Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

ANALISIS SISTEM PENATA

BAGIAN TATA USAHA FAKU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTA FAKULTAS ILMU BU UNIVERSITAS S

SISTEM PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SKRIPSI

OLEH : NGATIMAN

100709004

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2014

AN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA

LTAS ILMU BUDAYA

ABSTRAK

Pasaribu, Immanuel. 2014. Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan : Fakultas Ilmu Budaya USU.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan e-repository pada situs web Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN). Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara melakukan observasi partisipan pada layanan Pengolahan bagian Repository selama 4 minggu. Selama rentang waktu 4 minggu, penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengolahan repository UHN melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: Karya ilmiah yang telah diterima oleh mahasiswa/i dan dosen akan diseleksi. Lalu karya ilmiah diconvert dari word ke dokumen PDF. Dan dokumen dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bab I & 2, Full Text. Karya ilmiah diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org).

Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengolahan repository dilakukan sebagai digitalisasi koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi Universitas HKBP Nommensen Medan. Selain itu, pengolahan repository dilakukan untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa, serta membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis hanturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi sebagian dari syarat-syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S-1) Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan. Skripsi ini diberi judul “Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan”.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Terkhusus untuk Ayahanda dan Ibunda saya yang telah banyak memberikan limpahan kasih sayang tiada tara, motivasi, semangat, bantuan moril dan materil serta kepercayaan yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan skripsi ini.Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Himma Dewiyana ST.,M.Hum, selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.

2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos.,M.I.Kom, selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.

3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

4. Bapak Ishak, SS.,M.Hum. selaku dosen penguji 1 dan Bapak A. Hafiz Harahap, selaku Dosen penguji 2 yang telah memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini.

5. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.

6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus bersedia meregenerasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah memberikan bekal ilmu selama penulis kuliah dan menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

7. Kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, ibu Tiarma P. Siagian S.Sos dan kak Gusti dan bang Indra selaku staff perpustakaan bagian pengolahan dan repository yang telah banyak membantu penulis selama mengadakan riset.

8. Teman-teman seperjuangan dan semua teman DSPI khususnya stambuk 2010 yang telah banyak membantu penulis selama perkuliahan, semoga sukses.

9. Teman-teman Pemuda-Pemudi/Remaja Gereja GKPI Perumnas Helvetia Medan yang selalu memberikan semangat dan doa.

10. Seluruh Keluarga besar Pasaribu yang selalu memberikan semangat.

11. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang selalu memberikan dukungan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan.

Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam skripsi ini, masih banyak memiliki kekurangan, baik dari segi materi maupun penulisannya. Untuk itu, penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari yang membacanya demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia.

Medan, Agustus 2014 Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK ………. i

KATA PENGANTAR ……….. … ii

DAFTAR GAMBAR ……….…vi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 4

1.3 Tujuan Penelitian... 4

1.4 Manfaat Penelitian... 4

1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

2.1 Informasi Elektronik ... 6

2.2 Pengolahan Informasi Elektronik... 7

2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen... 7

2.2.2 Proses Penyimpanan ... 10

2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen... 11

2.3 Grey Literature ... 13

2.3.1 Pengertian Grey Literature... 13

2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature... 14

2.4 Repository ... 16

2.4.1 Tujuan Repository... 17

2.4.2 Fungsi Repository... 18

BAB III METODE PENELITIAN ... 20

3.1 Jenis Penelitian... 20

3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian... 20

3.3 Unit Analisis Data ... 20

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 21

3.5 Instrumen Penelitian... 21

3.6 Teknik Analisis Data... 21

3.7 Keabsahan Data... 22

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 23

4.1 Sejarah Singkat dan Gambaran Umum Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 23

4.1.1 Struktur Organisasi ... 24

4.1.2 Visi... 25

4.1.3 Misi... 26

4.1.4 Tujuan... 26

4.1.5 Sumber Daya Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 26

4.1.6 Koleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 27

4.1.7 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen ... 28

4.1.8 Jenis Layanan ... 30

4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan... 31

4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen... 31

4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database ... 34

4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah... 37

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 46

5.1 Kesimpulan... 46

5.2 Saran... 46

DAFTAR PUSTAKA ... 48 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen

Medan………... 25 Gambar 2. Alur Penyerahan dan Pemilihan/Seleksi Dokumen karya ilmiah ……….. 33 Gambar 3. Flow Diagram Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan………....36 Gambar 4. Tampilan Depan Form Login Perpustakaan UHN Medan …………...37 Gambar 5. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online UHN Medan ………... …………...38 Gambar 6. Tampilan Awal Input Skripsi Repository UHN Medan ………...…...… 39 Gambar 7. Tampilan Awal Input Karya Ilmiah Dosen Repository UHN Medan .... …………...41 Gambar 8. Flow Diagram Upload Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan ...43 Gambar 9. Tampilan Depan Dokumen Skripsi pada Web Repository UHN Medan ...44 Gambar 10. Tampilan Depan Karya Ilmiah Dosen pada Web Repository UHN Medan …...…. 45

ABSTRAK

Pasaribu, Immanuel. 2014. Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan : Fakultas Ilmu Budaya USU.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan e-repository pada situs web Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN). Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara melakukan observasi partisipan pada layanan Pengolahan bagian Repository selama 4 minggu. Selama rentang waktu 4 minggu, penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengolahan repository UHN melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: Karya ilmiah yang telah diterima oleh mahasiswa/i dan dosen akan diseleksi. Lalu karya ilmiah diconvert dari word ke dokumen PDF. Dan dokumen dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bab I & 2, Full Text. Karya ilmiah diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org).

Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengolahan repository dilakukan sebagai digitalisasi koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi Universitas HKBP Nommensen Medan. Selain itu, pengolahan repository dilakukan untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa, serta membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada saat ini, kebutuhan informasi baik oleh individu, instansi, atau suatu perusahaan sangatlah penting. Disamping itu cara penyajian dan pengolahannya berkembang dengan pesat. Untuk mendayagunakan informasi yang ada serta menyediakan informasi yang sesuai bagi penyuluh dan pemakai informasi yang dihasilkan oleh lembaga-lembaga penelitian, perguruan tinggi serta sumber informasi lain perlu dipilih, kemudian dikemas ulang. Fenomena yang terjadi saat ini, masyarakat mulai gencar mencari informasi melalui internet. Mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet. Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah. Repository akan memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan mudah diaplikasikan.

Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya. Adapun yang menjadi permasalahan dalam pengemasan informasi adalah banyaknya informasi yang ada dari berbagai sumber informasi baik tercetak, non cetak, maupun digital, membuat “kebingungan” tersendiri bagi pengguna untuk mendapatkan informasi “terbaik” dan sesuai dengan kebutuhannya. Banyak informasi yang tersedia melimpah tersebut kadang dapat menyulitkan pengguna dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Informasi kadang juga disajikan sepotong-potong, kurang lengkap, bersifat umum

atau kurang spesifik, atau menggunakan istilah yang sulit dipahami oleh masyarakat umum. Akibatnya, pengguna informasi sulit memperoleh informasi yang tepat atau langsung dapat dimanfaatkan,

Kecenderungan yang banyak dilakukan oleh perpustakaan dewasa ini, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah mengalihmediakan sumber daya informasi berbasis tercetak yang dimilikinya ke dalam format elektronik, baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah. Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi mulai melakukan digitalisasi informasi yaitu dengan cara merekam ulang koleksi karya ilmiah yang dimilikinya ke dalam bentuk elektronik agar dapat diakses secara

online oleh pengguna melalui internet. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang melakukan digitalisasi koleksi karya ilmiah itu adalah Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melalui layanan Repository UHN yang terdapat pada situs web Perpustakaan UHN.

