Pertemuan 3 Perencanaan Proyek
Perencanaan Proyek
Introduction
Aspek yang paling penting dari suatu proyek adalah
mencapai hasil sesuai keinginan secara tepat waktu
dan anggaran
Hal penting lainnya adalah selalu memberi informasi
kepada pihak terkait secara reguler baik keberhasilan
maupun kegagalan sehingga tidak mengejutkan pihak
berwenang yang telah mempertaruhkan proyek
Yang ingin diketahui stackholder adl status proyek :
Apakah sesuai jadwal
Apakah sesuai biaya
Apakah sesuai harapan
Mereka juga ingin mengetahui kemungkinan biaya proyek yang melebihi
anggaran, kemungkinan jadwal yang meleset, masalah yang bisa diantisipasi,
halangan yang mungkin muncul atau mengancam proyek
Laporan dikeluarkan secara berkala sesuai waktu
proyek
2
Introduction
Mempelajari proyek dengan cermat dan hati-hati, dan
menyusun rencana secara efektif dapat meminimalisir
potensi kejutan.
Rencana menunjukkan segala sesuatu yang dapat
ditentukan tentang apa saja yang perlu dikerjakan
pada proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Hal ini akan memberi kejelasan dan arahan
Hal ini akan membantu untuk menentukan dimana
kita berada dan apa yang perlu dilakukan untuk
sampai ke sana
Suatu rencana (entah baik atau buruk) adalah lebih
baik dari pada tidak sama sekali
Paling tidak dengan rencana yang buruk memiliki
potensi memperbaiki
3
Rencana
Pihak berwenang bisa memberi outline, catatan atau
peta untuk memulai proyek atau tidak sama sekali
Perlu studi kelayakan untuk merencanakan proyek,
bisa dilakukan survey ke semua pihak terkait untuk
mulai merencanakan proyek
Cari dokumen yang diperlukan, bagaimana cara
memulai dan mengakhiri.
Dalam menyusun rencana, tantangan utama adalah
memastikan hubungan satu sama lain dari tugastugas atau kejadian yang berbeda dan
mengkoordinasikan sehingga proyek dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Alat perencanaan yang utama adalah WBS, Gantt
Chart dan PERT/CPM
4
WBS
Work Breakdown Structure bisa diartikan sbg Struktur
Perincian Pekerjaan sinonim dengan daftar tugas
Bentuk paling sederhana adalah outline.
Dapat digunakan untuk menggambarkan penugasan
dan jadwal serta untuk memelihara gokus pada
anggaran
Outline bisa dipecah menjadi sub – sub secara lebih
detail
Tingkatan / sub tergantung kerumitan proyek. Tingkat
detail bisa didelegasikan ke bawahan
Dengan detail WBS bisa menangani dan
meningkatkan perhatian semua aspek
Tapi jangan terfokus pada detail, fokus juga pada
hasil
5
WBS
WBS bisa dikombinasikan dengan diagram pohon.
Hal ini bisa menjamin totalitas proyek
Setiap sub tugas memerlukan estimasi jam kerja,
berapa lama dan berapa biaya
WBS bisa memberikan indikator ttg sumber daya
yang diperlukan selain manusia.
Jika ada perjalanan, memerlukan biaya akomodasi,
dll
Hendaknya berfokus pada hasil. Contoh untuk
programmer jangan berpaku pada LOC (Line Of
Coding) tapi pada jalan tidaknya program
Terakhir sampaikan kepada stackholder rencana tsb.
6
Aktifitas Dasar WBS
Mengidentifikasi kejadian atau tugas dan subtugas
untuk mencapai tujuan
Menggambarkan aktifitas dengan outline, diagram
prohon atau kombinasi
Memperkirakan tingkat usaha yang diperlukan, waktu
mulai dan selesai
Identifikasi sumber pendukung, kapan tersedia,
berapa lama tersedia kapan dan bagaimana
dikembalikan
Menentukan tanggal target penyelesaian setiap sub
Membuat daftar deliverable
Mendapatkan persetujuan thd rencana
7
Aktifitas Dasar WBS
Pembuatan WBS sebaiknya lepas dari alokasi staff,
baru setelah terbentuk staffnya kita alokasikan
Jenis Tugas : Tugas Paralel dan Dependent
Parallel bisa dilaksanakan secara bersamaan
Dependent bisa dilaksanakan setelah yang lain
selesai
Setelah WBS disetujui, tanggung jawab selanjutnya
adalah memonitor kemajuan sesuai WBS
8
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi dan
kelengkapan pendefinisian pekerjaan dan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
9
Kegunaan WBS
Membantu
memastikan
tingkat
akurasi
kelengkapan
pendefinisian
pekerjaan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
10
dan
dan
Contoh WBS
11
Introduction
Aspek yang paling penting dari suatu proyek adalah
mencapai hasil sesuai keinginan secara tepat waktu
dan anggaran
Hal penting lainnya adalah selalu memberi informasi
kepada pihak terkait secara reguler baik keberhasilan
maupun kegagalan sehingga tidak mengejutkan pihak
berwenang yang telah mempertaruhkan proyek
Yang ingin diketahui stackholder adl status proyek :
Apakah sesuai jadwal
Apakah sesuai biaya
Apakah sesuai harapan
Mereka juga ingin mengetahui kemungkinan biaya proyek yang melebihi
anggaran, kemungkinan jadwal yang meleset, masalah yang bisa diantisipasi,
halangan yang mungkin muncul atau mengancam proyek
Laporan dikeluarkan secara berkala sesuai waktu
proyek
2
Introduction
Mempelajari proyek dengan cermat dan hati-hati, dan
menyusun rencana secara efektif dapat meminimalisir
potensi kejutan.
