Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)
Modul 6: Kontrak Payung dan Sitem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)
Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I
Buku Pedoman Peserta Pelatihan
► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul " Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) ". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama dua hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: Pembelajaran bersifat mandiri Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator
saling belajar dari pengalaman satu sama lain) Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.
► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat: Mendefinisikan Kontrak Payung dan karakteristiknya
Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak Payung Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak Payung Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi persyaratan, peraturan dan
perundang-undangan tentang kontrak payung Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi, serta penerapannya dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP Menjelaskan manfaat dan tantangan dalam penerapan SIMP
► AGENDA PELATIHAN
HARI PERTAMA
Waktu Topik 08:00 – 08:15
Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 08.15 – 08.45
Icebreaker - Mengibarkan Bendera 08:45 – 09:00
Uji Pengetahuan Prapelatihan 09.00 – 09.45
Sesi 1: Pendahuluan tentang Kontrak Payung 09:45 – 10:00
Rehat 10:00 – 10:20
Kegiatan 1. Mengindetifikasi Peluang 10:20 – 10:45
Kegiatan 2. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 1
11:00 – 11:45 Sesi 2: Manfaat dan Resiko Kontrak Payung 11:45 – 13:00
Ishoma 13:00 – 13:45
Sesi 3: Prosedur Kontrak Payung Kegiatan 1. Latihan Praktis - Menentukan Jumlah Pengguna dan Penyedia Barang
14:00 – 14:20 /Jasa
14:20 – 14:45 Kegiatan 2. Kontrak Payung: Studi Kasus 2 14:45 – 15:00
Rehat 15:00 – 15:45
Sesi 4: Proses Kontrak Payung 15:45 – 16:15
Kegiatan 1. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 3
16:15 – 16:30 Kegiatan 2. Uji Pengetahuan Interaktif
HARI KEDUA
Waktu Topik 08:00 – 08:15
Pembukaan 08:15 – 09:00
Sesi 5: Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Pengadaan 09:00 – 09:20
Kegiatan 1. Penyampaian, Penyimpanan dan Pemberian 09:20 – 09:45
Kegiatan 2. SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 1
09:45 – 10:00 Rehat 10:00 – 10:45
Sesi 6: Alur Kerja Utama Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) 10:45 – 11:05
Kegiatan 1. Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP 11:05 – 11:30
Kegiatan 2. SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 2
11:30 – 13:30 Ishoma 13:30 – 14:15
Sesi 7: Manfaat dan Resiko Menerapkan SIMP 14:15 – 14:35
Kegiatan 1. Penerapan SIMP 14:35 – 15:00
Kegiatan 2. SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 3
15:00 – 15:15 Rehat 15:15 – 15:45
Kajian Modul 6. Who Wants to be a Millionaire 15:45 – 16:15
Uji pengetahuan pasca pelatihan , evaluasi pelatihan
► ATURAN PELATIHAN
SELAMAT DATANG! Selamat datang di modul keenam: Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP). Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.
ATURAN PELATIHAN
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: Memastikan kehadiran Anda setiap hari
Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan
perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
► PENGENALAN MODUL
Slide 1
SELAMAT DATANG DI MODUL 6 Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen
Pengadaan (SIMP) Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia
Petunjuk untuk Fasilitator: Waktu: 15 menit Perlengkapan: flip chart, spidol, komputer, proyektor, layar
Slide 2
Pembukaan
Petunjuk untuk Fasilitator: Waktu: 15 menit Perlengkapan: flip chart, spido, komputer, proyektor, layar
Slide 3
Aturan Pelatihan
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari
• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”
baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
Slide 4
Proyek Modernisasi
Pengadaan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia (SDM) Gambaran Umum
Slide 5
Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan
GAMBARAN UMUM
Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).
PERBEDAAN UTAMA
Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan
PENDEKATAN
• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012.
• Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan
memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Catalogue dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan .
Slide 6
Catatan untuk Fasilitator: Jelaskan kepada para peserta subjek dan topik yang telah dicakup oleh proyek sejauh ini. Modul-modul sebelumnya mencakup berbagai topik dan modul ini memusatkan perhatian pada aspek-aspek yang berbeda, khusus dalam kontrak payung.