Perpustakaan UHN merupakan suatu lembaga penyedia informasi yang menyediakan sumber daya informasi untuk seluruh sivitas akademika, terutama untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa. Ketersediaan informasi pada Perpustakaan UHN dapat membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Koleksi Deposit Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) adalah karya ilmiah berupa Skripsi, yang dihasilkan oleh mahasiswa. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannnya terbatas karena tidak dapat dipinjam keluar dari gedung perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar perjudul.

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki koleksi ini dalam bentuk tercetak dengan jumlah yang besar dan terus mengalami pertambahan setiap tahunnya. Pengelolaan koleksi tersebut tentunya telah memunculkan berbagai masalah, selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang besar. Digitalisasi koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam pengelolaan maupun pemanfaatannya. Koleksi Repository UHN adalah karya ilmiah yang pada umumnya

berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien.

Selain itu, digitalisasi terhadap koleksi Repository UHN dibutuhkan untuk memperluas pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna

(multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang keperpustakaan. Pemanfaatan sember daya informasi elektronik dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca negara apabila sumberdaya tersebut diperlukan secara terbuka melalui website perpustakaan. Perpustakaan sebagai penyedia informasi, dalam hal ini tentunya telah memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus diperbaharui dengan mendigitalisasikan koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi.

Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) memiliki koleksi sumber daya informasi elektronik yang masih sedikit jumlahnya. Berdasarkan observasi terdapat 2.500 dokumen (pertanggal 02 Maret 2014) yang tercetak. Tetapi dokumen yang telah dipublikasikan pada UHN Repository Web Perpustakaan UHN masih terdiri dari karya ilmiah (147 item) dan skripsi (129 item), keseluruhannya berjumlah 276 item. Jika di persentasikan hanya 1% item yg di publikasikan ke Web

Repository Perpustakaan UHN Medan dari jumlah keseluruhan dokumen yang tercetak. Itu di karenakan karena repositoryUHN di buat sejak tahun 2010, selain itu Sumber Daya Manusia (SDM) hanya berjumlah 1 orang, oleh karena itu dokumen-dokumen lambat untuk di publikasikan ke dalam Web repositoryPerpustakaan UHN.

Ketersediaan dokumen-dokumen tersebut pada UHN Repository dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasinya. Penyerahan skripsi hasil penelitian dalam bentuk tercetak dinilai kurang efektif dan efisien dikarenakan memerlukan tempat yang luas dan perawatan yang lebih intensif. Dengan dukungan teknologi informasi saat ini, pendokumentasian skripsi dapat dikemas dalam bentuk media compact disk (CD). Setiap mahasiswa jenjang Program Sarjana (skripsi) yang telah menyelesaikan studi harus menyerahkan duplikat karya ilmiahnya yang ditulisnya kepada Perpustakaan Universitas dalam bentuk tercetak satu eksemplar dan dalam bentuk file elektronik yang dikemas dalam media Compact Disk (CD).

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin menganalisis bagaimana pengolahan Repository perpustakaan UHN oleh pegawai perpustakaan UHN. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah “Analisis Pengolahan

Repository Universitas HKBP Nommensen Medan.”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pengolahan e-repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN)?”

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengolahan e-repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi perpustakaan, sebagai koleksi petunjuk dalam pengolahan e-repository

terutama pada pengolahane-repository Universitas HKBP Nommensen Medan. 2. Bagi pengguna, sebagai bahan masukan dalam pengolahan informasi elektronik

3. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi, serta pemahaman tentang pengolahan e-repository.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang terfokus pada pengolahan e-repository UHN meliputi pola pengolahan, prosedur pengolahan e

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Informasi Elektronik

Informasi elektronik adalah salah satu dari sumber daya informasi dalam format elektronik. “Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas ( paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik. Sumber daya informasi elektronik ini menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based)”. (Hasugian 2008, 12)

Brophy (2000, 5), menyatakan sumber daya informasi elektronik adalah “every document in electronic form which needs special equipment to be used. Electronic resources include digital documents, electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa sumber daya informasi elektronik adalah setiap dokumen dalam bentuk elektronik yang membutuhkan peralatan khusus untuk menggunakannya yang meliputi dokumen digital, terbitan berseri elektronik,

database (pangkalan data), hak paten dalam format elektronik dan dokumen jaringan kerja audiovisual.

Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik tahun 2008 dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya :

Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,

electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dari kutipan di atas sangat jelas dikatakan bahwa informasi elektronik tidak terbatas hanya pada tulisan tetapi juga termasuk suara, gambar, peta, rancangan, foto,

Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.

Dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 4 menyebutkan bahwa Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:

a) mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia;

b) mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

c) membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab;

d) dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

2.2 Pengolahan Informasi Elektronik

Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan, dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan informasi yang baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen

Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak ke dalam dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007,1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”.

Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.

Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008,1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized”.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan meng-digitasi segala sesuatu yang dapat di digitasi.

Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital.

Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu yang bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.

Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:

1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Mesin lain yang kapasitas nya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.

2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk

gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, Karena setiap kata di dalam abstrak akan di indeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali . Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halam karya akhir Karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun dengan tekhnologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.

3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain. (Pendit, 2007:244)

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning, yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke dalam bentuk digital. Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink. Dan uploading

yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke

digital library.

2.2.2 Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

Connoly dan Begg dalam Wahono (2006, 4) menyatakan bahwa “ada dua dalam pendekatan proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file basis approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.

Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:

Tabel 1. Perbedaan antara File Base Approach dan Database Approach FileBase Approach Database Approach

Data Duplication Data sharing and no duplication Data Dependence Data independence

Incompatible file format Compatible file format

Simple Complex

Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.

2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan.

Salton dalam Janusaptari (2006, 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan:

Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya.

Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008, 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:

Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.

Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefenisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.

Pada dasarnya penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen-dokumen dan seseorang (user) merumuskan suatu pertanyaan (request and query)

yang jawabannya adalah himpunan dokumen atau mengandung informasi yang diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan user. User bisa saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karen user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu user menemukan dokumen yang diperlukannya.

Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut “contolled vocabulary” (Hasugian, 2003,7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak databse yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut.

Sistem Temu Kembali Informasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari (2006, 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.

2. Menganalisi isi sumber informasi (dokumen)

3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.

4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.

