FAIL MEJA JAWATAN DAN GRED
LOGO SEKOLAH
FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :
NAMA SEKOLAH
Jabatan Pelajaran Negeri Melaka
NAMA AGENSI
:
ALAMAT
:
NO.TELEFON
:
NO.FAKS
:
EMEL
:
ISI
KANDUNGAN
BIL
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
10.0
TAJUK
Kulit
Isi Kandungan
Maklumat Pegawai
Latar Belakang Sekolah
Visi dan Misi Sekolah /Asrama
Objektif Sekolah / Asrama
Carta Organisasi Sekolah
Carta Organisasi Asrama
Carta Organisasi Exco Asrama
Perincian Senarai Tugas
Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai
Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
10.2 Pengurusan BilikBilik Khas
10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori
10.5 Pengurusan Kewangan Asrama
10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama
10.7 Pengurusan Pembelian
10.8 Pengurusan Pembayaran
10.9 Pengurusan Pelupusan Aset
10.10 Pengurusan Yuran Asrama
10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
10.13 Pegurusan Kesihatan
10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
11.0
12.0
13.0
14.0
Norma Kerja
Senarai Undangundang / Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Senarai Borang Yang Digunakan
MUKA
SURAT
15.0
Senarai Tugas Harian
KANDUGAN FAIL MEJA
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas
Harian
Objektif
Bahagian/Unit
Norma Kerja
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Senarai Borang-Borang
Yang Digunakan
Carta Organisasi
Kedudukan Pegawai
FAIL
MEJA
Senarai Jawatankuasa
Yang Dianggotai
Senarai Tugas/Kuasa
Dan Hubungan
Senarai UndangUndang/Peraturan
Peraturan-Peraturan
Pentadbiran
Senarai
Semak/Checklist
Proses Kerja
Carta Aliran Kerja
1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA
NAMA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN
KE JAWATAN
SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)
VISI SEKOLAH
MISI SEKOLAH
4.0 OBJEKTIF SEKOLAH
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA /
GURU BESAR
PK
HEM
KETUA
WARDEN
KETUA
PENYELIA
PENYELIA
WARDEN
PEMBANTU
PENGURUSAN
MURID
EXCO
PEMBANGUNAN
AKADEMIK
EXCO
PEMBANGUNAN
SAHSIAH
EXCO
PEMBANGUNAN
KOKURIKULUM
EXCO
PEMBANGUNAN
TEKNOLOGI
MURID ASRAMA
EXCO
PEMBANGUNAN
PATRIOTISME
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS
PENYELIA ASRAMA
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dormdorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEWPA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIKBILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEWPA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilikbilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini failfail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua/Guru Besar.
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barangbarang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barangbarang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa
kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah
JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang
tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak
bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan
kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor
bahan kering.
11.6 Memeriksa bahanbahan kering dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum
sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri
Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan
sekali.
11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor
kepada Sekolah.
11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bilbil yang tertunggak (Format
20) apabila kontrak tamat.
12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak
bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerjakerja dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerjapekerja mematuhi peraturan dan
undangundang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
Menerima laporan.
Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
Menyediakan borang rawatan.
Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN
PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenisjenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerjakerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA
SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan
Pengetua
PK HEM
PK HEM
Ketua Warden
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa yang Diberi
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menentukan bilik
1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan
bilik dorm
kriteria kemasukan murid ke asrama
1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama
(Lampiran 1)
1.3 Menerima senarai penempatan murid baru
daripada Pengetua/PK HEM.
1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada
murid baru dan memberi borang tawaran
semula kepada murid lama.
1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang
telah lengkap untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid
masuk asrama
1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.
Tugas Pegawai
Lain Yang Ada
Hubungan
Pembantu Am
Rendah
Warden
Pembantu Am
Rendah
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang
diperlukan mengikut jumlah murid yang
ditetapkan.
1.9. Mengurus penempatan murid di dormdorm
yang telah ditetapkan.
1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada
ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIKBILIK KHAS
2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan
2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi
2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,
carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan
plan kebakaran
2.4 Memastikan tahap kebersihan bilikbilik yang
ditentukan.
PENGETUA
GPK HEM
GPK KOKO
GPK PENTADBIRAN
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA
(SMA)
3.1 Merujuk failfail maklumat murid.
3.2 Memasukkan data murid
3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang
ditetapkan bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Gurubesar.
Menentukan bilik
bilik
Pekerja swasta
pembersihan
SU Peperiksaan
SU Sukan
Guru Disiplin
Warden
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK)
4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa
menempatkan peralatan asrama.
4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
salinan.
Pengetua
PK HEM
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
5.1
Menganggotai jawatankuasa pengurusan
kewangan sekolah/asrama.
5.2
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa
mengurus kewangan asrama dari
Pengetua/Guru Besar.
5.3
Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, Bantuan Makanan
Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)
cadangan aktiviti/program asrama.
1. Menyemak
Buku Tunai
2. Menentukan
perancangan
/ aktiviiti
yang
diperlukan
Ketua Warden
Ketua Pembantu
Tadbir
1.Pengetua
2.GPK HEM
3.GPK Pentadbiran
5.5
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan.
5.6
Menghantar permohonan pembelian (Nota
Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
5.7
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan
asrama.
5.8
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
6.1
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek,
Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan
Daftar Bil.
6.2
6.3
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam
Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
1.Menentukan
perbelanjaan
mengikut
peruntukan
2.Menyimpan
Buku Tunai
ditempat yang
berkunci
Audit Dalaman
(Pemeriksa Kira
kira)
6.6
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
6.7
6.8
daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1.
Memastikan tahap stok.
7.2.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian
terus atau secara sebutharga).
7.3.
Mendapatkan sebutharga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
7.4.
7.5.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
7.6.
Menerima dan menyemak barang yang
diterima serta menandatangani pada invois.
7.7.
Menyerahkan barangbarang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam
Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1.
Menerima bil dari pembekal dan memastikan
Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4.
Merekod dalam Buku Tunai.
8.5.
Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar.
8.6.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
Pengetua/Guru Besar.
8.7.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan
mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barangbarang untuk
pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan
harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada
Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA17 dan mendapat
pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15
ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian
Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan
cadangan yang disyorkan pada borang
Kew.PA17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA19) dan
mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan
seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat
jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip
yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan
dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu
Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit
pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa
murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
11.
PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN
MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan
sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserahkan kepada kontraktor yang baru
dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahanbahan kering dibekalkan
mengikut senarai lampiran G dan mencukupi
untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48
jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah
dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan
Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas
dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM
tiga bulan sekali.
