Pengolahan terbitan berkala jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Heni Astuti

i

PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL

DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh :

Heni Astuti D 1806049

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir Berjudul :

PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Karya :

HENI ASTUTI

D 1806049

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

Surakarta, 17 Juni 2009 Mengetahui Dosen Pembimbing

Riah Wiratningsih, S.S, M.Si NIP : 19760813 200003 2 001

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Hari :

Tanggal :

Panitia Penguji Tugas Akhir Penguji 1 :

1. Drs. Sudjini, S. Sos, M.Si (...) NIP : 19530812 198003 1 005

Penguji 2 :

2. Riah Wiratningsih, S.S, M.Si (………..)

NIP : 19760813 200003 2 001

Dekan

Drs. Supriyadi, SU NIP. 130 814 593

iv

MOTTO

- Kedamaian tidak ada di puncak gunung atau didasar samudra tetapi kedamaian ada dalam hati dan sikapmu

- Percayalah pada dirimu sendiri

- Orang berilmu itu besar sekalipun dia itu kecil, sebaliknya orang bodoh itu kecil sekalipun dia itu besar

- Bila kamu mencintai sesuatu cintailah dengan sewajarnya, karena boleh jadi orang yang kau benci akan menjadi yang lebih kau cintai

v

PERSEMBAHAN

Kepada Allah Syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam naungan Ridho-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini untuk :

1. Kedua Orang tuaku atas kasih sayang yang diberikan kepadaku

2. Papiku tersayang (lato), yang setia membantu dan menemaniku

3. Teman-teman angkatan 2006 4. Almamaterku

vi

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tuigas Akhir ini dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret. Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Yang terhormat Bapak Drs. Supriyadi, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

2. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si, selaku ketua program D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Dosen Pembimbing Akademik D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

4. Ibu Riah Wiratningsih S.S, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir 5. Bapak Drs. Sudjini S.Sos, M.Si selaku Penguji Tugas Akhir

6. Bapak Drs. Harmawan, M. Lib, selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret.

7. Ibu Sri Hartati, S.H. Selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

vii

8. Seluruh staf UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta 9. Seluruh teman Angkatan 2006 Program Studi Perpustakaan

10.Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang berkepentingan.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Penulis

HENI ASTUTI NIM. D1806049

viii DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN MOTTO ... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

HALAMAN TABEL ... x

HALAMAN GAMBAR ... xi

HALAMAN LAMPIRAN ... xii

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan ... 4

C. Pelaksanaan ... 4

D. Metode Pengumpulan Data ... 5

E. Rumusan Masalah yang diambil dalam Tugas Akhir ... 6

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA... 7

A. Pengertian Terbitan Berkala ... 7

B. Sejarah Jurnal ... 11

C. Karakteristik Terbitan Berkala ... 13

D. Fungsi Terbitan Berkala ... 15

E. Pengadaan Terbitan Berkala ... 17

ix

BAB III. GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNY ... 22

A. Sejarah UPT Perpustakaan UNY ... 22

B. Gedung ... 24

C. Koleksi ... 26

D. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY ... 30

E. Tenaga ... 31

F. Sumber Dana ( sumbangan Buku Alumni ) ... 31

G. Sarana dan Prasarana ... 32

H. Layanan ... 33

BAB IV. PEMBAHASAN MASALAH ... 50

A. Pengolahan Koleksi terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY 50 B. Hambatan-hambatan dan Pengolahan Koleksi Terbitan berkala di UPT Perpustakaan UNY ... 60

C. Pemecahan ... 60

BAB V. PENUTUP ... 61

A. Kesimpulan ... 61

B. Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 63 LAMPIRAN

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jumlah koleksi Buku Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah Tabel 3 Formasi Tenaga

Tabel 4 Perangkat Keras Komputer Tabel 5 Perangkat Keras Printer Tabel 6 Jumlah Koleksi Elektronik Tabel 7 Koleksi Terbitan Berkala Jurnal

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta Gambar 2 Tampilan Input Jurnal

Gambar 3 Tampilan Utama Pada OPAC Gambar 4 Jurnal yang kita inginkan

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas Untuk Pelaksanaan Magang

Lampiran 2 Catatan Kerja Harian Mahasiswa Selama Magang Lampiran 3 Daftar Kegiatan Mahasiswa Selama Magang Lampiran 4 Jadwal Tugas Karyawan

Lampiran 5 Kartu Indeks ( Kardeks) atau Inventaris Terbitan Berkala Lampiran 6 Daftar Hadir Pengunjung

Lampiran 7 Stempel UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Lampiran 8 Password Jurnal Elektronik Bulan Maret 2009

Lampiran 8 Lembar Bon Pinjam Foto copy

Lampiran 9 Kartu Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta Lampiran 10 Sertifikat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan Lampiran 11 Fotocopy Nilai Magang

xiii

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Perpustakaan pada awalnya dianggap tidak penting bagi masyarakat, namun dengan berkembangnya modernisasi maka perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta berbagai layanan jasa lainnya, telah ada sejak jaman dulu kala. Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaganya dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua, melestarikan, memelihara, dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak dipakai, dan tidak lekas rusak. Ketiga, adalah menyediakan untuk siap mempergunakan dan diperdayakan atas seluruh sumber informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan, bagi para pemakainya. (Sutarno,2003:1)

Bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi sendiri mempunyai tujuan untuk memperlancar dan mensukseskan program-program serta proyek-proyek yang diletakkan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Fungsi dari perpustakaan itu sendiri adalah jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi pusat kegiatan akademis lembaga pendidikan. Fungsi lainnya adalah pusat alat-alat bahan peraga pengajaran, dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan

xiv

serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan bahan dan fasilitas yang dibutuhkan oleh para dosen dalam perkuliahan didalam kelas.( Soedjono Trimo,1990:3)

Layanan terbitan berkala adalah salah satu layanan yang harus ada di suatu perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini disebabkan informasi yang terkandung di dalam koleksi terbitan berkala lebih mutakhir daripada informasi yang ada di buku. Hasil penelitian dari para peneliti banyak yang dimuat di dalam jurnal-jurnal ilmiah. Informasi dari koleksi terbitan berkala ini banyak dimanfaatkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi untuk penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.

Koleksi Terbitan berkala merupakan suatu publikasi yang direncanakan terbit secara terus menerus dalam kurun waktu yang tidak terbatas. Termasuk dalam jenis terbitan ini adalah jurnal, majalah, bulletin, warta, surat kabar, dan lain-lain. Dalam hal ini penulis hanya membatasi penulisan yang akan membahas tentang koleksi terbitan berkala berupa jurnal. Ciri khas bahan pustaka ini adalah memiliki judul seri yang cukup mencolok, juga memiliki volume, nomor, dan tahun terbit. Lazimnya terbit secara teratur (periodik) seperti mingguan, bulanan, dwi bulanan, empat bulanan, semesteran (tengah tahunan), tahunan dan lain-lain. Isinya sangat menarik sehingga pembaca senantiasa menantikan nomor selanjutnya.

Jenis koleksi ini yang paling populer dimasyarakat adalah majalah. Memang dari sejarah perkembangannya terbitan berkala diawali dari adanya majalah. Majalah yang dalam bahasa inggrisnya’Magazine’ semula hanya khusus menyajikan tulisan-tulisan dibidang kebudayaan dan atau ilmu pengetahuan. Kemudian istilah itu digunakan untuk menyebutkan segala jenis

xv

penerbitan berkala yang lebih luas. Isinya meliputi segala bentuk karya sastra, liputan jurnalistik, pandangan tentang berbagai topik aktual yang patut untuk diketahui khalayak. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta adanya berbagai penemuan-penemuan ilmiah, maka lahirlah terbitan berkala berupa jurnal penelitian koleksi ini pada perkembangannya akan sangat mewarnai kualitas di UPT Perpustakaan UNY.

Namun masih banyak perpustakaan yang belum mengelola koleksi terbitan berkala dengan baik. Di satu sisi kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas dalam mengelola koleksi tersebut, karena terbatasnya sarana yang dimiliki perpustakaan dalam proses pengolahan. Bertolak dari hal tersebut di atas dalam laporan ini akan dibahas pengolahan koleksi terbitan berkala Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Program DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta mendidik dan melatih mahasiswa yang berminat dalam dunia perpustakaan untuk menjadi tenaga kerja pendayagunaan perpustakaan dan mampu memberi efek positif bagi kemajuan insan perpustakaan khususnya. Oleh karena itu PKL merupakan sebuah kesempatan bagi bagi mahasiswa untuk mempraktekkan ilmu yang telah diproses di bangku kuliah. Dengan PKL ini mahasiswa akan dapat gambaran yang sebenarnya mengenai kegiatan di sebuah perpustakaan.

Alasan penulis memilih membahas Pengolahan Terbitan Berkala berupa Jurnal di UPT Universitas Negeri Yogyakarta karena terbitan berkala memiliki karakteristik tersendiri yang menempatkan terbitan itu sebagai media penyebaran informasi baru yang efektif. Sehingga memerlukan penataan dan pengolahan secara profesional, agar terbitan dapat dimanfaatkan secara optimal. Bahwa saat

xvi

ini terbitan berkala khususnya jurnal banyak diperlukan untuk referensi para mahasiswa.

