Contoh Instrumen Audit
Bahan berikut ini merupakan pelengkap dari makalah berjudul “AMI dalam SPMI”, Elly
Erawaty.
CONTOH ISI STANDAR (sebagai bahan untuk menyusun instrumen audit)
ISI STANDAR KOMPETENSI LULUSAN (STANDAR 1)
1.1. Kewajiban membuat
CP setiap prodi
1.1.1. Setiap prodi harus memiliki profil lulusan
dan CP
1.1.2. CP prodi harus disusun berdasarkan profil
lulusan, visi dan misi prodi, KKNI, SNPT,
hasil studi pelacakan lulusan, dan hasil
survey kebutuhan pengguna lulusan.
1.1.3. CP prodi harus terdokumentasi.
1.2. Pembentukan tim
penyusun CP prodi
1.2.1. Dekan membentuk dan menetapkan Tim
Penyusun Kurikulum.
1.2.2. Keanggotaan tim harus memenuhi syarat
tertentu.
1.2.3. Pembentukan tim disertai dengan uraian
tugas dan jangka waktu kerja.
1.3. Prosedur atau langkah
penyusunan prodi
1.3.1. CP disusun berdasarkan prosedur atau
langkah-langkah tertentu.
1.3.2. Ada keterlibatan perwakilan asosiasi
profesi dan/atau alumni serta pengguna
lulusan.
1.3.3. Harus didahului survey pelacakan lulusan
dan kebutuhan pengguna lulusan.
1.3.4. Harus melibatkan seluruh dosen tetap
melalui rapat kerja.
1.3.5. Harus ada sosialisasiCP.
1.4. Penetapan atau
pengesahan CP prodi
1.4.1. CP prodi harus mendapat persetujuan
Senat Fakultas.
1.4.2. CP prodi harus mendapat pengesahan
Dekan.
1.5. Evaluasi atau
pembaharuan CP prodi
1.5.1. CP prodi wajib dievaluasi atau dibaharui
setiap 4 (empat) tahun sekali.
1.5.2. Kaprodi dan/atau Wakil Dekan Akademik
wajib memantau penerapan CP pada prodi.
1.5.3. Prosedur evaluasi CP sama seperti
prosedur penyusunan CP.
1.5.4. Proses evaluasi CP harus terdokumentasi.
DOKUMEN YANG HARUS TERSEDIA UNTUK STANDAR 1
D.1.1.3.1. Pernyataan profil lulusan dan CP prodi
D.1.1.3.3. Kuisioner survey pelacakan lulusan dan kebutuhan pengguna
lulusan.
D.1.1.3.4. Rekaman data hasil survey dan pengolahan data hasil survey.
D.1.2.1.1.
D.1.3.1.1.
D.1.4.1.1.
D.1.5.4.1.
Surat Keputusan Dekan tentang Pembentukan Tim Penyusun.
Prosedur operasional baku tentang penyusunan CP prodi.
Surat Keputusan Pengesahan CP prodi.
Laporan hasil evaluasi CP prodi.
CONTOH PILIHAN MENYUSUN INSTRUMEN AUDIT
Alternatif 1.
Unit Penjaminan Mutu (UPM) menyusun
Daftar Periksa (Checklist) untuk
menguji apakah Auditee benar-benar
atau sungguh-sungguh:
telah melaksanakan setiap isi
Standar 1 di atas.
telah memiliki setiap dokumen
yang harus ada untuk Standar 1
di atas.
telah memenuhi atau mencapai
kriteria atau target yang ada
dalam setiap isi Standar 1 di
atas.
Pada bagian akhir dari lembar
Checklist harus disediakan ruang bagi
Auditor untuk menuliskan:
a. temuan audit atau kelemahan
Auditee.
b. praktik baik dari Auditee.
c. simpulan audit berupa
rekomendasi.
Alternatif 2.
Unit penjaminan Mutu tidak menyusun
Daftar Periksa melainkan hanya
menyiapkan lembar Laporan Hasil
Audit yang harus diisi sendiri oleh
Auditor Internal dengan keterangan
seperti misalnya:
a. bahwa Auditee telah benar
melaksanakan isi setiap Standar
1 di atas;
b. bahwa Auditee melalaikan
melaksanakan isi dari Standar 1
di atas (sebut standar yang
nomor berapa);
c. bahwa Auditee gagal memenuhi
kriteria atau target yang
Alternatif ini menuntut UPM untuk
menyiapkan instrumen audit yang
bersifat “siap pakai” untuk Auditor, dan
dapat dilengkapi dengan angka
penilaian untuk setiap pilihan jawaban
dalam Checklist.
