masuk kedalam Ms. Exel
komputer, data tersebut diserahkan kepada Staff ComDev
2.4.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Surat Ekstern
2.
Proposal Ekstern
3.
Map.
4.
Ordner.
5.
Filing cabinet.
6.
Lemari arsip.
29
7.
Stapler.
8.
Perforator.
9.
Flash disk
2.4.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.4.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas Menginput surat atau proposal masuk ke dalam
Ms. Excel Komputer yaitu data yang di input kedalam Ms. Exel peserta PKL masih
mengalami kesulitan dalam menginput data yang menyebabkan ada data yang belum
sepenuhnya terinput.
Penyelesaian untuk permasalahan ini yaitu peserta PKL lebih barhati-hati
dalam menginput data ke dalam Ms. Exel agar data yang masuk sesuai dan lengkap
sesuai dengan isi proposal atau surat masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan
mata kuliah Ms. Exel di Jurusan Administrasi Niaga.
2.5.
Menghandle Telepon
2.5.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.5.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah
hubungan komunikasi dalam bekerja secara efisien dan efektif. Menerima telepon dari
pihak eksternal guna untuk menanyakan proposal yang telah diajukan di perusahaan
mendapatkan persetujuan atau penolakan dan untuk mengonfirmasikan proposal yang
30
diajukan telah disetujui oleh pihak Direksi dan memberitahukan persyaratan apa saja
yang harus di lengkapi.
2.5.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Staff ComDev memberikan pengarahan menghandel telepon Tentang bagaimana tata
cara yang digunakan PT. Terminal Petikemas Surabaya ketika menerima panggilan
masuk maupun panggilan keluar.
2.
Peserta PKL menerima panggilan masuk dari pihak eksternal.
3.
Dalam hal ini peserta PKL menerima panggilan dari bagian informasi bahwa ada
proposal masuk dari pihak eksternal.
4.
Peserta PKL mencatat pesan-pesan dalam komunikasi tersebut kedalam selembar
kertas.
5.
Peserta PKL menyampaikan apa saja komunikasi yang disampaikan dalam
komunikasi melalui telepon tersebut kepada Staff ComDev.
6.
Mencatat proposal yang telah diterima kedalam buku besar surat masuk.
2.5.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Telepon
2.
Selembar kertas
3.
Ball point
2.5.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Pemasaran
: Staff ComDev
: 3 bulan
31
2.5.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam
pelaksanaan aktifitas menghandel telepom yaitu peserta PKL masih kaku dalam
melaksanakan panggilan keluar atau panggilan masuk.
Penyelesaian untuk permasalahan ini peserta PKL lebih banyak berlatih dalam
melaksanakan panggilan kelar atau panggilan masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan
mata kuliah proyek customer handling di Jurusan Administrasi Niaga.
2.6.
Mengarsip surat atau proposal ucapan terimakasih
2.6.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.6.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai tanda bukti bahwa
proposal tersebut telah diberikan bantuan oleh Community Development Fund (Comdev).
2.6.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Peserta PKL menerima surat ucapan terima kasih dari pihak eksternal yang diterima
melalui bagian informasi.
2.
Menulis di buku agenda masuk sebagai bukti surat ucapan terima kasih diterima di
bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode ke dalam
surat atau proposal masuk.
3.
Surat ucapan terima kasih diterima di bagian Comdev maka di bagian surat atau
proposal tersebut diberikan kode yang telah ditetapkan oleh bagian Comdev. Kode
tersebut seperti “01.CDF.17/3/2015” dengan pengertian mulai dari urutan nomor surat
yang sesuai dengan urutan di dalam buku agenda surat masuk, inisial CDF yang
berarti Community Development Fund, tanggal bulan dan tahun sesuai surat atau
proposal tersebut diterima.
32
2.6.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat ucapan terima kasih
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.6.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.6.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini
penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.
Penyelesainannya yaitu peserta PKL harus memperhatikan lokasi ordner yang
disesuaikan dengan kode yang tercatat pada proposal. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga..
2.7. Membuat Berita Acara
2.7.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.7.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai tanda bukti bahwa
perusahaan telah memberikan bantuan kepada pemohon. Berita acara ini merupakan suatu
perjanjian antara pihak perusahaan dan pihak eksternal yang melakukan pengajuan proposal
kepada perusahaan.
33
2.7.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit
berita acara.
2.
Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat Berita.
3.
Acara penyerahan bantuan yang disetujui oleh Community Development Fund
(Comdev).
4.
Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev.
5.
Mengedit berita acara sesuai pengarahan dari staff ComDev.
6.
Mencetak berita acara yang telah diedit sebanyak 2 (dua) rangkap.
7.
Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development
Assistant Manager.
8.
Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh
Community Development Assistant Manager.
9.
Mengarsip berita acara kedalam ordner.
2.7.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Komputer
2.
Printer
3.
Kertas A4
4.
Map
2.7.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
: 2 orang
: D4 manajemen pemasaran dan D3 Manajemen
Kesekretariatan Dan Perkantoran
34
Jabatan
Lama Bekerja
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.7.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Pelaksanaan aktifitas membuat berita acara peserta PKL masih perlu memahami
tentang prosedur pembuatan berita acara yang mana dibuat menggunakan Microsoft Word.
Peserta PKL masih mendapat kesalahan ketika menginput data dari proposal kedalam berita.
Penyelesaian dalam membuat berita acara yaitu peserta PKL harus lebih fokus dalam
menginput data kedalam Microsoft Word agar prosedur dapat berjalan sesuai waktu yang
ditentukan. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah Microsoft Word di Jurusan
Administrasi Niaga.
2.8.
Membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran)
2.8.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di kantor gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya.
2.8.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah NPP (Nota Permintaan
Pembayaran) akan diberikan ke bagian keuangan sebagai proses pencairan dana kepada pihak
pemohon.
2.8.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit
NPP (Nota Permintaan Pembayaran).
2.
Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat NPP (Nota Permintaan
Pembayaran).
3.
Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev.
4.
Mengedit NPP (Nota Permintaan Pembayaran) sesuai pengarahan dari staff ComDev.
35
5.
Mencetak NPP (Nota Permintaan Pembayaran) yang telah diedit sebanyak 2 (dua)
rangkap.
6.
Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development
Assistant Manager.
7.
Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh
Community Development Assistant Manager.
8.
Mengarsip berita acara kedalam ordner.
2.8.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Komputer
2.
Printer
3.
Kertas A4
4.
Map
2.8.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.8.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Pelaksanaan aktifitas membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) peserta
PKL kesulitas dalam menginput data. Selian itu data tersebut bersifat sangat penting
karena dibutuhkan oleh staff apabila dibuat dalam bentuk laporan kegiatan.
Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL harus lebih teliti
dalam menginput data yang akan dilaporkan kepada staff. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah microsoft word di Jurusan Administrasi Niaga.
36
2.9. Melayani tamu yang datang ke bagian Community Development Fund (Comdev).
2.9.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang kantor ComDev gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.9.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah agar salah satu panitia dari
pemohon datang ke perusahaan untuk menandatangani berita acara dengan membawa
fotocopy KTP, fotocopy Rekening bank, kwitansi, dan materai 6.000.
2.9.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Staff ComDev memberikan pengarahan menerima tamu
2.
