Sistem Pengendalian Intern Kas Pada Dinas Badan Lingkungan Hidup Provinsi Sumatra Utara Chapter III IV
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA BADAN LINGKUNGAN
HIDUP PROVINSI SUMATERA UTARA
Kas merupakan komponen aktiva yang sangat penting dan sangat
mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar
dalam perekonomian kita. Kas terlibat secara langsung maupun tidak langsung
dalam hampir semua transaksi usaha. Kas juga menjadi begitu penting karena
perorangan, perusahaan atau bahkan pemerintahan harus mempertahankan posisi
likuiditas yang memadai yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang
mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat terus beroperasi.
Kas adalah aktiva lancar yang paling likuid dan terdiri dari bagian yang
bertindak sebagai alat pertukaran serta memberikan dasar untuk perhitungan
akuntansi. Kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel dan uang yang disimpan di
bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.
Lazimnya, kas dapat ditarik sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk
disetorkan ke rekening bank lainnya.
Suharli (2006 : 173), “Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya
sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi
kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang
signifikan”.
Dari pengertian kas di atas, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
29
Universitas Sumatera Utara
30
a. Yang termasuk golongan kas terdiri atas :
1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam)
Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima
oleh siapa saja sebagai alat pembayaran.
2. Dana yang Tersedia di Bank
Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat
dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran.
3. Cek
Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran dan cek tersebut
setiap saat dapat dicairkan di bank.
4. Cek Perusahaan
Cek perusahaan adalah surat perintah pada bagian keuangan untuk
mengeluarkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri untuk
membayar kepada pihak lain.
5. Cek Dalam Perjalanan
Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada
pihak lain tetapi belum di uangkan di bank.
6. Wesel Pos
Wesel pos yang menurut sifatnya dapat segera diuangkan pada waktu
diperlukan.
7. Simpanan Uang di Bank-bank Luar Negeri
Universitas Sumatera Utara
31
Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan
penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang
rupiah sebesar nilai kursnya.
8. Hal-hal Lain yang Dapat Disamakan Dengan Uang
Terdiri dari surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana
bank bersedia membayar seperti nominal yang tertera dalam surat tersebut.
b. Yang tidak termasuk kas terdiri atas :
1. Cek mundur
2. Pembayaran-pembayaran yang dimuka
3. Surat berharga jangka pendek
4. Perangko dan materai
5. Deposito berjangka
6. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dan sifatnya terkait seperti dana
pensiun, pelunasan obligasi dan pembayaran deviden
7. Wesel tagih
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut :
a. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil.
b. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya.
c. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
Universitas Sumatera Utara
32
Untuk menjaga kas agar tetap aman, maka perusahaan perlu membuat
sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian intern tersebut menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan
bukan pada
unsur-unsur
yang membentuk sistem
tersebut. Pengertian
pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah
informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan
komputer. Suharli (2006 : 174), “Pengendalian intern (intern control) adalah
Seluruh Sistem dan prosedur yang ditetapkan intstansi / perusahaan untuk
menjaga harta perusahaan dari kelalaian / kesalahan (errors), kecurangan (frauds)
ataupun kejahatan (irregularities)”.
Mulyadi (2009 : 183), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai
berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu
organisasi dan mempengaruhi personel organisasi tentang pengendalian. Dan
lingkungan pengendalian juga merupakan unsur yang merupakan landasan
untuk semua unsur pengendalilan intern, yang membentuk disiplin dan
struktur.
2. Penaksiran Resiko
Universitas Sumatera Utara
33
Penaksiran resiko biasanya digunakan dalam pelaksanaan pelaporan keuangan,
yaitu penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan
keuangan dan desain implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan
untuk
mengurangi
resiko
tersebut
pada
tingkat
minimum,
dengan
mempertimbangkan biaya dan manfaatnya.
3. Informasi dan Komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang
terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka
berkaitan dengan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar
organisasi.
4. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen
dilaksanakan. Kegiatan dan prosedur ini dilaksanakan untuk mengurangi resiko
dalam pencapaian tujuan entitas.
5. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern
sepanjang waktu.
Manajemen bertanggung jawab dalam pembentukan dan pembinaan sistem
pengendalian intern. Untuk ini manajer perlu mengendalikannya secara terus
menerus agar sistem pengendalian intern berjalan dengan semestinya dan dapat
dimodifikasi seluruhnya sesuai dengan perubahan.