Keuntungan:
1. Auditor lebih mudah dan cepat
dalam menilai.
2. Lebih menjamin obyektivitas
penilaian.
3. Lebih terukur dan seragam.
Kelemahan:
1. Dapat menimbulkan kesan
bahwa audit hanya sekedar
mengisi Checklist.
2. Mungkin Auditor merasa bosan
dan kurang bebas untuk
berekspresi.
3. Pilihan jawaban dalam Checklist
mungkin ada yang dinilai kurang
fleksibel, atau sebaliknya multitafsir.
4. Jumlah pertanyaan bisa jadi
sangat banyak.
Alternatif ini meringankan kerja UPM
namun sebaliknya beban Auditor
menjadi sangat besar karena Auditor
seolah harus mencari dan
mengembangkan sendiri pertanyaan
dan menggali data atau fakta yang
sesuai dengan isi Standar 1, dari
Auditee untuk kemudian dinilai.
Keuntungan:
1. Memberi ruang kreativitas bagi
Auditor.
2. Menghindari kesan bahwa seolah
audit hanya sekedar formalitas
belaka.
terdapat dalam isi Standar 1 di
atas (sebut standar yang nomor
berapa).
d. bahwa dokumen yang harus ada
untuk Standar 1 tidak tersedia,
atau tersedia tetapi salah, atau
tidak lengkap, atau tidak sesuai,
atau tidak layak.
e. bahwa ada praktik baik dari
Auditee (sebutkan apa praktik
baik tersebut dan untuk standar
nomor berapa).
Kelemahan:
1. Auditor harus benar-benar dilatih
intensif agar memiliki persepsi
yang sama tentang setiap isu
dalam isi setiap Standar 1.
2. Proses audit menjadi lebih lama
karena pengisian lembar
Laporan Audit harus detil.
3. Subyektivitas auditor sukar
dihindari.
CONTOH INSTRUMEN AUDIT (dirancang berdasarkan contoh isi Standar
Kompetensi di atas)
NAMA PERGURUAN TINGGI
Auditee
Program Studi (tulis nama program studi)
Auditor
(tulis nama Auditor 1)
Periode Tahun Audit
(isi kapan audit dilaksanakan)
STANDAR KURIKULUM & STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
S = Selesai; B = Sedang Berlangsung; T= Tidak; AB = Ada Bukti; TB = Tanpa
Bukti; M = Meragukan.
N
Daftar Periksa
S
SB
T
o
1
Pembentukan Tim Kurikulum
1. Auditee membentuk Tim Kurikulum untuk menyusun
dan/atau mengevaluasi kurikulum.
2
Penyusunan Kurikulum
1. Auditee melibatkan seluruh dosen, selain Tim
Kurikulum, dalam menyusun kurikulum, melalui antara
lain rapat kerja, lokakarya.
2. Auditee melibatkan asosiasi profesi dan/atau perwakilan
alumni dalam menyusun kurikulum.
3. Auditee melakukan sosialisasi Kurikulum kepada seluruh
pemangku kepentingan internal dan eksternal.
N
Daftar Periksa
AB
TB
o
1
Keputusan Dekan (atau bahkan Rektor) tentang pengangkatan
atau pembentukan Tim Kurikulum terbaru.
2
Dokumen berisi laporan hasil penyusunan dan/atau
pembaharuan kurikulum terbaru.
Praktik Baik
Temuan
M
M
Rekomendasi
TEMPAT, TANGGAL, dan TANDA TANGAN
Nama Auditor
Bandung,
Nama Pimpinan Auditee
Bandung,
/2016
/2016
CONTOH LAPORAN AUDIT
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI
LAPORAN AUDIT TAHUN 2016/2017
Program Studi Ilmu Hukum-Fakultas Hukum
Unit yang Diaudit
(Auditee)
Hari/Tanggal Audit
Nama Auditor Internal
Obyek/Bidang yang
Diaudit
Pelaksanaan Standar yang
Diaudit
No
Akademik – Kompetensi Lulusan
Standar Kompetensi Lulusan (Standar 1.1 – 1.5)
No & Isi
Standar
Uraian Temuan
Bukti Temuan
Kategori
Temuan
Rekomend
asi
1
1.1.