5. Mempertemukan pertanyaan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.

6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

2.3 Grey Literature

2.3.1 Pengertian Grey Literature

Grey literature (literature abu-abu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen-dokemen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, terbitan pemerintah. Berikut adalah beberapa defenisi grey literature yang dikemukakan oleh beberapa penulis. Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas, misalnya prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya (Adi 2008, 65)

Menurut Hirtle dalam Mason (2009, 1) menyatakan grey literature adalah :

The quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collection.

Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan dalam bentuk tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas beredar seperti prosiding suatu konferensi, program tercetak dari konferensi dan bahan non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern.

Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS), pengertian

This term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers.

Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen – dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang tidak didistribusikan atau diindeks oleh penerbit komersial.

Selain pendapat di atas, Reitz (2004, 68) dalam Dictionary for Library and Information Science mendefenisikan grey literature sebagai :

Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.

Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah hasil karya tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding konferensi, yang tidak selalu tersedia di saluran pasar biasa karena karya tersebut tidak diterbitkan secara komersial atau didaftar atau didistribusikan dengan buruk.

Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey literature

adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan bahan pustaka yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain yang dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran secara komersial.

2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature

Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di baca di tempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature. Rompas dalam Huda (2007, 19) menggolongkan literatur abu-abu (grey literature) ke dalam :

Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi ; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang – undang, laporan – laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literature kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikbud 2004, 55) disebutkan bahwa:

Literatur abu-abu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur abu-abu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan dari rektor.

Literatur abu-abu (grey literature) yang dimaksud adalah : 1. Skripsi, tesis, disertasi.

2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya. 3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya. 5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa

6. Publikasi internal kampus 7. Majalah atau bulletin kampus

Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen literatur abu-abu (grey literature) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar dan lain sebagainya.

2.4 Repository

Fenomena yang terjadi saat ini, masyarakat mulai gencar mencari informasi melalui internet. Mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet.

Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah.

Dalam Mustaine (2008, 1) dinyatakan bahwa :

The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated.Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short, Repository means a place where anything is stored which can later be used again.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi e-print diletakkan.

Pendapat yang hampir sama mengenai repository juga dapat dilihat pada penyataan berikut :

A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be :

1. A place where data are stored

2. A place where specifically digital data are stored

3. A site where eprints are located

4. A place where multiple databases or files are located for distribution over a network

5. A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.

6. A place to store specimens, including serum or other biological fractions

7. A place where anything is stored for probable reuse.(Freedom 2007, 1) Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali di masa yang akan datang. Suatu repository dapat berupa :

a) Tempat data disimpan.

b) Tempat data digital disimpan. c) Tempat e-print diletakkan.

d) Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.

e) Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.

f) Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.

g) Tempat sesuatu disimpan untuk kemungkinan digunakan kembali.

Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database

ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository juga dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya, repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.

2.4.1 Tujuan Repository

Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya.

Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki

repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :

a) to create global visibility for an institution’s scholarly research;

b) to collect content in a single location;

d) to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai berikut :

a) menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;

b) mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;

c) memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;

d) menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature” misalnya tesis atau laporan teknis).

2.4.2 Fungsi Repository

Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan pada

repository dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint)

ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi / thesis / disertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.

Menurut Wicaksono (2005, 5) fungsi repository adalah :

a. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.

b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan

Structured Knowledge Creation.

c. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.

Pendapat lain, fungsi dari repository, yaitu sebagai berikut : 1. Storage function ; The storage function stores data.

2. Information organization function ; The information organization function manages a repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:

a. modifying and updating the information schema;

b. querying the repository, using a query language;

3. Relocation function; The relocation function manages a repository of locations for interfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.

4. Type repository function; The type repository function manages a repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.

5. Trading function; The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces (Joaquin 1996, 1-3)

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama repository adalah sebagai berikut :

1. Fungsi penyimpanan; menyimpan data

2. Fungsi organisasi informasi ; mengelola repository informasi yang dijelaskan dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut :

a) Modifikasi dan pembaruan skema informasi;

b) Pemberian kata kuncirepository dengan menggunakan bahasa query;

c) Modifikasi dan pembaruan repository.

3. Fungsi relokasi ; mengelola lokasi repository untuk antarmuka, termasuk lokasi dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.

4. Fungsi jenis repository; mengelola spesifikasi jenis repository dan tipe hubungan. 5. Fungsi perdagangan; menangani iklan dan penemuan antarmuka.

Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi repository adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian yang bersifat deskriptif. Menurut Arikunto (2005, 234) penelitian deskriptif adalah “penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan”.

Menurut Azwar (2004, 7) :

Penelitian deskriptif bertujuan untuk menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian. Data yang dikumpulkan semata-mata bersifat deskriptif sehingga tidak bermaksud mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi.”

Penulis memakai penelitian ini dengan maksud prosedur penelitian yang dihasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Karena penelitian kualitatif tidak mengutamakan besarnya populasi, tapi lebih mengutamakan kualitas data, sehingga analisis tentang pengemasan informasi elektronik yang dihasilkan dari penelitian ini akan semakin mendalam pemaparannya. Penggunaan metode deskriptif untuk memberikan gambaran atau deskriptif mengenai Administrator dalam melaksanakan tugas mengemas informasi kedalam bentuk elektronik.

3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di bagian RepositoryPerpustakaan Universitas HKBP Nommensen (UHN) Medan. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Juni-Juli 2014.

3.3 Unit Analisis Data

Unit analisis adalah subjek yang akan menjadi sasaran penelitian. Hasan (2002:58) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan unit analisis penelitian adalah

“objek atau nilai yang akan diteliti dalam populasi”. Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa unit analisis adalah objek yang akan diteliti, objek tersebut dapat diklasifikasikan, dan merupakan benda ataupun manusia.

Jika dikaitkan dengan rumusan masalah penulis, maka unit analisis dari penelitian ini adalah e-repositorypada Perpustakaan UHN Medan.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Untuk penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Observasi, yaitu suatu penelitian secara sistematis menggemukakan ucapan indera manusia. Penulis memilih observasi partisipan. Observasi partisipan melibatkan keikutsertaan peneliti dengan individu yang diobservasi/komunitas. Observasi yang dilakukan mengadakan pengamatan langsung dan ikutserta terlibat ke dalam kegiatan di bagian Repository

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen (UHN) Medan.

2. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mewawancarai administrator Repository UHN Medan.

3. Studi kepustakaan dan dokumentasi yaitu mengumpulkan data ilmiah dari buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya.

3.5 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian. Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data pada penelitian ini adalah observasi partisipan, dimana penulis bertindak sebagai observer. Penulis mengadakan pengamatan langsung dan ikut serta dalam kegiatan penelitian.

3.6 Teknik Analisis Data

Analisis data merupakan upaya mencari data dan menata secara sistematis catatan hasil obeservasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang

lain. Dalam menganalisis data yang diperoleh dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu dengan menggunakan catatan observasi.

3.7 Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih satu orang.

Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik pengumpulam data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang di dapat dari kebijakan pihak perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dalam mengevaluasi pengolahan informasi elektronik e-repository. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah :

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada Universitas HKBP (UHN) Medan. 2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori yang telah dijelaskan pada bab II akan digunakan untuk menguji hasil data yang terkumpul.

