Contoh fail meja 2016 Unit Kepiawaian dan Dokumentasi
FAIL MEJA
Jawatan
Unit
Sektor
Jabatan
:
:
:
:
Penolong Pengarah
Unit Inovasi
Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan Pendidikan
Negeri Perak
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama
: Razhari Bin Ishak
Jawatan
: Penolong Pengarah
Jaminan Kualiti
Gred
: DG 44
E-mel
: [email protected]
[email protected]
Tarikh Kemaskini
: 1 Januari 2016
*Tandatangan Ketua Jabatan
:
KANDUNGAN
KANDUNGAN
1.
2.
MUKA SURAT
Visi, Misi dan Objektif Jabatan
1
Carta Organisasi Jabatan
2
3.
Objektif Jabatan
3
4.
Carta Organisasi Sektor
4
5.
Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
5
Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain
6.
Peraturan-peraturan Pentadbiran
7.
Proses Kerja
8.
Carta Aliran Kerja
9.
Senarai Semak / Checklist
6-
29
10.
Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan
Tugas Pegawai
11.
Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)
31 - 32
12.
Jawatankuasa Yang Dianggotai
33
30
(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)
13.
Norma Kerja
34
(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)
14.
Format Senarai Tugas Harian
35
VISI, MISI DAN
OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
VISI, MISI DAN OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
VISI
”Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera”
MISI
”Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk
Membangunkan Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara”
OBJEKTIF
1.
Mempertingkat
kecemerlangan
kepimpinan,
pengurusan
organisasi,
tahap
profesionalisme
pengurusan pendidikan dan kualiti pengurusan
pentadbiran institusi pendidikan.
2.
Memantapkan kualiti profesionalisme semua warga
pendidikan secara berterusan.
3.
Mempertingkat prestasi kecemerlangan murid dalam
aspek pendidikan.
4.
Melahirkan insan yang cemerlang dari segi jasmani,
emosi, rohani dan intelek.
5.
Mempertingkat pembangunan prasarana pendidikan.
6.
Mempertingkat permuafakatan pendidikan.
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN NEGERI
PENDIDIKAN NEGERI
PERAK
PERAK
TIMBALAN
TIMBALAN
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN NEGERI
PENDIDIKAN NEGERI
PERAK
PERAK
SEKTOR
SEKTOR
JAMINAN
JAMINAN
KUALITI
KUALITI
SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
ISLAM
ISLAM
SEKTOR
SEKTOR
PENILAIAN DAN
PENILAIAN DAN
PEPERIKSAAN
PEPERIKSAAN
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
AKADEMIK
AKADEMIK
SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
SWASTA DAN
SWASTA DAN
PENDIDIKAN KHAS
PENDIDIKAN KHAS
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
SEKOLAH
SEKOLAH
SEKTOR
SEKTOR
PEMBANGUNAN
PEMBANGUNAN
KEMANUSIAAN
KEMANUSIAAN
SEKTOR
SEKTOR
PSIKOLOGI DAN
PSIKOLOGI DAN
KAUNSELING
KAUNSELING
SEKTOR
SEKTOR
KHIDMAT
KHIDMAT
PENGURUSAN
PENGURUSAN
DAN
DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
NN
NN
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
MAKLUMAT (ICT)
MAKLUMAT (ICT)
DAN
DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
N
N
OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti
OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti
1.
Melaksanakan 100% Penjaminan Kualiti Dalam
Pengurusan Pentadbiran.
2.
Memastikan 100% pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001:2008 mematuhi keperluan yang
ditetapkan.
3.
Memastikan 100% Peningkatan Kualiti Kepimpinan
Sekolah.
4.
Memastikan 100% bimbingan diberikan kepada JPN dan
PPD berhubung pelaksanaan Penilaian Penarafan
Bintang (SSR).
5.
Memastikan 100% bimbingan Pelaksanaan Amalan EKSA
diberikan kepada JPN dan PPD.
6.
Memastikan 100% bimbingan dan latihan diberikan
kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) JPN dan PPD.
7.
Memastikan penyediaan, penilaian dan kajian semula ke
atas Sasaran Kerja Tahunan (SKT) mematuhi
peraturan/dasar yang ditetapkan.
8.
Memastikan penyediaan, penilaian dan semakan semula
Perancangan Strategik JPN dilaksanakan mengikut
jadual ditetapkan.
9.
Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM) 20132025.
10. Melaksanakan sekurang-kurangnya 1 Kajian Pengurusan
dan Pentadbiran.
11. Memastikan 100% Mesyuarat Pengurusan Tertinggi
dilaksanakan mengikut PKPA Bilangan 2/1991.
12.
Memastikan 100% tindak susul dilakukan terhadap
JNJK.
13.
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
Ketua Sektor SJK
En. Abdul Manaf Bin Asmuni
Ketua Penolong Pengarah SJK
En. Azman Bin Mohd Din
En. Razhari Bin Ishak
Ketua Unit Kepimpinan
Ketua Unit Inovasi
En. Hairo Rose Sidi Bin Abu
Bakar
En. Normazlan Bin Hj. Md Raja
Penyelia Kepimpinan
Penyelia Kepimpinan
Pn. Normarlina Binti Mohd
Razali
Pembantu Tadbir
Penolong Pengarah Inovasi
En. Rashidi Bin Abd Kharis
Pn. Nureliza Binti Mahamad
Nor
Pembantu Am Pejabat
Pembantu Tadbir (P.O)
SENARAI TUGAS/
KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAIPEGAWAI LAIN
TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan
Sektor
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Ketua Sektor
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
Ketua Penolong Pengarah
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
: Penolong Pengarah Jaminan Kualiti
: Sektor Jaminan Kualiti
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan
PPD
Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
Menyelaras pembudayaan
inovasi
Menguruskan Mesyuarat
Menguruskan Latihan
Menguruskan Pemantauan
KUASA YANG DIBERI
-
Merancang pelan
tindakan pelaksanaan
Menyelaras
pelaksanaan
program/aktiviti
Memantau
pelaksanaan
program / aktiviti
Menilai keberkesanan
program/ aktiviti
Melaporkan
pelaksanaan program/
aktiviti
Mengambil tindakan
penambahbaikan
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Penyelia
- Membantu menyelaras
program dan aktiviti
- Membantu menilai
keberkesanan program/ aktiviti
- Membantu menyediakan
laporan pelaksanaan
Pembantu Tadbir
- Menguruskan rekod
- Menguruskan dokumentasi
- Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 1
:
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian.
