Sistem Pengawasan Intern Kas Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)
PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Pengertian Pengendalian dan Pengawasan Intern
Sebelum membicarakan unsur-unsur pengawasan intern, ada baiknya
penulis membahas definisi dari pengendalian intern dan pengawasan intern
tersebut.
Krismiaji (2010:218) mengatakan bahwa penegndalian intern (internal
control) adalah, ” rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga
atau melindungi aset, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Definisi pengawasan intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur
untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan
penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang
akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undangundang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana
mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. (Hery, 2014:11)
Yang dimaksud ketentuan di sini bisa saja meliputi peraturan di bidang
perpajakan, pasar modal, hukum bisnis, undang-undang anti korupsi dan
sebagainya. Demikian juga pengendalian internal untuk memantau apakah
kegiatan operasional maupun finansial perusahaan telah berjalan sesuai sesuai
dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Sedangkan definisi pengawasan intern adalah pemisahan antara tugas
pencatatan, penghitungan dan penyimpanan ini merupakan tindakan pengamanan
33
Universitas Sumatera Utara
34
terhadap penyelewengan dan pada zaman modern sekarang ini masih diterima
sebagai kunci dalam pengaturan keamanan harta.
Definisi lain pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat
membantu seorang pemimpin melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan
yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dalam arti sempit pengawasan berarti
pengecekan penjumlahan baik penjumlahan secara mendatar (cross footing)
maupun
penjumlahan
secara
menurun
(footing).
Sedangkan
pengertian
pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi
pekerjaan pengecekan, tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan
manajemen untuk melaksanakan pengawasan. Berikut ini beberapa pengertian
pengendalian intern menurut Ikatan Akuntan Indonesia :
Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319) “Pengendalian intern adalah suatu
proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel lain entitas yang
didesain untuk memberikan keyakinan memadai.”
Pengawasan intern dapat pula diartikan sebagai berikut :
Rolin C. Niswonger (1999:183 ) “Pengawasan intern meliputi rencana
organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu
organisasi untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan
seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisiensi usaha dan
mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.”
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan baik, seorang
pemimpin harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan
intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang
Universitas Sumatera Utara
35
dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang
relatif rendah.
B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas
Sistem pengawasan intern suatu lembaga terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan
dapat tercapai. Suatu lembaga membentuk pengendalian intern dengan
memperhatikan ukuran dan sifat unit yang bersangkutan. Pengawsan intern
memegang peranan penting dalam kegiatan suatu lembaga/perusahaan, karena
dengan adanya suatu pengawasan intern maka suatu perusahaan/lembaga dapat
melaksanakan kegiatannya dengan baik.
Pengawasan ini akan semakin terlaksana dengan baik jika didukung oleh
orang-orang yang tepat sebagai pelaksananya. Penggunaan alat pengolahan data
seperti komputer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan
pengawasan intern. Oleh karena itu, lembaga dapat mengetahui bahwa tujuan
dilaksanakannya pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan
perusahaan/lembaga, memajukan efektifitas perusahaan/lembaga, mendukung
kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaannya kebijakan
perusahaan/lembaga dengan baik dan benar.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi harus dilakukan sesuai
sistem otorisasi yang ditetapkan dan mencatat transaksi dengan catatan akuntansi
agar transaksi itu dicatat dalam jumlah yang benar, transaksi dicatat dalam periode
yang sebenarnya, transaksi dicatat dengan ringkas dan teliti.
Universitas Sumatera Utara
36
Kas yang diartikan dengan uang tunai, alat bayar dan alat pertukaran yang
fleksibel yang dapat dipakai dimana saja dan dalam perusahaan kas disebut aset
yang paling lancar didalam laporan posisi keuangan. Seperti yang diungkapkan
oleh Soemarso (2002:230) “Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang
atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan
kewajiban pada nilai nominal.”
Menurut Munawir (1983:14) “Kas merupakan uang tunai yang dapat
digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas
adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank
dalam bentuk giro atau demand deposite, yaitu simpanan bank yang dapat diambil
kembali (menggunakan cek/bilyet)”.
Dalam pengertian lain yang termasuk kas adalah adalah suatu unsur current
assets diantaranya adalah mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan
pemerintah, baik notes dan lainnya. Kas juga merupakan aset yang tidak produktif
karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali
bila dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya, oleh karena itu harus
dijaga jumlah kas agar tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang
menganggur (Idle Cash).