Tentang bagaimana tata cara yang digunakan oleh PT. Terminal Petikemas Surabaya.
3.
Pihak pemohon yang proposal disetujui oleh Comdev dan direksi si pemohon di
telepon untuk mengonfirmasikan bahwa proposal yang diajukan telah disetujui oleh
comdev dan direksi.
4.
Setelah itu tamu dari salah satu panitia pemohon datang ke PT. Terminal Petikemas
Surabaya.
5.
Peserta PKL mengucapkan salam kepada salah satu panitia pemohon.
6.
Mempersilahkan duduk tamu.
7.
Memberikan suguhan yang telah di sediakan.
8.
Memberikan pengarahan singkat kepada tamu tentang isi berita acara.
9.
Meminta tamu membaca isi berita acara.
10.
Meminta kelengkapan dari tamu untuk melengkapi susunan berita acara. Dalam hal
ini fotocopy KTP, fotocopy Rekening bank, kwitansi, dan materai 6.000.
37
11.
Meminta izin kepada tamu untuk menggandakan fotocopy Rekening bank, kwitansi
masing-masing sebanyak 2 lembar.
12.
Meminta tamu untuk menandatangani berita acara.
13.
Memberikan penjelasan kepada tamu tentang waktu yang dibutuhkan untuk dana
sampai kepada pemohon.
2.9.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
NPP (Nota Permintaan Pembayaran).
2.
Berita acara.
3.
Surat keputusan.
4.
Surat permohonan transfer.
5.
Ball point.
6.
Air mineral.
7.
Cemilan.
8.
Alat fotocopy.
9.
Map.
10.
Ordner.
11.
Lemari ars
DI
PT. Terminal Petikemas Surabaya
Jalan Raya Tanjung Mutiara no. 1, Surabaya, JawaTimur, Indonesia
Dibuat sebagai salah satu syarat untuk menyusun
Laporan Prakter Kerja Lapangan di Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Malang
INDRA MAULANA SUPARDI
NIM. 1242620083
PROGRAM STUDI D4 MANAJEMEN PEMASARAN
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2015
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Gambaran Umum Perusahaan
Gambaran umum perusahaan merupakan suatu gambaran perusahaan PT
Terminal Petikemas Surabaya yang merupakan anak perusahaan dari PT
Pelabuhan Indonesia III. Dimana perusahaan tersebut merupakan tempat Praktek
Kerja Lapangan penulis.
Gambaran umum ini mendiskripsikan tentang sejarah awal mula
didirikannya perusahaan, visi misi perusahaan sampai pada kegiatan operasional
PT Terminal Petikemas Surabaya. Sehingga gambaran umum perusahaan ini
meliputi seluruh kegiatan yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya.
1.2.
Sejarah PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Sejarah PT Pelindo III (Persero) terbagi menjadi beberapa fase penting berikut ini:
1.
Perseroan pada awal berdirinya adalah sebuah Perusahaan Negara yang
pendiriannya dituangkan dalam PP No. 19 Tahun 1960.
2.
Selanjutnya pada kurun waktu 1969 – 1983 bentuk perusahaan Negara
diubah dengan nama badan pengusahaan pelabuhan (BPP) berdasarkan
Peraturan Pemerintah Nomor 1 tahun 1969.
3.
Kemudian para kurun waktu tahun 1983 – 1992, untuk membedakan
pengelolaan pelabuhan umum yang di usahakan dan yang tidak
diusahakan, diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pelabuhan
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 16 tahun 1983 dan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 tahun 1985.
2
4.
Seiring pesatnya perkembangan duniah usaha, maka status Perum diubah
menjadi Perseroan pada tahun 1992 dan tertuang dalam Akta Notaris Imas
Fatimah, SH Nomor 5 Tanggal 1 desember 1992.
5.
Perubahan Anggaran Dasar Desember 2011 tentang Kepmen BUMN 236.
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) bermula dari perusahaan Negara
pelabuhan pada periode tahun 1960 sampai dengan 1969. Kemudian berubah
menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) tahun 1969 PT Pelabuhan
Indonesia III yang menjalankan bisnis inti sebagai penyedia fasilitas jasa
pelabuhan, memiliki peran kunci untuk menjamin kelangsungan dan kelancaran
angkutan laut, sehingga dengan tersedianya peran prasarana transportasi laut yang
memadai tersebut akan mampu menggerakkan dan menggairahkan kegiatan
ekonomi Negara dan masyarakat. Pada tahun 1984 Kebijakan Pemerintah untuk
pelabuhan strategis, pengelolaannya dari prinsip Public Utility di transformasi
menjadi komersil, yaitu membentuk Perusahaan Umum Pelabuhan Indonesia I,
mengelola Pelabuhan di Propinsi Aceh, Sumatra dan Riau.
Pelabuhan II di Sumatra barat, jambi, Sumatera Selatan, lampung,
Kalimantan barat, Jawa Barat dan DKI Jakarta. Perusahaan umum Pelabuhan
Indonesia III mengelola pelabuhan umum yang di usahakan di Propinsi Jawa
Timur, Jawa tengah, Bali Nusa Tenggara Timur, Timor Timur, Kalimantan
Selatan, dan Kalimantan Tengah, dan perusahaan umum pelabuhan IV mengelola
pelabuhan umum di usahakan di propinsi Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya.
Kemudian sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 58 tahun 1991,
maka pada tanggal 1 Desember 1992, bersamaan dengan Perusahaan Umum
Pelabuhan lainnya dalam rangka memantabkan transformasi komersialisasi
3
penyelenggaraan pelabuhan berubah statusnya menjadi Badan Hukum PT
Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan wilayah usaha yang sama dengan
sebelumnya.PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yaitu badan usaha milik negara
yang bergerak dalam sektor perhubungan. Tugas, wewenang dan tanggung jawab
perusahaan ini adalah mengelola Pelabuhan Umum pada tujuh wilayah provinsi
Indonesia, yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Bali, Kalimantan selatan, Kalimantan
Tengah, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur. PT Pelindo III (Persero)
memiliki beberapa anak perusahaan antara lain :
1.
RS. PHC Surabaya
2.
Berlian Jasa Terminal Indonesia
3.
PT pelindo Marine Service
4.
Portek Indonesia
5.
PT Ambapers
6.
Jasamarga Bali Tol dan
7.
PT Terminal Petikemas Surabaya
1.3.
Sejarah PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sejak tahun 1969 pembinaan dan pengelolaan pelabuhan berdasarkan pada :
a.
PP Pengganti Undang - Undang No.1 Tahun 1969 tentang bentuk – bentuk
usaha Negara.
b.
Undang - undang No.9 Tahun 1969 Tentang Penetapan Perpu No.1 Tahun
1969 menjadi undang - undang.
4
c.
PP No.18 Tahun 1969 Tentang Pembubaran Perusahaan-Perusahaan
Negara dan pengalihan pembinaannya ke dalam organisasi pembinaan
pelabuhan.
d.
SK Kemen
trian Perhubungan Nomor 010/13/19 MPBH tanggal 20
Juni 1969 tentang Organisasi Pembinaan Pelabuhan serta kedudukan,
tugas, dan wewenang Adpel dan Kepel.
Kemudian pada tahun 1983 pemerintah mengeluarkan PP No.3 Tahun
1983 tentang cara pembinaan dan pengawasan Perusahaan Jawatan (PERJAN),
dan Perusahaan Perseroan (PERSERO) yang kemudian di sempurnakan dengan
PP No.23 Tahun 1985.
