Contoh Makalah Audit Siklus Penggajian dan Personalia
AUDITING II
“AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA”
Disusun Ole
NAMA
1.
Ghea Eka Putri
2.
Yuyun Anggrahini
3.
Vivin Nurlaili Putri
4.
Aan Andriani
5.
Hety Kustriani Harianti
6.
Nony Saraswati Gendis
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONEISA
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan
rahmat dan karunia-Nya sehingga Tugas Makalah Auditing II tentang “Audit
Siklus Penggajian dan Personalia” ini dapat terselesaikan.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sedalamdalamnya kepada Yth:
1. Ibu Apry Linda Diana, SE.,M.Ak. selaku dosen mata kuliah Auditing II
2.
Rekan-rekan satu kelompok yang telah membantu penyelesaian
penyusunan makalah ini
Makalah ini merupakan suatu pembelajaran untuk kami dan diharapkan
dengan adanya makalah ini dapat meningkatkan pemahaman tentang Audit Siklus
Penggajian dan Personalia. Selain itu, makalah ini juga dapat digunakan sebagai
pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa untuk melihat keadaan yang sebenarnya
pada etika profesi akuntan dan disesuaikan dengan teori-teori yang ada.
Dengan penuh kesadaran, bahwa Makalah Auditing II tentang “Audit
Siklus Penggajian dan Personalia” ini masih perlu disempurnakan lagi, sehingga
saran dan kritik untuk penyajian serta isinya sangat diperlukan.
Kami ucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang turut berpartisipasi
dalam penulisan makalah ini.
Jakarta, 27 April 2018
Tim Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................. i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................. ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah ......................................................................................
1
1.2
Rumusan Masalah ................................................................................................. 2
1.3
Tujuan Penulisan ................................................................................................... 3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia ............. .. 5
2.2 Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen
dan Catatan Terkait...............................................................................................
5
2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia .............................. 5
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen
danPencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan
Personalia .................................................................................................. 6
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan
Personalia .................................................................................................. 9
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian
Personalia ................................................................................................12
2.3
Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia ..................................14
2.4
Program Audit ......................................................................................................15
2.5
Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern ...............................................17
2.6 Aktivitas Pengendalian ......................................................................................18
2.7
Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman
................................19
2.8
Penentuan Risiko Pengendalian ......................................................................19
2.9
Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi .................................................................................20
ii
2.10 Metodologi untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
...............26
2.11 Menjelaskan dan Menilai Materialitas, Risiko, dan Strategi Audit ....
36
ii
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan............................................................................................................38
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................................40
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Di dalam masyarakat modern,
kekayaan dinilai dengan uang
dan
setiap transaksi aliran kekayaan antar individu di dalam masyarakat diukur
dengan satuan uang. Untuk mendapakan berbagai barang dan jasa yang
diperlukan, masyarakat modern memerlukan uang sebagai ukuran transaksi.
Pengunaan uang telah menerobos ke semua aspek kehidupan. Manusia modern
memerlukan akuntansi sebagai komunikasi keuangan antar individu di dalam
masyarakat. Kebutuhan akan informasi akuntansi berkembang sejalan dengan
perkembangan kekayaan yang dimiliki oleh masyarakat.
Setiap pihak yang diserahi wewenang untuk mengelola kekayaan investor
berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan kekayaan tersebut
kepada investor. Dalam mempertanggungjawabkan kekayaan, manajemen
perusahaan mengunakan akuntansi sebagai bahasa komunikasi. Untuk itu,
perusahaan perlu menyelengarakan akuntansi yang memungkinkan disajikannya
laporan
pertanggungjawaban
kepada
para
investor.
Pertanggungjawaban
keuangan memerlukan dua unsur yaitu: kompetensi dalam bidang akuntansi dan
keandalan
informasi
akuntansi
yang
dihasilkan.
Semakin
kompleks
perekonomian suatu masyarakat, semakin kompleks transaksi keuangan yang
dilakukan oleh masyarkat tersebut, sehingga memerlukan kompetisi yang tinggi
untuk mencerminkan transaksi keuangan mereka dengan informasi akuntansi.
Pengetahuan auditing menjadikan orang kompeten untuk menilai kewajaran
pertanggungjaawaban keuangan, sehingga memungkinkan orang yang terjun
dalam profesi akuntan publik mampu menghasilkan jasa yang menjadikan
masyarakat dapat memperoleh informasi keuangan yang andal. Informasi
keuangan yang andal bagi masyarakat penting dalam menggambil keputusan
pengalokasian sumber daya ekonomi secara efektif dan efesien.
1
Dalam makalah ini siklus kegiatan perusahaan akan digunakan sebagai
objek pengujian pengedalian khususnya jasa penggajian atau personalia yang
berhubungan langsung dengan sumber daya manusia. Sumber daya manusia
merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas
perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan adalah pemberian gaji sebagai
balas jasa perusahaan. Pemberian jasa ini merupakan proses yang dalam
pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar tidak terjadi
penyimpangan.
Biaya gaji merupakan suatu masalah yang sangat penting, biaya gaji
merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang cukup besar dibandingkan
yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian guna menghindari
berbagai macam kecurangan (fraud) dalam pelaksanaan siklus penggajian.
Bertolak dari uraian diatas, penulis membahas tentang siklus penggajian
beseta prosedur-prosedur nya. Penulis memberikan judul makalah Audit Siklus
Penggajian dan Personalia.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang dapat
dibuat adalah sebagai berikut :
1. Akun dan dokumen apa saja yang terkait dalam audit siklus penggajian
dan personalia?
2. Fungsi fungsi apa saja yang terkait dalam audit siklus pengganjian
dan personalia?
3. Apa tujuan dari audit siklus pengganjian dan personalia?
4. Apa saja yang menjadi bahan pertimbangan struktur pengendalian intern?
5. Bagaimana menentukan resiko pengendalian dalam audit siklus
pengganjian dan personalia?
6. Bagaimana pengujian pengendalian dalam audit siklus penggajian
dan personalia?
7. Bagaimana pengujian substantif dalam audit siklus penggajian dan personalia?
1.3
Tujuan Penulisan
1. Mengetahui akun dan dokumen yang terkait dalam audit siklus penggajian
dan personalia.
2. Mengetahui fungsi audit siklus penggajian dan personalia.
3. Mengetahui tujuan audit siklus penggajian dan personalia.
4. Mengetahui pertimbangan struktur pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
5. Mengetahui cara menentukan risiko pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
6. Memahami tentang pengujian pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
7. Memahami tentang pengujian substantif audit siklus penggajian
dan personalia.
BAB II
PEMBAHASAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan
pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Ketidaktepatan dalam
penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji
laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya
:
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan
dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam
periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait.
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual
dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total
transaksi selama tahun bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan,
sekalipun.
bahkan
perusahaan
yang
kecil
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak
penggajian diatur oleh pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembagian
gaji karyawan dapat menimbulkan masalah moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
2.1
Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah
untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut
telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang
diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya
dijelaskan dengan akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi
mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan
pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat
apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja
terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada
akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2.2
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen
dan Catatan Terkait
2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus penggajian dan personalia
melibatkan perolehan jasa dari
karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang
tepat untuk jasa tersebut. Transaksi utama siklus ini adalah transaksi gaji
dan upah. Transaksi ini mempengaruhi beberapa rekening berikut:
1.
