Pengelolaan arsip di badan perencanaan pembangunan daerah Kota Boyolali COVER
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN ARSIP
DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA
BOYOLALI
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
VONI RIZKI UTAMI
D1513097
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2016
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Ilmu pengetahuan tanpa agama lumpuh, agama tanpa ilmu pengetahuan buta .
( Albert Einstain )
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah dengan sungguh sungguh selesai ( urusan dunia ), kerjakanlah beribadah dan hanya kepada Allah-lah engkau
berharap.
( Q.S Al – Insyiroh : 6 - 8 )
Kesuksesan berawal dari pribadi diri sendiri bukan dari orang lain, yang paling penting untuk
memperolehnya berawal dari niat, kemauan dan kemampuan untuk mencapai keberhasilan.
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
1. Terimakasih untuk ayah dan ibuku tercinta yang tidak pernah berhenti
memberikan semangat, dukungan, nasehat, doa dan restu, selama penyusunan
tugas akhir ini.
2. Kakaku tersayang yang selalu mengingatkanku dan menyemangatiku salama
penyusunan tugas akhir ini.
3. Saudara-saudaraku tersayang yang selalu menyemangati aku.
4. Sahabat-sahabatku tersayang yang selalu memberikan motivasi.
5. Semua teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013.
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Allhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat
Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan hidayahNya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir dengan judul “ PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI ”. Tugas
Akhir disusun dan diajukan dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk
menyelesaikan Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penyusun Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan
kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari beberapa
pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selesainya
laporan tugas akhir ini tidak terlepas bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :
1. Bapak Drs. H. Sakur, MS, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini yang
telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan pengarahan yang
sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.
2. Bapak Irsyadul Ibad, S,AB. M.Ed., M.Si, selaku dosen penguji dan
pembimbing akademik yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan
pembuatan Tugas Akhir ini.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III. Program Studi
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin
untuk melakukan
penyususnan tugas akhir ini.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Sebelas Maret Surakarta
commit to user
telah membantu memperlancar administrasi.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6. Bapak H Setyo Wibowo, S.Sos. M.Si selaku Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan ijin kepada
penulis untuk melakukan kuliah kerja atau magang di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.
7. Ibu Harni, SE selaku sub.bagian umum dan kepegawaian Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan
data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.
8. Bapak Sarengat, SH selaku Kepala bidang ekonomi Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan
dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.
9. Seluruh staf Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali
yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyelesaian
tugas akhir ini.
10. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yang telah memberikan dukungan
baik
moril maupun materil yang sangat membantu dalam memberikan
semangat dalam Tugas Akhir ini.
Penulisan sangat menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca
penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, 26 Mei 2016
Penulis,
Voni Rizki Utami
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul...............................................................................................
i
Halaman Persetujuan.....................................................................................
ii
Halaman Pengesahan ....................................................................................
iii
Motto .............................................................................................................
iv
Persembahan .................................................................................................
v
Pernyataan .....................................................................................................
vi
Kata Pengantar ..............................................................................................
vii
Daftar Isi .......................................................................................................
ix
Daftar Tabel ..................................................................................................
xi
Daftar Bagan .................................................................................................
xii
Abstrak ..........................................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah....................................................................
1
B. Perumusan Masalah ..........................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan ...........................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan .........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Pengelolaan, Arsip, Jenis Arsip ................................
5
2. Prosedur Pengelolaan Arsip ........................................................
8
a. Penerimaan dan Pencatatan ...................................................
8
b. Penyimpanan Arsip ..............................................................
8
1. Sistem Penyimpanan Arsip .............................................
9
2. Prosedur Penyimpanan ....................................................
10
3. Asas Penyimpanan ..........................................................
12
commit to user
c. Pemeliharaan Arsip ...............................................................
ix
14
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................
15
e. Fasilitas Kearsipan ................................................................
18
f. Pegawai Kearsipan ................................................................
19
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan .....................................................................
20
2. Jenis Pengamatan ........................................................................
20
3. Sumber Pengamatan ....................................................................
20
4. Teknik Penelitian Data ................................................................
22
BAB III DISKRIPSI INSTANSI
A. Tugas dan Fungsi Bappeda .........................................................
24
B. Visi dan Misi Bappeda ................................................................
25
C. Struktur Organisasi Bappeda ......................................................
25
D. Karyawan Bappeda .....................................................................
35
BAB IV PEMBAHASAN
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ...............................................