Rencana menunjukkan segala sesuatu yang dapat
ditentukan tentang apa saja yang perlu dikerjakan
pada proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Hal ini akan memberi kejelasan dan arahan
Hal ini akan membantu untuk menentukan dimana
kita berada dan apa yang perlu dilakukan untuk
sampai ke sana
Suatu rencana (entah baik atau buruk) adalah lebih
baik dari pada tidak sama sekali
Paling tidak dengan rencana yang buruk memiliki
potensi memperbaiki
3
Rencana
Pihak berwenang bisa memberi outline, catatan atau
peta untuk memulai proyek atau tidak sama sekali
Perlu studi kelayakan untuk merencanakan proyek,
bisa dilakukan survey ke semua pihak terkait untuk
mulai merencanakan proyek
Cari dokumen yang diperlukan, bagaimana cara
memulai dan mengakhiri.
Dalam menyusun rencana, tantangan utama adalah
memastikan hubungan satu sama lain dari tugastugas atau kejadian yang berbeda dan
mengkoordinasikan sehingga proyek dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Alat perencanaan yang utama adalah WBS, Gantt
Chart dan PERT/CPM
4
WBS
Work Breakdown Structure bisa diartikan sbg Struktur
Perincian Pekerjaan sinonim dengan daftar tugas
Bentuk paling sederhana adalah outline.
Dapat digunakan untuk menggambarkan penugasan
dan jadwal serta untuk memelihara gokus pada
anggaran
Outline bisa dipecah menjadi sub – sub secara lebih
detail
Tingkatan / sub tergantung kerumitan proyek. Tingkat
detail bisa didelegasikan ke bawahan
Dengan detail WBS bisa menangani dan
meningkatkan perhatian semua aspek
Tapi jangan terfokus pada detail, fokus juga pada
hasil
5
WBS
WBS bisa dikombinasikan dengan diagram pohon.
Hal ini bisa menjamin totalitas proyek
Setiap sub tugas memerlukan estimasi jam kerja,
berapa lama dan berapa biaya
WBS bisa memberikan indikator ttg sumber daya
yang diperlukan selain manusia.
Jika ada perjalanan, memerlukan biaya akomodasi,
dll
Hendaknya berfokus pada hasil. Contoh untuk
programmer jangan berpaku pada LOC (Line Of
Coding) tapi pada jalan tidaknya program
Terakhir sampaikan kepada stackholder rencana tsb.
6
Aktifitas Dasar WBS
Mengidentifikasi kejadian atau tugas dan subtugas
untuk mencapai tujuan
Menggambarkan aktifitas dengan outline, diagram
prohon atau kombinasi
Memperkirakan tingkat usaha yang diperlukan, waktu
mulai dan selesai
Identifikasi sumber pendukung, kapan tersedia,
berapa lama tersedia kapan dan bagaimana
dikembalikan
Menentukan tanggal target penyelesaian setiap sub
Membuat daftar deliverable
Mendapatkan persetujuan thd rencana
7
Aktifitas Dasar WBS
Pembuatan WBS sebaiknya lepas dari alokasi staff,
baru setelah terbentuk staffnya kita alokasikan
Jenis Tugas : Tugas Paralel dan Dependent
Parallel bisa dilaksanakan secara bersamaan
Dependent bisa dilaksanakan setelah yang lain
selesai
Setelah WBS disetujui, tanggung jawab selanjutnya
adalah memonitor kemajuan sesuai WBS
8
Kegunaan WBS
Membantu memastikan tingkat akurasi dan
kelengkapan pendefinisian pekerjaan dan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
9
Kegunaan WBS
Membantu
memastikan
tingkat
akurasi
kelengkapan
pendefinisian
pekerjaan
mendapatkan komitmen proyek
Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan
Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek
10
dan
dan
Contoh WBS
11