Universitas Sumatera Utara
34
Fungsi pengendalian intern yaitu untuk menentukan apakah ada
penyimpangan
dalam
pelaksanaan.
Untuk
dapat
menentukan
adanya
penyimpangan, perlu diketahui ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang
diharapkan dan kebijakan dalam pelaksanaan. Pengawasan dan penelaahan pada
sistem pengendalian intern yang baik akan mampu melindungi kelemahan
manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan ketidaktelitian yang terjadi.
A. Pengendalian intern atas penerimaan kas
Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus
mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetor ke bank. Prosedur
semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk
mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif.
Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif
(mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau
penyalahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan
besar mereka akan tertangkap.
Hall (2011 : 180), “Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian
internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari
tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk
memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan
dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen bertanggung jawab untuk
melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan
yang andal secara tepat waktu.
Universitas Sumatera Utara
35
Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk
melakukan kewajiban ini”.
Salah satu tugas pemimpin perusahaan adalah harus mampu mengawasi
secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas
yang dimiliki perusahaan tersebut. Kagiatan ini sangat penting namun cukup sulit
untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang.
Sehubungan dengan hal tersebut maka Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan
komponen yang paling penting di dalam melaksanakan aktivitas usahanya.
Disamping itu, kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.
B. Prosedur penerimaan kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Badan Lingkungan Hidup
Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai
dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta
pertanggung jawaban kembali. Proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun
dengan menggunakan sistem komputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara secara lebih rinci meliputi :
1. Penyusunan APBD Pemprov Sumut.
2. Pihak BLH Sumut mengirimkan rencana anggaran ke Biro Keuangan Pemprov
Sumut.
Universitas Sumatera Utara
36
3. Setelah diteliti, pihak Biro Keuangan Pemprov Sumut akan menyetujui rencana
anggaran tersebut.
4. Pihak Biro Keuangan Pemprov Sumut mengirimkannya melalui Bank Sumut
kepada BLH Sumut yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan
sebelumnya.
5. BLH Sumut melampirkan dokumen bukti penerimaan uang dari Bank Sumut.
6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah uang tunai yang
diterima dari Biro Keuangan Pemprov Sumut.
7. Dana tersebut dikelola oleh pihak BLH Sumut (Bagian Keuangan BLH Sumut)
untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional BLH Sumut.
8. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian dana tersebut.
9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
kepada Biro Keuangan Pemprov Sumut setiap bulannya sebagai pertanggung
jawaban BLH Sumut.
10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Biro Keuangan Pemprov Sumut.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Badan
Lingkungan Hidup Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu
laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan BLH
Sumut dalam suatu periode tertentu. Jenis penerimaan kas pada Badan
Lingkungan Hidup Sumatera Utara bersumber dari APBD.
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari APBD.
Universitas Sumatera Utara
37
Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
Prosedur penerimaan kas dalam BLH Sumut perlu dirancang sedemikian
rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang
seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur
penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat
penerimaan uang.
2. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebgaimana adanya. Untuk
dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas
perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang,
pencatatan dan penyimpanan serta yang melakukan rekonsiliasi bank.
Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat Mulyadi (2001 :
518) “untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehat” adalah :
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro).
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang
harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi.
5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian
piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
Universitas Sumatera Utara
38
6. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor
penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan.
8. Kas dalam perjalanan (baik yang berada di tangan kasa maupun di tangan
penagih perusahaan) harus diasuransikan (case-in-safe dan case-in-transit
insurance).
Universitas Sumatera Utara
39
APBD
BLH
Biro Keuangan
Mengajukan
Pemprov Sumut
Bank Sumut
Mencatat di
Buku Besar
Keuangan BLH
Melampirkan Bukti
Penerimaan Bank
Sumut
BLH Sumut
Pengelolaan Dana
Oleh BLH Sumut
Pembukuan
Realisasi
Anggaran
Biro Keuangan
Gambar
3.1
Pemprov Sumut
Gambar 3.1
Prosedur Penerimaan Kas Pada BLH Prov Su
Sumber : Badan Lingkungan Hidup Prov Su
Universitas Sumatera Utara
40
C. Pengendalian intern atas pengeluaran kas
Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan
yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang
diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan
secara efisien. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan
cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena
jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan
dengan salah satu sistem : fluctuating-fund-balance system dan imperst system.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian
intern berikut :
1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang
namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian
pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak
yang dimaksud pihak pembayaran.