12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum
kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada
JPNM.
12.6 Memastikan kerjakerja dijalankan mengikut
jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerjapekerja mematuhi
peraturan dan undangundang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa
ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir
sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama
semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik
sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
BANGUNAN/PERALATAN
Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada
ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenisjenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada
Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerjakerja penyelenggaraan
dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru
Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama
10.1
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Ketua Warden
2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama (Lampiran
1).
Penyelia Asrama
3. Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
Warden
4. Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5. Menerima borang kemasukan
asrama yang telah dilengkapkan
untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
Ketua Warden
Ketua Warden
6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
Penyelia asrama
7. Memproses Borang Permohonan
Penyelia Asrama
8. Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah murid
Ketua warden
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
yang ditetapkan.
9.
10.Menguruskan penempatan murid
di dormdorm yang telah
ditetapkan.
Warden
10. Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
Warden
KEWPA 7
10.0 Carta Aliran Kerja
10.1
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
MULA
Mengadakan mesyuarat pengurusan
asrama kemasukan murid
Menyediakan borang tawaran
kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
tidak
Mengisi semua borang
Lengkap ?
Ya
Memberi surat tawaran kepada murid
yang berjaya
Mengumpul dokumen peribadi murid
asrama yang tinggal di asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengedarkan senarai inventori kepada
murid asrama
Pelajar menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas
asrama / warden/ penyelia asrama
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.1
Bil
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Tindakan
1.
Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2.
Menyediakan borang
kemasukan ke asrama
(Lampiran 1).
3.
Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
4.
Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5.
Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
6.
Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
7.
Memproses Borang Permohonan
8.
Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah
murid yang ditetapkan.
Tanda (√ )
Catatan
9.
Menguruskan penempatan
murid di dormdorm yang
telah ditetapkan.
10.
Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.0 Proses Kerja Utama
10.2
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
Proses Kerja
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
1. Menentukan
peruntukan bilik yang
diperlukan.
Penyelia Asrama
2. Memastikan perabot
dan peralatan
mencukupi.
Ketua
Waden/Warden
3. Menyediakan senarai
inventori (KEWPA 7),
Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai
tugas serta pelan
kebakaran.
4. Memastikan tahap
kebersihan bilikbilik
yang ditentukan.
Warden
Warden
Seksyen Undang
Undang/Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.2
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
MULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan
Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar
Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan
serta perabot bilik khas
Membersihkan, menyusun dan
menceriakan semula
Puas Hati?
Menyelia bilik dari masa ke semasa
MULA
10.0 Senarai Semak
10.2
Bil
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
Tindakan
1.
Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
2.
Memastikan perabot dan
peralatan mencukupi.
3.
Memastikan tahap kebersihan
bilikbilik yang ditentukan
4.
Menyediakan senarai inventori
(KEWPA7), carta organisasi
exco bilik, senarai tugas dan
pelan kebakaran
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Proses kerja
1. Merujuk failfail maklumat
murid
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
2. Memasukkan data murid
Penyelia Asrama
3. Mengemaskini data murid dari
masa ke semasa.
Penyelia asrama
4. Menghantar data kepada JU
pada tarikh yang ditetapkan
bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah
disahkan oleh Pengetua /
Guru Besar
JU SMA
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
MULA
Menyediakan maklumat individu murid dan
mengasingkan mengikut tingkatan
Mendapatkan
maklumat dari
sumber lain
Memasukkan data
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU pada tarikh
yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Bil
Tindakan
1.
Menyediakan maklumat individu
2.
Memasukkan data pelajar
3.
Mengemaskini data pelajar
4.
Menghantar data kepada JU
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Proses Kerja
1. Menjadi AJK
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK).
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
Pengetua
2. Menerima bekalan
daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan
(SAP).
Penyelia Asrama
3. Melabel bekalan
mengikut nombor siri
yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan
peralatan di asrama
yang telah ditetapkan.
Pegawai Aset
4. Menyediakan Borang
KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua
salinan.
Pengawai Aset /
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
MULA
Memastikan Penyelia Asrama
terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih
dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang
ditetapkan
Memastikan Penyelia Asrama terlibat
didalam AJK PAK
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil
Tindakan
Tanda (√ )
1.
Menjadi AJK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK).
2.
Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3.
Melabel bekalan mengikut
nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan peralatan
di asrama.
4.
Menyediakan Borang KEW.PA 7
mengikut lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua salinan.
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.5
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah / asrama.
2. Mendapatkan Surat
Penurunan Kuasa mengurus
kewangan asrama dari
Pengetua / Guru Besar.
3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja mengurus
(LPBT, Bantuan Makanan
Asrama (BMA), Yuran
Makan, WLMA, dan
Pelbagai.
4. Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti / program asrama.
5. Mendapat kelulusan
didalam mesyuarat AJK
kewangan.
6. Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta)
untuk kelulusan Pengetua /
Guru Besar.
Pengetua
Pengetua
Penyelia asrama /
Warden
Warden
Pengetua
Pengetua
7. Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama.
Penyelia Asrama
8. Menyimpan rekod kewangan
dengan baik.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.5
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
MULA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan
sekolah
Mendapatkan surat penurunan kuasa
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus
LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.
Menyediakan kertas kerja cadangan
aktiviti / program.
Tidak
Mendapat kelulusan ?
Ya
Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk
kelulusan kepada Pengetua.
Mengurus pembelian dan bekalan
Menyimpan rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.5
Bil
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Tindakan
Tanda (√ )
Catatan
1.
2.
Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah/asrama
Mendapatkan Surat Kuasa
mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar
3.
Menyediakan cadangan
anggaran belanja LPBT,
Bantuan Makanan,Yuran
Makan,WALMA dan Pelbagai
4.
Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama
5.
Mendapatkan kelulusan di
dalam mesyuarat AJK
Kewangan
6.
Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar
7.
Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama
8.
Menyimpan rekod kewangan
dengan baik
10.0 Proses Kerja Utama
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Proses Kerja
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil.
Pengetua/ Guru
Besar
2. Merekodkan baki tahunan
terdahulu dalam Buku
Tunai.
Pembantu tadbir /
Penyelia Asrama
3. Merekod terimaan dan
bayaran mengikut lajur
yang ditetapkan.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
4. Merekod Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga
yang dibuat.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
5. Membuat imbangan di
akhir setiap bulan.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
6. Membuat Penyesuaian
Bank Dan Patskom.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
7. Menghantar untuk
semakan dan tandatangan
Juruaudit Dalaman.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
8. Mendapatkan perakuan
pengesahan daripada
Pengetua / Guru Besar.
