SOP LPSE BIRO SARPRAS
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DAERAH SUMATERA SELATAN
BIRO SARANA DAN PRASARANA
STANDAR OPERASI DAN PROSEDUR ( SOP )
BIDANG PELAYANAN SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL
BAB I
PENDAHULUAN
1. UMUM
a. Biro Sarpras secara umum bertugas sebagai fungsi pembinaan bidang sarana dan prasarana di satker
Mapolda dan satker wilayah yang meliputi perbekalan umum (BMP, perlengkapan mesin kantor) fasilitas
jasa dan kontruksi, adminstrasi tanah, peralatan (angkutan, senmu dan alsus), SIMAK BMN, LPSE,
pemeliharaan dan perbaikan, inventory dan pergudangan;
b. bahwa dalam rangka pelaksanaan program kerja, transpormasi Polri dalam meningkat pelayanan publik
untuk meningkatkan polri yang mandiri, profesional dan di percaya masyarakat, maka perlu adanya standar
operasi dan prosedur bidang pelayanan baik tingkat pusat maupun tingkat ke wilayah yang transparan dan
akuntabel;
c. fungsi standar operasi dan prosedur di bidang pelayanan baik untuk tingkat pusat maupun kewilayahan
dalam upaya mewujudkan pelayanan kepada anggota Polri dan pns yang prosedural, cepat, murah,
terjangkau dan terukur serta dapat di pertanggung jawabkan.
2. DASAR
a. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia;
b. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 833 / III / 2005 / Sdelog tanggal 29 Maret 2005 tentang
penghapusan amunisi;
c. Surat Telegram Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : ST / 1191 / XI / 2005
tanggal 24 November 2005 tentang pengajuan usul penghapusan agar lebih selektif dan minimal
berusia pakai dua belas tahun;
d. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 514 / V / 2006 / Sdelog tanggal 16 Mei 2006 tentang petunjuk
senjata api hilan, yang di TPTGR ditentukan;
e. Surat Kapolri No.Pol : B / 592 / VI / 2006 / Sdelog tanggal 05 Juni 2006 tentang senjata api yang
hilang TPTGR;
f.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tahun 2006 tentang pengelolaan BMN / BMD;
g. Perkap No 15 Tahun 2007 Tanggal 17 Agustus 2007 tentang Naskah Dinas Dilingkungan
Kepolisian Negara Republik Indonesia;
h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96 / PMK.06 / 2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan,
Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan pemindah tanganan Barang Milik Negara;
2
i.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 54 tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;
j.
Peraturan Menteri Pekejaan Umum Nomor : 45 / PRT / M / 2007 tentang pedoman tehnisi
pelaksanaan pembangunan Gedung Negara;
k. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 31 / KM.6 / 2008 tanggal 19 Juni 2008 tentang pelimpahan
sebagian Wewenang Pengelolaan Barang Milik Negara kepada Kepala Kantor Wilayah dan Kepala
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan
negara untuk dan atas nama Menteri Keuangan Mendatangani Surat dan / atau Keputusan Menteri
Keuangan;
l.
Surat Keputusan Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : Skep / 348 / VIII / 2008 tanggal 21
Agustus 2008 tentang Pelimpahan Wewenang Kapolri Kepada Para Kapolda untuk dan atas nama
Kapolri Mengusulkan Penetapan Status Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan pemindah
tanganan Barang Milik Negara Di Lingkungan Polri Kepada Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan
Negara dan Lelang;
m. Peraturan Kapolri Nomor 22 tahun 2010 tentang Organisasi dan Prosedur Polri di tingkat Polda;
n. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2011 tanggal
28 November 2011 tentang Ada pertanggung jawaban Keuangan Kepolisian Negara Republik
Indonesia;
o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 191 / PMK.05 / 2011 tentang sistem akuntansi Hibah.