B. TUJUAN

1. Untuk mengetahui proses pengolahan koleksi terbitan berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang ada dalam pengolahan koleksi terbitan berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

3. Untuk mengetahui upaya memudahkan dalam pengolahan koleksi terbitan berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

C. PELAKSANAAN

Praktek kerja lapangan di laksanakan di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta yang beralamat di kampus Universitas Negeri Yogyakarta karangmalang Yogyakarta 55281. Praktek kerja lapangan dilaksanakan pada tanggal 16 februari s/d 24 Maret 2009

Hari Senin s/d kamis : Pukul 08.00-14.00 WIB Hari Jum’at : Pukul 08.00-11.00 WIB D. METODE PENGUMPULAN DATA

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan metode sebagai berikut :

a. Metode Observasi

Yaitu metode dengan pengamatan dan pencatatan secara langsung ke obyek yang akan diteliti. Penulis mengumpulkan data yang diperoleh dari

xvii

pengamatan secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

b. Metode Wawancara

Yaitu metode yang dipakai untuk memperoleh data dengan cara melakukan interview atau wawancara dan tanya jawab terhadap dosen pembimbing atau pihak lain yang bisa memberikan informasi dan masukan yang berkaitan dengan obyek penelitian. Penulis melakukan Wawancara secara langsung kepada karyawan perpustakaan di Universitas Negeri Yogyakarta.

c. Metode literatur

Yaitu dengan cara pengumpulan data sekunder yang dapat diperoleh dengan memanfaatkan sarana yang ada, baik dalam kampus atau di luar kampus. Dengan menggunakan bahan pustaka dan literatur memiliki relevansi dengan subyek yang akan di bahas dalam laporan Praktek kerja lapangan.

xviii E. RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah yang di ambil dalam Tugas Akhir ini adalah :

1. Bagaimana pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?

2. Hal apa saja yang menjadi hambatan-hambatan dalam pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?

3. Bagaimana pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan Jurnal atau Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?

BAB II

xix A. PENGERTIAN TERBITAN BERKALA

Terbitan berseri atau disebut juga dengan terbitan berkala adalah salah satu jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pengertian dari terbitan berseri atau terbitan berkala adalah salah satu terbitan yang berisi informasi berita atau surat kabar, berita keilmuan serta kejadian-kejadian yang menyangkut ekonomi, politik dan lain-lain yang menarik di masyarakat.(Abdul Rahman Saleh,1996:3)

Berdasarkan kata ”periodicals” yang diartikan sebagai majalah, terbitan berkala, berisi banyak artikel yang ditulis beberapa orang, diterbitkan oleh lembaga, instansi, yayasan, maupun perkumpulan yang membentuk susunan redaksi sebagai penanggungjawab penerbitan ini dan terbit dalam frekuensi tertentu seperti mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan, maupun semesteran. (Lasa HS, 1994:14).

Jadi bisa disimpulkan bahwa yang dimaksud Terbitan berkala di sini mencakup pengertian sebagai yang di maksud dalam bahasa inggris; periodicals, serials, magazines, bulletine, daily, newspaper, annual report dan lain sebagainya. Oleh karena itu yang dapat dikategorikan ke dalam kelompok terbitan berkala ini antara lain berupa; terbitan berseri, terbitan berkala, laporan tahunan, majalah, bulletin, mingguan, surat kabar, jurnal, prosiding, review dan majalah dinding.

Jenis terbitan ini merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini memang di rencanakan untuk

xx

terbit terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut ‘Redaksi”. Redaksi inilah yang bertanggung jawab atas penerbitannya dan yang menentukan apakah suatu tulisan itu layak dimuat atau tidak. Publikasi ini terbit dengan kala, waktu tertentu dengan jangka waktu tetap maupun tidak tetap, disebarluaskan kepada kalangan tertentu maupun kepada masyarakat pada umumnya.

Beberapa pengertian yang terkait dengan terbitan berkala antara lain (Lasa HS,1994:14) :

a. Majalah/magazine

Istilah ini biasanya dipergunakan untuk menyebut majalah pada umumnya. Yakni terbitan berkala yang berisi bacaan untuk umum, ditulis oleh beberapa orang dengan bahasa popular sehingga mudah dipahami oleh umum.

b. Terbitan berseri/serials

Publikasi yang diterbitkan berurutan, baik dinyatakan dengan angka atau dinyatakan dengan huruf misalnya; buku, majalah, laporan, brosur, prosiding dan lain-lain.

c. Buletin/bulletine

Suatu publikasi yang diterbitkan pada jangka waktu tertentu oleh lembaga Pemerintah, badan sosial, organisasi profesi maupun lembaga pendidikan yang diberi nomor urut.

xxi

Penerbitan insidentil yang jumlah halamannya paling banyak satu halaman. Terbitan ini berisi pemberitahuan, pengumuman maupun berita yang disebarluaskan secara Cuma-Cuma.

e. Ringkasan, sari karangan, abstrak/abstract

Isi pokok suatu karangan, penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan lain-lain. Ringkasan ini kadang-kadang dikumpulkan dan disusun sistematis dalam bidang atau lingkungan tertentu, kemudian diterbitkan dalam jangka waktu tertentu. Sering juga diberi tanda urutan angka maupun huruf. f. Laporan tahunan/annual report

Penerbitan tahunan yang bersisi tinjauan peristiwa, kegiatan lembaga, organisasi selama satu tahun dan kadang terbatas pada bidang tertentu. g. Laporan bersejarah/annals

Penerbitan yang memuat catatan peristiwa dalam ilmu pengetahuan dan teknologi yang terjadi selama satu tahun, transaksi suatu organisasi serta kemajuan dalam bidang tertentu.

xxii h. Lembaran/leaflet

Terbitan yang terdiri dari satu lembar yang dilipat menjadi dua, tiga, atau lebih tanpa dijilid maupun dijahit. Publikasi ini disebarluaskan kepada masyarakat luas berisi informasi tertentu; pendidikan, pertunjukan, penyelenggaraan seminar dll.

i. Surat kabar, harian, Koran/newspaper, daily

Terbitan berkala berupa lembaran, tidak dijilid, terbit tiap hari, berisi berita, pengumuman, laporan, pemikiran yang aktual atau sesuatu yang perlu segera diketahui oleh masyarakat pada umumnya.

j. Warta, warta singkat, warta ringkas/news, news in brief

Terbitan suatu instansi, lembaga pada waktu tertentu berisi berita maupun laporan kegiatan secara ringkas. Disajikan dalam bentuk berita, terdiri dari beberapa lembar dan kadang dijilid sederhana atau distaples. k. Jurnal/journal

Terbitan dalam bidang tertentu oleh instansi, badan, organisasi profesi maupun lembaga keilmuan. Terbit secara berkala dan teratur berisi informasi ilmiah, hasil penelitian, prosiding seminar maupun pertemuan ilmiah yang lain.

l. Brosur/brochure

Karya cetak pendek, hanya terdiri dari beberapa lembar. Cetakan ini diikat dengan tali, benang atau distaples dan tidak dijilid. Berisi pemberitahuan tentang akan adanya kegiatan yang perlu diketahui oleh masyarakat.

xxiii

Kiranya masih terdapat sekian istilah misalnya; acta, prosiding, dan transaction maupun majalah dinding, yang semua itu dapat digunakan untuk kepentingan tertentu.

B. SEJARAH JURNAL

Memahami asal-muasal penerbitan jurmal ilmiah. Jurnal ilmiah seperti yang kita kenal sekarang pertama kali terbit pada tahun 1665 di Inggris, tepatnya tanggal 6 Maret 1665 dengan terbitnya Philosophical Transactions of the Royal Society. Editor Jurnal ilmiah pertama itu adalah Henry Oldenburg, secretary dari

The Royal Society dan jurnal itu dibiayai pribadi oleh Henry Oldenburg. Pada masa itu di Inggris para penemu, penjelajah dan peneliti mendapatkan tempat sangat terhormat di masyarakat Inggris. Orang berlomba-lomba meneliti dan menjelajah untuk menemukan sesuatu yang baru dan penemuan yang spektakular mendapat perhatian dan imbalan yang besar dari kerajaan. Untuk itulah diperlukan suatu mekanisme untuk menilai penemuan-penemuan: apakah benar-benar baru dan siapa yang paling berhak mendapatkannya.

Jurnal ilmiah pada masa itu dengan demikian mempunyai empat fungsi: 1. Registrasi, yaitu pendaftaran terhadap adanya penemuan baru.

2. Disseminasi, yaitu penyebarluasan hasil penemuan baru tersebut. 3. Archive, yaitu membentuk koleksi dari penemuan-penemuan yang ada

4. Sertifikasi, yaitu mendapatkan pengakuan dari The Royal Society setelah sebelumnya ditelaah dulu oleh para anggota The Royal Society dari bidang yang sama.