Biaya gaji dan upah,
2.
Berbagai bentuk tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan
hari tua, dan sebagainya,
3.
Biaya tenaga kerja langsung,
4.
Utang gaji dan upah,
5.
Pajak penghasilan karyawan,
6.
Rekening kas di bank, dengan sistem imprest atau dana tetap, yang
khusus digunakan untuk membayar gaji dan upah.
Hubungan antar rekening tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen dan
Pencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan Personalia
Kolom ketiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus
penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan
antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan.
1.
Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang
independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang
memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber
catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil,
tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi,
evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji,
termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan
dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran
serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan
untuk
mengotorisasi
tingkat
pembayaran.
Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen,
atau otorisasi dari dewan direksi.
2.
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara
langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji
dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor,
pengurangan, dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
a.
Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.
b.
Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan
karyawan selama periode waktu tertentu.
c.
File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses
oleh sistem akuntansi selama suatu periode.
d.
Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya
mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor
dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi.
e.
File induk penggajian
File
komputer
yang
penggajian bagi setiap
digunakan
untuk
mencatat
transaksi
karyawan dan mempertahankan total
upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal
saat ini.
3. Pembayaran Gaji
a.
Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan
sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam
cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
pemotongan lainnya.
b.
Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi
semua akun kas termasuk penggajian, untuk menemukan
kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun
penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan.
Akun imprest membatasi exposure klien terhadap kecurangan
penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening bank
penggajian.
4.
Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan
SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang
transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan
kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten
harus memverifikasi output secara independen.
a.
Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan
karyawan
pembayaran kotor,
selama
tahun
pemotongan
kalender,
termasuk
pajak penghasilan,
dan
pemotongan jaminan sosial.
b.
SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian,
dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong
dan pajak perusahaan.
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan
dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :
a.
Catatan personalia (personel records)
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil,
tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan
tanggal berhenti bekerja.
b.
Formulir Otorisasi (Personal Authorization)
Adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan
seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
c.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian
Merupakan hal yang penting dalam audit penggajian karena
mempengaruhi secara langsung beban penggajian dalam setiap
periode. Untuk mencegah salah saji dalam tepat aktivitas berikut
diperlukan pengendalian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan
dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
d.
Kartu waktu (time card)
Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu
waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat
disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau
pembaca kartu
identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
e.
Tiket waktu pekerjaan (Time tickect)
Tiket
waktu
pekerjan
adalah
formulir
yang
menunjukkan
pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang karyawan yang
melakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang
berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secara electronic
dengan system pelaporan waktu dan beban.
f.
File transaksi penggajian
File yang dibuat oleh komputer ini mencantumkan semua transaksi
penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode,
seperti satu hari, satu minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut
berisi semua informasi yang dimasukkan kedalam sistem dan informasi
tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer identifikasi,
tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan
pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi.
g.
Jurnal atau data penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya
mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih,
jumlsh pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi.
Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar juga
diposting secara simultan kebuku besar umum dan ke file besar induk
penggajian.
h.
File induk penggajian (payroll master file)
Adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi
penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah
karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
Catatan setiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama
setiap periode penggajian, pengurangan dari
pembayaran kotor,
pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui
dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam
file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun
buku besar umum
i.
Cek gaji.
Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai
pertukaran atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut
merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya.
Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian,
tetapi tanda tangan yang diotorisasi telah membuat cek tersebut sebagai
aktiva. Setelah
dibatalkan
cek gaji dicairkan
oleh
karyawan,
cek
yang
lalu dikembalikan ke perusahaan dari bank. Cek gaji
seringkali disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap
karyawan
j.
Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua
akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah
akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.
Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transfer
dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum
distribusi penggajian
k.
Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan
karyawan
selama
tahun
kalender,
termasuk
pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan
jaminan sosial.
l.
SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan
federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak
perusahaan.
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian Personalia
Fungsi personalia melibatkan aktivitas bagian-bagian lain yang
berkaitan dengan pemberian kompensasi kepada sesorang karyawan
perusahaan. Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan
fungsi tertentu yang antara lain :
1.
Fungsi penerimaan karyawan baru (Hiring Employees)
Fungsi inilah yang bertugas untuk menentukan layak atau tidaknya
seseorang diterima sebagai karyawan baru perusahaan.
2. Fungsi pengotorisasi pengubahan gaji dan upah (Authorizing Payroll
Changes)
Fungsi
ini
dipegang
oleh
departemen
(pengawas)
karyawan
atau
atasan
personalia.
karyawan
Supervisor
tersebut
mengusulkan perubahan tarif gaji dan upah atau kenaikan jabatan.
dapat
3. Fungsi pelaksana absensi dan data waktu kerja (Preparing
Attendance dan Time Keeping Data)
Fungsi ini sangat penting dalam audit gaji dan upah karena secara
langsung mempengaruhi biaya gaji dan upah suatu periode.
4. Fungsi pelaksana gaji dan upah (Preparing the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh departemen gaji dan upah serta EDP (pada
sistem komputer). Departemen ini mengolah data jam kerja karyawan
untuk menentukan (menghitung) gaji dan upah yang didukung dengan
voucher gaji dan upah.
5.
Fungsi pencatat gaji upah (Recording the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh bagian accounting. Pengendalian yang
dilakukan oleh fungsi ini berupa pencatatan biaya gaji dan upah
berdasar salinan cek gaji dan upah yang disukung dengan voucher gaji
dan upah.
6. Fungsi pembayar gaji dan upah (Paying the Payroll)
Bendahara kantor biasanya memegang fungsi ini. Bendahara kantor
memegang kopi register voucher dan cek gaji dan upah. Personel
bendahara karyawan kantor kemudian mengecek kesesuaian nama dan
jumlah cek dengan voucher register. Apabila sesuai, maka karyawan
yang berwenang menandatangani cek dan menyerahkan cek pada
karyawan yang berhak.
7.
Fungsi penyiapan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan (Filling
Payroll Tax Return)
Sesuai dengan peraturan perundang-undangan pajak penghasilan,
perusahaan harus memotong gaji dan upah karyawannya.
2.3
Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia
Tujuan audit siklus jasa personalia dibedakan untuk setiap asersi
laporan keuangan.
1.
Asersi Keberadaaan atau Keterjadian
Berkaitan dengan asersi keberadaan atau keterjadian, auditor menekankan
pada apakah seluruh saldo biaya gaji dan upah, utang gaji dan upah,
tunjangan, bonus, dan saldo rekening lain yang terkait, benar-benar eksis
pada tanggal neraca. Selain itu, asersi ini juga menekankan pada apakah
seluruh transaksi gaji dan upah yang tercatat benar-benar terjadi dan tidak
ada transaksi pembayaran gaji dan upah fiktif.
2.
Asersi Kelengkapan
Asersi kelengkapan menekankan apakah seluruh transaksi dan saldo yang
semestinya tercantum dalam laporan keuangan, sudah benar-benar dicatat
dan disajikan. Auditor akan mencoba mendeteksi apakah ada transaksi
pembayaran gaji dan upah yang belum tercatat.
3.
Asersi Hak dan Kewajiban
Berkaitan dengan asersi ini, auditor berusaha memastikan apakah perusahaan
mempunyai kewajiban legal atas biaya dan utang gaji dan upah, dan pajak
penghasilan karyawan.
4.
