LAMPIRAN SALINAN PERWAL NOMOR 35 TAHUN 2015 TENTANG JUKNIS PERTEMUAN RAPAT DI LUAR KANTOR

LAMPIRAN I
PERATURAN WALIKOTA MALANG
NOMOR
: 35 TAHUN 2015
TENTANG
PETUNJUK
TEKNIS
TATA
KELOLA
KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR
KANTOR

FLOWCHART TATA KELOLA PELAKSANAAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR

I.

Tahap Perencanaan
a. Untuk SKPD Eselon II
PELAKSANA

NO.

1
1.

2.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon III
menginventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar
kantor

MUTU BAKU
KET

KEPALA
SKPD

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON III

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

9

MULAI

Memberi arahan kepada
Pejabat Struktural Eselon IV
untuk menginventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor

8

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

3.

Memberi petunjuk kepada
JFU untuk
menginventarisasi kegiatan

pertemuan/rapat di luar
kantor

Lembar
Disposisi

30 menit

Disposisi

4.

Mengumpulkan dan
mengolah data dan
informasi serta
mempersiapkan konsep
hasil inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar
kantor dan melaporkannya
kepada Pejabat Eselon IV

Dokumen
Perencanaan

1 hari kerja

Konsep Nota
Dinas

5.

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor
Jika setuju menyampaikan
kepada Pejabat Eselon III,
jika tidak setuju
menyerahkan kepada JFU
untuk diperbaiki

Konsep Nota
Dinas

1 jam

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Konsep Nota
Dinas

6.

Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor
Jika setuju menyampaikan
Kepala SKPD, jika tidak
setuju menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki

Ya
Tidak

Tidak
Ya

9

10

1

2

3

7.

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor menjadi hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika tidak setuju
menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IIII untuk
diperbaiki, jika setuju
Kepala SKPD selanjutnya
disampaikan kepada

Inspektorat

4

5

6

7
Konsep Nota
Dinas

Ya

8
30 menit

Tidak

9

10

Surat kepada
Inspektur
dilampiri Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/rapat
di luar kantor

SELESAI

b. Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah
PELAKSANA
NO.

1
1.

2.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon IV
menginventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor

MUTU BAKU

KET

KEPALA
SKPD/BAGIAN

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

MULAI

Memberi petunjuk kepada JFU
untuk menginventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat di
luar kantor

10

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

Lembar
Disposisi

30 menit

Disposisi

9

1
3.

4.

5.

2

3

4

Mengumpulkan dan mengolah
data dan informasi serta
mempersiapkan konsep hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor
dan melaporkannya kepada
Pejabat Eselon IV

Jika tidak setuju menyerahkan
kepada Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki, jika setuju Kepala
SKPD selanjutnya disampaikan
kepada Inspektorat

6

7

8

Dokumen
Perencanaan

1 hari kerja

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Surat kepada
Inspektur
dilampiri Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor

Ya

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat di
luar kantor
Jika setuju menyampaikan
Kepala SKPD/Bagian, jika tidak
setuju menyerahkan kepada JFU
untuk diperbaiki
Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat di
luar kantor menjadi hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor

5

Tidak

Ya

Tidak
Ya

SELESAI

11

9

II. Tahap Pelaksanaan
a. Untuk SKPD Eselon II
PELAKSANA
NO.

1
1.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon III untuk
mempersiapkan
pelaksaanaan
pertemuan/rapat di luar
kantor

MUTU BAKU
KET

KEPALA
SKPD

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON III

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

9

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

MULAI

2.

Memberi arahan kepada
Pejabat Struktural Eselon IV
untuk mempersiapkan
pelaksaanaan
pertemuan/rapat di luar
kantor

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

3.

Memberi petunjuk kepada
JFU untuk mempersiapkan
kelengkapan
pertemuan/rapat di luar
kantor

Lembar
Disposisi

30 menit

Disposisi

12

10

1
4.

2

3

4

5

6

Mengumpulkan dan
mengolah data dan
informasi serta
mempersiapkan konsep
kelengkapan
penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar
kantor dan melaporkannya
kepada Pejabat Eselon IV

Ya

5.

