Sphider
PENAUNG
Y.Bhg. Wan Selamah Wan Sulaiman
Akauntan Negara Malaysia
SIDANG PENGARANG
Norrezan Noordin
Zaharin Othman
Husaini Abu
Jamatiah Mostal
Maziah Musa
Dr. Shahril Baharim
Norizan Abdul Hamid
Sutina Mahmod
Zuraidah Mat Harun
Noraida Maya Sutahar
PEMBANTU PENERBITAN
Mohd Helmi Abd Rahim
Norjasila Jamil
Nurlaili Mat Isa
Nik Shuhairabani Nik Abdul Halim
Siti Farida Hasni Misiwan
REKA BENTUK DAN REKA LETAK
Nur Anisa Aziz
FOTOGRAFI
Mior Aiq Mior Wahiddin
PROMOSI DAN PUBLISITI
Noramin Juminen
Abdul Aziz Mosli
KATA-KATA ALUAN
PENGARAH IPN
Assalamualaikum
dan Salam Sejahtera.
Syukur ke hadrat Ilahi Buletin Kewangan – Tinta IPN
Volum 1 / 2010 ini telah berjaya diterbitkan untuk tahun
2010. Sekalung tahniah saya ucapkan kepada sidang
pengarang dan seluruh pasukan penerbitan atas usaha
gigih yang telah ditunjukkan sehingga buletin ini berjaya diterbitkan.
Sebagai sebuah institusi latihan yang telah diiktiraf sebagai core centre bagi kursus generik kewangan, Buletin Kewangan ini adalah platform untuk berkongsi
pandangan dan pendirian tentang isu-isu kewangan
sektor awam dengan semua pihak, tidak kira sama ada
mereka terdiri daripada kakitangan sektor awam, pelajar di institusi pengajian tinggi, golongan akademik, penyelidik ataupun pihak luar yang berminat dengan isuisu kewangan dan pengurusan sektor awam. Apa yang
lebih penting, idea dan pendirian tentang sesuatu isu
dapat dinyatakan dalam bentuk bertulis supaya ianya
dapat dikongsi, sekaligus membentuk minda yang kreatif dan inovatif di kalangan penjawat awam. IPN sentiasa komited untuk menghasilkan lebih banyak penerbitan yang berkualiti demi memastikan bahan-bahan
rujukan yang berlatarkan kewangan dan perakaunan
sektor awam sentiasa kemaskini dan mudah diperolehi.
Secara spesiiknya, isu-isu yang dibincangkan dalam
edisi tahun 2010 ini seperti konsep akauntabiliti, tadbir
urus yang baik dalam perolehan kerajaan, tip penyediaan tuntutan perjalanan, social capital, MS ISO 9001,
kad pintar, jaringan sosial dan kualiti laman web diharap sedikit sebanyak dapat memberi faedah kepada
para pembaca.
Akhir kata, sekali lagi sekalung tahniah dan selamat
maju jaya.
NORREZAN NOORDIN
Pengarah
Institut Perakaunan Negara
Nota:
Semua pandangan yang disiarkan di dalam penerbitan
ini tidak semestinya mencerminkan pendirian institut
atau jabatan. Penerbitan semula mana - mana bahagian
yang disiarkan dalam penerbitan ini dalam sebarang
bentuk tanpa mendapat kebenaran adalah dilarang
sama sekali.
SEKALUNG BUDI
“Seluruh warga IPN mengucapkan setinggi-tinggi
penghargaan & jutaan terima kasih kepada
mantan Pengarah Institut Perakaunan Negara,
Puan Siti Rohil Che Agus di atas khidmat dan
sumbangan yang telah diberikan sepanjang tempoh
beliau berkhidmat di IPN. Selamat Maju Jaya.”
Akauntabiliti Dalam
1 Konsep
Pengurusan
Kewangan Sektor Awam
Jamatiah Mostal
Urus Yang Baik Dalam
7 Tadbir
Perolehan Kerajaan
Maziah Musa
Penyediaan Bagi
13 Tip
Tuntutan Elaun Perjalanan
Dalam / Luar Negeri Kerana
Menjalankan Tugas Rasmi
Atau Berkursus
Zaharin Othman
Capital 17 Social
An Introduction
Husaini Abu
Kepada Sistem
21 Pengenalan
Pengurusan Kualiti
Institut Perakaunan Negara
Norizan Abdul Hamid
P.I.N.T.A.R Kerajaan
27 Kad
Elektronik
Sutina Mahmod
Sosial: Sejarah,
33 Jaringan
Fakta dan Maya
Noraida Maya Sutahar
Laman Web: Isu dan
41 Kualiti
Cadangan Penambahbaikan
Zuraidah Mat Harun
KONSEP AKAUNTABILITI DALAM
PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Jamatiah Mostal1
PENGENALAN
U
saha untuk memantapkan pengurusan kewangan di jabatan-jabatan kerajaan bukanlah perkara baru malah ia
sentiasa diberi penekanan untuk memastikan ekonomi negara terus berkembang. Pelbagai usaha dan dasar telah
diperkenalkan oleh kerajaan untuk memperbaiki sistem penyampaian perkhidmatan awam contohnya usaha-usaha
mengemaskini peraturan dan prosedur kerja bagi meningkatkan amalan dan penghayatan budaya kerja yang sihat
berdasarkan nilai-nilai murni, beretika, berintegriti dan berakauntabiliti.
