Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

  EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BAHAN BAKU Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta S K R I P S I Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

  EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BAHAN BAKU Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta S K R I P S I Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

  Mungkin aku punya pengetahuan luas & mengerti semua rahasia, mungkin aku punya iman yang sangat teguh untuk memindahkan gunung tetapi kalau aku tidak punya CINTA, aku tidak ada artinya.

  ( 1 KOR 13:2) Dan semua pekerjaan adalah hampa tanpa cinta, dan apakah artinya bekerja dengan cinta ? yaitu menenun kain dengan benang yang ditarik dari hatimu sebagaimana seakan akan kekaasihmulah yang akan mengenakan kain itu, yaitu meliputi semua benda yang kau ciptakan dengan nafas dari semangatmu sendiri.

  ( Kahlil Gibran ) Hiduplah seperti pohon kayu yang lebat buahnya, hidup di tepi jalan dan dilempari orang dengan batu, tetapi dibalas dengan buah.

  (Abu Bakar Sibli) Kita adalah apa yang kita kerjakan berulang-ulang.

  Karena itu, keunggulan bukanlah suatu perbuatan, melainkan sebuah kebiasaan.

  ( Aristoteles ) Melihat pohon, aku jadi mengerti tentang kesabaran.

  Memandangi rumput, aku jadi menghargai ketekunan Hiduplah seperti air yang memberikan ketenangan Hiduplah seperti udara yang memberikan kesejukan

  Hiduplah seperti tanah yang memberikan kelembutan

KATA PENGANTAR

  Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: a. Tuhan Yesus Kristus yang selalu memberikan kekuatan.

  b. Bunda Maria yang menjadi pengantara doa kepada Bapa di surga.

  c. Bapak Drs. Alex Kahu Lantum, M.S, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  d. Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Yogyakarta dan selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi masukan bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

  e. Bapak Drs. Edi Kustanto, M.M, selaku Dosen Pembimbing I yang telah menuntun dan membimbing penulis dalam penyusunan skripsi ini serta memberi arahan selama proses penyusunan skripsi ini.

  f. Ibu Dra. YFM. Gien Agustinawansari, M.M., Akt selaku Dosen Penguji yang telah memberi arahan dan masukan bagi penulis dalam perbaikan skripsi ini.

  g. Seluruh Dosen fakultas Ekonomi yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama penulis berada di bangku kuliah, serta para karyawan yang membantu dalam memperlancar proses perkuliahan.

  h. Bapak Ir. Ahmad Noor Arief, selaku pimpinan PT. Aseli Dagadu Djokdja yang bersedia memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian.

i. Ibu Nur Aina S.E, Akt, selaku Chief Accounting PT. Aseli Dagadu Djokdja yang membantu penulis mendapatkan informasi yang dibutuhkan selama penelitian.

  j. Seluruh karyawan PT. Aseli Dagadu Djokdja yang membantu dalam kelancaran penulis selama melakukan penelitian. k. Papaku Robertus Wadjito dan mamaku Elisabeth Marlina tercinta yang selalu s. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan, doa, dan dukungannya.

  Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

  Yogyakarta, 31 Agustus 2007 Penulis

DAFTAR ISI

  Halaman HALAMAN JUDUL ………………………………………………. i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING……………………. ii HALAMAN PENGESAHAN……………………………………….. iii HALAMAN PERSEMBAHAN ….……………………………….. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS……….. v HALAMAN KATA PENGANTAR ………………………………… vi HALAMAN DAFTAR ISI ………………………………………….. viii HALAMAN DAFTAR TABEL…………………………………….. x HALAMAN DAFTAR GAMBAR………………………………….. xi ABSTRAK ………………………………………………………….. xii ABSTRACT ………………………………………………………… xiii BAB I PENDAHULUAN ………………………………..