Asersi Penilaian dan Pengalokasian
Berkaitan dengan asersi penilaian, auditor akan berusaha memperoleh bukti
mengenai apakah saldo biaya gaji dan upah, bonus karyawan, tunjangan,
utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan telah disajikan dalam
laporan keuangan pada jumlah yang tepat. Auditor akan memastikan apakah
saldo tersebut diperoleh melalui penilaian dan pengalokasian sesuai dengan
prinsip akuntansi yang berlaku umum.
5.
Asersi Pelaporan dan Pengungkapan
Selain memperoleh bukti mengenai keempat asersi tersebut, auditor perlu
menghimpun bukti mengenai apakah transaksi dan saldo yang tercatat telah
tepat diklasifikasikan, dijelaskan, dan diungkapkan
2.4
Program Audit
Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus gaji
dan upah dibedakan atas prosedur:
1.
Pengujian Pengendalian
a. Pengujuan pengendalian biaya gaji dan upah
Langkah-langkahnya:
1. Himpun register gaji dan upah dari bagian gaji dan upah, dan
memeriksa ketepatan perhitungan matematis.
2. Himpun ringkasan gaji dan upah, dan ringkasan distribusi tenaga
kerja terkait.
3. Pilih sampel karyawan secara random dari register gaji.
4. Himpun arsip personalianya, kemudian :
-
Periksa kelengkapan arsip karyawan tersebut
-
Bandingkan informasi pengurangan gaji dan upah dalam catatan
personalia dengan penjurnalan dalam register gaji, himpun
laporan waktu dan hitung penerimaan kotornya
-
Mengusut penjurnalan dalam register gaji tersebut dengan
posting- nya
5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang
diperoleh melalui keempat langkah diatas.
b. Pengujian Pengendalian Pendistribusian Gaji dan Upah
Langkah-langkahnya:
1. Pilih dan minta sampel cek gaji yang sudah di-cancelled.
2. Mengusut rincian dalam cek dengan penjurnalan dalam register gaji
dan upah.
3. Membandingkan tanda tangan penerima cek dengan tanda tangan
dalam catatan personalia.
4. Mengamati pendistribusian cek secara langsung.
5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang
diperoleh melaui keempat langkah diatas.
2.
Pengujian Substantif
a. Program audit awal
1. Buat top schedule.
2. Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait.
3. Lakukan tes matematis.
4. Cocokkan.
b. Prosedur analitis
1. Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo
tahun sebelumnya.
2. Bandingkan saldo dan anggaran.
3. Hitung rasio.
c. Detail transaksi
1. Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya.
2. Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta
laporan yang ditandatangani mandor.
3. Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan
dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi.
4. Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang
dibuat.
5. Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang
tidak digunakan.
d. Detail Saldo
1. Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke
kontrolnya.
2. Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan
PPh apakah sesuai Undang-Undang.
3. Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan
Laba Rugi dan SPT.
4. Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan
catatan personal.
5. Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan
upah. e. Penyajian dan Pengungkapan
1. Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba
Rugi apakah sudah tepat.
2.5
Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern
Auditor harus memperoleh pemahaman struktur pengendalian
intern transaksi gaji dan upah. Pemahaman tersebut meliputi:
1.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian meliputi beberapa faktor lingkungan
pengendalian, yaitu:
-
Pertanggungjawaban urusan karyawan ada pada direktur
hubungan industrial atau personalia,
-
Metode pengendalian manajemen termasuk penggunaan biaya standar
dan anggaran serta perhitungan varians,
-
Adanya internal auditor,
-
Praktik dan kebijakan ketenagakerjaan.
2.
Penaksiran Risiko
Sebagai unsur dari perhitungan risiko, manajemen harus mempertimbangkan
risiko yang telah dibahas pada uraian tentang risiko bawaan dan perancangan
pengendalian di atas.
3.
Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)
Dalam pemahaman sistem akuntansi, akuntan harus kompeten dalam
menggunakan komputer karena transaksi gaji dan upah yang biasanya
pertama kali diterapkan dalam komputerisasi.
4.
Pemantauan
Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan manajemen dalam siklus
personalia mencakup umpan balik dari para karyawan seperti misalnya
informasi mengenai data karyawan itu sendiri yang nantinya terkait erat
dengan proses penentuan tunjangan untuknya.
2.6
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas transaksi penggajian
dan pengupahan dapat digolongkan menjadi beberapa kebijakan dan prosedur
yang berkaitan dengan:
1. Riview kinerja. Aktivitas pengendalaian ini mencakup review atas kinerja
sesungguhnya dari transaksi yang berkaitan dengan penggajian dan
pengupahan periode sebelumnya.
2. Pengolahan informasi. Dua pengelompokan untuk aktivitas pengendalian
jenis ini adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian
umum ini terkait dengan pengendalian atas operasional dari transaksi
penggajian dan pengupahan, pengembangan dan pemeliharaan sistem
aplikasi. Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara
individual untuk masing- masing transaksi tersebut.
3. Pengendalian
fisik.
Untuk
mengendalikan
penggunaan
uang
yang
tidak seharusnya dan biaya tenaga kerja yang tidak diotorisasi, manajemen
harus menentukan kebijakan untuk membatasi akses ke personel dan catatan
gaji.
4. Pemisahan tugas. Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda
untuk memberikan
otorisasi
transaksi penggajian
dan
pengupahan,
pencatatan transaksi penggajian dan pengupahan, menyelenggarakan
penyimpanan aktiva yang dikelola dimaksudkan untuk mengurangi
kemungkinan atau kesempatan orang untuk berbuat curang.
2.7
1.
Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman
Review Pendahuluan
Dalam review pendahaluan, auditor mengembangkan pemahaman umum
mengenai lingkungan pengendalian perusahaan, alur personel dan transaksi
gaji serta pencatatan semua sistem akuntansinya.
2.
Dokumentasi Sistem
Auditor
dapat
menggunakan
flowchart
atau
kuesioner
untuk
mendokumentasikan pemahamannya dan menyiapkan narasi deskriptif
pelaksanaan pembayaran gaji dan upah bagi karyawan perusahaan.
3.
Menganalisa Alur Transaksi
Untuk menguatkan pemahamannya akan pengendalian intern perusahaan
klien, auditor dapat memilih salah satu lini pemrosesan transaksi gaji dan
upah dan melakukan tracing terhadapnya.
2.8
Penentuan Risiko Pengendalian
Proses penentuan risiko pengendalian meliputi identifikasi salah saji
potensial,
pengendalian
yang
perlu,
dan tes
pengendalian.
Dalam
menentukan risiko pengendalian, auditor perlu menyadari bahwa salah saji gaji
dan upah dapat disebabkan karena kesalahan yang tidak disengaja maupun
manipulasi. Auditor perlu memperhatikan adanya risiko overstatement gaji dan
upah. Risiko understatement (asersi kelengkapan) dapat dikatakan sangat kecil
karena tenaga kerja akan mengklaim apabila gajinya dibayar dalam jumlah
lebih kecil dari semestinya.
Risiko overstatement meliputi:
1.
Pembayaran tenaga kerja fiktif,
2.
Pembayaran tidak fiktif tapi karyawan yang bersangkutan tidak bekerja,
3.
Pembayaran melebihi tarif.
Kedua risiko pertama diatas berhubungan erat dengan asersi keberadaan atau
keterjadian. Sedangkan risiko ketiga berkaitan dengan asersi penilaian dan
pengalokasian.