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian.
3.
Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai
sebagai rujukan utama :
PROSES KERJA
a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management
Systems-Requirements;
b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management
Systems-Fundamentals Vocabulary; dan
c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management
Tugasfor1Performance
:
Systems-Guidelines
Improvements.
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
PROSES KERJA
TUGAS 1 : Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001
: 2008 JPN dan PPD
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
pelaksanaan MS ISO 9001
Pengarah/ Timbalan
Pengarah
2.
Membuat pelantikan JK
Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO
9001
Pengarah/ Timbalan
Pengarah
3.
Menyediakan Pelan
Tindakan Pelaksanaan MS
ISO 9001
Ketua Sektor/ Ketua Unit
4.
Mengurus pembangunan,
kawalan dan
penambahbaikan
dokumen kualiti,
Ketua Sektor/ Ketua Unit
5.
Menguruskan taklimat/
ceramah pelaksanaan MS
ISO 9001
Ketua Sektor/ Ketua Unit
6.
Membuat latihan/ kursus
pelaksanaan MS ISO 9001
merangkumi:
Kursus Juru Audit
Dalam
Kursus Analisis
Data
Kursus Pelaksanaan
MS ISO
Ketua Sektor/ Ketua Unit
7.
Mengurus pelaksanaan
MS ISO 9001 berdasarkan
keperluan standard
Ketua Sektor/ Ketua Unit
8.
Mengurus pelaksanaan
audit dalaman, audit
SIRIM dan audit susulan
Ketua Sektor/ Ketua Unit
9.
Menyedia dan melaporkan
hasil dapatan audit
Ketua Sektor/ Ketua Unit
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 1 Tahun 1992 –
“Panduan
Pengurusan Kualiti
Menyeluruh (TQM)
bagi Perkhidmatan
Awam
Pekeliling
Kemajuan
Pentdbiran Awam
Bil 4 Tahun 1991 –
“Garis Panduan
Mengenai StrategiStrategi
Peningkatan Kualiti
Dalam
Perkhidmatan
Awam”
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 2 Tahun 1996
Garis Panduan
Bagi Melaksanakan
MS ISO 9000
Dalam
Perkhidmatan
Awam
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
10.
Mengurus tindakan
susulan ketidakakuran
Ketua Sektor/ Ketua Unit
11.
Menyelaras Kajian
Semula Pengurusan
Ketua Sektor/ Ketua Unit
12.
Merekod dan
mendokumentasi
Ketua Sektor/ Ketua Unit
MAMPU.PTSA.607
-1/1 (68)
Panduan
Pelaksanaan MS
ISOI 9001:2008
Dalam Sektor
Awam
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
Menerima arahan
Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO 9001
Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO
9001
Mengurus pembangunan, kawalan dan
penambahbaikan dokumen kualiti
Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO
9001
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO
9001
Menguruskan Pelaksanaan Audit Kualiti
Dalaman
Ya
Tindakan susulan
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Ada Ketakakuran?
Tidak
Laksana Audit
Susulan
Menyelaras Kajian Semula Pengurusan
Bentangkan laporan audit kepada JK
Pemandu
Tugas 1 :
Merekod dan mendokumentasi
Menguruskan Pelaksanaan
Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 1 : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
BIL
.
TINDAKAN
TANDA (√)
1.
Menerima arahan kerja pelaksanaan MS
ISO 9001
2.
Membuat pelantikan JK Pemandu,
Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO
9001
3.
Menyediakan Pelan Tindakan
Pelaksanaan MS ISO 9001
4.
Mengurus pembangunan, kawalan dan
penambahbaikan dokumen kualiti,
5.
Menguruskan taklimat/ ceramah
pelaksanaan MS ISO 9001
6.
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan
MS ISO 9001 merangkumi:
Kursus Juru Audit Dalam
Kursus Analisis Data
Kursus Pelaksanaan MS ISO
7.
Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001
berdasarkan keperluan standard
8.
Mengurus pelaksanaan audit dalaman,
audit SIRIM dan audit susulan
9.
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 2 :
Menguruskan
Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
Menyedia dan melaporkan hasil dapatan
audit
dan Kreatif (KIK)
10.
Mengurus tindakan susulan
ketidakakuran
11.
Menyelaras Kajian Semula Pengurusan
12.
Merekod dan mendokumentasi
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah
Jabatan Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak
PROSES KERJA
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
PROSES KERJA
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
BIL.
1.
PROSES KERJA
Menerima arahan kerja
menguruskan KIK
daripada Pengarah.
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
MAMPU.BTSA.601
-2/1(13) :
Panduan
2.
Membentuk Pasukan
Petugas KIK
3.
Menyelaraskan
Ketua Sektor
pembentukan kumpulan
4.
5.
6.
8.
Melatih ahli kumpulan
kaedah-kaedah
penyediaan bahan
untuk KIK.
Melaksanakan langkah
demi langkah sehingga
projek KIK selesai.
Membentang projek KIK
kepada Pengurusan
Tertinggi untuk
kelulusan.
Menyimpan semua
bahan dan rekod-rekod
kumpulan untuk tujuan
semakan dan
Konvensyen.
Ketua Sektor
Ketua Unit
Ketua Unit
Mengenai
Kumpulan
Inovatif Dan
Kreatif (KIK)
Ketua Sektor/ Ketua Unit
Ketua Sektor/ Ketua Unit
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
Menerima arahan
Bentuk Pasukan Petugas
Selaraskan pembentukan kumpulan
Latih ahli kumpulan
Sediakan projek mengikut teknik yang betul
Bentang projek kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menerima arahan kerja menguruskan
KIK daripada Pengarah.
