Pengertian dan fungsi MSDM

  

PERTEMUAN 8

MANAJEMEN SUMBERDAYA

MANUSIA

PUTRI RONITAWATI, SKM, M.Si

PROGRAM STUDI GIZI FIKES

Pengertian dan fungsi MSDM

  

Manajemen : seni untuk menyelesaikan pekerjaan

_ melalui orang lain

  Fungsi manajemen: _{ } Perencanaan: menetapkan apa yg akan dilakukan Pengorganisasian: merancang dan menugaskan kelompok _ kerja Penyusunan personalian: penarikan; seleksi;pengembangan;pemberian kompensasi;dan penilaian _ prestasi

Pengarahan: motivasi; kepemimpinan;integrasi dan

_ pengelolaan konflik Pengawasan

  

Manajemen MSDM: perencanaan

  pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian konpensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumberdaya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat (Flippo, 1980)

   Menurut French (1974) manajemen SDM: penarikan, seleksi, pengembangan,

penggunaan dan pemeliharaan sumberdaya

manusia oleh organisasi

   Manajemen SDM: penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan sumberdaya manusia untuk mencapai baik tujuan individu maupun organisasi

Fungsi-fungsi Personalia

  Pemel _iharaan Seleksi

  Pengem bangan Penggunaan

Penarikan

Fungsi pokok bidang SDM

   Untuk menjalin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi berbagai kebijaksanaan yg mempengaruhi orang-orang yang membentuk organisasi

   Untuk membantu para manajer mengelola sumberdaya manusia

Fungsi personalia Kegiatan personalia 

  Penarikan ^1. Analisis pekerjaan _2.

  Perencanaan SDM _3. Proses penarikan _ Saluran penarikan _ Blangko lamaran _ Seleksi ^1. Proses seleksi _ Test seleksi _ Wawancara _ Referensi _ Evaluasi medis

  lanjutan 

  Pengembangan ^1. Penilaian prestasi _2.

  Konseling _3. Disiplin _4. Latihan _5. Pengembangan manajemen _6. Pengembangan organisasi Pemeliharaan ^1. Pemberian konpensasi _

  Evaluasi pekerjaan _ Pengupahan _ Program-program insentif _ Konpensasi pelengkap

  lanjutan Lanjutan pemeliharaan

  2.Hubungan perburuhan _{ } Perundingan kolektif Perjanjian kerja

  3.Pelayanan karyawan _ Rekreasi _{ 1.}

  4.Keamanan dan kesehatan Penggunaan _2. Perencanaan karier _3. Perluasan pekerjaan Audit personalia

Penerapan MSDM di jasa makanan

  

Tujuan orang bekerja tidak semata-mata

mencari uang(gaji yg tinggi)

   Hasil penelitian di AS ternyata uang

menduduki urutan terakhir alasan orang

_1. bekerja

  Adanya rasa aman _2. Adanya rasa memiliki _3. Ada yg mengarahkan atau membimbing _4. Ada kesempatan promosi _5. Kepuasan suasana kerja yg nyaman dan adanya tantangan u berprestasi

Penetuan jumlah pegawai yg dibutuhkan

   Dalam pengoprasian pelayanan makanan pertimbangan dan kebijakan yg berpengaruh terhadap kebutuhan pegawai: _

  Jumlah atau banyaknya makanan yg akan _ diproduksi _ Perkiraan jumlah orang yang akan dilayani _ Besarnya ruangan produksi dan pelayanan Kelengkapan perlengkapan yg tersedia termasuk penggunaan perlengkapan makan

   _ Meja yg tersedia _ Waktu pelayanan Sistem pelayanan makanan: cafetaria, _ kantin dsb Biaya yg tersedia

Rekruitment dan seleksi tenaga kerja

   Recruitment (penarikan): proses pencarian para calon karyawan

(pelamar) yg mampu untuk melamar

sebagai karyawan

   _1. Kendala-kendala recruitment:

  Kebijakan promosi: karyawan lama diberi kesempatan pertama untuk mengisi lowongan _2. kerja yang dipromosikan Kebijakan konpensasi;organisasi mempunyai range upah untuk berbagai pekerjaan yg _3. berbeda , mempengaruhi minat pencari kerja

  Kebijakan status karyawan: honorer, musiman _4. atau sementara atau part time Kebijakan penerimaan tenaga lokal

  