Buah yang baik tentunya berasal daripada benih yang baik. Air sungai yang mengalir jernih di hilir adalah
berpunca daripada air yang jernih di hulu. Begitulah juga dengan pengurusan kewangan yang baik, teratur, eisien dan
efektif hanya akan dapat dihasilkan sekiranya dilaksanakan oleh penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti yang
mengetahui, memahami, mengamalkan, menghayati dan menjiwai nilai-nilai integriti dan konsep akauntabiliti.
Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara terhadap Pengurusan Kewangan Kerajaan Persekutuan
Tahun 2008, secara umumnya tidak banyak kemajuan dapat dilaporkan. Sungguhpun tindakan pembetulan telah
diambil daripada kelemahan / kesilapan yang dibangkitkan, namun ia tidak berlaku secara menyeluruh. Dengan itu,
Ketua Jabatan / Agensi disarankan mengamalkan slogan ”Membetulkan Yang Biasa Dan Membiasakan Yang Betul”
bagi mengelakkan kelemahan / kesilapan yang sama berlaku secara berterusan di mana ianya akan menjejaskan imej
dan kredibiliti kementerian / jabatan.
DEFINISI AKAUNTABILITI
Konsep akauntabiliti telah wujud sejak beratus-ratus tahun dahulu dan sejarah awalnya dikesan pada zaman
Aristotle dalam buku The Politics apabila beliau mengatakan “some oficials handle large sums of money : it is therefore,
necessary to have other oficials to receive and examine the accounts. These inspectors must administer no funds
themselves. Different cities call them examiners, auditors, scrutineers and public advocates.”
Mengikut Chambers 20th Century Dictionary, akauntabiliti bermaksud liability to give account for something to
somebody, responsibility to fulil obligation.
Kamus Pengurusan Perniagaan Dewan Bahasa dan Pustaka mendeinisikan akauntabiliti sebagai
kepertanggungjawaban manakala Kamus Dwi Bahasa pula mendeinisikan akauntabiliti sebagai bertanggungjawab
kepada seseorang mengenai sesuatu.
Mantan Ketua Audit Negara, Tan Sri Ishak Tadin menyatakan “public accountability means the answerability
and responsilibity of persons / authorities / public organisations for the public resources entrusted to them and their
obligation to report at regular intervals to the owner (the public) on the transactions and changes that may have taken
place during the course of thier stewardship for a determined period of time...”
JENIS-JENIS AKAUNTABILITI
Secara umumnya, akauntabiliti boleh dikategorikan kepada tiga (3) aspek yang saling berkaitan antara satu (1)
sama lain iaitu :
1.
Akauntabiliti Fiskal / Kewangan
Akauntabiliti ini menuntut kepada pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan arahan berkaitan
kewangan serta integriti dalam laporan kewangan dan akaun bagi menjamin semua akaun yang disimpan /
direkod boleh dipercayai dan urusan dijalankan dengan luhur mengikut undang-undang yang ditetapkan.
2.
Akauntabiliti Pengurusan
Akauntabiliti pengurusan menekankan kepada kecekapan dan keberkesanan pihak pengurusan dalam
menggunakan sumber-sumber awam seperti wang, tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara ekonomik
bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.
1
Jamatiah Mostal, Ketua Program Kewangan, IPN
1
3.
Akauntabiliti Program
Akauntabiliti program memberi perhatian kepada pelaksanaan perjanjian program khususnya, spesiikasi output
dan impak seperti yang telah dipersetujui dengan pihak pengurusan atasan dan pihak berkuasa kewangan.
Akauntabiliti program juga menentukan sama ada sasaran-sasaran prestasi untuk petunjuk-petunjuk tertentu
yang telah ditetapkan telah dicapai dengan mengambil kira jumlah kos dan output.
BIDANG-BIDANG UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Pengurusan kewangan sektor awam terdiri daripada enam (6) bidang utama iaitu :
2
i.
Pengurusan Belanjawan
Pengurusan Belanjawan sangat penting kerana :
membolehkan pihak pengurusan merancang hasil dan perbelanjaan jangka pendek / panjang dengan
tujuan menentukan pulangan terbaik daripada setiap ringgit hasil yang dipungut
menentukan pengagihan sumber-sumber kewangan mengikut keutamaan
menentukan segala matlamat dan objektif penggunaan sumber yang telah dirancang dapat dicapai
sepenuhnya dengan cekap dan berkesan
program dan aktiviti yang telah ditentukan bagi melaksanakan sesuatu dasar akan dapat dilaksanakan
dengan cekap dan berkesan
ii.