Keempat prinsip jurnal ilmiah di atas pada dasarnya tidak berubah sampai sekarang. Registrasi merupakan fungsi yang amat penting sebagai

xxiv

pengakuan terhadap sang penemu. Suatu penemuan dianggap belum ada apabila penemuan itu belum ditulis dalam suatu artikel dan diterbitkan dalam jurnal ilmiah. Salah satu kasus mutakhir yang banyak menarik perhatian adalah mengenai siapa sebenarnya penemu virus HIV dua puluh tahun yang lalu, Robert Gallo dari Amerika Serikat atau Luc Montagnier dari Pasteur Institute, Perancis. Luic Montagnier diakui sebagai penemu virus HIV sebab pada Jurnal Nature

(1983) telah menunjukkan keberhasilannya mengisolasi retrovirus tersebut. Disseminasi bertujuan mendapatkan pengakuan dan kolaborasi dari para rekan sejawat. Archive bertujuan melestarikan informasi ini untuk keperluan di masa datang.

Sertifikasi untuk mendapatkan pengesahan terhadap penelitian (dan dampaknya) oleh jurnal yang mutunya sudah dikenal. Tidak ada sama sekali disebut mengenai tujuan komersial penerbitan suatu jurnal ilmiah. Peran Jurnal ilmiah lebih pada pengakuan terhadap hasil penelitian dan sama sekali bukan untuk tujuan komersial. Bahwa faktanya para penerbit jurnal ilmiah bisa menjadi raksasa penerbitan adalah hal lain.

(www.edu2000.org/portal/index2.php?option=com)

C. KARAKTERISTIK TERBITAN BERKALA

Terbitan berkala ini apabila dibandingkan dengan publikasi maupun koleksi lain, ternyata memiliki cirri khas/karakteristik yang antara lain (Lasa HS, 1994:17) :

1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa karangan yang ditulis oleh beberapa orang dengan topik yang berbeda dan dengan gaya bahasa yang berlainan.

xxv

2. Artikel, tulisan maupun karangan pada umumnya tidak terlalu panjang sebagaimana pada buku teks. Dengan membaca karangan pendek itu seseorang dapat menangkap ide pokok yang dikemukakan penulis.

3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan, dan ide baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya.

4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi. Redaksi inilah yang mengelola dan bertanggung jawab atas terbitan ini dengan tugas-tugas antara lain :

a. Mempersiapkan naskah yang berupa artikel, pemberitahuan, pengumuman, iklan dan lain-lainnya.

b. Mengoreksi naskah dan menentukan apakah suatu tulisan itu layak dimuat atau tidak.

c. Bertanggung jawab atas tulisan, artikel yang dimuat itu. d. Bertanggung jawab atas penerbitannya.

e. Ada biaya atau tidak, ada naskah atau tidak, redaksi yang mengusahakan semua itu.

5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat umum.

Tulisan-tulisan yang dimuat dalam majalah, surat kabar telah diketahui oleh banyak orang atau masyarakat awam. Berbeda dengan isi buku teks misalnya yang hanya diketahui oleh kalangan terbatas. Oleh karena itu apabila orang ingin menelusuri kembali akan suatu topik yang dimuat oleh terbitan berkala, maka akan mudah menemukannya. Pencarian ini dapat dilakukan ke perpustakaan terkait, ke redaksi, agen-agen majalah atau ke toko buku. Usaha ini dapat juga dengan menghubungi penulisnya. Sebab

xxvi

seringkali seorang penulis artikel mencantumkan alamat instansinya agar mudah dihubungi atau sebagai pertanggungjawaban moral.

6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu. Berbeda dengan buku teks yang terbitnya tidak dapat dipastikan. Mungkin sekali terjadi bahwa suatu judul buku sekali terbit lalu berhenti. Akan tetapi tidak tertutup kemungkinan bahwa suatu judul buku dalam satu tahun dapat terbit dua atau tiga kali karena sedang diminati masyarakat.

xxvii 7. Memiliki sistem kontrol internasional

Ciri ini dapat kita amati pada pencantuman nomor ISSN (International Standard Serial Number) pada setiap judul jurnal atau terbitan berseri lainnya.

Pencantuman nomor ISSN ini mempunyai banyak manfaat antara lain : a. Mengetahui perkembangan penerbitan terbitan berkala, terbitan berseri

suatu Negara dari waktu ke waktu.

b. Untuk mengetahui perkembangan minat ilmu pengetahuan suatu bangsa melalui banyaknya terbitan berseri yang mereka hasilkan.

c. Memudahkan komunikasi informasi antar perpustakaan maupun pusat informasi terutama yang berkaitan dengan kompetensi.

d. Memudahkan pemesanan terbitan terutama untuk langganan jurnal ke luar negeri. Sebab kenyataannya tidak sedikit judul jurnal, jurnal yang sama yang diterbitkan oleh Negara yang berbeda.

D. FUNGSI TERBITAN BERKALA

Tulisan, ulasan yang dimuat oleh terbitan berkala ini merupakan ide atau gagasan asli seorang atau beberapa pengarang yang disusun ringkas sehingga sering disebut dengan literature primer. Terbitan ini sebenarnya sangat berguna untuk memajukan studi dan merupakan sarana yang lebih efektif dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

Oleh karena itu, terbitan ini memegang peran penting dalam lalu lintas informasi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Peran yang dimainkan terbitan ini antara lain karena :

xxviii

1. Dapat memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman beberapa orang. Dalam lembaran-lembaran itulah dituangkan karangan, ulasan maupun hasil wawancara dengan beberapa ahli. Dengan demikian majalah itu merupakan wadah pemikiran dan renungan beberapa orang. 2. Menyampaikan gagasan, ide dan penemuan baru dalam bidang tertentu.

Dengan mengetahui ini semua seseorang akan dapat mengembangkan lebih lanjut dalam bentuk tulisan maupun disampaikan dalam seminar, diskusi maupun dalam bentuk penataran, kursus, perkuliahan dan lain sebagainya.

Sebagaimana diketahui bahwa terbitan berkala jenis Jurnal itu banyak ragamnya mengingat pembacanya yang sangat heterogen tingkat pendidikan dan minat mereka. Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka majalah menurut jenisnya dapat dibagi menjadi :

1. Jurnal umum

Jenis ini dipersiapkan untuk konsumsi umum. Berisi bermacam-macam bidang misalnya; pendidikan, ilmu pengetahuan, olahraga, politik, keterampilan dan lain sebagainya.

Jurnal ini ditulis dengan gaya bahasa popular agar mudah dipahami oleh segenap lapisan masyarakat yang bermacam-macam pendidikannya itu.

xxix 2. Jurnal teknis

Jurnal teknis ini ditulis dengan gaya bahasa teknis, pelaksanaan bidang tertentu, memperbaiki peralatan, memasang komponen tertentu. Ditujukan kepada para teknisi, pekerja lapangan, laboran maupun mereka yang bekerja di pabrik-pabrik, industri-industri dan lain-lain.

3. Jurnal ilmiah

Jenis ini ditulis dengan bahas ilmiah sehingga sulit dipahami oleh masyarakat pada umumnya. Ditujukan kepada para ilmuwan terutama yang sebidang sebagai media komunikasi ilmu antar mereka. Penyertaan gambar, foto, ilustrasi sebagai pendukung dan memperjelas tulisan.

4. Jurnal ilmiah populer

Jurnal ini berisi tulisan-tulisan tentang keilmuan atau bidang tertentu, ditulis dengan gaya bahasa yang ringan, bahasa harian dan populer sehingga orang luar bidang itu dapat memahami dan juga kalangan umum terpelajar. Media ini dimaksudkan sebagai bacaan umum untuk menambah pengetahuan mereka dalam bidang itu.

E. PENGADAAN TERBITAN BERKALA

Untuk mengadakan tebitan berkala di suatu perpustakaan, lembaga, pada prinsipnya sama dengan pengadaan koleksi lainnya. Pengadaan koleksi ini dapat ditempuh dengan cara (Lasa HS, 1994:25) :

xxx 1. Melanggan/beli

Sebelum menentukan judul-judul majalah yang perlu dilanggan, lebih dulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Tersedianya anggaran, dana

b. Mengetahui bidang-bidang yang dicakup perpustakaan itu c. Mengetahui minat, bidang calon pengguna

d. Memperhatikan dan mencek lebih dahulu judul-judul majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan.

2. Hadiah/sumbangan

Kecuali melanggan, suatu perpustakaan dapat menerima majalah melalui sumbangan dari perorangan maupun lembaga.

Untuk mendapatkan sumbangan ini, suatu perpustakaan harus dikenal lebih dahulu. Untuk memperkenalkan diri, kiranya perlu mengajukan surat permohonan ke lembaga, yayasan maupun organisasi profesi yang menerbitkan majalah tertentu.

3. Tukar menukar publikasi/exchange publication

Yakni suatu usaha pengadaan koleksi dengan cara tukar menukar terbitan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Cara ini merupakan usaha untuk. 1. Pemerataan dalam penyebaran informasi.

2. Memupuk kerjasama antarperpustakaan dalam pelayanan informasi. 3. Saling membantu diantara sesama pusat informasi.

4. Sebagai langkah awal program ini, seharusnya suatu perpustakaan atau lembaga memiliki terbitan, publikasi yang berupa majalah, bulletin maupun hanya dalam bentuk daftar pustaka baru/accession list.

xxxi

5. Publikasi itu dikirimkan keperpustakaan, instansi yang terkait disertai surat pengantar tentang penawaran tukar-menukar publikasi.