2.
Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk
mengenalpasti masalah yang perlu
diselesaikan melalui KIK.
3.
Menyelaraskan pembentukan kumpulan
TANDA (√)
CATATAN
4.
Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah
penyediaan bahan untuk KIK.
5.
Menyediakan kumpulan dengan teknik
langkah demi langkah sehingga projek
KIK selesai.
6.
Membentang projek KIK kepada
Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.
7.
Menyimpan semua bahan dan rekodrekod kumpulan untuk tujuan semakan
dan Konvensyen.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pendidikan Negeri Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pendidikan
Negeri Perak.
3. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
PROSES KERJA
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PROSES KERJA
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
menguruskan QEP
daripada Pengarah.
Ketua Sektor
2.
Menyediakan pelan
tindakan pelaksanaan
QEP
Menyelaraskan
pembentukan JK
Ketua Sektor
Merancang dan
menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit
QEP.
Melaksanakan QEP
Ketua Sektor
3.
4.
5.
Ketua Sektor
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
6.
Membentang laporan
kepada Pengurusan
Tertinggi
Ketua Sektor/ Ketua Unit
8.
Menyimpan semua bahan
dan rekod-rekod
Ketua Sektor/ Ketua Unit
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)
Menerima arahan
Menyediakan pelan tindakan
Selaraskan pembentukan JK
Merancang dan menyelaras
Melaksanakan EKSA
Bentang laporan kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menerima arahan kerja menguruskan
QEP daripada Pengarah.
2.
Menyediakan pelan tindakan
pelaksanaan QEP
3.
Menyelaraskan pembentukan JK
4.
Merancang dan menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit QEP.
5.
Melaksanakan amalan EKSA
6.
Membentang laporan kepada
Pengurusan Tertinggi
7.
Menyimpan semua bahan dan rekodrekod
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara
dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah Pendidikan
Negeri
2.
Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan
sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa
oleh Pengarah Pendidikan Negeri
PROSES KERJA
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
PROSES KERJA
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
menyelaraskan inovasi
Ketua Sektor
2.
Menyelaraskan pembentukan
JK
Ketua Sektor
3.
Menguruskan taklimat/
ceramah pelaksanaan inovasi
Ketua Sektor
4.
Mengurus pelaksanaan
inovasi
Ketua Sektor
5.
Melaksanakan inovasi
6.
Membentang laporan kepada
Pengurusan Tertinggi
Ketua Sektor
7.
Menyimpan semua bahan
dan rekod-rekod
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
Menerima arahan
Selaraskan pembentukan JK
Menguruskan taklimat
Merancang dan menyelaras
Melaksanakan Inovasi
Bentang laporan kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 4 : Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
BIL.
1.
2.
3.
4.
TINDAKAN
Menerima arahan kerja menyelaraskan
inovasi daripada Pengarah
Menyelaraskan pembentukan JK
Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan
inovasi
Mengurus pelaksanaan inovasi
Melaksanakan inovasi
5.
6.
Membentang laporan kepada Pengurusan
Tertinggi
Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod
7.
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 5 :
Menguruskan Mesyuarat
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 5 :
Menguruskan Mesyuarat
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.
PROSES KERJA
Tugas 5 :
Menguruskan mesyuarat
PROSES KERJA
TUGAS 5 : Menguruskan Mesyuarat
BIL
.
PROSES KERJA
1.
Mengeluarkan arahan
menjalankan mesyuarat
2.
Menentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat.
3.
Membuat tempahan bilik
mesyuarat / pakej mesyuarat
4.
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJU
K
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURA
N
PKPA 2/1991:
Panduan
Pengurusan
Menentukan kertas kerja yang
disediakan untuk perbincangan
(sekiranya ada).
Mesyuarat Dan
Urusan
Jawatankuasa
5.
6.
BIL
Menghantar surat jemputan
mesyuarat yang mengandungi
maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat
mesyuarat
c. Masa mula dan masa
dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
Kerajaan Jabatan
Perdana
Agenda mesyuarat
hendaklah disusun di dalam
bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
c. Perkara-perkara
berbangkit
d. Pembentangan kertaskertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
SEKSYEN
UNDANG-
MELULUSKAN/DIRUJU
K
7.
8.
Memastikan kemudahankemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik
Menyediakan catatan minit
mesyuarat seperti berikut:
a. Senarai kehadiran
mesyuarat
b. Perkara-perkara
penting yang
dibincangkan di
dalam mesyuarat
c. Keputusankeputusan yang
dibuat
UNDANG
PERATURA
N
PKPA
2/1991:
Panduan
Pengurusan
Mesyuarat
Dan Urusan
Jawatankuas
a Kerajaan
Jabatan
Perdana
CARTA ALIRAN KERJA
d. Tindakan-tindakan
susulan yang perlu
diambil
9.
Meluluskan keputusan / rumusan
mesyuarat
Tugas 5 :
Menguruskan Mesyuarat
10.
Menyedia minit mesyuarat
11.
Mengedar minit mesyuarat dan
boring maklum balas dalam
tempoh 1 minggu kepada semua
ahli mesyuarat
12.
Mengumpul dan menyatukan
maklum balas dalam tempoh 2
minggu
Carta Alir Pengurusan Mesyuarat
Terima arahan menjalankan mesyuarat
Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat
Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya
ada).
Mengirim surat jemputan mesyuarat
Menyusun agenda mesyuarat
Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik.
Menyediakan catatan minit mesyuarat
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat
Menyedia minit mesyuarat
Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam
tempoh 1 minggu
Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.
Tugas 5 : Menguruskan Mesyuarat
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 5 : Mengurus Mesyuarat
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menentukan agenda, tarikh, masa dan
tempat mesyuarat.
2.
Membuat tempahan bilik mesyuarat / pakej
mesyuarat
TANDA (√)
CATATAN
3.
Menentukan kertas kerja yang disediakan
untuk perbincangan (sekiranya ada).
4.
