Sistem Pengendalian Internal Kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara Chapter III IV
22
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) PROVINSI
SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengertian Kas
Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai. Namun
dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas
yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap
saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat
pembayaran dan dapat disimpan di bank
Menurut Slamet (2013:4) kas adalah alat pertukaran (pembayaran). Aset
harus memenuhi dua kriteria agar ia dapat disebut kas. Pertama, ia harus siap
digunakan setiap saat untuk membayar semua kewajiban yang ada sekarang.
Kedua, ia harus bebas dari ikatan-ikatan apapun yang membatasi penggunaannya
untuk melunasi kewajiban.
Menurut SAK ETAP 2009, kas terdiri atas saldo kas di perusahaan (cash
on hand) dan saldo rekening giro. Kas di perusahaan terdiri atas uang kertas dan
uang logam.
22
Universitas Sumatera Utara
23
Menurut Standart Akuntansi Keuangan Tahun 2002 yang dimaksud
dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan.
Menurut Dwi, dkk (2012:180) kas adalah aset keuangan yang digunakan
untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid
karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Tidak ada
standard akuntansi khusus terkait dengan kas namun secara umum dibahas dalam
standard tentang instrument keuangan.
Keberadaan kas dalam entitas sangat penting karena tanpa kas, aktivitas
operasi perusahaan tidak dapat berjalan. Entitas tidak dapat membayar gaji,
memenuhi utang yang jatuh tempo dan kewajiban lainnya. Entitas harus menjaga
jumlah kas agar sesuai dengan kebutuhannya. Jika jumlah kas kurang, maka
kegiatan operasional akan terganggu. Terlalu banyak kas, menyebabkan entitas
tidak dapat memanfaatkan kas tersebut untuk mendapatkan imbal hasil yang
tinggi.
Kas termasuk instrumen keuangan dalam klasifikasi aset keuangan. Kas
merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan entitas. Kas terdiri atas uang kartal yang tersimpan dalam sebuah entitas,
uang tersimpan dalam rekening bank dan setara kas. Kas secara umum digunakan
sebagai alat pembayaran untuk aktivitas operasi persahaan tanpa suatu
pembatasan. Ada kalanya kas dimilliki untuk tujuan tertentu sehingga tidak bebas
digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
24
Kas yang dicadangkan dengan penggunaan khusus tidak boleh
dikategorikan sebagai kas, tetapi diklasifikasikan sebagai dana cadangan. Jika
digunakan untuk memenuhi kewajiban yang akan jatuh tempo kurang dari satu
tahun dana cadangan ini akan diklasifikasikan sebagai aset lancar. Kas yang
dicadangkan untuk kegiatan khusus yang akan digunakan lebih dari satu tahun
diklasifikasikan dalam aset tidak lancar.
Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya
yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas
dan tumbuh kecuali jika dikonversikan ke dalam bentuk kepemilikan lainnya.
Jumlah kas yang berlebihan dalam kas seringkali disebut kas menganggur.
Manajemen kas yang baik mensyaratkan persediaan kas yang terus bekerja secara
kontinu dalam salah satu dari berbagai cara misalnya sebagian bagian dari siklus
operasi atau sebagai suatu investasi jangka pendek atau jangka panjang.
Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening di bank atau di tempat
lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan dipergunakan sebagai media tukar,
atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum
didalamnya. Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan
operasional perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih
cermat dan lebih teliti.
Kas merupakan aktivitas yang paling lancar dibanding aktiva lainnya.
Oleh karena itu, kas merupakan aktiva yang paling digemari untuk dicuri,
dimanipulasi dan diselewengkan. Dalam neraca, kas selalu disajikan pada urutaan
Universitas Sumatera Utara
25
pertama, setelah itubarulah diikuti dengan akun piutang usaha dan seterusnyaa
sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya.
Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan sesuatu
yang krusial. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli dagangan
tersebut ke pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit timbullah
piutang usaha; piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan
seterusnya dimana siklus akan berulang kembali. Banyak sekali transaksi yang
baik secara langsung ataupun tidak langsung memengaruhi penerimaan dan
pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan
penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian iternal yang efektif atas kas
mutlak diperlukan.