Modul ini akan memberikan pemahaman tentang kontrak payung, baik dari segi konsep maupun praktik Kontrak payung berbeda dengan jenis-jenis kontrak lainnya yang biasa digunakan di
Indonesia. Dengan demikian, modul ini akan mengaitkan prinsip-prinsip pengadaan dengan penyusunan dan pengelolaan kontrak itu sendiri yang tengah berjalan.
Modul ini juga akan membahas Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP), pengembangan dan penggunaannya. Selain itu, modul ini akan menghubungkan penggunaan SIMP dengan setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan menyampaikan cara-cara yang dapat digunakan oleh pengelola pengadaan untuk melindungi proses pengadaan ketika menggunakan sistem tersebut.
Slide 7
Tujuan Modul
Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat :
• Mendefinisikan Kontrak Payung dan karakteristiknya • Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak
Payung • Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak Payung • Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi persyaratan, peraturan dan perundang-undangan tentang kontrak
payung • Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi , serta penerapannya dalam Sistem Informasi Manajemen
Pengadaan (SIMP) • Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP • Menjelaskan manfaat dan tantangan dalam penerapan SIMP
Slide 8
Slide 9
Slide 10
Slide 11
Uji Pengetahuan Prapelatihan
Uji Pengetahuan Prapelatihan Waktu: 15 menit
Petunjuk untuk Fasilitator:
1. Bagikan lembar Uji Pengetahuan Prapelatihan.
2. Jelaskan kepada para peserta bahwa kuesioner ini tidak untuk dinilai, namun semata-mata untuk mengukur pengetahuan dan pengalaman mereka sejauh ini dalam menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa.
Slide 6
Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?
Kontrak Standar
Kontrak Payung
Pemesanan
Kontrak 1 Penyedia A
n g 2 Kontrak 2 Penyedia B
Ba Payung 1
di e
ny
h Pemesanan
tu u
3 Kontrak 3 Penyedia C
tu Pemesanan h u
4 Kontrak 4 Penyedia D
Pemesanan
Membuat sebuah kontrak payung lebih mudah dan lebih menghemat waktu daripada membuat beberapa kontrak secara terpisah setiap kali memerlukan barang/jasa
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 20
Kebutuhan barang/jasa dan kontrak payung
Kebutuhan: Kontrak payung yang tersedia:
• Benih •
Pupuk
Kontrak Payung A
• Alat GPS Penyedia menyediakan komoditas •
Traktor 9RX
dalam jumlah besar
• Sistem irigasi lahan 10 ha •
Pekerja ladang
Kontrak Payung B
• Kepala ahli bidang pertanian • Penyedia menyediakan produk hasil
Ternak • industri/teknologi Panel aluminium
• Pengatur waktu digital
Kontrak Payung C
• Bajak • Penyedia menyediakan jasa sumber
Tong plastik • daya manusia Staf administrasi
• Staf pemasaran
Pengadaan Barang/Jasa Standar
20
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
Slide 20
Diagram 1: Aplikasi SIMP
Analisis Penyedia Barang/J
asa Pengelol aan Kontrak.
n Penyedia aran Barang/Jas a.
Proses Pengadaan
_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________
►KEGIATAN HARI PERTAMA
Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1
Mengidentifikasi Peluang
Tujuan: Agar peserta dapat lebih mudah mengidentifikasi peluang mengunakan kontrak payung. Peserta harus selalu mempertimbangkan ketiga kondisi yang sesuai untuk penggunaan kontrak payung pada saat mereka menyelenggarakan pengadaan barang/jasa di unit layanan pengadaan masing-masing.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Gambarlah tiga lingkaran di flip chart yang berisi tiga kondisi sesuai dengan kontrak payung. Lihatlah contoh diagram di layar dan di buku kegiatan Anda, jika perlu.
2. Secara berkelompok, cobalah untuk mengingat tujuh pengadaan barang/jasa yang pernah diselenggarakan di ULP Anda. Berikan setidaknya satu contoh untuk setiap
lingkaran dalam diagram seperti yang ditampilkan pada layar. Tulislah pengadaan barang/jasa tersebut di sticky notes.