Saluran-saluran penarikan karyawan 

  Walk – ins: pelamar datang sendiri ke perusahaan untuk mengisi blangko lamaran _ Rekomendari dari karyawan _ Pengiklanan _ Agen penempatan tenaga kerja _ Lembaga-lembaga pendidikan _ Nepotisme dll

   Evaluasi penarikan karyawan _{ } Jumlah pelamar

  Jumlah usul tentang pelamar yg diajukan _ untuk diterima _ Jumlah penerimaan Jumlah penempatan karyawan yg berhasil

  

Blangko lamaran kerja 

  Data pribadi _ Pendidikan dan keterampilan _ Pengalaman kerja _ Status pekerjaan _ Keanggotaan organisasi, penghargaan dan hobi _ Refenrensi _ Tenda tangan

Proses seleksi

  Analisisi Jabatan Rencana SDM

  Penarikan Proses seleksi Orientasi

  Latihan Pengembangan Perencanaan karier Evaluasi prestasi

  Kompensasi Perjanjian kolektif Pengawasan personalia

Langkah-langkah dalam proses seleksi

  1 Penerimaan Pendahuluan pelamar

  2 Tes penerimaan

  3 Wawancara seleksi

  4 Pemeriksaan referensi

  5 Tes kesehatan

  6 Wawancara Oleh penyelia

  7 Keputusan penerimaan

  

  Penerimaan pendahuluan: organisasi memilih para karyawan dan para pelamar dengan wawancara _ pendahuluan, penulisan aplikasi Tes-tes penerimaan _

  Tes psikologis _ Tes kecerdasan _ Tes kepribadian _ Tes bakat _ Tes minat _ tes prestasi _

  Tes pengetahuan _ Tes performance

   Wawancara seleksi: percakapan formal dan mendalam yg dilakukan untuk

mengevaluasi hal yg dpt diterima atau

tidaknya seorang pelamar

   Teknik yg paling banyak digunakan

   Tipe wawancara _{ } Individual

  Kelompok

  Tipe Wawancara Jumlah Pewawancara

  Jumlah Pelamar Individual

  1

  1 Kelompok 2≤

  1 2≤ 1 2≤

  2≤

Tujuan wawancara

  

  Bagi perusahaan dapat memperoleh informasi pribadi pelamar sebanyak-banyaknya, sedangkan untuk pelamar mendapat informasi tentang pekerjaan yang _ akan diembannya Dapat mengevaluasi karateristik pribadi pelamar : sikap, kemampuan berbicara, kepribadian dan _ kemampuan berkomunikasi secara keseluruhan

  Dapat menilai seberapa jauh motivasi, kelincahan, kecakapan, keinginan, komitment dan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan

   Memberi kesempatan bagi pelamar untuk mengetahui keadaan sekitar tempat kerja

   Memberi kesempatan untuk mengevaluasi timbal balik antara pelamar dan suasana tempat kerja

Proses wawancara

  

Evaluasi

Terminasi

Pertukaran informasi

Pengarahan (penciptaan hubungan)

  

Persiapan wawancara

Persiapan wawancara

   _ Tentukan tujuan wawancara _ Siapan garis besar topik wawancara

  Jadwalkan waktu wawancara yg tepat untuk kedua _ belah pihak Berikan informasi kepada pelamar tentang tujuan _ dan jenis wawancara yg akan dilakukan _ Kaji seluruh informasi yg diperlukan tentang pelamar Ciptakan kondisi ideal agar proses wawancara terjadi dalam suasana yg menyenangkan, bersifat pripadi tanpa ada interupsi

Contoh pertanyaan wawancara di bidang jasa makanan

  

  Pernahkan anda punya pengalaman masak-memasak _ pada pelayanan makanan untuk orang banyak ? _ Apakah anda senang memasak? Bagaimana anda menilai pekerjaan anda sendiri _ selama lima terakhir ? Bagaimana anda menjelaskan tentang diri anda _ sendiri? _ Apa motivasi anda dalam bekerja? Apa anda yakin dapat melaksanakan pekerjaan disini?

   _ Apa anda bekerja karena terpaksa?

  Mengapa anda ingin bekerja dibidang pelayanan _ makanan? _ Di mana anda bekerja selama ini? _ Pekerjaan apa yang paling anda sukai? Mengapa? _ Pekerjaan apa yang tidak anda sukai?mengapa? Bila anda belum pernah bekerja, pelajaran apa yang _ paling anda sukai di sekolah/kuliah? Faktor apa yg dapat menghalangi anda bekerja dengan teratur dan tepat waktu/

   Apakah gaji awal yang kami tawarkan kira- kira dapat memenuhi kebutuhan anda?