Pengertian Pengendalian Internal
Menurut COSO (2013), pengendalian internal merupakan suatu proses
yang melibatkan dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang dirancang
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:
1. efektifitas dan efisiensi operasi
2. keandalan pelaporan keuangan
3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Terdapat lima komponen pengendalian internal menurut COSO, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Universitas Sumatera Utara
26
2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
5. Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Menurut Arra (2005:234), pengendalian internal (internal control) adalah
kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan
penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan
meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi
sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai
dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian,
pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan
yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun
dengan komputer.
Menurut Charles (2006:372) pengendalian internal adalah perencanaan
organisasi dan semua tindakan yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk
mencapai 4 tujuan:
Universitas Sumatera Utara
27
1. Mengamankan
aktiva.
Suatu
perusahaan
haruslah
mengamankan
aktivanya; apabila tidak, perusahaan akan membuang-buang sumber daya
mereka.
2. Mendorong para karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Setiap
orang di dalam organisasi haruslah bekerja untuk tujuan yang sama.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
4. Memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan.
Pencatatan yang baik sangatlah penting. Tanpa pencatatan yang dapat
diandalkan, manajer tidak dapat menentukan investasi apa yang harus
dilakukan atau menentukan berapa harga produk. Bank-bank tidak akan
dapat menentukan apakah akan memberikan pinjaman atau tidak
Pengendalian Internal Kas
Kas merupakan aset likuid yang mudah digunakan, banyak yang
menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung
jawab. Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian internal yang baik agar
kas perusahaan aman dan terlindungi. Perlindungan terhadap kas dapat berupa
fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk
kepentingan yang tidak seharusnya.
Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut:
1. Terdapat pemisahan tugas antara pihak yang melakukan otorisasi dengan
pembayaran, pihak yang melakukan pengelolaan kas dan pencatatan, pihak
pengguna dan pihak pembayar. Tingkat pemisahan tugas disesuaikan
Universitas Sumatera Utara
28
dengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas
dilakukan dalam unit terpisah, namaun dalam entitas kecil pemisahan
tugas tidak dapat dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan
control dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat
dihindari.
2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk menyimpan kas atau di ruang
tertutup dengan akses terbatas.
3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda
4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga
terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain.
5. Penerimaan kas melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian
pencatatan
6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas
dalam jumlah kecil
7. Rekonsiliasi antara pencatatan perusahaan dengan rekening koran bank.
Menurut Slamet (2013:5) kas merupakan aset yang menjadi permulaan siklus
operasi perusahaan. Oleh karena itu, kas merupakan titik awal untuk sistem
pengendalian akuntansi. Kas memiliki tiga karakteristik yang menarik, yaitu (i)
dapat ditukar sewaktu-waktu menjadi aset nonkas karena sifatnya sebagai alat
pertukaran/pembayaran, (ii) mudah digelapkan karena bentuknya kecil dan mudah
dipindahkan karena bobotnya ringan dan (iii) tidak ada identitas pemiliknya.
Universitas Sumatera Utara
29
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas
1. Tujuan Pengendalian Internal Kas
Tujuan pengendalian internal kas menurut Mulyadi (2001:163) adalah:
a) Menjaga kekayaan organisasi
b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c) Mendorong efisiensi
d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
2. Fungsi Pengendalian Internal Kas
Baridwan (2005:13) mengatakan bahwa fungsi pengendalian internal
(internal control) yaitu sebagai berikut:
a) Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
c) Memajukan efisiensi dan operasi
d) Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.
Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi pengendalian internal (internal
control) sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti
tidak ada lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk
melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan. Dengan
adanya
pengendalian
internal
(internal
control),
pelaksanaan
kegiatan
penyelewengan dan kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang
merugikan, namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan
kesanggupan dari pelaksanaannya.
Universitas Sumatera Utara
30
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian internal
adalah:
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
Secara Tegas.
Pembagian
tanggung
jawab
fungsional
dalam
organisasi
didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan
Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan
dan Biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi.
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus
diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain
Universitas Sumatera Utara
31
pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam
dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian
dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan
menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses
akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap
Unit Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jka
tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan
nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban
terlaksananya transaksi.
Universitas Sumatera Utara
32
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak
terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong
karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan
dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang
diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat
dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara
mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang
menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan
digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi
kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan
dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk
sementara tersebut.
f. Secara periodic diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
Universitas Sumatera Utara
33
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodic
harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik
dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan
tersebut.
D. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Jenis-jenis Penerimaan Kas
Pendapatan adalah semua penerimaan dalam bentuk peningkatan aktiva
atau penurunan hutang dari berbagai sumber dalam periode tahun anggaran
yang bersangkutan. Ada beberapa sumber penerimaan kas pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. APBN
2. APBD
Jenis-jenis Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas erat hubungannya dengan pencapaian program dinas
melalui anggaran masing-masing bagian. Setiap bagian diberikan otorisasi oleh
pihak manajemen untuk mengelola anggaran dan dalam menggunakan kas.
Kas yang tersedia pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi
Sumatera Utara digunakan untuk membayar biaya operasi dinas, baik
pembayaran non tunai yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan
keuangan dan operasi, maupun untuk membayar biaya lain-lain seperti biaya
kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
34
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2010:427) ada beberapa prosedur penerimaan kas:
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara
membubuhkan cap “Lunas” pada faktur tunai dan penempelan pita register
kas pada faktur tersebut.
c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahulu dengan permintaan otorisasi
dari bank penerbit kartu kredit.
d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap “Sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumrn
dumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk itu.
Fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh pemegang kas dan pencatat
pembukuan. Pemegang kas sebagai penerima uang dan penyetor uang juga
sebagai pencatat penerimaan uang yang bekerja sama dengan pencatat
pembukuan. Tugas rangkap yang dikerjakan oleh pemegang kas ini memang
dapat
menimbulkan
peluang
bagi
pemegang
kas
untuk
melakukan
penyelewengan. Tetapi dalam hal ini, terdapat prosedur-prosedur kas yang sangat
baik, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
35
a. Pemegang kas langsung mencatat SPM ke buku kas umum dan
mengirimkan SPM ke pencatat pembukuan untuk dicatat di buku
pembantu.
b. Pemegang kas jga menyerahkan bukti SPM kepada atasan langsung
sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
c. Formulir-formulir dan catatan-catatan sehubungan dengan penerimaan kas
yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetepkan,
juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
d. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut
telah dibuktikan dengan bukti yang otentik, maka pencatatannya dalam
pembukuan dilakukan segera oleh pemegang kas.
e. Adanya batasan jumlah as yang dipegang oleh pemegang kas dapat
mencegah penyalahgunaan kas selama belum disetor ke tiap-tiap bagian.
f. Laporan pertanggung jawaban tiap-tiap bagian diterima oleh pemegang
kas dan ditandatangani oleh atasan langsung pemegang kas.
g. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pecatatan
kas.
Berikut ini adalah prosedur-prosedur penerimaan kas pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
a. Pemegang Kas
1. Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
2. Membuat Surat Perintah Membayar (SPM)
3. Surat Perintah Membayar ke KPPN
Universitas Sumatera Utara
36
4. Keluar SP2D sebagai tanda dana dicairkan bisa diambil pencairan dana
b. Pencatatan Pembukuan
1. Menerima Surat Perintah Membayar (SPM) rangkap 2 yang dikirim
oleh pemegang kas dan mencatatnya di buku pembantu.
2. Membuat laporan pertanggungjawaban buku pembantu.
Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Provinsi Sumatera Utara dibagi atas dua bagian:
1. Pengeluaran kas dibawah Rp 5.000.000,00
Pengeluaran kas dimulai tiap-tiap bagian melakukan permohonan
pengeluaran kas kepada pemegang ks yang dilampiri bukti pendukung
pengeluaran kas (kwitansi dan faktur). Pemegang kas wajib memeriksa
kebenaran perhitungan, sah tidaknya permintaan pembayran da
kelengkapan lampiran. Kemudian pemegang kas mengeluarkan kas
berdasarkan bukti yang diterima dan membuat daftar penerimaan dan
pengeluaran kas dan cek yang ditandatangani oleh pemegang kas dan
atasan langsung pemegang kas. Pada bukti kas keluar dibubuhkan
tanda tangan penerima kas. Setelah kwitansi dan faktur lengkap
(rangkap
1)
diterima
dari
penerima
kas,
pemegang
kas
mengarsipkannya ke dalam buku pengeluaran kas dan laporan kas
harian. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur
(rangkap 2) kepada pencatat pembukuan untuk dicatat di buku
Universitas Sumatera Utara
37
pembantu. Setelah itu, pemegang kas membukukan transaksi ke
rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
2. Pengeluaran kas diatas Rp 5.000.000,00
Pengeluaran
kas
dimulai dengan
tiap-tiap
bagian
melakukan
pengeluaran kas kepada pemegang kas yang dilampiri bukti
pendukung pengeluaran kas (kwitansi dan faktur). Pemegang kas wajib
memeriksa kebenaran, sah atau tidaknya permitaan pembayaran dan
kelengkapan lempiran. Setelah kwitansi dan faktur diterima dari
penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya ke dalam buku
pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur
(rangkap 2) kepada pembukuan untuk dicatat di buku pembantu dan
dipertanggungjawabkan. Agar lebih efektif dan efisien harus mengikuti
prosedur yang ditetapkan oleh dinas, setiap pengeluaran harus dibawah
anggaran yang telah dibuat dan juga harus diotorisasi oleh atasan
langsung yang berwenang (kepala dinas).
F. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian internal kas merupakan alat yang sangat membantu seorang
pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peran
yang sangat penting bagi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2010:63) pengertian sistem pengendalian internal
adalah : “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
Universitas Sumatera Utara
38
mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong tercapainya hal-hal
tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari
pengendalian itu sendiri, apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan
dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara
efektif dan efisien.”
Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan
yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga
kekayaan
organisasi,
mengecek
ketelitian
keandalan
data
akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur sistem pengendalian internal:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Ada empat ciri sistem pengendalian internal yang memadai yang
merupakan unsur-unsur pengendalian internal, yaitu:
1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara
tepat
Pada dasarnya, syarat pengendalian internal yang baik dalam
organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang.
Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan
pencatatan harus ada pemisahan. Seseorang tidak diberikan merangkap
dua atau lebih tugas dari setiap bagian.
Universitas Sumatera Utara
39
Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan
tetapi sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara
petugas.
2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengendalian internal adalah adanya sistem
otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan
pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam
pelaksanaannya, pendelegasian wewenang harus diawasi.
3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit
organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat
membantu tercapainya pengendalian internal yang baik, ini dapat dilihat
dengan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk
membuat kecurangan.
4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya
Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menunjang
pengendalian internal. Langkah untuk mendapatkan pegawai yang
berkompeten dan jujur sudah dimulai sejak penerimaan pegawai yang
baru.
Dengan adanya seleksi penerimaan pegawai, maka dilakukan
latihan-latihan bagi pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh
pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan
Universitas Sumatera Utara
40
ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki
oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan
ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan
yang dimilikinya. Penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang peaksanaan
pengendalian internal dan keberhasilan operasi perusahaan.
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara
melakukan pengendalian antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengendalian
internal yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)
Provinsi Sumatera Utara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
1. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN dan
APBD harus diterima oleh pemegang kas.
2. Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
3. Pada
waktu
tertentu
harus
membuat
rekonsiliasi
bank
untuk
membandingkan saldo yang ada di bank.
4. Hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan
untuk kebutuhan sehari-hari.
5. Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta
saldo kas yang ada akan diperiksa.
Universitas Sumatera Utara
41
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara
adalah sebagai berikut:
1. Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas
dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas
diketahui dan disetujui.
2. Seluruh transaksi dibuatkan perincian secara menyeluruh
3. Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk
melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan.
4. Semua cek harus dibayar sesuai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh
bank.
5. Semua cek dan kwitansi yang keluar harus dipertanggungjawabkan oleh
bagian keuangan.
Universitas Sumatera Utara
42
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
analisa
terhadap
sistem
pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
(BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi
Sumatera Utara telah memiliki struktur oganisasi yang cukup
efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya
pembagian aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab
serta pendelegasian wewenang yang jelas.
2. Pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara telah dilakukan
dengan baik. Setiap permintaan penerimaan dan pengeluaran kas
B. Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis
memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki, antara lain:
1. Sistem pengendalian internal kas yang sudah diterapkan di Badan
Perencanaan
Pembangunan
Daerah
(BAPPEDA)
Provinsi
Sumatera Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat
42
Universitas Sumatera Utara
43
ditingkatkan terus-menerus agar instansi tersebut dapat berjalan
dengan baik.
2. Sebaiknya dilakukan pengawasan berkelanjutan atau pemeriksaan
secara berkala dan kontinu agar pengelolaan kas baik penerimaan
maupun pengeluaran kas di Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Provinsi Sumatera Utara terjaga dengan baik dan terhindar
dari kemungkinan kecurangan ataupun penyelewengan.