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode observasi yang di tunjang dengan metode wawancara serta studi kepustakaan dan dokumentasi.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Sejarah Singkat dan Gambaran Umum Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Universitas HKBP Nommensen didirikan pada tanggal 7 Oktober 1954 di Pematang Siantar. Nama Nommensen sendiri diambil dari seorang misionaris Jerman yang datang ke tanah Batak. Pada awal berdirinya universitas ini mempunyai tiga fakultas, yaitu : Fakultas Theologia, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Hukum. Kemudian pada tahun 1955 Universitas HKBP Nommensen dipindahkan ke Medan dan berlokasi di jalan Sutomo No. 4-A Medan atau sekarang yang lebih dikenal dengan jalan Perintis Kemerdekaan. Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan pembangunan di Indonesia Universitas HKBP Nommensen mengalami kemajuan. Perkembangan tersebut dapat dilihat pada tahun 1976 berdiri Fakultas Peternakan lalu pada tahun 1984 berdiri Fakultas Pertanian kemudian pada tahun 1987 berdiri Fakultas Kesenian.

Kemudian sejalan dengan perkembangannya maka pada tahun 1978 Fakultas Theologia yang pada awalnya tergabung dalam Universitas Nommensen memisahkan diri menjadi Pendidikan khusus Theologia. Setelah 4 (empat) tahun berdirinya Universitas HKBP Nommensen maka tepatnya pada tahun 1958 dibangunlah perpustakaan dengan koleksi buku yang masih minim. Kemudian seiring bertambahnya tahun dan kemajuan perpustakaan juga berkembang dengan koleksi yang cukup memadai sehingga dapat mendukung kurikulum universitas dan memenuhi tuntutan mahasiswa dalam mencari sumber informasi pengetahuan yang di butuhkan.

Dalam sejarah perkembangannya perpustakaan tersebut mengalami beberapa pergantian kepemimpinan sebagai berikut :

1. Tahun 1962 s/d 1997, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Bapak Drs. F.M Naiborhu

2. Tahun 1997 s/d 1999, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Tiara K. Pasaribu

3. Tahun 1999 s/d 2000, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Bapak Drs. Nalom Siagian

4. Tahun 2000 s/d 2008, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Dra. Santi H. Sitorus

5. Tahun 2008 s/d sekarang, Kepala Perpustakaan dijabat oleh Ibu Tiarma P. Siagian

Kemudian sejak tahun 2008 Sistem layanan Perpustakaan berubah dari sistem layanan tertutup menjadi sistem layanan terbuka. Dan pada bulan Desember tahun 2011, Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen mengadakan seminar nasional yang bertajuk “Repository”, yang merupakan seminar Perpustakaan yang pertama kali diselenggarakan oleh Lembaga Swasta di Sumatera Utara.

Perkembangan Perpustakaan tersebut sebagai Perpustakaan kampus sangatlah membanggakan, hal ini dapat dilihat dari berbagai prestasi yang diraih. Prestasi tersebut antara lain pada tahun 1991 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen meraih juara I dalam ajang lomba Perpustakaan Perguruan Tinggi Sumatera Utara dan juara harapan II tingkat nasional. Pada tahun 2001 kembali menjadi juara I Perpustakaan Tinggi swasta terbaik tingkat Propinsi Sumatera Utara.

4.1.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen menganut bentuk line (garis). Adapun struktur organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen adalah sebagai berikut :

Gambar 1 : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen (2012) 4.1.2 Visi

Sesuai dengan Renstra 2003-2008 dan Program Pengembangan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tahun 2006-2012, maka Visi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen adalah "Menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan terkemuka di Indonesia dalam pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan sumber daya manusia bermutu, beriman, berakhlak, yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global".

Kepala Perpustakaan

Wakil kepala perpustakaan

Sistem Informasi dan Database

Pelayanan Perpustakaan

Administrasi Perpustakaan

Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka

Layanan Referensi dan Terbitan Berkala

Sirkulasi dan Keanggotaan

4.1.3 Misi

Misi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sebagai jabarannya, difokuskan kepada dua pilar utama yaitu :

1. Menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif dalam pelayanan dengan memberikan kesempatan luas bagi berkembangnya inspirasi, inisiatif dan partisipasi civitas academicanya.

2. Menyediakan informasi yang tepat bagi pengguna perpustakaan Universitas HKBP Nommensen demi tercapainya fungsi Perguruan Tinggi.

4.1.4 Tujuan

1. Menyediakan fasilitas informasi untuk mendukung fungsi pendidikan di Universitas HKBP Nommensen Medan.

2. Menyeimbangkan pelayanan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pengguna.

3. Meningkatkan taraf hidup dan memperkaya khasana budaya nasional.

4. Meningkatkan kemampuan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif.

4.1.5 Sumber Daya Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki beberapa jumlah tenaga kerja yang mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda-beda dimana jumlah tenaga kerja pada bagian Pengadaan dan Pengolahan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.

Untuk meningkatkan mutu dan kualitas kerja, tenaga kerja Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen mengikuti berbagai jenis pelatihan antara lain yaitu : a. Manajemen Perpustakaan (Kepemimpinan)

b. Sistem Informasi Perpustakaan c. Penyetaraan Perpustakaan d. Administrasi

4.1.6 Koleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Koleksi Perpustakaan adalah seluruh koleksi bahan pustaka yang dihimpun di dalam perpustakaan dan ditujukan untuk digunakan oleh pemakai perpustakaan. Adapun koleksi bahan pustaka yang terdapat di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah terdiri dari :

a. Buku (monograf)

Yaitu setiap terbitan yang bukan terbitan berkala seperti buku teks. Koleksi ini hampir terdapat di semua ruang layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen dan merupakan koleksi yang paling banyak jumlahnya yaitu sebanyak 25.878 judul (40.634 eksemplar)

b. Majalah/Jurnal

Yaitu terbitan berseri yang memuat berita, transaksi dan laporan dari suatu karya yang di lakukan dalam suatu bidang tertentu. Biasanya majalah ini terdiri dari majalah ilmiah, semi ilmiah, dan populer. Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan koleksi majalah yang dimiliki hanya 8 judul masih berstatus berlangganan sedangkan jurnal sebanyak 10 judul dan masih berstatus berlangganan juga, CDR sebanyak 567 keping.

4.1.6.1 Jenis Koleksi - Koleksi Umum

Adalah buku-buku dalam semua bidang ilmu dengan sistem pelayanan terbuka (open access) yang dapat dipinjam untuk dibawa keluar perpustakaan. - Koleksi Referensi

Adalah koleksi rujukan yang memuat informasi ringkas tentang suaru hal, yang didesain untuk dikonsultasikan atau diacu dari masa ke masa untuk mencari informasi khusus seperti kamus, ensiklopedia, buku pegangan dan peraturan pemerintah. Koleksi ini hanya dibaca diruang Referensi.

