Manajemen Perusahaan PT. indosat Ayalis
Tugas Kelompok Mata Kuliah Manajemen
“Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis Property”
Disusun Oleh:
Nadira Noorzalika (1206250531)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Elleinara (1406535156)
Sheila Andreina (1406611480)
Dosen:
Imbuh S.
Faculty of Economics and Business
Universitas Indonesia
Depok
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, makalah yang
berjudul “Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis“ dapat terwujud.
Makalah ini dibuat sebagai tugas setelah UTS tahun ajaran 2014/2015. Dalam kesempatan ini
pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih dan menyampaikan penghargaan yang
setinggi-tingginya kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah,
yaitu:
1.
2.
3.
4.
Orang tua dan keluarga penulis yang senantiasa memberikan dukungan
Ibu Imbuh sebagai pengajar kelas Manajemen-H kami
Kak Kirana Ririh sebagai asisten dosen kelas Manajemen-H kami
Teman-teman sekelas yang bersedia membantu dan bertukar pikiran dalam
menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca,
sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat
lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat
kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukanmasukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.A Latar Belakang................................................................................................... 1
1.B Profil Perusahaan............................................................................................... 1
BAB II LANDASAN TEORI TEORI
2.A Unit Kecil dan Menengah.................................................................................. 3
2.B Planning.............................................................................................................. 4
2.C Organizing.......................................................................................................... 4
2.D Leading. ............................................................................................................. 8
2.E Controlling...........................................................................................................10
BAB III PEMBAHASAN
3.A Planning.............................................................................................................
3.B Organizing......................................................................................................... 12
3.C Leading.............................................................................................................. 17
3.D Controlling........................................................................................................ 18
BAB IV PENUTUP
5.1 Kesimpulan........................................................................................................ 19
5.2 Saran.................................................................................................................. 19
LAMPIRAN.......................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 22
12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam sebuah perekonomian, perusahaan adalah salah satu bagian yang bertujuan
menyelenggarakan sebagian besar dari suatu proses produksi masayarakat agar
memperoleh keuntungan atau penghasilan. Dalam menjalankan kegiatan usahanya
terdapat berbagai persoalan yang sering muncul dalam setiap perusahaan pada umumnya,
yaitu bagaimana perusahaan dapat mengatur proses manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengimplementasian, dan pengontrolan, bagaimana memperoleh
bahan baku dengan mudah dan dengan biaya yang rendah, bagaimana perusahaan dapat
melakukan kegiatan proses produksi, bagaimana peruahaan dapat membuat karyawankaryawannya mematuhi dan bekerja serta tentunya dengan biaya seminimal mungkin.
Kami melakukan kunjungan ke PT. Ayalis dikarenakan untuk memenuhi tugas akhir
manajemen kelas H. Tugas akhir manajemen membahas tentang Planning, Organizing,
Leading dan Controlling sebuah perusahaan dan menganalisanya. Kami memilih PT.
Ayalis karena PT. Ayalis melaksanakan proyek di dekat rumah salah satu anggota dari
kelompok kami yaitu di Batu Tulis Residence, Condet.
B. Profil Perusahaan
PT. Ayalis Langgeng Wisesa adalah perusahaan yang bergerak di bidang properti sebagai
developer & contractor. PT. Ayalis sendiri terbentuk pada tahun 2013. Bapak Listiawan
Widiatmoko adalah Direktur Utama dan juga selaku pemilik dari PT. Ayalis. Kantor dari
PT. Ayalis berada di Jalan Mardani Raya No.1D, Cempaka Putih, Jakarta Pusat. PT.
Ayalis memilik cabang di daerah Kudus dalam pengembangan properti yang kantornya
berlokasi di Jalan Bakti No.10. PT. Ayalis memiliki karyawan tetap total sebanyak 21
orang dan karyawan tidak tetap sebanyak sekitar 50-70 orang. Jam kerja dari PT. Ayalis
adalah dari hari Senin sampai hari Minggu dari jam 9 pagi hingga jam 5 pagi untuk
karyawan tetap di Jakarta. Sedangkan untuk karyawan lain (Karyawan Kudus dan semua
karyawan tidak tetap) ialah dari hari Senin sampai hari Sabtu.
Proyek dalam tahap pembangunan :
-
Bakti Residence, Kudus
-
Ruko Ahmad Dahlan, Kudus
-
Ruko Utan Kayu, Matraman
Page | 1
Proyek dalam tahap pemasaran :
-
Batu Tulis Residence, Condet
-
Griya Rawa Kompeni, Kamal
-
Ruko Mardani, Cempaka Putih
-
Ruko Asnawi, Kudus
-
Ruko Bakti, Kudus
STRUKTUR PERUSAHAAN
President
Director
General
Manager
Operational
Manager
Finance
Manager
Project
Manager
Page | 2
BAB II
LANDASAN TEORI
A. UNIT USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)
Menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan
Menengah (UMKM):
Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau
bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung
maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi
kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.
Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang
dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak
perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Kecil atau usaha besar dengan jumlah
kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam UndangUndang ini.
Kriteria Usaha Kecil dan Menengah
Page | 3
1. Usaha kecil. Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh
orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau
bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang
memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak
termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan
lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak
Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
2. Usaha Menengah. Usaha ekonomi produk yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan
atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar yang
memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak
termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan
lebih dari Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan
paling banyak Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
B. PLANNING
Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan dan
aktivitas yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan meliputi usaha pemilihan
berbagai alternatif tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan.
Usaha tersebut merupakan pengambilan keputusan yang mempengaruhi jalannya
perusahaan di waktu-waktu yang akan datang. Proses pengambilan keputusan ini
haruslah bersifat ilmiah, rencana yang dibuat haruslah juga memenuhi sifat- sifat serta
tujuan tertentu. Setelah itu selanjutnya kebijaksanaan, taktik dan strategi perlu
digariskan, dan kemudian pelaksanaan rencana tersebut haruslah konsisten dan
konsekuen.
Perencanaan Bisnis adalah suatu langkah penting yang perlu diambil oleh pengusaha
bijaksana, tanpa memandang ukuran bisnis. Dalam dunia bisnis perencanaan tidak
boleh diabaikan, apalagi untuk pencapaian tujuan dalam dunia bisnis diperlukan
pengorbanan yang sangat besar. Apakah itu modal, tenaga, pikiran ataupun
pengorbanan-pengorbanan yang lain. Sehingga dalam perencanaan bisnis dapat
Page | 4
dilakukan secara cermat, akurat serta meyakinkan. Tolak ukur dari sebuah usaha yang
akan dijalankan adalah adanya perencanaan bisnis yang tepat dalam membangun
sebuah usaha. Perencanaan ini merupakan kumpulan dokumen yang menyatakan
keyakinan akan kemampuan sebuah bisnis untuk menjual barang ataupun jasa dengan
menghasilkan profit yang tinggi dan menarik bagi investor, untuk menanamkan
modalnya kepada perusahaan kita. Didalam konsep perencanaan bisnis digunakan
perincian-perincian yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk jangka pendek dan
jangka panjang. Sehingga calon investor ataupun mitra usaha akan merasa yakin pada
usaha yang akan kita jalankan.
C. ORGANIZING
Pengorganisasian adalah pengelompokan sumber data dan kegiatan untuk
mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan
kerja, delegasi wewenang, integrasi dan juga koordinasi dalam bagan organisasi.
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik, akan
membantu terwujudnya tujuan secara efektif.
Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk
mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Organisasi merupakan suatu proses
untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugastugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat
tecapai. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dipilih orang yang memiliki
kemampuan dan kompetensi dalam melaksanakan tugas. Oleh karena itu, perlu
memilih dan menentukan orang yang akan dipercaya atau diposisikan dalam posisi
tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diperhatikan dalam hal proses
penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota- anggota
organisasi.
G.R. Terry berpendapat bahwa pengorganisasian adalah: “Tindakan mengusahakan
hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka
dapat bekerja sama secara efesien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi
dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna
mencapai tujuan atau sasaran tertentu (Hasibuan, 2001: 23).”
A. Elemen Struktur Organisasi
Page | 5
1. Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja adalah kegiatan membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas terpisah
atau biasa dikenal juga dengan division of labor. Pekerja individu berspesialisasi
dalam melakukan satu bagian aktivitas bukan keseluruhan aktivitas demi output
kerjanya bertambah.
2. Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang
dikelompokkan.
Lima bentuk umum departementalisasi:
a. Departementalisasi berdasarkan konsumen
Perusahaan
akan
melakukan
pembagian
penjualan
produk
ke
pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau
tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada
pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang extra
berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat
sasaran dan efisien.
b. Departementalisasi berdasarkan produk
Perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk
yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi
produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk
yang berupa jasa.
c. Departementalisasi berdasarkan proses
Pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada
perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi
pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan.
d. Departementalisasi berdasarkan geografis
Page | 6
Pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya
departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di
Sumatara.
e. Departementalisasi berdasarkan fungsi
Pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan
bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen
pemasaran dan lain-lain.