36
a. Pengurusan Surat Masuk .........................................................
36
b. Pengurusan Surat Keluar .........................................................
40
2. Penyimpanan Arsip .....................................................................
41
a. Asas Penyimpanan Arsip.........................................................
41
b. Penyimpanan Arsip .................................................................
42
3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip .............................................
43
4. Fasilitas Kearsipan ........................................................................
44
5. Pegawai Kearsipan ........................................................................
45
BAB V PENUTUP
A. Kesempulan ................................................................................
47
B. Saran ...........................................................................................
49
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
50
LAMPIRAN
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan.............
34
Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan ................
35
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Strukur Organisasi .......................................................................
commit to user
xii
27
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
VONI RIZKI UTAMI, D1513097, PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI, Tugas
Akhir, Jurusan DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Arsip sangat berpengaruh
penting dalam kehidupan dan perkembangan disektor organisasi pemerintah maupun
organisasi swasta, arsip sangat bermanfaat untuk mengetahui dokumen-dokumen
yang terlampau apabila dikelola dengan baik dan benar. Metode pengamatan
menggunakan diskripsi kualitatif, yang dituangan dalam bentuk kalimat-kalimat
berdasarkan fakta. Sumber data yang yang diperoleh berdasarkan dari informasi,
tempat kejadian, dan dokumen. Pengamatan ini mengambil lokasi di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di kantor Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota Boyolali bahwa pengelolaan arsip meliputi : Pertama,
pengendalian dan pencatatan arsip sudah dilakukan sesuai dengan prosedur
pengelolaan yang sudah ditetapkan. Kedua, penyimpanan arsip menggunakan asas
desentralisasi. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik.
Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip pernah dilakukan tetapi tidak langsung
dimusnahkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
Boyolali melainkan diserahkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Boyolali
untuk ditinjak lanjuti.
commit to user
xiii
digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN ARSIP
DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA
BOYOLALI
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
VONI RIZKI UTAMI
D1513097
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit
to user
2016
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Ilmu pengetahuan tanpa agama lumpuh, agama tanpa ilmu pengetahuan buta .
( Albert Einstain )
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah dengan sungguh sungguh selesai ( urusan dunia ), kerjakanlah beribadah dan hanya kepada Allah-lah engkau
berharap.
( Q.S Al – Insyiroh : 6 - 8 )
Kesuksesan berawal dari pribadi diri sendiri bukan dari orang lain, yang paling penting untuk
memperolehnya berawal dari niat, kemauan dan kemampuan untuk mencapai keberhasilan.
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
1. Terimakasih untuk ayah dan ibuku tercinta yang tidak pernah berhenti
memberikan semangat, dukungan, nasehat, doa dan restu, selama penyusunan
tugas akhir ini.
2. Kakaku tersayang yang selalu mengingatkanku dan menyemangatiku salama
penyusunan tugas akhir ini.
3. Saudara-saudaraku tersayang yang selalu menyemangati aku.
4. Sahabat-sahabatku tersayang yang selalu memberikan motivasi.
5. Semua teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013.
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Allhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat
Allah SWT yang telah melimpahkan rahmad dan hidayahNya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir dengan judul “ PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI ”. Tugas
Akhir disusun dan diajukan dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk
menyelesaikan Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penyusun Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan
kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari beberapa
pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selesainya
laporan tugas akhir ini tidak terlepas bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :
1. Bapak Drs. H. Sakur, MS, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini yang
telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan pengarahan yang
sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.
2. Bapak Irsyadul Ibad, S,AB. M.Ed., M.Si, selaku dosen penguji dan
pembimbing akademik yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan
pembuatan Tugas Akhir ini.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III. Program Studi
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin
untuk melakukan
penyususnan tugas akhir ini.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Segenap karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Sebelas Maret Surakarta
commit to user
telah membantu memperlancar administrasi.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6. Bapak H Setyo Wibowo, S.Sos. M.Si selaku Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan ijin kepada
penulis untuk melakukan kuliah kerja atau magang di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.
7. Ibu Harni, SE selaku sub.bagian umum dan kepegawaian Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan
data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.