Setiap perpustakaan harus memiliki pengadaan bahan pustaka yang baik, untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu, pustakawan lebih mudah untuk mengelola sebuah perpustakaan sehingga pembaca nyaman dalam mendapatkan koleksi yang diinginkan.

F. PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL

Semua terbitan berkala yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses. Agar jurnal bisa lebih up to date dan segera dapat digunakan oleh pembaca yang menbutuhkan informasi. Sebab informasi yang dikandungnya berupa masalah yang aktual/menarik. Keterlambatan pemrosesan berarti menghambat proses perkembangan ilmu pengetahuan. Langkah-langkah pengolahan terbitan berkala:

1. Pemeriksaan

Judul jurnal yang diterima hendaknya diperiksa lebih dahulu apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, tukar atau sekedar titipan.

2. Pemberian cap, tanda

Pemberian stempel atau cap ini diletakkan pada halaman yang paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, asal tidak dikenakan pada tulisan.

3. Pencatatan

Pencatatan dapat dipilih diantara beberapa cara, antara lain : a. Sistem kartu registrasi

Untuk majalah terbit tiap bulan atau lebih b. Dicatat dalam buku inventaris

xxxii

Pada sistem ini, kecuali dicatat pada kartu-kartu tersebut, juga dicatat pada buku inventaris. Sistem ini memang menambah pekerjaan, akan tetapi dari segi ketertiban administrasi, cara ini lebih sesuai. Sebab akan segera diketahui jumlah eksemplar dari waktu ke waktu

4. Pembuatan kartu katalog

Semua jurnal maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar katalog. katalog ini dapat berbentuk buku/printed catalog maupun kartu/card catalog.

Katalog ini sangat membantu pencari informasi dalam pengenalan judul majalah yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Dengan daftar yang berisi data lengkap itu, mereka akan mengetahui nomor-nomor maupun judul jurnal apa saja yang dimiliki perpustakaan itu.

Untuk para pengunjung cukup dibuatkan katalog judul, sedangkan untuk administrasi perpustakaan cukup menyimpan kartu registrasinya. Apabila dikehendaki juga bisa dibuatkan katalog untuk cek/arsip. Adapun data yang perlu dicantumkan dalam pembuatan katalog ini anatara lain : a. Judul jurnal, judul paralel, anak judul.

b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui, maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.

c. Frekuensi, kala terbit.

d. ISSN/Internasional Standard Serial Number. e. Kota terbit.

f. Nama lembaga, organisasi penerbit, redaksi.

xxxiii

h. Nama pimpinan redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal kalangan luas. Sebab tidak sedikit suatu majalah mendapat perhatian dari masyarakat lantaran diasuh oleh orang-orang terkenal.

i. Ukuran tinggi jurnal.

j. Edisi yang dapat diartikan sebagai : - geografi : asia, indonesia.

- bahasa : inggris, perancis, jerman - bentuk : mikrofis, dll.

k. Catatan-catatan lain yang diperlukan.(Lasa HS,1994:55)

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan

xxxiv

didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan dies natalisnya.

Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang pembantu umum.

Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini digunakan untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.

Dengan SK rektor nomor 28/1970, 1 Januari 1971 perpustakaan menjadi lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah rektor dan dipimpin oleh seorang direktur perpustakaan. Sejalan dengan itu dikeluarkan SK rektor nomor 29/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa semua perpustakaan fakultas dan jurusan melebur ke dalam perpustakaan Institut. Integrasi perpustakaan tersebut baru selesai tahun 1974. Selaras dengan perkembangan jumlah koleksi dan tuntutan layanan, pada tahun 1974 perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru seluas 1.044m² (sekarang gedung LPM dan Lemnit).

Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan kemahasiswaan.

Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun 1980 tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud nomor 0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta, ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada

xxxv

dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun pembinaan sehari-hari dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya terdiri dari kepala perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.

Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan SK Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor 0174/1995 yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.

Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1990 berturut-turut perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan UNDP yaitu : Mr.Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr.Lorens bidang pengembangan tenaga, dan Mr. FG Poole bidang perencanaan gedung/ bangunan untuk melakukan survey kemungkinan pengembangan perpustakaan. Salah satu realisasinya pada tahun 1996 telah selesai dibangun gedung perpustakaan yang cukup representative dengan luas ± 4.212 m² dan letaknya strategis dekat pintu masuk utama kampus atau sebelah barat gedung rektorat UNY.

B. GEDUNG

Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca. Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang sekarang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan ruang secara rinci adalah sebagai berikut :

xxxvi Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari : a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14

b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh dibawa masuk ke ruangan/lantai atas.

c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari katalog yang berisi daftar semua koleksi milik perpustakaan.

d. Ruang elektronik library

e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi

g. Kamar kecil untuk pengunjung h. Ruang pengelolaan

i. Ruang komputer j. Gudang

2. Lantai dua

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :

a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan teknologi, seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan 4-9)- R.2.10.

b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09.

c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk keperluan pengunjung.

d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima tamu perpustakaan- R.2.06.

e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08. f. Dapur/pantry –R.2.05.

xxxvii

h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03. 3. Lantai tiga

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :

a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan, kependudukan, poitik, ekonomi, hokum, hankam, etnografi, (golongan 0-3) – R.3.12.

b. Ruang koleksi khusus ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi – R.3.08.

c. Ruang baca –R.3.06 d. Ruang baca –R .3.05

e. Ruang pertemuan/ diskusi – R.3.10 f. Looby untuk istirahat

g. Mushola –R.3.09

h. Kamar kecl dan tempat wudhu untuk pengunjung dan karyawan –R.3.04 i. Koleksi skripsi/tesis/disertasi dan laporan penelitian –R.3.03

C. KOLEKSI 1. Koleksi Buku

Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan September 2008 terdiri dari buku/monografi yang berupa buku teks, buku informasi (fakta), buku rujukan (referensi), laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi, dengan rincian sebagai berikut :

xxxviii

TABEL 3.1.

KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Indonesia Asing Jumlah

Gol Jenis

Judul Eks Judul Eks Judul Eks

1 Karya umum 2.546 5.659 849 1.272 3.395 6.931 2 Filsafat 2.291 7.436 2.807 4.499 5.098 11.935

3 Agama 1.502 3.520 234 340 1.736 3.860

4 Ilmu social 30.280 72.568 13.176 17.377 43.456 89.945 5 Bahasa 2.654 7.148 2.097 5.910 4.751 13.058 6 Ilmu murni 4.711 19.296 4.668 10.147 9.379 20.443 7 Ilmu terapan 13.781 33.652 9.101 13.154 22.257 46.714 8 Seni dan OR 3.100 9.197 2.198 3.186 5.298 12.383 9 Kesusasteraan 2.535 7.424 2.424 5.782 4.959 13.206 10 Sejarah, geografi 1.706 3.790 1.144 1.335 2.850 5.125

Jumlah 65.106 169.690 38.698 63.002 103.804 232.692

Sumber: Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

2. Koleksi Majalah

Untuk melengkapi koleksi, UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang berupa majalah maupun jurnal. Jika dirinci keadaan majalah sampai dengan September 2008 sebagai berikut :

TABEL 3.2.

KOLEKSI MAJALAH DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Indonesia No Jenis

Langganan Hadiah Jml.

1 Jurnal 106 166 272

xxxix ilmiah populer

3 Majalah popular

48 40 88

4 Surat kabar a. Harian b. Mingguan 10 17 0 1 10 18

5 Lain-lain 81 1326 1407

Jumlah 345 1645 1990

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

Untuk lebih memperdayakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis dan efisien, penempatannya sebagai berikut :

1) Buku

a. Buku tandon (Reverse Books), diberi tanda “R” ditempatkan di lantai II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap judul dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).

b. Buku pinjaman/sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur dalam taat tertib dan prosedur peminjaman. Baik buku tendon maupun buku pinjaman penempatannya disusun menurut kelas/subjek.

2) Skripsi/Tesis/Disertasi

Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya sangat terbatas dengan persyaratan tertentu. Di ruang

xl

tesis/skripsi/disertasi penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subjek buku.

3) Laporan penelitian

Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang 3.03. Koleksi ini hanya dibaca di tempat, dan dapat difotokopi. Pergerakannya disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan subyeknya.

4) Koleksi Rujukan (Referensi)

Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08. pemanfaatannya hanya boleh dibaca di tempat, dan boleh dipinjam untuk difotokopi. Koleksi ini disusun menurut jenis disertai kelas/subyek. 5) Koleksi Majalah/Jurnal

Koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat tidak dapat dipinjam dibawa pulang kecuali untuk difotokopi. Penyusunannya menurut abjad judul. Majalah baru ditayangkan (didisplay) dan majalah yang sudah lengkap nomornya dibendel/dijilid serta ditempatkan diruang yang sama. Di ruang majalah ini, pengunjung bisa membaca surat kabar yang didisplay dan majalah yang telah dibendel.