Pengujian pengendalian dititikberatkan kepada pengendalian yang dapat
mencegah dan mendeteksi overstatement. Prosedur pengujian yang sangat
berguna adalah vouching. Auditor pertama kali melihat catatan gaji dan upah,
kemudian dilanjutkan dengan memeriksa keberadaan dokumen pendukungnya.
Disamping itu, auditor dapat mengamati distribusi gaji dan upah. Dalam hal ini
auditor dapat mengamati pelaksanaan pemisahaan tugas, dan pembayaran gaji
dan upah.
2.9
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan
terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan
dan ketidakpuasan para karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan
program penggajian di komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap
perubahan schedule pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa
penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidak sulit bagi
perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian
dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan
bagian paling penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat
ekstensif.
Banyak auditor
menghadapi resiko salah saji material yang
rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total
beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
Karyawan
kemungkinan
besar
akan
mengajukan
keluhan
kepada
manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah.
Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan
federal meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak
pengangguran.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian
internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi
setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal –
hal berikut:
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu,
auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan
kelemahan yang material untuk setiap organisasi.
Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi
penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian
dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini
tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko
pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan
digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman
mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai
risiko pengendalian:
1.
Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan
personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran
kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap
independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan
aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus atau menambahkan karyawan.
Pemprosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah
ditandatangani.
2.
Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk
menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah
tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap
karyawan,
terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat
dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian
hanya untuk jam lembur saja.
3.
Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem
penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau
paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan
atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak
perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya
penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.
4.
Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus
ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian
harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian
dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus
dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda
tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5.
Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk
perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau
karyawan lain yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian
untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6.
Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal,
auditor
harus mereview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak
penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa
pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai
menyiapkan formulir pajak secara benar.
7.
Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk
perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih
dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang
yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan.
Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada
cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk
mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang
tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal
penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah
karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8.
Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang
lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang
tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan
waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar
menurut catatan penggajian
dengan catatan jam kerja yang independen.
Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis
penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor
untuk mendeteksinya.
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci,
Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk
Penggajian
2.10 Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas
rincian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan
melaksanakan pengujian
pengendalian
serta
pengujian
substantif
atas
transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam
siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk
kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun
kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian
tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko
bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang
kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan
kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren
untuk akun kewajiban penggajian.
Jika sebagian besar
transaksi melibatkan
kas,
ada
berupa
penggajian.
itu,
auditor
kecurangan
Karena
resiko
inheren
sering
kali
mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi
keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara
signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi
menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di
antara kategori persediaan.
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban
penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus
penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
PROSEDUR ANALITIS
Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun – tahun sebelumnya (disesua
Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – t
Membandingkan beban komisi
sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tah
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta
laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia :
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk
memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering
kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses),
biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara
efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam
menguji kewajiban penggajian adalah :
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang
benar
(Keakuratan).
b. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat
pada periode yang benar (Pisah Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa
tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Berikut ini adalah
beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia
:
1.
Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah
dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian,
formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya,
dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal
sudah beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan
mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.
2.
Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah
yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir
hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk
gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan
upah dan mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya,
prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan
adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin
dari setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah
hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
3.
Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah
akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini
umumnya lebih sulit diverifikasi karena perusahaan seringkali memiliki
beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan
dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu
dilakukan adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian
menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus
membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun –
tahun sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4.
Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar
kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar
sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang
material. Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat
dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi
pada risalah rapat dewan direksi.
5.
Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten
dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling
penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan
pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang.
Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS 43 mengenai absen
yang diberi kompensasi.
6.
Pajak Penggajian Akrual
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian
serta federal dapat diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak
yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang
sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7.
Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji
kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur
langsung. Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang
relatif sedikit terhadap akun – akun laporan laba rugi pada sebagian
besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban
terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan yang ekstensif hanya
akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang
signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal,
salah saji yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians
utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis.
8.
Kompensasi Pejabat
Auditor
harus
memverifikasi
apakah
total
kompensasi
pejabat
merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan
bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT pajak
penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena
beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih
besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah
untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat
dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang
berhubungan.
9.
Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi
untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam
kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia, mungkin
perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk
tenaga penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula
mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian
dengan
total penggajian
untuk
seluruh
tahun.
Total pajak
penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat
yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak
biaya dan biasanya tidak diperlukan kecuali jika prosedur analitits
mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan
melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian
yang
berhubungan
erat
dengan
pengujian
pajak
penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar
umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari
pengujian tersebut adalah
untuk
menentukan
apakah
transaksi
penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak
dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis salah
saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan
kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. Biaya yang
dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlah
dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan
perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang
diperlukan untuk transaksi siklus penggajian
dan personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang
kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif
lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat
tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo
untuk akun kewajiban dan beban.
TUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSI
Pembayaran penggajian
(keterjadian).
yang tercatat
adalah untuk
pekerjaan yang dilaksanakan oleh karya
Transaksi penggajian
yang adal telah dicatat (kelengkapan)
Transaksi penggajian
yang dicatat adalah untuk jumlah waktu yang benar-benar dikerjakan dan pada t
pemotongan pajak telah dihitung dengan
benar (keakuratan).
34
Transaksi penggajian
(posting
telah dimasukkan dengan benar
dalam
file induk
penggajian dan
dan pengikhtisaran).
Transaksi penggajian
telah diklasifikasikan dengan
benar (klasifikasi).
35
diikht
Transaksi penggajian
telah dicatat pada tanggal yang
benar (penetapan waktu).
2.11 Menjelaskan dan Menilai Materialitas, Risiko, dan Strategi Audit
Oleh karena biaya gaji dan upah umumnya merupakan biaya operasi
terbesar, maka rekening biaya gaji dan upah sangat material bagi laporan laba
rugi. Risiko bawaan asersi penilaian atau alokasi mungkin saja tinggi karena
adanya kompleksitas perhitungan biaya gaji dan upah misalnya besarnya volume,
perhitungan gaji dan upah berdasar satuan jumlah produk yang dihasilkan
maupun jumlah jam kerja, serta penentuan jumlah gaji berikut bonus dan
kompensasi yang berdasar prestasi karyawan. Saldo utang gaji akhir tahun sering
tidak material. Kebanyakan perusahaan memperluas struktur pengendalian
internal atas transaksi gaji dan upah. Oleh karena itu, auditor menerapkan
pendekatan tingkat risiko kontrol yang ditetapkan lebih rendah untuk sebagian
besar asersi.
36
Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor.
Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan
dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun
klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang
lebih
tinggi.
Disamping
adanya
kecurangan
tersebut,
akuntan
harus
memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif
sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.
Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus
penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan
adalah :
a.
Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian
b. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern
untuk transaksi penggajian
c.
Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak
material. Teknis audit yang disarankan:
1.
Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu
2.
Terapkan prosedur analitikal
3.
Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
4.
Hitung k
“AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA”
Disusun Ole
NAMA
1.
Ghea Eka Putri
2.
Yuyun Anggrahini
3.
Vivin Nurlaili Putri
4.
Aan Andriani
5.
Hety Kustriani Harianti
6.