3. Tempelkan sticky notes tersebut di diagram lingkaran Anda dan berikan penjelasan.
Contoh jenis pengadaan barang/jasa: Ruas jalan Suplemen makanan Perabotan sekolah Atap Laptop Traktor Staf service desk
Kegiatan No. 1-1-2
Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 2
Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 1
Tujuan: Agar peserta dapat memahami bagaimana menyesuaikan kebutuhan barang/jasa dengan kontrak payung yang tepat
Petunjuk untuk Peserta:
1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok Anda tentang bagaimana Anda mengelompokkan berbagai kebutuhan barang/jasa tersebut.
2. Gunakan flipcahart dan spidol untuk menyesuaikan kebutuhan barang/jasa tersebut dengan kontrak payung yang tepat.
3. Catat juga kebutuhan barang/jasa yang lebih baik diperoleh melalui pengadaan barang/jasa standar;
4. Persiapkan penjelasan atas jawaban Anda.
Latar Belakang:
Sebuah Unit Layanan Pengadaan (ULP) di Aceh sedang merencanakan pengadaan berskala besar untuk kegiatan operasional pertanian. ULP tersebut atas nama pemerintah Indonesia terdiri dari 3 orang staf pengadaan yang mengelola penyelenggaraan pengadaan tersebut. Kebutuhan dan kegiatan operasional pertanian sangat beragam dari benih, mesin pengirik yang bernilai triliunan Rupiah hingga staf ahli pertanian. Tahun lalu, pemerintah pusat telah mengadakan beberapa kontrak payung dengan penyedia barang/jasa yang dapat digunakan oleh staf pengadaan. Satu kontrak payung saja tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan, tetapi beberapa kontrak payung yang sudah ada dapat digunakan untuk membagi- bagi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1
Menentukan Jumlah Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa
Tujuan: Agar peserta lebih mudah menentukan jumlah pengguna dan penyedia barang/jasa yang tepat untuk mencapai tujuan pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok tentang bagaimana Anda menentukan jumlah pengguna dan penyedia untuk pengadaan barang/jasa yang pernah diselenggarakan di ULP Anda berdasarkan pengetahuan yang dipelajari di sesi ini. Tidak harus mengambil
contoh dari kontrak payung sebelumnya, cukup pengadaan barang/jasa yang mungkin akan lebih banyak manfaatnya jika kontrak payung digunakan.
2. Gambar tabel matriks Pengguna/Penyedia di slide 4 dan tentukan konfigurasi yang paling sesuai dengan contoh pengadaan barang/jasa yang Anda sebutkan.
3. Gunakan flipchart, spidol, dan stick notes untuk menentukan kuadran dan memberikan penjelasan tentang mengapa Anda memilih konfigurasi pengguna/penyedia tersebut
untuk contoh pengadaan barang/jasa yang Anda sebutkan.
Kegiatan No. 1-3-2 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 2
Menggunakan Kontrak Payung: Studi kasus 2
Tujuan: Untuk menguatkan konsep tentang bagaimana menetapkan struktur kontrak payung dengan mempertimbangkan empat faktor pilihan (Pengguna, Penyedia, Terbuka Vs Tertutup, Kompetisi Dua Tahap Vs Kompetisi Satu Tahap)
Petunjuk untuk Peserta:
1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok tentang struktur kontrak payung seperti apa yang akan Anda buat.
2. Lihat uraian tentang ketiga kontrak payung yang telah Anda identifikasikan sebelumnya.
3. Gunakan flipchart dan spidol, serta catatan Anda untuk menentukan pilihan struktur kontrak payung yang Anda buat dan berikan penjelasa. Pilihan struktur kontrak payung
antara lain: Jumlah pengguna dalam kontrak payung (satu vs lebih dari satu pengguna) Jumlah penyedia dalam kontrak payung (satu vs lebih dari satu penyedia) Kontrak Payung Terbuka vs Tertutup Kompetisi Dua Tahap vs Satu Tahap
Latar Belakang: Sebuah Unit Layanan Pengadaan (ULP) di Aceh sedang merencanakan pengadaan berskala besar untuk kegiatan operasional pertanian. ULP tersebut atas nama pemerintah Indonesia terdiri dari 3 orang staf pengadaan yang mengelola penyelenggaraan pengadaan tersebut. Kebutuhan dan kegiatan operasional pertanian sangat beragam dari benih, mesin pengirik yang bernilai triliunan Rupiah hingga staf ahli pertanian.