  1 A. Latar Belakang Masalah.……………………………..

  1 B. Rumusan Masalah ..………………………………..

  3 C. Tujuan Penelitian ………………………………..

  3 D. Manfaat Penelitian ………………………………..

  3 E. Sistematika penulisan ………………………………..

  4 BAB II LANDASAN TEORI ………………………………..

  6 A. Sistem Akuntansi ………………………………..

  6 1. Pengertian Sistem Akuntansi……………………..

  6 2. Elemen Sistem Akuntansi ………………………..

  7

  3. Tujuan penyusunan sistem akuntansi………………

  8 B. Sistem Pengendalian Intern ………………………..

  9 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ………..

  9 2. Elemen Sistem Pengendalian Intern………………..

  9 3. Tujuan sistem pengendalian intern ………………..

  11 C. Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku……………..

  11 1. Pengertian ………………………………………..

  11 2. Fungsi yang terkait ………………………………..

  13 3. Jaringan prosedur ………………………………..

  15 B. Lokasi PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta ………….

  47 C. Visi dan Misi PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta .….

  48 D. Tujuan PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta………......

  48 E. Produk yang dihasilkan PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta …………………………………..

  49 F. Struktur Organisasi PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta …………………………………….

  50 G. Personalia PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta …………………………………….

  54 H. Pemasaran PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta ……………………………………..

  54 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN…………………..

  56 A. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta ................................

  56

  56

  1. Dokumen yang digunakan ……………………………

  58 2. Catatan akuntansi yang digunakan …………….……..

  3. Unit Organisasi yang melaksanakan Fungsi-fungsi yang terkait ……………………………..

  59

  61

  4. Jaringan prosedur …………..…………………………

  74 5. Sistem pengendalian Intern…………………….............

a. Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional secara tegas………….

  74 b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan …..…….

  75 c. Praktik yang sehat …………………………….

  76 d. Karyawan yang kompeten …………………….

  77 B. Perbandingan Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta dengan teori …..

  78 1. Dokumen yang digunakan……………………………..

  79

  80

  2. Catatan akuntansi yang digunakan ..…………………

  81

  3. Fungsi-fungsi yang terkait dalam unit organisasi ……

  82

  4. Jaringan prosedur …..………………………………… 5. Sistem pengendalian intern…………………………….

  84

  a. Struktur Organisasi Yang memisahkan Tanggung Jawab secara Tegas …………………….

  84

  DAFTAR TABEL

  Halaman Tabel 1: Perbandingan antara teori dan praktik dokumen pendukung yang digunakan……………………………………………

  79 Tabel 2: Perbandingan antara teori dan praktik catatan akuntansi yang digunakan……………………………………………

  80 Tabel 3: Perbandingan antara teori dan praktik fungsi-fungsi yang terkait ………………………………………………

  81 Tabel 4: Perbandingan antara teori dan praktik jaringan prosedur yang terkait ………………………………………………

  83 Tabel 5: Perbandingan antara teori dan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas ……………

  84 Tabel 6: Perbandingan teori dan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ……………………………………….

  86 Tabel 7: Perbandingan antara teori dan praktek praktik yang sehat ……………………………………………………..

  88 Tabel 8: Perbandingan antara teori dengan praktek karyawan yang kompeten……………………………………………….

  91

  

DAFTAR GAMBAR

  Halaman Gambar 1: Laporan penerimaan barang ……………………………

  17 Gambar 2: Bukti kas keluar ……………………………

  18 Gambar 3: Laporan pengiriman barang ……………………………

  19 Gambar 4: Memo debit ……………………………

  20 Gambar 5: Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang ……

  21 Gambar 6: Kartu penghitungan fisik ……………………………

  22 Gambar 7: Daftar hasil penghitungan fisik …………………….

  23 Gambar 8: Kartu gudang ……………………………..

  24 Gambar 9: Jurnal umum ………………………………

  24 Gambar 10: Bagan alir Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli ………………………

  29 Gambar 11: Bagan alir Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan Kepada Pemasok ……………………

  31 Gambar 12: Bagan alir Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang …………………………… 34 Gambar 13: Bagan alir Sistem Penghitungan Fisik Persediaan …………..