Dari beberapa pengertian tentang pengawasan intern dan kas yang tertulis
diatas dapat diambil bahwa pengawasan intern kas adalah pengawasan terhadap
kegiatan perusahaan/lembaga yang secara langsung berhubungan dengan arus kas,
mengadakan pengawasan struktur organisasi pada bagian keuangan, prosedurprosedur keuangan dan pencatatan berguna untuk mendapatkan kecermatan dan
Universitas Sumatera Utara
37
ketelitian pada data akuntansi. Tindakan yang efektif dan efisien terhadap
transaksi keuangan serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Fungsi pengawsan intern kas adalah :
1.
Menjaga aset/harta kekayaan dan catatan perusahaan,
2.
Memeriksa ketelitian ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
3.
Memajukan efektifitas dan efisiensi dalam operasi,
4.
Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan
yang ditetapkan lebih dulu.
Kas sangat menarik dan penting sehingga dijadikan sasaran utama untuk
penyelewengan. Oleh karena itu, perusahaan/lembaga memerlukan suatu
pengawasan intern kas.
Adapun beberapa cara yang umum dilakukan untuk menyelewengkan kas, yaitu:
1.
Menyiapkan bukti palsu atau mengajukan bukti untuk mendapatkan
pembayaran dua kali,
2.
Kitting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat
pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam melakukan transaksi bank,
3.
Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas,
4.
Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani,
5.
Menggunakan cek dan gaji/dividen yang belum ditagih oleh pihak yang
berhak,
6.
Mengubah bukti pengeluaran kas kecil.
Universitas Sumatera Utara
38
Cara-cara penyelewengan tersebut yang mungkin dilakukan bahkan sering
dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat
tercapainya tujuan pengawasan intern kas.
Alasan suatu lembaga pemerintahan untuk menerapkan sistem pengawasan
intern kas adalah agar tidak terjadi penyelewengan dan tercapai tujuan yang
diinginkan dengan cara yang lebih efisien.
C. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas
Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan faktor yang
menentukan keadaan laporan keuangan yang dihasilkan. Seorang kepala dinas
harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut agar pengawasan intern
dapat berjalan dengan baik.
Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu
sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya.
Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas adalah :
1. Struktur yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas,
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi,
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab ( Mulyadi, 2008:164 )
Dengan adanya pemisahan tanggungjawab pada masing-masing bagian
maka karyawan akan merasa lebih bertanggungjawab kepada tugasnya
sehingga penyelewengan atau penyimpangan akan sulit dilakukan, jikapun ada
Universitas Sumatera Utara
39
akan sangat mudah diketahui karena karyawan pada masing bagian telah
diberikan tanggungjawab penuh atas tugasnya.
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok, pembagian tanggungjawab fungsional dalam
organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam
akuntansi.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk
melaksanakan semua tahapan transaksi.
Dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek diantara
unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat
mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit
organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisahan
fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat
dipercaya kebenarannya sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjaga
keamanannya.
b) Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam suatu lembaran transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
sebab itu, suatu lembaga harus membuat sistem pembagian wewenang
Universitas Sumatera Utara
40
untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yang
dipakai adalah formulir. Oleh karena itu, penggunaan formulir baru
diawasi guna pengawasan otorisasi, prosedur pencatatan yang baik akan
menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan
akuntansi. Dengan tingkat keandalan yang tinggi dan akan menghasilkan
informasi yang teliti serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya suatu organisasi/lembaga.
c) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara umum yang dilaksanakan suatu lembaga dalam
menciptakan praktek yang sehat :
1. Menggunakan
formulir
bernomor
urut
tercetak
dan
harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang,
2. Pemeriksaan mendadak,
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang/satu unit, tanpa campur tangan orang/unit lain,
4. Perputaran jabatan,
5. Keharusan pengambilan cuti bagi pegawai yang menjadi haknya,
6. Pencocokan fisik keuangan dengan catatannya,
7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengawasan intern yang ada, unit ini disebut Satuan
Pengawasan Intern/Staf Pemeriksa Intern.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab
Universitas Sumatera Utara
41
Unsur ini merupakan unsur yang paling penting karena dengan
memiliki pegawai yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas yang minimum dan badan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan.
Dari unsur-unsur pengawasan intern kas diatas, yang dilakukan oleh
BAPPEDA adalah:
1. Struktur organisasi BAPPEDA provinsi Sumatera Utara melakukan
pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas, hal ini
dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak
diperbolehkan melakukan transaksi tanpa campur tangan yang lain.
Penerimaan dan pengeluaran kas harus menggunakan kuitansi sebagai
bukti dan mencatatnya dalam buku kas,
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit
lembaga dilakukan. Misalnya : dengan menggunakan kuitansi bernomor
urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan
yang menangani kas,
4. Pemilihan karyawan yang bermutu sesuai dengan tanggungjawabnya,
5. Inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas yang dilakukan terutama
dalam hal kas.