Nony Saraswati Gendis
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONEISA
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan
rahmat dan karunia-Nya sehingga Tugas Makalah Auditing II tentang “Audit
Siklus Penggajian dan Personalia” ini dapat terselesaikan.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sedalamdalamnya kepada Yth:
1. Ibu Apry Linda Diana, SE.,M.Ak. selaku dosen mata kuliah Auditing II
2.
Rekan-rekan satu kelompok yang telah membantu penyelesaian
penyusunan makalah ini
Makalah ini merupakan suatu pembelajaran untuk kami dan diharapkan
dengan adanya makalah ini dapat meningkatkan pemahaman tentang Audit Siklus
Penggajian dan Personalia. Selain itu, makalah ini juga dapat digunakan sebagai
pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa untuk melihat keadaan yang sebenarnya
pada etika profesi akuntan dan disesuaikan dengan teori-teori yang ada.
Dengan penuh kesadaran, bahwa Makalah Auditing II tentang “Audit
Siklus Penggajian dan Personalia” ini masih perlu disempurnakan lagi, sehingga
saran dan kritik untuk penyajian serta isinya sangat diperlukan.
Kami ucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang turut berpartisipasi
dalam penulisan makalah ini.
Jakarta, 27 April 2018
Tim Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................. i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................. ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah ......................................................................................
1
1.2
Rumusan Masalah ................................................................................................. 2
1.3
Tujuan Penulisan ................................................................................................... 3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia ............. .. 5
2.2 Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen
dan Catatan Terkait...............................................................................................
5
2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia .............................. 5
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen
danPencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan
Personalia .................................................................................................. 6
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan
Personalia .................................................................................................. 9
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian
Personalia ................................................................................................12
2.3
Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia ..................................14
2.4
Program Audit ......................................................................................................15
2.5
Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern ...............................................17
2.6 Aktivitas Pengendalian ......................................................................................18
2.7
Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman
................................19
2.8
Penentuan Risiko Pengendalian ......................................................................19
2.9
Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi .................................................................................20
ii
2.10 Metodologi untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
...............26
2.11 Menjelaskan dan Menilai Materialitas, Risiko, dan Strategi Audit ....
36
ii
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan............................................................................................................38
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................................40
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Di dalam masyarakat modern,
kekayaan dinilai dengan uang
dan
setiap transaksi aliran kekayaan antar individu di dalam masyarakat diukur
dengan satuan uang. Untuk mendapakan berbagai barang dan jasa yang
diperlukan, masyarakat modern memerlukan uang sebagai ukuran transaksi.
Pengunaan uang telah menerobos ke semua aspek kehidupan. Manusia modern
memerlukan akuntansi sebagai komunikasi keuangan antar individu di dalam
masyarakat. Kebutuhan akan informasi akuntansi berkembang sejalan dengan
perkembangan kekayaan yang dimiliki oleh masyarakat.
Setiap pihak yang diserahi wewenang untuk mengelola kekayaan investor
berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan kekayaan tersebut
kepada investor. Dalam mempertanggungjawabkan kekayaan, manajemen
perusahaan mengunakan akuntansi sebagai bahasa komunikasi. Untuk itu,
perusahaan perlu menyelengarakan akuntansi yang memungkinkan disajikannya
laporan
pertanggungjawaban
kepada
para
investor.
Pertanggungjawaban
keuangan memerlukan dua unsur yaitu: kompetensi dalam bidang akuntansi dan
keandalan
informasi
akuntansi
yang
dihasilkan.
Semakin
kompleks
perekonomian suatu masyarakat, semakin kompleks transaksi keuangan yang
dilakukan oleh masyarkat tersebut, sehingga memerlukan kompetisi yang tinggi
untuk mencerminkan transaksi keuangan mereka dengan informasi akuntansi.
Pengetahuan auditing menjadikan orang kompeten untuk menilai kewajaran
pertanggungjaawaban keuangan, sehingga memungkinkan orang yang terjun
dalam profesi akuntan publik mampu menghasilkan jasa yang menjadikan
masyarakat dapat memperoleh informasi keuangan yang andal. Informasi
keuangan yang andal bagi masyarakat penting dalam menggambil keputusan
pengalokasian sumber daya ekonomi secara efektif dan efesien.
1
Dalam makalah ini siklus kegiatan perusahaan akan digunakan sebagai
objek pengujian pengedalian khususnya jasa penggajian atau personalia yang
berhubungan langsung dengan sumber daya manusia. Sumber daya manusia
merupakan faktor penting perusahaan dalam menjalankan segala aktivitas
perusahaan . Salah satu kewajiban perusahaan adalah pemberian gaji sebagai
balas jasa perusahaan. Pemberian jasa ini merupakan proses yang dalam
pelaksanaannya butuh suatu pengendalian yang memadai agar tidak terjadi
penyimpangan.
Biaya gaji merupakan suatu masalah yang sangat penting, biaya gaji
merupakan biaya yang membutuhkan jumlah yang cukup besar dibandingkan
yang lain. Sehingga perlu adanya audit atas penggajian guna menghindari
berbagai macam kecurangan (fraud) dalam pelaksanaan siklus penggajian.
Bertolak dari uraian diatas, penulis membahas tentang siklus penggajian
beseta prosedur-prosedur nya. Penulis memberikan judul makalah Audit Siklus
Penggajian dan Personalia.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang dapat
dibuat adalah sebagai berikut :
1. Akun dan dokumen apa saja yang terkait dalam audit siklus penggajian
dan personalia?
2. Fungsi fungsi apa saja yang terkait dalam audit siklus pengganjian
dan personalia?
3. Apa tujuan dari audit siklus pengganjian dan personalia?
4. Apa saja yang menjadi bahan pertimbangan struktur pengendalian intern?
5. Bagaimana menentukan resiko pengendalian dalam audit siklus
pengganjian dan personalia?
6. Bagaimana pengujian pengendalian dalam audit siklus penggajian
dan personalia?
7. Bagaimana pengujian substantif dalam audit siklus penggajian dan personalia?
1.3
Tujuan Penulisan
1. Mengetahui akun dan dokumen yang terkait dalam audit siklus penggajian
dan personalia.
2. Mengetahui fungsi audit siklus penggajian dan personalia.
3. Mengetahui tujuan audit siklus penggajian dan personalia.
4. Mengetahui pertimbangan struktur pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
5. Mengetahui cara menentukan risiko pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
6. Memahami tentang pengujian pengendalian audit siklus penggajian
dan personalia.
7. Memahami tentang pengujian substantif audit siklus penggajian
dan personalia.
BAB II
PEMBAHASAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan
pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Ketidaktepatan dalam
penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji
laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya
:
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan
dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam
periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait.
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual
dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total
transaksi selama tahun bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua
perusahaan,
sekalipun.
bahkan
perusahaan
yang
kecil
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak
penggajian diatur oleh pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembagian
gaji karyawan dapat menimbulkan masalah moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
2.1
Akun dan Transaksi dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah
untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut
telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang
diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya
dijelaskan dengan akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi
mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan
pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat
apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja
terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada
akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2.2
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia serta Dokumen
dan Catatan Terkait
2.2.1 Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus penggajian dan personalia
melibatkan perolehan jasa dari
karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang
tepat untuk jasa tersebut. Transaksi utama siklus ini adalah transaksi gaji
dan upah. Transaksi ini mempengaruhi beberapa rekening berikut:
1.
Biaya gaji dan upah,
2.
Berbagai bentuk tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan
hari tua, dan sebagainya,
3.
