Laporan Praktik Kerja Lapangan PKL (1)

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
SISTEM REGISTRASI KONFERENSI
PT. OPTIONS

Oleh :
Fachrosi Firdaus
NIM : 0908605066

Jurusan Ilmu Komputer
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Udayana
2012

HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
SISTEM REGISTRASI KONFERENSI
PT. OPTIONS
Oleh :
Fachrosi Firdaus
NIM : 0908605066
Denpasar, 7 September 2012

Menyetujui,
Pembimbing

I Made Widiartha, S.Si, M.Kom
NIP. 19821220208011008

Mengetahui,
Ketua Jurusan Ilmu Komputer
FMIPA Universitas Udayana

Drs. I Wayan Santiyasa, M.Si
NIP. 196704141992031002

ii

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat-Nya penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat diselesaikan
dengan sebaik-baiknya. Laporan yang berjudul “Sistem Registrasi Konferensi
pada PT. Options”. Laporan ini dibuat sebagai laporan atas terlaksanakannya

Praktek Kerja Lapangan di PT. Options.
Tidak lupa dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Ragil Murdiono selaku pimpinan perusahaan PT. Options, yang
telah membantu dalam penempatan tempat PKL sekaligus menjadi dosen
pembimbing lapangan di PT. Options yang telah membimbing penulis
dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Seka Savianto, S.E selaku pendamping penulis di PT. Options, yang
telah memberikan petunjuk dalam menyelesaikan tugas selama Praktek
kerja lapangan.
3. Karyawan – karyawan di PT. Options yang telah membantu penulis dalam
melaksanakan tugas selama praktek kerja lapangan.
4. Komisi PKL Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam, yang telah mengadakan PKL periode IV ini.
5. Bapak I Made Widiartha, S.Si, M.Kom selaku pembimbing praktek kerja
lapangan yang telah membantu penulis dalam pembuatan laporan praktek
kerja lapangan.
6. serta semua pihak yang telah ikut berpartisipasi baik secara langsung
maupun tidak langsung dalam proses pembuatan laporan ini.
Demikian laporan ini saya sampaikan, semoga Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat sebagai syarat untuk

menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan periode IV.
Denpasar,

Penulis
iii

September 2012

DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN PENGESAHAN................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1
2.1 Tujuan dan Manfaat ...................................................................................... 1
1.3 Lokasi dan Waktu ......................................................................................... 2
BAB II GAMBARAN UMUM............................................................................... 3
2.1 Sejarah Institusi ............................................................................................. 3
2.2 Produk yang Dihasilkan ................................................................................ 3

2.3 Struktur Organisasi Institusi.......................................................................... 5
2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi ..................................................................... 9
BAB III KAJIAN PUSTAKA............................................................................... 10
3.1 Konsep Sistem Informasi ............................................................................ 10
3.2 Database ...................................................................................................... 10
3.3 System Development Life Cycle (SDLC)................................................... 11
BAB IV PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ........................... 15
4.1 Hasil Pengamatan (Masalah yang muncul selama PKL) ............................ 15
4.2 Perancangan dan Prosedur Sistem Registrasi Konferensi ........................... 16
4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem ............................................................. 31
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 32
5.1. Kesimpulan ................................................................................................ 32
5.2. Saran ........................................................................................................... 32
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 33

iv

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya teknologi dan sistem informasi pada era
saat ini, membuat kebutuhan akan sistem informasi menjadi meningkat. Tidak
hanya badan usaha milik negara saja yang mebutuhkan sistem informasi, tapi juga
badan usaha milik swasta juga memerlukan sistem informasi, bahkan perusahaan
sekecil apapun saat ini sangat membutuhkan sistem informasi. PT. Options
merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di dalam penyewaan alat
meeting pada acara konferensi baik dalam skala nasional maupun internasional.
Akhir-akhir ini PT. Options sering kali menerima permintaan dari panitia
konferensi selain berupa perangkat keras seperti personal komputer, LCD, sound
system, backdrop, dan sebagainya juga diminta untuk memiliki sebuah sistem
informasi yang dapat digunakan untuk mendaftarkan atau meregistrasi peserta
pada konferensi tersebut.
Atas dasar inilah penulis diberikan tugas selama praktek kerja lapangan
di PT. Options untuk membuat sebuah sistem informasi yang berfungsi
sebagimana permintaan dari panitia konferensi.
Pengambilan judul SISTEM REGISTRASI KONFERENSI ini sebagai
laporan dalam praktek kerja lapangan yang telah di laksanakan. Sehingga penulis
dapat lebih memahami tentang kebutuhan dari PT. Options dan mempraktekkan
ilmu yang didapat di bangku kuliah dalam dunia nyata.

2.1 Tujuan dan Manfaat
1.1.1

Tujuan
Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memadukan teori yang

diperoleh di bangku kuliah khususnya pada mata kuliah rekayasa perangkat lunak,
basis data, dan pemrograman komputer dengan persoalan nyata yang dihadapi di
tempat praktek kerja. Melalui pelaksanaan PKL mahasiswa diharapkan mampu
menganalisis, merancang, menguji, dan mengimplementasikan keilmuannya pada
persoalan nyata di tempat praktek kerja.