Universitas Sumatera Utara
42
D. Prosedur Pengeluaran Kas yang dilakukan
Kas yang tersedia pada BAPPEDA digunakan untuk membayar biaya
operasional BAPPEDA, baik pembayaran biaya non rutin dipakai untuk mengatur
dan menentukan kebijakan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk
mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin
yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan, dll. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus
mendapat persetujuan dari yang berwenang.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Menerima berkas tagihan pembayaran.
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank.
4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya.
5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan.
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek/giro.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. BAPPEDA provinsi Sumatera Utara memiliki struktur organisasi yang
teratur dan staff yang menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang
dan tanggungjawab yang jelas dan benar,
2. Sistem pengawasan kas dilakukan dengan melibatkan sub dinas melalui
SPJ yang dinilai cukup efektif dalam mendeteksi terjadinya kecurangan
kas,
3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur
yang sangat ketat, sehingga sulit dilakukan manipulasi,
4. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas didukung oleh bukti yang
lengkap,
5. Sistem pengeluaran kas dilakukan terhadap pengeluaran rutin dan non
rutin yang dilakukan oleh berbagai tingkat elemen yang ada pada
BAPPEDA provinsi Sumatera Utara.
B. Saran
1. Hendaknya sistem pengawasan internal perlu ditingkatkan lagi, mengingat
semakin berkembangnya kemajuan segala bidang, khususnya dalam halhal
yang
menunjang
kemajuan
organisasi,
sebaiknya
dilakukan
43
Universitas Sumatera Utara
44
pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap
fungsi dapat berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangankecurangan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengawasan dapat
diketahui segera dan dapat dilakukan perbaikan,
2. Sebaiknya pemerintah membentuk tim auditor internal yang resmi agar
setiap aktivitas kas dapat lebih diawasi dengan lebih independen,
3. Hendaknya pemerintah provinsi Sumatera Utara membentuk tim
pengawasan internal yang bertugas di dinas masing-masing, dimana
tugasnya ialah mengawasi tugas pemegang kas yang berfungsi sebagai
bagian Akuntansi dinas.
Universitas Sumatera Utara
SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)
PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Pengertian Pengendalian dan Pengawasan Intern
Sebelum membicarakan unsur-unsur pengawasan intern, ada baiknya
penulis membahas definisi dari pengendalian intern dan pengawasan intern
tersebut.
Krismiaji (2010:218) mengatakan bahwa penegndalian intern (internal
control) adalah, ” rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga
atau melindungi aset, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Definisi pengawasan intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur
untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan
penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang
akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undangundang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana
mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. (Hery, 2014:11)
Yang dimaksud ketentuan di sini bisa saja meliputi peraturan di bidang
perpajakan, pasar modal, hukum bisnis, undang-undang anti korupsi dan
sebagainya. Demikian juga pengendalian internal untuk memantau apakah
kegiatan operasional maupun finansial perusahaan telah berjalan sesuai sesuai
dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Sedangkan definisi pengawasan intern adalah pemisahan antara tugas
pencatatan, penghitungan dan penyimpanan ini merupakan tindakan pengamanan
33
Universitas Sumatera Utara
34
terhadap penyelewengan dan pada zaman modern sekarang ini masih diterima
sebagai kunci dalam pengaturan keamanan harta.
Definisi lain pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat
membantu seorang pemimpin melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan
yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dalam arti sempit pengawasan berarti
pengecekan penjumlahan baik penjumlahan secara mendatar (cross footing)
maupun
penjumlahan
secara
menurun
(footing).
Sedangkan
pengertian
pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi
pekerjaan pengecekan, tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan
manajemen untuk melaksanakan pengawasan. Berikut ini beberapa pengertian
pengendalian intern menurut Ikatan Akuntan Indonesia :
Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319) “Pengendalian intern adalah suatu
proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel lain entitas yang
didesain untuk memberikan keyakinan memadai.”
Pengawasan intern dapat pula diartikan sebagai berikut :
Rolin C. Niswonger (1999:183 ) “Pengawasan intern meliputi rencana
organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu
organisasi untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan
seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisiensi usaha dan
mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.”
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan baik, seorang
pemimpin harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan
intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang
Universitas Sumatera Utara
35
dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang
relatif rendah.