Program ke II Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi Polri ( RBP ) Polri Nomor 1 pembuatan
Standar Operational Procedure ( SOP );
p. Peraturan Pemeritah Nomor 24 tahun 1997 tentang pendaftaran pensertifikatan tanah;
q. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1999 tentang pensertifikatan tanah (sertifikasi);
r. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2010 tentang pensertifikatan tanah (biaya);
s. Surat Kapolri Nomor : B / 4724 / XII / 2010 / Sarpras tanggal 31 Desember 2010 tentang
pensertifikatan tanah Polri.
3. MAKSUD DAN TUJUAN
a.
Maksud
Untuk memberikan gambar tentang standar operasi dan prosedur pelaksanaan tugas bidang
sarana dan prasarana di lingkungan Biro Sarpras Polda Sumsel dan ke wilayahan serta
mekanismenya sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Tujuan
Pedoman bagi pengemban fungsi sarpras di lingkungan Polda Sumsel maupun ke wilayahan
dalam pelaksanaan tugas, sehingga memiliki standar dan keseragaman untuk tercapainya
prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel
dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi.
4. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup standar operasi dan prosedur bidang sarana dan prasarana tentang tata laksana penata
usahaan tugas meliputi bidang pelayanan pada Subbag Renmin (Urusan Keuangan), Bag Info Sarpras,
Bag Bekum, Bag Pal, Bag Faskon, dan Urusan Gudang di Polda Sumsel.
3
5. TATA URUT
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONSAL SARANA DAN PRASARANA
BIRO SARPRAS POLDA SUMSEL
BAB III PENUTUP
6. PENGERTIAN-PENGERTIAN
a. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Polri adalah alat negara yang
berperan dalam memelihara keamanan dan keterbitan masyarakat, menegakkan hukum, serta
memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka
terpeliharanya keamanan dalam negeri.
b. Kepala Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat Kapolda Sumsel adalah
pejabat pimpinan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.
c. Kepala Biro Sarana dan Prasana Polda Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat
Karosarpras Polda Sumsel adalah personel Polri yang ditunjuk oleh Kapolri dengan batas
kewenangannya.
d. Standar Operasi dan Prosedur (SOP) adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan yang harus
dilakukan sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan serta ketentuan yang berlaku
guna tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan,
transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib
administrasi.
e. Kuasa Pengguna Barang (KPB) adalah Kasatker / Kasatwil yang berkuasa atas kepemilikan
barang / aset.
f.
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah daftar anggaran yang ada pada Satker /
Satwil.
g. Memorendum Of Understanding (MOU) adalah kesepakatan bersama antara pihak Kasatker /
Kasatwil dengan pihak ke dua.
h. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh PPK.
i.
Rekening Koran adalah rekening yang dikeluarkan oleh Bank.
j.
Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP
adalah Lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden nomor 106 Tahun
2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4
k. Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E-Procurement) adalah pengadaan barang/jasa
yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan Perundang-Undangan;
l.
Pelelangan secara elektronik (E-Tendering) adalah tata cara pemiliharaann penyedia
barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa
yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan dalam
waktu yang telah ditentukan;
m. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja
lembaga Polri yang dibentuk untuk menyelenggarakan system pelayanan pengadaan barang/jasa
secara elektronik;
n. Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang terkait dengan
informasi pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh LKPP;
o. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan
penggunaan anggaran Lembaga Polri;
p. Kuasa Penggunaan Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat yang ditetapkan
oleh PA untuk menggunakan APBN atau sumber anggaran lain yang dipersamakan dengan Daftar
Isian Pelaksanaan Anggaran;
q. Pejabat Pembuat Anggaran yangs selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
r.
Sistem akuntasi Barang Milik Negara (Simak BMN) adalah aplikasi pengelolan data yang
dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan.
s. Surat Perintah Penerimaan Materiil (SPPM) adalah surat tanda bukti telah menerima
barang/materiil
t.
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah kantor pemerintah di bawah
Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan baik tahap penerimaan dan pencairan.
u. Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian
Dalam Negeri yang mengurusi bidang pensertifikatan tanah dan pendataan tanah.
v. Kantor Pelayanan Kas Negara dan Lelang (KPKNL) adalah kantor pemerintah dibawah
Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan khusunya hasil dari hibah, lelang dan
sewa menyewa.