Menghantar surat jemputan mesyuarat yang
mengandungi maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
c. Masa mula dan masa dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
5.
Agenda mesyuarat hendaklah disusun di
dalam bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit mesyuarat yang
lalu
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Pembentangan kertas-kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup
6.
Memastikan kemudahan-kemudahan bilik
mesyuarat berfungsi dengan baik.
7.
Menyediakan catatan minit mesyuarat
seperti berikut:
a. Senarai kehadiran mesyuarat
b. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusan yang dibuat
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil
8.
Menyedia minit mesyuarat.
BIL
.
9.
10.
TINDAKAN
Mengedar minit mesyuarat dan borang
maklum balas dalam tempoh 1 minggu
kepada semua ahli mesyuarat.
Mengumpul dan menyatukan maklum balas
dalam tempoh 2 minggu.
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
3. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
4. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak
PROSES KERJA
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
PROSES KERJA
TUGAS 6 :
BIL.
1.
2.
Menguruskan latihan / kursus
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
untuk mengadakan
latihan/ kursus
Mengenalpasti:
peserta latihan/
kursus
tempat
penceramah
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
5.
Menyediakan
keperluan latihan/
kursus :
Makanan dan
minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
6.
Mengeluarkan surat
jemputan
Peserta kursus
Penceramah
8.
Menjalankan latihan /
kursus
9.
Menyedia dan
mengedarkan sijil
penyertaan
BIL.
PROSES KERJA
10.
Membuat penilaian
latihan/ kursus dan
penilaian penceramah
11.
Menyediakan analisis
penilaian latihan/
kursus dan penilaian
penceramah
12.
Menyediakan dan
membentangkan
laporan latihan/ kursus
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
14.
Membuat penilaian
keberkesanan latihan/
kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus
dijalankan
15.
Merekod dan
mendokumentasi
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 6
: Menguruskan latihan/ kursus
Keluarkan arahan
Kenalpasti peserta, tempat dan
penceramah
Menyediakan keperluan latihan/ kursus
Mengeluarkan surat jemputan
kepada peserta dan penceramah
Melaksanakan latihan/ kursus
Menyedian dan mengedarkan sijil
Membuat penilaian latihan/ kursus dan
penilaian penceramah
Membuat analisis penilaian dan
laporan latihan/ kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian
keberkesanan selepas 1 bulan
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Merekod dan mendokumentasi
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 6
BIL
.
: Menguruskan latihan / kursus
TINDAKAN
1.
Mengeluarkan arahan untuk
mengadakan latihan/ kursus
2.
Mengenalpasti peserta latihan/
kursus
3.
Mengenalpasti tempat latihan/ kursus
4.
Mengenalpasti penceramah
5.
Menyediakan keperluan latihan/
kursus :
Makanan dan minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
TANDA (√)
CATATAN
6.
Mengeluarkan surat jemputan kursus
7.
Mengeluarkan surat jemputan
penceramah
8.
Menjalankan latihan / kursus
9.
Menyedia dan mengedarkan sijil
penyertaan
10.
11.
12.
13.
14.
Membuat penilaian latihan/ kursus
dan penilaian penceramah
Menyediakan analisis penilaian
latihan/ kursus dan penilaian
penceramah
Menyediakan laporan latihan dan
kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian keberkesanan
latihan/ kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus dijalankan
SENARAI BORANG
SENARAI BORANG
BIL.
SENARAI BORANG
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 BPSH
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1.
Tiada
Tugas : 3.
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QE)
1.
Kriteria Audit 5S
Tugas : 3.
1.
Menguruskan Mesyuarat
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008
Tugas : Menguruskan Latihan
1.
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008
UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
BIL.
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992
– “Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam
2.
Pekeliling Kemajuan Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 –
“Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan
Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam”
3.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996
Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam
4.
MAMPU.PTSA.607-1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS ISOI
9001:2008 Dalam Sektor Awam
5.
MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management
Systems-Requirements;
6.
MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management
Systems-Fundamentals and Vocabulary;
7.
MS ISO 9004:2002 bertajuk Quality Management
Systems-Guidelines for Performance Improvements .
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992
– “Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam
2.
MAMPU.BTSA.601-2/1(13) : Panduan Mengenai Kumpulan
Inovatif Dan Kreatif (KIK)
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran
Berkualiti (QE)
1.
Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)
Tugas : Menguruskan Mesyuarat
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2/1991:
Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa Kerajaan Jabatan Perdana
Tugas : Menguruskan Latihan
1.
Tiada
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
KEANGGOTAA
N
KEKERAPAN
MESYUARAT
Jawatankuasa Teknikal
Negeri
Ahli
4 Kali Setahun
2
Jawatankuasa Juruaudit
MS ISO 9001:2008
Ketua
4 Kali Setahun
3
Jawatankuasa Laman
Web/Portal JPN Perak
Moderator
4 Kali Setahun
BIL.
NAMA JAWATANKUASA
1
NORMA KERJA
NORMA KERJA
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1.
Berkomunikasi dengan
Pengurus Kualiti Daerah
melalui email/
telefonsetiap pagi untuk
mengetahui isu
pelaksanaan SPK di
daerah
jam/ hari
2.
Melakukan tugasan
seperti yang diarahkan
oleh Ketua Jabatan
jam/ hari
3.
Menyemak Surat yang
berkaitan dengan unit
inovasi
jam/ hari
4.
Menyemak inovasi
1 jam / hari
5.
Menyemak SSR Negeri
dan PPD
1 jam / hari
6.
Melaksanakan EKSA di
tempat kerja
30 minit / hari
7.
Menyemak bahan dari
BPSH
1 jam / hari
8.
Melihat Portal JPN Perak
30 minit / hari
SENARAI TUGAS
HARIAN
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA
: RAZHARI BIN ISHAK
JAWATAN
: PENOLONG PENGARAH JAMINAN KUALITI
TARIKH
:
BIL.