Adalah koleksi tercetak yang diterbitkan secara berkala seperti Koran, majalah, dan Jurnal. Laporan tahunan, proseding dan transaction. Koleksi ini tidak dipinjam keluar perpustakaan.

- Koleksi Langka

Adalah koleksi bahan pustaka yang langka seperti koleksi Pusat Dokumentasi dan Budaya Batak.

- E-Journal

Adalah Koleksi jurnal elektronik, Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen bekerjasama dengan Dikti. Database yang dilanggan oleh Dikti adalah sebagai berikut:

1. Proquest

Meliputi bidang ilmu : MIPA/Sciences, Sosial, Pertanian. Dapat di akses melalui URL: www.proquest.com/pqdweb. Atau melalui new interface di URL: search.proquest.co

2. Cengage

Meliputi bidang ilmu : Seni, Teknik, Agama/Humaniora dan Pendidikan. Dapat di akses melalui URL: infotrac.galegroup.com/itweb

3. EBSCO

Meliputi bidang ilmu : Ekonomi, Kesehatan. Dapat diakses melalui URL: search.epnet.com

4.1.7 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya yaitu mahasiswa, dosen dan pegawai Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen. Kepuasan pengguna perpustakaan merupakan suatu keberhasilan bagi perpustakaan dalam menjalankan tugasnya sebagai tempat memberi segala informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

1. Jam Kunjung

Senin – Selasa : Pukul 07.45 – 18.30 WIB Rabu – Kamis : Pukul 07.45 – 18.30 WIB Jum’at : Pukul 07.45 – 17.30 WIB

Sabtu : Pukul 07.45 – 12.00 WIB 2. Pendaftaran Anggota

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen terbuka bagi mahasiswa yang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan. Syarat-syarat untuk menjadi anggota perpustakaan yaitu :

a. Terdaftar sebagai dosen Universitas HKBP Nommensen atau mahasiswa tetap dan bukan alumni.

b. Mengisi Formulir Pendaftaran Anggota - Nama Lengkap

- Alamat - Tlpn. Rumah - Status

- Fakultas - Tanda Tangan

c. Menunjukkan KTM dan kwitansi bukti pembayaran uang kuliah d. Menyerahkan photo terbaru ukuran 3 x 4

3. Peraturan atau Sanksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen memiliki peraturan dan sanksi yang harus dipatuhi oleh setiap anggota Perpustakaan antara lain :

a. Jangka waktu peminjaman buku yaitu 1 minggu

b. Kerusakan atau kehilangan buku harus diganti dengan buku sejenis atau seharga buku yang rusak atau yang hilang tersebut

c. Terlambat mengembalikan buku dikenakan denda sebesar Rp. 1000,00 per buku setiap hari keterlambatan

4.1.8 Jenis Layanan a. Layanan sirkulasi

Pelayanan sirkulasi adalah melayani semua transaksi termasuk pinjaman, perpanjangan, dan pengembalian buku.

b. Layanan Referensi

Pelayanan ini membantu dalam menemukan informasi dengan menggunakan koleksi referensi untuk keperluan konsultasi, seperti kamus, ensiklopedia, peraturan Pemerintah dan lain-lain. Koleksi ini tidak dapat dipinjam, hanya dibaca diruangan.

c. Layanan Pinjam Singkat (KPS)

Pelayanan ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang mengikuti bimbingan skripsi, dapat meminjam buku sampai 20 eksemplar dalam tempo 1 (satu) hari saja, untuk pembuktian daftar pustaka. Sedangkan untuk koleksi buku langka hanya dapat meminjam 2 eksemplar untuk tempo 2 (dua) hari.

d. Layanan Akses Digital (Internet)

Pelayanan ini member jasa bantuan penelusuran informasi dan pengetahuan secara online antara lain penelusuran artikel jurnal dan sumber daya lainnya yang tersedia melalui internet.

e. Layanan Pendidikan Pengguna

Pelayanan ini bertujuan membantu pengguna untuk dapat memanfaatkan setiap layanan dan fasilitas yang tersedia di Perpustakaan disamping untuk membantu mencari bahan yang diperlukan oleh pengguna seperti penelusuran informasi serta pemanfaatan koleksi. Bimbingan dan pengenalan Perpustakaan dilaksanakan pada penyambutan mahasiswa baru.

f. Layanan Fotocopy

Layanan ini bertujuan untuk memudahkan pengguna untuk memfotocopy bahan yang tidak boleh dipinjam keluar, tetapi mahasiswa dilarang memfotocopy secara utuh.

4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen, menjalin kerjasama dengan beberapa Perpustakaan yang ada diseluruh Indonesia, antara lain:

1. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi 2. Perpustakaan Universitas Dharma Agung

3. InCU-VL (Indonesian Christian Universities-Virtual Library)

Yang merupakan anggota dari BK-PTKI (Badan Kerjasama Perguruan Tinggi Kristen di Indonesia) dengan cara berjejaring jarak jauh, BKPTKI telah menghasilkan capaian antara lain:

a. Direktori profil anggota BKPTKI

b. Peningkatan kualitas SDM melalui seminar, pelatihan, magang, dll. c. Situs Web InCU-VL (http:incuvl.petra.ac.id)

d. MailingLis InCU-VL (InCU-VL@yahoogroups.com) e. Software otomasi perpustakaan (New Spektra)

f. Melanggan Proquest (Online Journal Database) secara konsorsium bersama A(Asosiasi Perguruan Tinggi Katolik di Indonesia).

4.2 Pengolahan Repository

Pengolahan informasi elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengolahan dokumen tercetak. Proses pengolahan informasi elektronik repository di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen melewati beberapa tahapan yang meliputi proses pemilihan atau seleksi, proses input yang meliputi proses konversi, proses editing, dan penyimpanan (storage), dan yang terakhir Proses upload (retrieval) dokumen. Pengolahan informasi yang baik dan yang terstruktur adalah bekal paling penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen

Pemilihan dokumen yang akan diolah yaitu langkah pertama yang dilakukan oleh administrator repository adalah menerima file dokumen skripsi dari para

mahasiswa/i yang telah wisuda dan file dokumen dari para dosen yang berupa karya ilmiah. Dokumen yang dimasukkan adalah skripsi dan karya ilmiah dosen berupa

Compact Disk (CD). Tetapi ada juga karya ilmiah dari dosen dibuat atau disimpan di dalam flashdisk yang sudah di ubah oleh dosen itu sendiri, jadi administrator repository UHN hanya tinggal memasukkan saja file pdf nya ke dalam web repository UHN Medan.

Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap setiap Compact Disk (CD) yang berisikan skripsi dan karya ilmiah dosen. Tetapi jika dalam Compact Disk (CD) tersebut ada kekurangan-kekurangan ataupun ada yang tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi dan karya ilmiah, maka administrator mengambil keputusan yakni mengembalikan CD yang berisi skripsi dan karya ilmiah nya untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. Jadi jika sudah diperbaiki maka Compact Disk (CD) yang berisi skripsi dan karya ilmiah tersebut di berikan lagi kepada administrator repositoryUHN untuk di proses ke dalam web repositoryUHN Medan.