1

2

1.1.2

Manfaat
Setelah mengikuti PKL diharapkan mahasiswa dapat :

1. Memahami kebutuhan pekerjaan di tempat praktek kerja.
2. Mengetahui secara langsung peranan teknologi informasi dan komunikasi
di tempat praktek kerja.
3. Mengimplementasikan teori-teori perkuliahan di tempat praktek kerja serta
menganalisis persoalan-persoalan yang dihadapi selama PKL.
4. Menyajikan hasil-hasil yang diperoleh selama PKL dalam bentuk laporan
praktek kerja.
1.3 Lokasi dan Waktu
1.1.3

Lokasi
Lokasi praktek kerja yang dilaksanakan adalah kantor PT. Options yang

terletak di jalan Gelogor Carik 36 A - B Denpasar.
1.1.4

Waktu
Waktu pelaksaan PKL dilaksanakan selama dua bulan yaitu mulai tanggal

28 Juni 2012 sampai 28 Agustus 2012. PKL berlangsung sesuai hari dan jam kerja
kantor pada PT. Options yaitu hari Senin sampai Sabtu pada jam 9.00 WITA
sampai dengan jam 17.00 WITA.

BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1 Sejarah Institusi
Pada awalnya OPTIONS RENTAL bernama PT.K.A.E, yang berdiri sejak
tahun 1996 dengan bidang usaha utama pengadaaan alat uji kendaraan bermotor
dan penjualan komputer serta peripherial lainnya. Seiring perkembangan
perusahaan yang semakin pesat maka di bentuklah suatu unit usaha yang
memfokuskan diri dalam bidang penyewaan meeting equipment seperti :
komputer, notebook, fotokopi, printer, SIS, Delegate Mic serta kebutuhan
pendukung lainnya. Options yang mempunyai motto "one stop multitask services"
dengan maksud bisa melayani semua kebutuhan client dalam hal penyewaan
kebutuhan meeting untuk berbagai event meeting baik skala nasional dan
internasional.
Options selalu berusaha yang terbaik dalam memberikan jasa kepada client
karena kesuksesan event anda adalah kesuksesan kami juga. Options selalu
berupaya untuk menjadi partner di balik sukses event anda, dengan harapan akan

terjalin suatu hubungan kerja yang dinamis dan saling menguntungkan.
Lokasi kantor pusat PT. Options berada pada jalur yang mudah dijangkau
oleh siapapun yang membutuhkannya. Posisi tepatnya adalah di jalan Gelogor
Carik 36 A - B, Denpasar - Bali.
2.2 Produk yang Dihasilkan
Sesuai gambaran di atas, ada beberapa produk baik barang ataupun jasa
yang disewakan pada PT. Options, antara lain :
1. Jaringan Internet
Options menyediakan layanan pengadaan jaringan internet untuk
kemudian digunakan secara bersama-sama dengan puluhan, ratusan atau bahkan
ribuan komputer tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Dengan adanya
jaringan komputer yang terintegrasi dengan internet akan memungkinkan untuk
melakukan komunikasi dan kolaborasi dengan para karyawan yang berada di
lokasi kantor yang berbeda. Sehingga tetap dapat saling bertukar informasi seolaholah berada dalam satu kantor.

3

4

2. Bandwidth Management

Options

akan

melakukan

pengelolaan

jalur

internet

event

agar

penggunaannya menjadi efektif dan efisien. Pada kebanyakan perusahaan,
masalah jaringan yang sering terjadi adalah adanya karyawan yang gemar
melakukan download secara besar-besaran, sehingga gateway/jalur ke internet
dipenuhi oleh traffic/lalu lintas download tersebut mengakibatkan kecepatan

internet dan jaringan lokal menjadi berkurang. Dengan bandwidth management,
kami (Options) akan mengatur bandwidth event sesuai dengan prioritas dan
kebutuhannya, misalnya memberikan prioritas utama untuk email (terutama
email-email top level management), atau memberikan prioritas kepada aplikasi
khusus yang menggunakan jaringan komputer sesuai dengan base on request.
3. Projector
PT. Options menyediakan LCD projector mulai dengan berbagai
spesifikasi, antara lain :
a. Projection System DLP, Brightness 1500 ANSI LUMENS, Contrast
Ratio 2000 : 1, Resolution SVGA (800x600), Weight 2.6kgs ,
Dimension WxHxD), 277 x 95 x 208 mm untuk audiens dibawah 10
orang.
b. LCD Projector 2000 lumens
LCD Projector dengan lumens 2.000 biasa digunakan pada acara
meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah
50 orang. dengan layar (screen) ukuran 2x2
c. LCD 3000 ansi lumens
Projector 3.000 ansi lumens biasa digunakan pada acara meeting atau
conference dengan jumlah peserta (audience) di bawah 50-100 orang
dengan Layar 2x3
d. LCD Projector 5000 lumens
Sewa LCD Projector 5.000 ansi lumens. Biasa digunakan pada acara
meeting atau conference dengan jumlah peserta (audience) 100-200
orang dengan sewa Screen 3x4
e. LCD Projector 7000 ansi lumens

5

Projector dengan lumens 7.000 biasa digunakan pada acara meeting
atau conference dengan jumlah peserta (audience) 200-500 orang.
dengan layar ukuran 4x6
4. TV Plasma dan lain-lain.
Double-Windows / (PAP) Double Window pada dasarnya pembagian layar
menjadi dua. LCD SANYO dapat menampilkan gambar HDMI pada layar
pertama dan lainnya bisa (DVD, PC Input, RF,Composite) pada layar kedua atau
sebaliknya. Ini memberikan kemudahan dalam menonton program favorit anda
dan film secara bersamaan tanpa harus mengganti mode TV berkali-kali.
HD

ready

mengindikasikan

kemampuan

pesawat

televisi

untuk

menampilkan sinyal High Definition baik 720p, 1080i, maupun 1080p dengan
menggunakan input komponen video atau input digital, dan tidak memiliki tuner
dengan tehnologi plasma TV yang Options miliki akan membuat tampilan visual
event anda akan lebih semarak serta elegan.
2.3 Struktur Organisasi Institusi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Options