  

Mata pelajaran/kuliah apa saja yang pernah

anda dapatkan yg berhubungan dgn pelayanan makanan?

   Apakah ada yang ingin anda tanyakan tentang pekerjaan ini?

   Dll . . . Pertanyaan lain yg relevan

Hal yang dilakukan setelah wawancara

  

Membuat intisari dan catatan penting

hasil wawancara

  

Mengevaluasi kembali pertanyaan yg

telah diajukan dan jawaban yg diterima

  

Membuat kesimpulan tentang peluang

kerja bagi si pelamar

Dasar penentuan diterimanya pelamar

   Surat lamaran

   Hasil wawancara

   Surat rekomendasi tentang pengalaman kerja

   Transkip/raport nilai selama pendidikan

   Test tertulis

   Keadaan fisik dan penampilan

   Hal lain yg dianggap berhubungan

Kontrak kerja

   Tujuan kontak kerja: Membuat pekerja baru merasa aman, tentram dan merasa bertanggung jawab pada pekerjaannya

   Isinya: hak dan kewajiban yang harus dipenuhi baik oleh pekerja maupun perusahaan termasuk hak dan kewajiban

pekerjaan setelah melewati masa percobaan

   Biasanya diberlakukan untuk pekerja di perusahaan swasta. PNS ada UU PNS sendiri

Masa orientasi

  

Masa/program orientasi adalah:

  

masa induksi untuk memperkenalkan

para pekerja baru tentang peranan, kedudukan terhadap organisasi dan para karyawan lain

Materi program orientasi

   Masalah organisasi _

  Sejarah singkat organisasi (nama dan jabatan para direktur, jabatan karyawan dan departeman, _ layout fasilitas fisik dsb) Kebijakan dan aturan perusahaan

   Perkenalan _{ } Penyelia _ Para pelatih _ Rekan kerja

  Bagian bimbingan karyawan

   Tunjangan-tunjangan karyawan _

  Skala pengupahan _ Cuti dan liburan _ Jam istirahat _ Latihan dan pendidikan _ Konseling _ Asuransi _ Program pensiun _ Pelayanan organisasi para karyawan _ Program rehabilitasi

   Tugas-tugas jabatan _

  Lokasi pekerjaan _ Tugas-tugas pekerjaan _ Kebutuhan keamanan _ Fungsi jabatan _ Sasaran-sasaran pekerjaan _ Hubungan dengan pekerjaan lain

Latihan dan pengembangan karyawan

  

Tujuan: 

  Untuk menutupi gap/kesenjangan antar

kecakapan atau kemampuan karyawan

_ dengan permintaan jabatan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yg telah ditetapkan

Persiapan program latihan dan pengembangan karyawan

  Isi program Penilaian dan Sasaran lat Identifikasi & kebutuhan pengembangan Prinsip belajar

  

Teknik latihan dan pengebangan

karyawan 

  Metode program latihan dan pengembangan karyawan _ Metode praktis ( on the job training) _

  Rotasi jabatan _ Latihan instruksi pekerjaan _ Magang _ Penugasan sementara

   Teknik presentasi informasi dan metode simulasi ( off the job training) _

  Metode simulasi _{ } Studi kasus _ Role playing Busines game: stimulasi pengambilan dalam skala kecil _ yang dibuat sesuai dgn situasi yg sebenarnya Vestibule training:bentuk latihan yg menggunakan tenaga pelatih ahli dengan area terpisah yg dibuat sedemikian rupa menyerupai peralatan yang akan _ digunakan Program pengembangan eksekutif (PT atau lembaga pendidikan: penataran, pendidikan dll)

   Teknik presentasi informasi _

  Kuliah _ Presentasi video _ Metode konferensi _ Studi sendiri

Keuntungan dari latihan dan pengembangan untuk pekerja

   Respek pribadi

   Termotivasi

   Ada harapan untuk maju

   Ada harapan untuk mendapatkan pendapatan lebih besar

   Memperoleh peningkatan pengetahuan dan teknik baru

Masalah kepegawaian

   Langkah pencegahan masalah kepegawaian _

  Garis wewenang yg jelas _ Lingkup tanggungjawab yg jelas _ Jadwal kerja _ Interupsi yang singkat dan jelas _ Pengawasan yg cukup _ Kondisi dan lingkungan kerja yg mendukung (aman dan nyaman)

  Penanggulangan masalah kepegawaian 1.