CP
dibuat
berdasar
survey
pelacakan
lulusan
Tidak melaksanakan
survey pelacakan
lulusan maupun
pengguna lulusan
dalam 3 tahun
terakhir
Tidak ada kuisioner
survey yang belum
maupun yang telah
terisi dengan data
responden
Amat Serius
CP dibatalkan
atau
dibaharui
sesuai
prosedur baku
No. 1.3.1
paling lambat
akhir
semester
genap
2016/2017
2
1.5. CP harus
dievaluasi 4
tahun sekali
Telah memasuki
tahun keempat
tetapi belum ada
rencana konkrit
upaya evaluasi CP
Tidak ada dalam
anggaran tahun
berjalan biaya
untuk evaluasi CP
Moderat
Ajukan
perubahan
anggaran
untuk
mengakomod
asi rencana
evaluasi CP,;
segera bentuk
Tim Evaluasi
CP & susun
agenda kerja
Tim sebelum
tahun
kalender
berakhir.
Tanda tangan Auditor
Tanda tangan Auditee
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI
FORMULIR REKAM JEJAK TEMUAN AUDIT & TINDAK LANJUT
TAHUN 2016/2017
Standar KOMPETENSI LULUSAN (Standar 1.1 – 1.5)
N
o
Audite
e
Uraian
Temuan
1
PS
Akuntans
i
CP disahkan
oleh Dekan
tetapi tanpa
melalui
persetujuan
Senat Fakultas
Katego
ri
Temuan
Serius
Auditor
Rekomend
asi
Dr. Claudio
Bravo, MSc.
Dr. Ir. Messi P.
Cabut
pengesahan
CP, ajukan CP
ke Senat
untuk
mendapat
persetujuan
Disusun oleh: Kepala Divisi Audit Unit Penjaminan Mutu
Hari & Tanggal:
Tanda tangan :
Status &
Tanggal Tindak
Lanjut
Rekomendasi
dilaksanakan pada
15 Agustus 2016
Erawaty.
CONTOH ISI STANDAR (sebagai bahan untuk menyusun instrumen audit)
ISI STANDAR KOMPETENSI LULUSAN (STANDAR 1)
1.1. Kewajiban membuat
CP setiap prodi
1.1.1. Setiap prodi harus memiliki profil lulusan
dan CP
1.1.2. CP prodi harus disusun berdasarkan profil
lulusan, visi dan misi prodi, KKNI, SNPT,
hasil studi pelacakan lulusan, dan hasil
survey kebutuhan pengguna lulusan.
1.1.3. CP prodi harus terdokumentasi.
1.2. Pembentukan tim
penyusun CP prodi
1.2.1. Dekan membentuk dan menetapkan Tim
Penyusun Kurikulum.
1.2.2. Keanggotaan tim harus memenuhi syarat
tertentu.
1.2.3. Pembentukan tim disertai dengan uraian
tugas dan jangka waktu kerja.
1.3. Prosedur atau langkah
penyusunan prodi
1.3.1. CP disusun berdasarkan prosedur atau
langkah-langkah tertentu.
1.3.2. Ada keterlibatan perwakilan asosiasi
profesi dan/atau alumni serta pengguna
lulusan.
1.3.3. Harus didahului survey pelacakan lulusan
dan kebutuhan pengguna lulusan.
1.3.4. Harus melibatkan seluruh dosen tetap
melalui rapat kerja.
1.3.5. Harus ada sosialisasiCP.
1.4. Penetapan atau
pengesahan CP prodi
1.4.1. CP prodi harus mendapat persetujuan
Senat Fakultas.
1.4.2. CP prodi harus mendapat pengesahan
Dekan.
1.5. Evaluasi atau
pembaharuan CP prodi
1.5.1. CP prodi wajib dievaluasi atau dibaharui
setiap 4 (empat) tahun sekali.
1.5.2. Kaprodi dan/atau Wakil Dekan Akademik
wajib memantau penerapan CP pada prodi.
1.5.3. Prosedur evaluasi CP sama seperti
prosedur penyusunan CP.