6

Dari struktur organisasi di atas, terdapat tanggung jawab dari masingmasing pegawai atau karyawan yaitu :


Pimpinan
1. Menetapkan Program Kerja PT. Options berdasarkan rencana kegiatan
masing-masing Bidang.
2. Membuat perumusan kebijakan teknis pada tiap – tiap divisi
berdasarkan kewenangan yang ada.
3. Mengatur,

mendistribusikan

dan

mengkoordinasikan

tugas-tugas

bawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada
bawahan.
5. Memeriksa hasil kerja bagian operasional dan tiap – tiap divisi.
6. Mengevaluasi hasil kerja bawahan.


Sekretaris
1. Menyusun program kerja Sekretariat berdasarkan rencana kegiatan
masing-masing divisi.
2. Menyusun laporan pertanggungjawaban kinerja Sekretariat berdasarkan
laporan hasil kegiatan masing-masing divisi.
3. Berkoordinasi dengan pimpinan mengenai program kerja yang akan
dilaksanakan.
4. Melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar.
5. Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan.
6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan
kepada pimpinan.
7. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.



Operasional
1. Menyusun program kerja masing – masing Divisi berdasarkan rencana
kegiatan masing-masing Bidang dan rencana kegiatan sekretariat.
2. Menyusun laporan hasil kegiatan Divisi berdasarkan laporan hasil
kegiatan masing-masing Divisi.

7

3. Mengatur,

mendistribusikan

dan

mengkoordinasikan

tugas-tugas

bawahan sesuai dengan Divisi masing-masing.
4. Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada
masing – masing Divisi.
5. Memeriksa hasil kerja masing – masing Divisi.
6. Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja masing –
masing Divisi.
7. Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.


Divisi Transportasi
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi
transportasi.
2. Mempersiapkan sarana transportasi jika diperlukan oleh atasan atau
pada saat ada kegiatan keluar kantor.
3. Melakukan pengangkutan barang baik dari kantor ke tempat kegiatan
maupun sebaliknya.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi transportasi berdasarkan
kegiatan yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.



Divisi Humas
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi
Humas.
2. Melakukan koordinasi mengenai tugas antar divisi.
3. Sebagai sarana hubungan antara konsumen dengan perusahaan.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi humas berdasarkan kegiatan
yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional



Divisi Inventori
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang Divisi
Inventori.

8

2. Melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang ada di gudang
kantor serta mengklasifikasikan barang-barang sesuai permintaan dari
atasan.
3. Mempersiapkan barang-barang yang akan digunakan oleh kantor dan
yang akan diguanakan oleh pantia penyelenggara kegiatan.
4. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi inventori berdasarkan kegiatan
yang telah dikerjakan.
5. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.


Operator
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang
operator.
2. Melakukan pengecekan terhadap kualitas barang-barang khusunya
barang elektronik yang ada di gudang kantor maupun yang ada pada
kegiatan di luar kantor.
3. Mengatur konfigurasi barang elektronik saat kegiatan berlangsung.
4. Memperbaiki kerusakan barang elektronik yang disebabkan oleh
kelalaian karyawan maupun hal – hal lain yang terjadi di luar dugaan.
5. Menyusun laporan hasil kegiatan operator berdasarkan kegiatan yang
telah dikerjakan.
6. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.



Divisi Fungsional
1. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan sesuai dengan bidang divisi
funsional.
2. Membantu kinerja bidang inventori dan operator saat diperlukan.
3. Melakukan inventarisasi dan analisis serta evaluasi kinerja divisi.
4. Melaksanakan publikasi dan komunikasi melalui media.
5. Melaksanakan pengawasan terhadap media.
6. Menyusun laporan hasil kegiatan divisi fungsional berdasarkan kegiatan
yang telah dikerjakan.
7. Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada bagian operasional.

9

2.4 Visi, Misi, dan Tujuan Institusi
1. Visi Options
Dengan berpijak pada perubahan ke arah yang lebih baik, maka Visi PT.
Options adalah : “One Stop Multitask Services” yaitu terwujudnya kesuksesan
client melalui pelayanan penyewaan kebutuhan client untuk berbagai event baik
skala nasional dan internasional.”
2. Misi Options
Dalam rangka

mewujudkan visi tersebut, sebagai penjabarannya

dituangkan dalam bentuk misi yang dapat memberikan fokus terhadap program
yang akan dicapai.
Adapun Misi Options adalah sebagai berikut :
a. Mengoptimalkan

pemanfaatan

teknologi

informasi

dan

sistem

informasi guna mencapai efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Meningkatkan kinerja pegawai demi kelancaran event.
c. Memperbanyak belajar dari pengalaman dan menumbuhkan sikap
bekerja keras demi kesuksesan client.
d. Menigkatkan hubungan kerja dengan perusahaan-perusahaan di bidang
teknologi informasi.
3. Tujuan Options
Tujuan yang telah dirumuskan oleh PT. Options, antara lain :
a. Memberikan kemudahan kepada client melalui teknologi informasi dan
jaringan informasi secara terpadu.
b. Terciptanya

komunikasi

yang

efektif

dan

efisien

penyelenggaraan event – event nasional dan internasional.
c. Terwujudnya masyarakat modern berbasis teknologi informasi.