Universitas Sumatera Utara
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) PROVINSI
SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengertian Kas
Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai. Namun
dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas
yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap
saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat
pembayaran dan dapat disimpan di bank
Menurut Slamet (2013:4) kas adalah alat pertukaran (pembayaran). Aset
harus memenuhi dua kriteria agar ia dapat disebut kas. Pertama, ia harus siap
digunakan setiap saat untuk membayar semua kewajiban yang ada sekarang.
Kedua, ia harus bebas dari ikatan-ikatan apapun yang membatasi penggunaannya
untuk melunasi kewajiban.
Menurut SAK ETAP 2009, kas terdiri atas saldo kas di perusahaan (cash
on hand) dan saldo rekening giro. Kas di perusahaan terdiri atas uang kertas dan
uang logam.
22
Universitas Sumatera Utara
23
Menurut Standart Akuntansi Keuangan Tahun 2002 yang dimaksud
dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan.
Menurut Dwi, dkk (2012:180) kas adalah aset keuangan yang digunakan
untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid
karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Tidak ada
standard akuntansi khusus terkait dengan kas namun secara umum dibahas dalam
standard tentang instrument keuangan.
Keberadaan kas dalam entitas sangat penting karena tanpa kas, aktivitas
operasi perusahaan tidak dapat berjalan. Entitas tidak dapat membayar gaji,
memenuhi utang yang jatuh tempo dan kewajiban lainnya. Entitas harus menjaga
jumlah kas agar sesuai dengan kebutuhannya. Jika jumlah kas kurang, maka
kegiatan operasional akan terganggu. Terlalu banyak kas, menyebabkan entitas
tidak dapat memanfaatkan kas tersebut untuk mendapatkan imbal hasil yang
tinggi.
Kas termasuk instrumen keuangan dalam klasifikasi aset keuangan. Kas
merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan entitas. Kas terdiri atas uang kartal yang tersimpan dalam sebuah entitas,
uang tersimpan dalam rekening bank dan setara kas. Kas secara umum digunakan
sebagai alat pembayaran untuk aktivitas operasi persahaan tanpa suatu
pembatasan. Ada kalanya kas dimilliki untuk tujuan tertentu sehingga tidak bebas
digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
24
Kas yang dicadangkan dengan penggunaan khusus tidak boleh
dikategorikan sebagai kas, tetapi diklasifikasikan sebagai dana cadangan. Jika
digunakan untuk memenuhi kewajiban yang akan jatuh tempo kurang dari satu
tahun dana cadangan ini akan diklasifikasikan sebagai aset lancar. Kas yang
dicadangkan untuk kegiatan khusus yang akan digunakan lebih dari satu tahun
diklasifikasikan dalam aset tidak lancar.
Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya
yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas
dan tumbuh kecuali jika dikonversikan ke dalam bentuk kepemilikan lainnya.
Jumlah kas yang berlebihan dalam kas seringkali disebut kas menganggur.
Manajemen kas yang baik mensyaratkan persediaan kas yang terus bekerja secara
kontinu dalam salah satu dari berbagai cara misalnya sebagian bagian dari siklus
operasi atau sebagai suatu investasi jangka pendek atau jangka panjang.
Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening di bank atau di tempat
lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan dipergunakan sebagai media tukar,
atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum
didalamnya. Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan
operasional perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih
cermat dan lebih teliti.
Kas merupakan aktivitas yang paling lancar dibanding aktiva lainnya.
Oleh karena itu, kas merupakan aktiva yang paling digemari untuk dicuri,
dimanipulasi dan diselewengkan. Dalam neraca, kas selalu disajikan pada urutaan
Universitas Sumatera Utara
25
pertama, setelah itubarulah diikuti dengan akun piutang usaha dan seterusnyaa
sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya.
Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan sesuatu
yang krusial. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli dagangan
tersebut ke pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit timbullah
piutang usaha; piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan
seterusnya dimana siklus akan berulang kembali. Banyak sekali transaksi yang
baik secara langsung ataupun tidak langsung memengaruhi penerimaan dan
pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan
penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian iternal yang efektif atas kas
mutlak diperlukan.