TUGAS SAYA HARI INI
CATATAN
Jawatan
Unit
Sektor
Jabatan
:
:
:
:
Penolong Pengarah
Unit Inovasi
Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan Pendidikan
Negeri Perak
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama
: Razhari Bin Ishak
Jawatan
: Penolong Pengarah
Jaminan Kualiti
Gred
: DG 44
E-mel
: [email protected]
[email protected]
Tarikh Kemaskini
: 1 Januari 2016
*Tandatangan Ketua Jabatan
:
KANDUNGAN
KANDUNGAN
1.
2.
MUKA SURAT
Visi, Misi dan Objektif Jabatan
1
Carta Organisasi Jabatan
2
3.
Objektif Jabatan
3
4.
Carta Organisasi Sektor
4
5.
Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
5
Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain
6.
Peraturan-peraturan Pentadbiran
7.
Proses Kerja
8.
Carta Aliran Kerja
9.
Senarai Semak / Checklist
6-
29
10.
Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan
Tugas Pegawai
11.
Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)
31 - 32
12.
Jawatankuasa Yang Dianggotai
33
30
(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)
13.
Norma Kerja
34
(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)
14.
Format Senarai Tugas Harian
35
VISI, MISI DAN
OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
VISI, MISI DAN OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
VISI
”Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera”
MISI
”Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk
Membangunkan Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara”
OBJEKTIF
1.
Mempertingkat
kecemerlangan
kepimpinan,
pengurusan
organisasi,
tahap
profesionalisme
pengurusan pendidikan dan kualiti pengurusan
pentadbiran institusi pendidikan.
2.
Memantapkan kualiti profesionalisme semua warga
pendidikan secara berterusan.
3.
Mempertingkat prestasi kecemerlangan murid dalam
aspek pendidikan.
4.
Melahirkan insan yang cemerlang dari segi jasmani,
emosi, rohani dan intelek.
5.
Mempertingkat pembangunan prasarana pendidikan.
6.
Mempertingkat permuafakatan pendidikan.
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN NEGERI
PENDIDIKAN NEGERI
PERAK
PERAK
TIMBALAN
TIMBALAN
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN NEGERI
PENDIDIKAN NEGERI
PERAK
PERAK
SEKTOR
SEKTOR
JAMINAN
JAMINAN
KUALITI
KUALITI
SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
ISLAM
ISLAM
SEKTOR
SEKTOR
PENILAIAN DAN
PENILAIAN DAN
PEPERIKSAAN
PEPERIKSAAN
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
AKADEMIK
AKADEMIK
SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
SWASTA DAN
SWASTA DAN
PENDIDIKAN KHAS
PENDIDIKAN KHAS
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
SEKOLAH
SEKOLAH
SEKTOR
SEKTOR
PEMBANGUNAN
PEMBANGUNAN
KEMANUSIAAN
KEMANUSIAAN
SEKTOR
SEKTOR
PSIKOLOGI DAN
PSIKOLOGI DAN
KAUNSELING
KAUNSELING
SEKTOR
SEKTOR
KHIDMAT
KHIDMAT
PENGURUSAN
PENGURUSAN
DAN
DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
NN
NN
SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
MAKLUMAT (ICT)
MAKLUMAT (ICT)
DAN
DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
N
N
OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti
OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti
1.
Melaksanakan 100% Penjaminan Kualiti Dalam
Pengurusan Pentadbiran.
2.
Memastikan 100% pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001:2008 mematuhi keperluan yang
ditetapkan.
3.
Memastikan 100% Peningkatan Kualiti Kepimpinan
Sekolah.
4.
Memastikan 100% bimbingan diberikan kepada JPN dan
PPD berhubung pelaksanaan Penilaian Penarafan
Bintang (SSR).
5.
Memastikan 100% bimbingan Pelaksanaan Amalan EKSA
diberikan kepada JPN dan PPD.
6.
Memastikan 100% bimbingan dan latihan diberikan
kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) JPN dan PPD.
7.
Memastikan penyediaan, penilaian dan kajian semula ke
atas Sasaran Kerja Tahunan (SKT) mematuhi
peraturan/dasar yang ditetapkan.
8.
Memastikan penyediaan, penilaian dan semakan semula
Perancangan Strategik JPN dilaksanakan mengikut
jadual ditetapkan.
9.
Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM) 20132025.
10. Melaksanakan sekurang-kurangnya 1 Kajian Pengurusan
dan Pentadbiran.
11. Memastikan 100% Mesyuarat Pengurusan Tertinggi
dilaksanakan mengikut PKPA Bilangan 2/1991.
12.
Memastikan 100% tindak susul dilakukan terhadap
JNJK.
13.
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti
Ketua Sektor SJK
En. Abdul Manaf Bin Asmuni
Ketua Penolong Pengarah SJK
En. Azman Bin Mohd Din
En. Razhari Bin Ishak
Ketua Unit Kepimpinan
Ketua Unit Inovasi
En. Hairo Rose Sidi Bin Abu
Bakar
En. Normazlan Bin Hj. Md Raja
Penyelia Kepimpinan
Penyelia Kepimpinan
Pn. Normarlina Binti Mohd
Razali
Pembantu Tadbir
Penolong Pengarah Inovasi
En. Rashidi Bin Abd Kharis
Pn. Nureliza Binti Mahamad
Nor
Pembantu Am Pejabat
Pembantu Tadbir (P.O)
SENARAI TUGAS/
KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAIPEGAWAI LAIN
TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan
Sektor
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Ketua Sektor
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
Ketua Penolong Pengarah
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
: Penolong Pengarah Jaminan Kualiti
: Sektor Jaminan Kualiti
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan
PPD
Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
Menyelaras pembudayaan
inovasi
Menguruskan Mesyuarat
Menguruskan Latihan
Menguruskan Pemantauan
KUASA YANG DIBERI
-
Merancang pelan
tindakan pelaksanaan
Menyelaras
pelaksanaan
program/aktiviti
Memantau
pelaksanaan
program / aktiviti
Menilai keberkesanan
program/ aktiviti
Melaporkan
pelaksanaan program/
aktiviti
Mengambil tindakan
penambahbaikan
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Penyelia
- Membantu menyelaras
program dan aktiviti
- Membantu menilai
keberkesanan program/ aktiviti
- Membantu menyediakan
laporan pelaksanaan
Pembantu Tadbir
- Menguruskan rekod
- Menguruskan dokumentasi
- Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 1
:
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian.