dalam

BAB III
KAJIAN PUSTAKA
3.1 Konsep Sistem Informasi
Menurut Meteod (dalam Nur Asiah, 2008:27) ‘Sistem merupakan
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai tujuan.’
Data merupakan deskripsi benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang
dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan. Item data dapat berupa numerik,
alfanumerik, foto, suara, atau gambar. Suatu database terdiri atas kumpulan data
yang diorganisasikan agar dapat dicari kembali (Turban, 2004:51).
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan
atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan
keputusan (Turban, 2004:51).
Sistem informasi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisa dan mendiseminasi informasi untuk tujuan
tertentu. Seperti sistem-sistem yang lain, sistem informasi terdiri atas input (data,
instruksi) dan output (laporan, perhitungan). Sistem informasi tidak selalu
terkomputerisasi, meskipun sebagian besar dari mereka berkaitan dengan
komputer (Turban, 2004:18).
3.2 Database
Database adalah suatu aturan kumpulan logika yang dihubungkan dengan
file. Pada database, data diintegrasikan dan dihubungkan menjadi satu himpunan
program software yang menyediakan akses ke semua data. Beberapa data yang
bermasalah dengan file sekitarnya harus dikurangi agar tidak terjadi data ganda
atau redundant, data tersembunyi, dan data yang tidak konsisten (Turban,
2004:839).

10

11

3.3 System Development Life Cycle (SDLC)
SDLC adalah suatu fase pendekatan kepada analisis dan desain pembuatan
sistem yang dikembangkan dengan menggunakan siklus khusus oleh seorang
analis dan aktivitas pengguna. SDLC dibagi menjadi tujuh fase, seperti yang
terlihat pada gambar 3.1. Meskipun masing-masing fase dipresentasikan dengan
ciri yang berbeda, ini tetap berada dalam kesatuan yang tak terpisahkan. Apalagi,
beberapa langkah dapat terjadi secara serempak dan langkahnya bisa diulang
kembali (Kendall, 2006:8).

Gambar 3.1. Tujuh Fase pada SDLC (Kendall, 2006:8).
1. Identifikasi Masalah, Kesempatan, dan Sasaran
Pada fase pertama ini, seorang analis dikaitkan dengan kebenaran dalam
mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan sasaran. Langkah ini merupakan
sesuatu yang kritis untuk kesuksesan dari sebuah proyek, karena tak seorangpun
berkeinginan adanya pemborosan waktu dalam menangani kesalahan masalah
yang dihadapi. Selain masalah yang harus diidentifikasi juga adalah kesempatan.
Kesempatan adalah situasi agar seorang analis dapat berbuat yang lebih
baik dengan menggunakan sistem informasi komputer. Identifikasi sasaran juga
merupakan hal yang penting dalam fase ini. Analis harus menemukan langkah
pertama dimana proyek ini dapat dicoba.
Aktivitas pada fase ini terdiri atas wawancara mengenai manajemen
pengguna, merangkum pengetahuan atau informasi yang diperoleh, mengestimasi

12

jangkauan proyek, dan mendokumentasikan hasilnya. Hasil dari fase ini adalah
laporan kemungkinan yang terdiri atas definisi masalah dan rangkuman sasaran
(Kendall, 2006:9).
2. Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna
Fase selanjutnya seorang analis menentukan kebutuhan informasi
pengguna dengan menggunakan berbagai peralatan yang mudah dipahami. Fase
ini merancang bagaimana seorang pemakai dapat berinteraksi pada pekerjaan
dengan sistem informasi yang ada. Seorang analis akan menggunakan metode
interaktif seperti wawancara, pengambilan sampel dan penelusuran data, dan
kuisioner untuk mengetahui lebih dalam tentang kebutuhan informasi pengguna.
Seorang analis akan bekerja keras untuk memahami tentang kebutuhan informasi
pengguna yang selanjutnya akan diterapkan pada pekerjaannya (Kendall,
2006:10).
3. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dapat membantu seorang analis dalam
menentukan kebutuhan sistem. Tools yang digunakan seperti data flow diagram
(DFD) dapat menjelaskan input, proses, dan output dari suatu fungsi atau diagram
aktivitas sistem yang menampilkan rangkaian kejadian, ilustrasi sistem pada
struktur dan form grafis.
Selama fase ini, analis juga menganalisis pembuatan struktur keputusan.
Struktur keputusan berupa kondisi, kondisi alternatif, tindakan, dan aturan
tindakan yang dapat digunakan untuk memutuskan masalah. Ada tiga metode
umum dalam pembuatan struktur keputusan. Antara lain : structured English,
tabel keputusan (decision table), dan pohon keputusan (decision tree) (Kendall,
2006:10).
4. Mendesain Sistem yang Direkomendasikan
Untuk mendesain sistem, seorang analis menggunakan informasi yang
diperoleh pada fase sebelumnya untuk menyelesaikan rancangan logika yang
digunakan pada sistem informasi. Seorang analis merancang prosedur untuk