Pengetua / Guru
Besar
9. Menyimpan Buku Tunai
didalam almari berkunci.
(akta undangundang)
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
MULA
Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku
Subsidiari
Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan
Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil
Membuat imbangan pada akhir bulan
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom
Membuat
pembetulan
Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar
Menyimpan Buku Tunai
TAMAT
Bil
Tindakan
1.
Dapatkan Buku Tunai Asrama
2.
Tulis/catatan baki awal tahun
pada setiap peruntukan
3.
Ada terimaan? Catat terimaan
kedalam Buku Tunai
4.
Ada bayaran? Catatkan bayaran
ke dalam buku tunai
5.
Tutup urusniaga setiap bulan
Terima Penyata Bank
6.
7.
Sediakan Penyata Penyesuaian
Bank Dan Patskom
8.
Tandatangan di Buku Tunai
oleh Penyelia / Pembantu Tadbir
9.
Serah kepada Juru Audit
Dalaman Untuk disemak semula
10.
Serah pada Pengetua/Guru
Besar untuk pengesahan dan
tandatangan.
Tanda (√ )
10.0 Senarai Semak
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.7
Aktiviti Pengurusan Pembelian
Proses Kerja
1. Memastikan tahap stok.
2. Menentukan kaedah
pembelian.(pembelian terus
atau secara sebutharga).
3. Mendapatkan sebutharga
dari beberapa syarikat
untuk perbandingan harga
dan kualiti barang.
4. Menyediakan Nota Minta
dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
Pegawai yang
meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
7. Menyerahkan barang
barang yang dibeli kepada
Pegawai Aset untuk direkod
di Buku Stok / Harta
Modal / Inventori.
Tatacara Pengurusan
Kewangan.
Surat pekeliling kewangan
bil. 6 tahun 2006
KP.1573/17/F/C/
JLD.13(32)
Penyelia Asrama
Pengetua / GPK 1
5. Menyediakan Borang
Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
6. Menerima dan menyemak
barang yang diterima dan
pastikan ditandatangani
pada Invois.
Peruntukan Undang
undang Peraturan
Pengetua
Buku Pesanan Kerajaan
(Am 75) 3 salinan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.7
Aktiviti Pengurusan Pembelian
MULA
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari
beberapa syarikat
Membuat
pembetulan
Tidak lengkap
Menyediakan Nota Minta dan
dapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
lengkap
Menerima, menyemak dan
menandatangani invois
Menyerahkan barangbarang kepada
Pegawai Aset
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.7
Bil
Aktiviti Pengurusan Pembelian
Tindakan
1
Memastikan tahap stok
2
Menentukan kaedah pembelian
(pembelian terus @ secara sebut harga)
3
Mendapatkan sebut harga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang
4
Menyediakan Nota Minta dan
mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar
6
Menyediakan Borang Pesanan dan
serahkan kepada pembekal
7
Menerima dan menyemak barang yang
diterima serta menandatangan pada
invois.
8
Menyerahkan barangbarang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke
dalam Buku Stok/Harta Modal dan
Inventori
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.8
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan /
dirujuk
1. Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
2. Menyemak jumlah pada bil supaya
bersamaan dengan jumlah pada
Borang Pesanan dan memastikan
barang dalam keadaan baik.
3. Merekod bil ke dalam buku Daftar
bil.
4. Menyediakan baucer dan cek
bayaran.
5. Merekod dalam Buku Tunai.
6. Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua / Guru Besar.
7. Mendapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua / Guru Besar.
8. Menyerahkan cek kepada pembekal
dan mendapatkan resit pembayaran.
Pengetua /
GPK1
Peruntukan
UndangUndang
Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.8
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
MULA
Menerima bil dari pembekal
Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
Sediakan Baucer dan Cek Bayaran
Merekod ke dalam Buku Tunai
Membuat
pembetulan
Tidak lulus
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua/Guru Besar
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.8
Bil
1
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Tindakan
Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil
2
Menyemak jumlah pada bil
supaya bersamaan dengan jumlah
pada Borang Pesanan dan
memastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik
3
Merekod bil kedalam Buku Daftar
Bil
4
Menyediakan Baucer dan Cek
Bayaran
5
Merekod dalam Buku Tunai
6
Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar
7
Mendapatkan pengesahan
tandatangan Pengetua/Guru
Besar
8
Menyerahkan cek kepada
pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.9
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerja
1. Memastikan semua barangbarang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
2. Mendapatkan borang Kew.PA15
daripada Pegawai Aset.
3. Mengisi Borang Kew.Pa17 dan
mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset
sekolah.
4. Menghantar Borang Kew.PA17
dan Kew.PA15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP / Bahagian Teknik
bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
5. Melupuskan barang mengikut
laporan dan cadangan yang
disyorkan pada borang Kew.PA17.
6. Mengisi Sijil Pelupusan barang
(Kew.PA19) dan mendapatkan
pengesahan Pengetua / Guru
Besar.
7. Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit dari
Perbendaharaan.
9. Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang disyorkan.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Seksyen Undang
Undang /
Peraturan
Kew.PA15
Pengetua
Penyelia Asrama
Pekeliling Tatacara
Pengurusan Aset
(5207)
Penyelia Asrama
Kew.PA17
Pengetua
Kew.PA19
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.9
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
MULA
Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar
inventori dan harta modal
Mengisi borang Kew.PA 15
Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua
orang wakil pemeriksa asset.
Menghantar Kew-PA 15 dan 17
Melupuskan
Kew-PA 17
barang
mengikut
cadangan
Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan
Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan
Negara
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat catatan.
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.9
Bil
1
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Tindakan
Memastikan semua barangbarang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal
2
Mendapatkan borang KewPA 15
daripada pegawai aset
3
Mengisi borang KewPA 17 dan
mendapat pengesahan dua orang wakil
lembaga pemeriksa aset sekolah.
4
Menghantar borang KewPA 17 dan
KewPA 15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi
mendapatkan kelulusan pelupusan.
5
Melupuskan barang mengikut laporan
dan cadangan yang disyorkan pada
borang KewPA 17.
6
Mengisi sijil pelupusan barang (KewPA
19) dan mendapatkan pengesahan
Pengetua.
7.
Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8.
Mendapatkan resit daripada
Perbendaharaan Negara.
9.
Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang di syorkan.
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Proses kerja
1. Menentukan jenis kutipan dalam
mesyuarat jawatankuasa kewangan
asrama.
2. Memohon untuk kelulusan dari
Unit Pendaftaran Sekolah JPNM
untuk tahun hadapan.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Pembantu
Tadbir
Unit Pendaftar
sekolah
3. Menerima surat kelulusan /
kuasa mengutip yuran.