Pengurusan Perakaunan
Rekod-rekod perakaunan yang lengkap dan sentiasa kemaskini akan dapat :
membantu pihak pengurusan membuat keputusan di dalam perancangan pengagihan peruntukan dan
perbelanjaan
membantu pihak juruaudit melaksanakan kerja pengauditan dengan lebih mudah dan berkesan
membantu menjelaskan akauntabiliti kewangan penjawat awam
iii.
Pengurusan Hasil
Pungutan hasil yang cekap membolehkan kerajaan :
menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan bagi menyumbang kepada pengurusan
perbelanjaan yang berkesan dan sistematik
menanggung perbelanjaan dengan hasil yang dikutip. Segala usaha ini akan meringankan beban
kerajaan
iv.
Pengurusan Perbelanjaan
Pengurusan perbelanjaan yang baik dan berkesan memenuhi perkara-perkara berikut :
perbelanjaan yang dilakukan hendaklah selaras dengan undang-undang dan peraturan yang sedang
berkuatkuasa. Baucar-baucar yang dikemukakan untuk bayaran hendaklah disokong dengan dokumendokumen yang lengkap
perbelanjaan tidak boleh melebihi peruntukan yang diluluskan
perbelanjaan perlu mendapat kelulusan pegawai yang telah diberi kuasa dan dipertanggungjawabkan
sekiranya peruntukan tidak mencukupi bagi menampung perbelanjaan maka perlu memohon peruntukan
tambahan atau memohon untuk membuat viremen
v.
Pengurusan Perolehan
Perolehan barang-barang awam menjadi semakin kompleks. Kerajaan telah membelanjakan berbillion
ringgit wang awam untuk tujuan tersebut. Perhatian yang lebih serius perlu diberikan kepada perkara
berikut :
sistem yang melibatkan peraturan dan tatacara perolehan yang berkesan mestilah dilaksanakan dengan
sepenuhnya oleh semua jabatan dalam sektor awam
perolehan hendaklah diuruskan dengan teliti supaya kerajaan mendapat pulangan yang terbaik bagi
setiap ringgit yang dibelanjakan
perolehan boleh dilaksanakan dengan lebih cekap sekiranya :
a) spesiikasi barang / perkhidmatan ditentukan terlebih dahulu
b) dasar, peraturan dan tatacara perolehan dipatuhi dengan sepenuhnya
vi.
Pengurusan Aset
Memandangkan kerajaan telah membelanjakan berbillion ringgit untuk urusan perolehan maka kerajaan
memerlukan satu sistem pengurusan aset bagi memastikan tidak berlaku sebarang penyelewengan atau
pembaziran. Oleh yang demikian maka :
semua penjawat awam perlulah sedar bahawa mereka dipertanggungjawabkan untuk mengurus sama
ada secara langsung atau tidak langsung aset awam berkenaan
satu sistem kawalan aset awam yang lengkap, bersepadu dan mudah untuk mengesan serta mengawal
harta modal, inventori dan bekalan pejabat diwujudkan / dibangunkan
KEPENTINGAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Salah satu cabaran utama setiap kerajaan adalah untuk memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi
mereka. Pengurusan kewangan yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan lebih berkesan.
Falsafah Perbendaharaan dalam sistem pengurusan kewangan ialah ”Biar Pengurus Mengurus”. Selaras
dengan falsafah tersebut, Perbendaharaan telah menurunkan kuasa untuk melakukan perbelanjaan, agihan dan pindah
peruntukan untuk belanjawan mengurus dan belanjawan pembangunan. Perbendaharaan juga telah sedikit sebanyak
dan secara berperingkat telah melonggarkan pelbagai syarat dan peraturan pusat berhubung dengan perbelanjaan.
Syarat berkenaan dilonggarkan dengan harapan pengurus-pengurus awam akan dapat mengendalikan pengurusan
mereka dengan cekap dan berkesan tanpa merujuk setiap cadangan untuk kelulusan pihak pengurusan termasuk
Perbendaharaan.
Akauntabiliti dalam konteks sektor awam di mana setiap individu atau organisasi yang menjalankan tugas dan
tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa itu perlu
melaporkan balik kepada pihak yang mewakilkan kuasa tersebut. Tuntutan akauntabiliti merupakan prasyarat dalam
penurunan kuasa bukan sahaja dalam pengurusan kewangan tetapi juga dalam pengurusan secara keseluruhannya.
Tanpa akauntabiliti, perwakilan kuasa hanya akan merupakan penyerahan kuasa semata-mata tanpa menggariskan
apa yang sepatutnya dihasilkan melalui penggunaan kuasa tersebut.
Hanya melalui akauntabiliti Perbendaharaan akan dapat menjalankan peranan kawalan perbelanjaan dalam
konteks kelonggaran syarat-syarat pusat yang kini mengawal perbelanjaan.