13

pengguna agar bisa membantu secara akurat dalam mengolah data menjadi
informasi yang benar. Intinya seorang analis harus merancang output, input,
struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem informasi (Kendall, 2006:11).
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
Pada fase ini, seorang analis bekerja sama dengan seorang programmer
dalam mengembangkan perangkat lunak yang diinginkan berdasarkan analisis dan
kebutuhan sistem. Selama fase ini, seorang analis juga bekerja dengan pemakai
dalam mendokumentasikan perangkat lunak, melalui prosedur manual, online
help, dan fitur situs web atau file Read Me yang disisipkan pada perangkat lunak
yang baru.
Programmer memiliki penanan penting pada fase ini karena seorang
programmer yang merancang, code, dan menghapus sintak kesalahan dari
program komputer. Untuk memjamin kualitas, seorang programmer mengadakan
salah satu desain atau kode yang menjelaskan kelengkapan program kepada tim
pembangun program (Kendall, 2006:11).
6. Uji Coba dan Perawatan Sistem
Sebelum sistem informasi digunakan, terlebih dahulu harus dicoba.
Tujuannya untuk mengurangi masalah sebelum sistem digunakan oleh pengguna
pada umumnya. Rangkaian uji coba pertama dijalankan dengan menggunakan
sampel data dan membandingkan dengan data sebenarnya dari sistem yang telah
ada sebelumnya. Perawatan sistem dan dokumentasi dimulai pada fase ini dan
dibawa kepada aktivitas keseharian dari sistem informasi. Beberapa perawatan
seperti perubahan program (program updates), dapat dilakukan secara otomatis
melalui vendor situs pada (Kendall, 2006:11).
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem
Fase terakhir pada SDLC adalah implementasi dan evaluasi sistem. Pada
fase ini analis mengajari pemakai dalam menggunakan sistem yang telah dibuat.
Proses implementasi terdiri atas pengkonversian file dari format lama ke format

14

baru, membangun database, menginstall kebutuhan, dan membawa sistem baru
kepada lembaga produksi. Evaluasi terdiri atas penilaian sejauih mana sistem telah
dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan (Kendall, 2006:11).

BAB IV
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Hasil Pengamatan (Masalah yang muncul selama PKL)
4.1.1 Gambaran Sistem Lama
Sistem registrasi konferensi pada PT. Options yang digunakan sebelumnya
adalah sistem yang dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Acces 2003 dan
database-nya juga menggunakan Microsoft Acces 2003. Kelebihan dari sistem ini
adalah sistemnya sangat sederhana baik dari segi database maupun dari tampilan
antar muka pemakainya. Adapun kekurangan dari sistem ini adalah terletak pada
manajemen database-nya yang kurang sempurna. Ini dapat dibuktikan pada saat
memasukkan data yang jumlahnya besar, maka sistem ini berjalan kurang optimal.
Selain itu, sistem ini tidak mampu mengakomodir kepentingan konsumen (panitia
konferensi) dan hanya bisa digunakan oleh satu unit komputer saja.
Berdasarkan kekurangan inilah pimpinan PT. Options menginginkan suatu
sistem dimana sistem tersebut mampu meminimalisir semua kekurangan dari
sistem yang telah ada. Secara khusus pimpinan menginginkan suatu sistem
registrasi konferensi dimana sistem tersebut mampu mengakomodir segala
kepentingan acara konferensi.
4.1.2 Analisis Permasalahan
Analisa permasalahan (problem analysis) dengan cara studi literatur atau
mempelajari sistem lama, pengamatan secara langsung proses pada sistem lama,
dan wawancara dengan para pengguna sistem tersebut seperti administrator dan
operator. Hasil analisis berupa uraian identifikasi kebutuhan pemakai,
indentifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi kebutuhan aplikasi, serta saransaran untuk pengembangan sistem informasi.
a. Identifikasi Kebutuhan Pemakai
1. Sistem yang harus dibuat dapat membantu pekerjaan operasional operator
dan administrator.

15

16

2. Sistem harus dapat dioperasikan oleh operator dan administrator dengan
hak akses yang telah ditentukan.
3. Sistem yang diperuntukan bagi operator harus dapat difungsikan layaknya
sebuah cash register atau Point of Sale Terminal (POST).
4. Data yang menjadi masukan untuk sistem harus dientry langsung dari
sumber datanya dan hasilnya harus dapat dibaca oleh bagian lain yang
membutuhkannya.
5. Sistem harus mampu menyimpan semua data secara terpusat.
6. Ada fasilitas untuk menampilkan dan mencetak laporan sesuai kriteria
yang diinginkan.
b. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Beberapa informasi yang dibutuhkan dari sistem registrasi ini, antara lain :
1. Bukti pembayaran yang ditujukan kepada peserta registrasi dan
frekuensinya setiap ada pelanggan yang melakukan registrasi

kepada

operator.
2. Laporan peserta yang ditujukan kepada administrator dan frekuensinya
sesuai keinginan administrator baik sebelum konferensi berlangsung
maupun setelah konferensi berlangsung.
c. Identifikasi Kebutuhan Aplikasi
1. Cash Register
Mengolah data peserta saat registrasi yang dilaksanakan di bagian operator
meliputi pencatatan data-data peserta, pencatatan transaksi pembayaran,
dan pembuatan laporan.
2. Adminstrator
Mengolah master data yang dibutuhkan pada cash register.
4.2 Perancangan dan Prosedur Sistem Registrasi Konferensi
Perancangan sistem merupakan tahap atau langkah setelah permasalahan
terdefinisikan serta kebutuhan pemakai telah kita ketahui atau telah adanya
gambaran yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan. Tujuan dari perancangan

17

sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan dari pemakai sistem/user mengenai
gambaran yang jelas tentang rancangan sistem yang akan dibuat serta
diimplementasikan.
Perancangan sistem registrasi konferensi ini dapat dijelaskan dalam
bentuk diagram konteks, diagram alir data, entity relationship diagram, dan
deskripsi tabel pada database.
4.2.1 Diagram Konteks
Diagram konteks pada sistem registrasi konferensi menjelaskan konsep
sistem secara global tentang data-data yang akan mengalir pada sistem registrasi
tersebut. Diagram konteks ini memiliki beberapa komponen, antara lain : proses,
data alir, dan entitas (pemakai) yang terdiri dari peserta dan administrator.

