Definisi dan Fungsi Controlling (1)
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Controlling
Manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas
(termasuk
perencanaan,
pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian / pengawasan) yang diarahkan
pada penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.
Pengendalian / pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa
tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
Adapun pengertian Controlling menurut para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Henri Fayol
pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang
sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah
diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk
mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.
Menurut EFL Breach
Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah
ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan
kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.
Menurut Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk
mencapainya tercapai.
Siagian (1990:107)
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan
daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dari penjelasan diatas maka, menurut kami Controlling adalah kegiatan pengawasan
yang dilakukan untuk memastikan proses manajemen berjalan sesuai dengan
perencanaan dan tujuan serta untuk mengetahui kesalahan agar dapat diperbaiki dan
dicegah untuk menghindari kesalahan berulang.
B. Langkah-Langkah Dalam Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk
1|Dasar-Dasar Manajemen
dapat menjalankan pengawasan ,ada beberapa tahapan/ langkah yang disebut sebagai
Proses pengendalian Manajemen,yaitu :
1. Perencanaan Strategi
2. Penyusunan Anggaran
3. Pelaksanaa Anggaran
4. Evaluasi Kinerja
C. Empat Elemen Dasar Dalam Sistem Controlling
Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga
hubungan
yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem. Keempat elemen
tersebut yaitu:
1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.
Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemprosesan atau
mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam
sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang
ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat
dipilih untuk pengukuran atau kontrol.
2. Sensor
Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh
dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual
dari produk.
3. Komparator
Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan
apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa
dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan
korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang
menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.
4. Aktivator
Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang
diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagianbagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan
untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa.
Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif
tidak diperlukan.
D. Karakteristik Kegiatan Controlling Yang Efektif
Yang menjadi karakteristik dari kegiatan Controlling yang efektif dapat diperinci sebagai
berikut :
2|Dasar-Dasar Manajemen
a. Akurat. Tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi
yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
b. Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi
secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
c. Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif
serta lengkap.
d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus
memuaskan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan
dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
e. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih
rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem
tersebut.
f. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis
dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
g. Terkoordinasi. Dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena, (1) setiap tahap dari proses
pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan
(2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang
memerlukannya.
h. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan
tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang
seharusnya diambil.
j. Diterima para anggota
organisasi. Sistem
pengawasan
harus
mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong
perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
E. Kegiatan Dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Berikut ini beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pengawasan dan pengendalian;
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai
dengan indikator yang telah ditetapkan.
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan.
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait
dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.
3|Dasar-Dasar Manajemen
F. Tipe-tipe Pengawasan (Controlling)
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau
tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu
atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
G. Jenis-jenis Controlling
Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :
1. Sifat arus informasi yang dirancang kedalam sistem (Kontrol berulang terbuka
atau tertutup).
2. Jenis komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau
mesin).
3. Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan ( Kontrol organisasi
atau operasional).
H. Tahap-tahap Dalam Proses Pengawasan
Ada tiga tahap dalam proses pengawasan :
1. Tahap 1 : penetapan standar.
Ada tiga bentuk tahap standar yang umum adalah :
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan
sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan yang harus diselesikan.
2. Tahap 2 : Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Tahap 3 : Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Ada berbagai cara melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :
a. Pengamatan (observasi)
b. Laporan-laporan, baik lisan maupun tertulis
c. Metode-metode otomatis
d. Inspeksi, pengujian (test) atau pengambilan sampel
e. Pembandingan pelaksanaa dengan Standar dan Analisis Penyimpangan.
4|Dasar-Dasar Manajemen
f. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
I. Pentingnya Pengawasan
Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukann oleh setiap
organisasi. Faktor-faktor itu adalah :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan
yang terjadi.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagi jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas
dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di
analisis dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan
dalam negeri, perlu selalu dimonitor.
c. Kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara
sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi
sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah,
membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah di diagnosa
secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi
kesalahan-kesalahan tersebut sebelum kritis.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan
apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya
adalah dengan mengimplementasikan siste pengawasan. Tanpa sistem tersebut,
manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
J. Perancangan Proses Pengawasan
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang
dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti “pengurangan biaya over head”
atau “meningkatkan pelayanan langganan”, perlu dirumuskan lebih jelas seperti
“pengurangan biaya overhead dengan 12%” atau “menyelesaikan setiap keluhan
konsumen dalam waktu paling lama tiga hari”. Disamping itu, hasil yang
diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas
pencapaiannya.