Biaya tenaga kerja langsung,
4.
Utang gaji dan upah,
5.
Pajak penghasilan karyawan,
6.
Rekening kas di bank, dengan sistem imprest atau dana tetap, yang
khusus digunakan untuk membayar gaji dan upah.
Hubungan antar rekening tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
2.2.2 Klasifikasi Transaksi, Akun, Fungsi-fungsi Bisnis, Dokumen dan
Pencatatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan Personalia
Kolom ketiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus
penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan
antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan.
1.
Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang
independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang
memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber
catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil,
tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi,
evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji,
termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan
dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran
serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan
untuk
mengotorisasi
tingkat
pembayaran.
Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen,
atau otorisasi dari dewan direksi.
2.
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara
langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji
dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor,
pengurangan, dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
a.
Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.
b.
Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan
karyawan selama periode waktu tertentu.
c.
File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses
oleh sistem akuntansi selama suatu periode.
d.
Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya
mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor
dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi.
e.
File induk penggajian
File
komputer
yang
penggajian bagi setiap
digunakan
untuk
mencatat
transaksi
karyawan dan mempertahankan total
upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal
saat ini.
3. Pembayaran Gaji
a.
Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan
sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam
cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
pemotongan lainnya.
b.
Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi
semua akun kas termasuk penggajian, untuk menemukan
kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun
penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan.
Akun imprest membatasi exposure klien terhadap kecurangan
penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening bank
penggajian.
4.
Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan
SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang
transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan
kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten
harus memverifikasi output secara independen.
a.
Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan
karyawan
pembayaran kotor,
selama
tahun
pemotongan
kalender,
termasuk
pajak penghasilan,
dan
pemotongan jaminan sosial.
b.
SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian,
dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong
dan pajak perusahaan.
2.2.3 Catatan dan Dokumen dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan
dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :
a.
Catatan personalia (personel records)
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil,
tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan
tanggal berhenti bekerja.
b.
Formulir Otorisasi (Personal Authorization)
Adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan
seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
c.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian
Merupakan hal yang penting dalam audit penggajian karena
mempengaruhi secara langsung beban penggajian dalam setiap
periode. Untuk mencegah salah saji dalam tepat aktivitas berikut
diperlukan pengendalian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan
dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
d.
Kartu waktu (time card)
Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu
waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat
disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau
pembaca kartu
identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
e.
Tiket waktu pekerjaan (Time tickect)
Tiket
waktu
pekerjan
adalah
formulir
yang
menunjukkan
pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang karyawan yang
melakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang
berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secara electronic
dengan system pelaporan waktu dan beban.
f.
File transaksi penggajian
File yang dibuat oleh komputer ini mencantumkan semua transaksi
penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode,
seperti satu hari, satu minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut
berisi semua informasi yang dimasukkan kedalam sistem dan informasi
tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer identifikasi,
tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan
pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi.
g.
Jurnal atau data penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya
mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih,
jumlsh pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi.
Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar juga
diposting secara simultan kebuku besar umum dan ke file besar induk
penggajian.
h.
File induk penggajian (payroll master file)
Adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi
penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah
karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
Catatan setiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama
setiap periode penggajian, pengurangan dari
pembayaran kotor,
pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui
dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam
file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun
buku besar umum
i.
Cek gaji.
Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai
pertukaran atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut
merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya.
Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian,
tetapi tanda tangan yang diotorisasi telah membuat cek tersebut sebagai
aktiva. Setelah
dibatalkan
cek gaji dicairkan
oleh
karyawan,
cek
yang
lalu dikembalikan ke perusahaan dari bank. Cek gaji
seringkali disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap
karyawan
j.
Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua
akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah
akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.
Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transfer
dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum
distribusi penggajian
k.
Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan
karyawan
selama
tahun
kalender,
termasuk
pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan
jaminan sosial.
l.
SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan
federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak
perusahaan.
2.2.4 Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Penggajian Personalia
Fungsi personalia melibatkan aktivitas bagian-bagian lain yang
berkaitan dengan pemberian kompensasi kepada sesorang karyawan
perusahaan. Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan
fungsi tertentu yang antara lain :
1.
Fungsi penerimaan karyawan baru (Hiring Employees)
Fungsi inilah yang bertugas untuk menentukan layak atau tidaknya
seseorang diterima sebagai karyawan baru perusahaan.
2. Fungsi pengotorisasi pengubahan gaji dan upah (Authorizing Payroll
Changes)
Fungsi
ini
dipegang
oleh
departemen
(pengawas)
karyawan
atau
atasan
personalia.
karyawan
Supervisor
tersebut
mengusulkan perubahan tarif gaji dan upah atau kenaikan jabatan.
dapat
3. Fungsi pelaksana absensi dan data waktu kerja (Preparing
Attendance dan Time Keeping Data)
Fungsi ini sangat penting dalam audit gaji dan upah karena secara
langsung mempengaruhi biaya gaji dan upah suatu periode.
4. Fungsi pelaksana gaji dan upah (Preparing the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh departemen gaji dan upah serta EDP (pada
sistem komputer). Departemen ini mengolah data jam kerja karyawan
untuk menentukan (menghitung) gaji dan upah yang didukung dengan
voucher gaji dan upah.
5.
Fungsi pencatat gaji upah (Recording the Payroll)
Fungsi ini dipegang oleh bagian accounting. Pengendalian yang
dilakukan oleh fungsi ini berupa pencatatan biaya gaji dan upah
berdasar salinan cek gaji dan upah yang disukung dengan voucher gaji
dan upah.
6. Fungsi pembayar gaji dan upah (Paying the Payroll)
Bendahara kantor biasanya memegang fungsi ini. Bendahara kantor
memegang kopi register voucher dan cek gaji dan upah. Personel
bendahara karyawan kantor kemudian mengecek kesesuaian nama dan
jumlah cek dengan voucher register. Apabila sesuai, maka karyawan
yang berwenang menandatangani cek dan menyerahkan cek pada
karyawan yang berhak.
7.
Fungsi penyiapan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan (Filling
Payroll Tax Return)
Sesuai dengan peraturan perundang-undangan pajak penghasilan,
perusahaan harus memotong gaji dan upah karyawannya.
2.3
Tujuan Audit Terhadap Siklus Gaji dan Personalia
Tujuan audit siklus jasa personalia dibedakan untuk setiap asersi
laporan keuangan.
1.
Asersi Keberadaaan atau Keterjadian
Berkaitan dengan asersi keberadaan atau keterjadian, auditor menekankan
pada apakah seluruh saldo biaya gaji dan upah, utang gaji dan upah,
tunjangan, bonus, dan saldo rekening lain yang terkait, benar-benar eksis
pada tanggal neraca. Selain itu, asersi ini juga menekankan pada apakah
seluruh transaksi gaji dan upah yang tercatat benar-benar terjadi dan tidak
ada transaksi pembayaran gaji dan upah fiktif.
2.
Asersi Kelengkapan
Asersi kelengkapan menekankan apakah seluruh transaksi dan saldo yang
semestinya tercantum dalam laporan keuangan, sudah benar-benar dicatat
dan disajikan. Auditor akan mencoba mendeteksi apakah ada transaksi
pembayaran gaji dan upah yang belum tercatat.
3.