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Registrasi Konferensi
Dari diagram konteks di atas dapat dijelaskan bahwa adanya hak akses
yang dimiliki oleh administrator dan peserta. Seorang administrator memiliki hak
akses di bagian pengolahan data master seperti : data operator, data event
(konferensi), data kelas event, data fee event, data paket tour, dan data akomodasi.

18

Sedangkan peserta memiliki hak akses di bagian pengolahan data peserta
konferensi seperti : data peserta saat registrasi, pencatatan pembayaran, dan
pembuatan laporan.
4.2.2 Diagram Alir Data (DAD)
1. Diagram Alir Data (DAD) Level 0
Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan penjelasan
dari diagram konteks, dimana pada DFD level 0 ini menjelaskan bagian – bagian
atau sub proses dari diagram konteks di atas. DFD level 0 ini memiliki enam
proses, antara lain : proses login, proses pengolahan master data, proses registrasi,
proses pembayaran, proses laporan, dan proses utilitas.
Pada proses login, setiap pemakai (administrator dan peserta) diminta
untuk memberikan username dan password yang telah terdaftar di database.
Setelah username dan password diisi dengan benar maka sistem akan meentukan
hak akses apakah pemakai ini termasuk kategori peserta atau administrator.
Pada proses pengolahan master data, hak akses sepenuhnya dimiliki oleh
administrator. Di sinilah seorang administrator dapat mengolah semua data yang
dibutuhkan oleh operator seperti data event (konferensi), data kelas event, data fee
event, data paket tour terdiri atas day tour dan field trip, dan data akomodasi.
Pada proses registrasi dan pembayaran, hak akses sepenuhnya dimiliki
oleh peserta. Pada proses ini seorang peserta mengolah data peserta saat registrasi
mulai dari registrasi baru, registrasi pendamping peserta (accompanying person),
pemilihan paket tour, pemilihan field trip, dan pemilihan akomodasi. Pada proses
pembayaran, seorang operator hanya mencatat biaya yang dibayar oleh peserta
berdasarkan data registrasi sebelumnya.
Pada proses laporan, laporan peserta akan diserahkan kepada
administrator. Laporan ini dapat berupa softcopy (file .pdf) atau juga bisa dibentuk
hardcopy sesuai permintaan administrator.
Pada proses utilitas, ada dua macam hak akses yaitu administrator dengan
hak akses secara penuh dalam arti dapat menambahkan pemakai baru atau bisa
juga hanya mengubah (meng-edit) data pemakai yang telah terdaftar. Sedangkan
operator hanya bisa mengubah (meng-edit) data operator itu sendiri.

19

Gambar 4.2 Data Alir Diagram Level 0
2. Diagram Alir Data (DAD) Level 1
DFD level 1 ini menjelaskan bagian – bagian atau sub proses dari DFD
level 0 di atas. Akan tetapi tidak semua proses pada DFD level 0 dijelaskan
kembali pada DFD level 1. Proses yang dijelaskan pada DFD level 1 antara lain :
proses master data dan proses registrasi.

20

Gambar 4.3 DFD Level 1 (Proses 2.0 Master Data)
Proses pengolahan master data dibagi menjadi 3 sub-proses, antara lain :
1. Proses event yaitu proses yang mengolah semua data yang berkaitan
dengan event (konferensi) seperti data event, dan data kelas event.
2. Proses accomodation yaitu proses yang mengolah data – data yang
berkaitan dengan sarana akomodasi seperti data hotel tempat penginapan
peserta konferensi.
3. Proses paket tour yaitu proses yang mengolah data – data yang berkaitan
dengan paket tour seperti data day tour dan data field trip.

21

Gambar 4.4 DFD Level 1 (Proses 3.0 Registrasi)
Proses registrasi dibagi menjadi 3 sub-proses, antara lain :
1. Proses registrasi baru yaitu proses yang mengolah semua data peserta
yang baru mendaftar sebagai peserta konferensi.
2. Proses accomodation yaitu proses yang mengolah data – data akomodasi
peserta konferensi beserta pendamping peserta (accompanying person).
3. Proses paket tour yaitu proses yang mengolah data – data paket tour yang
akan diikuti oleh peserta dan pendampingnya seperti data day tour dan
data field trip.
4.2.3 Entity Relationship Diagram
(Entity Relationship-Model) merupakan suatu model yang menjelaskan
hubungan antar data dalam suatu basis data berdasarkan objek-objek yang
mempunyai hubungan antar relasi. Pada dasarnya terdapat tiga simbol dalam ERD
yaitu Entiti, Atribut dan Relasi. ERD dari sistem registrasi konferensi dapat
dilihat pada gambar 4.5 berikut :

22

Gambar 4.5 ERD Sistem Registrasi Konferensi
4.2.4 Deskripsi Tabel
Berdasarkan entitas pada ERD pada gambar 4.5, maka dapat dideskripsikan
dalam bentuk tabel di bawah ini :
1. Tabel Konferensi
Tabel 4.1. Tabel Konferensi
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket
PK