Sejalan dengan di keluarkannya PP No.3 Tahun 1983 tersebut, maka
pembinaan pelabuhan juga disempurnakan dengan PP No.23 Tahun 1983. Dengan
PP tersebut, PP pengganti UU No.1 Tahun 1969, sepanjang belum ada peraturan
yang baru di nyatakan masih tetap berlaku.
Berkaitan dengan diterbitkannya PP No.3 dan No.11 Tahun 1983 tersebut,
status pengelolaan pelabuhan yang ada pada saat ini masih berbentuk Badan
Pengusahaan Pelabuhan (BPP) diubah menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan.
Khusus untuk BPP Tanjung Perak, termasuk dalam Perusahaan Umum Pelabuhan
III sesuai dengan PP No.16 Tahun 1983 dengan kantor pusat berkedudukan di
Surabaya dengan cabang – cabang tersebar di 9 propinsi.
Kemudian dengan PP No.6 Tahun 1985 pengaturan Perusahaan Umum
Pelabuhan III yang didirikan dengan PP No.16 Tahun 1983 diadakan penyesuaian,
yakni dengan di keluarkannya cabang – cabang pelabuhan yang berada di Propinsi
Kalimantan Timur dari wilayah kekuasaan Perusahaan UmumPelabuhan III, dan
di masukkan ke dalam Perusahaan UmumPelabuhan IV yang berkantor di Ujung
5
Padang. Dengan dikeluarkannya PP No.16 Tahun 1983 dinyatakan dicabut dan
tidak berlaku lagi.
Seiring dengan perubahan bentuk Badan Usaha Pelabuhan menjadi
Perusahaan Umum Pelabuhan, makatata kerja dan struktur organisasi Perusahaan
Pelabuhan juga diubah. Khusus untuk Perusahaan UmumPelabuhan III ditetapkan
dengan Keputusan Menteri Perhubungan. Dalam surat Keputusan Menhub
No.KM/200/OT.001/Phb-83 tanggal 21 Oktober 1983, cabang pelabuhan di
Lingkungan PERUM Pelabuhan III dibedakan menjadi Pelabuhan Kelas I, II, III,
IV dan V. Berpijak dari pembagian Kelas Pelabuhan tersebut, cabang Pelabuhan
Tanjung Perak termasuk sebagai cabang Kelas I.
Divisi Usaha Terminal Petikemas adalah divisi baru yang keberadaannya
bersamaan dengan berdirinya Perusahaan Umum Pelabuhan III. Sebagai langkah
awal, hasil kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas di pelabuhan Tanjung
Perak, ditetapkan di Dermaga Berlian Utara sebagai Dermaga Petikemas.
Dari perjalanan kegiatan usaha bongkar muat petikemas dari tahun ke
tahun, ternyata memperoleh prospek yang cukup mengembanggakan. Maka
direksi mengambil kebijakan untuk membangun fasilitas yang khusus untuk
menunjang kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas secara Internasional,
yang ditandai dengan selesainya pembangunan Dermaga Petikemas beserta segala
fasilitasnya pada tahun 1991.
Melihat besarnya tanggung jawab dalam pengelolaan Terminal Petikemas
melalui dermaga Petikemas dan dengan semakin meningkatnya kegiatan
pelayanan bongkar muat Petikemas dan dengan semakin meningkatnya kegiatan
pelayanan bongka rmuat Petikemas secara Internasional, maka sejak tanggal 1
Januari 1993 Divisi Usaha Terminal Petikemas Tanjung Perak menjadi usaha yang
6
berdiri sendiri. Terhitung sejak 1 Januari 1993, pertanggung jawaban pengelolaan
Unit Terminal Petikemas Tanjung Perak tidak lagi melalui Kepala Cabang
Pelabuhan Tanjung Perak, tetapi langsung ke direksi. Seiring dengan laju arus
perdagangan Internasional yang menggunakan Jasa Unit Terminal Petikemas
Tanjung Perak serta dalam rangka pengembangan usaha, maka dilakukan dengan
pembentukan divisi baru ataupun dinas-dinas baru.
Jadi PT Terminal Petikemas Internasional di Surabaya didirikan pada
tahun 1992, sesuai dengan Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Pelabuhan
III No.725/KPTS/BL.382.P.III-92 pada tanggal 22 September 1992. Berdirinya PT
Terminal Petikemas ini ditandai dengan pemasangan Container Gatray Crane yang
pertama pada dermaga petikemas sepanjang 500 meter. Sejak saat ini, PT
Terminal Petikemas telah menunjukkan reputasinya sebagai terminal yang efisien
dan biaya yang efektif yang mampu melayani kebutuhan para importer dan
eksportir di kawasan Indonesia Timur.
Pada tahun 1997, disadari bahwa PT Terminal Petikemas di Surabaya ini
harus melakukan pengembangan untuk memenuhi kebutuhan perdagangan yang
terus meningkat, sehingga di buatlah suatu program untuk memperluas kapasitas
menjadi dua kali lipat dari yang sudah ada pada saat ini.
Pada tanggal 29 April 1999, Unit Terminal Petikemas (PT Persero)
Pelabuhan Indonesia III telah berubah menjadi PT Terminal Petikemas Surabaya
(TPS) yang di privatisasi dengan adanya penanaman saham sebesar 49% oleh
P&O Ports Australia.
Pada tahun 2000, lapangan di Petikemas diperluas sehingga pada akhir
tahun 2000 diharapkan akan memiliki daya tampung lebih dari 20.000 teus. Untuk
keperluan tersebut, telah diadakan kesepakatan pembelian 4 unit Quay Crane dari
7
IMPSA dan 12 unit RTG baru dari Konecranes. Dengan demikian diharapkan
pada akhir tahun 2001. PT TPS akan mampu menangani 2 teus petikemas per
tahun. Saatini PT TPS memiliki dua dermaga, yaitu jalur dermaga sepanjang 1000
meter dengan kedalaman ke dua sisinya 10.5 meter dan satunya jalur dermaga
sepanjang 450 meter dengan kedalaman ke dua sisinya 7.5 meter. Dermagadermaga tersebut di lengkapi dengan Quay Crane dan 17 RTG serta bermacam macam forklift yang diperlukan untuk penanganan petikemas.
Sistem computer baru untuk operational terminal dan nota rampung,
dibuat oleh Real Time Bussiness Solutions dari Sydney (Australia). Sistem ini
telah beroperasi sejak bulan Desember 1999. Komisaris Perusahaan danDireksi
yang terdiri dari kedua pihak pemegang saham, saat ini telah bekerja ke arah
peningkatan produktivitas dan pelayanan yang lebih baik dan mengacu pada
praktek terminal terbaik di dunia. PT TPS merupakan salah satu dari sedikit
terminal di dunia yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001, ISO 1400, OHSAS
18001, serat ISPS Code sebagai langkah awal untuk mencapai terminal kelas
dunia.
1.4.
Visi, Misi, dan Motto PT. Terminal Petikemas Surabaya
Dalam hal pencapaian suatu tujuan perusahaan di perlukan suatu
perencanaan dan tindakan nyata untuk dapat mewujudkannya. Secara umum bisa
dikatakan bahwa Visi dan Misi adalah suatu konsep perencanaan yang di sertai
dengan tindakan sesuai dengan apa yang di rencanakan untuk mencapai suatu
tujuan.
