6. Sistem Akuntansi dan Keuangan.doc

DAFTAR ISI
SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN ........................... 2
Pendahuluan.......................................................................................... 2
Menggambarkan Struktur Organisasi..................................................... 2
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ................................. 3
Memetakan Prosedur............................................................................. 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ................................. 6

SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Pendahuluan
Sebelum membangun si st em akunt ansi dan keuangan, maka harus dipahami dulu
apa dan bagai mana si st em akunt ansi dan keuangan.
Sist em akunt ansi dan keuangan adal ah dua si st em yang t erpisah t erkait dengan
t ugas dan peran bagian keuangan dan pembukuan. Sist em keuangan sangat t erkai t
dengan t ugas dan peran bagian keuangan / cashi er . Sedangkan sist em akunt ansi
sangat t erkait dengan t ugas dan peran bagi an pembukuan / bookkeeper .
Unt uk membangun si st em akunt ansi dan keuangan di organisasi, anda bisa
melakukan langkah-langkah berikut :

Menggambarkan st rukt ur organi sasi.
Memet akan prosedur si st em keuangan dan sist em akunt ansi.
Menguraikan masing-masing prosedur dalam bent uk mat rik kegiat an,
pelaksana dan media/ hasil.




Menguraikan t ugas para pelaksana khususnya bagi an keuangan dan bagian
pembukuan.

Berikut ini merupakan cont oh masing-masing t ahapan t ersebut yang t elah dilakukan
oleh sebuah organisasi ni rlaba.

Menggambarkan Struktur Organisasi
Organisasi adalah suat u kel ompok indivi du yang bekerj asama unt uk mencapai suat u
t uj uan yang sama. Tuj uan dari organi sasi dapat dibedakan menj adi t uj uan j angka
panj ang (non-operasi onal goals) dan t uj uan j angka pendek (operasi onal goals).
Unt uk mencapai t uj uan t ersebut , suat u organi sasi akan membent uk berbagai unit

dengan kewenangan t erbat as yang bert anggungj awab t erhadap keberhasilan suat u
t ugas at au f ungsi. Dengan demikian suat u unit akan meneri ma beban pekerj aan
t ert ent u dan j uga harus mempert anggungj awabkan kepada unit lain yang lebih
t inggi levelnya dalam pengambi lan keput usan. Karena it u, maka akan t erbent uk
j alur perint ah dan pert anggungj awaban, dari unit t ert inggi yait u Pi mpinan / Ket ua
/ Direkt ur hingga unit t erendah yang bert ugas menyelesaikan pekerj aan-pekerj aan
t eknis.
Dalam pelaksanaannya, suat u unit t i dak mungkin bekerj a sendi ri dengan
mengabaikan keberadaan yang lain. Set iap unit akan selalu berhubungan dan

halaman

2

bekerj asama dengan unit lainnya. Hubungan ant ar unit t ercipt a bukan semat a
karena f akt or perint ah dan pert anggungj awaban, t et api j uga karena hasil kerj a
suat u unit dibut uhkan oleh unit lain at au set idaknya akan memberikan pengaruh.
Dari pola hubungan ini, maka dalam organisasi akan t erj adi pula hubungan
koordinasi.
Menggambarkan st rukt ur organisasi pada dasarnya menggambarkan unit -unit yang

t erdapat dalam organisasi dan menarik hubungan ant ar unit t ersebut . St rukt ur
organisasi yang baik t ent u harus mendukung pencapaian t uj uan dan j uga t erj adi
pemisahan f ungsi perencanaan (planning) dan pengawasan kegiat an (cont rolling).
Cont oh :
PEMBINA

PENGAWAS

BADAN PENGURUS

KETUA

SEKRETARIS

BENDAHARA

BADAN PELAKSANA

DIREKTUR

MANAJER
PROGRAM

MANAJER
KANTOR

Koordinator
Lapangan

Staf Pembantu
Umum

MANAJER
KEUANGAN

Asisten Teknis
Kasir

Staf
Pembukuan

Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan
Set elah mendapat kan gambaran st rukt ur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanj ut nya adalah merinci berbagai kegiat an yang akan dilakukan oleh organisasi.
Kegiat an yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian t uj uan organisasi yang
t elah dit et apkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiat an t ersebut secara
f ungsional akan digambarkan sebagai berikut :