  36 Gambar 14: Logo PT. Aseli Dagadu Djokdja .........................................

  47

  

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BAHAN BAKU

  Studi Kasus Pada PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta Lucia Anna Novitasari

  NIM: 012114023 Universitas Sanata Dharma

  Yogyakarta 2007

  Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi apakah sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan telah sesuai dengan kajian teori. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) mendeskripsikan sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan, (2) membandingkan sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan kajian teori, (3) mengevaluasi sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui kesesuaian antara praktek dan kajian teori.

  Teknik pengumpulan data yan digunakan antara lain melalui wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Penelitian dilakukan pada PT. Aseli Dagadu Djokdja, jalan

  IKIP PGRI No.50 Yogyakarta.

  Dari hasil penelitian dan evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dilaksanakan oleh PT. Aseli Dagadu Djokdja ada yang telah sesuai dan ada yang belum sesuai dengan kajian teori. Hal-hal yang telah sesuai antara lain: dokumen yang digunakan, fungsi-fungsi dalam unit organisasi yang terkait, dan prosedur yang dijalankan. Hal-hal yang belum sesuai antara lain: perangkapan fungsi antara fungsi penerimaan dan fungsi pembelian, permintaan pembelian dilakukan secara lisan oleh bagian gudang bahan baku, penggunaan dokumen yang bernomor urut tidak tercetak, serta bukti kas keluar yang tidak menggunakan cap “lunas”.

  

ABSTRACT

  AN EVALUATION OF RAW MATERIAL INVENTORY ACCOUNTING SYSTEM A case study at PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta

  Lucia Anna Novitasari NIM : 012114023

  Sanata Dharma University Yogyakarta

  2007 The aim of this research was to find out whether the accounting system of raw material inventory in PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta had been in accordance with the theories of raw material inventory accounting system.

  The research employed some steps, namely: 1) Describing the accounting system of raw material inventory, 2) Comparing it to the theories, 3) Evaluating the accounting system of raw material inventory that had been implemented in the company to find out the suitability between the practice and theories.

  The techniques of data collecting were interview, questionnaire and documentation. The research was a case study at PT. Aseli Dagadu Djokdja at IKIP

  th PGRI street number 50 Yogyakarta.

  The research findings showed that for the accounting system of raw material inventory in PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta some were already in accordance and some were not yet in accordance with the accounting system theories of raw material inventory. The things that were already in accordance to theory were: the document used, the function in the related organization, and the procedure. The things that were not yet in accordance with the theory were: function duplicating between receiving and purchasing functions, spoken purchasing order by raw material staff, the use of unprinted-series

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah. Perkembangan sektor ekonomi yang semakin pesat dipengaruhi oleh

  perkembangan perusahan-perusahaan baik perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur. Salah satu tujuan utama suatu perusahaan, khususnya perusahaan

  profit oriented , melaksanakan kegiatan operasionalnya yaitu untuk

  memperoleh laba. Fungsi perencanaan, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengendalian diperlukan agar tujuan perusahaan untuk menghasilkan laba dapat tercapai, Suatu sistem yang tepat juga diperlukan untuk mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut.

  Persediaan menjadi salah satu bagian yang sangat dibutuhkan bagi kelancaran produksi dalam suatu perusahaan. Persediaan juga merupakan salah satu faktor yang menentukan kualitas dan harga pokok produk sehingga mempengaruhi harga jual dan laba perusahaan. Bagi perusahaan dagang, persediaan yang dibeli langsung dijual kembali tanpa pengolahan lebih lanjut

  Banyak sedikitnya jumlah bahan baku yang diperlukan dalam suatu proses produksi merupakan salah satu masalah utama persediaan bahan baku.