Anda telah mengelompokkan kebutuhan barang/jasa ke dalam tiga kontrak payung yang dikelola oleh pemerintah pusat. Sekarang, setiap kelompok harus menentukan jenis kontrak payung seperti apa yang akan dilakukan dan memberikan penjelasan tentang hal tersebut.
Kegiatan No. 1-4-1 Hari 1 | Sesi 4 | Kegiatan 1
Menggunakan Kontrak Payung: Studi kasus 3
Tujuan: Agar peserta mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan persyaratan dalam kontrak payung yang merupakan unsur penting dalam pelaksanaan kontrak payung. Tanpa persyaratan yang tepat, kontrak apa pun tidak dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Lakukan curah pendapat dengan kelompok Anda bagaimana Anda akan membuat persyaratan untuk salah satu barang/jasa dalam kontrak payung yang dipilih kelompok Anda. setiap kelompok harus memberikan lima persyaratan fungsional yang dapat diguakan dalam kompetisi dua tahap.
2. Kemudian, tuliskan perkiraan harga, kuantitas, waktu, dan frekuensi barang/jasa yang diperlukan. Gunakan flipchart dan spidol untuk menulis pilihan Anda dan berikan penjelasan kepada peserta lainnya.
Latar Belakang: Sebuah Unit Layanan Pengadaan (ULP) di Aceh sedang merencanakan pengadaan berskala besar untuk kegiatan operasional pertanian. ULP tersebut atas nama pemerintah Indonesia terdiri dari 3 orang staf pengadaan yang mengelola penyelenggaraan pengadaan tersebut. Kebutuhan dan kegiatan operasional pertanian sangat beragam dari benih, mesin pengirik yang bernilai triliunan Rupiah hingga staf ahli pertanian.
Anda telah menentukan struktur kontrak payung masing-masing. Sekarang, Anda harus merancang beberapa persyaratan untuk kompetisi tahap kedua untuk salah satu barang/jasa dalam struktur kontrak payung yang Anda pilih.
Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1
Uji Pengetahuan Interaktif
Tujuan: Untuk mengingat apa yang telah dipelajari dalam sesi ini.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Fasilitator akan memberikan beberapa pertanyaan.
2. Angkat tangan Anda jika Anda mengetahui jawabannya.
►KEGIATAN HARI KEDUA
Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1
Penyampaian, Penyimpanan, dan Pemberian
Tujuan: Agar peserta memahami fungsi-fungsi dasar SIMP (tiga P).
Petunjuk untuk Peserta:
1. Tiga fungsi utama SIMP adalah penyampaian, penyimpanan dan pendistribusian. Selain itu sebagian besar informasi yang terdapat di dalamnya merupakan informasi pribadi dan diamankan.
2. Penyampaian: Pikirkan fakta menarik dan benar tentang diri Anda sendiri yang tidak diketahui oleh anggota kelompok Anda. Tuliskan pada gulungan kertas kecil (mis., saya seorang pemain sepak bola semi profesional).
3. Penyimpanan: Letakkan gulungan kertas tersebut di dalam kotak.
4. Pendistribusian: Edarkan kotak di dalam kelompok mereka dan setiap anggota kelompok mengambil satu gulungan kertas kecil secara acak. Bacakan dengan lantang tulisan pada
gulungan kertas yang diambilnya dan tebaklah siapa yang menulis pada kertas tersebut. Kenali lebih dalam anggota kelompok Anda. Kegiatan ini mencermikan prinsip 3P.
Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 2
SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 1
Tujuan: Agar peserta memahami fungsi dan alasan untuk mengembangkan SIMP. Kita sering berinteraksi dengan situs jejaring untuk urusan pekerjaan maupun urusan pribadi. Peserta harus mulai memikirkan bagaimana SIMP dapat membantu mereka dalam melaksanakan tugas sehari-hari di tempat kerja mereka
Petunjuk untuk Peserta: Perancang SIMP telah meminta Anda, para pengelola pengadaan, untuk membantu mereka mengembangkan SIMP. SIMP akan beroperasi secara online sebagai suatu situs jejaring yang akan dikunjungi untuk kepentingan pelaksanaan pekerjaan mereka. Untuk mewujudkan konsep tentang SIMP, perancangnya memerlukan contoh-contoh situs jejaring yang Anda kunjungi sehari-hari.
Pikirkan tugas Anda sehari-hari dan bagaimana situs jejaring komersial dapat membantu mereka dalam melakukan pekerjaan Anda (misalnya bagaimana kaskus.com membantu Anda menemukan barang untuk keperluan pengadaan yang Anda lakukan). Pikirkan situs-situs tersebut dari segi fungsinya. Apakah mereka menawarkan pencarian tentang kemahiran, grafik, gambar, data?
Pilihlah salah satu situs jejaring yang populer dan komersial. Tuliskan bagaimana
situs tersebut membantu Anda. Mintalah peserta untuk berbagi visi dengan semua peserta lainnya.
Kegiatan No. 2-6-1 Hari 2 | Sesi 6 | Kegiatan 1
Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP
Tujuan: Untuk membantu peserta memahami bagaimana alur kerja SIMP selaras dengan aplikasinya dan proses pengadaan yang dilakukan di ULP mereka, serta bagaimana aplikasi SIMP berhubungan satu sama lain. Urutan ini tidak ditetapkan dengan sempurna, sehingga tidak ada jawaban yang benar, namun demikian susunannya harus menunjukkan deret bermakna yang berkaitan dengan proses pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Pada flip chart Anda gambarlah sebuah anak panah yang menggambarkan proses pengadaan.
2. Periksa diagram aplikasi SIMP dan tuliskan setiap aplikasi dengan warna biru pada sticky note. Diagram mewakili semua aplikasi di bawah SIMP dan bagaimana aplikasi tersebut dipusatkan pada gudang data tunggal.
3. Selanjutnya cobalah untuk menyusun aplikasi tersebut secara berurutan yang akan Anda gunakan di ULP Anda. Paparkan pendapat Anda kepada semua peserta.
Catatan: Tidak ada urutan yang benar untuk aplikasi Anda. Banyak aplikasi yang mungkin bertukar tempat atau menggantikan satu sama lain. Misalnya, pengelolaan penyedia barang/jasa dan pengelolaan kontrak merupakan praktik-praktik yang harus dilakukan setelah pemenang ditetapkan. Namun demikian, apakah aplikasi pengelolaan penyedia barang/jasa digunakan sebelum aplikasi pengelolaan kontrak akan tergantung pada keadaan khusus dan praktik-praktik terbaik yang dilakukan oleh pengelola pengadaan yang mengelola kontrak tersebut.
Kegiatan No. 2-6-2 Hari 2 | Sesi 6 | Kegiatan 2
SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 2
Tujuan: Agar peserta memahami manfaat setiap aplikasi dalam kerangka kerja SIMP dengan cara merancang laman (homepage) aplikasi mereka sendiri.
Petunjuk untuk Peserta: Perancang SIMP meminta Anda, para pengelola pengadaan, untuk membantu mereka merancang aplikasi pengadaan. Aplikasi ini akan beroperasi secara online sebagai situs jejaring yang akan dikunjungi oleh penggunanya untuk kepentingan pelaksanaan pekerjaannya.
1. Fasilitator Anda akan memberikan alur kerja SIMP untuk kelompok Anda. Setiap kelompok diharuskan merancang laman (homepage) mereka sendiri untuk aplikasi yang
berkaitan.