Pengetua
4.Mendapatkan Buku Resit
mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
Pembantu
tadbir
5. Menerima kutipan yuran dan
mengeluarkan resit murid.
6. Menyerahkan kutipan yuran
kepada Pembantu Tadbir Kewangan
dan mendapatkan resit pejabat.
Penyelia
Asrama
Pembantu
Tadbir
7. Memberi laporan kepada
Pengetua.
8. Menghantar surat peringatan
kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
MULA
Menentukan jenis kutipan.
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut
keperluan
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid
Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Menghantar surat
peringatan kepada ibu
bapa
Tidak
Semakan tunggakan yuran murid
Ya
Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini
rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Bil
Tindakan
1
Menentukan jenis kutipan yuran dalam
mesyuarat jawatan kuasa kewangan
asrama
2
Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
3
Menerima surat kelulusan kuasa mengutip
yuran.
4
Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar
mengikut keperluan.
5
Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
6
Menyerahkan kutipan yuran kepada
Pembantu Tadbir Kewangan dan
mendapatkan Resit Pejabat..
7.
Memberi laporan kepada Pengetua
8.
Menghantar surat peringatan kepada ibu
bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
9.
Menyimpan Buku Resit Murid dan
Mengemaskini Rekod.
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima
daripada JPNM.
Penyelia Asrama
2. Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak bermula.
Penyelia Asrama
3. Menyediakan senarai peralatan dapur
untuk diserahkan kepada kontraktor
yang baru dilantik.(Lampiran 5).
Penyelia Asrama
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
Penyelia Asrama
5. Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
Penyelia Asrama
6. Memeriksa bahanbahan kering
dibekalkan mengikut senarai Lampiran
G dan mencukupi untuk tiga hari
bekalan.
Penyelia Asrama
7. Menyediakan Borang Pesanan
(Format 8).
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah
basah dari segi kuantiti dan kualiti
setiap hari.
Penyelia Asrama
9. Proses penyediaan makanan bermula.
Tukang Masak
10.Menilai mutu masakan.
Penyelia Asrama
11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1)
dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
Penyelia Asrama
12.Memastikan pembersihan dilakukan
Tukang Masak
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
48 jam
sebelum
sajian
selepas dua jam dari waktu sajian.
13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
Penyelia Asrama
14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM /
JPNM tiga bulan sekali.
Penyelia Asrama
15.Menyemak peralatan yang dikembalikan
oleh Kontraktor kepada Sekolah.
Penyelia Asrama
16.Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
setelah kontraktor membaiki kerosakan
peralatan dapur dan juga menjelaskan
bilbil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserah kepada kontraktor
Menganggotai mesyuarat dengan
kontraktor
Pamerkan senarai barang
Periksa bahan kering
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifikasi bahan mentah
Bahan mentah
ditolak / minta ganti
Tidak
Penyediaan makanan
Ya
TAMAT
Menilai mutu masakan
10.0 Senarai Semak
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
Menyediakan laporan harian dan laporan
kendiri
Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam
dari waktu sajian
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyemak peralatan yang dikembalikan
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan
Deposit Cagaran Syarikat
TAMAT
10.0 Proses Kerja Utama
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Bil
Tindakan
1.
Mendapatkan Surat Setuju
Terima daripada JPNM
2.
Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak
bermula.
3.
Menyediakan senarai peralatan
dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor yang baru dilantik
(lampiran 5).
4.
Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor.
5.
Mempamerkan senarai bahan
kering (lampiran G) pada stor
bahan kering.
6.
Memeriksa bahan-bahan kering
yang dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk
tiga hari bekalan.
7.
Menyediakan borang pesanan
(Format 8) 48jam sebelum
sajian.
8.
Memeriksa spesifikasi bahan
mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
9.
Proses penyediaan makanan
Tanda (√ )
Catatan
Perjanjian Kontrak/Buku
Pesanan/Buku Laporan
Harian/ Buku Laporan
Bulanan/Buku Laporan
Prestasi Kontraktor dan
Buku Daftar Denda
bermula.
10
Menilai mutu masakan
11.
Menyediakan laporan harian
(Format 1) dan laporan kendiri
dewan makan.
12.
Memastikan pembersihan
dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
13.
Menghantar laporan bulanan
(Format 2) ke JPNM.
14.
Menghantar laporan format 3 ke
KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15.
Menyemak peralatan yang
dikembalikan oleh kontraktor
kepada sekolah.
16.
Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor
membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil
bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
10.0 Proses Kerja Utama
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Proses kerja
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.
2. Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan kontraktor.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama/
Warden
Penyelia Asrama
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja
sebelum kontrak bermula.
Penyelia Asrama
4. Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
Penyelia Asrama
5. Mendapatkan perjanjian kontrak
daripada JPNM.
Penyelia Asrama
6. Memastikan kerjakerja
dijalankanmengikut jadual yang
ditetapkan.
Penyelia Asrama
7. Memastikan pekerjapekerja
mematuhi peraturan dan undang
undang syarikat.
Penyelia Asrama
8. Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
Penyelia Asrama
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga
kontraktor
Mendapatkan senarai dan skop kerja
Menyediakan senarai maklumat pekerja
Mendapatkan perjanjian kontrak
Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut
jadual
Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undangundang syarikat
Menyediakan laporan prestasi syarikat
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Bil
Tindakan
1.
Mendapatkan surat setuju
terima daripada syarikat.
2.
Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor
3.
Mendapatkan senarai dan skop
kerja sebelum kontrak bermula
.
Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
4.
5.
Mendapatkan perjanjian kontrak
daripada JPNM.
6.
Memastikan kerjakerja
dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
7.
Memastikan pekerjapekerja
mematuhi dan undangundang
syarikat
8.
Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Proses kerja
1. Menerima laporan.
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
2. Menjalankan pemeriksaan
dan rawatan awal.
Ketua Pengawas
Asrama
Warden/Penyelia
Asrama
3. Menyediakan borang
rawatan.
Warden/Penyelia
Asrama
4. Mengiringi murid ke klinik
semasa ketiadaan warden.
Penyelia
Asrama/Warden
5. Memaklumkan kepada
penjaga / pentadbir
sekiranya dimasukkan ke
wad.