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian.
3.
Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai
sebagai rujukan utama :
PROSES KERJA
a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management
Systems-Requirements;
b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management
Systems-Fundamentals Vocabulary; dan
c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management
Tugasfor1Performance
:
Systems-Guidelines
Improvements.
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
PROSES KERJA
TUGAS 1 : Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001
: 2008 JPN dan PPD
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
pelaksanaan MS ISO 9001
Pengarah/ Timbalan
Pengarah
2.
Membuat pelantikan JK
Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO
9001
Pengarah/ Timbalan
Pengarah
3.
Menyediakan Pelan
Tindakan Pelaksanaan MS
ISO 9001
Ketua Sektor/ Ketua Unit
4.
Mengurus pembangunan,
kawalan dan
penambahbaikan
dokumen kualiti,
Ketua Sektor/ Ketua Unit
5.
Menguruskan taklimat/
ceramah pelaksanaan MS
ISO 9001
Ketua Sektor/ Ketua Unit
6.
Membuat latihan/ kursus
pelaksanaan MS ISO 9001
merangkumi:
Kursus Juru Audit
Dalam
Kursus Analisis
Data
Kursus Pelaksanaan
MS ISO
Ketua Sektor/ Ketua Unit
7.
Mengurus pelaksanaan
MS ISO 9001 berdasarkan
keperluan standard
Ketua Sektor/ Ketua Unit
8.
Mengurus pelaksanaan
audit dalaman, audit
SIRIM dan audit susulan
Ketua Sektor/ Ketua Unit
9.
Menyedia dan melaporkan
hasil dapatan audit
Ketua Sektor/ Ketua Unit
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 1 Tahun 1992 –
“Panduan
Pengurusan Kualiti
Menyeluruh (TQM)
bagi Perkhidmatan
Awam
Pekeliling
Kemajuan
Pentdbiran Awam
Bil 4 Tahun 1991 –
“Garis Panduan
Mengenai StrategiStrategi
Peningkatan Kualiti
Dalam
Perkhidmatan
Awam”
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 2 Tahun 1996
Garis Panduan
Bagi Melaksanakan
MS ISO 9000
Dalam
Perkhidmatan
Awam
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
10.
Mengurus tindakan
susulan ketidakakuran
Ketua Sektor/ Ketua Unit
11.
Menyelaras Kajian
Semula Pengurusan
Ketua Sektor/ Ketua Unit
12.
Merekod dan
mendokumentasi
Ketua Sektor/ Ketua Unit
MAMPU.PTSA.607
-1/1 (68)
Panduan
Pelaksanaan MS
ISOI 9001:2008
Dalam Sektor
Awam
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 1 :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
Menerima arahan
Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO 9001
Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO
9001
Mengurus pembangunan, kawalan dan
penambahbaikan dokumen kualiti
Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO
9001
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO
9001
Menguruskan Pelaksanaan Audit Kualiti
Dalaman
Ya
Tindakan susulan
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Ada Ketakakuran?
Tidak
Laksana Audit
Susulan
Menyelaras Kajian Semula Pengurusan
Bentangkan laporan audit kepada JK
Pemandu
Tugas 1 :
Merekod dan mendokumentasi
Menguruskan Pelaksanaan
Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 1 : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD
BIL
.
TINDAKAN
TANDA (√)
1.
Menerima arahan kerja pelaksanaan MS
ISO 9001
2.
Membuat pelantikan JK Pemandu,
Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO
9001
3.
Menyediakan Pelan Tindakan
Pelaksanaan MS ISO 9001
4.
Mengurus pembangunan, kawalan dan
penambahbaikan dokumen kualiti,
5.
Menguruskan taklimat/ ceramah
pelaksanaan MS ISO 9001
6.
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan
MS ISO 9001 merangkumi:
Kursus Juru Audit Dalam
Kursus Analisis Data
Kursus Pelaksanaan MS ISO
7.
Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001
berdasarkan keperluan standard
8.
Mengurus pelaksanaan audit dalaman,
audit SIRIM dan audit susulan
9.
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 2 :
Menguruskan
Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
Menyedia dan melaporkan hasil dapatan
audit
dan Kreatif (KIK)
10.
Mengurus tindakan susulan
ketidakakuran
11.
Menyelaras Kajian Semula Pengurusan
12.
Merekod dan mendokumentasi
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah
Jabatan Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak
PROSES KERJA
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
PROSES KERJA
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
BIL.
1.
PROSES KERJA
Menerima arahan kerja
menguruskan KIK
daripada Pengarah.
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
MAMPU.BTSA.601
-2/1(13) :
Panduan
2.
Membentuk Pasukan
Petugas KIK
3.
Menyelaraskan
Ketua Sektor
pembentukan kumpulan
4.
5.
6.
8.
Melatih ahli kumpulan
kaedah-kaedah
penyediaan bahan
untuk KIK.
Melaksanakan langkah
demi langkah sehingga
projek KIK selesai.
Membentang projek KIK
kepada Pengurusan
Tertinggi untuk
kelulusan.
Menyimpan semua
bahan dan rekod-rekod
kumpulan untuk tujuan
semakan dan
Konvensyen.
Ketua Sektor
Ketua Unit
Ketua Unit
Mengenai
Kumpulan
Inovatif Dan
Kreatif (KIK)
Ketua Sektor/ Ketua Unit
Ketua Sektor/ Ketua Unit
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
Menerima arahan
Bentuk Pasukan Petugas
Selaraskan pembentukan kumpulan
Latih ahli kumpulan
Sediakan projek mengikut teknik yang betul
Bentang projek kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 2 :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menerima arahan kerja menguruskan
KIK daripada Pengarah.
2.
Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk
mengenalpasti masalah yang perlu
diselesaikan melalui KIK.
3.
