ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG JADI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG JADI
Studi Kasus di PT. Madubaru PG
- – PS Madukismo S K R I P S I Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh :
Tiara Sasotyaningtyas NIM : 092114059
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
“…Tuhanku tak akan memberi ular beracun pada yang minta roti..
Cobaan yang engkau alami tak melebihi kekuatanmu…...” ♫♪ ♥ Pelangi Kasih-Nya ♥♫♪)
(
Skripsi ini kupersembahkan untuk:
Tuhan Yesus Kristus Bapakku Djoko Prasetyo Adi dan Mamaku Siti Sudartini Mbak Mayang, Mas Adit dan Dek Iya Bayu
♥ yang selalu memberi semangat dan dukungan Semua teman-teman tercinta yang selalu memberi semangat
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI- – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
BARANG JADI (Studi Kasus di PT. Madubaru PG- – PS Madukismo) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 23 Agustus 2013 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 26 Agustus 2013 Yang membuat pernyataan
(Tiara Sasotyaningtyas)
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma : Nama : Tiara Sasotyaningtyas Nomor Induk Mahasiswa : 092114059
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI
PERSEDIAAN BARANG JADI
Studi Kasus di PT. Madubaru PG-PS Madukismo Yogyakarta Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 26 Agustus 2013 Yang menyatakan Tiara Sasotyaningtyas
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan berkat dan rahmat-Nya, yang tiada henti sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.
Skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi
” ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat diselesaikan. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada :
1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma.
4. Drs. Edi Kustanto, M.M. selaku Panitia Penguji Skripsi Program Studi Akuntansi.
6. M. Trisnawati Rahayu,S.E.,M.Si.,Ak.,QIA selaku Dosem Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi masukan dalam penyusunan skripsi ini.
7. Pimpinan PT. Madubaru PG
- – PS Madukismo yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian khusunya Pak Maryono,Bu Risma, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Gathot dan Bu Dwi serta seluruh karyawan yang membantu dengan memberikan data yang dibutuhkan.
8. Bapak Djoko Prasetyo Adi, Mama Siti Sudartini, Mbak Mayang sekeluarga, Mas Adit tercinta yang selalu memberikan dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal lelah.
9. Mama Nino yang senantiasa memberikan dukungan dan doa sehingga penulis menyelesaikan skripsi ini.
10. P. Bayu Budi Raharjo terkasih yang selalu memberikan dukungan dalam segala situasi yang dihadapi penulis.
11. Kim-kim, Mbokde, Anggi, Bu Ilsa dan semua teman yang membantu penulis dalam berdiskusi bersama.
12. Bunbun, Encis, Elyunae, Kaloka, Eneng, Kiki, Dembong yang selalu memberikan dukungan dan semangat.
13. Teman-teman mahasiswa Akuntansi angkatan 2009 terutama teman-teman kelas MPT yang selalu bersama dalam menghadapi masalah.
14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 26 Agustus 2013 Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................. ii HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........................ v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ....................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................... vii HALAMAN DAFTAR ISI ............................................................................. x HALAMAN DAFTAR TABEL ..................................................................... xv HALAMAN DAFTAR GAMBAR ................................................................. xvii ABSTRAK ...................................................................................................... xix ABSTRACT ..................................................................................................... xx
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1 A. Latar Belakang .......................................................................... 1 B. Rumusan Masalah .................................................................... 3 C. Batasan Masalah ....................................................................... 3 D. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4 E. Manfaat Penelitian ................................................................... 4 F. Sistematika Penulisan ............................................................... 5
1. Pengertian Sistem .............................................................. 7
2. Pengertian Prosedur ........................................................... 8
3. Karakteristik Sistem ......................................................... 9
B. Sistem Akuntansi ..................................................................... 11
1. Pengertian Sistem Akuntansi .............................................. 11
2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi .......................... 12
3. Tipe Penugasan Pengembangan Sistem Akuntansi ............. 12
4. Faktor Pengaruh Penyusunan Sistem Akuntansi ................. 13
5. Unsur Sistem Akuntansi ...................................................... 14
C. Sistem Informasi Akuntansi .................................................... 15
1. Informasi ............................................................................. 15
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................. 16
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi .................................... 18
D. Pengembangan Sistem ............................................................. 18
1. Pengertian Pengembangan Sistem ....................................... 18
2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................... 20
E. Analisis Sistem ......................................................................... 20
1. Pengertian Analisis Sistem ................................................. 20
2. Tahapan Analisis Sistem .................................................... 21