Akauntabiliti adalah satu proses di mana sesebuah jabatan adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan
yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang
wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Jabatan hendaklah
memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing
supaya ianya dilaksanakan dengan berkesan.
Di Malaysia, akauntabiliti awam adalah syarat undang-undang seperti yang terkandung dalam Perlembagaan
Persekutuan, Akta dan Arahan Perbendaharaan. Peruntukan yang diagihkan kepada semua jabatan merupakan wang
awam. Setiap penjawat awam adalah bertanggungjawab untuk menentukan bahawa wang awam ini dibelanjakan
mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Memandangkan
seseorang penjawat awam diamanahkan dengan wang atau aset awam oleh Parlimen, maka dia hendaklah
mengakaunkan cara penggunaannya kepada Parlimen dan pihak-pihak berkuasa yang lain seperti Perbendaharaan,
Ketua Jabatan dan Pengurus Program. Akauntabiliti merupakan jaminan bahawa wang awam adalah diuruskan dengan
cekap.
Akauntabiliti juga secara tak langsung dapat memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses
pengambilan keputusan dan tindakan penjawat awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab.
Tanpa akauntabiliti dalam pengurusan kewangan sektor awam, terdapat beberapa kesan negatif yang akan
timbul iaitu :
kekurangan / kemerosotan amaun kutipan hasil
pembaziran penggunaan sumber kewangan, tenaga kerja dan penggunaan masa
kelewatan menyiapkan sesuatu projek atau melaksanakan sesuatu program / aktiviti atau penyampaian
perkhidmatan awam yang kurang berkualiti
penyenggaraan aset dan inventori dengan kurang sempurna sehingga aset dan inventori yang diperolehi
tidak sesuai dengan tujuan ianya dibeli, usang, hilang, rosak, luput jangka hayat penggunaanya dan
sebagainya. Kesemua ini sudah tentu merugikan kerajaan dari segi pembaziran wang yang digunakan
untuk perolehan aset dan inventori berkenaan
melumpuhkan pengurusan perkhidmatan awam yang berkualiti memandangkan pengurusan kewangan
yang cekap dan berkesan merupakan teras dan tunjang kepada kejayaan sesebuah kerajaan
membuka peluang dan ruang untuk rasuah, salahguna kuasa dan penyelewengan kerana tidak terdapat
mekanisme check and balance.
3
MEKANISME DAN JENTERA KERAJAAN YANG DIWUJUDKAN BAGI MENUNTUT AKAUNTABILITI KEWANGAN
SEKTOR AWAM
Terdapat beberapa mekanisme akauntabiliti dan institusi yang bertanggungjawab untuk mengawal perbelanjaan
awam dan menentukan bahawa pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan iaitu :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
Parlimen
Jawatankuasa Wang Awam
Laporan Audit Berasingan Oleh Jabatan Audit Negara
Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan
Panel Pengurusan Kewangan
Unit Kawalan Perbelanjaan, Perbendaharaan
Perjanjian Program Dan Laporan Pengecualian (Sistem Belanjawan Diubahsuai)
Pusingan Penilaian Program (Sistem Belanjawan Diubahsuai)
Unit Audit Dalam
CARA-CARA BAGI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI KEWANGAN SEKTOR AWAM
Tindakan berterusan perlu diambil untuk mempertingkatkan lagi akauntabiliti kewangan sektor awam seperti berikut :
akauntabiliti hendaklah dinyatakan secara bertulis dan didokumen melalui undang-undang, prosedur,
peraturan-peraturan dan arahan-arahan yang sedang berkuatkuasa agar ianya lebih telus
sistem pengawalan dan pengawasan seperti Unit Audit Dalam (UAD) hendaklah dipertingkatkan keupayaan
dan keberkesanannya dengan memastikan semua pegawai UAD mendapat latihan dan bimbingan yang
secukupnya agar mereka dapat melaporkan penemuan yang signiikan dan seterusnya mengesyorkan
cadangan yang memberi impak kepada organisasi
akauntabiliti di peringkat individu perlu dipertingkatkan melalui perubahan-perubahan diri seseorang
individu dengan penerapan nilai-nilai murni seperti bersih, cekap, amanah, berintegriti, bertanggungjawab
dan sebagainya
sistem akauntabiliti perlu diwujudkan di semua jabatan kerajaan yang menetapkan tugas dan tanggungjawab
setiap pegawai yang terlibat dalam melaksanakan satu-satu tugas. Sistem ini perlu mengandungi penentuan
tanggungjawab bagi setiap pegawai dan jenis tugas yang perlu dipertanggungjawabkan kepadanya
sistem kawalan kewangan perlu mengambil perhatian ke atas tiga (3) aspek yang penting iaitu:
• sistem belanjawan yang berkesan bagi pengagihan dan pembahagian peruntukan kewangan
• mengawas dan mengawal penggunaan tenaga manusia, aset dan perkhidmatan
• mewujudkan sistem perakaunan yang sistematik, cekap dan kemaskini
penguatkuasaan hendaklah diambil perhatian agar arahan-arahan dan peraturan jabatan dilaksanakan
dengan tegas dan berkesan contohnya tindakan surcaj dikenakan terhadap penjawat awam yang gagal
memungut hasil / membuat bayaran yang tidak teratur. Surcaj juga patut diambil terhadap Ketua Jabatan
yang gagal mengambil tindakan terhadap pegawai bawahan yang gagal melaksanakan tanggungjawab
mereka
Ketua Jabatan perlu mewujudkan sistem check and balance, frequent monitoring and audit spot check,
mengadakan penilaian secara berkala ke atas kemahiran dan keupayaan pegawai serta memberi latihan
kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan bagi meningkatkan kecekapan mereka.
