Membuat Surat | Nurul Wirda
http://nurulwirda.wordpress.com
email: nurulwirda@gmail.com
-1-
Membuat Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau
perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan,
laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain.
Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang
satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih
efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus
mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah
dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
f. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk
membacanya.
Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam
menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan
kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi
yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau
instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus
agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja
sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa
kantor yang bersangkutan bekerja secara professional.
Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya
meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi.
Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan
kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar
(relasi). Dan memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari
lingkungan instansi itu sendiri maupun dari pihak luar.
Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting
bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan
pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau
perusahaan.
Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat
merupakan :
a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari – hari
kantor baik intern maupun ekstern.
c. Surat merupakan alat pengingat.
d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.
Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008
email: nurulwirda@gmail.com
-1-
Membuat Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau
perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan,
laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain.
Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang
satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih
efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus
mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah
dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
f. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk
membacanya.
Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam
menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan
kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi
yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau
instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus
agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja
sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa
kantor yang bersangkutan bekerja secara professional.
Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya
meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi.
Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan
kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar
(relasi). Dan memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari
lingkungan instansi itu sendiri maupun dari pihak luar.
Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting
bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan
pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau
perusahaan.
Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat
merupakan :
a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari – hari
kantor baik intern maupun ekstern.
c. Surat merupakan alat pengingat.
d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.
Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008