Pelaksana Proses

mahasiswa

pegawai bag. Pelayanan referensi

pegawai bag. Pelayanan referensi

tidak pegawai bag. Pengolahan

ya

Gambar 2. Alur Penyerahan dan Pemilihan/Seleksi Dokumen karya ilmiah Mulai

Memberikan skripsi & softcopy dalambentuk Compact Disk(CD)

Menerima skripsi softcopy & dalam bentuk CD Memberikan softcopy skripsike bagian pengolahan

Memilih dokumen CD yang memenuhisyarat

Dokumen CD di proses lebih lanjut ke entrydata

4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database

Dokumen-dokumen yang telah dipilih dan diseleksi selanjutnya akan di proses lebih lanjut yaitu:

1. Konversi

Memasukkan Compact Disk (CD) ke komputer. Setelah itu administrator mengcopy file dokumen skripi atau karya ilmiah dosen tersebut. Setelah di copy, file tersebut di simpan di folder komputer nya dan folder tersebut diberi nama sesuai dengan nama mahasiswa/i yang ada di dalam file skripsi tersebut. Sehingga pada saat mencari folder tersebut, administrator nya mudah atau gampang mencari folder nya. Sesudah dicopy, CD yang di masukkan ke komputer tadi sudah bisa dikeluarkan kembali. Begitu seterusnya ke CD skripsi yang lainnya. File skripsi yang berbentuk doc yang sudah di copy dan simpan dalam folder tersebut di buka lagi, selanjutnya akan diproses pemecahan file/mengkonversi file doc ke pdf. Dari file non-elektronik ke bentuk elektronik.

2. Editing

Membagi file menjadi 2 bagian yaitu Bab 1-2 dan Full Text:

Langkah pertama, sebelumnya administrator memblok halaman yang berisikan Bab1 dan Bab 2 file yang berbentuk doc, dan disimpan di tempat folder yang sama dan diberi nama Bab 1 & 2. Jadi setelah itu baru administrator mengkonversi atau memecahkan file Bab 1 dan Bab 2yang masih berbentuk format doc tersebut yang sudah disimpan tadi untuk dikonversi ke dalam bentuk pdf. Sesudah Bab 1 dan bab 2 tersebut sudah dikonversi ke dalam bentuk pdf, maka file pdf nya akan disimpan ke dalam folder awal tadi yang berisikan nama mahasiswa/i tersebut dan diberi nama Bab 1,2 pdf.

Langkah kedua, sama seperti langkah pertama tadi, namun administratornya mengkoversi semua isi file skripsi atau karya ilmiah tersebut. Administrator memblok semua isi halaman skripsi dan mengkonversinya ke dalam bentuk

pdf. Setelah diubah dari file doc kebentuk pdf, maka file yang berbentuk pdf tersebut akan disimpan ke dalam folder awal tadi dan di beri nama file Full Textpdf. Begitu seterusnya untuk Compact Disk(CD) yang lainnya.

3. Penyimpanan/Storage

Setiap file-file skripsi yang sudah dipecahkan atau yang sudah di konversi dari bentuk Word (doc) ke dalam bentuk Portable Document Format (pdf), dan sudah diedit, akan disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama “skripsi” dan di dalam nya berisikan “Bab 1, Bab 2 dan Full Text”. Itu dilakukan agar mempermudah administrator dalam mencari folder tersebut pada saat memasukkan ke dalam web repositoryUHN Medan.

Pelaksana Proses

Bagian pengolahan

Gambar 3. Flow Diagram Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan mulai

Konversi file ke bentuk Portable Document Format

(pdf)

Memilah file menjadi beberapa bagian: abstrak,

Bab 1-2 dan Full Text

Membuat metadata file ke dalam

database

4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah

Setelah dan sesudah semua file-file dokumen dari Compact Disk(CD) yang sudah di ubah dari bentuk docke bentuk pdf, atau dari non-elektronik ke bentuk elektronik maka selanjutnya file tersebut akan diupload ke dalam web repository yakni (perpustakaan.nommensen-id.org) Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Administrator membuka situs web repository UHN Medan. setelah terbuka akan muncul login form administrator, yang berisikan password dan NIM, di mana yang tahu password dan NIM nya hanya administrator tersebut. untuk itu administrator akan mengetik password dan NIM nya supaya terbuka Sistem Perpustakaan Online UHN Medan.

Gambar 4. Tampilan Form Login Perpustakaan UHN Medan

2. Setelah terbuka maka akan muncul home dari sistem online Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang berisikan Home, Skripsi, Data Status Anggota, Input Karya Ilmiah Dosen, dan Data Karya Dosen.

Gambar 5. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online UHN Medan

3. Administrator mengetik bagian yang bertuliskan skripsi untuk memasukkan file skripsi mahasiswa/i yang sudah di proses sebelumnya ke dalam web

Gambar 6. Tampilan Awal Input Skripsi Repository UHN Medan 4. Langkah selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak.

a. Fakultas

Terdapat beberapa nama-nama fakultas. Klik nama fakultas sesuai dengan dokumen yang telah disintesa. Contoh: Ekonomi.

b. Program Studi

Terdapat beberapa Program Study. Klik Program Study yang telah disintesa. Misal: Akuntansi.

c. Jenjang Pendidikan

Terdapat beberapa jenjang pendidikan. Pilih jenjang pendidikan sesuai pemilik dokumen yang telah disintesa. Contoh : Sarjana (S-1).

d. No. Induk

Ketik No. Induk sesuai dengan pemilik dokumen yang telah disintesa. e. Nama Lengkap

Diisi dengan mengetik nama lengkap dari pemilik dokumen yang telah disintesa. Contoh : Ricat P Situmorang.

f. Judul

Diisi dengan judul dokumen secara utuh (tidak boleh dipotong). Penulisan judul menggunakan format Tittle Case (Huruf besar di awal kata). Contoh: Analisis Strategi Pemasaran Dalam Meningkatkan Volume Penjualan Pada PT. Naughty Cabang Medan.

g. Abstrak

Diisi dengan abstrak yang ada dalam dokumen. Jika Abstrak terdiri dalam dua bahasa, administrator hanya memasukkan abstrak yang berbahasa Indonesia saja.

h. Keyword

Diisi dengan keywords/kata kunci dari dokumen dimaksud. i. File yang di publish

Diisi dengan file dokumen yang berisi hanya Bab1 dan Bab 2 saja. j. File Full Text

Diisi dengan file dokumen yang lengkap atau utuh atau Full Text. k. Submit

Setelah semua informasi dalam kotak telah diisi, klik submit untuk memasukkan data informasi tersebut ke web repository.