Doktor
6. Membawa pulang murid dari
wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
Ketua
Warden/Warden
FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :
NAMA SEKOLAH
Jabatan Pelajaran Negeri Melaka
NAMA AGENSI
:
ALAMAT
:
NO.TELEFON
:
NO.FAKS
:
EMEL
:
ISI
KANDUNGAN
BIL
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
10.0
TAJUK
Kulit
Isi Kandungan
Maklumat Pegawai
Latar Belakang Sekolah
Visi dan Misi Sekolah /Asrama
Objektif Sekolah / Asrama
Carta Organisasi Sekolah
Carta Organisasi Asrama
Carta Organisasi Exco Asrama
Perincian Senarai Tugas
Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai
Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
10.2 Pengurusan BilikBilik Khas
10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori
10.5 Pengurusan Kewangan Asrama
10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama
10.7 Pengurusan Pembelian
10.8 Pengurusan Pembayaran
10.9 Pengurusan Pelupusan Aset
10.10 Pengurusan Yuran Asrama
10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
10.13 Pegurusan Kesihatan
10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
11.0
12.0
13.0
14.0
Norma Kerja
Senarai Undangundang / Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Senarai Borang Yang Digunakan
MUKA
SURAT
15.0
Senarai Tugas Harian
KANDUGAN FAIL MEJA
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas
Harian
Objektif
Bahagian/Unit
Norma Kerja
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Senarai Borang-Borang
Yang Digunakan
Carta Organisasi
Kedudukan Pegawai
FAIL
MEJA
Senarai Jawatankuasa
Yang Dianggotai
Senarai Tugas/Kuasa
Dan Hubungan
Senarai UndangUndang/Peraturan
Peraturan-Peraturan
Pentadbiran
Senarai
Semak/Checklist
Proses Kerja
Carta Aliran Kerja
1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA
NAMA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN
KE JAWATAN
SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)
VISI SEKOLAH
MISI SEKOLAH
4.0 OBJEKTIF SEKOLAH
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA /
GURU BESAR
PK
HEM
KETUA
WARDEN
KETUA
PENYELIA
PENYELIA
WARDEN
PEMBANTU
PENGURUSAN
MURID
EXCO
PEMBANGUNAN
AKADEMIK
EXCO
PEMBANGUNAN
SAHSIAH
EXCO
PEMBANGUNAN
KOKURIKULUM
EXCO
PEMBANGUNAN
TEKNOLOGI
MURID ASRAMA
EXCO
PEMBANGUNAN
PATRIOTISME
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS
PENYELIA ASRAMA
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dormdorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEWPA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIKBILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEWPA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilikbilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini failfail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua/Guru Besar.
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barangbarang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barangbarang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa
kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah
JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang
tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak
bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan
kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor
bahan kering.
11.6 Memeriksa bahanbahan kering dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum
sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri
Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan
sekali.
11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor
kepada Sekolah.
11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bilbil yang tertunggak (Format
20) apabila kontrak tamat.
12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak
bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerjakerja dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerjapekerja mematuhi peraturan dan
undangundang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
Menerima laporan.
Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
Menyediakan borang rawatan.
Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN
PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenisjenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerjakerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA
SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan
Pengetua
PK HEM
PK HEM
Ketua Warden
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa yang Diberi
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menentukan bilik
1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan
bilik dorm
kriteria kemasukan murid ke asrama
1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama
(Lampiran 1)
1.3 Menerima senarai penempatan murid baru
daripada Pengetua/PK HEM.
1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada
murid baru dan memberi borang tawaran
semula kepada murid lama.
1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang
telah lengkap untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid
masuk asrama
1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.
Tugas Pegawai
Lain Yang Ada
Hubungan
Pembantu Am
Rendah
Warden
Pembantu Am
Rendah
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang
diperlukan mengikut jumlah murid yang
ditetapkan.
1.9. Mengurus penempatan murid di dormdorm
yang telah ditetapkan.
1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada
ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIKBILIK KHAS
2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan
2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi
2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,
carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan
plan kebakaran
2.4 Memastikan tahap kebersihan bilikbilik yang
ditentukan.
PENGETUA
GPK HEM
GPK KOKO
GPK PENTADBIRAN
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA
(SMA)
3.1 Merujuk failfail maklumat murid.
3.2 Memasukkan data murid
3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang
ditetapkan bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Gurubesar.
Menentukan bilik
bilik
Pekerja swasta
pembersihan
SU Peperiksaan
SU Sukan
Guru Disiplin
Warden
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK)
4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa
menempatkan peralatan asrama.
4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
salinan.
Pengetua
PK HEM
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
5.1
Menganggotai jawatankuasa pengurusan
kewangan sekolah/asrama.
5.2
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa
mengurus kewangan asrama dari
Pengetua/Guru Besar.
5.3
Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, Bantuan Makanan
Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)
cadangan aktiviti/program asrama.
1. Menyemak
Buku Tunai
2. Menentukan
perancangan
/ aktiviiti
yang
diperlukan
Ketua Warden
Ketua Pembantu
Tadbir
1.Pengetua
2.GPK HEM
3.GPK Pentadbiran
5.5
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan.
5.6
Menghantar permohonan pembelian (Nota
Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
5.7
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan
asrama.
5.8
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
6.1
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek,
Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan
Daftar Bil.
6.2
6.3
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam
Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
1.Menentukan
perbelanjaan
mengikut
peruntukan
2.Menyimpan
Buku Tunai
ditempat yang
berkunci
Audit Dalaman
(Pemeriksa Kira
kira)
6.6
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
6.7
6.8
daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1.
Memastikan tahap stok.
7.2.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian
terus atau secara sebutharga).
7.3.
Mendapatkan sebutharga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
7.4.
7.5.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
7.6.
Menerima dan menyemak barang yang
diterima serta menandatangani pada invois.
7.7.
Menyerahkan barangbarang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam
Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1.
Menerima bil dari pembekal dan memastikan
Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4.
Merekod dalam Buku Tunai.
8.5.
Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar.
8.6.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
Pengetua/Guru Besar.
8.7.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan
mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barangbarang untuk
pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan
harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada
Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA17 dan mendapat
pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15
ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian
Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan
cadangan yang disyorkan pada borang
Kew.PA17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA19) dan
mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan
seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat
jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip
yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan
dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu
Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit
pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa
murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
11.
PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN
MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan
sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserahkan kepada kontraktor yang baru
dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahanbahan kering dibekalkan
mengikut senarai lampiran G dan mencukupi
untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48
jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah
dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan
Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas
dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM
tiga bulan sekali.
12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum
kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada
JPNM.
12.6 Memastikan kerjakerja dijalankan mengikut
jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerjapekerja mematuhi
peraturan dan undangundang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa
ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir
sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama
semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik
sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
BANGUNAN/PERALATAN
Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada
ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenisjenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada
Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerjakerja penyelenggaraan
dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru
Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama
10.1
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Ketua Warden
2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama (Lampiran
1).