Pengertian Pengendalian Internal
Menurut COSO (2013), pengendalian internal merupakan suatu proses
yang melibatkan dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang dirancang
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:
1. efektifitas dan efisiensi operasi
2. keandalan pelaporan keuangan
3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Terdapat lima komponen pengendalian internal menurut COSO, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Universitas Sumatera Utara
26
2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
5. Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Menurut Arra (2005:234), pengendalian internal (internal control) adalah
kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan
penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan
meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi
sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai
dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian,
pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan
yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun
dengan komputer.
Menurut Charles (2006:372) pengendalian internal adalah perencanaan
organisasi dan semua tindakan yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk
mencapai 4 tujuan:
Universitas Sumatera Utara
27
1. Mengamankan
aktiva.
Suatu
perusahaan
haruslah
mengamankan
aktivanya; apabila tidak, perusahaan akan membuang-buang sumber daya
mereka.
2. Mendorong para karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Setiap
orang di dalam organisasi haruslah bekerja untuk tujuan yang sama.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
4. Memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan.
Pencatatan yang baik sangatlah penting. Tanpa pencatatan yang dapat
diandalkan, manajer tidak dapat menentukan investasi apa yang harus
dilakukan atau menentukan berapa harga produk. Bank-bank tidak akan
dapat menentukan apakah akan memberikan pinjaman atau tidak
Pengendalian Internal Kas
Kas merupakan aset likuid yang mudah digunakan, banyak yang
menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung
jawab. Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian internal yang baik agar
kas perusahaan aman dan terlindungi. Perlindungan terhadap kas dapat berupa
fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk
kepentingan yang tidak seharusnya.
Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut:
1. Terdapat pemisahan tugas antara pihak yang melakukan otorisasi dengan
pembayaran, pihak yang melakukan pengelolaan kas dan pencatatan, pihak
pengguna dan pihak pembayar. Tingkat pemisahan tugas disesuaikan
Universitas Sumatera Utara
28
dengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas
dilakukan dalam unit terpisah, namaun dalam entitas kecil pemisahan
tugas tidak dapat dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan
control dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat
dihindari.
2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk menyimpan kas atau di ruang
tertutup dengan akses terbatas.
3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda
4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga
terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain.
5. Penerimaan kas melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian
pencatatan
6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas
dalam jumlah kecil
7. Rekonsiliasi antara pencatatan perusahaan dengan rekening koran bank.
Menurut Slamet (2013:5) kas merupakan aset yang menjadi permulaan siklus
operasi perusahaan. Oleh karena itu, kas merupakan titik awal untuk sistem
pengendalian akuntansi. Kas memiliki tiga karakteristik yang menarik, yaitu (i)
dapat ditukar sewaktu-waktu menjadi aset nonkas karena sifatnya sebagai alat
pertukaran/pembayaran, (ii) mudah digelapkan karena bentuknya kecil dan mudah
dipindahkan karena bobotnya ringan dan (iii) tidak ada identitas pemiliknya.
Universitas Sumatera Utara
29
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas
1. Tujuan Pengendalian Internal Kas
Tujuan pengendalian internal kas menurut Mulyadi (2001:163) adalah:
a) Menjaga kekayaan organisasi
b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c) Mendorong efisiensi
d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
2. Fungsi Pengendalian Internal Kas
Baridwan (2005:13) mengatakan bahwa fungsi pengendalian internal
(internal control) yaitu sebagai berikut:
a) Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
c) Memajukan efisiensi dan operasi
d) Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.
Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi pengendalian internal (internal
control) sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti
tidak ada lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk
melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan. Dengan
adanya
pengendalian
internal
(internal
control),
pelaksanaan
kegiatan
penyelewengan dan kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang
merugikan, namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan
kesanggupan dari pelaksanaannya.
Universitas Sumatera Utara
30
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian internal
adalah:
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
Secara Tegas.
Pembagian
tanggung
jawab
fungsional
dalam
organisasi
didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan
Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan
dan Biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi.
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus
diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain
Universitas Sumatera Utara
31
pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam
dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian
dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan
menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses
akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap
Unit Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jka
tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan
nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban
terlaksananya transaksi.
Universitas Sumatera Utara
32
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak
terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong
karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan
dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang
diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat
dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara
mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang
menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan
digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi
kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan
dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk
sementara tersebut.
f. Secara periodic diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
Universitas Sumatera Utara
33
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodic
harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik
dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan
tersebut.
D. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Jenis-jenis Penerimaan Kas
Pendapatan adalah semua penerimaan dalam bentuk peningkatan aktiva
atau penurunan hutang dari berbagai sumber dalam periode tahun anggaran
yang bersangkutan. Ada beberapa sumber penerimaan kas pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. APBN
2. APBD
Jenis-jenis Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas erat hubungannya dengan pencapaian program dinas
melalui anggaran masing-masing bagian. Setiap bagian diberikan otorisasi oleh
pihak manajemen untuk mengelola anggaran dan dalam menggunakan kas.
Kas yang tersedia pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi
Sumatera Utara digunakan untuk membayar biaya operasi dinas, baik
pembayaran non tunai yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan
keuangan dan operasi, maupun untuk membayar biaya lain-lain seperti biaya
kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
34
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2010:427) ada beberapa prosedur penerimaan kas:
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara
membubuhkan cap “Lunas” pada faktur tunai dan penempelan pita register
kas pada faktur tersebut.
c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahulu dengan permintaan otorisasi
dari bank penerbit kartu kredit.
d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap “Sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumrn
dumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk itu.
Fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh pemegang kas dan pencatat
pembukuan. Pemegang kas sebagai penerima uang dan penyetor uang juga
sebagai pencatat penerimaan uang yang bekerja sama dengan pencatat
pembukuan. Tugas rangkap yang dikerjakan oleh pemegang kas ini memang
dapat
menimbulkan
peluang
bagi
pemegang
kas
untuk
melakukan
penyelewengan. Tetapi dalam hal ini, terdapat prosedur-prosedur kas yang sangat
baik, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
35
a. Pemegang kas langsung mencatat SPM ke buku kas umum dan
mengirimkan SPM ke pencatat pembukuan untuk dicatat di buku
pembantu.
b. Pemegang kas jga menyerahkan bukti SPM kepada atasan langsung
sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
c. Formulir-formulir dan catatan-catatan sehubungan dengan penerimaan kas
yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetepkan,
juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
d. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut
telah dibuktikan dengan bukti yang otentik, maka pencatatannya dalam
pembukuan dilakukan segera oleh pemegang kas.
e. Adanya batasan jumlah as yang dipegang oleh pemegang kas dapat
mencegah penyalahgunaan kas selama belum disetor ke tiap-tiap bagian.
f. Laporan pertanggung jawaban tiap-tiap bagian diterima oleh pemegang
kas dan ditandatangani oleh atasan langsung pemegang kas.
g. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pecatatan
kas.
Berikut ini adalah prosedur-prosedur penerimaan kas pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
a. Pemegang Kas
1. Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
2. Membuat Surat Perintah Membayar (SPM)
3. Surat Perintah Membayar ke KPPN
Universitas Sumatera Utara
36
4. Keluar SP2D sebagai tanda dana dicairkan bisa diambil pencairan dana
b. Pencatatan Pembukuan
1. Menerima Surat Perintah Membayar (SPM) rangkap 2 yang dikirim
oleh pemegang kas dan mencatatnya di buku pembantu.
2. Membuat laporan pertanggungjawaban buku pembantu.
Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Provinsi Sumatera Utara dibagi atas dua bagian:
1. Pengeluaran kas dibawah Rp 5.000.000,00
Pengeluaran kas dimulai tiap-tiap bagian melakukan permohonan
pengeluaran kas kepada pemegang ks yang dilampiri bukti pendukung
pengeluaran kas (kwitansi dan faktur). Pemegang kas wajib memeriksa
kebenaran perhitungan, sah tidaknya permintaan pembayran da
kelengkapan lampiran. Kemudian pemegang kas mengeluarkan kas
berdasarkan bukti yang diterima dan membuat daftar penerimaan dan
pengeluaran kas dan cek yang ditandatangani oleh pemegang kas dan
atasan langsung pemegang kas. Pada bukti kas keluar dibubuhkan
tanda tangan penerima kas. Setelah kwitansi dan faktur lengkap
(rangkap
1)
diterima
dari
penerima
kas,
pemegang
kas
mengarsipkannya ke dalam buku pengeluaran kas dan laporan kas
harian. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur
(rangkap 2) kepada pencatat pembukuan untuk dicatat di buku
Universitas Sumatera Utara
37
pembantu. Setelah itu, pemegang kas membukukan transaksi ke
rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
2. Pengeluaran kas diatas Rp 5.000.000,00
Pengeluaran
kas
dimulai dengan
tiap-tiap
bagian
melakukan
pengeluaran kas kepada pemegang kas yang dilampiri bukti
pendukung pengeluaran kas (kwitansi dan faktur). Pemegang kas wajib
memeriksa kebenaran, sah atau tidaknya permitaan pembayaran dan
kelengkapan lempiran. Setelah kwitansi dan faktur diterima dari
penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya ke dalam buku
pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur
(rangkap 2) kepada pembukuan untuk dicatat di buku pembantu dan
dipertanggungjawabkan. Agar lebih efektif dan efisien harus mengikuti
prosedur yang ditetapkan oleh dinas, setiap pengeluaran harus dibawah
anggaran yang telah dibuat dan juga harus diotorisasi oleh atasan
langsung yang berwenang (kepala dinas).
F. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian internal kas merupakan alat yang sangat membantu seorang
pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peran
yang sangat penting bagi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2010:63) pengertian sistem pengendalian internal
adalah : “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
Universitas Sumatera Utara
38
mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong tercapainya hal-hal
tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari
pengendalian itu sendiri, apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan
dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara
efektif dan efisien.”
Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan
yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga
kekayaan
organisasi,
mengecek
ketelitian
keandalan
data
akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur sistem pengendalian internal:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Ada empat ciri sistem pengendalian internal yang memadai yang
merupakan unsur-unsur pengendalian internal, yaitu:
1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara
tepat
Pada dasarnya, syarat pengendalian internal yang baik dalam
organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang.
Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan
pencatatan harus ada pemisahan. Seseorang tidak diberikan merangkap
dua atau lebih tugas dari setiap bagian.
Universitas Sumatera Utara
39
Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan
tetapi sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara
petugas.
2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengendalian internal adalah adanya sistem
otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan
pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam
pelaksanaannya, pendelegasian wewenang harus diawasi.
3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit
organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat
membantu tercapainya pengendalian internal yang baik, ini dapat dilihat
dengan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk
membuat kecurangan.
4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya
Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menunjang
pengendalian internal. Langkah untuk mendapatkan pegawai yang
berkompeten dan jujur sudah dimulai sejak penerimaan pegawai yang
baru.
Dengan adanya seleksi penerimaan pegawai, maka dilakukan
latihan-latihan bagi pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh
pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan
Universitas Sumatera Utara
40
ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki
oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan
ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan
yang dimilikinya. Penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang peaksanaan
pengendalian internal dan keberhasilan operasi perusahaan.
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara
melakukan pengendalian antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengendalian
internal yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)
Provinsi Sumatera Utara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
1. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN dan
APBD harus diterima oleh pemegang kas.
2. Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
3. Pada
waktu
tertentu
harus
membuat
rekonsiliasi
bank
untuk
membandingkan saldo yang ada di bank.
4. Hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan
untuk kebutuhan sehari-hari.
5. Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta
saldo kas yang ada akan diperiksa.
Universitas Sumatera Utara
41
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara
adalah sebagai berikut:
1. Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas
dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas
diketahui dan disetujui.
2. Seluruh transaksi dibuatkan perincian secara menyeluruh
3. Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk
melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan.
4. Semua cek harus dibayar sesuai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh
bank.
5. Semua cek dan kwitansi yang keluar harus dipertanggungjawabkan oleh
bagian keuangan.
Universitas Sumatera Utara
42
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
analisa
terhadap
sistem
pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
(BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi
Sumatera Utara telah memiliki struktur oganisasi yang cukup
efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya
pembagian aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab
serta pendelegasian wewenang yang jelas.
2. Pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara telah dilakukan
dengan baik. Setiap permintaan penerimaan dan pengeluaran kas
B. Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis
memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki, antara lain:
1. Sistem pengendalian internal kas yang sudah diterapkan di Badan
Perencanaan
Pembangunan
Daerah
(BAPPEDA)
Provinsi
Sumatera Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat
42
Universitas Sumatera Utara
43
ditingkatkan terus-menerus agar instansi tersebut dapat berjalan
dengan baik.
2. Sebaiknya dilakukan pengawasan berkelanjutan atau pemeriksaan
secara berkala dan kontinu agar pengelolaan kas baik penerimaan
maupun pengeluaran kas di Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Provinsi Sumatera Utara terjaga dengan baik dan terhindar
dari kemungkinan kecurangan ataupun penyelewengan.
Universitas Sumatera Utara