5
BAB II
STANDAR OPERASIONAL SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL
B.
BAGIAN INFORMASI SARANA DAN PRASARANA (BAG INFOSARPRAS)
1. SUB BAGIAN FASILITAS JASA
LAYANAN PENGADAAN SISTIM ELEKTRONIK ( LPSE )
a. Prosedur Administrasi :
1) membuat Surat Keputusan yang ditandatangani Kapolda tentang Petugas
pelaksana LPSE terdiri dari petugas admin agency, petugas verifikator, petugas
helpdesk;
2) Auditor/pemeriksa menunjukkan surat tugas dari pimpinan auditor yang
bersangkutan;
3) membuat surat keputusan yang ditandatangani oleh KPA tentang penetapan PPK
dan Panitia.
b. Pelaksana Layanan Pengadaan Sistim Elektronik (LPSE)
1) Tahap Pendaftaran
a) Menerima pendaftaran calon penyedia melalui LPSE Polda untuk dimasukkan
kedalam daftar calon rekanan Polri di Polda;
b) Memberikan user ID dan pasword untuk calon penyedia
2) Pelaksana LPSE Polda Sumsel :
a) Admin PPE (Perantara Pedagang Efek)
Diakhir tahun anggaran menyusun rencana struktur organisasi tingkat
Satker/Satwil, yang terdiri dari :
(1) Admin Agency
(2) Verifikator
(3) Help Desk
(4) Auditor
b) Admin Agency Satker dan Satwil menyusun struktur organisasi pelaksana
pengadaan barang / jasa untuk tingkat Satker dan Satwil setelah
mendapatkan user ID dan pasword dari admin PPE
c) Help Desk membantu para pengguna LPSE ( panitia, penyedia barang/jasa,
auditor ) apabila menemui permasalahan dalam pengoperasian aplikasi SPSE
(Sistem Pelayanan Secara Elektronik).
d) Verifikator melakukan verifikasi kepada seluruh calon penyedia barang / jasa
yang mendaftar untuk dapat atau tidaknya para calon penyedia tersebut
masuk kedalam aplikasi SPSE;
e) Trainer memberikan pelatihan operasi / aplikasi SPSE bagi para personel
jajaran Polda Sumsel yang mengemban fungsi pengadaan barang / jasa, yang
terdiri dari pelatihan :
(1) Pengoperasian Aplikasi Panitia / Pejabat pengadaan
(2) Pengoperasian Aplikasi Penyedia Barang / Jasa
(3) Pengoperasian Aplikasi Sub Admin Agency Polda Sumsel
6
f) Auditor akan melaksanakan audit terhadap proses pelelangan melalui e-proc
setelah mendapatkan pasword dari PPE dengan masa waktu tertentu sesuai
dengan Surat Keputusan dari Auditor
3) Tahap Pelaksanaan Lelang
a) Panitia akan melaksanakan pelelangan setelah mendapatkan ID dan pasword
dari admin agency dengan langkah-langkah sebagai berikut :
(1)
(2)
(3)
(4)
mengumumkan paket pelelangan melalui LPSE
melakukan proses evaluasi pelelangan melalui LPSE
menetapkan pemenang lelang yang memenuhi syarat melalui LPSE
mengumumkan pemenang lelang melalui LPSE
b) PPK menerima hasil pemenang lelang dari Panitia kemudian menerbitkan
surat penunjukan pemenang lelang
c) apabila PPK menolak dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan
maka panita melaksanakan evaluasi ulang
d) apabila tidak ada kesepakatan antara PPK dan Panitia, keputusan pemenang
ditetapkan oleh KPA
c. struktur organisasi
LPSE TINGKAT POLDA
LKPP
KETUA LPSE POLDA
KABAG INFOSARPRAS / KSB FASJAS POLDA
ADMIN PPE
KEP KAPOLDA
ADMIN AGENCY SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
1. PPK
2. PANITIA/ULP/
POKJA
VERIFIKATOR SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
Penyedia barang/Jasa :
1. Badan Usaha;
2. Perseorangan;
3. Lain-lain.
HELPDESK SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
AUDITOR
SESUAI SK
7
4) Mengembangkan aplikasi SPSE melalui upgrade atau mengunduh program LPSE
yang aktual dan mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang rencana pelatihan
aplikasi SPSE secara berkala.