3. Rantai Komando
Rantai komando merupakan hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi
hingga ke rendah, yang menegaskan siapa lapor ke siapa.
4. Rentang Pengendalian
Rentang pengendalian Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin
dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan dilangsungkan pada
tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi sedangkan desentralisasi adalah kadar
dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan membuat keputusan.
6. Formalisasi
Formalisasi adalah tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas
maupun jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka
semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.
B. Macam - macam Desain Organisasi
•
Desain Organisasi Tradisional
- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi
Page | 7
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi
dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan
•
Desain Organisasi Kontemporer
- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang
kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek
yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants
mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah
setelah proyeknya selesai
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel
dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara
organisasi dengan para pelanggan dan supplier
- Menghapus penghalang (horizontal)
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder
C. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan
serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan
bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi
tersebut.(Handoko, 1997, p. 53)
Page | 8
D. LEADING
Pengarahan adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya
dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada
tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya
memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan berbagai macam cara,
mulai dari ketegasan bahkan dengan hukuman. Tujuannya adalah agar tugas-tugas
dapat terselesaikan dengan baik.
Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting
dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan
ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Seorang manajer yang
baik hendaknya sering memberi masukan kepada anggotanya karena hal tersebut
dapat menunjang prestasi kerja anggota. Biasanya seorang anggota akan senang
dengan adanya suatu perhatian atau penghargaan atas yang dikerjakan. Dari definisi
diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:
1. Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan
2. Memberikan petunjuk umum dan khusus
3. Mempengaruhi anggota
4. Memotivasi
Cara-cara diatas adalah hal utama yang sering digunakan oleh banyak manajer, salah
satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara tersebut terhadap
anggota adalah:
a) Motivasi secara netral dan ter-arah, yakni pimpinan organisasi berada di tengahtengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi,
nasehat dan koreksi jika diperlukan.
b) Adanya upaya untuk menyeimbangkan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari
Page | 9
para anggota.
c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam
memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang membuat tindakan-tindakan agar
semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena tindakantindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintahperintah dan motivasi pada anggota yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.
Biasanya fungsi ini dikenal sebagai leading, directing,motivating atau actuating.
Pengarahan memiliki beberapa karakteristik:
1. Pervasive Function, yaitu pengarahan diterima pada berbagai level organisasi.
Setiap manajer menyediakan petunjuk dan inspirasi kepada bawahannya.
2. Continous Activity, pengarahan merupakan aktivitas berkelanjutan disepanjang
masa organisas
3. Human Factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena
itu berhubungan dengan human factor. Human factor itu sendiri adalah perilaku
manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.
4. Creative Activity, fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah rencana ke
dalam tindakan. Tanpa fungsi ini, seseorang dapat menjadi inaktif dan sumber fisik
menjadi tak berarti.
5. Executive Function, Fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua manajer dan
eksekutif pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan, bawahan
menerima instruksi hanya dari atasannya.
6. Delegated Function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang berhadapan
dengan manusia. Atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku manusia merupakan
suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan seharusnya dapat
mengkondisikan perilaku seseorang ke arah tujuan yang diharapkan.
Pengarahan mempunyai cara-cara sendiri untuk dilakukan, yaitu dapat berupa :
1. Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya
kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah
Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk
melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang
yang dimilikinya kepada bawahannya.
Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi adan mempengaruhi, mengarahkan
dan berkomunikasi akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya
factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat
motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.
Page | 10
E. CONTROLLING
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu
fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi
sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan kejalan yang benar dengan
maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Controlling merupakan fungsi
keempat dari seorang pemimpin.
Fungsi ini merupakan fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha
menyelamatkan jalannya kegiatan atau perusahaan kearah pulau cita-cita yakni
kepada tujuan yang telah direncanakan (Manullang, 1982: 171).
Controlling diperlukan untuk mengetahui:
1. Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya
(planning)
2. Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan
kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan.
3. Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan
wewenang penyimpangan, dan pemborosan.
4. Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas organisasi.
Tujuan dari pengawasan adalah:
1. Menentukan dan menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesulitan
sebelum kesulitan itu terjadi.
2. Mengadakan pencegahan dan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi.
3. Mendapatkan efisiensi dan efektifitas.
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiataan
yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat akurat, dan 5) dapat
diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteriakriteria tersebut
semakin efektif sistem pengawasan (Handoko, 1999: 373).
Oleh karena itu, perencanaan merupakan proses awal dari suatu kegiatan pengelolaan
yang keberadaanya sangat diperlukan dalam memberikan arah atau patokan dalam
suatu kegiatan, kemudian pengorganisasian berkaitan dengan penyatuan seluruh
sumber daya yang ada untuk bersinergi dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan.
Tahap berikutnya pengarahan dan pelaksanaan kegiatan yang selalu berpedoman pada
perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap terakhir adalah pengawasan yang meliputi
kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut, dapat dilakukan perbaikan selama kegiatan
Page | 11
berlangsung atau untuk memperbaiki program kegiatan berikutnya sehingga tujuan
yang telah direncanakan tercapai dengan baik.
Proses Pengendalian
Tahap 1: Pengukuran
Untuk menentukan apakah kinerja actual itu, pertama-tama seorang manajer harus
mendapat informasi tentang hal tersebut.
Tahap 2: Perbandingan
Langkah perbandingan menentukan variasi antara kinerja actual dan standar.
Tahap 3: Mengambil tindakan manajerial
Manajer dapat mengambil keputusan yaitu mengoreksi kinerja aktual, merevisi
standar atau tidak melakukan apa-apa .
BAB III
PEMBAHASAN
PLANNING
Sebagai perusahaan baru, PT. Ayalis, belum memiliki tujuan yang dinyatakan (stated
goals) yang diyakini oleh para pemangku kepentingan tetapi PT. Ayalis. PT. Ayalis juga
tidak memiliki Long-term goals, terbukti bapak Arif Budianto, Manajer Operasional,
tidak dapat menjawab pertanyaan rencana PT. Ayalis 5 tahun kedepan. Walaupun begitu,
PT. Ayalis tetap memiliki tujuan sebenarnya (real goals). Tujuan sebenarnya yang sedang
dikerjakan oleh PT. Ayalis adalah pembebasan tanah di Kemayoran seluas 1 Hektar untuk
dijadikan apartemen dan fokus untuk penjualan rumah yang belum terjual.
Jenis rencana berdasarkan landasan teori yang ada di dalam PT. Ayalis adalah rencana
operasional dan rencana arahan.
Rencana operasional biasa dilakukan sebelum melaksanakan sebuah proyek
perumahan. Rencana operasional ini meliputi RAB (Rencana Anggaran Bangunan) dan
blue-print dari perumahan yang akan dibuat.
Rencana arahan yang dilakukan seperti panduan umum dalam perizinan IMB (Izin
Mendirikan Bangunan) di dinas tata ruang kota, pemasaran di internet, kerjasama dengan
agency properti lain seperti ray white dan century.
Pendekatan penetapan tujuan yang dilakukan ialah penetapan tujuan tradisional yang
dimana tujuan ditetapkan oleh manajer puncak. Bapak Listiawan Widiatmoko sebagai
Direktur Utama sekaligus pemilik sudah lama berkecimpung di dunia properti selalu
Page | 12
mengambil keputusan berdasarkan apa yang ia pikirkan. Sama halnya dengan penetapan
tujuan apa yang akan dilakukan ditetapkan oleh beliau.
ORGANIZING
Berdasarkan landasan teori diatas struktur organisasi memiliki 6 elemen yaitu
spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan
desentralisasi, serta formalisasi.
Kami akan membahas penerapan ke-enam elemen dari struktur organisasi ini dalam
manajemen PT. Ayalis.
1) Spesialisasi kerja. Menurut hasil wawancara kami dengan Bapak Arif Budianto,
selaku Manajer Operasional PT. Ayalis, PT. Ayalis telah menerapkan spesialisasi
kerja. Spesialisasi kerja ini terlihat dari adanya pembagian-pembagian kerja di dalam
PT. Ayalis. Disini terdapat 2 divisi yaitu divisi keuangan dan operasional dan didalam
divisi ini terdapat pembagian-pembagian kerja yang lebih spesifik. Di dalam
departemen keuangan terdapat pembagian kerja antara bagian administrasi yang
bertugas melakukan pembayaran-pembayaran langsung dan bagian pencatatan yang
bertugas melakukan pengolahan dan analisis pencatatan laporan keuangan. Di dalam
divisi operasional pembagian pekerjaan lebih spesifik lagi karena bagian ini memiliki
jumlah staff yang lebih banyak dibanding dengan divisi keuangan. Dalam divisi
operational terdapat tiga pembagian kerja yaitu berkaitan dengan operation, marketing
dan juga SDM. Ketiga fungsi manajemen ini dilebur menjadi suatu divisi yaitu divisi
operational. Pembagian kerja yang berkaitan dengan kegiatan operasi adalah
perizinan, survey lokasi, dan pembangunan. Untuk pembagian kerja yang berkaitan
dengan marketing adalah pencarian partner untuk memasarkan property dan untuk
pembagian kerja yang berkaitan dengan SDM adalah mengenai perekrutan karyawan.