1.5.4. Proses evaluasi CP harus terdokumentasi.
DOKUMEN YANG HARUS TERSEDIA UNTUK STANDAR 1
D.1.1.3.1. Pernyataan profil lulusan dan CP prodi
D.1.1.3.3. Kuisioner survey pelacakan lulusan dan kebutuhan pengguna
lulusan.
D.1.1.3.4. Rekaman data hasil survey dan pengolahan data hasil survey.
D.1.2.1.1.
D.1.3.1.1.
D.1.4.1.1.
D.1.5.4.1.
Surat Keputusan Dekan tentang Pembentukan Tim Penyusun.
Prosedur operasional baku tentang penyusunan CP prodi.
Surat Keputusan Pengesahan CP prodi.
Laporan hasil evaluasi CP prodi.
CONTOH PILIHAN MENYUSUN INSTRUMEN AUDIT
Alternatif 1.
Unit Penjaminan Mutu (UPM) menyusun
Daftar Periksa (Checklist) untuk
menguji apakah Auditee benar-benar
atau sungguh-sungguh:
telah melaksanakan setiap isi
Standar 1 di atas.
telah memiliki setiap dokumen
yang harus ada untuk Standar 1
di atas.
telah memenuhi atau mencapai
kriteria atau target yang ada
dalam setiap isi Standar 1 di
atas.
Pada bagian akhir dari lembar
Checklist harus disediakan ruang bagi
Auditor untuk menuliskan:
a. temuan audit atau kelemahan
Auditee.
b. praktik baik dari Auditee.
c. simpulan audit berupa
rekomendasi.
Alternatif 2.
Unit penjaminan Mutu tidak menyusun
Daftar Periksa melainkan hanya
menyiapkan lembar Laporan Hasil
Audit yang harus diisi sendiri oleh
Auditor Internal dengan keterangan
seperti misalnya:
a. bahwa Auditee telah benar
melaksanakan isi setiap Standar
1 di atas;
b. bahwa Auditee melalaikan
melaksanakan isi dari Standar 1
di atas (sebut standar yang
nomor berapa);
c. bahwa Auditee gagal memenuhi
kriteria atau target yang
Alternatif ini menuntut UPM untuk
menyiapkan instrumen audit yang
bersifat “siap pakai” untuk Auditor, dan
dapat dilengkapi dengan angka
penilaian untuk setiap pilihan jawaban
dalam Checklist.
Keuntungan:
1. Auditor lebih mudah dan cepat
dalam menilai.
2. Lebih menjamin obyektivitas
penilaian.
3. Lebih terukur dan seragam.
Kelemahan:
1. Dapat menimbulkan kesan
bahwa audit hanya sekedar
mengisi Checklist.
2. Mungkin Auditor merasa bosan
dan kurang bebas untuk
berekspresi.
3. Pilihan jawaban dalam Checklist
mungkin ada yang dinilai kurang
fleksibel, atau sebaliknya multitafsir.
4. Jumlah pertanyaan bisa jadi
sangat banyak.
Alternatif ini meringankan kerja UPM
namun sebaliknya beban Auditor
menjadi sangat besar karena Auditor
seolah harus mencari dan
mengembangkan sendiri pertanyaan
dan menggali data atau fakta yang
sesuai dengan isi Standar 1, dari
Auditee untuk kemudian dinilai.
Keuntungan:
1. Memberi ruang kreativitas bagi
Auditor.
2. Menghindari kesan bahwa seolah
audit hanya sekedar formalitas
belaka.
terdapat dalam isi Standar 1 di
atas (sebut standar yang nomor
berapa).
d. bahwa dokumen yang harus ada
untuk Standar 1 tidak tersedia,
atau tersedia tetapi salah, atau
tidak lengkap, atau tidak sesuai,
atau tidak layak.
e. bahwa ada praktik baik dari
Auditee (sebutkan apa praktik
baik tersebut dan untuk standar
nomor berapa).
Kelemahan:
1. Auditor harus benar-benar dilatih
intensif agar memiliki persepsi
yang sama tentang setiap isu
dalam isi setiap Standar 1.
2. Proses audit menjadi lebih lama
karena pengisian lembar
Laporan Audit harus detil.
3. Subyektivitas auditor sukar
dihindari.