Ini adalah mengelakkan pegawai kurang mahir atau kurang berpengetahuan menggunakan budi bicara
apabila membuat keputusan
bagi memperbaiki tahap pengurusan kewangan
dan
seterusnya
meningkatkan
akauntabiliti,
penglibatan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan
perlu dipertingkatkan secara hands on dalam urusan
tersebut
Pegawai Pengawal
/
Ketua Jabatan perlu
mengaturkan supaya pemeriksaan menyeluruh
dijalankan memandangkan pengauditan yang
dijalankan oleh Jabatan Audit Negara adalah
berdasarkan sampel dan skop tertentu
Jabatan Akauntan Negara Malaysia hendaklah
memastikan Unit Naziran menjalankan pemeriksaan
di semua Pusat Tanggungjawab secara terancang
bagi memastikan bayaran dibuat dengan teratur,
disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap Keberkesanan sistem pengawalan dan pengawasan seperti UAD dapat
dipertingkatkan melalui program latihan dan bimbingan yang cukup
dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
kepada pegawai-pegawainya.- Gambar Hiasan
4
PENUTUP
Sebagai kesimpulannya, sistem pengurusan kewangan yang diamalkan oleh kerajaan pada masa ini adalah
mampu untuk memenuhi keperluan negara. Pengurusan kewangan yang teratur, kemaskini, cekap dan berkesan
bergantung kepada dua (2) faktor utama iaitu sistem pengurusan yang mengandungi undang-undang, peraturan,
prosedur dan kawalan auditan yang mampu meningkatkan akauntabiliti awam dan mewujudkan keadaan check and
balance di antara pihak bertanggungjawab dan pelaksana. Faktor kedua ialah kemanusiaan iaitu pelaksana yang
melaksanakan proses pengurusan kewangan berpandukan kepada sistem dan peraturan-peraturan kewangan yang
berkuatkuasa. Oleh yang demikian, setiap Ketua Jabatan perlulah memastikan setiap pegawainya sentiasa accountable
dalam menjalankan tugas berhubung dengan pengurusan kewangan. Seperti kata mantan Perdana Menteri Tun
Abdullah Ahmad Badawi dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan Awam ke 5 - “we are accountable to each
other and to the people dan bertanggungjawab kepada Allah S.W.T di Hari Perhitungan”. Tambahnya lagi “kita telah
diberi amanah, kita mesti beramanah” – “we hold the people trust, we must therefore be trusted”.
RUJUKAN
Garis Panduan Bagi Mempertingkatkan Tadbir Urus Dalam Sektor Awam (Surat KSN PM(S) 17479 / 13 Jld. 4
bertarikh 9 Mac 2007
Integriti Dan Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan - Buletin INTAN Jilid 30 Bil. 1 / 2005
Konsep Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan (Diskusi Pagi 25) Oleh Tuan Haji Ayob Ismail
Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008
“we hold the people trust, we must therefore be trusted”
- mantan Perdana Menteri Tun Abdullah Ahmad Badawi
5
6
TADBIR URUS YANG BAIK DALAM
PEROLEHAN KERAJAAN
Maziah Musa1
PENGENALAN
P
erolehan kerajaan adalah amat penting dalam sistem pentadbiran negara dan melibatkan nilai yang tinggi. Di dalam
Bajet 2011, sebanyak RM162.8 bilion diperuntukkan untuk belanja mengurus. Daripada jumlah tersebut, sebanyak
RM116 bilion adalah bagi perkhidmatan dan bekalan, pemberian dan kenaan bayaran tetap dan pembelian aset yang
berkait langsung dengan perolehan kerajaan.
Bagi perbelanjaan pembangunan pula, kerajaan memperuntukkan sebanyak RM200 bilion bagi Rancangan
Malaysia Kesembilan (RMK 9) tahun 2006 - 2010 dan RM230 bilion bagi RMK 10, tahun 2011 - 2015 yang juga berkait
dengan perolehan kerajaan.