Pembagian kerja ini akan lebih jelas terlihat ketika ketika melihat bagan organisasi
dari PT. Ayalis.
2) Departementalisasi. Sebagai sebuah perusahaan menengah PT. Ayalis tentunya
membagi perusahaannya menjadi departemen-departemen. Dari 5 bentuk umum
departementalisasi yang ada, PT. Ayalis menerapkan Departementalisasi Fungsional
yang mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi. Meskipun PT. Ayalis
menerapkan Bentuk Departementalisasi Fungsional tetapi fungsi ini masih belum
berjalan sepenuhnya, hal ini dikarenakan PT. Ayalis merupakan perusahaan baru maka
Page | 13
pembagiannya pun masih sederhana. Hambatan Perusahaan dalam departementalisasi
ini adalah tenaga kerja yang relative sedikit dibandingkan dengan kebutuhan
perusahaan sendiri, tetapi karena ini merupakan perusahaan baru maka sulit bagi
perusahaan untuk merekrut pegawai dengan jumlah yang diinginkan karena sumber
dana perusahaan yang masih terbatas. Dibaginya perusahaan menjadi departemen
operational dan finance dengan alasan kegiatan perusahaan saat ini lebih focus dalam
melakukan kegiatan-kegiatan operation yaitu membangun proyek. Serta Finance yang
memiliki tugas untuk mengurus keuangan dan administrasi perusahaan.
President
Director
General
Manager
Finance
Manager
Operational
Manager
Project
Manager
Staf
Staf
3) Rantai Komando. Hierarki wewenang dari tingkat organisasi tinggi hingga rendah,
yang menegaskan siapa melapor kepada siapa. Dalam bagan organisasi diatas
sebenarnya sudah sekaligus menjelaskan rantai komando yang ada di PT. Ayalis, tapi
pada pelaksanaannya PT. Ayalis tidak menjalankan rantai komando sesuai dengan
Page | 14
teori yang ada. Terjadi penyimpangan di PT. Ayalis hal ini disebabkan oleh Direktur
Utama yang sering turun lapangan dan memberikan instruksi langsung kepada
bawahannya. Hal ini kadang menyebabkan miskomunikasi antara karyawan dan juga
perubahan planning secara mendadak. Sebenarnya hal ini mengganggu kinerja
perusahaan
tetapi
sebagai
pemilik,
Direktur
Utama
dapat
memberikan
perintah/komando sesuai keinginannya kepada siapa saja tidak mengenal struktur
yang seharusnya diterapkan.
4) Rentang Pengendalian
President Director membawahi General Manager. Kemudia General Manager
membawahi 2 orang yaitu Manajer Operasional dan Manajer Keuangan. Manajer
Operasional membawahi 50-70 karyawan termasuk labour di lapangan. Sedangkan
Manajer Keuangan membawahi 5-10 karyawan.
5) Sentralisasi. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Arif Budianto selaku Manajer
Operasional. Keputusan-keputusan yang diambil oleh PT. Ayalis lebih banyak
berdasarkan keputusan bapak Listiawan Widiatimoko selaku Direktur Utama sepihak
oleh karena itu kami dapat menyimpulkan bahwa perusahaan ini memiliki sistem
sentralisasi.
6) Formalisasi-sestandar apa pekerjaan-pekerjaan organisasi dan taraf dimana perilaku
pekerja dipandu oleh beragam aturan atau prosedur.
Selain struktur organisasi kami juga akan membahas mengenai design organisasi. Dalam
membuat keputusan structural, manajer memiliki design umum yang dapat dipilih dalam
penerapannya PT. Ayalis menerapkan design organisasi tradisional.
Seperti yang telah dijelaskan dalam landasan teori diatas, terdapat 3 design organisasi
tradisional, yaitu Struktur simple, struktur fungsional dan struktur divisional. PT Ayalis
menerapkan struktur simple sebagai design organisasinya. Hal ini terbukti dengan
departementalisasi yang masih rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang
tersentralisasi pada Direktur Utama dan sedikitnya formalisasi.
Setelah struktur organisasi ditetapkan, langkah selanjutnya adalah memilih orangorang yang tepat untuk menempati posisi yang telah diciptakan. Disinilah manajemen
sumber daya manusia berperan dalam sebuah perusahaan.
Kami akan membahas Manajemen sumber daya manusia dalam PT. Ayalais
berdasarkan proses manajemen sumber daya manusia.
Langkah pertama yang dilakukan oleh perusahaan adalah membuat perencanaan
SDM. Pertama PT. Ayalis membuat analisis pekerjaan dan membuat perencanaan
mengenai orang seperti apa yang dibutuhkan perusahaan dan tugas seperti apa yang akan
dikerjakannya. PT. Ayalis membuat perencanaan untuk merekrut manager proyek yang
Page | 15
akan memimpin proyek-proyek di lapangan. Perusahaan juga memiliki spesifikasi dalam
memilih pegawai perusahaan sesuai kriteria yang dibutuhkan, misalnya saat kekurangan
karyawan di divisi Finance maka PT. Ayalis akan merekrut lulusan S1 jurusan Akuntansi
yang berpengalaman minimal 2 tahun dibidangnya.
Langkah kedua adalah melakukan Rekrutmen dan Dekrutmen Perusahaan melakukan
rekrutmen dengan sumber internal dan eksternal. Cara eksternal yang telah ditempuh oleh
perusahaan adalah dengan Rujukan karyawan. Biasanya perusahaan menerima rujukan
dari orang-orang yang telah bekerja disana dan biasanya orang yang dirujuk ini adalah
saudara atau kerabat karyawan yang telah bekerja terlebih dahulu. Hal ini karena biasanya
orang dalam akan memberikan rekomendasi saudara atau kerabat yang telah ia percaya,
dan jika kinerja orang-orang yang direkomendasi kurang baik maka secara tidak langsung
hal ini akan menjadi tanggung jawab orang dalam yang merekomendasikan orang ini.
Rujukan karyawan diterapkan karena bias memberikan kandidat yang potensial karena
rujukan yang baik mencerminkan orang yang merekomendasikannya. Selain itu melalui
sumber eksternal, PT. Ayalis melakukan Rekrutmen melalui kampus. Saat ini PT. Ayalis
telah bekerja sama dengan salah satu universitas swasta di Jawa Tengah yaitu UNISULA.
Alasan dari dipilihnya kampus ini karena dulu pemilik PT. Ayalis adalah lulusan dari
universitas ini. PT. Ayalis meminta rekomendasi dari universitas berdasarkan indeks
prestasi mahasiswa yang tertinggi.
Selain melakukan rekrutmen PT. Ayalis juga mengendalikan penawaran tenaga kerja
dengan melakukan dekrutmen. PT. Ayalis pernah melakukan salah satu bentuk dekrutmen
yaitu pemecatan. Pemecatan ini dilakukan karena karyawan dirasa tidak memiliki kinerja
yang baik. PT. Ayalis telah melakukan dua kali pemecatan satpam, beberapa kasus yang
terjadi karena satpam di PT. Ayalis ini lalai dalam melakukan tugasnya, barang-barang di
kantor hilang seperti laptop yang berisi data-data penting perusahaan dan keamanan
disana menjadi tidak terjamin. Lalu pemecatan kedua karena satpam ini tidak melakukan
pekerjaan secara baik dan benar, satpam ini bekerja malas-malasan lebih banyak tidur dan
bermain gadget daripada bekerja. Selain pemecatan yang dilakukan pada satpam, PT.
Ayalis pernah memecat mandor dari suatu proyek dan menggantinya dengan orang lain
karena mandor ini telah membuat penghitungan yang salah dan membuat perusahan
menjadi over budget yang menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Setelah melalui tahap perencanaan dan rekrutmen serta dekrutmen, perusahaan
melakukan seleksi pegawai. Perusahaan menyaring para pelamar kerja untuk menentukan
siapa yang paling memenuhi kualifikasi atas pekerjaan tersebut. Alat-alat seleksi yang
digunakan PT. Ayalis adalah formulir aplikasi dan wawancara. Perusahaan tidak
Page | 16
mengadakan tes tertulis, simulasi kerja karena perusahaan belum memiliki sumber daya
manusia yang memadai untuk melakukan semua tahap seleksi yang ada. Selain itu,
perekrtutan perusahaan melalui sumber internal dan eksternal dirasa cukup bagi
perusahaan untuk menyeleksi perusahaanya sehingga tidak perlu menerapkan semua alat
seleksi.
Setelah melakukan seleksi maka karyawan akan mengidentifikasi dan menyeleksi
kandidat karyawan yang kompeten. Setelah perusahaan menerima perusahaan seharusnya
dilakukan orientasi pegawai. Namun, karena bagian manajemen sumber daya manusia
masih bergabung dengan bagian operation maka orientasi tidak dapat dilakukan oleh
perusahaan mengingat keterbatasan sumber daya dan alokasi dana yang dimiliki
perusahaan.