CONTOH INSTRUMEN AUDIT (dirancang berdasarkan contoh isi Standar
Kompetensi di atas)
NAMA PERGURUAN TINGGI
Auditee
Program Studi (tulis nama program studi)
Auditor
(tulis nama Auditor 1)
Periode Tahun Audit
(isi kapan audit dilaksanakan)
STANDAR KURIKULUM & STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
S = Selesai; B = Sedang Berlangsung; T= Tidak; AB = Ada Bukti; TB = Tanpa
Bukti; M = Meragukan.
N
Daftar Periksa
S
SB
T
o
1
Pembentukan Tim Kurikulum
1. Auditee membentuk Tim Kurikulum untuk menyusun
dan/atau mengevaluasi kurikulum.
2
Penyusunan Kurikulum
1. Auditee melibatkan seluruh dosen, selain Tim
Kurikulum, dalam menyusun kurikulum, melalui antara
lain rapat kerja, lokakarya.
2. Auditee melibatkan asosiasi profesi dan/atau perwakilan
alumni dalam menyusun kurikulum.
3. Auditee melakukan sosialisasi Kurikulum kepada seluruh
pemangku kepentingan internal dan eksternal.
N
Daftar Periksa
AB
TB
o
1
Keputusan Dekan (atau bahkan Rektor) tentang pengangkatan
atau pembentukan Tim Kurikulum terbaru.
2
Dokumen berisi laporan hasil penyusunan dan/atau
pembaharuan kurikulum terbaru.
Praktik Baik
Temuan
M
M
Rekomendasi
TEMPAT, TANGGAL, dan TANDA TANGAN
Nama Auditor
Bandung,
Nama Pimpinan Auditee
Bandung,
/2016
/2016
CONTOH LAPORAN AUDIT
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI
LAPORAN AUDIT TAHUN 2016/2017
Program Studi Ilmu Hukum-Fakultas Hukum
Unit yang Diaudit
(Auditee)
Hari/Tanggal Audit
Nama Auditor Internal
Obyek/Bidang yang
Diaudit
Pelaksanaan Standar yang
Diaudit
No
Akademik – Kompetensi Lulusan
Standar Kompetensi Lulusan (Standar 1.1 – 1.5)
No & Isi
Standar
Uraian Temuan
Bukti Temuan
Kategori
Temuan
Rekomend
asi
1
1.1.
CP
dibuat
berdasar
survey
pelacakan
lulusan
Tidak melaksanakan
survey pelacakan
lulusan maupun
pengguna lulusan
dalam 3 tahun
terakhir
Tidak ada kuisioner
survey yang belum
maupun yang telah
terisi dengan data
responden
Amat Serius
CP dibatalkan
atau
dibaharui
sesuai
prosedur baku
No. 1.3.1
paling lambat
akhir
semester
genap
2016/2017
2
1.5. CP harus
dievaluasi 4
tahun sekali
Telah memasuki
tahun keempat
tetapi belum ada
rencana konkrit
upaya evaluasi CP
Tidak ada dalam
anggaran tahun
berjalan biaya
untuk evaluasi CP
Moderat
Ajukan
perubahan
anggaran
untuk
mengakomod
asi rencana
evaluasi CP,;
segera bentuk
Tim Evaluasi
CP & susun
agenda kerja
Tim sebelum
tahun
kalender
berakhir.
Tanda tangan Auditor
Tanda tangan Auditee
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI
FORMULIR REKAM JEJAK TEMUAN AUDIT & TINDAK LANJUT
TAHUN 2016/2017
Standar KOMPETENSI LULUSAN (Standar 1.1 – 1.5)
N
o
Audite
e
Uraian
Temuan
1
PS
Akuntans
i
CP disahkan
oleh Dekan
tetapi tanpa
melalui
persetujuan
Senat Fakultas
Katego
ri
Temuan
Serius
Auditor
Rekomend
asi
Dr. Claudio
Bravo, MSc.
Dr. Ir. Messi P.
Cabut
pengesahan
CP, ajukan CP
ke Senat
untuk
mendapat
persetujuan
Disusun oleh: Kepala Divisi Audit Unit Penjaminan Mutu
Hari & Tanggal:
Tanda tangan :
Status &
Tanggal Tindak
Lanjut
Rekomendasi
dilaksanakan pada
15 Agustus 2016