Penyelia Asrama
3. Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
Warden
4. Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5. Menerima borang kemasukan
asrama yang telah dilengkapkan
untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
Ketua Warden
Ketua Warden
6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
Penyelia asrama
7. Memproses Borang Permohonan
Penyelia Asrama
8. Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah murid
Ketua warden
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
yang ditetapkan.
9.
10.Menguruskan penempatan murid
di dormdorm yang telah
ditetapkan.
Warden
10. Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
Warden
KEWPA 7
10.0 Carta Aliran Kerja
10.1
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
MULA
Mengadakan mesyuarat pengurusan
asrama kemasukan murid
Menyediakan borang tawaran
kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
tidak
Mengisi semua borang
Lengkap ?
Ya
Memberi surat tawaran kepada murid
yang berjaya
Mengumpul dokumen peribadi murid
asrama yang tinggal di asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengedarkan senarai inventori kepada
murid asrama
Pelajar menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas
asrama / warden/ penyelia asrama
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.1
Bil
Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Tindakan
1.
Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2.
Menyediakan borang
kemasukan ke asrama
(Lampiran 1).
3.
Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
4.
Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5.
Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
6.
Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
7.
Memproses Borang Permohonan
8.
Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah
murid yang ditetapkan.
Tanda (√ )
Catatan
9.
Menguruskan penempatan
murid di dormdorm yang
telah ditetapkan.
10.
Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.0 Proses Kerja Utama
10.2
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
Proses Kerja
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
1. Menentukan
peruntukan bilik yang
diperlukan.
Penyelia Asrama
2. Memastikan perabot
dan peralatan
mencukupi.
Ketua
Waden/Warden
3. Menyediakan senarai
inventori (KEWPA 7),
Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai
tugas serta pelan
kebakaran.
4. Memastikan tahap
kebersihan bilikbilik
yang ditentukan.
Warden
Warden
Seksyen Undang
Undang/Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.2
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
MULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan
Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar
Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan
serta perabot bilik khas
Membersihkan, menyusun dan
menceriakan semula
Puas Hati?
Menyelia bilik dari masa ke semasa
MULA
10.0 Senarai Semak
10.2
Bil
Aktiviti Pengurusan BilikBilik Khas
Tindakan
1.
Memberi senarai inventori
(KEWPA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
2.
Memastikan perabot dan
peralatan mencukupi.
3.
Memastikan tahap kebersihan
bilikbilik yang ditentukan
4.
Menyediakan senarai inventori
(KEWPA7), carta organisasi
exco bilik, senarai tugas dan
pelan kebakaran
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Proses kerja
1. Merujuk failfail maklumat
murid
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
2. Memasukkan data murid
Penyelia Asrama
3. Mengemaskini data murid dari
masa ke semasa.
Penyelia asrama
4. Menghantar data kepada JU
pada tarikh yang ditetapkan
bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah
disahkan oleh Pengetua /
Guru Besar
JU SMA
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
MULA
Menyediakan maklumat individu murid dan
mengasingkan mengikut tingkatan
Mendapatkan
maklumat dari
sumber lain
Memasukkan data
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU pada tarikh
yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.3
Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Bil
Tindakan
1.
Menyediakan maklumat individu
2.
Memasukkan data pelajar
3.
Mengemaskini data pelajar
4.
Menghantar data kepada JU
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Proses Kerja
1. Menjadi AJK
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK).
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
Pengetua
2. Menerima bekalan
daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan
(SAP).
Penyelia Asrama
3. Melabel bekalan
mengikut nombor siri
yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan
peralatan di asrama
yang telah ditetapkan.
Pegawai Aset
4. Menyediakan Borang
KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua
salinan.
Pengawai Aset /
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
MULA
Memastikan Penyelia Asrama
terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih
dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang
ditetapkan
Memastikan Penyelia Asrama terlibat
didalam AJK PAK
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.4
Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil
Tindakan
Tanda (√ )
1.
Menjadi AJK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK).
2.
Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3.
Melabel bekalan mengikut
nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan peralatan
di asrama.
4.
Menyediakan Borang KEW.PA 7
mengikut lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua salinan.
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.5
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah / asrama.
2. Mendapatkan Surat
Penurunan Kuasa mengurus
kewangan asrama dari
Pengetua / Guru Besar.
3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja mengurus
(LPBT, Bantuan Makanan
Asrama (BMA), Yuran
Makan, WLMA, dan
Pelbagai.
4. Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti / program asrama.
5. Mendapat kelulusan
didalam mesyuarat AJK
kewangan.
6. Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta)
untuk kelulusan Pengetua /
Guru Besar.
Pengetua
Pengetua
Penyelia asrama /
Warden
Warden
Pengetua
Pengetua
7. Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama.
Penyelia Asrama
8. Menyimpan rekod kewangan
dengan baik.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.5
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
MULA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan
sekolah
Mendapatkan surat penurunan kuasa
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus
LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.
Menyediakan kertas kerja cadangan
aktiviti / program.
Tidak
Mendapat kelulusan ?
Ya
Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk
kelulusan kepada Pengetua.
Mengurus pembelian dan bekalan
Menyimpan rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.5
Bil
Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Tindakan
Tanda (√ )
Catatan
1.
2.
Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah/asrama
Mendapatkan Surat Kuasa
mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar
3.
Menyediakan cadangan
anggaran belanja LPBT,
Bantuan Makanan,Yuran
Makan,WALMA dan Pelbagai
4.
Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama
5.
Mendapatkan kelulusan di
dalam mesyuarat AJK
Kewangan
6.
Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar
7.
Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama
8.
Menyimpan rekod kewangan
dengan baik
10.0 Proses Kerja Utama
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Proses Kerja
Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil.
Pengetua/ Guru
Besar
2. Merekodkan baki tahunan
terdahulu dalam Buku
Tunai.
Pembantu tadbir /
Penyelia Asrama
3. Merekod terimaan dan
bayaran mengikut lajur
yang ditetapkan.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
4. Merekod Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga
yang dibuat.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
5. Membuat imbangan di
akhir setiap bulan.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
6. Membuat Penyesuaian
Bank Dan Patskom.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
7. Menghantar untuk
semakan dan tandatangan
Juruaudit Dalaman.
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
8. Mendapatkan perakuan
pengesahan daripada
Pengetua / Guru Besar.
Pengetua / Guru
Besar
9. Menyimpan Buku Tunai
didalam almari berkunci.