Oleh kerana perolehan kerajaan merupakan aspek yang penting dalam pentadbiran kerajaan dan melibatkan
amaun yang besar, jadi ianya memerlukan pelaksanaan yang jujur dan beramanah serta mengikut peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan. Adalah menjadi tanggungjawab pegawai awam untuk mengurus tadbir perolehan
kerajaan dengan baik supaya prinsip perolehan dapat dicapai dan rakyat mendapat manfaat yang sewajarnya.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM TERHADAP PEROLEHAN KERAJAAN
Tanggungjawab pegawai awam amatlah penting bagi memastikan perolehan kerajaan dilaksanakan dengan
tepat, cekap dan berkesan. Oleh yang demikian, pegawai awam yang menguruskan perolehan kerajaan perlu mengetahui tentang objektif, prinsip, dasar, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengannya bagi melaksanakan kerja dengan sempurna dan berkesan.
Arahan Perbendaharaan (AP) 167.2 menyatakan bahawa pegawai awam adalah bertanggungjawab sendiri
termasuk membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima di
bawah kawalannya atau simpanannya.
DEFINISI PEROLEHAN KERAJAAN
Perolehan kerajaan adalah proses yang dilakukan oleh agensi kerajaan bagi mendapatkan sesuatu keperluannya sama ada bekalan barang, perkhidmatan atau kerja daripada pihak ketiga dengan menggunakan wang yang telah
diperuntukkan mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan yang ditetapkan serta mengambil kira
prinsip dan dasar semasa kerajaan yang berkaitan.
OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN
1.
Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling menguntungkan bagi mencapai matlamat
perolehan tersebut.
2.
Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan
tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan.
3.
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan
dan penggunaan bahan / barangan /
perkhidmatan tempatan.
4.
Menggalakkan pemindahan teknologi yang
bersesuaian dengan kehendak semasa sektor
industri negara.
5.
Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar
nasional.
6.
Menggalakkan penglibatan usahawan
Bumiputera.
1
Maziah Musa, Ketua Program Pembangunan Diri, IPN
7
7.
Memelihara dan mempertahankan kepentingan Dasar Perolehan Kerajaan bagi mencapai objektif nasional
dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.
PRINSIP PEROLEHAN
Prinsip perolehan seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil 5 Tahun 2007,
perenggan tiga :
1.
Akauntabiliti Awam
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut
dasar dan peraturan yang ditetapkan.
2.
Diuruskan Secara Telus
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami
umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
3.
Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
4.
Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.
5.
Adil dan Saksama
Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar
dan peraturan yang ditetapkan.
DASAR PEROLEHAN KERAJAAN
(a)
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan / barangan tempatan dan
penggunaan sektor perkhidmatan tempatan.
(AP 169.2(a), Para 9.1 dan Para 11 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)
Barangan dan perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya dalam perolehan kerajaan.
Perolehan melalui import akan dipertimbangkan sekiranya ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan dan
pengesahan serta kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) adalah diperlukan
bagi perolehan yang melebihi RM50,000 (SPP 7 / 2002).
(b)
Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi.
(Para 10 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)
Petender antarabangsa perlu mengoptimumkan penggunaan sumber tempatan iaitu dari segi bahan,
barangan dan tenaga kerja.
Bagi tender kerja dan melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah diminta mengemukakan
cadangan setakat mana loji akan diwujudkan di Malaysia.
Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender hendaklah diminta melaksanakan pemindahan
teknologi kepada pihak kerajaan bagi sistem yang dibangunkan dan source code hendaklah diberi milik
kepada kerajaan.
(c)
Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera.
Kerajaan mengutamakan syarikat Bumiputera dalam perolehan kerajaan. Bagi bekalan dan perkhidmatan
yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah diperolehi dari kalangan syarikat Bumiputera yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Keutamaan ini berkurangan apabila nilai perolehan semakin tinggi.
Bagi kerja bernilai kurang RM100,000 dikhaskan kepada syarikat Bumiputera. Bagi projek bernilai di antara
RM100,000 hingga RM350,000, 50% dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera.
(d)
8
Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi mencapai objektif nasional
dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.
KATEGORI PEROLEHAN KERAJAAN
Perolehan kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kategori seperti berikut:
(a)
Kerja
Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti
bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, empangan
air dan kerja perparitan juga merangkumi kerja-kerja mekanikal
dan elektrikal.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kepala dan
sub-kepala berkaitan serta Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia (LPIPM / CIDB) dalam kelas dan gred
yang berkaitan.
Gambar Hiasan
(b)
Bekalan
Perolehan bekalan merangkumi barangan / peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program,
aktiviti atau projek kerajaan seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod
bidang berkaitan.
(c)
Perkhidmatan
Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk
melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu
perkhidmatan perunding dan bukan perunding.
Perkhidmatan perunding meliputi bidang-bidang seperti perunding pembangunan izikal dan bukan izikal.
Perkhidmatan bukan perunding adalah meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan,
penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan,
pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan perkhidmatan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam
kod bidang berkaitan.
