56. Presentasi ICCO1
4/16/2012
Perkembangan ICCO dan
kemitraan multi pihak di
Indonesia
Disampaikan dalam Lokakarya Keuangan bagi
Staff non Keuangan di Depok, 12-13 April 2012.
Latar Belakang Kegiatan
Tuntutan kualitas tinggi ICCO & KIA kepada partner dan
bentuk tanggung jawab ICCO & KIA kepada anggota di
Belanda (termasuk Pemerintah Belanda).
Sebagai respon atas kebutuhan transparansi dan
akuntabilitas Pemerintah Indonesia kepada ICCO & KIA
dalam konteks hubungan bilateral Indonesia-Belanda.
1
4/16/2012
ICCO Alliance
Strategic
ICCO Alliance MFS II
application
2011-2015
Plan
Nol Toleransi terhadap Fraud dan
Incapacity bidang Keuangan.
2
4/16/2012
Wilayah Risiko
• Beroperasinya dukungan di Indonesia (1 dari 5 negara
terkorup di Asia)
semua bisa diatur
• Trend transaksi tunai.
• Pengadaan barang dengan nilai tanpa kejelasan fungsi
(cth. Kendaraan, komputer, bahan pangan)
• Proses pengadaan barang, prosedur tender, dll.
• Rekruiting & Rekrutmen.
• Hubungan yang sangat dekat dengan pihak ketiga.
• Hutang-piutang antar proyek pada satu organisasi yang
sama.
• Deklarasi ganda (laporan ganda, kuitansi ganda, dll)
Kebijakan ICCO bidang
Manajemen Keuangan
• Sejak tahun 2004, ICCO mulai menganut kebijakan yang
menekankan pentingnya aspek manajemen keuangan
dalam skema pendanaan kemitraan.
• Artinya, mitra dituntut mampu konsisten pada nilai dan
aplikasi secara Transparan, Efisien, Akuntabel dan
berfokus pada Hasil.
• Kebijakan ini menjadi relevan karena kasus-kasus Fraud
dan buruknya Tata Buku pada organisasi mitra yang pada
akhirnya mempengaruhi kualitas Hasil secara
keseluruhan (Keuangan- Program-Organisasi).
• Pada intinya, manajemen keuangan yang baik menjadi
suatu persyaratan yang tidak bisa ditolak
Zero
Tolerance
3
4/16/2012
Langkah Preventif
• Prosedur ketat pada tahap seleksi partner: kualitas
kriteria, informasi dasar dan informasi operasional.
• Analisis terhadap faktor-faktor risiko: integritas,
pengawasan internal/manual prosedur, konteks lokalnasional, penganggaran yang berisiko/per item.
• Kejelasan mekanisme, prosedur, proses implementasi
dan evaluasi atas PME
• Monitoring rutin
• Komunikasi intensif dengan para auditor
• Untuk proyek dengan skala Besar: kerja bersama antara
Auditor dan evaluator do joint investigation
merekomender Resource Management Audit (jika perlu).
Kasus-kasus yang sering ditemui
• Partner dan proyek dengan risiko (Rendah, Sedang, Tinggi).
• Inkapasitas (keterlambatan terkirimnya laporan, tidak sesuainya
laporan keuangan dan narasi, perbedaan penanggalan laporan).
• In efektifitas atau tidak berfungsinya suatu posisi dalam organisasi
partner.
• Struktur organisasi, kultur kepemimpinan dan hirarki yang tidak lazim.
• Ketiadaan segregasi fungsi dalam pengelolaan keuangan (kasir
keluar/masuk, pencatat transaksi, otorisasi, internal audit)
• Rendahnya dan minimnya administrasi yang formal.
• Rendahnya kualitas manajemen aset (aset nol/tak tercatat, hilang,
menyusut tiba-tiba)
• Buku bank; laporan internal dan eksternal yang belum diperbaharui.
• Tiadanya dokumen pendukung (cth voucher) atau dokumen yang
tidak tersimpan rapi.
4
4/16/2012
Indikasi Umum
• Bujet yang tidak spesifik
• Keterlambatan Annual Financial Statements, Audit atau
bahkan tidak terkirimnya sama sekali.