Meskipun perusahaan tidak melakukan orientasi karyawan tetapi PT. Ayalis
melakukan pelatihan karyawan yaitu dengan metode On-the-job dengan metode ini
karyawan melakukan tugas-tugas dengan mempraktikkan secara langsung tugas yang
diberikan atasan. Jika karyawan melakukan kesalahan hal ini tidak menjadi masalah
karena seiring dengan berjalannya waktu karyawan akan terbiasa dengan pekerjaannya
dan melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin.
Untuk menjaga semangat kerja karyawan, PT. Ayalis menetapkan system reward and
punishment. Tetapi saat ini sistem belum sepeuhnya dilaksanakan, Manajer Operasional
PT. Ayalis sebelumnya telah mengajukan proposal mengenai tata cara pemberian bonus
yaitu beberapa persen dari keuntungan perusahaan namun sampai saat ini proposal
tersebut belum di ACC oleh presiden direktur. Saat ini bonus tetap ada tetapi hanya
berdasarkan penilaian dari presiden direktur. Untuk system punishment sendiri PT. Ayalis
telah memiliki SOP (standar operational procedure) yaitu memberikan 3 kali surat teguran
bagi karyawan yang melanggar peraturan perusahaan. Sebagai contoh ada karyawan yang
membangkang dan tidak melaksanakan perintah atasannya maka karyawan ini akan
diberikan SP. Jika karyawan melakukan kesalahan yang sangat fatal secara berulang maka
karyawan akan langsung dipecat seperti contoh satpam di bagian dekrutmen.
LEADING
Berdasarkan teori dari University of Lowa, bapak Listiawan Widiatmoko dapat
disimpulkan bahwa ia menganut pandang Autocratic style. Ini bisa dibuktikan dari
pernyataan bapak Arif Budiyanto, selaku Manajer Operasional, bahwa semua keputusan
berdasarkan bapak Listiawan dari perencanaan hingga teknis di lapangan sehingga
karyawan tak dapat berpartisipasi dalam sebuah keputusan.
Page | 17
Jika dilihat dari teori University of Michigan, bapak Listiawan lebih kepada
Employee oriented. Beliau selalu ingin karyawannya mendapatkan added value dari
perusahaan PT. Ayalis ini. Beliau memberdayakan mereka agar suatu saat mereka menjadi
pengusaha juga. Hal ini terbukti dari mantan supirnya yang sudah berusaha di bidang
distributor cappuccino cincau dan beberapa karyawan mempunyai usaha sampingan
selain bekerja di PT. Ayalis. Walaupun beliau sangat tegas tetapi beliau selalu waktu
untuk berkumpul dengan seluruh karyawan. Beliau tidak keberatan untuk makan bersama
tukang-tukang di warteg.
Dalam memotivasi pekerjanya, bapak Listiawan menggunakan salah satu job design
yaitu job rotation dan job scope. Dikarenakan PT. Ayalis masih baru terbentuk,
karyawannya mendapat tugas di berbagai bidang sekaligus. Hal ini dapat terlihat bawah
tugas Human Resource Development, Marketing dan Operating sekaligus berada dibawah
Manajer Operasional. Karyawan PT. Ayalis secara bergantian mengambil tugas dari divisi
Finance dan divisi Operation. Sayangnya, PT. Ayalis belum melaksanakan sistem bonus
beberapa persen dari keuntungan seperti yang diminta oleh karyawan.
CONTROLLING
Manager harus mengawasi aktivitas kerja untuk memastikan aktivitas tersebut
dilakukan sesuai rencana dan memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Proses yang
terakhir adalah Controlling. Proses pengendalian meliputi 3 hal yaitu mengukur kinerja
actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan
manajerial.
Pada kenyataannya PT. Ayalis belum memiliki sistem controlling yang baik, mereka
tidak melakukan evaluasi kerja secara rutin dan berdasarkan teori-teori manajemen yang
ada melainkan mereka melakukan evaluasi setiap selesainya suatu proyek. Meskipun
begitu mereka tetap melakukan evaluasi sesuai dengan proses yang ada. Untuk langkah
pertama, PT. Ayalis mengukur kinerja berdasarkan observasi pribadi dan laporan secara
lisan. Sumber informasi ini diterapkan Karena karyawan PT. Ayalis jumlahnya masih
sedikit sehingga pengawasan atau observasi secara langsung sangat mudah untuk
dilakukan. Lalu sumber yang kedua adalah laporan secara lisan untuk efisiensi maka PT.
Ayalis menerapkan sistem laporan secara lisan agar keputusan yang diambil bisa lebih
cepat dan efisiensi waktu. Setelah melakukan pengukuran PT. Ayalis membandingkan apa
yang terjadi dilapangan dengan rencana awal atau target PT. Ayalis jika ditemukan
penyimpangan maka perusahaan akan melakukan tindakan manajerial. Sebagai salah satu
Page | 18
contoh controlling yang dilakukan PT. Ayalis adalah tahun lalu, PT. Ayalis mengerjakan
suatu proyek di daerah Rawa Kompeni ketika proyek itu berjalan ternyata menurut
laporan lisan dari bagian keuangan ternyata pengeluaran yang dilakukan tidak sesuai
dengan budget yang dimiliki perusahaan, mandor proyek ini menghabiskan budget yang
sudah dibuat perusahaan padahal proyeknya masih belum selesai. Berdasarkan laporan ini
perusahaan mengecek ulang laporan pengeluaran dan dan rencana pengularan perusahaan
ternyata memang overbudget oleh karena itu perusahaan mengambil tindakan managerial
berupa pemecatan mandor. Dan selanjutnya perusahaan mencari mandor baru untuk
melanjutkan proyek. Hal ini sangat merugikan perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penulisan diatas dan data yang telah disajikan sebelumnya, manajemen
dari PT. Ayalis dapat disimpulkan :
1. PT. Ayalis belum mempunyai stated goals dan long-term goals. PT. Ayalis hanya
fokus pada penjualan rumah dan pembangunan proyek saat ini.
2. PT. Ayalis hanya memiliki 2 divisi yaitu Divisi Operational dan Divisi Finansial yang
dimana tugas seperti SDM, administrasi, akuntansi, pemasaran menjadi job description
dari 2 divisi tersebut.
3. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik menganut pandangan
Autocratic Style dimana beliau menjadi pusat dari seluruh keputusan.
4. PT. Ayalis belum menerapkan bonus gaji berdasarkan keuntungan seperti yang
diminta oleh karyawan.
5. PT. Ayalis belum melakukan evaluasi kerja terhadap karyawannya secara rutin.
B. Saran
Berdasarkan simpulan dari pembahasan sebelumnya di atas, maka penulis menyarankan
kepada perusahaan PT. Ayalis hal-hal berikut :
1. Walaupun PT. Ayalis baru terbentuk, sudah saatnya PT. Ayalis memiliki Long-Term
Goals agar seluruh pemangku kepentingan tau arah PT. Ayalis berjalan.
Page | 19
2. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik harus mulai
mendelegasikan tugasnya kepada bawahannya, tidak melakukan semuanya sendiri.
Beliau harus percaya kepada bawahannya, mulai meminta saran kepada bawahannya
dan mendenger aspirasi dari bawahannya demi kemajuan dari PT. Ayalis.
3. PT. Ayalis sebaiknya melakukan rapat rutin minimal sebulan sekali untuk
mengevaluasi kerja karyawannya.
LAMPIRAN
1. Wawancara dengan Bapak Ayic, Manager Operational
2. Perumahan Batu Tulis Residence di Condet
Page | 20
3. Perumahan Griya Rawa Kompeni di Kamal
4. Rancangan gambar Ruko Asnawi, Kudus
Page | 21
DAFTAR PUSTAKA
-
http://www.kajianpustaka.com/2013/01/usaha-mikro-kecil-dan-menengah.html
Robbins, Stephen P. and Couler, Mary. 2014. Management 12th Edition. Pearson
Education Limited, Edinburgh Gate, England..
Page | 22
STATEMENT OF AUTHORSHIP
“Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa tugas ini adalah murni hasil
pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan
sumbernya.
Materi ini tidak atau belum pernah disajikan atau digunakan sebagai bahan untuk makalah
pada mata ajar lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak, dan atau
dikomunikasikan untuk mendeteksi adanya plagiarism.”
Nama
: Nadira Noorzalika (1206250531)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Elleinara (1406535156)
Sheila Andreina (1406611480)
Dosen
: Imbuh S.
Judul Tugas
: Tugas Akhir Manajemen – PT.Ayalis
Tanggal
: Kamis, 4 Juni 2015
Page | 23
Nadira Noorzalika (1206250531)
Elleinara (1406535156)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Sheila Andreina (1406611480)
Page | 24
“Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis Property”
Disusun Oleh:
Nadira Noorzalika (1206250531)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Elleinara (1406535156)
Sheila Andreina (1406611480)
Dosen:
Imbuh S.