  Perusahaan dapat melakukan proses produksi secara terus menerus apabila mempunyai persediaan bahan baku dalam jumlah yang cukup. Jumlah pengadaan bahan baku yang kurang dapat menghambat proses produksi atau dapat mengakibatkan tambahan biaya untuk pengadaan bahan baku yang dilakukan secara mendadak, tetapi jumlah persediaan bahan baku terlalu besar juga dapat merugikan perusahaan karena modal yang diperlukan terlalu besar sehingga dapat terjadi pemborosan atau inefisiensi biaya.

  Suatu sistem akuntansi, khususnya bagi persediaan bahan baku, diperlukan untuk mengurangi atau menangani permasalahan persediaan yang timbul. Sistem tersebut disusun agar proses produksi tetap berlangsung sehingga tujuan perusahaan untuk meningkatkan laba dapat tercapai.

  Pengawasan juga diperlukan untuk menjaga pelaksanaan sistem agar sesuai dengan prosedur yang semestinya sehingga bila terdapat kesalahan akan dapat diatasi dengan segera. Prosedur yang dijalankan belum tentu menjamin

  B. Rumusan Masalah

  Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah maka rumusan masalah yang disajikan adalah: Apakah sistem akuntansi persediaan bahan baku pada PT. Aseli Dagadu Djokdja telah sesuai dengan teori?

  C. Tujuan Penelitian

  Tujuan penelitian ini adalah: Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi persediaan bahan baku pada PT.

  Aseli Dagadu Djokdja telah sesuai dengan teori.

  D. Manfaat Penelitian

  Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain: 1.

  Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan dan membantu PT.

  Aseli Dagadu Djokdja dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan

3. Bagi Penulis.

  Penulis dapat menerapkan teori yang diperoleh pada waktu kuliah dengan praktik dalam dunia usaha melalui penelitian ini.

E. Sistematika Penulisan

  Bab I Pendahuluan Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang masalah,

  perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

  Bab II Landasan Teori Pada bab ini akan diuraikan teori-teori yang digunakan sebagai dasar penelitian dalam mengolah data yang diperoleh dari perusahaan. Teori yang digunakan hanya yang berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku. Bab III Metode Penelitian Pada bab ini diuraikan jenis penelitian yang digunakan, waktu dan

  Bab V Analisis Data Dan Pembahasan Pada bab ini akan diuraikan tentang sistem akuntansi persediaan

  bahan baku yang dijalankan peusahaan kemudian dibandingkan dengan teori yang relevan lalu dilakukan evaluasi.

  Bab VI Penutup Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil evaluasi, keterbatasan

  penelitian, dan saran yang dapat diberikan kepada perusahaan yang berkaitan dengan hasil evaluasi sistem akuntansi persediaan bahan baku.

BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem Akuntansi

  “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi.” “Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan secara klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang sering terjadi.”

  (Zaki Baridwan, 1991) “Akuntansi pada hakekatnya merupakan suatu sistem yang menerapkan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efisien. Akuntansi membentuk sebagian besar sistem informasi umum dari suatu perusahaan yang dinyatakan secara kuantitatif.”

  (Mulyadi, 1993 : 5) “Sistem akuntansi merupakan formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur- prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, lembaga-lembaga pemerintah untuk

2. Elemen Sistem Akuntansi

  Elemen yang terdapat pada sistem akuntansi yaitu (Mulyadi, 2001:3-5):

  a). Formulir Formulir merupakan dokumen yang dipakai untuk merekam terjadinya transaksi. Data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam jurnal. Contoh formulir yaitu faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Peranan formulir yaitu: 1). Menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranannya dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan. 2). Menjaga aktiva-aktiva perusahaan dan hutang perusahaan.

  Pengecekan dapat dilakukan melalui jumlah saldo dengan apa yang tertera pada formulir.