Menyelaraskan pembentukan kumpulan
TANDA (√)
CATATAN
4.
Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah
penyediaan bahan untuk KIK.
5.
Menyediakan kumpulan dengan teknik
langkah demi langkah sehingga projek
KIK selesai.
6.
Membentang projek KIK kepada
Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.
7.
Menyimpan semua bahan dan rekodrekod kumpulan untuk tujuan semakan
dan Konvensyen.
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pendidikan Negeri Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pendidikan
Negeri Perak.
3. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
PROSES KERJA
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
PROSES KERJA
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
menguruskan QEP
daripada Pengarah.
Ketua Sektor
2.
Menyediakan pelan
tindakan pelaksanaan
QEP
Menyelaraskan
pembentukan JK
Ketua Sektor
Merancang dan
menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit
QEP.
Melaksanakan QEP
Ketua Sektor
3.
4.
5.
Ketua Sektor
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
6.
Membentang laporan
kepada Pengurusan
Tertinggi
Ketua Sektor/ Ketua Unit
8.
Menyimpan semua bahan
dan rekod-rekod
Ketua Sektor/ Ketua Unit
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)
Menerima arahan
Menyediakan pelan tindakan
Selaraskan pembentukan JK
Merancang dan menyelaras
Melaksanakan EKSA
Bentang laporan kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 3 :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menerima arahan kerja menguruskan
QEP daripada Pengarah.
2.
Menyediakan pelan tindakan
pelaksanaan QEP
3.
Menyelaraskan pembentukan JK
4.
Merancang dan menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit QEP.
5.
Melaksanakan amalan EKSA
6.
Membentang laporan kepada
Pengurusan Tertinggi
7.
Menyimpan semua bahan dan rekodrekod
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara
dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah Pendidikan
Negeri
2.
Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan
sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa
oleh Pengarah Pendidikan Negeri
PROSES KERJA
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
PROSES KERJA
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
BIL.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
1.
Menerima arahan kerja
menyelaraskan inovasi
Ketua Sektor
2.
Menyelaraskan pembentukan
JK
Ketua Sektor
3.
Menguruskan taklimat/
ceramah pelaksanaan inovasi
Ketua Sektor
4.
Mengurus pelaksanaan
inovasi
Ketua Sektor
5.
Melaksanakan inovasi
6.
Membentang laporan kepada
Pengurusan Tertinggi
Ketua Sektor
7.
Menyimpan semua bahan
dan rekod-rekod
Ketua Sektor
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi
Menerima arahan
Selaraskan pembentukan JK
Menguruskan taklimat
Merancang dan menyelaras
Melaksanakan Inovasi
Bentang laporan kepada pengurusan
Merekod dan mendokumentasi
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas 4 :
Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 4 : Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi
BIL.
1.
2.
3.
4.
TINDAKAN
Menerima arahan kerja menyelaraskan
inovasi daripada Pengarah
Menyelaraskan pembentukan JK
Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan
inovasi
Mengurus pelaksanaan inovasi
Melaksanakan inovasi
5.
6.
Membentang laporan kepada Pengurusan
Tertinggi
Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod
7.
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 5 :
Menguruskan Mesyuarat
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 5 :
Menguruskan Mesyuarat
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.
PROSES KERJA
Tugas 5 :
Menguruskan mesyuarat
PROSES KERJA
TUGAS 5 : Menguruskan Mesyuarat
BIL
.
PROSES KERJA
1.
Mengeluarkan arahan
menjalankan mesyuarat
2.
Menentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat.
3.
Membuat tempahan bilik
mesyuarat / pakej mesyuarat
4.
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJU
K
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURA
N
PKPA 2/1991:
Panduan
Pengurusan
Menentukan kertas kerja yang
disediakan untuk perbincangan
(sekiranya ada).
Mesyuarat Dan
Urusan
Jawatankuasa
5.
6.
BIL
Menghantar surat jemputan
mesyuarat yang mengandungi
maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat
mesyuarat
c. Masa mula dan masa
dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
Kerajaan Jabatan
Perdana
Agenda mesyuarat
hendaklah disusun di dalam
bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
c. Perkara-perkara
berbangkit
d. Pembentangan kertaskertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
SEKSYEN
UNDANG-
MELULUSKAN/DIRUJU
K
7.
8.
Memastikan kemudahankemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik
Menyediakan catatan minit
mesyuarat seperti berikut:
a. Senarai kehadiran
mesyuarat
b. Perkara-perkara
penting yang
dibincangkan di
dalam mesyuarat
c. Keputusankeputusan yang
dibuat
UNDANG
PERATURA
N
PKPA
2/1991:
Panduan
Pengurusan
Mesyuarat
Dan Urusan
Jawatankuas
a Kerajaan
Jabatan
Perdana
CARTA ALIRAN KERJA
d. Tindakan-tindakan
susulan yang perlu
diambil
9.
Meluluskan keputusan / rumusan
mesyuarat
Tugas 5 :
Menguruskan Mesyuarat
10.
Menyedia minit mesyuarat
11.
Mengedar minit mesyuarat dan
boring maklum balas dalam
tempoh 1 minggu kepada semua
ahli mesyuarat
12.
Mengumpul dan menyatukan
maklum balas dalam tempoh 2
minggu
Carta Alir Pengurusan Mesyuarat
Terima arahan menjalankan mesyuarat
Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat
Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya
ada).
Mengirim surat jemputan mesyuarat
Menyusun agenda mesyuarat
Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik.
Menyediakan catatan minit mesyuarat
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat
Menyedia minit mesyuarat
Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam
tempoh 1 minggu
Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.
Tugas 5 : Menguruskan Mesyuarat
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 5 : Mengurus Mesyuarat
BIL
.
TINDAKAN
1.
Menentukan agenda, tarikh, masa dan
tempat mesyuarat.
2.
Membuat tempahan bilik mesyuarat / pakej
mesyuarat
TANDA (√)
CATATAN
3.
Menentukan kertas kerja yang disediakan
untuk perbincangan (sekiranya ada).
4.