6) Koleksi yang dikemas dalam bentuk elektronik

Berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi UPT perpustakaan membuka layanan elektronik library yang semua koleksinya dikemas dalam bentuk elektronik, berupa OPAC dan ruang internet yang disediakan untuk pengguna perpustakaan dan ditempatkan di lantai I. Di ruang itu pemakai dapat menelusur berbagai macam literature yang sumber informasinya selalu baru atau actual. Untuk melayani pemakai yang mengakses internet penambahan fasilitas berupa computer dan

xli

printer selalu diupayakan dengan cara penambahan pengadaan komputer sejumlah 40 unit.

D. STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Di bawah ini disajikan struktur organisasi UPT perpustakaan UNY sebagai berikut :

BAGAN 3.1

STRUKTUR ORGANISASI

REKTOR

PR II PR I PR III

Ka. Perpustakaan

Kasubag TU

Ketua kelompok Pustakawan

PUM

Surat & ATK

Ruang & APK

Parkir

Penitipan Tas

Kebersihan Korbid lay khusus

Layanan e library Pend. pemakai

Penerbitan

Statistik Korbid Lay Pemakai

Keanggotaan

Layanan Sirkulasi

Layanan referensi Korbid Lay Teknis

Seleksi bhn Pustaka

Inv. Bhn Pustaka

Klas & Tjk Subjek

Deskripsi Katalog

Pasca katalog Korbid pengemb TI

Peng. Hardware & Software

xlii

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY, 2008

E. TENAGA

Di bawah ini disajikan formasi tenaga sampai bulan September 2008 sebagai berikut :

TABEL 3.3

FORMASI TENAGA DI UPT PERPUSTAKAAN UNY SAMPAI BULAN FEBRUARI 2009

Gol Tingkat pendidikan jml Ketr

No jenis

SLTP SLTA DII/DIII S1 S2 L P

IV - - - 2 - 2 1 1

III - 4 4 3 - 11 6 5

Pustakawan

II - - 7 - - 7 3 4

1.

jumlah 4 11 5 20 10 10

IV - - - -

III - 1 1 4 - 6 5 1

Non

Pustakawan

III - 5 3 - - 8 7 1

2.

Jumlah 6 4 4 14 12 2

Front Office Layanan baca

Layanan Koran

Perawatan bhn Ptk

xliii

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

F. SUMBER DANA (SUMBANGAN BUKU ALUMNI)

Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang akan mengakhiri masa studi dan mengikuti wisuda serta untuk mendapatkan surat keterangan bebas pinjam dari perpustakaan, dikenakan peraturan sebagai berikut :

a. Setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan satu buah buku sumbangan seharga minimal Rp. 10.000,00 untuk mahasiswa S0, Rp. 15.000,00 untuk mahasiswa S1, dan Rp. 30.000,00 untuk mahasiswa S2/S3.

b. Sumbangan buku tersebut harus dilampiri bukti pembelian serta surat keterangan dari ketua jurusan/program studi yang menerangkan akan kesesuaian buku tersebut dengan kebutuhan jurusan/program studi dari mahasiswa yang bersangkutan.

c. Sumbangan buku diserahkan kepada bagian layanan administrasi keanggotaan untuk mendapatkan bukti penerimaan sumbangan buku.

G. SARANA DAN PRASARANA

Untuk memperlancar jalannya pelayanan dan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan, maka disajikan sarana dan prasrana sebagai berikut :

1. Perangkat Keras Komputer

TABEL 3.4. 3. Tenaga tidak

tetap

1 4 - - - 5 5 -

xliv

PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

Jenis Jumlah Kondisi

PC Pentium IV 12 unit + 4 server Baik

PC Pentium III 1 unit Baik

PC Pentium II 2 unit + 1 server Baik

PC Pentium I 15 unit 5 unit rusak

PC 486 3 unit Semua rusak

PC 386 3 unit 2 unit rusak

LCD 1 unit Baik

Amplifier 2 unit 1 unit rusak

Tape recorder 4 unit 3 unit rusak

Head phone 7 unit Baik

Video cassette recorder 1 Rusak

Televisi 7 Baik

VCD player 6 Baik

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

xlv 2. Perangkat Keras Printer

TABEL 3.5.

PERANGKAT KERAS PRINTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY

No Jenis Jumlah Kondisi

1 Epson LQ-1050 1 buah Rusak 2 Epson LQ- 1170 1buah Rusak 3 Epson LQ-1070 1buah Rusak 4 Epson LX- 300 1buah Baik 5 Epson LX 800 1buah Rusak

6 Panasonik 1buah Rusak

7 HP Laser 5L 1buah Rusak

8 Canon BJ 1000 1buah Baik

9 Canon BJ 265 1buah Baik

10 Canon BJ 200Sp 2 buah Baik

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai bulan Februari 2009

3. Koleksi Electronic Library

TABEL 3.6.

KOLEKSI ELEKTRONIC LIBRARY

No Jenis Judul Eks. Kondisi

1 Pita Cassete 282 387 Baik

2 VCD 20 20 Baik

3 CD ROM 78 78 Baik

4 Jurnal Elektronik 572 Baik

5 Kumpulan berita di indonesia

43

Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009

xlvi 1. Sistem layanan

Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (open access). System layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan system tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. Selain itu pengguna akan merasa lebih dekat dengan bahan pustaka.

2. Macam layanan perpustakaan

2.1. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Layanan sirkulasi diatur dengan ketentuan sebagai berikut :

2.1.1. Peminjaman

Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi yang dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman pustaka di halaman 13.

Prosedur peminjaman :

a. Mencari data bibliografi melalui catalog atau jaringan catalog computer (OPAC = On-Line Public Acces Catalogue)

b. Setelah data ditemukan, cari bahan pustaka tersebut pada ruang koleksi peminjaman (lantai 1).

xlvii

c. Menyerahkan bahan pustaka & selipkan kartu tanda anggota perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas.

d. Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan kartu tanda anggota diterimakan kepada peminjam.

2.1.2. Pengembalian

Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup data pengembali, koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian, termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan. Prosedur pengembalian :

a. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan disertai kartu tanda anggota perpustakaan.

b. Petugas melakukan proses pengembalian dan akan menyerahkan kembali kartu tanda anggota perpustakaan apabila proses telah selesai.

2.2. Layanan rujukan dan informasi

Layanan ini berada di ruang 2.08 (lanta II). Bentuk layanannya berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang mencari dan membutuhkan informasi tertentu. Koleksi rujukan merupakan suatu buku atau publikasi, di mana seseorang dapat berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang objek, orang, atau peristiwa secara cepat dan mudah. Kecepatan dan kemudahan tersebut dikarenakan informasi buku rujukan dikemas secara sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis, tabular dan atau menurut kelompok tertentu/klasifikasi menurut topic/subyek/itemnya).

xlviii

Bagian layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi rujukan/referensi lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk dibaca seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk dipinjamkan/dibawa pulang.

2.3. Layanan Majalah

Sebenarnya bukan hanya majalah, tetapi semua jenis terbitan berkala lainnya, baik yang dilanggan maupun hadiah/pemberian/tukar-menukar. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah, popular dll, yang berbahasa Indonesia meupun berbahasa asing. Koleksi terbitan berkala ditempatkan di ruang 2.08 (lantai 2). Majalah terbitan baru dipajang di rak pajangan (Display Sheet) dan untuk majalah yang telah dijilid dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah dilayani dengan cara dibaca ditempat serta dapat difotokopi.

Prosedur peminjaman untuk difotokopi : - Mengambil bahan pustaka yang diperlukan

- Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan meniggalkan kartu tanda anggota perpustakaan.

- Setelah difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan menerima kembali kartu tanda anggota perpustakaan.

xlix

2.4. Layanan indeks dan kumpulan berita Indonesia

Indeks artikel dapat diakses pada setiap workstation jaringan On Line Public Access Catalogue (OPAC) yang ada di UPT perpustakaan. 2.4.1. Indeks

Agar lebih mudah mengakses artikel jurnal dan majalah ilmiah yang ada di perpustakaan UNY, maka disusunlah indeks. 2.4.2. Kumpulan Berita Indonesia

Berisi semua berita dan artikel dari seluruh terbitan yang ada di Indonesia bersifat elektronis yang dapat diakses dari seluruh jaringan Local Area Network (LAN) UNY, informasinya tersaji secara fulltext.

2.5. Layanan koleksi baca

Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada pemakai dengan menyediakan minimal satu eksemplar dari setiap judul bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Koleksi mengenai : ilmu bahasa, ilmu murni, ilmu terapan/teknologi, seni, olahraga dan hiburan, kesusasteraan, geografi, serta sejarah, berada di ruang 2.10 (lantai 2). Sedangkan untuk karya umum, filsafat, psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan berada di ruang 3.12 (lantai 3). Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk difotokopi.

2.6. Layanan koleksi Disertasi/Tesis/Skripsi

Layanan yang berada di ruang 3.03 (lantai 3) ini menyediakan koleksi disertasi/tesis/skripsi. Karena keterbatasan ruangan, maka tidak semua koleksi disertasi/tesis/skripsi dapat dipajang di ruang layanan.

l

Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjam dibawa pulang.