F. Desain Sistem ........................................................................... 23
G. Bagan Alir ................................................................................ 26
2. Jenis Persediaan ................................................................... 29
3. Sistem Pencatatan Persediaan .............................................. 29 I . Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi ................................. 30 J. Sistem Pengendalian Intern ....................................................... 44 K. Reviu Penelitian Terdahulu ....................................................... 45
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 48 A. Jenis Penelitian ........................................................................ 48 B. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................... 48 C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................... 48 D. Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 49 E. Jenis Data ................................................................................. 50 F. Teknik Analisis Data ................................................................. 50 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................... 54 A. Sejarah Perusahaan ................................................................... 54 B. Perkembangan Perusahaan ....................................................... 55 C. Visi dan Misi ............................................................................ 56 D. Lokasi Perusahaan .................................................................. 56 E. Struktur Organisasi .................................................................... 57 F. Permodalan ................................................................................ 63 G. Produksi ..................................................................................... 64 H. Sumber Daya Manusia............................................................... 65
K. Kegiatan Gudang ....................................................................... 73
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ...................................... 75 A. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo ........................................... 75
1. Deskripsi Kegiatan ............................................................... 75
2. Fungsi yang Terkait ............................................................. 76
3. Dokumen yang Digunakan .................................................. 78
4. Catatan yang Digunakan ...................................................... 81
5. Prosedur yang Dilaksanakan ................................................ 82
6. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi ........................................................ 86
7. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi ........................................................ 91
B. Identifikasi Masalah .................................................................. 95
1. Identifikasi Masalah yang Terjadi ....................................... 96
2. Identifikasi Penyebab Masalah ............................................ 97
3. Identifikasi Titik Keputusan ................................................ 98
4. Identifikasi Personil Kunci .................................................. 99
C. Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ........................ 100
1. Rancangan Fungsi ............................................................... 102
4. Rancangan Bagan Alir Dokumen ........................................ 123
5. Rancangan Diagram Arus Data ........................................... 128
BAB VI PENUTUP ...................................................................................... 140 A. Kesimpulan .............................................................................. 140 B. Keterbatasan Penelitian ............................................................ 141 C. Saran ........................................................................................ 142 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 144 LAMPIRAN .......................................................................................... 145
Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG
Tabel 4.2. Jumlah Karyawan PT. Madubaru PG-PS Madukismo .................... 66Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang Digunakan dalamSistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG
Tabel 5.2 Ringkasan Dokumen yang Digunakan dalamPersediaan Barang Jadi di PT. Madubaru PG-PS Madukismo ........ 78
Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi Terkait dengan Sistem AkuntansiStandar P3GI.................................................................................... 73
Tabel 4.3. Analisa Gula PG. Madukismo MenurutPG-PS Madukismo .......................................................................... 58
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Pembagian Tugas dan Wewenang PT. MadubaruTabel 2.5. Pengendalian Intern ......................................................................... 45Sistem Penghitungan Fisik Persediaan ............................................ 41
Tabel 2.4. Sistem Pengendalian Intern dalamSistem dan Prosedur yang Berkaitan ............................................... 31
Tabel 2.3. Tipe Persediaan, Transaksi yang Mempengaruhi,Tabel 2.2. Simbol Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ...................................... 27Tabel 2.1. Simbol Bagan Alir Data .................................................................. 26- –PS Madukismo ...................................................................................... 80
- – PS
Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG
- – PS Madukismo ......... 86
Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo ...................................................................................... 112
Tabel 5.8 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalamSistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo .......................................................................... 128