2. Dilibatkannya pihak luar (dalam hal ini bank) dalam pencatatan transaksi
pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap
pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh
bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement)
kepada perusahaan nasabahnya. Direkam rekening koran bank inilah yang
dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi
kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user.
Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan
Universitas Sumatera Utara
41
yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai
tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait
pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun
bagi penerima pembayaran.
D. Prosedur pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara.
Prosedur pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara
meliputi serangkaian proses baik manual maupun komputerisasi mulai pencatatan,
penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan
keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran
kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara meliputi :
1. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
3. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
4. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas/cek.
5. Meminta pengesahan pejabat (Bagian Keuangan) yang berhak menyetujui
pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
Universitas Sumatera Utara
42
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak menyetujui
membayaran pada cek/giro.
8. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
9. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya
dilaporkan kembali ke Biro Keuangan Pemprov Sumut.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara terdiri atas :
1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2. Kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran.
3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat
BLH Sumut yang memiliki wewenang.
4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan
melalui transfer antar bank.
5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Jenis-jenis pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara secara umum mencakup :
1. Belanja Pegawai
Universitas Sumatera Utara
43
Belanja Pegawai adalah kompensasi baik dalam bentuk uang maupun
barang yang diberikan kepada pegawai pemerintah, baik yang bertugas di dalam
maupun di luar negeri sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilaksanakan,
kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal. PNS dan pegawai
yang dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS sebagai imbalan
atas pekerjaan yang telah dilaksanakan kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan
pembentukan modal. Contoh : gaji, tunjangan, honorarium, lembur, kontribusi
sosial dan lain-lain yang berhubungan dengan pegawai.
3. Belanja Barang
Belanja barang adalah pengeluran untuk menampung pembelian barang
dan jasa yang habis pakai untuk memproduksi barang dan jasa yang dipasarkan
maupun yang tidak dipasarkan serta pengadaan barang yang dimaksudkan untuk
diserahkan atau dijual kepada masyarakat dan belanja perjalanan. Belanja ini
terdiri
belanja
barang
dan
jasa,
belanja
pemeliharaan
dan
belanja
perjalanan. Belanja barang ini terdiri dari belanja pengadaan barang dan jasa,
belanja pemeliharaandan belanja perjalanan.
3. Belanja Modal
Belanja modal merupakan pengeluaran anggaran yang dugunakan dalam
rangka memperoleh atau menambah aset tetap dam aset lainnya yang memberi
manfaat lebih dari satu periode akuntansi serta melebihi batasan minimal
kapitalisasi aset tetap atau aset lainnya yang ditetapkan pemerintah. Aset tetap
tersebut dipergunakan untuk operasional kegiatan sehari-hari suatu satuan kerja
bukan untuk dijual.
Universitas Sumatera Utara
44
4. Pembayaran Bunga Utang
Belanja Pemerintah Pusat yang digunakan untuk membayar kewajiban atas
penggunaan pokok utang baik utang dalam negeri maupun luar negeri, yang
dihitung berdasarkan ketentuan dan persyaratan dari utang yang sudah ada dan
perkiraan utang baru, termasuk untuk biaya terkait dengan pengelolaan utang.
5. Subsidi
Subsidi adalah sebuah pembayaran oleh pemerintah untuk produsen,
distributor dan konsumen bahkan masyarakat dalam bidang tertentu.
6. Belanja Hibah
Belanja Pemerintah Pusat dalam bentuk uang, barang, atau jasa dari
Pemerintah kepada BUMN, pemerintah negara lain, lembaga/organisasi
internasional, pemerintah daerah khususnya pinjaman dan/atau hibah luar negeri
yang diterushibahkan ke daerah yang tidak perlu dibayar kembali, bersifat tidak
wajib dan tidak mengikat, tidak secara terus-menerus, bersifat sukarela dengan
pengalihan hak dan dilakukan dengan naskah perjanjian antara pemberi hibah dan
penerima hibah.
7. Bantuan Sosial
Bantuan Sosial yaitu transfer uang atau barang yang diberikan kepada
masyarakat guna melindungi dari kemungkinan terjadinya risiko sosial. Bantuan
sosial dapat langsung diberikan kepada anggota masyarakat atau lembaga
kemasyarakatan di bidang pendidikan, keagamaan, kesehatan, dan pangan.