Asersi Hak dan Kewajiban
Berkaitan dengan asersi ini, auditor berusaha memastikan apakah perusahaan
mempunyai kewajiban legal atas biaya dan utang gaji dan upah, dan pajak
penghasilan karyawan.
4.
Asersi Penilaian dan Pengalokasian
Berkaitan dengan asersi penilaian, auditor akan berusaha memperoleh bukti
mengenai apakah saldo biaya gaji dan upah, bonus karyawan, tunjangan,
utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan telah disajikan dalam
laporan keuangan pada jumlah yang tepat. Auditor akan memastikan apakah
saldo tersebut diperoleh melalui penilaian dan pengalokasian sesuai dengan
prinsip akuntansi yang berlaku umum.
5.
Asersi Pelaporan dan Pengungkapan
Selain memperoleh bukti mengenai keempat asersi tersebut, auditor perlu
menghimpun bukti mengenai apakah transaksi dan saldo yang tercatat telah
tepat diklasifikasikan, dijelaskan, dan diungkapkan
2.4
Program Audit
Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus gaji
dan upah dibedakan atas prosedur:
1.
Pengujian Pengendalian
a. Pengujuan pengendalian biaya gaji dan upah
Langkah-langkahnya:
1. Himpun register gaji dan upah dari bagian gaji dan upah, dan
memeriksa ketepatan perhitungan matematis.
2. Himpun ringkasan gaji dan upah, dan ringkasan distribusi tenaga
kerja terkait.
3. Pilih sampel karyawan secara random dari register gaji.
4. Himpun arsip personalianya, kemudian :
-
Periksa kelengkapan arsip karyawan tersebut
-
Bandingkan informasi pengurangan gaji dan upah dalam catatan
personalia dengan penjurnalan dalam register gaji, himpun
laporan waktu dan hitung penerimaan kotornya
-
Mengusut penjurnalan dalam register gaji tersebut dengan
posting- nya
5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang
diperoleh melalui keempat langkah diatas.
b. Pengujian Pengendalian Pendistribusian Gaji dan Upah
Langkah-langkahnya:
1. Pilih dan minta sampel cek gaji yang sudah di-cancelled.
2. Mengusut rincian dalam cek dengan penjurnalan dalam register gaji
dan upah.
3. Membandingkan tanda tangan penerima cek dengan tanda tangan
dalam catatan personalia.
4. Mengamati pendistribusian cek secara langsung.
5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang
diperoleh melaui keempat langkah diatas.
2.
Pengujian Substantif
a. Program audit awal
1. Buat top schedule.
2. Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait.
3. Lakukan tes matematis.
4. Cocokkan.
b. Prosedur analitis
1. Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo
tahun sebelumnya.
2. Bandingkan saldo dan anggaran.
3. Hitung rasio.
c. Detail transaksi
1. Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya.
2. Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta
laporan yang ditandatangani mandor.
3. Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan
dengan catatan pengurangan yang telah diotorisasi.
4. Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang
dibuat.
5. Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang
tidak digunakan.
d. Detail Saldo
1. Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke
kontrolnya.
2. Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan
PPh apakah sesuai Undang-Undang.
3. Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan
Laba Rugi dan SPT.
4. Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan
catatan personal.
5. Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan
upah. e. Penyajian dan Pengungkapan
1. Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba
Rugi apakah sudah tepat.
2.5
Pertimbangan Struktur Pengendalian Intern
Auditor harus memperoleh pemahaman struktur pengendalian
intern transaksi gaji dan upah. Pemahaman tersebut meliputi:
1.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian meliputi beberapa faktor lingkungan
pengendalian, yaitu:
-
Pertanggungjawaban urusan karyawan ada pada direktur
hubungan industrial atau personalia,
-
Metode pengendalian manajemen termasuk penggunaan biaya standar
dan anggaran serta perhitungan varians,
-
Adanya internal auditor,
-
Praktik dan kebijakan ketenagakerjaan.
2.
Penaksiran Risiko
Sebagai unsur dari perhitungan risiko, manajemen harus mempertimbangkan
risiko yang telah dibahas pada uraian tentang risiko bawaan dan perancangan
pengendalian di atas.
3.
Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)
Dalam pemahaman sistem akuntansi, akuntan harus kompeten dalam
menggunakan komputer karena transaksi gaji dan upah yang biasanya
pertama kali diterapkan dalam komputerisasi.
4.
Pemantauan
Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan manajemen dalam siklus
personalia mencakup umpan balik dari para karyawan seperti misalnya
informasi mengenai data karyawan itu sendiri yang nantinya terkait erat
dengan proses penentuan tunjangan untuknya.
2.6
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas transaksi penggajian
dan pengupahan dapat digolongkan menjadi beberapa kebijakan dan prosedur
yang berkaitan dengan:
1. Riview kinerja. Aktivitas pengendalaian ini mencakup review atas kinerja
sesungguhnya dari transaksi yang berkaitan dengan penggajian dan
pengupahan periode sebelumnya.
2. Pengolahan informasi. Dua pengelompokan untuk aktivitas pengendalian
jenis ini adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian
umum ini terkait dengan pengendalian atas operasional dari transaksi
penggajian dan pengupahan, pengembangan dan pemeliharaan sistem
aplikasi. Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara
individual untuk masing- masing transaksi tersebut.
3. Pengendalian
fisik.
Untuk
mengendalikan
penggunaan
uang
yang
tidak seharusnya dan biaya tenaga kerja yang tidak diotorisasi, manajemen
harus menentukan kebijakan untuk membatasi akses ke personel dan catatan
gaji.
4. Pemisahan tugas. Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda
untuk memberikan
otorisasi
transaksi penggajian
dan
pengupahan,
pencatatan transaksi penggajian dan pengupahan, menyelenggarakan
penyimpanan aktiva yang dikelola dimaksudkan untuk mengurangi
kemungkinan atau kesempatan orang untuk berbuat curang.
2.7
1.
Penghimpunan dan Pendokumentasian Pemahaman
Review Pendahuluan
Dalam review pendahaluan, auditor mengembangkan pemahaman umum
mengenai lingkungan pengendalian perusahaan, alur personel dan transaksi
gaji serta pencatatan semua sistem akuntansinya.
2.
Dokumentasi Sistem
Auditor
dapat
menggunakan
flowchart
atau
kuesioner
untuk
mendokumentasikan pemahamannya dan menyiapkan narasi deskriptif
pelaksanaan pembayaran gaji dan upah bagi karyawan perusahaan.
3.
Menganalisa Alur Transaksi
Untuk menguatkan pemahamannya akan pengendalian intern perusahaan
klien, auditor dapat memilih salah satu lini pemrosesan transaksi gaji dan
upah dan melakukan tracing terhadapnya.
2.8
Penentuan Risiko Pengendalian
Proses penentuan risiko pengendalian meliputi identifikasi salah saji
potensial,
pengendalian
yang
perlu,
dan tes
pengendalian.
Dalam
menentukan risiko pengendalian, auditor perlu menyadari bahwa salah saji gaji
dan upah dapat disebabkan karena kesalahan yang tidak disengaja maupun
manipulasi. Auditor perlu memperhatikan adanya risiko overstatement gaji dan
upah. Risiko understatement (asersi kelengkapan) dapat dikatakan sangat kecil
karena tenaga kerja akan mengklaim apabila gajinya dibayar dalam jumlah
lebih kecil dari semestinya.
Risiko overstatement meliputi:
1.
Pembayaran tenaga kerja fiktif,
2.