Faculty of Economics and Business
Universitas Indonesia
Depok
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, makalah yang
berjudul “Tugas Akhir Manajemen – PT. Ayalis“ dapat terwujud.
Makalah ini dibuat sebagai tugas setelah UTS tahun ajaran 2014/2015. Dalam kesempatan ini
pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih dan menyampaikan penghargaan yang
setinggi-tingginya kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah,
yaitu:
1.
2.
3.
4.
Orang tua dan keluarga penulis yang senantiasa memberikan dukungan
Ibu Imbuh sebagai pengajar kelas Manajemen-H kami
Kak Kirana Ririh sebagai asisten dosen kelas Manajemen-H kami
Teman-teman sekelas yang bersedia membantu dan bertukar pikiran dalam
menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca,
sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat
lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat
kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukanmasukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.A Latar Belakang................................................................................................... 1
1.B Profil Perusahaan............................................................................................... 1
BAB II LANDASAN TEORI TEORI
2.A Unit Kecil dan Menengah.................................................................................. 3
2.B Planning.............................................................................................................. 4
2.C Organizing.......................................................................................................... 4
2.D Leading. ............................................................................................................. 8
2.E Controlling...........................................................................................................10
BAB III PEMBAHASAN
3.A Planning.............................................................................................................
3.B Organizing......................................................................................................... 12
3.C Leading.............................................................................................................. 17
3.D Controlling........................................................................................................ 18
BAB IV PENUTUP
5.1 Kesimpulan........................................................................................................ 19
5.2 Saran.................................................................................................................. 19
LAMPIRAN.......................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 22
12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam sebuah perekonomian, perusahaan adalah salah satu bagian yang bertujuan
menyelenggarakan sebagian besar dari suatu proses produksi masayarakat agar
memperoleh keuntungan atau penghasilan. Dalam menjalankan kegiatan usahanya
terdapat berbagai persoalan yang sering muncul dalam setiap perusahaan pada umumnya,
yaitu bagaimana perusahaan dapat mengatur proses manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengimplementasian, dan pengontrolan, bagaimana memperoleh
bahan baku dengan mudah dan dengan biaya yang rendah, bagaimana perusahaan dapat
melakukan kegiatan proses produksi, bagaimana peruahaan dapat membuat karyawankaryawannya mematuhi dan bekerja serta tentunya dengan biaya seminimal mungkin.
Kami melakukan kunjungan ke PT. Ayalis dikarenakan untuk memenuhi tugas akhir
manajemen kelas H. Tugas akhir manajemen membahas tentang Planning, Organizing,
Leading dan Controlling sebuah perusahaan dan menganalisanya. Kami memilih PT.
Ayalis karena PT. Ayalis melaksanakan proyek di dekat rumah salah satu anggota dari
kelompok kami yaitu di Batu Tulis Residence, Condet.
B. Profil Perusahaan
PT. Ayalis Langgeng Wisesa adalah perusahaan yang bergerak di bidang properti sebagai
developer & contractor. PT. Ayalis sendiri terbentuk pada tahun 2013. Bapak Listiawan
Widiatmoko adalah Direktur Utama dan juga selaku pemilik dari PT. Ayalis. Kantor dari
PT. Ayalis berada di Jalan Mardani Raya No.1D, Cempaka Putih, Jakarta Pusat. PT.
Ayalis memilik cabang di daerah Kudus dalam pengembangan properti yang kantornya
berlokasi di Jalan Bakti No.10. PT. Ayalis memiliki karyawan tetap total sebanyak 21
orang dan karyawan tidak tetap sebanyak sekitar 50-70 orang. Jam kerja dari PT. Ayalis
adalah dari hari Senin sampai hari Minggu dari jam 9 pagi hingga jam 5 pagi untuk
karyawan tetap di Jakarta. Sedangkan untuk karyawan lain (Karyawan Kudus dan semua
karyawan tidak tetap) ialah dari hari Senin sampai hari Sabtu.
Proyek dalam tahap pembangunan :
-
Bakti Residence, Kudus
-
Ruko Ahmad Dahlan, Kudus
-
Ruko Utan Kayu, Matraman
Page | 1
Proyek dalam tahap pemasaran :
-
Batu Tulis Residence, Condet
-
Griya Rawa Kompeni, Kamal
-
Ruko Mardani, Cempaka Putih
-
Ruko Asnawi, Kudus
-
Ruko Bakti, Kudus
STRUKTUR PERUSAHAAN
President
Director
General
Manager
Operational
Manager
Finance
Manager
Project
Manager
Page | 2
BAB II
LANDASAN TEORI
A. UNIT USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)
Menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan
Menengah (UMKM):
Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau
bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung
maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi
kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.
Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang
dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak
perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Kecil atau usaha besar dengan jumlah
kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam UndangUndang ini.
Kriteria Usaha Kecil dan Menengah
Page | 3
1. Usaha kecil. Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh
orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau
bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang
memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak
termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan
lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak
Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
2. Usaha Menengah. Usaha ekonomi produk yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan
atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar yang
memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak
termasuk tanah dan bangunan tempat usaha atau memiliki hasil penjualan tahunan
lebih dari Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan
paling banyak Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
B. PLANNING
Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan dan
aktivitas yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan meliputi usaha pemilihan
berbagai alternatif tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan.
Usaha tersebut merupakan pengambilan keputusan yang mempengaruhi jalannya
perusahaan di waktu-waktu yang akan datang. Proses pengambilan keputusan ini
haruslah bersifat ilmiah, rencana yang dibuat haruslah juga memenuhi sifat- sifat serta
tujuan tertentu. Setelah itu selanjutnya kebijaksanaan, taktik dan strategi perlu
digariskan, dan kemudian pelaksanaan rencana tersebut haruslah konsisten dan
konsekuen.
Perencanaan Bisnis adalah suatu langkah penting yang perlu diambil oleh pengusaha
bijaksana, tanpa memandang ukuran bisnis. Dalam dunia bisnis perencanaan tidak
boleh diabaikan, apalagi untuk pencapaian tujuan dalam dunia bisnis diperlukan
pengorbanan yang sangat besar. Apakah itu modal, tenaga, pikiran ataupun
pengorbanan-pengorbanan yang lain. Sehingga dalam perencanaan bisnis dapat
Page | 4
dilakukan secara cermat, akurat serta meyakinkan. Tolak ukur dari sebuah usaha yang
akan dijalankan adalah adanya perencanaan bisnis yang tepat dalam membangun
sebuah usaha. Perencanaan ini merupakan kumpulan dokumen yang menyatakan
keyakinan akan kemampuan sebuah bisnis untuk menjual barang ataupun jasa dengan
menghasilkan profit yang tinggi dan menarik bagi investor, untuk menanamkan
modalnya kepada perusahaan kita. Didalam konsep perencanaan bisnis digunakan
perincian-perincian yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk jangka pendek dan
jangka panjang. Sehingga calon investor ataupun mitra usaha akan merasa yakin pada
usaha yang akan kita jalankan.
C. ORGANIZING
Pengorganisasian adalah pengelompokan sumber data dan kegiatan untuk
mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan
kerja, delegasi wewenang, integrasi dan juga koordinasi dalam bagan organisasi.
Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik, akan
membantu terwujudnya tujuan secara efektif.
Dalam suatu organisasi dituntut adanya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk
mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Organisasi merupakan suatu proses
untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugastugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat
tecapai. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dipilih orang yang memiliki
kemampuan dan kompetensi dalam melaksanakan tugas. Oleh karena itu, perlu
memilih dan menentukan orang yang akan dipercaya atau diposisikan dalam posisi
tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diperhatikan dalam hal proses
penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota- anggota
organisasi.
G.R. Terry berpendapat bahwa pengorganisasian adalah: “Tindakan mengusahakan
hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka
dapat bekerja sama secara efesien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi
dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna
mencapai tujuan atau sasaran tertentu (Hasibuan, 2001: 23).”
A. Elemen Struktur Organisasi
Page | 5
1. Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja adalah kegiatan membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas terpisah
atau biasa dikenal juga dengan division of labor. Pekerja individu berspesialisasi
dalam melakukan satu bagian aktivitas bukan keseluruhan aktivitas demi output
kerjanya bertambah.
2. Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang
dikelompokkan.
Lima bentuk umum departementalisasi:
a. Departementalisasi berdasarkan konsumen
Perusahaan
akan
melakukan
pembagian
penjualan
produk
ke
pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau
tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada
pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang extra
berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat
sasaran dan efisien.
b. Departementalisasi berdasarkan produk
Perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk
yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi
produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk
yang berupa jasa.
c. Departementalisasi berdasarkan proses
Pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada
perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi
pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan.
d. Departementalisasi berdasarkan geografis
Page | 6
Pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya
departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di
Sumatara.
e. Departementalisasi berdasarkan fungsi
Pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan
bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen
pemasaran dan lain-lain.