Semua pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan disusun dalam surat
pertanggung jawaban (SPT) BLH/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada
Universitas Sumatera Utara
45
BLH Sumut akan dipertanggung jawabkan pada SPT dan dikirimkan ke Biro
Keuangan, dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada
kelebihan kas yang disimpan di fakultas yang dapat disalah-gunakan atau
diselewengkan.
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik,
prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam
jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang
terlebih dahulu.
3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas,
yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat
pengeluaran kas.
Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat Mulyadi (2001 :
471) “untuk organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang
sehat” adalah :
1.
Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri
oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang
lain.
3.
Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
4.
Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan
dari pejabat yang berwenang.
Universitas Sumatera Utara
46
5.
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan
dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
otoritas dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dokumen pendukung yang
lengkap.
6.
Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian
atau penggunaan yang tidak semestinya.
7.
Dokumen dasar dan pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap
“lunas” oleh bagian kasir setelah pengeluaran kas dilakukan.
8.
Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi
dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi
pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang
tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9.
Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan
penerima atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini
dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang
akuntansinya diselenggarakan dengan imperst sistem.
11. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in
transit) di asuransikan dari kerugian.
13. Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance).
Universitas Sumatera Utara
47
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, lemari besi dan
strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.
Universitas Sumatera Utara
48
Melampirkan Dokumen
Pendukung Pengeluaran Uang
Menerima Berkas
Tagihan Pembayaran
Membuat Bukti
Pengeluaran Kas
Memaraf/meminta tanda tangan
pengesahan pengeluaran uang
Untuk pembayaran
melalui Bank dibuatkan
Cek/Giro
Meminta pengesahan pejabat
(Bagian Keuangan) yang berhak
menyetujui pembayaran
Mencatat pengeluaran di Buku
Besar keuangan pembayaran
Membuat Laporan Realisasi
Anggaran
Gambar 3.2
Prosedur Pengeluaran Kas Pada BLH Prov Su
Sumber : Badan Lingkungan Hidup Prov Su
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan
bahwa setiap Instansi (dalam hal ini lembaga Dinas Badan Lingkungan Hidup
Prov Su) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi
pembiayaan operasionalnya sehari-hari. Manajemen kas yang efektif juga
memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari
pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang
paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga
dengan baik.
Secara umum, sistem pengendalian kas selalu dibedakan antara pihak yang
menangani pemasukan dan pengeluaran dengan pihak yang melakukan
pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi
dalam pencatatan/pembukuan.
Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah :
1.
Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani
penerimaan dan pengeluaran kas.
2.
Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan
kas.
3.
Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan
terhadap keadaan kas perusahaan.
49
Universitas Sumatera Utara
50
4.
Memilih dan menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas
perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian
intern kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Struktur organisasi pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara dinilai
sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah
yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab
yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal
kas yang efektif di Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara.
2.
Penerimaan kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara berasal dari
APBD.
3.
Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang
dipakai dalam suatu perusahaan/instansi untuk mengawasi kegiatan
perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan
dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan
secara baik.
4.
Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup
Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan
dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan
langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas. Hal ini membuktikan bahwa
sistem pengendalian intern kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Universitas Sumatera Utara
51
Utara dapat memperbaiki adanya kesalahan dan penyelewengan yang
mungkin terjadi.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan saransaran yang mungkin bermanfaat kepada pihak Badan Lingkungan Hidup Prov Su
dalam memajukan Badan Lingkungan Hidup Prov Su, yaitu sebagai berikut :
1.
Sistem pengendalian intern kas yang telah efektif harus tetap di pertahankan
agar Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara dapat mencapai sasaran atau
tujuan yang diharapkan.
2.
Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan, ketelitian terhadap angka dalam
penjumlahan dan penerimaan kas dan di buat laporan realisasi harian untuk
pengeluaran kas sehari-hari.
3.
Sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas di Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara.
4.
Untuk menghindari penyelewengan dan kecurangan pada Badan Lingkungan
Hidup Sumatera Utara, sebaiknya semua kwitansi yang masih kosong di beri
nomor urut agar tidak terjadi penyalahgunaan kwitansi, dan yang telah
digunakan di catat dalam suatu daftar berdasarkan.
Waktu pengeluarannya secara berurutan, yang sebelumnya harus
disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat
dalam buku kas.