2.7. Layanan koleksi penelitian

Layanan ini berada dalam satu ruangan dengan layanan disertasi/tesis/skripsi, yaitu ruang 3.03 (lantai 3). Menyajikan laporan penelitian yang disusun oleh dosen UNY. Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk difotokopi sesuai dengan prosedur. Koleksi ini akan segera disajikan dalam bentuk digital.

2.8. Layanan koleksi elektronik

Koleksi elektronik ditempatkan di ruang 1.08 (lantai 1). Menyajikan koleksi bersifat elektronis yang meliputi :

- Pita rekam/kaset pelajaran bahasa asing (inggris, jerman, dan lain-lain)

- CD interaktif pembelajaran bahasa inggris

- CD-ROM (compact disc-read only memory) berbagai bidang - Layanan internet

- Layanan jurnal elektronik, terdiri dari 700 judul jurnal internasional bidang kependidikan.

Penyediaan koleksi elektronik ini dilengkapi denga fasilitas operasi yang diperlukan, meliputi tape recorder, VCD player, DVD player, LCD dan perangkat computer. Adapun prosedur pemanfaatannya adalah sebagai berikut:

- Menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan - Memilih koleksi elektronik yang dikehendaki

li

- Menghubungi petugas apabila ada kesulitan 2.9. Layanan jasa fotokopi

Sebagai antisipasi dari kesibukan sebagian pengunjung perpustakaan yang tidak banyak waktu luang maupun alasan lain, sehingga harus mengcopy bahan pustaka.

2.10.Layanan jasa penelusuran informasi

Layanan ini dimaksudkan dalam rangka membantu menelusur informasi di perpustakaan. Dengan harapan pengguna dapat memperoleh informasi dengan cara mudah, cepat, dan tepat.

Sering terjadi informasi yang diinginkan tidak ditemikan saat penelusuran padahal informasi tersebut ada di perpustakaan. Bagaimanapun penelusuran informasi merupakan suatu ketrampilan. Ketrampilan ini tidak dapat diperoleh dalam waktu singkat dan juga tidak dapat diperoleh hanya karena seringnya melakukan, tetapi harus pula memiliki cukup pengetahuan tentang organisasi informasi, kemasan, dan format-format informasi yang semakin beragam bentuk dan penyajiannya. Selain itu juga harus memahami system temu kembali informasi yang ada di UPT perpustakaan UNY.

Dari sisi inilah peran pustakawan sebagai komunikator dan mediator sangat diharapkan. Khususnya bagi pengguna yang mengalami kesulitan dalam menemukan informasi, sehingga perlu bantuan jasa penelusuran. Dengan demikian informasi ditemukan untuk dimanfaatkan secara optimal.

Layanan jasa penelusuran informasi di perpustakaan UNY dilayani di ruang 2.08 (lantai 2). Layanan penelusuran tidak terbatas

lii

pada koleksi intern saja tetapi dalam kondisi tertentu diusahakan menelusur informasi di perpustakaan/pusat-pusat informasi di luar perpustakaan UNY.

2.11.Layanan akses informasi dengan computer

Melalui akses informasi dengan computer pengguna dapat memperoleh print out dari data bibliografi yang telah diakses agar memudahkan penemuan informasi selanjutnya.

2.12.layanan pendidikan pemakai

Pendidikan pemakai merupakan program yang diselenggarakan oleh perpustakaan yang diberikan kepada pengguna/calon pengguna perpustakaan. Kegiatan ini berupa pemberian petunjuk agar mampu memanfaatkan semua bentuk dan jenis jasa layanan yang tersedia, sehingga dapat memperoleh informasi dengan mudah, efektif, dan efisien.

Ragam bentuk pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh perpustakaan UNY adalah sebagi berikut :

- Orientasi perpustakaan

Dimasukkan dalam materi POSKAM (Pekan Orientasi Studi Kampus) selama 2 jam bagi mahasiswa baru baik program S0, S1, maupun pasca sarjana (S2 dan S3).

- Bimbingan singkat

Pemberian petunjuk secara spontan dan bersifat personal yang diberikan oleh pustakawan (khususnya pustakawan yang bertugas di referensi dan informasi) bagi pengguna yang menghendaki.

liii

- Information Communication and Technology

Pelatihan pemanfaatan koleksi perpustakaan elektronik. Terdiri dari cara penelusuran informasi bibliografi yang menggunakan program CDS/ISIS baik melalui intranet maupun internet, penelusuran berita/artikel Indonesia melalui jaringan intranet (LAN UNY), juga penelusuran artikel jurnal internasional bidang pendidikan juga dapat diakses melalui internet dan intranet (LAN UNY).

2.13.Layanan jasa konsultasi teknis

Konsultasi teknis yang dimaksud adalah kegiatan atau pemberian bimbingan, saran, dan petunjuk professional dalam bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi bagi yang memerlukan.

Layanan jasa ini tidak hanya bagi civitas akademika UNY, tetapi juga kepada masyarakat luas. Kegiatannya meliputi :

- Penulisan karya tulis di bidang pusdokinfo terutama memberikan bantuan materi sebagai bahan landasan teori/tinjauan pustaka.

- Teknis manajemen pengelolaan untuk berbagai jenis perpustakaan, pusat informasi, dan pusat sumber belajar.

- Otomasi perpustakaan khususnya dengan program SIPISIS.

- Tempat untuk praktikum, baik bagi mahasiswa UNY maupun dari luar UNY.

Pengguna layanan jasa konsultasi teknis yang disediakan oleh perpustakaan UNY, menunjukkan bahwa proporsi antara civitas akademika UNY dan pengguna dari luar UNY adalah sebanding.Bagi

liv

masyarakat yang memerlukan layanan jasa konsultasi teknis ini dapat menghubungi UPT perpustakaan UNY.

2.14.Layanan penyebaran informasi ilmiah terbaru terseleksi

Layanan ini memungkinkan bagi pengguna untuk mengatahui informasi-informasi baru yang berkaitan dengan bidang yang diminati. Untuk saat ini melayani informasi berupa artikel (full text) dan juga daftar judul artikel dari jurnal-jurnal dan majalah ilmiah yang dimiliki perpustakaan. Kajian profil pengguna belum dapat dilakukan secara personal/individual tetapi baru pada taraf jurusan/program studi yang ada di lingkungan UNY.

Layanan ini diselenggarakan dengan tujuan :

- Membantu pengguna agar dapat selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang diminatinya.

- Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang tersedia di perpustakaan.

- Memungkinkan terjadinya hubungan yang harmonis antara pengguna dan pustakawan, sehingga pemanfaatan koleksi dapat optimal.

3. Peraturan dan tata tertib

Pendayagunaan koleksi perpustakaan dapat terlaksana secara optimal apabila didukung oleh suasana yang kondusif. Dengan begitu pengguna merasa nyaman dan aman selama berada di perpustakaan. Karena itu maka disusunlah peraturan dan tata tertib.

lv

Setiap pengunjung perpustakaan wajib mentaati peraturan dan tata tertib sebagai berikut :

a. Menunjukkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan UNY atau kartu mahasiswa UNY yang masih berlaku.

b. Men-scan kartu tanda anggota perpustakaan c. Dilarang :

1. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan 2. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan 3. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan

4. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa krah, dan kacamata hitam dalam gedung perpustakaan.

3.2. Jam buka dan layanan

Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta memberikan pelayanan dengan ketentuan waktu sebagai berikut :

a. Jam buka perpustakaan

Senin- Kamis : 07.30- 18.00 wib Jum’at : 07.30- 10.30 wib

Sholat jum’at 13.00- 18.00 wib Sabtu : 07.30- 11.30 wib b. Jam pelayanan peminjaman/pengembalian

Senin- Kamis : 07.30- 16.00 wib Jum’at : 07.30- 10.00 wib

lvi

13.00- 16.00 wib Sabtu : 07.30- 11.00 wib 3.3. Pemakai jasa perpustakaan

Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi, maka UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan bagi :

a. Mahasiswa universitas negeri yogyakarta b. Dosen universitas negeri yogyakarta c. Karyawan universitas negeri yogyakarta

d. Anggota dari luar universitas negeri yogyakarta 3.4. Syarat keanggotaan

Seluruh civitas akademika berhak untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan masyarakat dari luar. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus mendaftarkan dengan ketentuan sbb :

a. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta

1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku.

2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar. 3) Mengisi blanko pendaftaran

b. Dosen dan karyawan UNY

1) Menyerahkan salinan atau fotokopi SK sebanyak 1 lembar. 2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar. 3) Mengisi blanko pendaftaran

c. Masyarakat dari luar dapat menjadi anggota dengan keputusan sbb : 1) Menunjukkan kartu identitas

lvii

2) Menyerahkan surat keterangan dari instansi atau lembaganya 3) Mengisi blanko pendaftaran

d. Bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang berminat menjadi anggota Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi (FKP2T) diberlakukan persyaratn sebagai berikut :

1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku 2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm sebanyak 2 lembar 3) Membayar uang adminidtrasi sebesar Rp. 8.000,--

kartu anggota FKP2T berlaku untuk satu semester. 3.5. Peminjaman pustaka

Peminjam datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan.