  3). Memerintahkan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat misalnya dari penggunaan surat-surat permintaan pembelian. c). Buku Besar Buku Besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

  d). Buku Pembantu Buku Pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi yang terakhir.

  e). Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi dan lain-lain. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi

  Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu (Mulyadi, 2001:19-

B. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

  Sistem pengendalian intern yang dirancang dan dijalankan dengan baik dalam suatu perusahaan dapat memberikan manfaat yang cukup besar karena melalui pengendalian intern tersebut dapat mengurangi bahkan mencegah terjadinya kesalahan dan tindakan penyelewengan.

  “Sistem Pengendalian Intern (SPI) merupakan suatu struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

  (Mulyadi, 2001: 163) 2.

   Elemen Sistem Pengendalian Intern

  Elemen yang terdapat dalam sistem pengendalian intern yaitu (Mulyadi, 2001:164-172):

  a). Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

  Struktur organisasi dalam suatu organisasi hendaknya dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan, otorisasi dan

  Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi. Setiap transaksi harus dicatat dalam dokumen yang dapat dipakai sebagai alat untuk mengadakan pengawasan terhadap transaksi untuk menjamin tingkat keandalan dan ketelitian.

  c). Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

  Cara-cara yang dapat ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat antara lain: 1). Penggunaan formulir dengan nomor urut tercetak untuk mencegah dokumen yang terlewatkan, tidak terlayani atau tidak terkontrol dan pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak berwenang.

  2). Pemeriksaan mendadak (surprised audit) 3). Kegiatan dari awal sampai akhir tidak boleh ditangani hanya oleh satu karyawan. d). Kompetensi karyawan.

  Karyawan yang ahli dan jujur di bidangnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

  Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat dilakukan dengan cara: 1). Menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaannya.

  2). Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan perkembangan tuntutan pekerjaannya.

3. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

  Tujuan sistem pengendalian intern yaitu (Mulyadi, 2001:163):

  a). Menjaga kekayaan organisasi

  b). Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

  c). Mendorong efisiensi, dan d). Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

  Persediaan merupakan aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau dalam bentuk bahan atau pelengkap untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

  “Persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Persediaan ini meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan pembantu atau pelengkap dan komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.”

  (Handoko, 1999:333) Dari beberapa jenis persediaan diatas, maka yang akan dibahas lebih lanjut yaitu mengenai persediaan bahan baku saja. Beberapa pengertian persediaan bahan baku, yaitu: “Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para supplier untuk digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasikan atau dikonversi menjadi barang akhir.”

  (Yamit, 1999:13) “Persediaan bahan baku merupakan persediaan bahan baku berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Bahan baku dapat diperoleh dari sumber alam atau dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.”

  (Handoko, 1999:334)

2. Fungsi yang terkait

  Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu (Mulyadi, 2001: 569-580):

  a). Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu juga bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai posisi persediaan di gudang. Fungsi gudang berada di tangan bagian pembelian.

  b). Fungsi Produksi Fungsi Produksi bertanggungjawab atas pembuatan perintah produksi bagi fungsi-fungsi yang ada dibawahnya yang akan terkait dalam pelaksanaan proses produksi. Bertanggungjawab melaksanakan produksi sesuai surat order produksi dan daftar kebutuhan bahan serta daftar kegiatan produksi yang penerimaan barang dari fungsi pembelian. Fungsi penerimaan berada di tangan bagian penerimaan.

  d). Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok.

  Fungsi ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi pengiriman berada di tangan bagian pengiriman.

  e). Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi Pembelian berada di tangan bagian Pembelian.

  f). Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan utang dan catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang. Selain itu dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan dilakukan oleh karyawan selain dari bagian gudang.

3. Jaringan prosedur

  Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan bahan baku antara lain (Mulyadi, 2001:569-575): a). Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

  Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian, dan dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.

  b). Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.

  Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.

  d). Sistem penghitungan fisik persediaan.

  Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakan, dan untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di Bagian kartu Persediaan.

4. Dokumen-dokumen yang digunakan

  Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu (Mulyadi, 2001:569-576): Prosedur pencatatan harga pokok yang dibeli menggunakan dokumen sumber berupa laporan penerimaan barang (gambar II.1) dan bukti kas keluar (gambar II.2) juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.

  Gambar 1. Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi, 2001:234

  Gambar 2. Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi, 2001:309 harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.

  Gambar 3. Laporan Pengiriman Barang Sumber: Mulyadi, 2001:338

  Gambar 4. Memo Debit Sumber: Mulyadi, 2001:337

  Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang menggunakan dokumen sumber berupa bukti permintaan dan pengeluaran Gambar 5. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Sumber: Mulyadi, 2001:417

  Sistem penghitungan fisik persediaan menggunakan dokumen-

  Gambar 6. Kartu Penghitungan Fisik Sumber:Mulyadi, 2001:577 Gambar 7. Daftar Hasil Penghitungan Fisik Sumber: Mulyadi, 2001:578

5. Catatan akuntasi yang digunakan:

  Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan

  Gambar 8. Kartu Gudang Sumber:Mulyadi, 2001:209

6. Unsur-unsur sistem pengendalian intern

  Unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku dan penghitungan fisik persediaan digolongkan sebagai berikut: a.

  Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional secara tegas: 1). Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan. 2). Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi. 3). Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi gudang. 4). Fungsi gudang terpisah dari fungsi produksi. 5). Fungsi gudang terpisah dari fungsi akuntansi. 6). Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitungan dan fungsi pengecek. 7). Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di

  4). Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 5). Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.

  6). Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 7). Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang gudang diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.

  8). Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan.

  9). Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diikuti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik.

  c). Praktik yang sehat 1). Surat order pembelian bernomor urut tercetak.

  2). Pemakaian surat order pembelian dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

  3). Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak.

  7). Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

  8). Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. 9). Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 10). Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak. 11). Pemakaian memo debit dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

  12). Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak. 13). Pemakaian laporan pengiriman barang dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.

  2). Ada persyaratan tertentu bagi calon karyawan. 3). Terdapat pelatihan bagi karyawan baru.

  4). Adanya kesempatan bagi karyawan yang sudah ada untuk mendapatkan tambahan keterampilan sesuai dengan perkembangan pekerjaannya.

  7. Bagan alir sistem akuntansi persediaan bahan baku dan sistem

penghitungan fisik persediaan. (Mulyadi, 2001:570-585)

  Bagian Penerimaan Bagian Utang Dari

  Mulai pemasok Dari Bagian

  Dari pemasok via Menerima barang Pembelian

  1 Bagian Pembelian dari pemasok yang Dari Bagian disertai dengan Pembelian surat pengantar

  SOP 3 Surat SOP 4 LPB 1 Faktur Pengantar Membandingkan Memeriksa faktur dari barang yang pemasok dg diterima