Universitas Sumatera Utara
SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA BADAN LINGKUNGAN
HIDUP PROVINSI SUMATERA UTARA
Kas merupakan komponen aktiva yang sangat penting dan sangat
mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar
dalam perekonomian kita. Kas terlibat secara langsung maupun tidak langsung
dalam hampir semua transaksi usaha. Kas juga menjadi begitu penting karena
perorangan, perusahaan atau bahkan pemerintahan harus mempertahankan posisi
likuiditas yang memadai yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang
mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat terus beroperasi.
Kas adalah aktiva lancar yang paling likuid dan terdiri dari bagian yang
bertindak sebagai alat pertukaran serta memberikan dasar untuk perhitungan
akuntansi. Kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel dan uang yang disimpan di
bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.
Lazimnya, kas dapat ditarik sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk
disetorkan ke rekening bank lainnya.
Suharli (2006 : 173), “Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya
sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi
kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang
signifikan”.
Dari pengertian kas di atas, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
29
Universitas Sumatera Utara
30
a. Yang termasuk golongan kas terdiri atas :
1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam)
Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima
oleh siapa saja sebagai alat pembayaran.
2. Dana yang Tersedia di Bank
Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat
dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran.
3. Cek
Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran dan cek tersebut
setiap saat dapat dicairkan di bank.
4. Cek Perusahaan
Cek perusahaan adalah surat perintah pada bagian keuangan untuk
mengeluarkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri untuk
membayar kepada pihak lain.
5. Cek Dalam Perjalanan
Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada
pihak lain tetapi belum di uangkan di bank.
6. Wesel Pos
Wesel pos yang menurut sifatnya dapat segera diuangkan pada waktu
diperlukan.
7. Simpanan Uang di Bank-bank Luar Negeri
Universitas Sumatera Utara
31
Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan
penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang
rupiah sebesar nilai kursnya.
8. Hal-hal Lain yang Dapat Disamakan Dengan Uang
Terdiri dari surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana
bank bersedia membayar seperti nominal yang tertera dalam surat tersebut.
b. Yang tidak termasuk kas terdiri atas :
1. Cek mundur
2. Pembayaran-pembayaran yang dimuka
3. Surat berharga jangka pendek
4. Perangko dan materai
5. Deposito berjangka
6. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dan sifatnya terkait seperti dana
pensiun, pelunasan obligasi dan pembayaran deviden
7. Wesel tagih
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut :
a. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil.
b. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya.
c. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
Universitas Sumatera Utara
32
Untuk menjaga kas agar tetap aman, maka perusahaan perlu membuat
sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian intern tersebut menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan
bukan pada
unsur-unsur
yang membentuk sistem
tersebut. Pengertian
pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah
informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan
komputer. Suharli (2006 : 174), “Pengendalian intern (intern control) adalah
Seluruh Sistem dan prosedur yang ditetapkan intstansi / perusahaan untuk
menjaga harta perusahaan dari kelalaian / kesalahan (errors), kecurangan (frauds)
ataupun kejahatan (irregularities)”.
Mulyadi (2009 : 183), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai
berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu
organisasi dan mempengaruhi personel organisasi tentang pengendalian. Dan
lingkungan pengendalian juga merupakan unsur yang merupakan landasan
untuk semua unsur pengendalilan intern, yang membentuk disiplin dan
struktur.
2. Penaksiran Resiko
Universitas Sumatera Utara
33
Penaksiran resiko biasanya digunakan dalam pelaksanaan pelaporan keuangan,
yaitu penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan
keuangan dan desain implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan
untuk
mengurangi
resiko
tersebut
pada
tingkat
minimum,
dengan
mempertimbangkan biaya dan manfaatnya.
3. Informasi dan Komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang
terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka
berkaitan dengan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar
organisasi.
4. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen
dilaksanakan. Kegiatan dan prosedur ini dilaksanakan untuk mengurangi resiko
dalam pencapaian tujuan entitas.
5. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern
sepanjang waktu.
Manajemen bertanggung jawab dalam pembentukan dan pembinaan sistem
pengendalian intern. Untuk ini manajer perlu mengendalikannya secara terus
menerus agar sistem pengendalian intern berjalan dengan semestinya dan dapat
dimodifikasi seluruhnya sesuai dengan perubahan.
Universitas Sumatera Utara
34
Fungsi pengendalian intern yaitu untuk menentukan apakah ada
penyimpangan
dalam
pelaksanaan.