B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas
Sistem pengawasan intern suatu lembaga terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan
dapat tercapai. Suatu lembaga membentuk pengendalian intern dengan
memperhatikan ukuran dan sifat unit yang bersangkutan. Pengawsan intern
memegang peranan penting dalam kegiatan suatu lembaga/perusahaan, karena
dengan adanya suatu pengawasan intern maka suatu perusahaan/lembaga dapat
melaksanakan kegiatannya dengan baik.
Pengawasan ini akan semakin terlaksana dengan baik jika didukung oleh
orang-orang yang tepat sebagai pelaksananya. Penggunaan alat pengolahan data
seperti komputer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan
pengawasan intern. Oleh karena itu, lembaga dapat mengetahui bahwa tujuan
dilaksanakannya pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan
perusahaan/lembaga, memajukan efektifitas perusahaan/lembaga, mendukung
kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaannya kebijakan
perusahaan/lembaga dengan baik dan benar.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi harus dilakukan sesuai
sistem otorisasi yang ditetapkan dan mencatat transaksi dengan catatan akuntansi
agar transaksi itu dicatat dalam jumlah yang benar, transaksi dicatat dalam periode
yang sebenarnya, transaksi dicatat dengan ringkas dan teliti.
Universitas Sumatera Utara
36
Kas yang diartikan dengan uang tunai, alat bayar dan alat pertukaran yang
fleksibel yang dapat dipakai dimana saja dan dalam perusahaan kas disebut aset
yang paling lancar didalam laporan posisi keuangan. Seperti yang diungkapkan
oleh Soemarso (2002:230) “Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang
atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan
kewajiban pada nilai nominal.”
Menurut Munawir (1983:14) “Kas merupakan uang tunai yang dapat
digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas
adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank
dalam bentuk giro atau demand deposite, yaitu simpanan bank yang dapat diambil
kembali (menggunakan cek/bilyet)”.
Dalam pengertian lain yang termasuk kas adalah adalah suatu unsur current
assets diantaranya adalah mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan
pemerintah, baik notes dan lainnya. Kas juga merupakan aset yang tidak produktif
karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali
bila dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya, oleh karena itu harus
dijaga jumlah kas agar tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang
menganggur (Idle Cash).
Dari beberapa pengertian tentang pengawasan intern dan kas yang tertulis
diatas dapat diambil bahwa pengawasan intern kas adalah pengawasan terhadap
kegiatan perusahaan/lembaga yang secara langsung berhubungan dengan arus kas,
mengadakan pengawasan struktur organisasi pada bagian keuangan, prosedurprosedur keuangan dan pencatatan berguna untuk mendapatkan kecermatan dan
Universitas Sumatera Utara
37
ketelitian pada data akuntansi. Tindakan yang efektif dan efisien terhadap
transaksi keuangan serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Fungsi pengawsan intern kas adalah :
1.
Menjaga aset/harta kekayaan dan catatan perusahaan,
2.
Memeriksa ketelitian ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
3.
Memajukan efektifitas dan efisiensi dalam operasi,
4.
Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan
yang ditetapkan lebih dulu.
Kas sangat menarik dan penting sehingga dijadikan sasaran utama untuk
penyelewengan. Oleh karena itu, perusahaan/lembaga memerlukan suatu
pengawasan intern kas.
Adapun beberapa cara yang umum dilakukan untuk menyelewengkan kas, yaitu:
1.
Menyiapkan bukti palsu atau mengajukan bukti untuk mendapatkan
pembayaran dua kali,
2.
Kitting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat
pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam melakukan transaksi bank,
3.
Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas,
4.
Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani,
5.
Menggunakan cek dan gaji/dividen yang belum ditagih oleh pihak yang
berhak,
6.
Mengubah bukti pengeluaran kas kecil.
Universitas Sumatera Utara
38
Cara-cara penyelewengan tersebut yang mungkin dilakukan bahkan sering
dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat
tercapainya tujuan pengawasan intern kas.
Alasan suatu lembaga pemerintahan untuk menerapkan sistem pengawasan
intern kas adalah agar tidak terjadi penyelewengan dan tercapai tujuan yang
diinginkan dengan cara yang lebih efisien.
C. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas
Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan faktor yang
menentukan keadaan laporan keuangan yang dihasilkan. Seorang kepala dinas
harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut agar pengawasan intern
dapat berjalan dengan baik.
Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu
sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya.
Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas adalah :
1. Struktur yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas,
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi,
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab ( Mulyadi, 2008:164 )
Dengan adanya pemisahan tanggungjawab pada masing-masing bagian
maka karyawan akan merasa lebih bertanggungjawab kepada tugasnya
sehingga penyelewengan atau penyimpangan akan sulit dilakukan, jikapun ada
Universitas Sumatera Utara
39
akan sangat mudah diketahui karena karyawan pada masing bagian telah
diberikan tanggungjawab penuh atas tugasnya.