Kd_Konf

char

20

Kode Konferensi

Nm_Konf

char

50

Nama Konferensi

Start

Date

Tanggal Mulai Konferensi

Finish

Date

Tanggal Selesai Konferensi
Tanggal

Refund

Date

Konferensi

Pembatalan

23

2. Tabel Kelas
Tabel 4.2. Tabel Kelas Konferensi
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_Kelas

char

20

Kode Kelas

PK

Kd_Konf

char

20

Kode Konferensi

FK

Nm_Kelas

char

50

Nama Kelas

Start

Date

Tanggal Mulai Kelas

Finish

Date

Tanggal Selesai Kelas

Refund

Date

Tanggal Pembatalan Kelas

Biaya

integer

Biaya Kelas

3. Tabel Field Trip
Tabel 4.3. Tabel Field Trip
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket
PK

Kd_FT

char

20

Kode Field Trip

Nm_FT

char

30

Nama Field Trip

Tanggal

Date

Tanggal Dimulainya Field Trip

Biaya

integer

Biaya Field Trip

4. Tabel Day Tour
Tabel 4.4. Tabel Day Tour
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket
PK

Kd_DT

char

20

Kode Day Tour

Nm_DT

char

30

Nama Day Tour

Tanggal

Date

Tanggal Dimulainya Day Tour

Biaya

integer

Biaya Day Tour

24

5. Tabel Peserta
Tabel 4.5. Tabel Peserta Konferensi
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Nomor registrasi (random)

PK

reg_no

AutoNum

reg_online

char

30

Nomor registrasi online

Kd_Konf

char

20

Kode Konferensi

Tanggal

Date

Group

char

20

Nama Grup

Status

char

3

Mr, Mrs, Mss, dan lain-lain

Tittle

char

5

Proff, Dr, Drs, dan lain-lain

First Name

char

30

Nama Depan

Last Name

char

30

Nama Belakang

Badge Name

char

60

Nama pada kartu ID

Representative

char

20

(media, delegasi, dan lain-lain)

Company

char

20

Nama perusahaan

Position

char

10

Jabatan di perusahaan

Country

char

2

Kode Negara

Address

varchar

50

Alamat

City

char

10

Kota

Phone

char

15

No. Telepon

Mobile Phone

char

15

No. HP

Fax

char

15

Fax

Email

char

40

Email

Biaya Registrasi

integer

Biaya registrasi

Total Kelas

integer

Jumlah kelas yang diikuti

Total Biaya

integer

Biaya registrasi + Biaya Kelas

Tanggal Saat Registrasi

6. Tabel Pembayaran
Tabel 4.6. Tabel Pembayaran
Field Name
Kd_Bayar

Tipe
Data
char

Length

Deskripsi

Ket

20

Kode Pembayaran

PK

25

reg_no

char

50

Nomor registrasi

Tanggal

Date

Tanggal saat pembayaran

Fee Reg

integer

Biaya Registrasi

Fee Acc

integer

Biaya Akomodasi

Fee DT

integer

Biaya Day Tour

Fee FT

integer

Biaya Field Trip

Total

integer

Total Biaya

Bayar

integer

Kembali

integer

FK

7. Tabel Akomodasi
Tabel 4.7. Tabel Akomodasi Peserta
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_Acc

char

20

Kode Akomodasi

PK

reg_no

char

20

Nomor Registrasi Peserta

FK

Kd_Pendamping

char

20

Kode Pendamping

FK

no_hotel

char

20

Kode Hotel

FK

nm_hotel

char

20

Nama Hotel

no_kamar

integer

Nomor Kamar

biaya

integer

Harga kamar per hari

8. Tabel Pendamping
Tabel 4.8. Tabel Pendamping Peserta
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_Pendamping

char

20

Kode Pendamping

PK

reg_no

char

20

Nomor Registrasi Peserta

FK

Nm_Pendamping char

30

Nama Pendamping

26

9. Tabel Petugas
Tabel 4.9. Tabel Petugas
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket
PK

ID_Petugas

char

20

Kode Petugas

Nm_Petugas

char

30

Nama Petugas

Tempat_Lahir

char

10

Tempat Lahir Petugas

Tanggal_Lahir

Date

Alamat

char

30

Alamat Petugas

No_Telp

char

15

No Telepon Petugas

Username

char

20

Username saat Log in

Password

char

30

Password saat Log in

Jabatan

char

10

Admin atau operator

Tanggal Lahir Petugas

Selain tabel entitas di atas, ada pula tabel yang dibuat berdasarkan atribut
dari salah satu entitas ERD yaitu tabel biaya registrasi konferensi. Selain itu ada
pula tabel pendukung dari sistem informasi yang dibut, antara lain :
1. Tabel Biaya Registrasi Konferensi
Tabel 4.10. Tabel Biaya Registrasi Konferensi
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_Biaya

char

20

Kode Biaya Konferensi

PK

Kd_Konf

char

50

Kode Konferensi

FK

Harga

integer

Biaya Konferensi

Date_Early

Date

Tanggal bayar = H < 4 bulan
Tanggal bayar = 2 < H < 4

Date_Normal

Date

bulan

Date_On_Site

Date

Tanggal bayar = H < 2 bulan

Harga_Early

integer

Harga bayar = H < 4 bulan

Harga_Normal

integer

Harga bayar = 2 < H < 4 bulan

Harga_On_Site

integer

Harga bayar = H < 2 bulan

27

2. Tabel Data Akomodasi (Hotel)
Tabel 4.11. Tabel Data Akomodasi (Hotel)
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket
PK

no_hotel

char

20

Kode Hotel

nm_hotel

char

20

Nama Hotel

jumlah_kamar

integer

Jumlah Kamar Hotel

alamat

integer

Alamat Hotel

No. Telp

char

biaya

integer

15

Nomor Telepon hotel
Harga kamar per hari

3. Tabel Data Peserta Day Tour
Tabel 4.12. Tabel Peserta Day Tour
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_DataDT