halaman

3

1. Kegiat an menggalang dana unt uk merealisasikan semua kegiat an yang
dirancang dalam rangka mencapai t uj uan.
2. Set elah ada hasil dari kegiat an penggalangan dana, maka kegiat an
dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan rencana baik program maupun
keuangan.
3. Pengelolaan kegiat an organisasi baik program dan keuangan set elah selesai
harus dipert anggungj awabkan baik kepada pihak pemberi dana maupun
pihak yang berkepent ingan t erhadap organisasi. Pert anggungj awaban harus

dilaporkan secara periodik.
Dari gambaran ket iga f ungsi yang akan dilaksanakan oleh organisasi nirlaba, maka
organisasi harus merancang sist em dan prosedur t erkait sert a menggambarkan
hubungan ant ar sist em dan prosedur t ersebut .
Terkait dengan keuangan organisasi, maka gambaran hubungan sist em dan prosedur
dalam keuangan adalah sebagai berikut :

Sistem
Penganggaran

Sub Sistem
Penerimaan

Sub Sistem
Pengeluaran

Sub Sistem
Pelaporan

SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

Set iap sist em dan prosedur harus dirancang dengan memperhat ikan 4 (empat )
unsur pokok sist em pengendalian int ernal.

Memetakan Prosedur
Set elah sist em dan prosedur dirancang secara keseluruhan dan hubungan ant ar
sist em dipet akan, maka langkah berikut nya adalah merinci prosedur set iap sist em
yang direncanakan. Menindaklanj ut i cont oh di at as, maka berikut ini diuraikan
pemet aan prosedur masing-masing sist em.
1. Sist em Pengganggaran
2. Sist em Pengelolaan Keuangan
2. 1.

Subsist em Penerimaan

2. 2.
2. 3.

Subsist em Pengeluaran
Subsist em Pelaporan

Prosedur dipahami sebagai urut -urut an pekerj aan t eknis yang melibat kan beberapa
orang dalam sat u unit at au lebih. Prosedur disusun unt uk menj amin adanya
perlakukan yang seragam t erhadap t ransaksi sej enis yang t erj adi dalam organisasi.
halaman

4

Pada halaman ini dan beberapa halaman berikut nya, anda dapat melihat bent uk
prosedur yang dikembangkan dalam sist em akunt ansi dan keuangan di sebuah
organisasi nirlaba.
1. Sistem Pengganggaran

Ada 4 (empat ) prosedur yang harus dilakukan dalam Sist em Penganggaran, yait u:
Prosedur Penyusunan
Proposal ke Lembaga
Donor dan
Penerbitan MoU

Prosedur

Penyusunan Anggaran
Induk Tahunan

Prosedur Perubahan
MoU ke
Lembaga Donor

Prosedur Perubahan
Anggaran Induk
Tahunan

2. Sistem Pengelolaan Keuangan

Secara umum, sist em pengelolaan keuangan t erbagi menj adi:
2. 1.

Subsist em Penerimaan

Tediri dari 2 (dua) prosedur sebagai berikut :

Prosedur
Penerimaan
Melalui Kas

2. 2.

Prosedur
Penerimaan
Melalui Bank

Subsist em Pengeluaran t erdiri dari 4 (empat ) subsist em, yait u :
2. 2. 1. Pengadaan Barang dan Jasa

Terdiri dari 4 (empart ) prosedur sebagai berikut :

Prosedur
Pengadaan Barang
Prosedur
Permohnan Pengadaan
Barang & Jasa

Prosedur
Pemilihan Supplier
Penyedia Jasa

/

Prosedur
Pengadaan Jasa

2. 2. 2. Pengelolaan Uang Muka

Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :

Prosedur
Permohonan
Uang Muka

Prosedur
Pertanggungj awaban
Uang Muka

halaman

5

2. 2. 3. Pengelolaan Kas Kecil

Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :

Prosedur
Pembentukan
Kas Kecil

Prosedur
Pengeluaran
Kas Kecil

Prosedur
Pengisian Kembali
Kas Kecil

2. 2. 4. Pengelolaan Biaya Personil

Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :

Prosedur
Perhitungan
Biaya Personil

2. 3.

Prosedur
Pembayaran
Biaya Personil

Subsist em Pelaporan Keuangan

Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :

Prosedur
Penyusunan Informasi
Keuangan

Prosedur
Penyusunan Laporan
Keuangan

Menguraikan Prosedur
Set elah mendapat kan gambaran st rukt ur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanj ut nya adalah merinci berbagai kegiat an yang akan dilakukan oleh organisasi.
Kegiat an yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian t uj uan organisasi yang
t elah dit et apkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiat an t ersebut secara
f ungsional akan digambarkan sebagai berikut :

halaman

6