Administrasi Sarana dan Prasarana Docx
Administrasi Sarana dan Prasarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara
sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat
dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
a.
Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih
cepat, tepat, dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
1.
Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :
o
Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
o
Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
o
Berbentuk buku, antara lain :
Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.
Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain
atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.
Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan
nomor-nomor penting lainnya.
Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
Peta kota-kota besar.
Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan
selama setahun terakhir.
Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.
Buku catatan keuangan.
Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :
Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau
beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
o
o
Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.
b. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
c.
Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di
lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
d. Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
e.
Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
f.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya.
Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor,
tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat
memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau
pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
1.
Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan
tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana
kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam
mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsifungsi sebagai berikut :
a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor
fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau
barang-barang ialah:
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan
dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda
yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan
cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap
digunakan.
d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain,
atau yang diperoleh dari bantuan.
a.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Agar barang tidak cepat rusak.
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
Memudahkan dalam analisis barang.
b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut
ini :
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
c.
Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya
barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3.
Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Agar barang tidak mudah hilang.
Agar barang tidak kadaluarsa.
Agar barang tidak mudah susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1.
Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau
karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya
pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus
dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
2.
Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu
sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai
jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1.
Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan
bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2.
Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk
mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh:
membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat
selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan
secara berkala.
4.
Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan
yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi
sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan
sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi
bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.
Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c.
Memudahkan dalam pengecekan barang.
d.
Memudahkan dalam pengawasan.
e.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya
Tujuan Tata Ruang Kantor
o
Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.
o
Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
o
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada
pelanggan.
o
o
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
o
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
o
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
o
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.
Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
Mudah merubah ruangan.
Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
Mudah dalam pengawasan.
Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
Memperlancar arus pekerjaan.
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.
Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :
Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.
Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.
2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok
atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.
Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :
Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.
Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
3.
kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m.
Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dankerugian tata ruang kantor
semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
Asas jarak terpendek.
Asas rangkaian kerja.
Asas penggunaan seluruh ruangan.
Asas integrasi kegiatan.
Asas perubahan susunan tempat kerja.
Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.
Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
Alur kerja harus sederhana.
Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.
Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian
terdepan.
Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain
dan dtempatkan dekat jendela.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :
a. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :
Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang
berada di langit-langit ruang kantor.
Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.
Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :
Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan
sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.
Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama
diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas,
lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran
pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.
b. Sistem Warna
Macam-macam warna ada 3, yaitu :
1. Warna primer (warna pokok).
2. Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).
3. Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).
Arti warna dan efek psikologis
Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif,
memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam
tubuh, dan bersemangat.
1.
Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan
energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
2.
Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil,
ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.
3.
Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk,
tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.
4.
Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih
dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
5.
Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut,
menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
6.
Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat
memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat
mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku
hiperaktif.
7.
Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan,
anggun, dan elegan.
8.
Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan
luas.
9.
10.
Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.
Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik
perhatian orang.
11.
Pertimbangan dalam memilih warna ruang
1.
Ukuran ruang.
2.
Lokasi bangunan.
3.
Lokasi ruangan.
4.
Tipe ruang.
5.
Bentuk ruang.
6.
Tinggi ruang.
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
1.
Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
2.
Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
3.
Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
4.
Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
5.
Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
6.
Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.
c.
Sistem Pengaturan Udara Ruangan
Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius. Selain udara
yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.
Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :
Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara
otomatis.
Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :
Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
Produktivitas kerja lebih meningkat.
Kualitas kerja menjadi lebih baik.
Memberi kesan yang baik kepada tamu.
d.
Penataan Suara
Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :
Konsentrasi karyawan terganggu.
Semangat kerja karyawan menurun.
Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
Karyawan tambah lelah.
Kesalahan kerja banyak terjadi.
Produktivitas kerja rendah.
Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan :
o
Ruangan diberi penyadap suara.
o
Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.
o
Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
o
Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
4. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan
dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan
dengan baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :
a.
Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana
untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara
lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat
dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :
o
Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.
o
Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
Menyusun rencana pengadaan tahunan.
o
Barang tidak bergerak meliputi :
1. Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan
memperhatikan rencana tata kota.
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana
anggaran.
Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di
pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.
2. Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi
bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang
akan ditempatkan.
Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas
dasar data survei.
Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah
yang bersangkutan.
Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala
prioritas yang telah ditetapkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :
Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke
bagian gudang.
Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di
gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat
tersebut diberi nomor dari buku induk.
Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau
bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik
untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah
cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit
yang membutuhkannya.
b. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
o
Agar barang tidak cepat rusak.
o
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
o
Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
o
Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain
:
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan,
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
c. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
o
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
o
Agar barang tidak mudah hilang.
o
Agar barang tidak kadaluarsa.
o
Agar barang tidak mudah susut.
o
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
Pemeliharaan berdasarkan waktu
o
Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
o
Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
d. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan
prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :
Agar peralatan tidak mudah hilang.
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung
jawabkan.
Memudahkan dalam pengecekan barang.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macammacamnya yaitu :
Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai.
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barangbarang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non
inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang habis pakai.
Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
o
Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o
Sebagai pengendali persediaan.
o
Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
o
Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa
bukti atau catatan pendukung antara lain :
o
Bukti penerimaan barang.
o
Bukti pembelian barang.
o
Bukti pengeluaran barang.
o
Kartu barang.
o
Kartu persediaan.
o
Daftar inventaris.
o
Daftar rekapitulasi barang inventaris.
Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
o
Memeriksa barang.
o
Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
o
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
o
Menghitung pengeluaran barang.
o
Menghitung sisa persediaan.
o
Mencatat mutasi barang.
o
Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara
sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat
dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
a.
Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih
cepat, tepat, dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
1.
Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :
o
Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
o
Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
o
Berbentuk buku, antara lain :
Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.
Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain
atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.
Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan
nomor-nomor penting lainnya.
Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
Peta kota-kota besar.
Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan
selama setahun terakhir.
Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.
Buku catatan keuangan.
Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :
Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau
beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
o
o
Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.
b. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan
keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
c.
Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di
lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
d. Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
e.
Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
f.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya.
Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor,
tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat
memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau
pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
1.
Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan
tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana
kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam
mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsifungsi sebagai berikut :
a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor
fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
barang-barang tertentu yang sama.
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau
barang-barang ialah:
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan
dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda
yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan
cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap
digunakan.
d. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain,
atau yang diperoleh dari bantuan.
a.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Agar barang tidak cepat rusak.
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
Memudahkan dalam analisis barang.
b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut
ini :
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
c.
Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya
barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3.
Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Agar barang tidak mudah hilang.
Agar barang tidak kadaluarsa.
Agar barang tidak mudah susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1.
Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau
karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya
pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus
dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
2.
Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu
sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai
jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1.
Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan
bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2.
Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk
mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh:
membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat
selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan
secara berkala.
4.
Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan
yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi
sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan
sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi
bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.
Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c.
Memudahkan dalam pengecekan barang.
d.
Memudahkan dalam pengawasan.
e.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya
Tujuan Tata Ruang Kantor
o
Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.
o
Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
o
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada
pelanggan.
o
o
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
o
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
o
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
o
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.
Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
Mudah merubah ruangan.
Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
Mudah dalam pengawasan.
Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
Memperlancar arus pekerjaan.
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.
Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :
Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.
Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.
2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok
atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.
Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :
Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.
Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
3.
kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m.
Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dankerugian tata ruang kantor
semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
Asas jarak terpendek.
Asas rangkaian kerja.
Asas penggunaan seluruh ruangan.
Asas integrasi kegiatan.
Asas perubahan susunan tempat kerja.
Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.
Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
Alur kerja harus sederhana.
Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.
Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian
terdepan.
Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain
dan dtempatkan dekat jendela.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :
a. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :
Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang
berada di langit-langit ruang kantor.
Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.
Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :
Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan
sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.
Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama
diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas,
lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran
pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.
b. Sistem Warna
Macam-macam warna ada 3, yaitu :
1. Warna primer (warna pokok).
2. Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).
3. Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).
Arti warna dan efek psikologis
Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif,
memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam
tubuh, dan bersemangat.
1.
Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan
energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
2.
Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil,
ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.
3.
Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk,
tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.
4.
Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih
dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
5.
Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut,
menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
6.
Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat
memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat
mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku
hiperaktif.
7.
Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan,
anggun, dan elegan.
8.
Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan
luas.
9.
10.
Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.
Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik
perhatian orang.
11.
Pertimbangan dalam memilih warna ruang
1.
Ukuran ruang.
2.
Lokasi bangunan.
3.
Lokasi ruangan.
4.
Tipe ruang.
5.
Bentuk ruang.
6.
Tinggi ruang.
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
1.
Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
2.
Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
3.
Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
4.
Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
5.
Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
6.
Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.
c.
Sistem Pengaturan Udara Ruangan
Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius. Selain udara
yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.
Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :
Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara
otomatis.
Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :
Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
Produktivitas kerja lebih meningkat.
Kualitas kerja menjadi lebih baik.
Memberi kesan yang baik kepada tamu.
d.
Penataan Suara
Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :
Konsentrasi karyawan terganggu.
Semangat kerja karyawan menurun.
Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
Karyawan tambah lelah.
Kesalahan kerja banyak terjadi.
Produktivitas kerja rendah.
Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan :
o
Ruangan diberi penyadap suara.
o
Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.
o
Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
o
Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
4. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan
dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan
dengan baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :
a.
Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana
untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara
lain :
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat
dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :
o
Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.
o
Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
Menyusun rencana pengadaan tahunan.
o
Barang tidak bergerak meliputi :
1. Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan
memperhatikan rencana tata kota.
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana
anggaran.
Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di
pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.
2. Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi
bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang
akan ditempatkan.
Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas
dasar data survei.
Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah
yang bersangkutan.
Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala
prioritas yang telah ditetapkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :
Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke
bagian gudang.
Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di
gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat
tersebut diberi nomor dari buku induk.
Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau
bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik
untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah
cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit
yang membutuhkannya.
b. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
o
Agar barang tidak cepat rusak.
o
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
o
Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
o
Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain
:
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
Sifat barang yang disimpan.
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
Prosedur dan tata kerja.
Biaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Barang disimpan di tempat yang memadai.
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan,
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
c. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
o
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
o
Agar barang tidak mudah hilang.
o
Agar barang tidak kadaluarsa.
o
Agar barang tidak mudah susut.
o
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
Pemeliharaan berdasarkan waktu
o
Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
o
Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
d. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan
prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :
Agar peralatan tidak mudah hilang.
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung
jawabkan.
Memudahkan dalam pengecekan barang.
Memudahkan dalam pengawasan.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macammacamnya yaitu :
Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai.
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barangbarang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non
inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang habis pakai.
Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
o
Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o
Sebagai pengendali persediaan.
o
Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
o
Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa
bukti atau catatan pendukung antara lain :
o
Bukti penerimaan barang.
o
Bukti pembelian barang.
o
Bukti pengeluaran barang.
o
Kartu barang.
o
Kartu persediaan.
o
Daftar inventaris.
o
Daftar rekapitulasi barang inventaris.
Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
o
Memeriksa barang.
o
Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
o
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
o
Menghitung pengeluaran barang.
o
Menghitung sisa persediaan.
o
Mencatat mutasi barang.
o
Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.