d. Pengendalian, Pengawasan dan Pemeliharaan
Dalam rangka tertib pelaksanaan LPSE, pelaksanaan pengendalian dan pengawasan :
1) Pengendalian :
a) Kasubbag Fasjas melakukan cek operasionalisasi aplikasi SPSE didampingi
oleh Admin Agency LPSE Polda Sumsel, melalui :
(1) Pemeriksaan jaringan / server LPSE dan perangkat pendukungnya;
(2) Pengecekan akurasi data personel pelaksana LPSE, calon penyedia,
yang tertera dalam aplikasi SPSE;
b) Kasubbag Fasjas melaporkan secara berkala perkembangan pelaksanaan
LPSE Polda Sumsel kepada Karo Sarpras cq. Kabag Infosarpras dan Bagian
RBP Biro Rena Polda Sumsel.
2) Pengawasan :
a) Kabag Infosarpras memonitor dan menerima laporan pelaksanaan LPSE
Polda Sumsel, dan diteruskan kepada Karo Sarpras;
b) Kabag Infosarpras melakukan anev dan usulan perkuatan sarana dan
prasarana pendukung LPSE Polda Sumsel.
3) Pemeliharaan
Kabag Infosarpras cq. Kasubbag Fasjas selaku pengemban LPSE mengusulkan
kepada Karo Sarpras tentang pemeliharaan opresional LPSE Polda Sumsel
melalui :
a) Mengusulkan anggaran pemeliharaan sarana dan prasarana LPSE Polda
Sumsel;
b) Mengupayakan regenerasi personel pelaksana LPSE yang mengalami mutasi;
c) Meningkatkan kemampuan personel pelaksanan LPSE melalui usulan
pelatihan di Mabes Polri.
DAERAH SUMATERA SELATAN
BIRO SARANA DAN PRASARANA
STANDAR OPERASI DAN PROSEDUR ( SOP )
BIDANG PELAYANAN SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL
BAB I
PENDAHULUAN
1. UMUM
a. Biro Sarpras secara umum bertugas sebagai fungsi pembinaan bidang sarana dan prasarana di satker
Mapolda dan satker wilayah yang meliputi perbekalan umum (BMP, perlengkapan mesin kantor) fasilitas
jasa dan kontruksi, adminstrasi tanah, peralatan (angkutan, senmu dan alsus), SIMAK BMN, LPSE,
pemeliharaan dan perbaikan, inventory dan pergudangan;
b. bahwa dalam rangka pelaksanaan program kerja, transpormasi Polri dalam meningkat pelayanan publik
untuk meningkatkan polri yang mandiri, profesional dan di percaya masyarakat, maka perlu adanya standar
operasi dan prosedur bidang pelayanan baik tingkat pusat maupun tingkat ke wilayah yang transparan dan
akuntabel;
c. fungsi standar operasi dan prosedur di bidang pelayanan baik untuk tingkat pusat maupun kewilayahan
dalam upaya mewujudkan pelayanan kepada anggota Polri dan pns yang prosedural, cepat, murah,
terjangkau dan terukur serta dapat di pertanggung jawabkan.
2. DASAR
a. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia;
b. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 833 / III / 2005 / Sdelog tanggal 29 Maret 2005 tentang
penghapusan amunisi;
c. Surat Telegram Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : ST / 1191 / XI / 2005
tanggal 24 November 2005 tentang pengajuan usul penghapusan agar lebih selektif dan minimal
berusia pakai dua belas tahun;
d. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 514 / V / 2006 / Sdelog tanggal 16 Mei 2006 tentang petunjuk
senjata api hilan, yang di TPTGR ditentukan;
e. Surat Kapolri No.Pol : B / 592 / VI / 2006 / Sdelog tanggal 05 Juni 2006 tentang senjata api yang
hilang TPTGR;
f.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tahun 2006 tentang pengelolaan BMN / BMD;
g. Perkap No 15 Tahun 2007 Tanggal 17 Agustus 2007 tentang Naskah Dinas Dilingkungan
Kepolisian Negara Republik Indonesia;
h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96 / PMK.06 / 2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan,
Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan pemindah tanganan Barang Milik Negara;
2
i.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 54 tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;
j.