5. Upload karya dosen. Klik Input Karya Dosen.

Gambar 7. Tampilan Awal Input Karya Ilmiah Dosen Repository UHN Medan 6. Langkah selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak.

a. Nama Dosen

Diisi dengan mengetik nama lengkap dari pemilik dokumen yang telah disintesa. Contoh : Ir. Hotman Manurung, MS.

b. Judul/ Karya Ilmiah

Diisi dengan judul dokumen secara utuh (tidak boleh dipotong). Penulisan judul menggunakan format Tittle Case (Huruf besar di awal kata). Contoh: Pemberdayaan Kaum Perempuan Di Desa Tapian Nauli I Melalui Aplikasi Teknologi Pengolahan Rumput Laut.

c. Abstrak

Diisi dengan abstrak yang ada dalam dokumen. Jika Abstrak terdiri dalam dua bahasa, administrator hanya memasukkan abstrak yang berbahasa Indonesia saja.

d. Keyword

Diisi dengan keywords/kata kunci dari dokumen dimaksud. e. File

Diisi dengan file dokumen yang lengkap.

Catatan : Tetapi dokumen harus bermuatan maksimal 15Mb, jadi jika dokumen ada yang melebihi kapasitas muatan 15Mb, akan di kembalikan atau administrator mengecilkan isi dari dokumen tersebut.

f. Save

Klik save untuk memasukkan sekaligus menyimpan data informasi tersebut ke dalam web repository.

Gambar 8. Flow Diagram Upload Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan

mulai

Menu Login

(Login Adminitrator)

LoginKe Pengimputan

Repository

Pilih menu skripsi/ karya ilmiah

Setelah tampil, isi form pengimputan tugas akhir

yang ingin diisi

Browse dokumen Bab 1-Bab 2 (publish)

Browse dokumen full text

Setelah itu submit

kan

selesai Buka web sistem perpustakaan UHN

Setelah semua dokumen telah di input dan di upload ke dalam web repository, mahasiswa/i dapat atau bisa mencari dan melihat dokumen-dokumen tersebut di dalam web repositoryUHN sesuai dengan yang dibutuhkannya.

Gambar 9. Tampilan Depan Dokumen Skripsi pada Web Repository UHN Medan

Gambar 10. Tampilan Depan Karya Ilmiah Dosen pada Web Repository UHN Medan

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dipaparkan sebelumnya, diperoleh kesimpulan sebagai berikut.

1. Koleksi Repository UNiversitas HKBP Nommensen Medan adalah karya ilmiah yang pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya.

2. Dilihat dari subjek yang diteliti, Karya ilmiah diperoleh dari seluruh mahasiswa dan dosen Universitas HKBP Nommensen. Karya ilmiah yang diolah dalam bentuk elektronik antara lain: Karya Ilmiah Dosen dan Skripsi. 3. Karya ilmiah yang telah diseleksi, lalu disintesa untuk mempermudah proses

upload kedalam situs (perpustakaan.nommensen-id.org). Adapun beberapa yang harus dilakukan dalam proses sintesa karya ilmiah adalah sebagai berikut:

1. CD (Compact Disc) yang berisi karya ilmiah diperiksa kelengkapannya. 2. Karya ilmiah yang berbentuk dokumen word dikonversi kedalam bentuk

PDF (Portable Document Format).

3. Setelah itu karya ilmiah dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: Abstract, BAB I dan BAB II, Full Text.

4. Karya ilmiah yang telah disintesa, lalu diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org)

5.2 Saran

Dari kesimpulan yang dikemukakan di atas, ada beberapa saran yang dapat penulis ajukan, sebagai berikut :

1. Perpustakaan UHN Medan hendaknya memperluas kerjasama lagi dengan Universitas yang lain untuk memperkaya dan meningkatkan jumlah koleksi buku dan koleksi repository.

2. Untuk dapat menampung koleksi repository yang banyak baik dari lingkungan UHN maupun dari luar UHN, sebaiknya Perpustakaan UHN menambah kapasitas hardiskdan bandwidthinternet.

3. Dalam pengolahan koleksi repository, Perpustakaan UHN perlu menerapkan manajemen pengetahuan. Agar dengan diterapkannya manajemen pengetahuan, pelaksaan proses kerja dan penyebaran informasi atau pengetahuan dapat terorganisir lebih efektif dan efisien.

4. Perpustakaan UHN khususnya layanan UHN Repository hendaknya menyediakan akses yang memungkinkan pengguna untuk mengetahui profil lengkap penulis setiap karya ilmiah yang dipublikasikan melalui sumber daya informasi elektronik UHN Repository agar pengguna dapat menjalin komunikasi langsung dengan penulis karya ilmiah yang dimaksud.

DAFTAR PUSTAKA

Adi, Prasetyo. "Pemanfaatan Grey Literature di Perpustakaan." Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan : Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga, 2008.

Aganda, J. Information technology and the preparation of librarians for the information society; questions for developing countries. Personnel Training and Education, 1990.

Arikunto, S. Manajemen Penelitian.Jakarta: Renika Cipta, 2005.

Azwar, Saifuddin. Metode Penelitian.Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2004.

Batubara, Maya F M. Pengemasan Informasi Elektronik E-Repository Pada Perpustakaan USU : Skripsi Sarjana.Medan: Program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya USU, 2011.

Brophy, Peter. Library Performance Measurement and Quality Management System: Performance Indicators for Electronic Library Services. 2000. http://equinox.dcu.ie/reports/pilist.html (accessed Maret 17, 2014).

Depdikbud. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Edisi 3. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I, 2004.

Dewiyana, Himma. Perancangan Fasilitas dan Informasi.Medan: FIB USU, 2009.

Dictionary, Bambooweb. Digitizing. 2007.

http://www.bambooweb.com/articles/d/i/Digitizing.html (accessed Juni 29, 2014).

Dictionary, Business. Digitalization Definition. 2008. http://www.businessdictionary.com/definition/digitalization.html (accessed june 29, 2014).

Freedom, USA Foundation. Repository. 2007.

Guralnik, Victoria and, David B, and Neufeldt. Webster’s New World College Dictionary.Ohio: Macmillan General Reference, 1995.

Hasan, M.Iqbal. Pokok-pokok materi metodologi penelitian dan aplikasinya. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.

Hasugian, Jonner. "Penelusuran Online dan Ketersediaan Sumber Daya Informasi Elektronik." Pustaha : Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.4,No.1, Juni, 2008.

Huda, Nurul. Tingkat Pemanfaatan Koleksi Deposit oleh Mahasiswa Program S2 Angkatan 2005-2006. USU : Skripsi Sarjana. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Sastra USU., 2007.

Jain, Sanjeev Kumar, and Shrivastava Anurag. Academic Institutional Repositories in India : Global Visibily for An Institution’s Scholarly Communication. 2008. http://drtc.isibang.ac.in/bitstream/handle/1849/413/AIR%20India,pdf?sequence= 1 (accessed Maret 17, 2014).

Janusaptari. Sistem Temu Kembali Informasi. 2006.

http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/janusaptari.pdf (accessed June 29, 2014). Joaquin. Open Distributed Processing Reference Model : Architecture Part.3. 1996.

http://www.joaquin.net/ODP/Part3/14.html (accessed Maret 17, 2014).

Mason, Moya K. Grey Literature : Its History, Definition, Acquisition, and

Cataloguing. 2009.

http://moyak.com/researcher/resume/papers/var7mkmkw.html (accessed 3 17, 2014).

Mustaine. What Does Repository Mean?2008. http://www.blurtit.com/q864533.html (accessed 3 17, 2014).