Adanya Visi, misi dan tujuan di PT. Terminal Petikemas Surabaya tersebut
dapat bertujuan untuk melihat suatu pandangan jauh tentang perusahaan sehingga
8
dapat mencapai tujuan di masa yang akan datang. Serta misi tersebut berguna
untuk memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan. Berikut ini
merupakan Visi, Misi dan Motto PT Terminal Petikemas Surabaya adalah sebagai
berikut.
1.4.1. Visi Perusahaan
PT Terminal Petikemas Surabaya, sebagai sebuah terminal berstandar
kelas dunia di Indonesia, berkomitmen untuk mempertahankan posisi TPS yang
unik dan menonjol yaitu sebagai Pintu Gerbang ke kawasan Indonesia bagian
Timur, untuk memastikan bahwa perusahaan mampu menyediakan layanan
bermutu yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi Indonesia dan
untuk menyediakan layanan terbaik bagi para pelanggan. Dengan motto
perusahaan yaitu Reliable Terminal Service Excellence (Terminal Terpecaya
dengan Layanan Sempurna), kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama TPS.
Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan berupaya untuk :
1.
Menyediakan dan memastikan bahwa layanan yang diberikankepada para
pelanggan yaitu memuat dan membongkar petikemas tepat waktu dan
terjadwal.
2.
Menyediakan layanan ekstra kepada para pelanggan apabila petikemas
mereka membutuhkan tempat lebih banyak atau peralatan tambahan
lainnya, seperti refer plug yang digunakan untuk mempertahankan suhu
dingin petikemas.
3.
Menyediakan fasilitas tambahan lain, pada saat pembongkaran atau
pemuatan petikemas, seperti penyediaan air bersih atau bahan bakar.
9
4.
Mengutamakan kepuasan para pelanggan dengan menyediakan layanan
bagi mereka dengan sepenuh hati
1.4.2. Misi Perusahaan
Misi PT Terminal Petikemas Surabaya adalah menjadi suatu perusahaan
yang terus maju, tanggap, dapat dipercaya, yang menyediakan fasilitas terminal
petikemas yang dapat memenuhi semua permintaan baik untuk perdagangan
domestic maupun internasional bagi seluruh masyarakat perdagangan di kawasan
Indonesia bagian Timur.
Untuk mencapai sasaran tersebut, berupaya untuk :
1.
Menyediakan jasa layanan transportasi kepada para pelanggan yang dapat
menjamin pengiriman barang yang aman, efisien, dan tepat waktu.
2.
Menjamin terpeliharanaya lingkungan kerja yang aman dan bersahabat
dengan lingkungan.
3.
Mengembangkan potensi para pegawai secara optimal.
4.
Ikut meningkatkan kegiatan perdagangan guna menjamin tercapainya
sukses bisnis serta menguapayakan tingkat pengembalian investasi yang
wajar kepada para pemegang saham.
5.
Berupaya menggalang dukungan dari masyarakat luas dalam menjalankan
perannya sebagai perusahaan milik masyarakat.
1.4.3. Motto Perusahaan
Motto merupakan semboyan atau pedoman yang menggambarkan
motivasi, semangat dan tujuan bagi karyawan perusahaan di PT Terminal
Petikemas Surabaya. Karena dengan adanya motto di dalam perusahaan
memberikan motivasi tersendiri bagi setiap karyawan yang bekerja di
10
perusahaan.Salah satunya adalah PT Terminal Petikemas Surabaya merupakan
perusahaan yang memiliki dan memberikan motto kepada setiap karyawan di
perusahaan .
Motto dari PT Terminal Petikemas Surabaya adalah“Reliable Terminal
With Service excellence”. Yang memiliki Filosofi tersendiri yaitu sebagai sebuah
terminal petikemas yang berhubungan dengan pembeli baik dalam atau luar
negeri, maka perusahaan haruslah menjadi yang dapat diandalkan dan terpecaya.
TPS mendorong para pegawainya dan para rekanan bisnisnya untuk meraih
kesempurnaan layanan terhadap para pelanggannya. Dan kata dari Reliable
memiliki arti tersendiri yakni:
R
: Responsive, TPS harus tanggap terhadap keluh kesah pelanggan.
E
: Emphaty, TPS harus berempati terhadap masalah pelanggan
L
: Learning, TPS menerima pengalaman sebagai sarana pembelajaran
dalam proses masa depan yang lebih baik.
I
: Innovative, layanan TPS didukung oleh peralatan, dan sistem komputer
terkini.
A
: Ability, layanan TPS didukung oleh orang-orang yang ahli dalam
bidangnya.
B
: Benefit, para pelanggan menikmati keuntungan dari layanan TPS.
L
: Leading, TPS memimpin di garis depan dalam mutu layanan.
E
: Effective and Efficient, TPS melaksanakan strategi tepat guna dalam
menghadapi persaingan bisnis.
1.5.
Logo perusahaan
Di dalam logo perusahaan terdapat tulisanTPS yang mempunyai makna
antara lain adalah singkatan dari PT Terminal Petikemas Surabaya. Serta terdapat
gambar berbentuk kotak mempunyai makna yaitu perusahaan yang menyediakan
penyimpanan petikemas sehingga logo tersebut seperti membentuk sebuah
petikemas.Sedangkan terdapat lagi gambar berbentuk seperti air sehingga gambar
tersebut mempunyai makna yaitu dermaga yang berada di PT Terminal
11
Petikemas.Sehingga logo tersebut memiliki pengertian yang menunjukkan
perusahaan bergerak di bidang penyediaan fasilitas terminal petikemas dan juga
menyediakan jasa transportasi pengiriman barang melalui laut.
Gambar 1.1 Logo Perusahaan PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sumber data : PT Terminal Petikemas Surabaya
1.6.
Lokasi Perusahaan
Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara
langsung berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api.
Karena lokasi inilah, PT Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu
Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian Timur.
Secara geografis, TPS berlokasi di bagian barat Pelabuhan Tanjung Perak
dengan koordinat 7;12;S, 112;40E, di bagian ujung alur pelayaran di antara pulau
Jawa dan pulau Madura sepanjang 25 mil. Lebar minimum alur adalah 80 meter,
kedalaman minimum pada saat air surut adalah 9.5 meter. Alur pelayaran tersebut
ditandai dengan jelas, dan disediakan layanan kepanduan selama 24 jam nonstop.
12
Gambar 1.2 Denah Lokasi PT. Terminal Petikemas Surabaya
Sumber data : Google maps
1.7.
Struktur Organisasi
.Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan. Dengan adanya struktur organisasi pada perusahaan, maka job
description yang dikerjakan semakin jelas antara atasan dan karyawan.Sehingga
memudahkan perusahaan dalam menjalankan fungsinya. Untuk lebih lengkapnya,
struktur organisasi direksi keuangan di PT. Terminal Petikemas Surabaya dapat
dilihat pada daftar flowchart berikut ini:
13
Gambar 1.3 Struktur Organisasi Departemen Keuangan PT. Terminal Petikemas
Surabaya
14
Job description untuk masing-masing bagian pada struktur organisasi yang ada di PT.
Terminal Petikemas Surabaya sebagai berikut:
1.