3. Rantai Komando
Rantai komando merupakan hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi
hingga ke rendah, yang menegaskan siapa lapor ke siapa.
4. Rentang Pengendalian
Rentang pengendalian Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin
dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan dilangsungkan pada
tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi sedangkan desentralisasi adalah kadar
dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan membuat keputusan.
6. Formalisasi
Formalisasi adalah tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas
maupun jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka
semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.
B. Macam - macam Desain Organisasi
•
Desain Organisasi Tradisional
- Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
- Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi
Page | 7
- Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi
dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan
•
Desain Organisasi Kontemporer
- Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang
kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
- Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek
yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants
mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah
setelah proyeknya selesai
- Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel
dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara
organisasi dengan para pelanggan dan supplier
- Menghapus penghalang (horizontal)
- Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder
C. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan
serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan
bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi
tersebut.(Handoko, 1997, p. 53)
Page | 8
D. LEADING
Pengarahan adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya
dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada
tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya
memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan berbagai macam cara,
mulai dari ketegasan bahkan dengan hukuman. Tujuannya adalah agar tugas-tugas
dapat terselesaikan dengan baik.
Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting
dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan
ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Seorang manajer yang
baik hendaknya sering memberi masukan kepada anggotanya karena hal tersebut
dapat menunjang prestasi kerja anggota. Biasanya seorang anggota akan senang
dengan adanya suatu perhatian atau penghargaan atas yang dikerjakan. Dari definisi
diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:
1. Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan
2. Memberikan petunjuk umum dan khusus
3. Mempengaruhi anggota
4. Memotivasi
Cara-cara diatas adalah hal utama yang sering digunakan oleh banyak manajer, salah
satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara tersebut terhadap
anggota adalah:
a) Motivasi secara netral dan ter-arah, yakni pimpinan organisasi berada di tengahtengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi,
nasehat dan koreksi jika diperlukan.
b) Adanya upaya untuk menyeimbangkan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari
Page | 9
para anggota.
c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam
memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang membuat tindakan-tindakan agar
semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena tindakantindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintahperintah dan motivasi pada anggota yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.
Biasanya fungsi ini dikenal sebagai leading, directing,motivating atau actuating.
Pengarahan memiliki beberapa karakteristik:
1. Pervasive Function, yaitu pengarahan diterima pada berbagai level organisasi.
Setiap manajer menyediakan petunjuk dan inspirasi kepada bawahannya.
2. Continous Activity, pengarahan merupakan aktivitas berkelanjutan disepanjang
masa organisas
3. Human Factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena
itu berhubungan dengan human factor. Human factor itu sendiri adalah perilaku
manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.
4. Creative Activity, fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah rencana ke
dalam tindakan. Tanpa fungsi ini, seseorang dapat menjadi inaktif dan sumber fisik
menjadi tak berarti.
5. Executive Function, Fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua manajer dan
eksekutif pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan, bawahan
menerima instruksi hanya dari atasannya.
6. Delegated Function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang berhadapan
dengan manusia. Atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku manusia merupakan
suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan seharusnya dapat
mengkondisikan perilaku seseorang ke arah tujuan yang diharapkan.
Pengarahan mempunyai cara-cara sendiri untuk dilakukan, yaitu dapat berupa :
1. Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya
kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah
Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk
melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang
yang dimilikinya kepada bawahannya.
Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi adan mempengaruhi, mengarahkan
dan berkomunikasi akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya
factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat
motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.
Page | 10
E. CONTROLLING
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu
fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi
sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan kejalan yang benar dengan
maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Controlling merupakan fungsi
keempat dari seorang pemimpin.
Fungsi ini merupakan fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha
menyelamatkan jalannya kegiatan atau perusahaan kearah pulau cita-cita yakni
kepada tujuan yang telah direncanakan (Manullang, 1982: 171).
Controlling diperlukan untuk mengetahui:
1. Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya
(planning)
2. Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan
kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan.
3. Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan
wewenang penyimpangan, dan pemborosan.
4. Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas organisasi.
Tujuan dari pengawasan adalah:
1. Menentukan dan menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesulitan
sebelum kesulitan itu terjadi.
2. Mengadakan pencegahan dan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi.
3. Mendapatkan efisiensi dan efektifitas.
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiataan
yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat akurat, dan 5) dapat
diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteriakriteria tersebut
semakin efektif sistem pengawasan (Handoko, 1999: 373).
Oleh karena itu, perencanaan merupakan proses awal dari suatu kegiatan pengelolaan
yang keberadaanya sangat diperlukan dalam memberikan arah atau patokan dalam
suatu kegiatan, kemudian pengorganisasian berkaitan dengan penyatuan seluruh
sumber daya yang ada untuk bersinergi dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan.
Tahap berikutnya pengarahan dan pelaksanaan kegiatan yang selalu berpedoman pada
perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap terakhir adalah pengawasan yang meliputi
kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut, dapat dilakukan perbaikan selama kegiatan
Page | 11
berlangsung atau untuk memperbaiki program kegiatan berikutnya sehingga tujuan
yang telah direncanakan tercapai dengan baik.
Proses Pengendalian
Tahap 1: Pengukuran
Untuk menentukan apakah kinerja actual itu, pertama-tama seorang manajer harus
mendapat informasi tentang hal tersebut.
Tahap 2: Perbandingan
Langkah perbandingan menentukan variasi antara kinerja actual dan standar.
Tahap 3: Mengambil tindakan manajerial
Manajer dapat mengambil keputusan yaitu mengoreksi kinerja aktual, merevisi
standar atau tidak melakukan apa-apa .
BAB III
PEMBAHASAN
PLANNING
Sebagai perusahaan baru, PT. Ayalis, belum memiliki tujuan yang dinyatakan (stated
goals) yang diyakini oleh para pemangku kepentingan tetapi PT. Ayalis. PT. Ayalis juga
tidak memiliki Long-term goals, terbukti bapak Arif Budianto, Manajer Operasional,
tidak dapat menjawab pertanyaan rencana PT. Ayalis 5 tahun kedepan. Walaupun begitu,
PT. Ayalis tetap memiliki tujuan sebenarnya (real goals). Tujuan sebenarnya yang sedang
dikerjakan oleh PT. Ayalis adalah pembebasan tanah di Kemayoran seluas 1 Hektar untuk
dijadikan apartemen dan fokus untuk penjualan rumah yang belum terjual.
Jenis rencana berdasarkan landasan teori yang ada di dalam PT. Ayalis adalah rencana
operasional dan rencana arahan.
Rencana operasional biasa dilakukan sebelum melaksanakan sebuah proyek
perumahan. Rencana operasional ini meliputi RAB (Rencana Anggaran Bangunan) dan
blue-print dari perumahan yang akan dibuat.
Rencana arahan yang dilakukan seperti panduan umum dalam perizinan IMB (Izin
Mendirikan Bangunan) di dinas tata ruang kota, pemasaran di internet, kerjasama dengan
agency properti lain seperti ray white dan century.
Pendekatan penetapan tujuan yang dilakukan ialah penetapan tujuan tradisional yang
dimana tujuan ditetapkan oleh manajer puncak. Bapak Listiawan Widiatmoko sebagai
Direktur Utama sekaligus pemilik sudah lama berkecimpung di dunia properti selalu
Page | 12
mengambil keputusan berdasarkan apa yang ia pikirkan. Sama halnya dengan penetapan
tujuan apa yang akan dilakukan ditetapkan oleh beliau.
ORGANIZING
Berdasarkan landasan teori diatas struktur organisasi memiliki 6 elemen yaitu
spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan
desentralisasi, serta formalisasi.
Kami akan membahas penerapan ke-enam elemen dari struktur organisasi ini dalam
manajemen PT. Ayalis.
1) Spesialisasi kerja. Menurut hasil wawancara kami dengan Bapak Arif Budianto,
selaku Manajer Operasional PT. Ayalis, PT. Ayalis telah menerapkan spesialisasi
kerja. Spesialisasi kerja ini terlihat dari adanya pembagian-pembagian kerja di dalam
PT. Ayalis. Disini terdapat 2 divisi yaitu divisi keuangan dan operasional dan didalam
divisi ini terdapat pembagian-pembagian kerja yang lebih spesifik. Di dalam
departemen keuangan terdapat pembagian kerja antara bagian administrasi yang
bertugas melakukan pembayaran-pembayaran langsung dan bagian pencatatan yang
bertugas melakukan pengolahan dan analisis pencatatan laporan keuangan. Di dalam
divisi operasional pembagian pekerjaan lebih spesifik lagi karena bagian ini memiliki
jumlah staff yang lebih banyak dibanding dengan divisi keuangan. Dalam divisi
operational terdapat tiga pembagian kerja yaitu berkaitan dengan operation, marketing
dan juga SDM. Ketiga fungsi manajemen ini dilebur menjadi suatu divisi yaitu divisi
operational. Pembagian kerja yang berkaitan dengan kegiatan operasi adalah
perizinan, survey lokasi, dan pembangunan. Untuk pembagian kerja yang berkaitan
dengan marketing adalah pencarian partner untuk memasarkan property dan untuk
pembagian kerja yang berkaitan dengan SDM adalah mengenai perekrutan karyawan.