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok, pembagian tanggungjawab fungsional dalam
organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam
akuntansi.
2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk
melaksanakan semua tahapan transaksi.
Dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek diantara
unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat
mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit
organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisahan
fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat
dipercaya kebenarannya sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjaga
keamanannya.
b) Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam suatu lembaran transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
sebab itu, suatu lembaga harus membuat sistem pembagian wewenang
Universitas Sumatera Utara
40
untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yang
dipakai adalah formulir. Oleh karena itu, penggunaan formulir baru
diawasi guna pengawasan otorisasi, prosedur pencatatan yang baik akan
menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan
akuntansi. Dengan tingkat keandalan yang tinggi dan akan menghasilkan
informasi yang teliti serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya suatu organisasi/lembaga.
c) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara umum yang dilaksanakan suatu lembaga dalam
menciptakan praktek yang sehat :
1. Menggunakan
formulir
bernomor
urut
tercetak
dan
harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang,
2. Pemeriksaan mendadak,
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang/satu unit, tanpa campur tangan orang/unit lain,
4. Perputaran jabatan,
5. Keharusan pengambilan cuti bagi pegawai yang menjadi haknya,
6. Pencocokan fisik keuangan dengan catatannya,
7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengawasan intern yang ada, unit ini disebut Satuan
Pengawasan Intern/Staf Pemeriksa Intern.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab
Universitas Sumatera Utara
41
Unsur ini merupakan unsur yang paling penting karena dengan
memiliki pegawai yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas yang minimum dan badan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan.
Dari unsur-unsur pengawasan intern kas diatas, yang dilakukan oleh
BAPPEDA adalah:
1. Struktur organisasi BAPPEDA provinsi Sumatera Utara melakukan
pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas, hal ini
dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak
diperbolehkan melakukan transaksi tanpa campur tangan yang lain.
Penerimaan dan pengeluaran kas harus menggunakan kuitansi sebagai
bukti dan mencatatnya dalam buku kas,
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit
lembaga dilakukan. Misalnya : dengan menggunakan kuitansi bernomor
urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan
yang menangani kas,
4. Pemilihan karyawan yang bermutu sesuai dengan tanggungjawabnya,
5. Inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas yang dilakukan terutama
dalam hal kas.
Universitas Sumatera Utara
42
D. Prosedur Pengeluaran Kas yang dilakukan
Kas yang tersedia pada BAPPEDA digunakan untuk membayar biaya
operasional BAPPEDA, baik pembayaran biaya non rutin dipakai untuk mengatur
dan menentukan kebijakan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk
mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin
yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan, dll. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus
mendapat persetujuan dari yang berwenang.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Menerima berkas tagihan pembayaran.
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank.
4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya.
5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan.
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek/giro.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. BAPPEDA provinsi Sumatera Utara memiliki struktur organisasi yang
teratur dan staff yang menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang
dan tanggungjawab yang jelas dan benar,
2. Sistem pengawasan kas dilakukan dengan melibatkan sub dinas melalui
SPJ yang dinilai cukup efektif dalam mendeteksi terjadinya kecurangan
kas,
3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur
yang sangat ketat, sehingga sulit dilakukan manipulasi,
4. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas didukung oleh bukti yang
lengkap,
5. Sistem pengeluaran kas dilakukan terhadap pengeluaran rutin dan non
rutin yang dilakukan oleh berbagai tingkat elemen yang ada pada
BAPPEDA provinsi Sumatera Utara.
B. Saran
1. Hendaknya sistem pengawasan internal perlu ditingkatkan lagi, mengingat
semakin berkembangnya kemajuan segala bidang, khususnya dalam halhal
yang
menunjang
kemajuan
organisasi,
sebaiknya
dilakukan
43
Universitas Sumatera Utara
44
pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap
fungsi dapat berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangankecurangan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengawasan dapat
diketahui segera dan dapat dilakukan perbaikan,
2. Sebaiknya pemerintah membentuk tim auditor internal yang resmi agar
setiap aktivitas kas dapat lebih diawasi dengan lebih independen,
3. Hendaknya pemerintah provinsi Sumatera Utara membentuk tim
pengawasan internal yang bertugas di dinas masing-masing, dimana
tugasnya ialah mengawasi tugas pemegang kas yang berfungsi sebagai
bagian Akuntansi dinas.
Universitas Sumatera Utara