Menerima dan memeriksa
Konsep kelengkapan
penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika setuju menyampaikan
kepada Pejabat Eselon III,
jika tidak setuju
menyerahkan kepada JFU
untuk diperbaiki

Tidak

13

7

8

9

- Peraturan
perundangundangan;
- Data dan
informasi
terkait
pertemuan/
rapat;
- Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor;
- Daftar peserta
pertemuan/
rapat;
- Jadwal
pelaksanaan
kegiatan;
- Konsep surat
pernyataan
Kepala SKPD.

2 hari kerja

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

1 jam

Konsep Nota
Dinas

10

1

2

6.

Menerima dan memeriksa
konsep kelengkapan
penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika setuju menyampaikan
Kepala SKPD, jika tidak
setuju menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki

7.

3

4

6

Ya

Ya

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor menjadi hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika tidak setuju
menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IIII untuk
diperbaiki, jika setuju
Kepala SKPD selanjutnya
disampaikan kepada Atasan
Kepala SKPD guna
memperoleh persetujuan

5

7

8

9

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Surat
permohonan
izin kepada
Walikota c.q.
Sekretaris
Daerah
dilampiri Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor

Tidak

Tidak

SELESAI

14

10

b. Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah
PELAKSANA
NO.

1
1.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon IV untuk
mempersiapkan pelaksaanaan
pertemuan/rapat di luar kantor

MUTU BAKU

KET

KEPALA
SKPD/BAGIAN

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

MULAI

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

2.

Memberi petunjuk kepada JFU
untuk mempersiapkan
kelengkapan pertemuan/rapat di
luar kantor

Lembar
Disposisi

30 menit

Disposisi

3.

Mengumpulkan dan mengolah
data dan informasi serta
mempersiapkan konsep
kelengkapan penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar kantor
dan melaporkannya kepada
Pejabat Eselon IV

- Peraturan
perundangundangan;
- Data dan
informasi
terkait
pertemuan/
rapat;
- Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor;
- Daftar peserta
pertemuan/
rapat;
- Jadwal
pelaksanaan
kegiatan;

2 hari kerja

Konsep Nota
Dinas

15

9

1

2

3

4

5

5.

Menerima dan memeriksa
Konsep kelengkapan
penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar kantor
Jika setuju menyampaikan
kepada Kepala SKPD/Bagian,
jika tidak setuju menyerahkan
kepada JFU untuk diperbaiki

Jika tidak setuju menyerahkan
kepada Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki, jika setuju Kepala
SKPD/Bagian selanjutnya
disampaikan kepada Atasan
Kepala SKPD guna memperoleh
persetujuan

8

Konsep Nota
Dinas

1 jam

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Surat
permohonan
izin kepada
Walikota c.q.
Sekretaris
Daerah
dilampiri Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor

Tidak

Ya

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat di
luar kantor menjadi hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor

7

- Konsep surat
pernyataan
Kepala SKPD

Ya
4.

6

Tidak

SELESAI

16

9

III. Tahap Pelaporan
a. Untuk SKPD Eselon II
PELAKSANA
NO.

1
1.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon III untuk
mempersiapkan
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor

MUTU BAKU
KET

KEPALA
SKPD

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON III

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

9

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

MULAI

2.

Memberi arahan kepada
Pejabat Struktural Eselon IV
untuk mempersiapkan
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor

Lembar
Disposisi

10 menit

Disposisi

3.

Memberi petunjuk kepada
JFU untuk mempersiapkan
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor

Lembar
Disposisi

30 menit

Disposisi

17

10

1
4.

2

3

4

5

6

Mengumpulkan dan
mengolah data dan
informasi serta
mempersiapkan konsep
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor dan melaporkannya
kepada Pejabat Eselon IV

18

7

8

- Data dan
informasi
terkait
pertemuan/
rapat;
- Surat
permohonan
izin
penyelenggaraan pertemuan/
rapat di luar
kantor yang
sudah
mendapat
persetujuan
Walikota;
- Hasil
Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/
rapat di luar
kantor;
- Daftar hadir
peserta;
- Jadwal
pelaksanaan
kegiatan;
- Notulen
pertemuan/
rapat;
- surat
pernyataan
Kepala SKPD.

3 hari kerja

9
Konsep Nota
Dinas

10

1
5.

6.

7.