(akta undangundang)
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
MULA
Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku
Subsidiari
Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan
Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil
Membuat imbangan pada akhir bulan
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom
Membuat
pembetulan
Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar
Menyimpan Buku Tunai
TAMAT
Bil
Tindakan
1.
Dapatkan Buku Tunai Asrama
2.
Tulis/catatan baki awal tahun
pada setiap peruntukan
3.
Ada terimaan? Catat terimaan
kedalam Buku Tunai
4.
Ada bayaran? Catatkan bayaran
ke dalam buku tunai
5.
Tutup urusniaga setiap bulan
Terima Penyata Bank
6.
7.
Sediakan Penyata Penyesuaian
Bank Dan Patskom
8.
Tandatangan di Buku Tunai
oleh Penyelia / Pembantu Tadbir
9.
Serah kepada Juru Audit
Dalaman Untuk disemak semula
10.
Serah pada Pengetua/Guru
Besar untuk pengesahan dan
tandatangan.
Tanda (√ )
10.0 Senarai Semak
10.6
Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.7
Aktiviti Pengurusan Pembelian
Proses Kerja
1. Memastikan tahap stok.
2. Menentukan kaedah
pembelian.(pembelian terus
atau secara sebutharga).
3. Mendapatkan sebutharga
dari beberapa syarikat
untuk perbandingan harga
dan kualiti barang.
4. Menyediakan Nota Minta
dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
Pegawai yang
meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
7. Menyerahkan barang
barang yang dibeli kepada
Pegawai Aset untuk direkod
di Buku Stok / Harta
Modal / Inventori.
Tatacara Pengurusan
Kewangan.
Surat pekeliling kewangan
bil. 6 tahun 2006
KP.1573/17/F/C/
JLD.13(32)
Penyelia Asrama
Pengetua / GPK 1
5. Menyediakan Borang
Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
6. Menerima dan menyemak
barang yang diterima dan
pastikan ditandatangani
pada Invois.
Peruntukan Undang
undang Peraturan
Pengetua
Buku Pesanan Kerajaan
(Am 75) 3 salinan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.7
Aktiviti Pengurusan Pembelian
MULA
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari
beberapa syarikat
Membuat
pembetulan
Tidak lengkap
Menyediakan Nota Minta dan
dapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
lengkap
Menerima, menyemak dan
menandatangani invois
Menyerahkan barangbarang kepada
Pegawai Aset
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.7
Bil
Aktiviti Pengurusan Pembelian
Tindakan
1
Memastikan tahap stok
2
Menentukan kaedah pembelian
(pembelian terus @ secara sebut harga)
3
Mendapatkan sebut harga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang
4
Menyediakan Nota Minta dan
mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar
6
Menyediakan Borang Pesanan dan
serahkan kepada pembekal
7
Menerima dan menyemak barang yang
diterima serta menandatangan pada
invois.
8
Menyerahkan barangbarang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke
dalam Buku Stok/Harta Modal dan
Inventori
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.8
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan /
dirujuk
1. Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
2. Menyemak jumlah pada bil supaya
bersamaan dengan jumlah pada
Borang Pesanan dan memastikan
barang dalam keadaan baik.
3. Merekod bil ke dalam buku Daftar
bil.
4. Menyediakan baucer dan cek
bayaran.
5. Merekod dalam Buku Tunai.
6. Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua / Guru Besar.
7. Mendapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua / Guru Besar.
8. Menyerahkan cek kepada pembekal
dan mendapatkan resit pembayaran.
Pengetua /
GPK1
Peruntukan
UndangUndang
Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.8
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
MULA
Menerima bil dari pembekal
Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
Sediakan Baucer dan Cek Bayaran
Merekod ke dalam Buku Tunai
Membuat
pembetulan
Tidak lulus
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua/Guru Besar
TAMA
T
10.0 Senarai Semak
10.8
Bil
1
Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Tindakan
Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil
2
Menyemak jumlah pada bil
supaya bersamaan dengan jumlah
pada Borang Pesanan dan
memastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik
3
Merekod bil kedalam Buku Daftar
Bil
4
Menyediakan Baucer dan Cek
Bayaran
5
Merekod dalam Buku Tunai
6
Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar
7
Mendapatkan pengesahan
tandatangan Pengetua/Guru
Besar
8
Menyerahkan cek kepada
pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.9
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerja
1. Memastikan semua barangbarang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
2. Mendapatkan borang Kew.PA15
daripada Pegawai Aset.
3. Mengisi Borang Kew.Pa17 dan
mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset
sekolah.
4. Menghantar Borang Kew.PA17
dan Kew.PA15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP / Bahagian Teknik
bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
5. Melupuskan barang mengikut
laporan dan cadangan yang
disyorkan pada borang Kew.PA17.
6. Mengisi Sijil Pelupusan barang
(Kew.PA19) dan mendapatkan
pengesahan Pengetua / Guru
Besar.
7. Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit dari
Perbendaharaan.
9. Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang disyorkan.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Seksyen Undang
Undang /
Peraturan
Kew.PA15
Pengetua
Penyelia Asrama
Pekeliling Tatacara
Pengurusan Aset
(5207)
Penyelia Asrama
Kew.PA17
Pengetua
Kew.PA19
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.9
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
MULA
Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar
inventori dan harta modal
Mengisi borang Kew.PA 15
Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua
orang wakil pemeriksa asset.
Menghantar Kew-PA 15 dan 17
Melupuskan
Kew-PA 17
barang
mengikut
cadangan
Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan
Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan
Negara
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat catatan.
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.9
Bil
1
Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Tindakan
Memastikan semua barangbarang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal
2
Mendapatkan borang KewPA 15
daripada pegawai aset
3
Mengisi borang KewPA 17 dan
mendapat pengesahan dua orang wakil
lembaga pemeriksa aset sekolah.
4
Menghantar borang KewPA 17 dan
KewPA 15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi
mendapatkan kelulusan pelupusan.
5
Melupuskan barang mengikut laporan
dan cadangan yang disyorkan pada
borang KewPA 17.
6
Mengisi sijil pelupusan barang (KewPA
19) dan mendapatkan pengesahan
Pengetua.
7.
Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8.
Mendapatkan resit daripada
Perbendaharaan Negara.
9.
Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang di syorkan.
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Proses kerja
1. Menentukan jenis kutipan dalam
mesyuarat jawatankuasa kewangan
asrama.
2. Memohon untuk kelulusan dari
Unit Pendaftaran Sekolah JPNM
untuk tahun hadapan.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Pembantu
Tadbir
Unit Pendaftar
sekolah
3. Menerima surat kelulusan /
kuasa mengutip yuran.