Finance Director
a. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan
Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan
Direksi lainnya.
b. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi
berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan
berkoordinasi dengan Direksi lainnya.
c. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan mematuhi
policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku untuk
masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business units
oversight).
d. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari
pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.
e. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan
untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi erat dengan
para pimpinan unit usaha.
f. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan
pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan
2.
Billing Manager
a.
b.
c.
d.
3.
Membuat invoice customer per bulanan
Melakukan proses pengiriman invoice sampai ke customer
Melakukan pengecekkan pembayaran yang diterima dengan sistem transfer
Follow up payment
Finance Manager
15
a. bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan
beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan.
b. bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta
semua hal yang terkait dengan keputusan.
c. bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan
seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lain.
d. bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan.
4.
Accounting Manager
a.
b.
c.
d.
Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan
Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik
e.
(bulanan atau tahunan )
Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik
f.
g.
(bulanan atau tahunan )
Melakukan pembayaran gaji karyawan
Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan
kemampuan keuangan perusahaan
5.
Community Development Manager
a.
Menjalin kontak dengan individu, kelompok ataupun
organisasi.
b.
Mengembangkan
profit
komuniti,
mengkaji
kebutuhan dan sumber daya komuniti tersebut.
c.
Mengembangkan analisis strategis, merencanakan
sasaran,
tujuan
jangka
pendek
maupun
tujuan
jangka panjang.
16
d.
Melakukan penyelesaian konflik, baik konflik antar
kelompok sosial maupun antar organisasi.
e.
Melakukan kerja kolaborasi dan negosiasi dengan
berbagai lembaga ataupun profesi.
f.
Mengembangkan
komunikasi
yang
baik
dengan
berbagai individu, kelompok maupun organisasi.
g.
Mengelola sumber daya yang ada dengan baik,
termasuk
didalamnya
mengenai
pendanaan
dan
sumber daya manusia.
h.
Memonitor
dan
mengevaluasi
perkembangan
program atau kegiatan.
1.8.
Personalia
Berikut ini tabel personalia tetap yang ada di AJB Bumiputera 1912 Surabaya
berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan dan jumlah personalia.
No
.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Jabatan
Finance Director
Secretary To Operation Director
Finance Manager
Billing Assistant Manager
Billing Superintendent
Finance Assistant Manager
Cash & Bank Superintendent
Budgeting & Accounting Management
Tax Expert
Salary Administration
Jumlah
1
1
1
1
1
1
1
2
1
2
17
11
12
13
14
15
Accounting Assistant Manager
Accounting Superintendent
Account Receivable Superintendent
Community Development Assistant Manager
Secretary To Comdev
1
1
1
1
2
Tabel 1.1 Data Personalia Berdasarkan Jabatan dan Jumlah
1.9.
Bentuk Badan Usaha
PT Terminal Petikemas Surabaya memiliki banyak kegiatan operasional yang
dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan domestik maupun internasional.
Perusahaan tersebut yang bergerak dibidang penyimpanan petikemas dan jasa transportasi
pengiriman melalui laut setiap hari jam kerja melakukan kegiatan operasional sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
Dalam seluruh kegiatan operasional yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya
departemen HSSE (Health, Safety, Security, and Environment). tetap mengutamakan
keselamatan kerja bagi seluruh pihak yang terlibat di dalam lapangan kerja perusahaan
1.10.
Pemasaran
Pemasaran yang ada di PT. Terminal Petikemas Surabaya dibagi menjadi beberapa
sub bab seperti aspek produk, harga, promosi dan saluran distribusi, people, proses dan
lingkungan. Berikut uraian dari masing-masing sub bab:
1.10.1. Aspek Produk
PT. TPS dalam melayani jasa kepada para pelanggannya baik kegiatan internasional
(eksport dan import) maupun domestik, melalui beberapa proses pada tiga tempat (gate) yang
berbeda, yaitu gate eksport, gate import dan gate domestik. Sedangkan kegiatan utama PT.
TPS adalah bongkar muat petikemas di pelabuhan, menyimpan petikemas atau mengeluarkan
petikemas di lapangan kontainer dan menerima dan menangani petikemas. Semua kegiatan
dilakukan dengan mengacu pada prosedur operasi standar. Kegiatan di TPS tersebut
dijelaskan di bawah ini :
1.
Bongkar muat
18
Ada dua dermaga yang tersedia yaitu internasional dan domestik. Dermaga
internasional bisa memarkir 5 kapal dengan luas 5 ha. Dermaga domestik bisa menampung 3
kapal dengan luas 2,25 ha dan kedalaman pelabuhan 7,5 m. Masing – masing dermaga
memiliki Container Crane (CC)dengan kapasitas rata – rata 35 sampai 45 ton. Ada 10 crane
yang tersedia. TPS terbuka 24 jam dalam 3 shift kerja. Dalam proses bongkar muat 6 – 8
pekerja untuk masing – masing crane.
Dalam proses ini, ada kegiatan yang disebut pengangkutan. Ini adalah proses
pengangkutan petikemas dari kapal ke CY atau sebaliknya dengan menggunakan truck,
headtruck, dan trailer. TPS memiliki 27 truck chasiss tunggal, 70 truck chassis ganda dan 20
truk umum. Setiap truk digunakan dalam tiga shift selama 24 jam. Dalam satu shift ada 30
pekerja yang bekerja.
2.
Penerimaan dan Pengiriman Petikemas
Pengangkutan petikemas dari kapal ke halaman petikemas dilakukan dengan
menggunakan truk dengan trailer ganda. Kecepatan kendaraan yang diijinkan adalah 3040
km/jam. Namun sopir umumnya mengendarai lebih cepat dari kecepatan yang diijinkan,
untuk mengangkut petikemas yang banyak dalam satu hari. Dilapangan petikemas, petikemas
ditumpuk sampai diambil oleh pemilik. Pengangkutan petikemas menggunakan truk pemilik.
Jika petikemas ditumpuk melebihi tiga hari, TPS akan meminta pabean untuk menyerahkan
petikemas kepada pihak lain yang dapat menyimpan petikemas, karena area lapangan
petikemas terbatas.
Manajemen TPS mengatur pengangkutan petikemas dengan benar. Ada dua lalu lintas
dua arah untuk mengakomodasi pengangkutan petikemas eksport di satu arah dan petikemas
import di arah yang lain. Untuk menghindari kecelakaan dan kemacetan lalu lintas, ada
pemisah untuk memisahkan jalur transportasi umum dan trailer di pintu masuk TPS.
3.
Penyimpanan dan Pengeluaran Petikemas
19
Semua petikemas dari kegiatan bongkar muat bertumpuk di lapangan petikemas. Luas
untuk dermaga internasional adalah 29,4 ha yang dapat menyimpan 3234 dua puluh kaki
jejak tanah untuk eksport dan 3780 dari import. Wilayah untuk dermaga domestic adalah 6,2
ha. Waktu rata-rata untuk penyimpanan petikemas di adalah sekitar 3,59 hari (import) dan
2,75 hari (eksport). Maksimum tumpukan petikemas 4 tingkatan untuk kontainer yang terisi.
Jumlah petikemas yang disimpan dalam sekitar 3300 Teus.