Pembagian kerja ini akan lebih jelas terlihat ketika ketika melihat bagan organisasi
dari PT. Ayalis.
2) Departementalisasi. Sebagai sebuah perusahaan menengah PT. Ayalis tentunya
membagi perusahaannya menjadi departemen-departemen. Dari 5 bentuk umum
departementalisasi yang ada, PT. Ayalis menerapkan Departementalisasi Fungsional
yang mengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi. Meskipun PT. Ayalis
menerapkan Bentuk Departementalisasi Fungsional tetapi fungsi ini masih belum
berjalan sepenuhnya, hal ini dikarenakan PT. Ayalis merupakan perusahaan baru maka
Page | 13
pembagiannya pun masih sederhana. Hambatan Perusahaan dalam departementalisasi
ini adalah tenaga kerja yang relative sedikit dibandingkan dengan kebutuhan
perusahaan sendiri, tetapi karena ini merupakan perusahaan baru maka sulit bagi
perusahaan untuk merekrut pegawai dengan jumlah yang diinginkan karena sumber
dana perusahaan yang masih terbatas. Dibaginya perusahaan menjadi departemen
operational dan finance dengan alasan kegiatan perusahaan saat ini lebih focus dalam
melakukan kegiatan-kegiatan operation yaitu membangun proyek. Serta Finance yang
memiliki tugas untuk mengurus keuangan dan administrasi perusahaan.
President
Director
General
Manager
Finance
Manager
Operational
Manager
Project
Manager
Staf
Staf
3) Rantai Komando. Hierarki wewenang dari tingkat organisasi tinggi hingga rendah,
yang menegaskan siapa melapor kepada siapa. Dalam bagan organisasi diatas
sebenarnya sudah sekaligus menjelaskan rantai komando yang ada di PT. Ayalis, tapi
pada pelaksanaannya PT. Ayalis tidak menjalankan rantai komando sesuai dengan
Page | 14
teori yang ada. Terjadi penyimpangan di PT. Ayalis hal ini disebabkan oleh Direktur
Utama yang sering turun lapangan dan memberikan instruksi langsung kepada
bawahannya. Hal ini kadang menyebabkan miskomunikasi antara karyawan dan juga
perubahan planning secara mendadak. Sebenarnya hal ini mengganggu kinerja
perusahaan
tetapi
sebagai
pemilik,
Direktur
Utama
dapat
memberikan
perintah/komando sesuai keinginannya kepada siapa saja tidak mengenal struktur
yang seharusnya diterapkan.
4) Rentang Pengendalian
President Director membawahi General Manager. Kemudia General Manager
membawahi 2 orang yaitu Manajer Operasional dan Manajer Keuangan. Manajer
Operasional membawahi 50-70 karyawan termasuk labour di lapangan. Sedangkan
Manajer Keuangan membawahi 5-10 karyawan.
5) Sentralisasi. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Arif Budianto selaku Manajer
Operasional. Keputusan-keputusan yang diambil oleh PT. Ayalis lebih banyak
berdasarkan keputusan bapak Listiawan Widiatimoko selaku Direktur Utama sepihak
oleh karena itu kami dapat menyimpulkan bahwa perusahaan ini memiliki sistem
sentralisasi.
6) Formalisasi-sestandar apa pekerjaan-pekerjaan organisasi dan taraf dimana perilaku
pekerja dipandu oleh beragam aturan atau prosedur.
Selain struktur organisasi kami juga akan membahas mengenai design organisasi. Dalam
membuat keputusan structural, manajer memiliki design umum yang dapat dipilih dalam
penerapannya PT. Ayalis menerapkan design organisasi tradisional.
Seperti yang telah dijelaskan dalam landasan teori diatas, terdapat 3 design organisasi
tradisional, yaitu Struktur simple, struktur fungsional dan struktur divisional. PT Ayalis
menerapkan struktur simple sebagai design organisasinya. Hal ini terbukti dengan
departementalisasi yang masih rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang yang
tersentralisasi pada Direktur Utama dan sedikitnya formalisasi.
Setelah struktur organisasi ditetapkan, langkah selanjutnya adalah memilih orangorang yang tepat untuk menempati posisi yang telah diciptakan. Disinilah manajemen
sumber daya manusia berperan dalam sebuah perusahaan.
Kami akan membahas Manajemen sumber daya manusia dalam PT. Ayalais
berdasarkan proses manajemen sumber daya manusia.
Langkah pertama yang dilakukan oleh perusahaan adalah membuat perencanaan
SDM. Pertama PT. Ayalis membuat analisis pekerjaan dan membuat perencanaan
mengenai orang seperti apa yang dibutuhkan perusahaan dan tugas seperti apa yang akan
dikerjakannya. PT. Ayalis membuat perencanaan untuk merekrut manager proyek yang
Page | 15
akan memimpin proyek-proyek di lapangan. Perusahaan juga memiliki spesifikasi dalam
memilih pegawai perusahaan sesuai kriteria yang dibutuhkan, misalnya saat kekurangan
karyawan di divisi Finance maka PT. Ayalis akan merekrut lulusan S1 jurusan Akuntansi
yang berpengalaman minimal 2 tahun dibidangnya.
Langkah kedua adalah melakukan Rekrutmen dan Dekrutmen Perusahaan melakukan
rekrutmen dengan sumber internal dan eksternal. Cara eksternal yang telah ditempuh oleh
perusahaan adalah dengan Rujukan karyawan. Biasanya perusahaan menerima rujukan
dari orang-orang yang telah bekerja disana dan biasanya orang yang dirujuk ini adalah
saudara atau kerabat karyawan yang telah bekerja terlebih dahulu. Hal ini karena biasanya
orang dalam akan memberikan rekomendasi saudara atau kerabat yang telah ia percaya,
dan jika kinerja orang-orang yang direkomendasi kurang baik maka secara tidak langsung
hal ini akan menjadi tanggung jawab orang dalam yang merekomendasikan orang ini.
Rujukan karyawan diterapkan karena bias memberikan kandidat yang potensial karena
rujukan yang baik mencerminkan orang yang merekomendasikannya. Selain itu melalui
sumber eksternal, PT. Ayalis melakukan Rekrutmen melalui kampus. Saat ini PT. Ayalis
telah bekerja sama dengan salah satu universitas swasta di Jawa Tengah yaitu UNISULA.
Alasan dari dipilihnya kampus ini karena dulu pemilik PT. Ayalis adalah lulusan dari
universitas ini. PT. Ayalis meminta rekomendasi dari universitas berdasarkan indeks
prestasi mahasiswa yang tertinggi.
Selain melakukan rekrutmen PT. Ayalis juga mengendalikan penawaran tenaga kerja
dengan melakukan dekrutmen. PT. Ayalis pernah melakukan salah satu bentuk dekrutmen
yaitu pemecatan. Pemecatan ini dilakukan karena karyawan dirasa tidak memiliki kinerja
yang baik. PT. Ayalis telah melakukan dua kali pemecatan satpam, beberapa kasus yang
terjadi karena satpam di PT. Ayalis ini lalai dalam melakukan tugasnya, barang-barang di
kantor hilang seperti laptop yang berisi data-data penting perusahaan dan keamanan
disana menjadi tidak terjamin. Lalu pemecatan kedua karena satpam ini tidak melakukan
pekerjaan secara baik dan benar, satpam ini bekerja malas-malasan lebih banyak tidur dan
bermain gadget daripada bekerja. Selain pemecatan yang dilakukan pada satpam, PT.
Ayalis pernah memecat mandor dari suatu proyek dan menggantinya dengan orang lain
karena mandor ini telah membuat penghitungan yang salah dan membuat perusahan
menjadi over budget yang menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Setelah melalui tahap perencanaan dan rekrutmen serta dekrutmen, perusahaan
melakukan seleksi pegawai. Perusahaan menyaring para pelamar kerja untuk menentukan
siapa yang paling memenuhi kualifikasi atas pekerjaan tersebut. Alat-alat seleksi yang
digunakan PT. Ayalis adalah formulir aplikasi dan wawancara. Perusahaan tidak
Page | 16
mengadakan tes tertulis, simulasi kerja karena perusahaan belum memiliki sumber daya
manusia yang memadai untuk melakukan semua tahap seleksi yang ada. Selain itu,
perekrtutan perusahaan melalui sumber internal dan eksternal dirasa cukup bagi
perusahaan untuk menyeleksi perusahaanya sehingga tidak perlu menerapkan semua alat
seleksi.
Setelah melakukan seleksi maka karyawan akan mengidentifikasi dan menyeleksi
kandidat karyawan yang kompeten. Setelah perusahaan menerima perusahaan seharusnya
dilakukan orientasi pegawai. Namun, karena bagian manajemen sumber daya manusia
masih bergabung dengan bagian operation maka orientasi tidak dapat dilakukan oleh
perusahaan mengingat keterbatasan sumber daya dan alokasi dana yang dimiliki
perusahaan.