Untuk
dapat
menentukan
adanya
penyimpangan, perlu diketahui ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang
diharapkan dan kebijakan dalam pelaksanaan. Pengawasan dan penelaahan pada
sistem pengendalian intern yang baik akan mampu melindungi kelemahan
manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan ketidaktelitian yang terjadi.
A. Pengendalian intern atas penerimaan kas
Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus
mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetor ke bank. Prosedur
semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk
mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif.
Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif
(mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau
penyalahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan
besar mereka akan tertangkap.
Hall (2011 : 180), “Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian
internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari
tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk
memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan
dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen bertanggung jawab untuk
melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan
yang andal secara tepat waktu.
Universitas Sumatera Utara
35
Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk
melakukan kewajiban ini”.
Salah satu tugas pemimpin perusahaan adalah harus mampu mengawasi
secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas
yang dimiliki perusahaan tersebut. Kagiatan ini sangat penting namun cukup sulit
untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang.
Sehubungan dengan hal tersebut maka Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan
komponen yang paling penting di dalam melaksanakan aktivitas usahanya.
Disamping itu, kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.
B. Prosedur penerimaan kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Badan Lingkungan Hidup
Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai
dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta
pertanggung jawaban kembali. Proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun
dengan menggunakan sistem komputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara secara lebih rinci meliputi :
1. Penyusunan APBD Pemprov Sumut.
2. Pihak BLH Sumut mengirimkan rencana anggaran ke Biro Keuangan Pemprov
Sumut.
Universitas Sumatera Utara
36
3. Setelah diteliti, pihak Biro Keuangan Pemprov Sumut akan menyetujui rencana
anggaran tersebut.
4. Pihak Biro Keuangan Pemprov Sumut mengirimkannya melalui Bank Sumut
kepada BLH Sumut yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan
sebelumnya.
5. BLH Sumut melampirkan dokumen bukti penerimaan uang dari Bank Sumut.
6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah uang tunai yang
diterima dari Biro Keuangan Pemprov Sumut.
7. Dana tersebut dikelola oleh pihak BLH Sumut (Bagian Keuangan BLH Sumut)
untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional BLH Sumut.
8. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian dana tersebut.
9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
kepada Biro Keuangan Pemprov Sumut setiap bulannya sebagai pertanggung
jawaban BLH Sumut.
10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Biro Keuangan Pemprov Sumut.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Badan
Lingkungan Hidup Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu
laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan BLH
Sumut dalam suatu periode tertentu. Jenis penerimaan kas pada Badan
Lingkungan Hidup Sumatera Utara bersumber dari APBD.
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari APBD.
Universitas Sumatera Utara
37
Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
Prosedur penerimaan kas dalam BLH Sumut perlu dirancang sedemikian
rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang
seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur
penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat
penerimaan uang.
2. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebgaimana adanya. Untuk
dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas
perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang,
pencatatan dan penyimpanan serta yang melakukan rekonsiliasi bank.
Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat Mulyadi (2001 :
518) “untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehat” adalah :
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro).
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang
harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi.
5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian
piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
Universitas Sumatera Utara
38
6. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor
penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan.
8. Kas dalam perjalanan (baik yang berada di tangan kasa maupun di tangan
penagih perusahaan) harus diasuransikan (case-in-safe dan case-in-transit
insurance).
Universitas Sumatera Utara
39
APBD
BLH
Biro Keuangan
Mengajukan
Pemprov Sumut
Bank Sumut
Mencatat di
Buku Besar
Keuangan BLH
Melampirkan Bukti
Penerimaan Bank
Sumut
BLH Sumut
Pengelolaan Dana
Oleh BLH Sumut
Pembukuan
Realisasi
Anggaran
Biro Keuangan
Gambar
3.1
Pemprov Sumut
Gambar 3.1
Prosedur Penerimaan Kas Pada BLH Prov Su
Sumber : Badan Lingkungan Hidup Prov Su
Universitas Sumatera Utara
40
C. Pengendalian intern atas pengeluaran kas
Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan
yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang
diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan
secara efisien. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan
cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena
jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan
dengan salah satu sistem : fluctuating-fund-balance system dan imperst system.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian
intern berikut :
1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang
namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian
pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak
yang dimaksud pihak pembayaran.