5|Dasar-Dasar Manajemen
2. Menetapkan penunjuk hasil
Tujuan pengawasaan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar
manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum
kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program
pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya
sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting
perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin
memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak
bereaksi terhadaap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan
pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap
baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus
mengambil tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini harus cukup efisien
untuk menyediakan informasi baik yang relevan kepada personalia kunci yang
memerlukannya.
Komunikasi pengawasan sering didasarkan pada prinsip “management by
exception”. Prinsip ini menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila
terjadi penyimpangan besar dari standar atau rencana.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan
apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan.
Informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu,
sebelum tindakan-tindakan koreksi alternatif dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan
diimplementasikan.
K. Bidang-bidang Pengawasan Strategik
Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama
organisasi seperti transaksi-transaksi keuangan, hubungan manajer dan bawahan, atau
operasi-operasi produksi. Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan
membantu perumusan sistem pengawasan dan standar yang lebih terperinci bagi
manajer-manajer tingkat bawah.
Disamping itu, penting untuk menentukan titik-titik kritis dalam sistem dimana
monitoring dan pengumpulan informasi harus dilakukan, atau yang disebut titik-titik
pengawasan strategik.
6|Dasar-Dasar Manajemen
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,
menentukan
dan
mengukur
penyimpangan-penyimpangan
serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe
pengawasan
yaitu
;
Pengawasan
Pendahuluan
(preliminary
control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan
Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar
pelaksanaan
(perencanaan),
Penentuan
pengukuran
pelaksanaan
kegiatan,
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan
–penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahankesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, komunikasi dan
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
2. Saran
Pengawasan (controlling) sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena
jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam
suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah
suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
7|Dasar-Dasar Manajemen
DAFTAR PUSTAKA
Badrudin,afifudin, Dasar-dasar Manajemen, Alfabeta :Bandung, 2014
R. Terry, George, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Akasara : Jakarta, 1993
Silalahi, Ulbert, Studi Administrasi, Sinar Baru Algensindo : Bandung, 2013
8|Dasar-Dasar Manajemen
PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Controlling
Manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas
(termasuk
perencanaan,
pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian / pengawasan) yang diarahkan
pada penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.
Pengendalian / pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa
tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
Adapun pengertian Controlling menurut para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Henri Fayol
pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang
sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah
diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk
mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.
Menurut EFL Breach
Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah
ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan
kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.
Menurut Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk
mencapainya tercapai.
Siagian (1990:107)
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan
daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Dari penjelasan diatas maka, menurut kami Controlling adalah kegiatan pengawasan
yang dilakukan untuk memastikan proses manajemen berjalan sesuai dengan
perencanaan dan tujuan serta untuk mengetahui kesalahan agar dapat diperbaiki dan
dicegah untuk menghindari kesalahan berulang.
B. Langkah-Langkah Dalam Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk
1|Dasar-Dasar Manajemen
dapat menjalankan pengawasan ,ada beberapa tahapan/ langkah yang disebut sebagai
Proses pengendalian Manajemen,yaitu :
1. Perencanaan Strategi
2. Penyusunan Anggaran
3. Pelaksanaa Anggaran
4. Evaluasi Kinerja
C. Empat Elemen Dasar Dalam Sistem Controlling
Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga
hubungan
yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem. Keempat elemen
tersebut yaitu:
1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.
Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemprosesan atau
mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam
sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang
ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat
dipilih untuk pengukuran atau kontrol.
2. Sensor
Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh
dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual
dari produk.
3. Komparator
Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan
apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa
dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan
korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang
menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.
4. Aktivator
Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang
diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagianbagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan
untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa.
Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif
tidak diperlukan.
D. Karakteristik Kegiatan Controlling Yang Efektif
Yang menjadi karakteristik dari kegiatan Controlling yang efektif dapat diperinci sebagai
berikut :
2|Dasar-Dasar Manajemen
a. Akurat. Tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi
yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
b. Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi
secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
c. Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif
serta lengkap.
d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus
memuaskan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan
dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
e. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih
rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem
tersebut.
f. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis
dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
g. Terkoordinasi. Dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena, (1) setiap tahap dari proses
pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan
(2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang
memerlukannya.
h. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan
tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang
seharusnya diambil.
j. Diterima para anggota
organisasi. Sistem
pengawasan
harus
mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong
perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
E. Kegiatan Dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Berikut ini beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pengawasan dan pengendalian;
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai
dengan indikator yang telah ditetapkan.