Meskipun perusahaan tidak melakukan orientasi karyawan tetapi PT. Ayalis
melakukan pelatihan karyawan yaitu dengan metode On-the-job dengan metode ini
karyawan melakukan tugas-tugas dengan mempraktikkan secara langsung tugas yang
diberikan atasan. Jika karyawan melakukan kesalahan hal ini tidak menjadi masalah
karena seiring dengan berjalannya waktu karyawan akan terbiasa dengan pekerjaannya
dan melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin.
Untuk menjaga semangat kerja karyawan, PT. Ayalis menetapkan system reward and
punishment. Tetapi saat ini sistem belum sepeuhnya dilaksanakan, Manajer Operasional
PT. Ayalis sebelumnya telah mengajukan proposal mengenai tata cara pemberian bonus
yaitu beberapa persen dari keuntungan perusahaan namun sampai saat ini proposal
tersebut belum di ACC oleh presiden direktur. Saat ini bonus tetap ada tetapi hanya
berdasarkan penilaian dari presiden direktur. Untuk system punishment sendiri PT. Ayalis
telah memiliki SOP (standar operational procedure) yaitu memberikan 3 kali surat teguran
bagi karyawan yang melanggar peraturan perusahaan. Sebagai contoh ada karyawan yang
membangkang dan tidak melaksanakan perintah atasannya maka karyawan ini akan
diberikan SP. Jika karyawan melakukan kesalahan yang sangat fatal secara berulang maka
karyawan akan langsung dipecat seperti contoh satpam di bagian dekrutmen.
LEADING
Berdasarkan teori dari University of Lowa, bapak Listiawan Widiatmoko dapat
disimpulkan bahwa ia menganut pandang Autocratic style. Ini bisa dibuktikan dari
pernyataan bapak Arif Budiyanto, selaku Manajer Operasional, bahwa semua keputusan
berdasarkan bapak Listiawan dari perencanaan hingga teknis di lapangan sehingga
karyawan tak dapat berpartisipasi dalam sebuah keputusan.
Page | 17
Jika dilihat dari teori University of Michigan, bapak Listiawan lebih kepada
Employee oriented. Beliau selalu ingin karyawannya mendapatkan added value dari
perusahaan PT. Ayalis ini. Beliau memberdayakan mereka agar suatu saat mereka menjadi
pengusaha juga. Hal ini terbukti dari mantan supirnya yang sudah berusaha di bidang
distributor cappuccino cincau dan beberapa karyawan mempunyai usaha sampingan
selain bekerja di PT. Ayalis. Walaupun beliau sangat tegas tetapi beliau selalu waktu
untuk berkumpul dengan seluruh karyawan. Beliau tidak keberatan untuk makan bersama
tukang-tukang di warteg.
Dalam memotivasi pekerjanya, bapak Listiawan menggunakan salah satu job design
yaitu job rotation dan job scope. Dikarenakan PT. Ayalis masih baru terbentuk,
karyawannya mendapat tugas di berbagai bidang sekaligus. Hal ini dapat terlihat bawah
tugas Human Resource Development, Marketing dan Operating sekaligus berada dibawah
Manajer Operasional. Karyawan PT. Ayalis secara bergantian mengambil tugas dari divisi
Finance dan divisi Operation. Sayangnya, PT. Ayalis belum melaksanakan sistem bonus
beberapa persen dari keuntungan seperti yang diminta oleh karyawan.
CONTROLLING
Manager harus mengawasi aktivitas kerja untuk memastikan aktivitas tersebut
dilakukan sesuai rencana dan memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Proses yang
terakhir adalah Controlling. Proses pengendalian meliputi 3 hal yaitu mengukur kinerja
actual, membandingkan kinerja actual dengan standar, dan mengambil tindakan
manajerial.
Pada kenyataannya PT. Ayalis belum memiliki sistem controlling yang baik, mereka
tidak melakukan evaluasi kerja secara rutin dan berdasarkan teori-teori manajemen yang
ada melainkan mereka melakukan evaluasi setiap selesainya suatu proyek. Meskipun
begitu mereka tetap melakukan evaluasi sesuai dengan proses yang ada. Untuk langkah
pertama, PT. Ayalis mengukur kinerja berdasarkan observasi pribadi dan laporan secara
lisan. Sumber informasi ini diterapkan Karena karyawan PT. Ayalis jumlahnya masih
sedikit sehingga pengawasan atau observasi secara langsung sangat mudah untuk
dilakukan. Lalu sumber yang kedua adalah laporan secara lisan untuk efisiensi maka PT.
Ayalis menerapkan sistem laporan secara lisan agar keputusan yang diambil bisa lebih
cepat dan efisiensi waktu. Setelah melakukan pengukuran PT. Ayalis membandingkan apa
yang terjadi dilapangan dengan rencana awal atau target PT. Ayalis jika ditemukan
penyimpangan maka perusahaan akan melakukan tindakan manajerial. Sebagai salah satu
Page | 18
contoh controlling yang dilakukan PT. Ayalis adalah tahun lalu, PT. Ayalis mengerjakan
suatu proyek di daerah Rawa Kompeni ketika proyek itu berjalan ternyata menurut
laporan lisan dari bagian keuangan ternyata pengeluaran yang dilakukan tidak sesuai
dengan budget yang dimiliki perusahaan, mandor proyek ini menghabiskan budget yang
sudah dibuat perusahaan padahal proyeknya masih belum selesai. Berdasarkan laporan ini
perusahaan mengecek ulang laporan pengeluaran dan dan rencana pengularan perusahaan
ternyata memang overbudget oleh karena itu perusahaan mengambil tindakan managerial
berupa pemecatan mandor. Dan selanjutnya perusahaan mencari mandor baru untuk
melanjutkan proyek. Hal ini sangat merugikan perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penulisan diatas dan data yang telah disajikan sebelumnya, manajemen
dari PT. Ayalis dapat disimpulkan :
1. PT. Ayalis belum mempunyai stated goals dan long-term goals. PT. Ayalis hanya
fokus pada penjualan rumah dan pembangunan proyek saat ini.
2. PT. Ayalis hanya memiliki 2 divisi yaitu Divisi Operational dan Divisi Finansial yang
dimana tugas seperti SDM, administrasi, akuntansi, pemasaran menjadi job description
dari 2 divisi tersebut.
3. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik menganut pandangan
Autocratic Style dimana beliau menjadi pusat dari seluruh keputusan.
4. PT. Ayalis belum menerapkan bonus gaji berdasarkan keuntungan seperti yang
diminta oleh karyawan.
5. PT. Ayalis belum melakukan evaluasi kerja terhadap karyawannya secara rutin.
B. Saran
Berdasarkan simpulan dari pembahasan sebelumnya di atas, maka penulis menyarankan
kepada perusahaan PT. Ayalis hal-hal berikut :
1. Walaupun PT. Ayalis baru terbentuk, sudah saatnya PT. Ayalis memiliki Long-Term
Goals agar seluruh pemangku kepentingan tau arah PT. Ayalis berjalan.
Page | 19
2. Bapak Listiawan selaku Direktur Utama sekaligus Pemilik harus mulai
mendelegasikan tugasnya kepada bawahannya, tidak melakukan semuanya sendiri.
Beliau harus percaya kepada bawahannya, mulai meminta saran kepada bawahannya
dan mendenger aspirasi dari bawahannya demi kemajuan dari PT. Ayalis.
3. PT. Ayalis sebaiknya melakukan rapat rutin minimal sebulan sekali untuk
mengevaluasi kerja karyawannya.
LAMPIRAN
1. Wawancara dengan Bapak Ayic, Manager Operational
2. Perumahan Batu Tulis Residence di Condet
Page | 20
3. Perumahan Griya Rawa Kompeni di Kamal
4. Rancangan gambar Ruko Asnawi, Kudus
Page | 21
DAFTAR PUSTAKA
-
http://www.kajianpustaka.com/2013/01/usaha-mikro-kecil-dan-menengah.html
Robbins, Stephen P. and Couler, Mary. 2014. Management 12th Edition. Pearson
Education Limited, Edinburgh Gate, England..
Page | 22
STATEMENT OF AUTHORSHIP
“Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa tugas ini adalah murni hasil
pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan
sumbernya.
Materi ini tidak atau belum pernah disajikan atau digunakan sebagai bahan untuk makalah
pada mata ajar lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak, dan atau
dikomunikasikan untuk mendeteksi adanya plagiarism.”
Nama
: Nadira Noorzalika (1206250531)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Elleinara (1406535156)
Sheila Andreina (1406611480)
Dosen
: Imbuh S.
Judul Tugas
: Tugas Akhir Manajemen – PT.Ayalis
Tanggal
: Kamis, 4 Juni 2015
Page | 23
Nadira Noorzalika (1206250531)
Elleinara (1406535156)
Pratikto Listio Wibowo (1406533693)
Sheila Andreina (1406611480)
Page | 24