• Kualitas dan kuantitas komunikasi yang jarang.
• Tingginya “cash balance” dalam akun mitra.
• Pengeluaran yang sama serupa dan sejumlah dengan
penganggaran.
• Temuan Auditor yang mengindikasikan adanya
kesalahan, kekeliruan atau justru tanpa temuan/catatan.
• Tanda-tanda informal (yang tampak dari kunjungan
lapangan, informasi antar donor, dll).
Reaksi ICCO
• Peringatan dan Anjuran untuk
memperhatikan klausul dalam Agreement
dengan seksama.
• Meninggikan tingkat Risiko, investigasi,
merekomendasikan audit, atau dapat
berakhir dengan terminasi relasi/kontrak.
5
4/16/2012
Proses Peningkatan/Penguatan
Kapasitas Mitra di Indonesia
Tujuan Umum
•
•
•
•
•
•
Memperkuat kapasitas staff dan staf manajemen mitra ICCO &
Kerk in Actie secara umum agar lebih mampu memenuhi tuntutan
dan standar umum Pemerintah Indonesia, untuk kemajuan mitra,
relasi dengan Donor lain maupun kinerja jejaring.
Memberi umpan balik bagi terumuskannya kebutuhan mitra ICCO
& Kerk in Actie untuk mengembangan dan memperbaiki kapasitas
bidang keuangan mereka.
Sebagai bentuk asessment bagi partner (27 dari 67 partner
menyatakan kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas).
Sebagai media berlatih, menggunakan dasar dan guidance dari
ICCO & Kerk in Actie bagi partner.
Sebagai motivasi partner dan stimulan bagi perubahan lebih baik
bagi internal organisasi mitra.
Memastikan terciptanya semangat pembelajaran melalui sesi
pelatihan, bantuan teknis dan bimbingan konsultasi bersama
mitra.
6
4/16/2012
Mengapa
kegiatan ini Penting?
• Kontrak belum dipahami sebagai bentuk
kesepakatan tertinggi.
• Lemahnya inisiatif dan ketiadaan kehendak
berkomunikasi pasca penandatanganan kontrak.
• Pokok materi komunikasi adalah permintaan
payment.
7
4/16/2012
QUIZ’s
Mari berdiri dan buat lingkaran,
sisakan 2 peserta sebagai observer.
Mari melempar bola dan mari mencoba
menjawab pertanyaannya.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Sebutkan 4 syarat payment
Sebutkan 3 macam laporan keuangan
Apa yang dimaksud “additional reporting” sebutkan 2 contoh
Siapa yang memiliki fixed assets pasca proyek berakhir
Siapa yang bertanggung jawab membayar asuransi, benefit dan
pajak
Sebutkan 3 hal yang bisa membuat payment ditahan, disesuaikan
atau dibatalkan
Sebutkan 2 syarat terminasi kontrak
Berdasarkan hukum negara mana kontrak dibuat
Apa milestone itu
Apa isi Annex 5.a?
Apa isi Annex 5.b?
8
4/16/2012
KEY’s
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Mengirim ulang kontrak yg tertanda tangan, mengirim Annual Budget,
Annual Update, Laporan Narasi & Keuangan.
Yearly/annual operational budget, laporan keuangan dan auditor report.
Laporan tambahan yg sudah ditentukan dari back donor ICCO cth. Foto,
cerita, film, dll.
Benefeciary/partner/masyarakat.
Mitra ICCO
Klausul 19: (1) Pengabaian reminder PO/FO via email & tertulis (surat),
(2) dicurigai PO/FO telah melakukan fraud, (3) adanya perubahan tanpa
konfirmasi/pemberitahuan, (4) laporan auditor publik yg mencurigakan.
Klausul 23: (1) jika klausul 19 berlanjut, dan sesuai yg diatur klausul 23.
Belanda
Hasil antara yang direncanakan untuk mengukur perkembangan.
Pointers Annual Project Update
Pointers for Narrative & Evaluation Report.