Peraturan Menteri Pekejaan Umum Nomor : 45 / PRT / M / 2007 tentang pedoman tehnisi
pelaksanaan pembangunan Gedung Negara;
k. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 31 / KM.6 / 2008 tanggal 19 Juni 2008 tentang pelimpahan
sebagian Wewenang Pengelolaan Barang Milik Negara kepada Kepala Kantor Wilayah dan Kepala
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan
negara untuk dan atas nama Menteri Keuangan Mendatangani Surat dan / atau Keputusan Menteri
Keuangan;
l.
Surat Keputusan Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : Skep / 348 / VIII / 2008 tanggal 21
Agustus 2008 tentang Pelimpahan Wewenang Kapolri Kepada Para Kapolda untuk dan atas nama
Kapolri Mengusulkan Penetapan Status Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan pemindah
tanganan Barang Milik Negara Di Lingkungan Polri Kepada Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan
Negara dan Lelang;
m. Peraturan Kapolri Nomor 22 tahun 2010 tentang Organisasi dan Prosedur Polri di tingkat Polda;
n. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2011 tanggal
28 November 2011 tentang Ada pertanggung jawaban Keuangan Kepolisian Negara Republik
Indonesia;
o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 191 / PMK.05 / 2011 tentang sistem akuntansi Hibah.
Program ke II Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi Polri ( RBP ) Polri Nomor 1 pembuatan
Standar Operational Procedure ( SOP );
p. Peraturan Pemeritah Nomor 24 tahun 1997 tentang pendaftaran pensertifikatan tanah;
q. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1999 tentang pensertifikatan tanah (sertifikasi);
r. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2010 tentang pensertifikatan tanah (biaya);
s. Surat Kapolri Nomor : B / 4724 / XII / 2010 / Sarpras tanggal 31 Desember 2010 tentang
pensertifikatan tanah Polri.
3. MAKSUD DAN TUJUAN
a.
Maksud
Untuk memberikan gambar tentang standar operasi dan prosedur pelaksanaan tugas bidang
sarana dan prasarana di lingkungan Biro Sarpras Polda Sumsel dan ke wilayahan serta
mekanismenya sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Tujuan
Pedoman bagi pengemban fungsi sarpras di lingkungan Polda Sumsel maupun ke wilayahan
dalam pelaksanaan tugas, sehingga memiliki standar dan keseragaman untuk tercapainya
prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel
dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi.
4. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup standar operasi dan prosedur bidang sarana dan prasarana tentang tata laksana penata
usahaan tugas meliputi bidang pelayanan pada Subbag Renmin (Urusan Keuangan), Bag Info Sarpras,
Bag Bekum, Bag Pal, Bag Faskon, dan Urusan Gudang di Polda Sumsel.
3
5. TATA URUT
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONSAL SARANA DAN PRASARANA
BIRO SARPRAS POLDA SUMSEL
BAB III PENUTUP
6. PENGERTIAN-PENGERTIAN
a. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Polri adalah alat negara yang
berperan dalam memelihara keamanan dan keterbitan masyarakat, menegakkan hukum, serta
memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka
terpeliharanya keamanan dalam negeri.
b. Kepala Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat Kapolda Sumsel adalah
pejabat pimpinan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan.
c. Kepala Biro Sarana dan Prasana Polda Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat
Karosarpras Polda Sumsel adalah personel Polri yang ditunjuk oleh Kapolri dengan batas
kewenangannya.
d. Standar Operasi dan Prosedur (SOP) adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan yang harus
dilakukan sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan serta ketentuan yang berlaku
guna tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan,
transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib
administrasi.
e. Kuasa Pengguna Barang (KPB) adalah Kasatker / Kasatwil yang berkuasa atas kepemilikan
barang / aset.
f.