Pengetua
4.Mendapatkan Buku Resit
mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
Pembantu
tadbir
5. Menerima kutipan yuran dan
mengeluarkan resit murid.
6. Menyerahkan kutipan yuran
kepada Pembantu Tadbir Kewangan
dan mendapatkan resit pejabat.
Penyelia
Asrama
Pembantu
Tadbir
7. Memberi laporan kepada
Pengetua.
8. Menghantar surat peringatan
kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
MULA
Menentukan jenis kutipan.
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut
keperluan
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid
Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Menghantar surat
peringatan kepada ibu
bapa
Tidak
Semakan tunggakan yuran murid
Ya
Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini
rekod
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Bil
Tindakan
1
Menentukan jenis kutipan yuran dalam
mesyuarat jawatan kuasa kewangan
asrama
2
Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
3
Menerima surat kelulusan kuasa mengutip
yuran.
4
Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar
mengikut keperluan.
5
Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
6
Menyerahkan kutipan yuran kepada
Pembantu Tadbir Kewangan dan
mendapatkan Resit Pejabat..
7.
Memberi laporan kepada Pengetua
8.
Menghantar surat peringatan kepada ibu
bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
9.
Menyimpan Buku Resit Murid dan
Mengemaskini Rekod.
Tandakan
( / )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima
daripada JPNM.
Penyelia Asrama
2. Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak bermula.
Penyelia Asrama
3. Menyediakan senarai peralatan dapur
untuk diserahkan kepada kontraktor
yang baru dilantik.(Lampiran 5).
Penyelia Asrama
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
Penyelia Asrama
5. Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
Penyelia Asrama
6. Memeriksa bahanbahan kering
dibekalkan mengikut senarai Lampiran
G dan mencukupi untuk tiga hari
bekalan.
Penyelia Asrama
7. Menyediakan Borang Pesanan
(Format 8).
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah
basah dari segi kuantiti dan kualiti
setiap hari.
Penyelia Asrama
9. Proses penyediaan makanan bermula.
Tukang Masak
10.Menilai mutu masakan.
Penyelia Asrama
11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1)
dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
Penyelia Asrama
12.Memastikan pembersihan dilakukan
Tukang Masak
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
48 jam
sebelum
sajian
selepas dua jam dari waktu sajian.
13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
Penyelia Asrama
14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM /
JPNM tiga bulan sekali.
Penyelia Asrama
15.Menyemak peralatan yang dikembalikan
oleh Kontraktor kepada Sekolah.
Penyelia Asrama
16.Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
setelah kontraktor membaiki kerosakan
peralatan dapur dan juga menjelaskan
bilbil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserah kepada kontraktor
Menganggotai mesyuarat dengan
kontraktor
Pamerkan senarai barang
Periksa bahan kering
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifikasi bahan mentah
Bahan mentah
ditolak / minta ganti
Tidak
Penyediaan makanan
Ya
TAMAT
Menilai mutu masakan
10.0 Senarai Semak
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
Menyediakan laporan harian dan laporan
kendiri
Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam
dari waktu sajian
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyemak peralatan yang dikembalikan
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan
Deposit Cagaran Syarikat
TAMAT
10.0 Proses Kerja Utama
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Bil
Tindakan
1.
Mendapatkan Surat Setuju
Terima daripada JPNM
2.
Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak
bermula.
3.
Menyediakan senarai peralatan
dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor yang baru dilantik
(lampiran 5).
4.
Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor.
5.
Mempamerkan senarai bahan
kering (lampiran G) pada stor
bahan kering.
6.
Memeriksa bahan-bahan kering
yang dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk
tiga hari bekalan.
7.
Menyediakan borang pesanan
(Format 8) 48jam sebelum
sajian.
8.
Memeriksa spesifikasi bahan
mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
9.
Proses penyediaan makanan
Tanda (√ )
Catatan
Perjanjian Kontrak/Buku
Pesanan/Buku Laporan
Harian/ Buku Laporan
Bulanan/Buku Laporan
Prestasi Kontraktor dan
Buku Daftar Denda
bermula.
10
Menilai mutu masakan
11.
Menyediakan laporan harian
(Format 1) dan laporan kendiri
dewan makan.
12.
Memastikan pembersihan
dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
13.
Menghantar laporan bulanan
(Format 2) ke JPNM.
14.
Menghantar laporan format 3 ke
KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15.
Menyemak peralatan yang
dikembalikan oleh kontraktor
kepada sekolah.
16.
Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor
membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil
bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
10.0 Proses Kerja Utama
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Proses kerja
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.
2. Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan kontraktor.
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Penyelia Asrama/
Warden
Penyelia Asrama
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja
sebelum kontrak bermula.
Penyelia Asrama
4. Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
Penyelia Asrama
5. Mendapatkan perjanjian kontrak
daripada JPNM.
Penyelia Asrama
6. Memastikan kerjakerja
dijalankanmengikut jadual yang
ditetapkan.
Penyelia Asrama
7. Memastikan pekerjapekerja
mematuhi peraturan dan undang
undang syarikat.
Penyelia Asrama
8. Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
Penyelia Asrama
Seksyen
Undang
Undang /
Peraturan
10.0 Carta Aliran Kerja
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
MULA
Mendapatkan surat setuju terima
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga
kontraktor
Mendapatkan senarai dan skop kerja
Menyediakan senarai maklumat pekerja
Mendapatkan perjanjian kontrak
Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut
jadual
Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undangundang syarikat
Menyediakan laporan prestasi syarikat
TAMAT
10.0 Senarai Semak
10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
Bil
Tindakan
1.
Mendapatkan surat setuju
terima daripada syarikat.
2.
Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor
3.
Mendapatkan senarai dan skop
kerja sebelum kontrak bermula
.
Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
4.
5.
Mendapatkan perjanjian kontrak
daripada JPNM.
6.
Memastikan kerjakerja
dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
7.
Memastikan pekerjapekerja
mematuhi dan undangundang
syarikat
8.
Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
Tanda (√ )
Catatan
10.0 Proses Kerja Utama
10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Proses kerja
1. Menerima laporan.
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
2. Menjalankan pemeriksaan
dan rawatan awal.
Ketua Pengawas
Asrama
Warden/Penyelia
Asrama
3. Menyediakan borang
rawatan.
Warden/Penyelia
Asrama
4. Mengiringi murid ke klinik
semasa ketiadaan warden.
Penyelia
Asrama/Warden
5. Memaklumkan kepada
penjaga / pentadbir
sekiranya dimasukkan ke
wad.
Doktor
6. Membawa pulang murid dari
wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
Ketua
Warden/Warden