  SOP & LPB Membuat Membuat laporan bukti kas penerimaan keluar barang

  SP Faktur SOP 3 LPB 1

3 SOP 4

  2

  3 Laporan 1

  2 Penerimaan Bukti Kas Keluar Barang N

  Bagian Kartu Persediaan Bagian Gudang

  3

  2 Laporan 2 Bukti Kas 2 Penerimaan Keluar Barang Kartu Kartu

  Persediaan Gudang N N

  Selesai

  Gambar 10. Lanjutan bagan alir dokumen hal 29 Sumber: Mulyadi, 2001:570

  Bagian Gudang Bagian Pengiriman Mulai

  1 Diterima dari Bagian Pembelian

  4 Memo 3 Debit

  4 Memo 3 Debit Mengirimkan barang kpd pemasok Menyerahkan barang kpd Bagian

  Pengiriman Membuat laporan pengiriman barang

  4 Memo 3 Debit

  4 Memo Debit 3

  2 Laporan 1 Pengiriman Barang Dikirim ke pemasok sebagai packing slip

  Kartu

  2

1 Gudang

  Bagian Utang Diterima dari Bagian Pembelian

  2 Memo 1 Debit Laporan Pengiriman Barang

  LPB 1 Memo 2 Debit

  Membandingkan jenis & kuantitas barang

  Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar

  LPB 1

  2 Memo 1 Debit Dikirim ke pemasok

  T

  5

  2

  Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal

  3

  4 LPB 1 LPB 1 Memo 2 Memo 2 Debit Debit

  Mengisi harga pokok satuan & harga poko total pada memo debit LPB 1

  Memo 1 Debit Kartu Jurnal Retur

  5 Persediaan Pembelian

  4

  Bagian Gudang Bagian Produksi

  3

  1 Mulai Membuat BPPBG 2

  3 BPPBG

  2 BPPBG 1

  3 Menyerahkan

  2 N barang

  BPPBG 1 Mengisi kuantitas barang yang diserahkan kepada BPPBG

  1

  3

  2 BPPBG 1 Keterangan : BPPBG = Bukti Permintaan dan N Pengeluaran Barang Gudang N = Nomor

  3

  Bagian Kartu Bagian Kartu Bagian Jurnal Persediaan Biaya

  2

  5

  4 BPPBG 1 BPPBG 1 BPPBG 1 Mengisi 5 harga pokok pada BPPBG Jurnal

  Pemakaian N

  Bahan Baku BPPBG 1

  Selesai

  4 Kartu Kartu Harga Persediaan Pokok Produk Keterangan :

  Pemegang Kartu Penghitungan Fisik

  4

  2 Mulai KPF bagian 2 KPF bagian3

  Membagikan KPF kepada penghitung Membandingkan

  KPF bagian 2 KPF

  KPF bagian 3

  1 Tidak Cocok Menghitung kembali

  Ya Mencatat KPF bagian 2 ke dalam

  DHPF KPF Prosedur kompilasi

  2 DHPF 1

  

Penghitung (Counter)

  1 KPF

Melakukan

penghitungan

fisik

persediaan

Mengisi KPF

bagian 3 dan

menyobek

  

KPF bagian 3

tersebut

KPF bagian 3 KPF bagian 2

  KPF bagian 1 Digantungkan pada tempat penyimpanan barang sebagai

  2 tanda bahwa persediaan yang N bersangkutan telah dihitung Digantungkan pada tempat

  N penyimpanan barang bersama dengan KPF bagian 3

  3

  Bagian Kartu Persediaan Pengecek (Checker)

  5

  3 KPF bagian 1 KPF bagian 1 KPF bagian 2 KPF bagian 2 Prosedur penentuan harga pokok (Pricing

  Mengisi Procedure )

  Melakukan hargga pokok penghitungan per unit & fisik kedua menghitung harga pokok total

  Mengisi data hasil Menerima penghitungan otorisasi atas pada kartu

  DHPF penghitungan fisik bag ke-2 Membuat bukti memorial

  KPF bagian 1 KPF bagian 2

  2 DHPF 1 Bukti Memorial Digantungkan pada tempat penyimpanan barang gudang sebagai tanda barang telah dihitung Diterima dari

  Bagian Jurnal Bagian Gudang Daftar Hasil 2 Penghit. Fisik

  T

  7

  6 N Jurnal Umum

  Bukti Memorial

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan yaitu studi kasus dan deskriptif analitis.

  1. Studi kasus merupakan penelitian terhadap obyek tertentu yang populasinya terbatas sehingga kesimpulan yang diambil berlaku terbatas hanya bagi obyek yang diteliti dan berlaku pada waktu tertentu.