Menghantar surat jemputan mesyuarat yang
mengandungi maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
c. Masa mula dan masa dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian
5.
Agenda mesyuarat hendaklah disusun di
dalam bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit mesyuarat yang
lalu
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Pembentangan kertas-kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup
6.
Memastikan kemudahan-kemudahan bilik
mesyuarat berfungsi dengan baik.
7.
Menyediakan catatan minit mesyuarat
seperti berikut:
a. Senarai kehadiran mesyuarat
b. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusan yang dibuat
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil
8.
Menyedia minit mesyuarat.
BIL
.
9.
10.
TINDAKAN
Mengedar minit mesyuarat dan borang
maklum balas dalam tempoh 1 minggu
kepada semua ahli mesyuarat.
Mengumpul dan menyatukan maklum balas
dalam tempoh 2 minggu.
TANDA (√)
CATATAN
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
3. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
4. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak
PROSES KERJA
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
PROSES KERJA
TUGAS 6 :
BIL.
1.
2.
Menguruskan latihan / kursus
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
untuk mengadakan
latihan/ kursus
Mengenalpasti:
peserta latihan/
kursus
tempat
penceramah
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
5.
Menyediakan
keperluan latihan/
kursus :
Makanan dan
minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
6.
Mengeluarkan surat
jemputan
Peserta kursus
Penceramah
8.
Menjalankan latihan /
kursus
9.
Menyedia dan
mengedarkan sijil
penyertaan
BIL.
PROSES KERJA
10.
Membuat penilaian
latihan/ kursus dan
penilaian penceramah
11.
Menyediakan analisis
penilaian latihan/
kursus dan penilaian
penceramah
12.
Menyediakan dan
membentangkan
laporan latihan/ kursus
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
14.
Membuat penilaian
keberkesanan latihan/
kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus
dijalankan
15.
Merekod dan
mendokumentasi
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS 6
: Menguruskan latihan/ kursus
Keluarkan arahan
Kenalpasti peserta, tempat dan
penceramah
Menyediakan keperluan latihan/ kursus
Mengeluarkan surat jemputan
kepada peserta dan penceramah
Melaksanakan latihan/ kursus
Menyedian dan mengedarkan sijil
Membuat penilaian latihan/ kursus dan
penilaian penceramah
Membuat analisis penilaian dan
laporan latihan/ kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian
keberkesanan selepas 1 bulan
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Merekod dan mendokumentasi
Tugas 6 :
Menguruskan latihan/ kursus
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS 6
BIL
.
: Menguruskan latihan / kursus
TINDAKAN
1.
Mengeluarkan arahan untuk
mengadakan latihan/ kursus
2.
Mengenalpasti peserta latihan/
kursus
3.
Mengenalpasti tempat latihan/ kursus
4.
Mengenalpasti penceramah
5.
Menyediakan keperluan latihan/
kursus :
Makanan dan minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul
TANDA (√)
CATATAN
6.
Mengeluarkan surat jemputan kursus
7.
Mengeluarkan surat jemputan
penceramah
8.
Menjalankan latihan / kursus
9.
Menyedia dan mengedarkan sijil
penyertaan
10.
11.
12.
13.
14.
Membuat penilaian latihan/ kursus
dan penilaian penceramah
Menyediakan analisis penilaian
latihan/ kursus dan penilaian
penceramah
Menyediakan laporan latihan dan
kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian keberkesanan
latihan/ kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus dijalankan
SENARAI BORANG
SENARAI BORANG
BIL.
SENARAI BORANG
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 BPSH
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1.
Tiada
Tugas : 3.
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QE)
1.
Kriteria Audit 5S
Tugas : 3.
1.
Menguruskan Mesyuarat
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008
Tugas : Menguruskan Latihan
1.
Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008
UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
BIL.
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992
– “Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam
2.
Pekeliling Kemajuan Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 –
“Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan
Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam”
3.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996
Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam
4.
MAMPU.PTSA.607-1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS ISOI
9001:2008 Dalam Sektor Awam
5.
MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management
Systems-Requirements;
6.
MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management
Systems-Fundamentals and Vocabulary;
7.
MS ISO 9004:2002 bertajuk Quality Management
Systems-Guidelines for Performance Improvements .
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992
– “Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam
2.
MAMPU.BTSA.601-2/1(13) : Panduan Mengenai Kumpulan
Inovatif Dan Kreatif (KIK)
Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran
Berkualiti (QE)
1.
Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)
Tugas : Menguruskan Mesyuarat
1.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2/1991:
Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa Kerajaan Jabatan Perdana
Tugas : Menguruskan Latihan
1.
Tiada
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
KEANGGOTAA
N
KEKERAPAN
MESYUARAT
Jawatankuasa Teknikal
Negeri
Ahli
4 Kali Setahun
2
Jawatankuasa Juruaudit
MS ISO 9001:2008
Ketua
4 Kali Setahun
3
Jawatankuasa Laman
Web/Portal JPN Perak
Moderator
4 Kali Setahun
BIL.
NAMA JAWATANKUASA
1
NORMA KERJA
NORMA KERJA
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1.
Berkomunikasi dengan
Pengurus Kualiti Daerah
melalui email/
telefonsetiap pagi untuk
mengetahui isu
pelaksanaan SPK di
daerah
jam/ hari
2.
Melakukan tugasan
seperti yang diarahkan
oleh Ketua Jabatan
jam/ hari
3.
Menyemak Surat yang
berkaitan dengan unit
inovasi
jam/ hari
4.
Menyemak inovasi
1 jam / hari
5.
Menyemak SSR Negeri
dan PPD
1 jam / hari
6.
Melaksanakan EKSA di
tempat kerja
30 minit / hari
7.
Menyemak bahan dari
BPSH
1 jam / hari
8.
Melihat Portal JPN Perak
30 minit / hari
SENARAI TUGAS
HARIAN
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA
: RAZHARI BIN ISHAK
JAWATAN
: PENOLONG PENGARAH JAMINAN KUALITI
TARIKH
:
BIL.
TUGAS SAYA HARI INI
CATATAN