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan SIstem ....................................... 20Gambar 2.2 Bagan Alir Dokumen ProsedurPencatatan Harga Pokok Produk Jadi. ....................................... 34
Gambar 2.3 Bagan Alir Dokumen ProsedurPencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual ................... 36
Gambar 2.4 Bagan Alir Dokumen ProsedurPencatatan Harga Pokok Produk yang Diterima Kembali dari Pembeli ................................................. 39
Gambar 2.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan FisikPersediaan ................................................................................. 42
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ............. 57Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Barang Jadi yang DilaksanakanPT.Madubaru PG-PS Madukismo ............................................. 86
Gambar 5.2 Rancangan Kartu Penghitungan Gula........................................ 106Gambar 5.3 Rancangan Rekap Perhitungan Gula ......................................... 111Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem AkuntansiPersediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ....... 122
Gambar 5.5 Rancangan Diagram Konteks Sistem Persediaan Barang Jadi pada PT.Madubaru PG-PS Madukismo ..................................... 129Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Persediaan Barang JadiPT.Madubaru PG-PS Madukismo ............................................. 131
Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Sistem PersediaanBarang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ......................... 132
Gambar 5.9 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem PersediaanBarang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ......................... 133
Gambar 5.10 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem PersediaanBarang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo ........................ 134
Gambar 5.11 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem PersediaanBarang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ......................... 135
Gambar 5.12 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem PersediaanBarang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo ........................ 136
Gambar 5.13 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem PersediaanBarang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo ......................... 137
Gambar 5.14 Rancangan Diagram Level 1 Proses Pelaporan KepadaManajer Sistem Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo ............................................ 138
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI
PERSEDIAAN BARANG JADI
Studi Kasus di PT. Madubaru PG
- – PS Madukismo Tiara Sasotyaningtyas NIM : 092114059
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
2013 Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi persediaan barang jadi di perusahaan dan (2) untuk memberikan usulan rancangan sistem akuntansi persediaan barang jadi yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem persediaan barang jadi di PT. Madubaru PG-PS Madukismo.
Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah (1) mendeskripsikan sistem persediaan barang jadi di PT Madubaru PG-PS Madukismo, (2) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan, dan mengidentifikasi personil-personil kunci dan (3) melakukan perancangan sistem akuntansi persediaan barang jadi di PT. Madubaru PG-PS Madukismo.
Hasil dari penelitian ini adalah (1) sistem akuntansi persediaan barang jadi di perusahaan telah mendukung kegiatan operasional perusahaan namun sistem akuntansi persediaan barang jadi masih memerlukan suatu pengembangan karena beberapa pengendalian intern yang berkaitan dengan sistem penghitungan fisik belum dilakukan dan (2) perancangan sistem akuntansi persediaan barang jadi yang dilakukan dengan melakukan pengembangan dari sistem yang telah ada di perusahaan. Perancangan dilakukan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi meliputi perancangan fungsi, perancangan prosedur, perancangan dokumen baru, perancangan bagan alir dokumen serta perancangan diagram arus data.
ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF FINISHED GOODS INVENTORY
ACCOUNTING SYSTEM
A case study at PT. Madubaru PG-PS Madukismo Tiara Sasotyaningtyas
NIM : 092114059 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2013
The objectives of this research are (1) to understand the implementation of the finished goods inventory accounting system at the company and (2) to provide a design of accounting system for the finished goods inventory system.
The step taken to achieve the research objective were (1) describing the finished goods inventory system at PT Madubaru PG-PS Madukismo Yogyakarta, (2) identifying the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, and (3) designing the accounting system for the finished goods inventory system.
The result of the research are (1) finished goods inventory accounting system has been supporting the company’s operations but the system requires an improvement because several principles of internal control related to the physical counting has not been applied, (2) the designing of the finished goods inventory system by improving the existing system. It was done to provide solutions to the problems and it covered the function design, the new document design, the procedure design, the flowchart design and the data flow diagram design.
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring perkembangan teknologi yang pesat serta perkembangan
sektor ekonomi mempengaruhi perkembangan perusahaan, baik perusahaan dagang, jasa dan manufaktur. Kemajuan teknologi dan informasi berkaitan erat demi mendukung suatu perusahaan untuk mencapai tujuan utamanya, yaitu memperoleh laba. Informasi yang diperoleh sebagai input yang dapat diandalkan maka dapat menghasilkan output sebagai keputusan yang tepat bagi kelangsungan perusahaan. Hal ini terkait dengan sistem yang digunakan perusahaan dalam mengelola pelaksanaan kegiatan operasionalnya.
Perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur memerlukan suatu sistem akuntansi untuk mengelola persediaannya. Persediaan merupakan salah satu bagian atau asset yang penting bagi perusahaan untuk kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan dagang, persediaan merupakan asset yang diperoleh dari pihak lain yang nantinya dijual kembali tanpa proses lebih lanjut atau tanpa mengalami perubahan bentuk. Bagi perusahaan manufaktur, persediaan merupakan asset yang dibeli dalam bentuk bahan mentah yang nantinya akan diolah menjadi suatu produk yang memiliki nilai jual. Dalam perusahaan manufaktur memiliki 3 (tiga) jenis persediaan yaitu persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi.
2 Suatu sistem informasi dapat membantu manajemen perusahaan untuk mengatur penggunaan persediaan. Maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat berjalan secara efektif dan efisien sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan utamanya yaitu memperoleh laba. Untuk tujuan tersebut dibutuhkan analisis terhadap sistem yang telah diterapkan oleh perusahaan yang selanjutnya dipakai untuk menentukan suatu rancangan sistem akuntansi persediaan yang sesuai dan mudah digunakan oleh perusahaan.
PT. Madubaru PG-PS Madukismo merupakan perusahaan manufaktur yang mempunyai usaha pokok Pabrik Gula Dan Pabrik Spiritus. Sebagai perusahaan manufaktur PT. Madubaru PG-PS Madukismo memiliki persediaan yang terdiri dari persediaan bahan baku yang berupa tebu, persediaan barang dalam proses yang nantinya diolah menjadi produk samping (spiritus) berupa tetes tebu, dan produk jadi yaitu gula pasir. Dalam kegiatan operasionalnya PT. Madubaru PG-PS Madukismo membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu manajeman untuk mengelola persediaannya. Sistem informasi ini digunakan untuk mengendalikan sekaligus mengawasi persediaan perusahaan sehingga sistem ini harus efektif dan efisien.
Masalah utama yang dihadapi perusahaan manufaktur, dalam hal ini PT Madubaru PG-PS Madukismo pada sistem persediaan yaitu mengenai penilaian persediaan. Untuk mengatasi masalah
- – masalah yang berkaitan
3 maupun kelemahan pada sistem yang sudah ada. Hasil analisis tersebut digunakan sebagai dasar untuk merancang suatu sistem sehingga dapat menjawab kebutuhan manajemen dalam mengambil suatu keputusan. Maka penulis tertarik mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi Studi Kasus di PT. Madubaru PG-PS Madukismo”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem akuntansi persediaan barang jadi yang diterapkan oleh PT.Madubaru PG-PS Madukismo?
2. Bagaimanakah rancangan sistem akuntansi persediaan barang jadi bagi PT.Madubaru PG-PS Madukismo?
C. Batasan Masalah
1. Sistem akuntansi persediaan barang jadi yang dilaksanakan PT.Madubaru PG-PS Madukismo meliputi barang jadi berupa gula dan spiritus, maka penulis memberikan batasan masalah agar pembahasan terfokus pada sistem akuntansi persediaan barang jadi gula yang berlangsung pada saat masa produksi.
2. PT.Madubaru PG-PS Madukismo dalam menjalankan kegiatan
4 penelitian ini, penulis hanya membatasi mengenai alur dokumen dan diagram arus data, tanpa melakukan perubahan terhadap program aplikasi yang selama ini digunakan perusahaan. Oleh karena itu penelitian ini hanya membahas mengenai proses yang dilaksanakan.
D. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang dilakukan di PT.Madubaru PG-PS Madukismo adalah:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi persediaan barang jadi yang dilaksanakan oleh PT.Madubaru PG-PS Madukismo.
2. Untuk membuat suatu rancangan sistem akuntansi persediaan yang dapat mengatasi permasalahan yang terjadi.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis Penulis dapat lebih mengembangkan ilmu teori yang telah didapatkan pada waktu kuliah dengan praktik dalam dunia usaha melalui penelitian yang dilakukan.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitiian ini diharapkan dapat menjadi koleksi perpustakaan dan menjadi referensi dengan tujuan menambah pengetahuan mengenai sistem akuntansi persediaan.
5
3. Bagi Perusahaan Perusahaan memperoleh masukan rekomendasi suatu sistem yang dapat mengatasi suatu permasalahan yang terjadi pada sistem akuntansi persediaan sehingga dapat diterapkan untuk kelangsungan kegiatan usaha perusahaan yang lebih baik.
F. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang masalah yang menjelaskan mengapa masalah ini dipilih dan dibahas oleh peneliti. Rumusan masalah yang berisi pertanyaan apa masalah yang akan diteliti oleh peneliti. Batasan masalah yang berisikan batasan dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti. Manfaat dan tujuan penelitian yang membahas manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini. Sistematika penulisan yang berisi urutan penulisan pembahasan di dalam penelitian ini.
Bab II : Landasan Teori Bab ini berisikan teori-teori yang melandasi penelitian ini dan reviu penelitian terdahulu yang dapat dijadikan panduan berpikir peneliti dalam melakukan pembahasan terhadap masalah yang diteliti.
6
Bab III : Metode Penelitian Bab ini membahas jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, waktu dan lokasi penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menguraikan mengenai sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, permodalan, produksi, sumber daya manusia, kebijakan akuntansi, proses pengolahan di PG. Madukismo, serta kegiatan gudang PG. Madukismo.
Bab V : Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi analisis dan pembahasan terhadap sistem penerimaan kas perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi yang diberikan peneliti kepada perusahaan.
Bab VI : Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah pada bagian pendahuluan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan keterbatasan peneliti dalam melaksanakan penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem dan Prosedur
1. Pengertian Sistem Menurut W. Gerald Cole dalam Zaki Baridwan (1991:3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur
- – prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Menurut Narko (1994:1) sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (1997:2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Jogiyanto HM, terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedur dan elemennya. Pendekan sistem yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” Pendekatan sistem yang menekankan pada elemennya adalah sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
8 Jadi sistem adalah kumpulan atau gabungan dari beberapa unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan yang berupa suatu informasi yang bermanpaat bagi pengguna.
2. Pengertian Prosedur Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang berulang ( Narko 1994 : 1 ).
Menurut Mulyadi (2008 : 5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Muhammad Ali (2000 : 325), prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.
Menurut Amin Widjaja (1995 : 83), prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu.
Menurut Kamaruddin (1992 : 836
- – 837), prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan
9 Sedangkan pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.
Maka prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
3. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (1996 : 7 ) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, antara lain : a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.
10 b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut
c. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung Sistem Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
11 e. Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (1997:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan, yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
12
2. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan penyajian maupun struktur informasi
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi & pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyeleng-garaan catatan akuntansi.
3. Tipe Penugasan Pengembangan Sistem Akuntansi Tipe penugasan pengembagan sistem akuntansi, menurut Mulyadi sebagai berikut : a. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap.
b. Perluasan Sistem akuntansi yang sekarang dipakai agar mencakup kegiatan bisnis yang baru.
c. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.
Perancangan berbagai sistem akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur yang terdapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk perancangan
13 Penugasan pengembangan sistem dapat berupa perbaikan berbagai tahap prosedur dalam suatu sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Dengan perubahan lingkungan tempat sistem akuntansi tersebut digunakan, sistem yang digunakan sekarang kemungkinan tidak cocok lagi dengan lingkungan yang telah berubah tersebut. Keadaan ini menuntut perbaikan terhadap sebagian sistem akuntansi tanpa harus melakukan perombakan terhadap keseluruhan unsur sistem tersebut.
4. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem akuntansi Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut : a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang
14 dapat ditekan sehingga relative tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
5. Unsur-unsur sistem akuntansi Menurut Mulyadi (1997:4-5) unsur suatu sistem akuntansi pokok sebagai berikut : a. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan.
b. Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
c. Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu (susbsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening
15 catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.
e. Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
C. Sistem Informasi Akuntansi
1. Informasi
a. Pengertian informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan( Wing Wahyu Winarso, 2006 : 1.6).
b. Kualitas Informasi Informasi juga memiliki kualitas. Kualitias informasi menurut John Burch dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003:10).
Pilar tersebut adalah: 1) Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
2) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima
16 3) Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user).
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi menurut Jogiyanto (2005, 11) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Komponen Sistem Informasi
a. Blok Input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
b. Blok Model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
17 d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
f. Blok Kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung
18 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi antara lain : a. Mengamankan harta/kekayaan perusahaan.
b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.
d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.
e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan).
f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan.
g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
D. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan suatu sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto 2005:35).
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena ada beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini.
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
19 1) Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaandan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin; kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin; tidak efisiennya operasi serta tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2) Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).