2. Dilibatkannya pihak luar (dalam hal ini bank) dalam pencatatan transaksi
pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap
pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh
bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement)
kepada perusahaan nasabahnya. Direkam rekening koran bank inilah yang
dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi
kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user.
Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan
Universitas Sumatera Utara
41
yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai
tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait
pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun
bagi penerima pembayaran.
D. Prosedur pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara.
Prosedur pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara
meliputi serangkaian proses baik manual maupun komputerisasi mulai pencatatan,
penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan
keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran
kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara meliputi :
1. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
3. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
4. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas/cek.
5. Meminta pengesahan pejabat (Bagian Keuangan) yang berhak menyetujui
pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
Universitas Sumatera Utara
42
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak menyetujui
membayaran pada cek/giro.
8. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
9. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya
dilaporkan kembali ke Biro Keuangan Pemprov Sumut.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara terdiri atas :
1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2. Kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran.
3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat
BLH Sumut yang memiliki wewenang.
4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan
melalui transfer antar bank.
5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Jenis-jenis pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara secara umum mencakup :
1. Belanja Pegawai
Universitas Sumatera Utara
43
Belanja Pegawai adalah kompensasi baik dalam bentuk uang maupun
barang yang diberikan kepada pegawai pemerintah, baik yang bertugas di dalam
maupun di luar negeri sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilaksanakan,
kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal. PNS dan pegawai
yang dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS sebagai imbalan
atas pekerjaan yang telah dilaksanakan kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan
pembentukan modal. Contoh : gaji, tunjangan, honorarium, lembur, kontribusi
sosial dan lain-lain yang berhubungan dengan pegawai.
3. Belanja Barang
Belanja barang adalah pengeluran untuk menampung pembelian barang
dan jasa yang habis pakai untuk memproduksi barang dan jasa yang dipasarkan
maupun yang tidak dipasarkan serta pengadaan barang yang dimaksudkan untuk
diserahkan atau dijual kepada masyarakat dan belanja perjalanan. Belanja ini
terdiri
belanja
barang
dan
jasa,
belanja
pemeliharaan
dan
belanja
perjalanan. Belanja barang ini terdiri dari belanja pengadaan barang dan jasa,
belanja pemeliharaandan belanja perjalanan.
3. Belanja Modal
Belanja modal merupakan pengeluaran anggaran yang dugunakan dalam
rangka memperoleh atau menambah aset tetap dam aset lainnya yang memberi
manfaat lebih dari satu periode akuntansi serta melebihi batasan minimal
kapitalisasi aset tetap atau aset lainnya yang ditetapkan pemerintah. Aset tetap
tersebut dipergunakan untuk operasional kegiatan sehari-hari suatu satuan kerja
bukan untuk dijual.
Universitas Sumatera Utara
44
4. Pembayaran Bunga Utang
Belanja Pemerintah Pusat yang digunakan untuk membayar kewajiban atas
penggunaan pokok utang baik utang dalam negeri maupun luar negeri, yang
dihitung berdasarkan ketentuan dan persyaratan dari utang yang sudah ada dan
perkiraan utang baru, termasuk untuk biaya terkait dengan pengelolaan utang.
5. Subsidi
Subsidi adalah sebuah pembayaran oleh pemerintah untuk produsen,
distributor dan konsumen bahkan masyarakat dalam bidang tertentu.
6. Belanja Hibah
Belanja Pemerintah Pusat dalam bentuk uang, barang, atau jasa dari
Pemerintah kepada BUMN, pemerintah negara lain, lembaga/organisasi
internasional, pemerintah daerah khususnya pinjaman dan/atau hibah luar negeri
yang diterushibahkan ke daerah yang tidak perlu dibayar kembali, bersifat tidak
wajib dan tidak mengikat, tidak secara terus-menerus, bersifat sukarela dengan
pengalihan hak dan dilakukan dengan naskah perjanjian antara pemberi hibah dan
penerima hibah.
7. Bantuan Sosial
Bantuan Sosial yaitu transfer uang atau barang yang diberikan kepada
masyarakat guna melindungi dari kemungkinan terjadinya risiko sosial. Bantuan
sosial dapat langsung diberikan kepada anggota masyarakat atau lembaga
kemasyarakatan di bidang pendidikan, keagamaan, kesehatan, dan pangan.