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan.
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait
dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.
3|Dasar-Dasar Manajemen
F. Tipe-tipe Pengawasan (Controlling)
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau
tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan
tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu
atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
G. Jenis-jenis Controlling
Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :
1. Sifat arus informasi yang dirancang kedalam sistem (Kontrol berulang terbuka
atau tertutup).
2. Jenis komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau
mesin).
3. Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan ( Kontrol organisasi
atau operasional).
H. Tahap-tahap Dalam Proses Pengawasan
Ada tiga tahap dalam proses pengawasan :
1. Tahap 1 : penetapan standar.
Ada tiga bentuk tahap standar yang umum adalah :
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan
sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan yang harus diselesikan.
2. Tahap 2 : Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Tahap 3 : Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Ada berbagai cara melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :
a. Pengamatan (observasi)
b. Laporan-laporan, baik lisan maupun tertulis
c. Metode-metode otomatis
d. Inspeksi, pengujian (test) atau pengambilan sampel
e. Pembandingan pelaksanaa dengan Standar dan Analisis Penyimpangan.
4|Dasar-Dasar Manajemen
f. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
I. Pentingnya Pengawasan
Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukann oleh setiap
organisasi. Faktor-faktor itu adalah :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi
tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan
yang terjadi.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagi jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas
dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di
analisis dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan
dalam negeri, perlu selalu dimonitor.
c. Kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara
sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi
sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah,
membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah di diagnosa
secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi
kesalahan-kesalahan tersebut sebelum kritis.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan
apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya
adalah dengan mengimplementasikan siste pengawasan. Tanpa sistem tersebut,
manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
J. Perancangan Proses Pengawasan
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang
dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti “pengurangan biaya over head”
atau “meningkatkan pelayanan langganan”, perlu dirumuskan lebih jelas seperti
“pengurangan biaya overhead dengan 12%” atau “menyelesaikan setiap keluhan
konsumen dalam waktu paling lama tiga hari”. Disamping itu, hasil yang
diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas
pencapaiannya.
5|Dasar-Dasar Manajemen
2. Menetapkan penunjuk hasil
Tujuan pengawasaan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar
manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum
kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program
pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya
sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting
perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin
memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak
bereaksi terhadaap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan
pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap
baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus
mengambil tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini harus cukup efisien
untuk menyediakan informasi baik yang relevan kepada personalia kunci yang
memerlukannya.
Komunikasi pengawasan sering didasarkan pada prinsip “management by
exception”. Prinsip ini menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila
terjadi penyimpangan besar dari standar atau rencana.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan
apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan.
Informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu,
sebelum tindakan-tindakan koreksi alternatif dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan
diimplementasikan.
K. Bidang-bidang Pengawasan Strategik
Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama
organisasi seperti transaksi-transaksi keuangan, hubungan manajer dan bawahan, atau
operasi-operasi produksi. Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan
membantu perumusan sistem pengawasan dan standar yang lebih terperinci bagi
manajer-manajer tingkat bawah.
Disamping itu, penting untuk menentukan titik-titik kritis dalam sistem dimana
monitoring dan pengumpulan informasi harus dilakukan, atau yang disebut titik-titik
pengawasan strategik.
6|Dasar-Dasar Manajemen
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,
menentukan
dan
mengukur
penyimpangan-penyimpangan
serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe
pengawasan
yaitu
;
Pengawasan
Pendahuluan
(preliminary
control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan
Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar
pelaksanaan
(perencanaan),
Penentuan
pengukuran
pelaksanaan
kegiatan,
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan
–penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahankesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, komunikasi dan
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
2. Saran
Pengawasan (controlling) sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena
jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam
suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah
suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
7|Dasar-Dasar Manajemen
DAFTAR PUSTAKA
Badrudin,afifudin, Dasar-dasar Manajemen, Alfabeta :Bandung, 2014
R. Terry, George, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Akasara : Jakarta, 1993
Silalahi, Ulbert, Studi Administrasi, Sinar Baru Algensindo : Bandung, 2013
8|Dasar-Dasar Manajemen