9
4/16/2012
Terima Kasih
10
Perkembangan ICCO dan
kemitraan multi pihak di
Indonesia
Disampaikan dalam Lokakarya Keuangan bagi
Staff non Keuangan di Depok, 12-13 April 2012.
Latar Belakang Kegiatan
Tuntutan kualitas tinggi ICCO & KIA kepada partner dan
bentuk tanggung jawab ICCO & KIA kepada anggota di
Belanda (termasuk Pemerintah Belanda).
Sebagai respon atas kebutuhan transparansi dan
akuntabilitas Pemerintah Indonesia kepada ICCO & KIA
dalam konteks hubungan bilateral Indonesia-Belanda.
1
4/16/2012
ICCO Alliance
Strategic
ICCO Alliance MFS II
application
2011-2015
Plan
Nol Toleransi terhadap Fraud dan
Incapacity bidang Keuangan.
2
4/16/2012
Wilayah Risiko
• Beroperasinya dukungan di Indonesia (1 dari 5 negara
terkorup di Asia)
semua bisa diatur
• Trend transaksi tunai.
• Pengadaan barang dengan nilai tanpa kejelasan fungsi
(cth. Kendaraan, komputer, bahan pangan)
• Proses pengadaan barang, prosedur tender, dll.
• Rekruiting & Rekrutmen.
• Hubungan yang sangat dekat dengan pihak ketiga.
• Hutang-piutang antar proyek pada satu organisasi yang
sama.
• Deklarasi ganda (laporan ganda, kuitansi ganda, dll)
Kebijakan ICCO bidang
Manajemen Keuangan
• Sejak tahun 2004, ICCO mulai menganut kebijakan yang
menekankan pentingnya aspek manajemen keuangan
dalam skema pendanaan kemitraan.
• Artinya, mitra dituntut mampu konsisten pada nilai dan
aplikasi secara Transparan, Efisien, Akuntabel dan
berfokus pada Hasil.
• Kebijakan ini menjadi relevan karena kasus-kasus Fraud
dan buruknya Tata Buku pada organisasi mitra yang pada
akhirnya mempengaruhi kualitas Hasil secara
keseluruhan (Keuangan- Program-Organisasi).
• Pada intinya, manajemen keuangan yang baik menjadi
suatu persyaratan yang tidak bisa ditolak
Zero
Tolerance
3
4/16/2012
Langkah Preventif
• Prosedur ketat pada tahap seleksi partner: kualitas
kriteria, informasi dasar dan informasi operasional.
• Analisis terhadap faktor-faktor risiko: integritas,
pengawasan internal/manual prosedur, konteks lokalnasional, penganggaran yang berisiko/per item.
• Kejelasan mekanisme, prosedur, proses implementasi
dan evaluasi atas PME
• Monitoring rutin
• Komunikasi intensif dengan para auditor
• Untuk proyek dengan skala Besar: kerja bersama antara
Auditor dan evaluator do joint investigation
merekomender Resource Management Audit (jika perlu).
Kasus-kasus yang sering ditemui
• Partner dan proyek dengan risiko (Rendah, Sedang, Tinggi).
• Inkapasitas (keterlambatan terkirimnya laporan, tidak sesuainya
laporan keuangan dan narasi, perbedaan penanggalan laporan).
• In efektifitas atau tidak berfungsinya suatu posisi dalam organisasi
partner.
• Struktur organisasi, kultur kepemimpinan dan hirarki yang tidak lazim.
• Ketiadaan segregasi fungsi dalam pengelolaan keuangan (kasir
keluar/masuk, pencatat transaksi, otorisasi, internal audit)
• Rendahnya dan minimnya administrasi yang formal.
• Rendahnya kualitas manajemen aset (aset nol/tak tercatat, hilang,
menyusut tiba-tiba)
• Buku bank; laporan internal dan eksternal yang belum diperbaharui.
• Tiadanya dokumen pendukung (cth voucher) atau dokumen yang
tidak tersimpan rapi.
4
4/16/2012
Indikasi Umum
• Bujet yang tidak spesifik
• Keterlambatan Annual Financial Statements, Audit atau
bahkan tidak terkirimnya sama sekali.