Lama peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam adalah sbb:

a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar peminjaman yang telah disediakan.

b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit) 3.6. Fotokopi

Untuk kepentingan pendidikan, koleksi perpustkaan dapat difotokopi dengan persyaratan sebagai berikut :

a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar peminjaman yang telah disediakan.

lviii

c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit) 3.7. Keterangan bebas pinjam

Untuk memperlancar proses penyelesaian studi dan ketertiban administrasi layanan, UPT perpustakaan UNY memberikan surat keterangan bebas pinjam untuk kepentingan pendaftaran wisuda. Surat keterangan tersebut diberikan dengan syarat menyerahkan sumbangan satu buah buku kepada perpustakaan, sesuai dengan kebutuhan program studi/jurusannya yang disertai surat keterangan dari ketua program studi/jurusannya.

3.8. Sanksi

Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib serta keamanan yang berlaku pada UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan yang telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut :

a. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pinjaman di bagian sirkulasi dikenakan denda Rp. 300,00 per buku tiap hari keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman)

b. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotokopi, pada bagian layanan baca dikenakan denda Rp.500,00 per buku tiap jam keterlambatan.

c. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau keseluruhan atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi tanggungjawab peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai berikut :

lix

1) Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau keseluruhan atau hilang tersebut dengan bahan pustaka yang sama.

2) Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotokopian. d. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik

sebagian atau keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan.

3.9. Penitipan tas

Pengunjung perpustakaan yang akan memasuki ruang layanan, baik itu ruang sirkulasi, ruang baca, dan ruang yang lain, disediakan jasa layanan penitipan tas. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut : a. Jasa layanan penitipan tas diberikan kepada semua pengunjung

perpustkaan

b. Jasa layanan penitipan tas diberikan selama jam layanan perpustakaan

c. Pengguna jasa layanan penitipan tas diharuskan meminta nomor kepada petugas sebagai bukti penitipan.

d. Barang berharga (HP, kamera, kalkulator, dan uang ) tidak boleh dititipkan dan harus dibawa dan dijaga sendiri.

e. Barang dan atau uang yang hilang bukan merupakan tanggungjawab perpustakaan.

3.10.Parkir

Layanan parkir yang disediakan oleh perpustakaan diberikan dengan ketentuan sebagai berikut :

lx

b. Jasa layanan parker diberikan selama jam layanan perpustakaan c. pengguna parker harus menunjukkan surat tanda nomor kendaraan d. jasa layanan parker bukan merupakan jasa layanan penitipan

kendaraan dan layanan parker tidak dikenai biaya.

e. Kendaraan yang hilang atau rusak bukan menjadi tanggungjawab perpustakaan.

lxi

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

A. Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakaan UNY

Terbitan Berkala bukan hanya jurnal, tetapi semua jenis koleksi terbitan lainya, baik yang dilanggan maupan hadiah atau pemberian. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah populer dan lain-lain, yang berbahasa indonesia maupun bahasa asing. Pengolahan terbitan berkala merupakan kegiatan pengolahan koleksi majalah, jurnal dan surat kabar. Sebelum disajikan ke pembaca perlu diadakan pengolahan agar menjadi bentuk infomasi yang dapat diatur pada tempat tertentu dan disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku. Sehingga siap digunakan oleh siapa saja yang memerlukan koleksi terbitan berkala yang diterima perpustakaan harus segera diproses.

Pada praktisnya jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (recordcard atau kardeks). Penggunaan kartu memungkinkan pengelolaan koleksi jurnal /terbitan berkala melakukan kontrol lebih mudah terhadap kelengkapan nomor-nomor yang dikoleksinya. Pada setiap kesempatan kita mengetahui bahwa nomor atau edisi yang seharusnya sudah datang ternyata masih kosong, maka kita dapat segera konfirmasi kepada penjual (agen) seandainya itu adalah berasal dari pembelian.

Data yang harus dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frekuensi), penerbit (redaksi), alamat dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Seandainya koleksi tersebut

lxii

berasal dari pembelian, maka dicantumkan pula besarnya harga. Informasi tersebut lalu diisikan dalam kolom-kolom recordcard.

Jurnal yang baru pertama kali diterima, dibuatkan recordcard baru. Selanjutnya recordcard difile secara alfabetis berdasarkan judul. Dari

recordcard kita dapat mengetahui jumlah judul yang dikoleksi oleh perpustakaan. Dengan perhitungan setiap lembar menunjukkan satu judul terbitan berkal. Untuk mempermudah pengelolaan kita dapat membedakan antara terbitan yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari sumbangan atau hadiah.

Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil. Namun demikian untuk mempermudah pergerakan perlu kiranya dibuatkan kode yang memungkinkan membedakan antara judul satu dengan judul lainnya. Penyusunan dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah / jurnal terbitan berkala tersebut. Selanjutnya dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut. Jurnal dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subyek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit, volume, dan nomor.

Rak penyimpanan Jurnal harus dipisahkan dari rak koleksi tersebut. Jurnal yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran, tentunya setelah diproses terlebih dahulu, seperti pencatatan dalam recordcard, tidak lupa distempel lalu ditempel kode yang berfungsi sebagai pembeda dengan judul yang identik. Karena lazimnya perpustakaan hanya memiliki satu copy (eksemplar) dari masing-masing judul terbitan, maka dalam layanannya koleksi

lxiii

ini hanya dapat dibaca di ruang penyimpanan koleksi yang tentunya sudah dilengkapi dengan meja dan kursi baca.

Jenis-Jenis Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.

TABEL 4.1

KOLEKSI TERBITAN BERKALA PERPUSTAKAAN UNY TH. 2005 S/D 2008

Nama Jurnal Volume Keterangan

OLAHRAGA: Jurnal Ilmiah

Volume 9 Edisi Agustus 2005 Volume 10 Edisi April 2006 Volume 10 Edisi Agustus 2006 Volume 12 No.1 April 2008 Volume 12 No.2 Agustus 2008

Membeli

Jurnal Penelitian Saintek Volume 6 No.1 Oktober 2005 Volume 7 No.1 April 2004 Volume 11 No.2 Oktober 2008

Membeli

IMAJI : Jurnal Seni dan Pendidikan Seni

Volume 1 No.1 Februari 2005 Volume 3 No.1 Februari 2007 Volume 4 No.2 Agustus 2008

Membeli

Jurnal Penelitian dan Evaluasi

Volume I No.1 2001 Volume II No.3 2003 Volume III No.4 2004 Volume VI No.7 2007 Volume VII No.1 2008

lxiv Jurnal Penelitian

Humaniora

Volume 6 No.1 Juli 2002 Volume 7 No.1 April 2003 Volume 12 No.1 April 2008

Membeli

Paradigma : Jurnal Psikologi Pendidikan Konseling

Volume 1 No.01 Januari 2008 Volume 1 No.02 Juli 2008

Membeli

Medikora : Jurnal ilmiah Kesehatan Olahraga

Volume I No.1 April 2007 Volume I No.2 Oktober 2007 Volume II No. 1 April 2008

Membeli

INOTEK : Jurnal Inovasi dan Aplikasi Teknologi

Volume 9 No.2 Agustus 2006 Volume 10 No.1 Februari 2007 Volume 10 No.2 Agustus 2007 Volume 11 No.01 Januari 2008

Membeli

Dinamika Pendidikan : Majalah Ilmu Pendidikan

Volume VII No.3 Nov. 2001 Volume VIII No.1 Maret 2002 Volume VIII No.2 Nov. 2002 Volume 4 No.1 Mei 2008

Membeli

Litera : Jurnal Penelitian Bahasa, Sastra dan pengajarannya

Volume 3 No.1 Januari 2005 Volume 4 No.1 Januari 2006 Volume 6 No. 1 Januari 2008

Membeli

Jurnal Pendidikan Matematika dan Sains

Volume IX Edisi khusus April 2006

Volume X No.1 Juni 2007

lxv

Volume X No.2 November 2007

Volume XI No.1 Juni 2008

Kreativa : Jurnal Kreatif Bahasa, Sastra dan Seni

Volume VI No.III April 2008 Hadiah

Jorpres : Jurnal Olahraga Prestasi

Volume 1 No.2 Juli 2007 Volume 2 No.1 Januari 2008

Hadiah

Jurnal Pendidikan Jasmani Indonesia

Volume 3 No.1 April 2007 Volume 5 No.1 November 2007 Volume 5 No.1 April 2008

Hadiah

Sumber : Laporan Pelaksana Program Kerja UNY Tahun 2008

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini, koleksi terbitan berseri banyak yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Contoh dari hal itu adalah: jurnal elektronik, kliping elektronik, online newspaper dan lain-lainnya. Koleksi elektronik ini bisa diakses melalui internet dari manapun.

Terbitan berkala memiliki ciri-ciri khusus seperti yang telah disebutkan di atas maka cara pengolahannya berbeda dengan jenis koleksi perpustakaan lainnya. Penyimpanan koleksi terbitan berkala sebaiknya diletakkan dalam ruangan tersendiri dalam arti tidak dicampur dengan koleksi buku. Adapun langkah- langkah pengelolaan terbitan berkala jurnal adalah sebagai berikut: 1. Setiap terbitan berkala jurnal yang diterima hendaknya diperiksa terlebih

dahulu, apakah sebagai hadiah / membeli. Terbitan berkala tidak diregitrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (record card atau

lxvi

kardeks). Kardeks disimpan dalam rak tertentu dan disusun menurut abjad judul jurnal.