Newton, L, and et al. "Patient information leaflets: Producing understandable PILs."

Journal of Information Science 24 (3), 1998.

Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia.cet 1.Jakarta: Sagung Seto, 2007.

Quantum Whitepaper. Marketing library services: Packaging, promoting, and persuading. Retrieved. 2004.

http://scientific.thomson.com/quantum/media/pdfs/marketing_library_svc.pdf (accessed Maret 17, 2014).

Rachmansyah. Temu Kembali Informasi: Information Retrieval. 2008. http://www.rachmansyah.web.id/blog1.php/2008/11/12/temu-kembali-informasi-information-retrieval/ (accessed June 29, 2014).

Reitz, Joan M. Dictionary for Library and Information Science. London: Libraries Unlimited, 2004.

Seputar, UU no 11. Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Jakarta: Departemen Komunikasi dan Informatika R.I, 2008.

Stilwell, Christine. Repackaging information: a review. 2004. http:// hs.unp.ac.za/infs/kiad/04stilw.doc./ (accessed Maret 2, 2014).

Sturges, P, and Chimsen. "Information repackaging in Malawi." African Journal of Library, Archives, and Information Science 6 (2), 1996: 85.

Supriyanto, wahyu dan ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital.Yogyakarta: Kanisius, 2008.

Virginia. Grey Literature. 2003. http://web.vims.edu/GreyLit/?sur=www (accessed Maret 17, 2014).

Wahono, Romi Satria. Teknologi Informasi untuk perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Peprustakaan. 2006.

http://romisatriawahono.net/wpcontent/uploads/2006/09/romi-otomasiperpustakaan-15september2006.pdf (accessed june 29, 2014).

Wicaksono, Hendro. Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan untuk Pemakai Perpustakaan Berbasis Internet Menggunakan Perangkat Lunak OpenSource.

2005. http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/item/13 (accessed Maret 18, 2014).

LAMPIRAN

Catatan Observasi

Tabel Pengolahan Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

No Hari/Tanggal Waktu Aspek yang

diamati Hasil Pengamatan Keterangan

1 Senin- Sabtu 23 - 28 Juni 2014

13.00 – 15.00 WIB

- Proses seleksi input dokumen/data - Proses pemilihan dokumen Pemilihan dokumen yang akan diolah yaitu langkah pertama yang dilakukan oleh administrator

repository adalah menerima file dokumen skripsi dari para mahasiswa/i yang telah wisuda dan file dokumen dari para dosen yang berupa karya ilmiah.

Dokumen yang

dimasukkan adalah skripsi dan karya ilmiah dosen berupa

Compact Disk(CD). Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap setiap Compact Disk

(CD) yang berisikan skripsi dan karya ilmiah dosen. Tetapi jika dalam Compact Disk(CD) tersebut ada

kekurangan-kekurangan ataupun ada yang tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi dan karya

Dapat

memasukkan dan mensintesa skripsi dan karya ilmiah dosen dengan baik

yang berbentuk doc, dan disimpan di tempat folder yang sama dan diberi nama Bab 1 & 2. Jadi setelah itu baru administrator

mengconvert Bab 1 dan Bab 2 tersebut yang sudah di simpan tadi untuk di convert ke dalam

bentuk pdf.

Sesudah Bab 1 dan bab 2 tersebut sudah di convert ke dalam bentuk pdf, maka file pdf nya akan disimpan ke dalam folder awal tadi yang berisikan nama mahasiswa/i tersebut dan di beri nama Bab 1,2 pdf. Langkah kedua,

sama seperti

langkah pertama

tadi, namun

administrator nya mengkovert semua isi file skripsi atau

karya ilmiah

tersebut. Administrator memblok semua isi halaman skripsi dan mengkonvert nya ke dalam bentuk pdf. Setelah di ubah dari file doc ke bentuk pdf, maka file yang

tersebut akan disimpan ke dalam folder awal tadi dan di beri nama file Full Text pdf. Begitu seterusnya

untuk Compact

Disk (CD) yang lain nya.

- Setiap file-file yang sudah di pecahkan

dan sudah di

convert ke dalam bentuk pdf, akan disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama skripsi dan di dalam nya berisikan Bab 1,2 dan Full Text

Itu dilakukan agar mempermudah administrator dalam mencari folder tersebut pada saat

memasukkan ke

dalam web

repository UHN Medan.

3 Senin-Sabtu

07 – 12 Juli 2014 13.00 – 15.00 WIB - Proses Retrieval dokumen - Upload

Setelah dan sesudah semua file-file

dokumen dari

Compact Disk (CD) yang sudah di ubah dari bentuk doc ke bentuk pdf, atau dari non-elektronik

ke bentuk

elektronik maka selanjutnya file tersebut

dimasukkan ke

- Perlu penerapan management pengetahuan dalam pengolahan repository. - Dapat mengupload skripsi dan karya ilmiah dengan baik ke

dalam web

dalam web repository yakni: - Langkah pertama

administrator

membuka situs web repository UHN Medan.

setelah terbuka akan muncul login form administrator, yang berisikan password dan NIM, di mana yang tahu password dan NIM nya hanya administrator

tersebut.

untuk itu

administrator akan mengetik password

dan NIM nya

supaya terbuka sistem Perpustakaan

Online UHN

Medan.

- Setelah terbuka maka akan muncul home dari sistem online Perpustakaan universitas HKBP Nommensen Medan yang berisikan Home, Skripsi, Data Status Anggota, Input Karya Ilmiah Dosen, dan Data

Karya Dosen.

Setelah itu

administrator

mengetik bagian yang bertuliskan

Skripsi untuk

skripsi mahasiswa/i yang sudah di proses sebelumnya

ke dalam web

repository.

Setelah di klik, maka akan terbuka form input Tugas Akhir/skripsi.

- Dan langkah

selanjutnya mengisi informasi yang

sesuai dengan

kotak, seperti: Fakultas: Program Study: Jenjang Pendidikan: No. Induk:

Nama Lengkap: Judul:

Abstrak: Keyword:

File yang di

publish: File Full Text: Submit

- Untuk itu

administrator

membuka file yang sudah di digitalisasi untuk memasukkan ke kotak yang di minta dari kotak informasi tersebut, yaitu:

- Mengcopy abstrak

dari skripsi

mahasiswa/i.

- Memasukkan file yang berisi Bab 1-2 ke dalam kotak file yang di publish.

- Memasukkan file yang berisi Full

Text ke dalam

kotak file full text. Begitu juga dengan

karya ilmiah

dosen,administrator mengklik Input

Karya Dosen.

dan selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak, seperti: Nama Dosen: Judul/Karya Ilmiah: Abstrak:

Keyword: File: Save

- Dan sesudah semua

nya sudah di

lakukan maka

administrator

tinggal mengupload atau mensubmitkan ke dalam repository UHN Medan.

- Setelah semua

dokumen telah di input dan di upload

ke dalam web

repository,

mahasiswa/i dapat atau bisa mencari

dan melihat

dokumen-dokumen tersebut di dalam web repository UHN sesuai dengan yang