  2. Deskriptif analitis merupakan penyajian konsep teoritis yang akan digunakan untuk menilai obyek yang diteliti lalu manganalisis hasil penelitian dengan mengacu pada konsep teoritis untuk diambil suatu kesimpulan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

  1. Tempat penelitian : PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta

  2. Waktu penelitian : Mei 2006- Mei 2007

  2. Objek:

  a). Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan bahan baku.

  b). Unit organisasi yang terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan bahan baku.

  c). Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan bahan baku.

  D. Data yang Dicari 1. Gambaran umum persediaan.

  2. Prosedur-prosedur yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku.

  3. Dokumen, formulir dan catatan-catatan yang digunakan dan berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku.

E. Teknik Pengumpulan Data

  3. Kuesioner Kuesioner merupakan penyusunan daftar pertanyaan secara tertulis mengenai sistem pengendalian intern perusahaan.

F. Teknik Analisis Data

  Untuk menjawab rumusan masalah digunakan analisis deskriptif dengan cara:

  1. Mendeskripsikan unsur-unsur sistem akuntansi persediaan bahan baku beserta pengendalian internnya yang terdapat dalam PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta. Unsur-unsur sistem akuntansi persediaan bahan baku dalam PT.Aseli

  Dagadu Djokdja Yogyakarta yang akan dideskripsikan yaitu: a). Dokumen-dokumen yang digunakan.

  b). Catatan akuntansi yang digunakan.

  c). Unit organisasi yang terkait.

  d). Jaringan prosedur disertai gambar bagan alir.

  e). Unsur-unsur sistem pengendalian intern.

  3). Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. 4). Kartu penghitungan fisik (inventory tag), daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet).

  b). Catatan akuntansi yang digunakan: 1). kartu gudang 2). Jurnal umum

  c). Unit organisasi yang terkait: 1). Bagian Gudang 2). Bagian Produksi 3). Bagian Pembelian 4). Bagian Akuntansi

  d). Jaringan prosedur: 1). Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

  2). Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.

  3). Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Sistem akuntansi persediaan bahan baku yang terdapat pada PT. Aseli Dagadu Djokdja dapat disimpulkan telah sesuai dengan kajian teori bila telah memenuhi unsur-unsur sistem akuntansi persediaan bahan baku beserta pengendalian intern yang dijabarkan pada landasan teori.

  

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan PT. Aseli Dagadu Djokdja Yogyakarta Pada mulanya kelompok Dagadu Djokdja merupakan kumpulan individu yang

  memiliki kesamaan minat dalam masalah-masalah kepariwisataan, perkotaan, dan apresiasi perancangan grafis. Sebagian besar anggotanya adalah mahasiswa dan alumni Jurusan Teknik Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Gajah Mada Yoyakarta. Nama “Dagadu Djokdja” mulai digunakan saat peluncuran perdana produk-produk yang dijual di Malioboro Mall Yogyakarta, pada 9 Januari 1994. Kegiatan wirausaha yang dilakukan kelompok ini awalnya dengan memproduksi dan memasarkan produk “cinderamata alternatif dari Yogyakarta” (berupa kaos oblong, gantungan kunci, gambar tempel dan berbagai artikel lain dengan tema kepariwisataan dan lingkungan binaan kota Yogyakarta) pada dasarnya lebih sebagai wahana penyaluran minat dan idealisme. “Dagadu Djokdja” telah mendapat pengesahan Menkum & HAM

  Nama “Dagadu Djokdja” digunakan sebagai merek dagang sekaligus nama produsennya. Serangkaian penjelasan perihal nama tersebut baru disusun ketika sejumlah pembeli mulai menanyakan arti ataupun makna dibaliknya. Beberapa penjelasan kata Dagadu (“matamu”) sebagai berikut: 1.

  Citra mata yang diartikan sebagai melihat-lihat. Hal ini diharapkan dapat merepresentasikan kepedulian terhadap masalah perkotaan dan kepariwisataan, 2. “Dagadu” sebagai kosa kata yang familiar dalam pergaulan informal di