2. Terbitan berkala diberi tanda stempel kepemilikan dari perpustakaan pada halaman sampul, halaman judul, halaman tertentu dan seterusnya.

3. Data yang dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frekuensinya), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Kemudian dicatat kedalam kartu Kardeks untuk memisahkan antara jenis Jurnal.

4. Jurnal yang baru pertama kali diterima, setelah di registrasi diproses ke data base. Inventaris jurnal cukup dilakukan satu kali untuk setiap judul seri, sedangkan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi perpustakaan, cukup dicantumkan pada kartu registrasi.

GAMBAR 4.1

TAMPILAN INPUT JURNAL DARI DATA BASE SIPISIS

Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag –

Nomor Tag - XML ]

<< Kembali ke hasil pencarian

Judul

Jurnal Pendidikan Jasmani Indonesia

Bahasa Ind

lxvii

5. Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil, namun diberi label judul jurnal. Misalnya, judul jurnal ”Jurnal Penelitian Saintek volume 6 No.1 Oktober 2005” jadi pada sampul jurnal ditulis sebagai berikut : JPS 1-2005 6. Penyusunan koleksi terbitan berkala dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu

besar cukup menurut abjad judul terbitan berkala tersebut. Selanjutnya di dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut.

7. Terbitan berkala dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subjek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit, volume dan nomor.

8. Rak penyimpanan terbitan berkala harus dipisahkan dari rak koleksi untuk buku.

ISSN 979924613

Edisi/Volume Volume 5 No.1 April 2008 Tempat

Terbit Yogyakarta

Penerbit Adicita Karya Nusa

Tahun Terbit 2008

lxviii

9. Terbitan berkala yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran setelah terbit jurnal yang baru.

Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal / majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berkala ini terdapat juga layanan informasi terpilih. Layanan ini menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks jurnal yang terpilih seperti jurnal elektronik dan lain –lain.

Cara pengindeksan jurnal ilmiah/ artikel:

- Dicari no.klasifikasi kemudian ditentukan tajuk subyeknya dan ditulis nama pengarang artikel (penulisan nama dibalik).

- Tulis judul artikel dan anak artikel. - Judul jurnal.

- Ditulis tahun, volume, no.jurnal, bulan terbit, tahun terbit dan jumlah halaman.

Kegunaan indek sama seperti katalog pada umumnya, agar pembaca tahu dimana letak dari jurnal.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penujang perguruan tinggi bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya berperan serta melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Peran

lxix

perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai pengumpul, penyusun dan memelihara informasi, serta menyebarkan informasi.

Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Ibu Hartati, selaku Kepala UPT Perpustakaan UNY yang Mengatakan :

”Selain mengoleksi koleksi jurnal yang tercetak UPT Perpustakaan UNY, juga mengoleksi jurnal yang berbentuk non cetak yaitu Jurnal Pendidikan dan Jurnal Ilmu Pengetahuan. Penambahan jurnal prosesnya melalui kerjasama dari beberapa pihak yang kemudian dimasukkan ke pangkalan data”.

(hasil wawancara 10 Maret 2009)

Proses digitalisasi dimasukkan ke pangkalan data supaya dapat digunakan secara online oleh pembaca dari jurnal cetak di scan menjadi jurnal digital, kemudian jurnal dikirim dan disebarkan oleh oriental skulear. Kemudian diadakan pengeditan atau pengabungan file dimasukkan ke website Universitas Negeri Yogyakarta (library.uny.ac.id) dan dapat dibrowsing oleh pembaca di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta mempunyai 1245 judul jurnal non cetak terdiri dari 745, Judul jurnal pendidikan dan 500

judul jurnal ilmu pengetahuan. Jurnal non cetak bapat diakses melalui website (www.pruquest.com) agar lebih lengkap semua mahasiswa, para karyawan, dan dosen harus mempunyai email masing-masing karena untuk mengakses jurnal tersebut harus menggunakaan password yang tiap bulannya berubah maka bila

password baru akan dikirim ke email semua mahasiswa dan para karyawan. Kelebihan dari jurnal elektronik adalah :

- Informasinya selalu baru (namun artikel yang terdapat pada jurnal ilmunya belum sepenuhnya teruji)

lxx

- Tidak memerlukan tempat yang luas, cukup dengan 1 komputer. - Mengurangi biaya perawatan

- Biayanya lebih murah

- Dapat digunakan oleh banyak orang dan secara bersamaan.

Dengan demikian Pengolahan terbitan berkala berupa jurnal merupakan salah satu kegiatan pengolahan koleksi dari berbagai macam pengolahan yang dilakukan oleh Staf UPT Perpustakaan UNY. Khususnya dalam pengolahan koleksi – koleksi elektronik seperti jurnal elektronik, yang sekarang banyak diminati oleh para mahasiswa sebagai informasi yang cepat didapat,mudah diakses dan lengkap informasinya. maka dari itu setiap perguruan tinggi memiliki koleksi jurnal elektronik.

lxxi

B. Hambatan - Hambatan Dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.

1. Kurangnya pegawai di perpustakaan bagian pengolahan terbitan jurnal menghambat pengolahan jurnal.

2. Alat pengolahan misalnya komputer yang tidak lancar memperlambat proses pengolahan jurnal, apalagi dalam proses digitalisasi.

3. Tempat/ruangan yang sempit mengakibatkan tatanan koleksi tidak rapi. 4. Kurangnya perhatian dari petugas, karena adanya rotasi kerja dalam satu

bulan.

C. Pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan jurnal

1. Kurangnya pegawai yang ada di perpustakaan dapat dilakukan dengan penambahan pegawai dengan merekrut pegawai baru.

2. Untuk mempermudah pengolahan koleksi terbitan berkala jurnal di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta harus ada alat yang baik untuk mempermudah pengolahan jurnal.

3. Ada penambahan ruangan untuk menempatkan Jurnal agar pengelompokan koleksi mudah diatur sesuia dengan kelompok koleksi dan tertata rapi. 4. Agar pengolahan dapat diatur dengan baik maka petugas di bagian

pengolahan terbitan berkala harus mengacu pada sistem pengolahan terbitan berkala yang telah ada, dalam arti konsisten atau petugas yang ada di bagian pengolahan sebaiknya tetap tidak perlu ada perubahan tiap bulan.

BAB V

lxxii A. Kesimpulan

Dari hasil metode observasi, wawancara dan literatur dari UPT Perpustakaan UNY, Penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :

1. Proses pengolahan Terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY adalah :

a. Pertama kali yang dilakukan ketika koleksi terbitan berkala jurnal yang diterima adalah diperiksa, apakah sebagai hadiah / Membeli. Kemudian Jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (record card atau kardeks).

b. Terbitan berkala diberi stempel kepemilikan dari perpustakaan dan data yang dicatat dari jurnal antara lain mengenai judul, ISSN, kala terbit, penerbit dan nomor terbitan yang diterima.

c. Jurnal tidak perlu diberi label no panggil, cukup diberi label judul, letak koleksi, penempatan jurnal dipisahkan dari koleksi buku, setelah ada jurnal yang baru diolah kemudian dipasang di rak.

2. Hambatan - hambatan dalam pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.

a. Kurangnya pegawai di bagian pengolahan Jurnal menghambat proses pengolahan jurnal.

b. Alat pengolahan yang kurang memadai mengakibatkan proses pengolahan jurnal tidak lancar.

c. Adanya rotasi kerja setiap satu bulan mengakibatkan para pegawai tidak maksimal dalam bekerja.

lxxiii

a. Perlu penambahan pegawai dalam proses pengolahan jurnal.

b. Perlunya alat yang memadai untuk mempermudah proses pengolahan jurnal.

c. Agar proses pengolahan Jurnal maksimal maka harus ada petugas khusus yang menangani Pengolahan jurnal.

B. Saran

1. Perlu adanya karyawan yang khusus mengelola pengolahan jurnal agar proses pengolahannya maksimal. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pemustaka di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta perlu menambah pegawai, karena sumber daya manusia yang ada sekarang di rasa masih kurang.

2. Terbatasnya alat pengolahan jurnal menghambat jalannya pengolahan maka, perlu penambahan komputer untuk mempercepat pengolahan jurnal.

3. Perlunya alokasi dana untuk biaya penambahan koleksi Jurnal Elektronik, dan biaya untuk penambahan jumlah alat pengolahan atau komputer agar mempercepat pengolahan.

lxxiv

DAFTAR PUSTAKA

... 2009. Seluk-beluk Penerbitan Jurnal Ilmiah. 4 Juni 2009 <http:// www.edu2000.org/portal/index2.php?>

Abdul Rahman Saleh. 1996. Pengolahan Terbitan Berseri. Universitas Terbuka, Jakarta.

Lasa. H.S. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Kanisius, Yogyakarta.

Soedjono Trimo. 1990. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.

Sutarno. 2003. Perpustakaan dan Mayarakat. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta. Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Remaja rosdakarya, Bandung.

UPT Perpustakaan Univesitas Negeri Yogyakarta. 2008. Buku Panduan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, Yogyakarta.