2. Pikirkan baik-baik data, informasi dan kemampuan apa saja yang mungkin bermanfaat bagi Anda sebagai pengelola pengadaan.
3. Presentasikan rancangan Anda kepada semua peserta.
Kegiatan No. 2-7-1 Hari 2 | Sesi 7 | Kegiatan 1
Penerapan SIMP
Tujuan: Meminta peserta untuk melakukan curah pendapat tentang tantangan yang mungkin dihadapi oleh SIMP di ULP tempat mereka bekerja dan bagaimana menanganinya. Banyak peserta yag belum pernah menggunakan SIMP dan mungkin ingin mendiskusikan tantangan yang tidak disebutkan pada sesi ini.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Anda memiliki waktu selama lima hari untuk memasang dan mengoperasikan SIMP di ULP tempat Anda bekerja. Lakukan curah pendapat tentang segala tantangan yang menurut Anda mungkin dihadapi.
2. Cobalah untuk mencari cara untuk memitigasi tantangan tersebut sebelum hari yang ditetapkan untuk membuka dokumen penawaran. Namun, apabila beberapa tantangan tertentu tampaknya tidak dapat diatasi, catat dan diskusikan dengan semua peserta
(misalnya tidak ada internet akses).
Kegiatan No. 2-7-2 Hari 2 | Sesi 7 | Kegiatan 2
SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 3
Tujuan: Agar peserta melihat ke masa depan dan membayangkan skenario di tempat kerja yang memiliki SIMP. Yang perlu diingat adalah SIMP merupakan peluang untuk memudahkan hidup dan pekerjaan mereka sekaligus memajukan kemampuan bangsa di bidang pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta : Sekarang setelah kita membantu pengembangan SIMP yang dapat beroperasi sepenuhnya di ULP kita, kami ingin meminta Anda untuk membayangkan jadwal dan rutinitas harian Anda yang dapat dibantu oleh SIMP. Pekerjaan rutin seperti pengelolaan kontrak dan penyusunan dokumen seharusnya menjadi lebih mudah dengan adanya SIMP, sehingga Anda sebagai pengelola pengadaan dapat menggunakan lebih banyak waktu Anda untuk melakukan hal-hal yang penting.
Pada selembar kertas, mintalah salah satu anggota kelompok Anda untuk menulis kegiatan dan jadwal sehari-hari. Di kertas terpisah, tulislah cara-cara bagaimana seharusnya SIMP membantu Anda dalam melakukan tugas Anda sehari-hari Akhirnya, bacakan kedua jadwal tersebut dalam kelompok Anda dan pikirkan
beberapa contoh untuk dibagi dengan semua peserta lainnya
Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 1
Who Wants to be a Millionaire
Tujuan: Agar peserta meninjau poin-poin penting tentang kontrak payung dan SIMP
Petunjuk untuk Peserta:
1. Jika Anda kontestan, berusahalah sebaik mungkin untuk menjawab dengan benar setiap pertanyaan yang diajukan.
2. Jika Anda tida mengetahui jawabannya, Anda dapat menggunakan pilihan bantuan masing-masing satu kali:
50:50 – Dua jawaban yang salah akan dieliminasi Tanya teman – Memberikan waktu selama 30 detik kepada peserta untuk
mendiskusikan jawabannya dengan seroang peserta lain yang tidak ikut dalam permainan.
Tanya penonton – Peserta lain yang tidak ikut bermain memilih satu jawaban yang mreka anggap benar.
3. Untuk setiap pertanyaan yang Anda jawab dengan benar, Anda meningkatkan hadiah yang akan Anda peroleh (Rp 100, Rp 200 Rp 500, dst.) seperti yang terlihat pada slide 19.
4. Apabila jawaban Anda salah, Anda kehilangan semua uang Anda dan permainan berakhir.
5. Jika Anda memutuskan untuk menyerah, Anda “memenangkan” hadiah terbesar yang Anda peroleh sesuai dengan nilai pertanyaan yang terakhir Anda jawab dengan benar.
6. Jika Anda penonton, cobalah untuk membantu kontestan ketika ia meminta bantuan Anda untuk memilih jawaban yang benar.