Ada dua jenis petikemas yaitu petikemas petikemas dengan freezer (reefer) dan
petikemas umum (kering). Ada 248 TGS untuk petikemas reefer disimpan dilapangan
container dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan yang umum. PT TPS juga
memiliki CFS (Stasiun Pengangkutan Petikemas) untuk menyimpan barang-barang dari
petikemas yang diisi dengan barang-barang yang berbeda yang dimiliki oleh pemilik yang
berbeda. Barang-barang tersebut diperiksa oleh petugas. Ada gudang API untuk menyimpan
barang-barang yang mudah terbakar yang memiliki system pengamanan tersendiri. Namun,
gudang ini cukup jarang digunakan karena TPS memiliki peraturan untuk tidak menggunakan
bahan ledakan/tipe 1 atau radioaktif/jenis 7 untuk masa yang panjang. Bahan-bahan tersebut
biasanya akan dimasukkan langsung ke kapal atau harus diambil langsung oleh pemilik.
4.
Perawatan Fasilitas
Alat/kendaraan berat seperti head truck dengan chassis, RTG (Rubber Tyred Gantry)
dirawat secara berkala. Ada beberapa limbah dari kegiatan perawatan seperti minyak pelumas
dan bahan bekas. Pemisahan minyak pelumas bekas dilakukan dengan menggunakan 2
seperator air berminyak yang ada didekat tempat pencucian head truck dan tempat pencucian
RTG(Rubber Tyred Gantry), dengan kapasitas 2,5 m3/jam masing-masing.
Minyak pelumas bekas dan drum diambil oleh rekanan TPS ke Ptuk Sidomulyo. Hal
yang sama untuk limbah yang lain, misalnya ban bekas, diambil oleh rekanan yang lain. Aki
(baterai) diambil oleh PT Muhtomas Sepanjang-Sidoarjo. Tali kawat pembersih diambil oleh
rekanan. Filter Majjun, serbuk kayu dan limbah beracun lainnya akan dibakar di insonerator.
20
Perawatan dermaga dilakukan dengan pengerukan kolam pelabuhan. Pengerukan ini
dilakukan sekali dalam dua tahun yang dilakukan oleh PT. Pengerukan Indonesia. Wilayah
kolam internasional dan domestik masing-masing sekitar 75.000 m2. Jumlah rata-rata
endapan yang dikeruk dari kolam adalah sekitar 95.000 m3 dan 203.000 m3 untuk masingmasing dermaga internasional dan domestic. Berdasarkan pada kontrak antara TPS dan
rekanan, pengerukan sedimen dilakukan dilaut pada koordinat 07-12’5 “LS dan 112-47’ 55”
BT. Lokasi memiliki kedalaman lebih dari 20 m yang dapat menghindari endapan lumpur
kembali.
1.10.2. Aspek Harga
PT. Terminal Petikemas Surabaya menetapkan harga berdasarkan pelayanan jasa yang
diambil. Dalam menetapkan harga, PT. Terminal Petikemas Surabaya menentukan
berdasarkan jumlah container, lama penumpukan, jenis pengiriman (ekspor/impor), dan
ukuran container melalui simulasi tarif yang disediakan oleh PT. Teminal Petikemas Surabaya
yang bisa dilihat pada link http://www.tps.co.id/online/tarif.aspx
1.10.3. Aspek Promosi
PT. Terminal Petikemas Surabaya memasarkan produknya dengan menyebarkan
proposal penawaran produk ke berbagai Badan Usaha. Penyebaran proposal penawaran
dilakukan melalui pengiriman atau kunjungan langsung ke Badan Usaha.
1.10.4. Aspek Saluran Distribusi
Dalam menyalurkan distribusi produk layanan, PT. Terminal Petikemas Surabaya
lebih berfokus kepada salurang distribusi tidak langsung karena dalam pelayanannya, PT.
Terminal Petikemas Surabaya melakukan kegiatan pelayanan hanya di tempat (terminal)
tersebut.
1.10.5. Aspek People
21
People (partisipan) disini adalah karyawan penyedia jasa layanan maupun penjualan,
atau orang-orang yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses layanan
itu sendiri. Dalam hal ini jajaran direksi, karyawan,operator mesin, serta pihak eksternal
maupun internal terkait dari tiap-tiap bidang usaha yang secara langsung maupun tidak
langsung yang menggunakan pelayanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya
1.10.6. Aspek Proses
Proses layanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya terbagi dalam beberapa tahap
yakni :
-
Perencanaan, pelanggan harus melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan PT.
Terminal Petikemas Surabaya sesuai dengan jenis jasa yang akan diambil.
-
Yard and Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Lapangan
dan Dermaga) memeriksa dokumen.
-
Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Dermaga)
memasukkan data ke dalam sistem komputer (baplie) yang telah menjalani
pemeriksaan Bea Cukai.
-
Yard Operations Superintendent (Superintenden Operasi Lapangan) memerintakan
Operator untuk memenuhi permintaan pelanggan baik itu pembongkaran, pemuatan,
penerimaan, dan pengeluaran petikemas.
-
Petugas Tally memerintahkan pengemudi Head Truck untuk kembali ke Lapangan
Penumpukan untuk mengambil petikemas selanjutnya yang akan dimuat ataupun
dibongkar.
-
Pada akhir shift, Petugas Tally Lapangan melaporkan hasil pekerjaan kepada
Superintenden Operasi Lapangan
1.10.7. Aspek Lingkungan
22
Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara langsung
berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api. Karena lokasi inilah, PT
Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian
Timur.
Secara geografis, TPS berlokasi di bagian barat Pelabuhan Tanjung Perak dengan
koordinat 7;12;S, 112;40E, di bagian ujung alur pelayaran di antara pulau Jawa dan pulau
Madura sepanjang 25 mil.Lebar minimum alur adalah 80 meter, kedalaman minimum pada
saat air surut adalah 9.5 meter. Alur pelayaran tersebut ditandai dengan jelas, dan disediakan
layanan kepanduan selama 24 jam nonstop.
23
2.
BAB II
AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Praktek Kerja Lapangan (PKL) bertujuan untuk menambah pengetahuan dan
mengembangkan keterampilan yang dimiliki mahasiswa sesuai Jurusan Administrasi Niaga
dengan konsentrasi marketing, sehingga mahasiswa lulusan Politeknik Negeri Malang akan
mendapatkan bekal pengetahuan dan keterampilan serta mampu menjadi lulusan yang
terampil, profesional dan siap kerja. PKL ini diharapkan dapat menjadi sarana penerapan
pengetahuan teori dan praktek yang telah didapat di Politeknik Negeri Malang untuk
mengembangkan kemampuan yang dimiliki.
PKL ini dilaksanakan di perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas
terminal petikemas untuk perdagangan domestik maupun internasional yaitu PT. Terminal
Petikemas Surabaya yang disingkat PT. TPS yang berlokasi di Jln. Tanjung Mutiara No.1,
Krembangan, Surabaya, Jawa Timur 60177. Kegiatan PKL ini dilaksanakan selama 6 (enam)
minggu yang setiap minggunya terdiri atas 5 (lima) hari kerja, mulai tanggal 13 Juli 2015
sampai dengan 04 September 2015.
Pemilihan tempat ini telah disesuaikan dengan jurusan serta konsentrasi yaitu Jurusan
Administrasi Niaga dengan konsentrasi marketing. Pelaksanaan PKL ini dilakukan di Unit
Corporate Socail Responsibility sesuai dengan konsentrasi yang diambil yaitu marketing,
dengan tujuan dapat mempelajari dan menerapkan ilmu pemasaran secara langsung serta
dapat memberi kontribusi terhadap proses pemasaran jasa di PT. Terminal Petikemas
Surabaya. Berikut ini adalah rincian aktivitas selama 6 (enam) minggu dalam pelaksanaan
PKL:
2.1.