2

3

4

Menerima dan memeriksa
konsep kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika setuju menyampaikan
kepada Pejabat Eselon III,
jika tidak setuju
menyerahkan kepada JFU
untuk diperbaiki
Menerima, memeriksa dan
menyetujui konsep
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika setuju menyampaikan
Kepala SKPD, jika tidak
setuju menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki

6

Ya

7

8

9

Konsep Nota
Dinas

1 jam

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota
Dinas

30 menit

Surat kepada
Inspektur
dilampiri
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/
rapat di luar
kantor

Ya
Tidak

Ya
Tidak

Menerima dan memeriksa
konsep hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat
di luar kantor menjadi hasil
inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika tidak setuju
menyerahkan kepada
Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki, jika setuju
Kepala SKPD selanjutnya
disampaikan kepada
Inspektorat

5

Tidak

SELESAI

19

10

b. Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah
PELAKSANA
NO.

1
1.

URAIAN PROSEDUR

2
Memerintahkan Pejabat
Struktural Eselon IV untuk
mempersiapkan kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar kantor

MUTU BAKU

KET

KEPALA
SKPD/BAGIAN

PEJABAT
STRUKTURAL
ESELON IV

JFU

KELENGKAPAN

WAKTU

OUTPUT

3

4

5

6

7

8

Lembar Disposisi

10 menit

Disposisi

MULAI

2.

Memberi petunjuk kepada JFU
untuk mempersiapkan
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit

Disposisi

3.

Mengumpulkan dan mengolah
data dan informasi serta
mempersiapkan konsep
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/rapat di luar kantor
dan melaporkannya kepada
Pejabat Eselon IV

- Data dan informasi
terkait pertemuan/
rapat;
- Surat permohonan
izin penyelenggaraan pertemuan/
rapat di luar kantor
yang sudah
mendapat
persetujuan
Walikota;
- Hasil Inventarisasi
kegiatan
pertemuan/ rapat
di luar kantor;

3 hari
kerja

Konsep Nota
Dinas

20

9

1

2

3

4

5

Ya

4.

5.

Menerima dan memeriksa
Konsep kelengkapan
penyelenggaraan
pertemuan/rapat di luar kantor
Jika setuju menyampaikan
kepada Kepala SKPD/Bagian,
jika tidak setuju menyerahkan
kepada JFU untuk diperbaiki

Ya

Menerima dan memeriksa konsep
hasil inventarisasi kegiatan
pertemuan/rapat di luar kantor
menjadi hasil inventarisasi
kegiatan pertemuan/rapat di luar
kantor
Jika tidak setuju menyerahkan
kepada Pejabat Eselon IV untuk
diperbaiki, jika setuju Kepala
SKPD selanjutnya disampaikan
kepada Inspektorat

6
- Daftar hadir
peserta;
- Jadwal
pelaksanaan
kegiatan;
- Notulen
pertemuan/ rapat;
- surat pernyataan
Kepala SKPD.

7

8

Konsep Nota Dinas

1 jam

Konsep Nota
Dinas

Konsep Nota Dinas

30 menit

Surat kepada
Inspektur
dilampiri
kelengkapan
pertanggungjawaban
pertemuan/
rapat di luar
kantor

Tidak

Tidak

SELESAI

Salinan sesuai aslinya
KEPALA BAGIAN HUKUM,

WALIKOTA MALANG,
ttd.
H. MOCH. ANTON

TABRANI, SH, M.Hum.
Pembina
NIP. 19650302 199003 1 019

21

9

LAMPIRAN II
PERATURAN WALIKOTA MALANG
NOMOR
:
35 TAHUN 2015
TENTANG
PETUNJUK
TEKNIS
TATA
KELOLA
KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR
KANTOR.

FORMAT
RENCANA KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR
............................ (NAMA SKPD)...............................
PERIODE BULAN ......... S.D. ........... TAHUN 20XX
PERENCANAAN
NO.

NAMA KEGIATAN

1

2

TEMPAT

NARASUMBER

PESERTA

3

4

5

JANGKA WAKTU
PELAKSANAAN
6

BESARAN
ANGGARAN
(Rp)
7

KET.

Malang, ........................, 20xx
KEPALA SKPD
NAMA
NIP.

Salinan sesuai aslinya
KEPALA BAGIAN HUKUM,

WALIKOTA MALANG,
ttd.
H. MOCH. ANTON

TABRANI, SH, M.Hum.
Pembina
NIP. 19650302 199003 1 019

22

8