KAEDAH-KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN
a)
Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit
AP 97(d) memperuntukkan pembayaran bil yang tidak melebihi RM500 boleh dibuat melalui panjar wang
runcit jabatan. Perolehan melalui panjar wang runcit adalah bagi kegunaan segera dan hanya resit diperlukan
sebagai bukti pembelian.
b)
Perolehan Melalui Kontrak Pusat
AP 178.1 menetapkan perolehan melalui kontrak pusat adalah untuk barangan guna sama dan agensi
kerajaan perlu merujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dari semasa ke semasa bagi mengetahui item
dan senarai syarikat pembekal.
c)
Pembelian Terus
Pembelian setiap jenis item bagi bekalan dan perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan sehingga
RM50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau tidak.
Agensi kerajaan hendaklah terlebih dahulu membuat kajian pasaran supaya harga bekalan dan perkhidmatan
yang diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan dan memastikan tidak tertumpu kepada
pembekal tertentu sahaja selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.
Bagi bidang tertentu seperti bekalan ubat-ubatan dan kawalan keselamatan yang memerlukan lesen / permit
tertentu, agensi perlu memastikan pembekal yang dipilih mematuhi syarat tersebut.
Manakala bagi perolehan kerja yang tidak melebihi RM20,000 setahun boleh dibuat secara lantikan terus di
kalangan kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah
9
kepala dan sub kepala berkaitan.
d)
Perolehan Melalui Sebut Harga
Perolehan melalui sebut harga adalah bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding yang
melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. Perkhidmatan bukan perunding
adalah pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan,
penyewaan dan pengurusan bangunan, kawalan keselamatan dan lain-lain.
Bagi perolehan kerja yang melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun hendaklah dilaksanakan secara
sebut harga.
e)
Perolehan Melalui Tender (terbuka / terhad)
Nilai perolehan yang melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item hendaklah dibuat secara tender.
Agensi kerajaan adalah dilarang untuk memecah kecilkan perolehan untuk mengelakkan tender.
Pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu tender hendaklah memastikan beliau tidak mempunyai
apa-apa kepentingan persendirian. Jika pegawai tersebut mempunyai kepentingan dalam apa-apa cara pun,
beliau hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut dan menarik diri secara bertulis daripada terlibat
dalam pengurusan tender yang berkaitan. Penarikan diri ini perlu diminitkan. SPP 5 / 2007 menegaskan
pegawai awam yang terlibat dengan pengurusan tender perlu merahsiakan semua maklumat berkenaan
dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender kerana ianya adalah SULIT dan tidak boleh
disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat sebelum keputusan muktamad dibuat. Pegawai yang
terlibat dalam membocorkan rahsia berkenaan tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam
Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88] dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia [Akta 694].
ISU-ISU DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Isu yang paling utama di dalam perolehan kerajaan adalah rasuah. Di samping itu, terdapat beberapa isu lain
yang dibangkitkan di dalam laporan audit. Di antaranya adalah seperti yang dinyatakan di bawah ini.
Isu-isu berkaitan pembelian terus :
i)
ii)
Perolehan bagi setiap jenis item yang melebihi RM50,000 setahun dibuat secara pembelian terus.
Pesanan tempatan dikeluarkan selepas pembelian dibuat. Tiada kawalan perbelanjaan, terlebih belanja atau
berlakunya pembelian tanpa peruntukan.
Isu-isu berkaitan sebut harga :
i)
ii)
Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga tidak disimpan oleh urus setia.
Minit mesyuarat keputusan sebut harga tidak disediakan dan difailkan.
Isu-isu berkaitan kontrak :
i)
ii)
iii)
Terdapat kontrak yang tidak didaftarkan.
Kontrak tidak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.
Kontrak tidak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan.
Isu-isu lain yang berkaitan dengan perolehan kerajaan ialah projek lambat disiapkan, nilai siling tidak
mencukupi dan isu-isu berkaitan projek ‘Ali Baba’.
TINDAKAN BAGI MENGATASI KELEMAHAN
Di antara tindakan-tindakan berikut harus dilaksanakan bagi mengatasi kelemahan-kelemahan dalam
pengurusan perolehan adalah:
i)
Perancangan hendaklah teratur dan pemantauan dilaksanakan ke atas setiap perolehan.
Setiap perolehan yang akan dilaksanakan dalam satu-satu tahun perlu dirancang dengan teratur
terutamanya yang melibatkan sebut harga dan tender. Perolehan secara pembelian terus juga perlu dipantau
dari semasa ke semasa supaya pembelian bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun dan
pembelian tidak tertumpu kepada pembekal tertentu sahaja.