• Kualitas dan kuantitas komunikasi yang jarang.
• Tingginya “cash balance” dalam akun mitra.
• Pengeluaran yang sama serupa dan sejumlah dengan
penganggaran.
• Temuan Auditor yang mengindikasikan adanya
kesalahan, kekeliruan atau justru tanpa temuan/catatan.
• Tanda-tanda informal (yang tampak dari kunjungan
lapangan, informasi antar donor, dll).
Reaksi ICCO
• Peringatan dan Anjuran untuk
memperhatikan klausul dalam Agreement
dengan seksama.
• Meninggikan tingkat Risiko, investigasi,
merekomendasikan audit, atau dapat
berakhir dengan terminasi relasi/kontrak.
5
4/16/2012
Proses Peningkatan/Penguatan
Kapasitas Mitra di Indonesia
Tujuan Umum
•
•
•
•
•
•
Memperkuat kapasitas staff dan staf manajemen mitra ICCO &
Kerk in Actie secara umum agar lebih mampu memenuhi tuntutan
dan standar umum Pemerintah Indonesia, untuk kemajuan mitra,
relasi dengan Donor lain maupun kinerja jejaring.
Memberi umpan balik bagi terumuskannya kebutuhan mitra ICCO
& Kerk in Actie untuk mengembangan dan memperbaiki kapasitas
bidang keuangan mereka.
Sebagai bentuk asessment bagi partner (27 dari 67 partner
menyatakan kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas).
Sebagai media berlatih, menggunakan dasar dan guidance dari
ICCO & Kerk in Actie bagi partner.
Sebagai motivasi partner dan stimulan bagi perubahan lebih baik
bagi internal organisasi mitra.
Memastikan terciptanya semangat pembelajaran melalui sesi
pelatihan, bantuan teknis dan bimbingan konsultasi bersama
mitra.
6
4/16/2012
Mengapa
kegiatan ini Penting?
• Kontrak belum dipahami sebagai bentuk
kesepakatan tertinggi.
• Lemahnya inisiatif dan ketiadaan kehendak
berkomunikasi pasca penandatanganan kontrak.
• Pokok materi komunikasi adalah permintaan
payment.
7
4/16/2012
QUIZ’s
Mari berdiri dan buat lingkaran,
sisakan 2 peserta sebagai observer.
Mari melempar bola dan mari mencoba
menjawab pertanyaannya.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Sebutkan 4 syarat payment
Sebutkan 3 macam laporan keuangan
Apa yang dimaksud “additional reporting” sebutkan 2 contoh
Siapa yang memiliki fixed assets pasca proyek berakhir
Siapa yang bertanggung jawab membayar asuransi, benefit dan
pajak
Sebutkan 3 hal yang bisa membuat payment ditahan, disesuaikan
atau dibatalkan
Sebutkan 2 syarat terminasi kontrak
Berdasarkan hukum negara mana kontrak dibuat
Apa milestone itu
Apa isi Annex 5.a?
Apa isi Annex 5.b?
8
4/16/2012
KEY’s
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Mengirim ulang kontrak yg tertanda tangan, mengirim Annual Budget,
Annual Update, Laporan Narasi & Keuangan.
Yearly/annual operational budget, laporan keuangan dan auditor report.
Laporan tambahan yg sudah ditentukan dari back donor ICCO cth. Foto,
cerita, film, dll.
Benefeciary/partner/masyarakat.
Mitra ICCO
Klausul 19: (1) Pengabaian reminder PO/FO via email & tertulis (surat),
(2) dicurigai PO/FO telah melakukan fraud, (3) adanya perubahan tanpa
konfirmasi/pemberitahuan, (4) laporan auditor publik yg mencurigakan.
Klausul 23: (1) jika klausul 19 berlanjut, dan sesuai yg diatur klausul 23.
Belanda
Hasil antara yang direncanakan untuk mengukur perkembangan.
Pointers Annual Project Update
Pointers for Narrative & Evaluation Report.
9
4/16/2012
Terima Kasih
10