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah daftar anggaran yang ada pada Satker /
Satwil.
g. Memorendum Of Understanding (MOU) adalah kesepakatan bersama antara pihak Kasatker /
Kasatwil dengan pihak ke dua.
h. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh PPK.
i.
Rekening Koran adalah rekening yang dikeluarkan oleh Bank.
j.
Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP
adalah Lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden nomor 106 Tahun
2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4
k. Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E-Procurement) adalah pengadaan barang/jasa
yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan Perundang-Undangan;
l.
Pelelangan secara elektronik (E-Tendering) adalah tata cara pemiliharaann penyedia
barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa
yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan dalam
waktu yang telah ditentukan;
m. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja
lembaga Polri yang dibentuk untuk menyelenggarakan system pelayanan pengadaan barang/jasa
secara elektronik;
n. Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang terkait dengan
informasi pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh LKPP;
o. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan
penggunaan anggaran Lembaga Polri;
p. Kuasa Penggunaan Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat yang ditetapkan
oleh PA untuk menggunakan APBN atau sumber anggaran lain yang dipersamakan dengan Daftar
Isian Pelaksanaan Anggaran;
q. Pejabat Pembuat Anggaran yangs selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
r.
Sistem akuntasi Barang Milik Negara (Simak BMN) adalah aplikasi pengelolan data yang
dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan.
s. Surat Perintah Penerimaan Materiil (SPPM) adalah surat tanda bukti telah menerima
barang/materiil
t.
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah kantor pemerintah di bawah
Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan baik tahap penerimaan dan pencairan.
u. Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian
Dalam Negeri yang mengurusi bidang pensertifikatan tanah dan pendataan tanah.
v. Kantor Pelayanan Kas Negara dan Lelang (KPKNL) adalah kantor pemerintah dibawah
Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan khusunya hasil dari hibah, lelang dan
sewa menyewa.
5
BAB II
STANDAR OPERASIONAL SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL
B.
BAGIAN INFORMASI SARANA DAN PRASARANA (BAG INFOSARPRAS)
1. SUB BAGIAN FASILITAS JASA
LAYANAN PENGADAAN SISTIM ELEKTRONIK ( LPSE )
a. Prosedur Administrasi :
1) membuat Surat Keputusan yang ditandatangani Kapolda tentang Petugas
pelaksana LPSE terdiri dari petugas admin agency, petugas verifikator, petugas
helpdesk;
2) Auditor/pemeriksa menunjukkan surat tugas dari pimpinan auditor yang
bersangkutan;
3) membuat surat keputusan yang ditandatangani oleh KPA tentang penetapan PPK
dan Panitia.
b. Pelaksana Layanan Pengadaan Sistim Elektronik (LPSE)
1) Tahap Pendaftaran
a) Menerima pendaftaran calon penyedia melalui LPSE Polda untuk dimasukkan
kedalam daftar calon rekanan Polri di Polda;
b) Memberikan user ID dan pasword untuk calon penyedia
2) Pelaksana LPSE Polda Sumsel :
a) Admin PPE (Perantara Pedagang Efek)
Diakhir tahun anggaran menyusun rencana struktur organisasi tingkat
Satker/Satwil, yang terdiri dari :
(1) Admin Agency
(2) Verifikator
(3) Help Desk
(4) Auditor
b) Admin Agency Satker dan Satwil menyusun struktur organisasi pelaksana
pengadaan barang / jasa untuk tingkat Satker dan Satwil setelah
mendapatkan user ID dan pasword dari admin PPE
c) Help Desk membantu para pengguna LPSE ( panitia, penyedia barang/jasa,
auditor ) apabila menemui permasalahan dalam pengoperasian aplikasi SPSE
(Sistem Pelayanan Secara Elektronik).