Safety Induction
2.1.1. Tempat Penugasan
24
Dilaksanakan di ruang HSSE kantor gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.1.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah untuk mengetahui prosedur
kesehatan, keselamatan, keamanan, dan lingkungan kerja di PT. TPS.
2.1.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
a. Menuju bagian informasi untuk menemui bagian Human Resource.
b. Menyerahkan surat komitmen kerahasiaan ke bagian Human Resource.
c. Setelah konformasi diterima, peserta magang menemui bagian HSSE (Health, Safety,
Security, and Environment).
d. Memulai pengarahan tentang prosedur keselamatan di PT. TPS
e. Karyawan bagian HSSE menjelaskan secara singkat tentang PT. Terminal
Petikemas
Surabaya.
f. Menerima pengarahan tentang arah tujuan yang wajib dilakukan oleh peserta PKL apabila
terjadi hal yang tidak diinginkan seperti: kebakaran, gempa dan bencana lain.
g. Mengisi form persetujuan.
2.1.4. Sarana yang Dipergunakan
1.
2.
3.
Kartu tamu.
Kertas form safety induction.
Ball point.
2.1.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
:2
: D4 manajemen
: Security Superitendent dan HR Management
Lama Bekerja
Assistant Manager
: 4 tahun dan 6 tahun
25
2.1.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas safety induction peserta PKL tidak mendapatkan
permasalahan. Aktifitas berjalan dengan baik dan lancar.
2.2.
Merekap Surat atau Proposal Masuk
2.2.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.2.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah agar setiap file dari pihak ekstern dapat
terarsip dengan baik dan memudahkan pencarian file dikemudian hari. Serta dapat
mengagendakan dan memonitor surat-surat tersebut.
2.2.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Merekap surat atau proposal masuk yang diberikan dari bagian umum lalu diterima
oleh Comdev dan staf Comdev yang selanjutnya diserahkan kepada peserta PKL.
2.
Mencatat identitas dokumen pada buku agenda masuk sebagai bukti proposal diterima
di bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode
penyimpanan.
3.
Surat atau proposal masuk diterima di bagian Comdev maka di bagian surat atau
proposal tersebut diberikan kode yang telah ditetapkan oleh bagian Comdev. Kode
tersebut seperti “01.CDF.12/3/2015” dengan pengertian mulai dari urutan nomor surat
yang sesuai dengan urutan di dalam buku agenda surat masuk, inisial CDF yang
berarti Community Development Fund, tanggal bulan dan tahun sesuai surat atau
proposal tersebut diterima.
4.
Nomor Kode tersebut berguna untuk mempermudah pencarian berkas arsip surat atau
proposal masuk apabila waktu yang akan datang dibutuhkan oleh Asst.Manager.
26
2.2.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat Ekstern.
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.2.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.2.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas merekap proposal atau surat masuk belum
prosedur yang.
Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL harus memahami
segala prosedur untuk merekap seluruh proposal atau surat masuk seperti memberi
kode sesuai nomor urut agar tidak kesulitan dalam pencarian. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga.
2.3.
Mengarsip Surat Ekstern dan Surat Intern
2.3.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang ComDev kantor gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.3.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas Pengarsipan surat ekstern dan surat intern
pengiriman barang adalah untuk memisahkan antara surat ekstern dan surat intern agar ketika
27
terjadi kekeliruan atau memudahkan para karyawan PT. Terminal Petikemas Surabaya dalam
mengecek dan mencari apabila surat-surat tersebut dibutuhkan dapat dicari dengan mudah.
2.3.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1. Memisahkan antara surat ekstern dan surat intern yang tercampur di dalam satu map.
2. Mengarsip surat ekstern dan surat intern. Setelah surat-surat tersebut dipisahkan, surat
tersebut lalu diarsipkan ke dalam Ordner. Dalam mengarsip surat juga perlu
diperhatikan dalam penyusunan surat-surat tersebut, tanggal dan nomor surat yang
terbaru berada di bagian yang paling atas.
2.3.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat Ekstern dan Surat Intern.
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.3.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.3.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini
penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.
Penyelesaian untuk permasalahn ini yaitu peserta PKL harus mengetahui
prosedur yang disesuaikan dengan kode yang tercatat pada proposal. Disini peserta
28
PKL telah mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi
Niaga.
2.4.
Menginput surat atau proposal masuk ke dalam Ms. Excel Komputer
2.4.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.4.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah
pencarian proposal yang dibutuhkan apabila pihak eksternal melakukan konfirmasi
atas proposal yang diajukan di PT Terminal Petikemas Surabaya.
2.4.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Peserta PKL menerima proposal yang sebelumnya telah dicatat dalam buku besar
surat masuk.
2.
Proposal dari pihak eksternal yang telah tercatat dalam buku besar surat masuk
kemudian di input ke dalam Ms. Exel Komputer.
3.
Setelah proses menginput data dari buku besar surat masuk kedalam Ms. Exel
komputer, data tersebut diserahkan kepada Staff ComDev
2.4.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Surat Ekstern
2.
Proposal Ekstern
3.
Map.
4.
Ordner.
5.
Filing cabinet.
6.
Lemari arsip.
29
7.
Stapler.
8.
Perforator.
9.
Flash disk
2.4.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.4.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas Menginput surat atau proposal masuk ke dalam
Ms. Excel Komputer yaitu data yang di input kedalam Ms. Exel peserta PKL masih
mengalami kesulitan dalam menginput data yang menyebabkan ada data yang belum
sepenuhnya terinput.
Penyelesaian untuk permasalahan ini yaitu peserta PKL lebih barhati-hati
dalam menginput data ke dalam Ms. Exel agar data yang masuk sesuai dan lengkap
sesuai dengan isi proposal atau surat masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan
mata kuliah Ms. Exel di Jurusan Administrasi Niaga.
2.5.
Menghandle Telepon
2.5.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.5.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah
hubungan komunikasi dalam bekerja secara efisien dan efektif. Menerima telepon dari
pihak eksternal guna untuk menanyakan proposal yang telah diajukan di perusahaan
mendapatkan persetujuan atau penolakan dan untuk mengonfirmasikan proposal yang
30
diajukan telah disetujui oleh pihak Direksi dan memberitahukan persyaratan apa saja
yang harus di lengkapi.
2.5.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Staff ComDev memberikan pengarahan menghandel telepon Tentang bagaimana tata
cara yang digunakan PT. Terminal Petikemas Surabaya ketika menerima panggilan
masuk maupun panggilan keluar.
2.
Peserta PKL menerima panggilan masuk dari pihak eksternal.
3.
Dalam hal ini peserta PKL menerima panggilan dari bagian informasi bahwa ada
proposal masuk dari pihak eksternal.
4.
Peserta PKL mencatat pesan-pesan dalam komunikasi tersebut kedalam selembar
kertas.
5.
Peserta PKL menyampaikan apa saja komunikasi yang disampaikan dalam
komunikasi melalui telepon tersebut kepada Staff ComDev.
6.
Mencatat proposal yang telah diterima kedalam buku besar surat masuk.
