Menata Arsip | Nurul Wirda

http://nurulwirda.wordpress.com
email: nurulwirda@gmail.com

-1-

Me na ta Arsip
Arsip sa ng a t p e nting b a g i ta ta la ksa na ka nto r b a ik itu d a la m insta nsi a ta u p e rusa ha a n.
Arsip d ise b ut d e ng a n ke a rsip a n a ta u filling me rup a ka n b a g ia n d a ri ke g ia ta n rutin
se o ra ng se kre ta ris. Arsip me rup a ka n sa la h sa tu a la t o te ntik d ise b ua h insta nsi a ta u
p e rusa ha a n, se mua d o kume n a ta u a rsip a ka n d ip e liha ra d e ng a n b a ik d a n a ka n
d ig una ka n ke mb a li jika sua tu sa a t d ip e rluka n, se hing g a p e nyimp a na n a rsip ha rus
d isusun se d e mikia n rup a a g a r mud a h d ic a ri b ila d ib utuhka n. Untuk itu, p e rlu d ib ua t
siste m a rsip ya ng siste ma tis me nurut ke b utuha n insta nsi a ta u p e rusa ha a n.
Ad a b e b e ra p a c a ra d a la m p e ng a rsip a n d ia nta ra nya :
1. Dib a g i ke d a la m ka te g o ri p e rka sus a ta u p e rma sa la h se c a ra siste ma tis d a n lo g is
b e rd a sa rka n fung si d a n ke g ia ta n insta nsi a ta u p e rusa ha a n. Kla sifika si a rsip b e rg una
untuk :
a . Me ng e lo mp o kka n a rsip ya ng ma sa la hnya sa ma ke d a la m sa tu b e rka s.
b . Me ng a tur p e nyimp a na n a rsip se c a ra lo g is d a n siste ma tis.
c . Me mud a hka n p e ne mua n ke mb a li a rsip .
2. Dib a g i p e re la si a ta u a la ma t. Dima sukka n ke d a la m a rsip ya ng sa ma , wa la up un

ka susnya b e rma c a m – ma c a m.
3. Te litila h ke b e na ra n d a n ke le ng ka p a n a rsip ya ng a ka n d isimp a n d a n sing kirka nla h
b a ha n – b a ha n tid a k p e rlu d isimp a n. Te ntuka nla h fo ld e r d a n ind e ks, b ila d ip e rluka n
b ua tla h p e tunjuk sila ng .
4. Sia p ka n fo ld e r, la lu tulisla h ko d e d a n ind e ks p a d a TAB fo ld e r se sua i ko d e d a n ind e ks
a rsip ya ng a ka n d isimp a n.
5. Ma sukila h b e rka s a rsip ke d a la m fo ld e r. Bua tla h tunjuk sila ng a p a b ila p a d a sua tu
sura t te rd a p a t d ua a ta u le b ih ma sa la h a ta u a nta ra b e rka s ya ng sa tu d e ng a n
la innya b e rka ita n.
6. Simp a n d a n ta ta la h fo ld e r ya ng te la h b e risi b e rka s a rsip ke d a la m la c i a rsip
d ib e la ka ng g uid e se sua i ko d e d a n ind e ks. Se mua a rsip se b a iknya d ic a ta t, d e ng a n
c a ra ya ng se d e rha na na mun e fe ktif a d a la h :
ƒ Bila And a me ne rima sura t, b ub uhka n ste mp e l, ta ng g a l, d a n b e ri no mo r urutnya .
ƒ C a ta tla h sura t ke d a la m b uku a g e nd a d e ng a n le ng ka p .
Pe na ta a n a ta u p e nyimp a na n a rsip me rup a ka n sua tu siste m ka re na a d a nya sua tu
p ro se s ke rja sa ma , ya itu p ro se s p e ng a tura n a ta u p e nyusuna n sura t d e ng a n
me ng g e ra ka n e le me n – e le me n ya ng te rd a p a t d id a la m a ktivita s p e nyimp a na n.
Da la m p e nye le ng g a ra a n siste m ke a rsip a n a ta u siste m filling ya ng b a ik, d ia nta ra nya
se b a g a i b e rikut :
ƒ Tid a k me ma ka n te mp a t, ta ta le ta k sa ra na a ta u p e rle ng ka p a n d ib ua t se e fe ktif d a n

se e fisie n mung kin.
ƒ Se d e rha na d a n p ra ktis.
ƒ Sura t ya ng d isimp a n he nd a knya mud a h d ic a p a i a g a r mud a h d ig a p a i.
ƒ Eko no mis tid a k b e rle b iha n d a la m p e ng e lua ra n b ia ya .
ƒ Fle ksib e l, mud a h d ike mb a ng ka n d a n d ila ksa na ka n.
ƒ Ama n d a n b e b a s d a ri ke rusa ka n ka re na p e nyimp a na n.
Po la p e la ksa na a n p e nyimp a n siste m filing umumnya me la lui la ng ka h se b a g a i b e rikut.
ƒ Kla sifika si
ƒ ind e ks
ƒ ko d e d e ng a n insta nsi te rte ntu

Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008

http://nurulwirda.wordpress.com
email: nurulwirda@gmail.com
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ

-2-

so rtir d o kume n
p e ne mp a ta n d ite mp a t p e nyimp a na n
tra nsfe r
p e musna ha n.

Po la p e la ksa na a n syste m p e nc a ria n ke mb a li a rsip :
ƒ Ko d e d o kume nta si te rte ntu
ƒ Me ne ta p ka n te mp a t d o kume n
ƒ So rtir d o kume n ya ng d ic a ri
a . Dia mb il
b . Dike mb a lika n ke te mp a t se mula
Te mp a t p e nyimp a n a rsip le mb a ra n ya ng la in, ya ng se ring d ijump a i
d iinsta nsi a ta u p e rusa ha a n a nta ra la in a d a la h se b a g a i b e rikut :
a . Le ma ri a rsip (filing c a b ine t)
b . Le ma ri So rtir (so rtir d e ks)
c . Ko ta k ind e ks (ind e x b o x)
d . Me ja ka rtu (c a rd d e sk)
e . Ra k

f. Le ma ri filing ta ha n a p i (file re siting )
g . Fo ld e r
h. O d ne r
Me ng e lo la a rsip d a p a t d ila kuka n d e ng a n b e rb a g a i c a ra ya ng d ise sua ika n d e ng a n
b e sa r a ta u ke c ilnya sua tu insta nsi a ta u p e rusa ha a n. Da la m p e la ksa na a nnya
p e ng e lo la a n a rsip d a p a t d ila kuka n d e ng a n d ua siste m ya itu siste m b uku a g e nd a d a n
siste m ka rtu ke nd a li.

Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008