d) Verifikator melakukan verifikasi kepada seluruh calon penyedia barang / jasa
yang mendaftar untuk dapat atau tidaknya para calon penyedia tersebut
masuk kedalam aplikasi SPSE;
e) Trainer memberikan pelatihan operasi / aplikasi SPSE bagi para personel
jajaran Polda Sumsel yang mengemban fungsi pengadaan barang / jasa, yang
terdiri dari pelatihan :
(1) Pengoperasian Aplikasi Panitia / Pejabat pengadaan
(2) Pengoperasian Aplikasi Penyedia Barang / Jasa
(3) Pengoperasian Aplikasi Sub Admin Agency Polda Sumsel
6
f) Auditor akan melaksanakan audit terhadap proses pelelangan melalui e-proc
setelah mendapatkan pasword dari PPE dengan masa waktu tertentu sesuai
dengan Surat Keputusan dari Auditor
3) Tahap Pelaksanaan Lelang
a) Panitia akan melaksanakan pelelangan setelah mendapatkan ID dan pasword
dari admin agency dengan langkah-langkah sebagai berikut :
(1)
(2)
(3)
(4)
mengumumkan paket pelelangan melalui LPSE
melakukan proses evaluasi pelelangan melalui LPSE
menetapkan pemenang lelang yang memenuhi syarat melalui LPSE
mengumumkan pemenang lelang melalui LPSE
b) PPK menerima hasil pemenang lelang dari Panitia kemudian menerbitkan
surat penunjukan pemenang lelang
c) apabila PPK menolak dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan
maka panita melaksanakan evaluasi ulang
d) apabila tidak ada kesepakatan antara PPK dan Panitia, keputusan pemenang
ditetapkan oleh KPA
c. struktur organisasi
LPSE TINGKAT POLDA
LKPP
KETUA LPSE POLDA
KABAG INFOSARPRAS / KSB FASJAS POLDA
ADMIN PPE
KEP KAPOLDA
ADMIN AGENCY SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
1. PPK
2. PANITIA/ULP/
POKJA
VERIFIKATOR SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
Penyedia barang/Jasa :
1. Badan Usaha;
2. Perseorangan;
3. Lain-lain.
HELPDESK SATKER/WIL
KEP KAPOLDA
AUDITOR
SESUAI SK
7
4) Mengembangkan aplikasi SPSE melalui upgrade atau mengunduh program LPSE
yang aktual dan mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang rencana pelatihan
aplikasi SPSE secara berkala.
d. Pengendalian, Pengawasan dan Pemeliharaan
Dalam rangka tertib pelaksanaan LPSE, pelaksanaan pengendalian dan pengawasan :
1) Pengendalian :
a) Kasubbag Fasjas melakukan cek operasionalisasi aplikasi SPSE didampingi
oleh Admin Agency LPSE Polda Sumsel, melalui :
(1) Pemeriksaan jaringan / server LPSE dan perangkat pendukungnya;
(2) Pengecekan akurasi data personel pelaksana LPSE, calon penyedia,
yang tertera dalam aplikasi SPSE;
b) Kasubbag Fasjas melaporkan secara berkala perkembangan pelaksanaan
LPSE Polda Sumsel kepada Karo Sarpras cq. Kabag Infosarpras dan Bagian
RBP Biro Rena Polda Sumsel.
2) Pengawasan :
a) Kabag Infosarpras memonitor dan menerima laporan pelaksanaan LPSE
Polda Sumsel, dan diteruskan kepada Karo Sarpras;
b) Kabag Infosarpras melakukan anev dan usulan perkuatan sarana dan
prasarana pendukung LPSE Polda Sumsel.
3) Pemeliharaan
Kabag Infosarpras cq. Kasubbag Fasjas selaku pengemban LPSE mengusulkan
kepada Karo Sarpras tentang pemeliharaan opresional LPSE Polda Sumsel
melalui :
a) Mengusulkan anggaran pemeliharaan sarana dan prasarana LPSE Polda
Sumsel;
b) Mengupayakan regenerasi personel pelaksana LPSE yang mengalami mutasi;
c) Meningkatkan kemampuan personel pelaksanan LPSE melalui usulan
pelatihan di Mabes Polri.