char

20

Kode Data Peserta Day Tour

PK

reg_no

char

20

Nomor Registrasi Peserta

FK

Kd_Pendamping

char

20

Kode Pendamping

FK

Kd_DT

char

20

Kode Day Tour

FK

Total_biaya

integer

Total Biaya Day Tour

4. Tabel Data Peserta Field Trip
Tabel 4.13. Tabel Peserta Field Trip
Field Name

Tipe
Data

Length

Deskripsi

Ket

Kd_DataFT

char

20

Kode Data Peserta Field Trip

PK

reg_no

char

20

Nomor Registrasi Peserta

FK

Kd_Pendamping

char

20

Kode Pendamping

FK

Kd_FT

char

20

Kode Field Trip

FK

Total_biaya

integer

Total Biaya Field Trip

28

4.2.5 Desain Antar Muka Program
Beberapa desain anatar muka program dari sistem registrasi konferensi
adalah sebagai berikut :
1. Tampilan Form Menu Utama

Gambar 4.6 Tampilan Menu Utama
2. Tampilan Form Set Event

Gambar 4.7 Tampilan Form Set Event

29

3. Tampilan Form Data Hotel

Gambar 4.8 Tampilan Form Data Hotel
4. Tampilan Form Day Tour dan Field Trip

Gambar 4.9 Tampilan Form Field Trip dan Day Tour

30

5. Tampilan Form Registrasi

Gambar 4.10 Tampilan Form Registrasi
6. Tampilan Form Pembayaran

Gambar 4.11 Tampilan Form Pembayaran
7. Tampilan Form Buat Akun Baru

Gambar 4.12 Tampilan Form Buat Akun Baru

31

4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Setelah sistem diuji coba dalam lingkup internal perusahaan, terdapat
beberapa tanggapan dari penguji coba dimana dari beberapa tanggapan tersebut
bisa berupa kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat. Adapun
kelebihan dari sistem registrasi konferensi, antara lain :
1. Secara tampilan sistem ini dinilai lebih nyaman (friendly) daripada sistem
sebelumnya, karena pada sistem sebelumnya semua tampilan tampak
monoton dan kurang bervariasi dari sisi background-nya.
2. Manajemen database yang digunakan lebih baik dari sebelumnya. Hal ini
dibuktikan dengan banyaknya tabel yag lebih sedikit tetapi memiliki fungsi
yang optimal daripada database sebelumnya.
3. Kapabilitas program yang dinilai lebih baik dari sebelumnya.
4. Sistem ini dinilai lebih aman dari sebelumnya, karena pada sistem
sebelumnya semua data dapat diakses oleh siapa saja. Sedangkan pada
sistem ini, hampir semua data diberikan hak akses sehingga tidak
sembarang pemakai dapat merusak data program.
Sedangkan kekurangan dari sistem ini, antara lain :
1. Tidak adanya fasilitas import data dari program lain dan ekspor data ke
program lainnya.
2. Sistem tidak bisa menambahkan hak akses baru jika diperlukan.
3. Sistem belum teruji kehandalannya di lingkup eksternal, sehingga
kemungkinan bisa terjadi error jika data yang diinputkan terlalu banyak
dalam waktu yang bersamaan.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan pengujian dalam lingkup internal dan tanggapan dari pengguna
sistem ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Secara umum sistem ini dinilai lebih lengkap dari sistem sebelumnya,
karena sistem ini memiliki fitur – fitur yang dapat mengakomodir segala
kepentingan penyelenggara konferensi baik dari segi pendaftaran peserta,
pengelolaan data konferensi, maupun pembayaran yang terdiri atas tiga jalur
yaitu cash, transfer, dan credit card.
2. Sistem ini dinilai lebih aman dari sistem sebelumnya karena pada sistem
sebelumnya tidak memiliki hak akses sehingga sistem sebelumnya dapat
diakses secara bebas oleh siapa pun. Sedangkan pada sistem ini, diberikan
hak akses terbatas sehingga data – data penting di database tidak dapat
diketahui oleh orang – orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Dengan lengkapnya fitur – fitur, sistem ini dapat juga dipadukan dengan
sistem informasi eksternal seperti sistem informasi hotel, sistem informasi
travel, dan berbagai sistem informasi lainnya yang memiliki struktur data
yang sama dengan sistem ini.

5.2. Saran
Untuk pengembangan sistem informasi yang telah dibuat, penulis
menyarankan agar sistem dapat ditambah dengan fitur-fitur yang lebih komplit
seperti : pencetakan kartu ID, pengecekan kartu dengan sistem barcode, fasilitas
ekspor ke perangkat lunak lain, fasilitas impor data dari perangkat lunak lain, dan
lain sebagainya yang lebih bermanfaat. Selain itu diharapkan penulis mampu
mengusai dan mengembangkan pengalaman yang ada, sehingga kedepannya akan
sangat berguna bagi penulis dan orang lain sebagai pedoman dalam terjun di dunia
kerja.

32

DAFTAR PUSTAKA
Turban, et al. 2004. Information Technology for Management. Third Edition”,
John Wiley & Sons, USA.
Kendall, Kendall. 2006. System Analysis and Design Eighth Edition. Prentice
Hall, USA.
Aisyah, Nur.2008. Laporan Tugas Akhir “Sistem Informasi Penjualan Tiket”
Departemen Matematika FMIPA Universitas Sumatera Utara.

33