Pembayaran tidak fiktif tapi karyawan yang bersangkutan tidak bekerja,
3.
Pembayaran melebihi tarif.
Kedua risiko pertama diatas berhubungan erat dengan asersi keberadaan atau
keterjadian. Sedangkan risiko ketiga berkaitan dengan asersi penilaian dan
pengalokasian.
Pengujian pengendalian dititikberatkan kepada pengendalian yang dapat
mencegah dan mendeteksi overstatement. Prosedur pengujian yang sangat
berguna adalah vouching. Auditor pertama kali melihat catatan gaji dan upah,
kemudian dilanjutkan dengan memeriksa keberadaan dokumen pendukungnya.
Disamping itu, auditor dapat mengamati distribusi gaji dan upah. Dalam hal ini
auditor dapat mengamati pelaksanaan pemisahaan tugas, dan pembayaran gaji
dan upah.
2.9
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan
terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan
dan ketidakpuasan para karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan
program penggajian di komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap
perubahan schedule pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa
penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidak sulit bagi
perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian
dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan
bagian paling penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat
ekstensif.
Banyak auditor
menghadapi resiko salah saji material yang
rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total
beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
Karyawan
kemungkinan
besar
akan
mengajukan
keluhan
kepada
manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah.
Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan
federal meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak
pengangguran.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian
internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi
setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal –
hal berikut:
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu,
auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan
kelemahan yang material untuk setiap organisasi.
Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi
penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian
dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini
tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko
pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan
digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman
mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai
risiko pengendalian:
1.
Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan
personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran
kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap
independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan
aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus atau menambahkan karyawan.
Pemprosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah
ditandatangani.
2.
Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk
menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah
tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap
karyawan,
terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat
dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian
hanya untuk jam lembur saja.
3.
Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem
penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau
paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan
atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak
perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya
penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.
4.
Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus
ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian
harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian
dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus
dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda
tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5.
Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk
perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau
karyawan lain yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian
untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6.
Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal,
auditor
harus mereview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak
penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa
pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai
menyiapkan formulir pajak secara benar.
7.
Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk
perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih
dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang
yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan.
Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada
cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk
mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang
tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal
penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah
karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8.
Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang
lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang
tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan
waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar
menurut catatan penggajian
dengan catatan jam kerja yang independen.
Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis
penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor
untuk mendeteksinya.
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci,
Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk
Penggajian
2.10 Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas
rincian saldo setelah menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan
melaksanakan pengujian
pengendalian
serta
pengujian
substantif
atas
transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam
siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk
kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun
kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian
tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko
bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang
kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan
kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren
untuk akun kewajiban penggajian.
Jika sebagian besar
transaksi melibatkan
kas,
ada
berupa
penggajian.
itu,
auditor
kecurangan
Karena
resiko
inheren
sering
kali
mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi
keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara
signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi
menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di
antara kategori persediaan.
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban
penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus
penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
PROSEDUR ANALITIS
Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun – tahun sebelumnya (disesua
Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – t
Membandingkan beban komisi
sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tah
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta
laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia :
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk
memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering
kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses),
biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara
efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam
menguji kewajiban penggajian adalah :
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang
benar
(Keakuratan).
b. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat
pada periode yang benar (Pisah Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa
tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Berikut ini adalah
beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia
:
1.
Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah
dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian,
formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya,
dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal
sudah beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan
mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.
2.
Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah
yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir
hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk
gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan
upah dan mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya,
prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan
adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin
dari setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah
hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
3.
Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah
akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini
umumnya lebih sulit diverifikasi karena perusahaan seringkali memiliki
beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan
dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu
dilakukan adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian
menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus
membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun –
tahun sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4.
Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar
kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar
sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang
material. Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat
dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi
pada risalah rapat dewan direksi.
5.
Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten
dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling
penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan
pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang.
Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS 43 mengenai absen
yang diberi kompensasi.
6.
Pajak Penggajian Akrual
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian
serta federal dapat diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak
yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang
sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7.
Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji
kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur
langsung. Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang
relatif sedikit terhadap akun – akun laporan laba rugi pada sebagian
besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban
terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan yang ekstensif hanya
akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang
signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal,
salah saji yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians
utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis.
8.
Kompensasi Pejabat
Auditor
harus
memverifikasi
apakah
total
kompensasi
pejabat
merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan
bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT pajak
penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena
beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih
besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah
untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat
dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang
berhubungan.
9.
Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi
untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam
kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia, mungkin
perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk
tenaga penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula
mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian
dengan
total penggajian
untuk
seluruh
tahun.
Total pajak
penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat
yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak
biaya dan biasanya tidak diperlukan kecuali jika prosedur analitits
mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan
melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian
yang
berhubungan
erat
dengan
pengujian
pajak
penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar
umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari
pengujian tersebut adalah
untuk
menentukan
apakah
transaksi
penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak
dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis salah
saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan
kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. Biaya yang
dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlah
dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan
perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang
diperlukan untuk transaksi siklus penggajian
dan personalia tidaklah mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang
kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif
lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat
tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo
untuk akun kewajiban dan beban.
TUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSI
Pembayaran penggajian
(keterjadian).
yang tercatat
adalah untuk
pekerjaan yang dilaksanakan oleh karya
Transaksi penggajian
yang adal telah dicatat (kelengkapan)
Transaksi penggajian
yang dicatat adalah untuk jumlah waktu yang benar-benar dikerjakan dan pada t
pemotongan pajak telah dihitung dengan
benar (keakuratan).
34
Transaksi penggajian
(posting
telah dimasukkan dengan benar
dalam
file induk
penggajian dan
dan pengikhtisaran).
Transaksi penggajian
telah diklasifikasikan dengan
benar (klasifikasi).
35
diikht
Transaksi penggajian
telah dicatat pada tanggal yang
benar (penetapan waktu).
2.11 Menjelaskan dan Menilai Materialitas, Risiko, dan Strategi Audit
Oleh karena biaya gaji dan upah umumnya merupakan biaya operasi
terbesar, maka rekening biaya gaji dan upah sangat material bagi laporan laba
rugi. Risiko bawaan asersi penilaian atau alokasi mungkin saja tinggi karena
adanya kompleksitas perhitungan biaya gaji dan upah misalnya besarnya volume,
perhitungan gaji dan upah berdasar satuan jumlah produk yang dihasilkan
maupun jumlah jam kerja, serta penentuan jumlah gaji berikut bonus dan
kompensasi yang berdasar prestasi karyawan. Saldo utang gaji akhir tahun sering
tidak material. Kebanyakan perusahaan memperluas struktur pengendalian
internal atas transaksi gaji dan upah. Oleh karena itu, auditor menerapkan
pendekatan tingkat risiko kontrol yang ditetapkan lebih rendah untuk sebagian
besar asersi.
36
Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor.
Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan
dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun
klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang
lebih
tinggi.
Disamping
adanya
kecurangan
tersebut,
akuntan
harus
memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif
sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.
Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus
penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan
adalah :
a.
Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian
b. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern
untuk transaksi penggajian
c.
Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak
material. Teknis audit yang disarankan:
1.
Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu
2.
Terapkan prosedur analitikal
3.
Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
4.
Hitung k