  Pemberian nasehat dan bimbingan (konseling)

  Penurunan pangkat 4. Pemberhentian sementara (skorsing) 5. Pemberhentian pegawai 6. Pengunduran diri

Penilaian prestasi kerja

   Penilaian prestasi kerja adalah: proses

organisasi dalam mengevaluasi atau menilai

prestasi kerja karyawan _

  Kegunaan penilaian prestasi kerja: _ Perbaikan prestasi kerja: umpan balik pelaksanaan kerja, memungkinkan karyawan, manajer dan departemen personalia dapat membetulkan atau memperbaiki _ prestasi kerja dimasa datang Penyesuaian kompensasi: dapat membantu para pengambil kebijakan u menentukan kenaikan upah, pemberian bonus dan bentuk kompensasi lainnya

  

Keputusan-keputusan penempatan: dasar untuk promosi

_ atau transfer Kebutuhan latihan dan pengembangan:prestasi kerja dapat dijadikan dasar dalam memilih jenis latihan dan _ pengembangan yg dibutuhkan Perencanaan dan pengembangan karier: umpan balik _ prestasi mengarah pada pengembangan karier Penyimpangan-penyimpangan proses staffing: prestasi kerja mencerminkan kekuatan atau kelemahan dari _ prosedur staffing yang dilakukan _ Ketidakakuratan informasional _ Kesalahan desain pekerjaan _ Kesempatan kerja yang adil Tantangan eksternal: menghilangkan pengaruh, keluarga, kondisi finansial, kesehatan dan sebagainya

  

Bias dalam penilaian prestasi kerja 

  Halo effect: pendapat subyektif penilai terhadap _ karyawan Kesalahan kecenderungan terpusat: penilaian _ rata-rata Bias terlalu lunak atau keras: penilainan yang terlalu rendah/ketat atau terlalu mudah/ _ tinggi/baik

  Prasangka pribadi: kesukuan, jenis kelamin, _ agama, status sosial dsb Pengaruh kesan terakhir: kegiatan terakhir lebih banyak diingat oleh penilai

  

Metode penilaian prestasi kerja 

  Rating scale _ Checklist _ Metode peristiwa kritis _ Field review methode _ Te dan observasi prestasi kerja _ Metode evaluasi kelompok

Pemberian kompensasi

  

Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima

_ para karyawan sebagai balas jasa atas kerja mereka

  Tujuan pemberian kompensasi: _{ } Memperoleh personalia yang berkualitas _ Mempertahankan para karyawan yang ada _ Menjamin keadilan _ Menghargai perilaku yang dinginkan Mengendalikan biaya-biaya: kompensasi dapat membantu organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan SDM _ pada tingkat biaya yg layak Memenuhi peraturan legal

   Kendala dalam kebijakan kompensasi _

  Suplai dan permintaan tenaga kerja _ Serikat karyawan _ Produktivitas _ Kesediaan untuk membayar _ Kemampuan untuk membayar _ Berbagai kebijakan pengupahan dan penggajian _ Kendala pemerintah

Hubungan serikat karyawan

   Serikat karyawan: organisasi para

karyawan/pekerja yg dibentuk untuk

mempromosikan atau menyatakan pendapat , melindungi dan memperbaiki, melalui kegiatan kolektif, kepentingan-kepentingan sosial, ekonomi dan politik para anggotanya

   Tipe serikat karyawan _

  Craft unions: serikat karyawan dengan jenis _ pekerjaan/keterampilan yg sama Industrial unions: dibentuk berdasarkan lokasi _ pekerjaan yg sama

Mixed unions: mencakup para karyawan terampil, tidak terampil, setengah terampil dari suatu lokasi

  tertentu tidak memandang jenis industri mana (gabungan dari craft dan industrial unions)

  

Tanggapan proaktif manajemen SDM terhadap serikat

karyawan _1. Merancang pekerjaan yang secara pribadi memuaskan para _2. karyawan

  Mengembangkan rencana yang memaksimumkan berbagai berbagai kesempatan individual di samping meminimumkan _3. kemungkinan PHK _4. Memilih para karyawan yg berkualitas Menetapkan standar prestasi kerja yang adil (terbuka), _5. mempunyai arti dan obyektif Melatih para karyawan dan manajer sehingga memungkinan _6. mereka untuk mencapai tingkat prestasi yang diharapkan Menilai dan menghargaiperilaku atas dasar prestasi kerja nyata