Semua pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan disusun dalam surat
pertanggung jawaban (SPT) BLH/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada
Universitas Sumatera Utara
45
BLH Sumut akan dipertanggung jawabkan pada SPT dan dikirimkan ke Biro
Keuangan, dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada
kelebihan kas yang disimpan di fakultas yang dapat disalah-gunakan atau
diselewengkan.
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik,
prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam
jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang
terlebih dahulu.
3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas,
yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat
pengeluaran kas.
Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat Mulyadi (2001 :
471) “untuk organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang
sehat” adalah :
1.
Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri
oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang
lain.
3.
Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
4.
Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan
dari pejabat yang berwenang.
Universitas Sumatera Utara
46
5.
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan
dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
otoritas dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dokumen pendukung yang
lengkap.
6.
Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian
atau penggunaan yang tidak semestinya.
7.
Dokumen dasar dan pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap
“lunas” oleh bagian kasir setelah pengeluaran kas dilakukan.
8.
Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi
dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi
pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang
tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9.
Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan
penerima atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini
dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang
akuntansinya diselenggarakan dengan imperst sistem.
11. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in
transit) di asuransikan dari kerugian.
13. Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance).
Universitas Sumatera Utara
47
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, lemari besi dan
strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.
Universitas Sumatera Utara
48
Melampirkan Dokumen
Pendukung Pengeluaran Uang
Menerima Berkas
Tagihan Pembayaran
Membuat Bukti
Pengeluaran Kas
Memaraf/meminta tanda tangan
pengesahan pengeluaran uang
Untuk pembayaran
melalui Bank dibuatkan
Cek/Giro
Meminta pengesahan pejabat
(Bagian Keuangan) yang berhak
menyetujui pembayaran
Mencatat pengeluaran di Buku
Besar keuangan pembayaran
Membuat Laporan Realisasi
Anggaran
Gambar 3.2
Prosedur Pengeluaran Kas Pada BLH Prov Su
Sumber : Badan Lingkungan Hidup Prov Su
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan
bahwa setiap Instansi (dalam hal ini lembaga Dinas Badan Lingkungan Hidup
Prov Su) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi
pembiayaan operasionalnya sehari-hari. Manajemen kas yang efektif juga
memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari
pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang
paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga
dengan baik.
Secara umum, sistem pengendalian kas selalu dibedakan antara pihak yang
menangani pemasukan dan pengeluaran dengan pihak yang melakukan
pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi
dalam pencatatan/pembukuan.
Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah :
1.
Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani
penerimaan dan pengeluaran kas.
2.
Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan
kas.
3.
Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan
terhadap keadaan kas perusahaan.
49
Universitas Sumatera Utara
50
4.
Memilih dan menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas
perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian
intern kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Struktur organisasi pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara dinilai
sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah
yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab
yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal
kas yang efektif di Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara.
2.
Penerimaan kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara berasal dari
APBD.
3.
Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang
dipakai dalam suatu perusahaan/instansi untuk mengawasi kegiatan
perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan
dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan
secara baik.
4.
Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Badan Lingkungan Hidup
Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan
dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan
langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas. Hal ini membuktikan bahwa
sistem pengendalian intern kas pada Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Universitas Sumatera Utara
51
Utara dapat memperbaiki adanya kesalahan dan penyelewengan yang
mungkin terjadi.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis mencoba memberikan saransaran yang mungkin bermanfaat kepada pihak Badan Lingkungan Hidup Prov Su
dalam memajukan Badan Lingkungan Hidup Prov Su, yaitu sebagai berikut :
1.
Sistem pengendalian intern kas yang telah efektif harus tetap di pertahankan
agar Badan Lingkungan Hidup Sumatera Utara dapat mencapai sasaran atau
tujuan yang diharapkan.
2.
Sebaiknya selalu dilakukan pemeriksaan, ketelitian terhadap angka dalam
penjumlahan dan penerimaan kas dan di buat laporan realisasi harian untuk
pengeluaran kas sehari-hari.
3.
Sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas di Badan Lingkungan Hidup Sumatera
Utara.
4.
Untuk menghindari penyelewengan dan kecurangan pada Badan Lingkungan
Hidup Sumatera Utara, sebaiknya semua kwitansi yang masih kosong di beri
nomor urut agar tidak terjadi penyalahgunaan kwitansi, dan yang telah
digunakan di catat dalam suatu daftar berdasarkan.
Waktu pengeluarannya secara berurutan, yang sebelumnya harus
disesuaikan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat
dalam buku kas.
Universitas Sumatera Utara