8. Bapak Sarengat, SH selaku Kepala bidang ekonomi Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan
dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini.
9. Seluruh staf Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali
yang telah memberikan penjelasan dan informasi dalam rangka penyelesaian
tugas akhir ini.
10. Kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yang telah memberikan dukungan
baik
moril maupun materil yang sangat membantu dalam memberikan
semangat dalam Tugas Akhir ini.
Penulisan sangat menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca
penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, 26 Mei 2016
Penulis,
Voni Rizki Utami
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul...............................................................................................
i
Halaman Persetujuan.....................................................................................
ii
Halaman Pengesahan ....................................................................................
iii
Motto .............................................................................................................
iv
Persembahan .................................................................................................
v
Pernyataan .....................................................................................................
vi
Kata Pengantar ..............................................................................................
vii
Daftar Isi .......................................................................................................
ix
Daftar Tabel ..................................................................................................
xi
Daftar Bagan .................................................................................................
xii
Abstrak ..........................................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah....................................................................
1
B. Perumusan Masalah ..........................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan ...........................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan .........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Pengelolaan, Arsip, Jenis Arsip ................................
5
2. Prosedur Pengelolaan Arsip ........................................................
8
a. Penerimaan dan Pencatatan ...................................................
8
b. Penyimpanan Arsip ..............................................................
8
1. Sistem Penyimpanan Arsip .............................................
9
2. Prosedur Penyimpanan ....................................................
10
3. Asas Penyimpanan ..........................................................
12
commit to user
c. Pemeliharaan Arsip ...............................................................
ix
14
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................
15
e. Fasilitas Kearsipan ................................................................
18
f. Pegawai Kearsipan ................................................................
19
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan .....................................................................
20
2. Jenis Pengamatan ........................................................................
20
3. Sumber Pengamatan ....................................................................
20
4. Teknik Penelitian Data ................................................................
22
BAB III DISKRIPSI INSTANSI
A. Tugas dan Fungsi Bappeda .........................................................
24
B. Visi dan Misi Bappeda ................................................................
25
C. Struktur Organisasi Bappeda ......................................................
25
D. Karyawan Bappeda .....................................................................
35
BAB IV PEMBAHASAN
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ...............................................
36
a. Pengurusan Surat Masuk .........................................................
36
b. Pengurusan Surat Keluar .........................................................
40
2. Penyimpanan Arsip .....................................................................
41
a. Asas Penyimpanan Arsip.........................................................
41
b. Penyimpanan Arsip .................................................................
42
3. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip .............................................
43
4. Fasilitas Kearsipan ........................................................................
44
5. Pegawai Kearsipan ........................................................................
45
BAB V PENUTUP
A. Kesempulan ................................................................................
47
B. Saran ...........................................................................................
49
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
50
LAMPIRAN
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 3.2. Distribusi Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan.............
34
Tabel 3.3. Distribusi Pegawai Menurkut Pangkat atau Golongan ................
35
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Strukur Organisasi .......................................................................
commit to user
xii
27
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
VONI RIZKI UTAMI, D1513097, PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KOTA BOYOLALI, Tugas
Akhir, Jurusan DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2016.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali. Arsip sangat berpengaruh
penting dalam kehidupan dan perkembangan disektor organisasi pemerintah maupun
organisasi swasta, arsip sangat bermanfaat untuk mengetahui dokumen-dokumen
yang terlampau apabila dikelola dengan baik dan benar. Metode pengamatan
menggunakan diskripsi kualitatif, yang dituangan dalam bentuk kalimat-kalimat
berdasarkan fakta. Sumber data yang yang diperoleh berdasarkan dari informasi,
tempat kejadian, dan dokumen. Pengamatan ini mengambil lokasi di Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Boyolali.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di kantor Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota Boyolali bahwa pengelolaan arsip meliputi : Pertama,
pengendalian dan pencatatan arsip sudah dilakukan sesuai dengan prosedur
pengelolaan yang sudah ditetapkan. Kedua, penyimpanan arsip menggunakan asas
desentralisasi. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan dengan pemeliharaan fisik.
Keempat, penyusutan dan pemusnahan arsip pernah dilakukan tetapi tidak langsung
dimusnahkan oleh kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
Boyolali melainkan diserahkan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Boyolali
untuk ditinjak lanjuti.
commit to user
xiii