2.5.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Telepon
2.
Selembar kertas
3.
Ball point
2.5.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Pemasaran
: Staff ComDev
: 3 bulan
31
2.5.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam
pelaksanaan aktifitas menghandel telepom yaitu peserta PKL masih kaku dalam
melaksanakan panggilan keluar atau panggilan masuk.
Penyelesaian untuk permasalahan ini peserta PKL lebih banyak berlatih dalam
melaksanakan panggilan kelar atau panggilan masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan
mata kuliah proyek customer handling di Jurusan Administrasi Niaga.
2.6.
Mengarsip surat atau proposal ucapan terimakasih
2.6.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.6.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai tanda bukti bahwa
proposal tersebut telah diberikan bantuan oleh Community Development Fund (Comdev).
2.6.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Peserta PKL menerima surat ucapan terima kasih dari pihak eksternal yang diterima
melalui bagian informasi.
2.
Menulis di buku agenda masuk sebagai bukti surat ucapan terima kasih diterima di
bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode ke dalam
surat atau proposal masuk.
3.
Surat ucapan terima kasih diterima di bagian Comdev maka di bagian surat atau
proposal tersebut diberikan kode yang telah ditetapkan oleh bagian Comdev. Kode
tersebut seperti “01.CDF.17/3/2015” dengan pengertian mulai dari urutan nomor surat
yang sesuai dengan urutan di dalam buku agenda surat masuk, inisial CDF yang
berarti Community Development Fund, tanggal bulan dan tahun sesuai surat atau
proposal tersebut diterima.
32
2.6.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Surat ucapan terima kasih
Map.
Ordner.
Filing cabinet.
Lemari arsip.
Penjepit kertas.
Stapler.
Perforator.
2.6.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.6.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini
penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.
Penyelesainannya yaitu peserta PKL harus memperhatikan lokasi ordner yang
disesuaikan dengan kode yang tercatat pada proposal. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga..
2.7. Membuat Berita Acara
2.7.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi.
2.7.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai tanda bukti bahwa
perusahaan telah memberikan bantuan kepada pemohon. Berita acara ini merupakan suatu
perjanjian antara pihak perusahaan dan pihak eksternal yang melakukan pengajuan proposal
kepada perusahaan.
33
2.7.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit
berita acara.
2.
Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat Berita.
3.
Acara penyerahan bantuan yang disetujui oleh Community Development Fund
(Comdev).
4.
Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev.
5.
Mengedit berita acara sesuai pengarahan dari staff ComDev.
6.
Mencetak berita acara yang telah diedit sebanyak 2 (dua) rangkap.
7.
Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development
Assistant Manager.
8.
Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh
Community Development Assistant Manager.
9.
Mengarsip berita acara kedalam ordner.
2.7.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Komputer
2.
Printer
3.
Kertas A4
4.
Map
2.7.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
: 2 orang
: D4 manajemen pemasaran dan D3 Manajemen
Kesekretariatan Dan Perkantoran
34
Jabatan
Lama Bekerja
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.7.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Pelaksanaan aktifitas membuat berita acara peserta PKL masih perlu memahami
tentang prosedur pembuatan berita acara yang mana dibuat menggunakan Microsoft Word.
Peserta PKL masih mendapat kesalahan ketika menginput data dari proposal kedalam berita.
Penyelesaian dalam membuat berita acara yaitu peserta PKL harus lebih fokus dalam
menginput data kedalam Microsoft Word agar prosedur dapat berjalan sesuai waktu yang
ditentukan. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah Microsoft Word di Jurusan
Administrasi Niaga.
2.8.
Membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran)
2.8.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di kantor gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya.
2.8.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah NPP (Nota Permintaan
Pembayaran) akan diberikan ke bagian keuangan sebagai proses pencairan dana kepada pihak
pemohon.
2.8.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit
NPP (Nota Permintaan Pembayaran).
2.
Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat NPP (Nota Permintaan
Pembayaran).
3.
Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev.
4.
Mengedit NPP (Nota Permintaan Pembayaran) sesuai pengarahan dari staff ComDev.
35
5.
Mencetak NPP (Nota Permintaan Pembayaran) yang telah diedit sebanyak 2 (dua)
rangkap.
6.
Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development
Assistant Manager.
7.
Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh
Community Development Assistant Manager.
8.
Mengarsip berita acara kedalam ordner.
2.8.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
Komputer
2.
Printer
3.
Kertas A4
4.
Map
2.8.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan
Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini:
Jumlah Personalia
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
Lama Bekerja
:1
: Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran
: Staff ComDev
: 5 bulan
2.8.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya
Pelaksanaan aktifitas membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) peserta
PKL kesulitas dalam menginput data. Selian itu data tersebut bersifat sangat penting
karena dibutuhkan oleh staff apabila dibuat dalam bentuk laporan kegiatan.
Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL harus lebih teliti
dalam menginput data yang akan dilaporkan kepada staff. Disini peserta PKL telah
mendapatkan mata kuliah microsoft word di Jurusan Administrasi Niaga.
36
2.9. Melayani tamu yang datang ke bagian Community Development Fund (Comdev).
2.9.1. Tempat Penugasan
Dilaksanakan di ruang kantor ComDev gedung administrasi PT. Terminal
Petikemas Surabaya.
2.9.2. Tujuan Aktifitas
Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah agar salah satu panitia dari
pemohon datang ke perusahaan untuk menandatangani berita acara dengan membawa
fotocopy KTP, fotocopy Rekening bank, kwitansi, dan materai 6.000.
2.9.3. Uraian Proses Pengerjaan
Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Staff ComDev memberikan pengarahan menerima tamu
2.
Tentang bagaimana tata cara yang digunakan oleh PT. Terminal Petikemas Surabaya.
3.
Pihak pemohon yang proposal disetujui oleh Comdev dan direksi si pemohon di
telepon untuk mengonfirmasikan bahwa proposal yang diajukan telah disetujui oleh
comdev dan direksi.
4.
Setelah itu tamu dari salah satu panitia pemohon datang ke PT. Terminal Petikemas
Surabaya.
5.
Peserta PKL mengucapkan salam kepada salah satu panitia pemohon.
6.
Mempersilahkan duduk tamu.
7.
Memberikan suguhan yang telah di sediakan.
8.
Memberikan pengarahan singkat kepada tamu tentang isi berita acara.
9.
Meminta tamu membaca isi berita acara.
10.
Meminta kelengkapan dari tamu untuk melengkapi susunan berita acara. Dalam hal
ini fotocopy KTP, fotocopy Rekening bank, kwitansi, dan materai 6.000.
37
11.
Meminta izin kepada tamu untuk menggandakan fotocopy Rekening bank, kwitansi
masing-masing sebanyak 2 lembar.
12.
Meminta tamu untuk menandatangani berita acara.
13.
Memberikan penjelasan kepada tamu tentang waktu yang dibutuhkan untuk dana
sampai kepada pemohon.
2.9.4. Sarana yang Dipergunakan
Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah:
1.
NPP (Nota Permintaan Pembayaran).
2.
Berita acara.
3.
Surat keputusan.
4.
Surat permohonan transfer.
5.
Ball point.
6.
Air mineral.
7.
Cemilan.
8.
Alat fotocopy.
9.
Map.
10.
Ordner.
11.
Lemari ars