Bagi perolehan secara tender, perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan awal (forward
10
planning) adalah perlu bagi tender yang hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan
dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada ketua agensi masing-masing pada bulan
Disember tahun sebelumnya. Senarai tersebut perlu mengandungi kategori perolehan (bekalan /
perkhidmatan / kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender akan dipelawa dan dijangka untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan.
ii)
Mematuhi sepenuhnya garis panduan menguruskan perolehan secara rundingan terus seperti yang
dinyatakan di dalam Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 26 Mac 2008.
iii)
Jabatan / agensi hendaklah menetapkan tempoh siap kerja / bekalan / perkhidmatan di dalam dokumen
tender supaya petender tidak memberikan tempoh yang berbeza-beza.
iv)
Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan (JPK) melaksanakan
penilaian dengan teliti dan terperinci dari segi spesiikasi teknikal atau kos serta menyemak maklumat asas
syarikat-syarikat yang di senarai pendek (diperakukan) dengan Unit Pendaftaran Syarikat, Bahagian
Perolehan Kerajaan / CIDB / PKK mengikut yang mana berkaitan.
v)
Jabatan / agensi hendaklah menetapkan satu standard semasa membuat penilaian bagi tender-tender yang
sama jenis contohnya penggunaan harga cut off bagi penilaian tender kerja.
vi)
Surat setuju terima dikeluarkan dengan segera dan dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh surat maklum
keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian.
vii)
Kontrak ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh surat setuju terima dikeluarkan kepada
pihak syarikat.
viii)
Kelulusan pihak berkuasa melulus hendaklah diperoleh terlebih dahulu sebelum Arahan Perubahan Kerja
(APK) dilaksanakan di tapak projek.
ix)
Permohonan bagi perlanjutan tempoh kontrak hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh sah kontrak
asal.
PENUTUP
Pengurusan perolehan kerajaan hendaklah diuruskan berdasarkan amalan tadbir urus terbaik dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan. Jika sebaliknya yang berlaku,
kerajaan akan menanggung kerugian dan rakyat akan menerima padahnya. Pegawai awam adalah pengantara di
antara kerajaan dan rakyat, seharusnya mempunyai nilai integriti dalam diri dan tugas yang dilaksanakan supaya tiada
penyelewengan berlaku.
Sekiranya pengecualian daripada peraturan-peraturan perolehan diperlukan, kelulusan secara bertulis perlu
diperolehi terlebih dahulu daripada perbendaharaan untuk mengelak sebarang surcaj.
Selain itu, pegawai awam juga perlu meningkatkan pengetahuan dan memahirkan diri dari semasa ke semasa
supaya kelemahan dan kesilapan dalam menguruskan perolehan kerajaan dapat dikurangkan. Pegawai awam juga
perlu mengelakkan diri daripada terjebak dengan gejala rasuah yang akan merosakkan agama, bangsa dan negara.
RUJUKAN
Arahan Perbendaharaan
Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2002
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009
Teks Ucapan Bajet 2011
www.procurement.gov.my
www.treasury.gov.my
11
12
TIP PENYEDIAAN BAGI TUNTUTAN ELAUN
PERJALANAN DALAM / LUAR NEGERI
KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI
ATAU BERKURSUS
Zaharin Othman1
PENDAHULUAN
S
ebagai penjawat awam, kita sedia maklum bahawa apabila diarahkan untuk melaksanakan tugas rasmi atau berkursus di luar
stesen, iaitu sejauh sekurang-kurangnya 25 km dari ibu pejabat
jika boleh dihubungi oleh jalan raya, 16 km jika boleh dihubungi
oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor
dan 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau
sungai, maka seseorang pegawai itu layak untuk
menuntut elaun perjalanan dalam negeri atau luar
negeri kerana menjalankan tugas rasmi atau berkursus mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.3
Tahun 2003,Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil.8 Tahun 2010 (tidak termasuk anggota tentera
dan polis), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun
2003, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun
2010 (untuk pegawai Perkhidmatan Polis Diraja Malaysia) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005.
Antara elaun-elaun yang layak dituntut di bawah pekelilingpekeliling tersebut mengikut kadar-kadar yang ditentukan dan
kaedah perjalanan yang dipilih ialah elaun perbatuan, tambang
pengangkutan awam, bayaran sewa hotel, elaun makan, elaun lojing,
elaun harian, elaun pakaian panas, bayaran pasport dan visa, bayaran
letak kereta, bayaran tol dan sebagainya.
Dalam mengemukakan permohonan tuntutan elaun perjalanan masing-masing, Arahan Perbendaharaan (AP)
100(a) menetapkan bahawa tuntutan perjalanan mengikut Peraturan-peraturan Perkhidmatan Awam dan Pekeliling
Perbendaharaan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan berikutnya. Manakala Arahan
Perbendaharaan 100(b) pula menetapkan hanya satu tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam boleh dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempurnakan dalam bulan berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan
perjalanan itu disempurnakan. Ini bermaksud pegawai awam tidak boleh memecah kecilkan tuntutan Elaun Perjalanan
Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam mereka kepada beberapa bahagian dan dikemukakan secara berasingan dalam satu-satu bulan. Manakala kadar Elaun Perjalanan Kenderaan pula hendaklah berpandukan kepada
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006.
Walaubagaimanapun, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2010, kerajaan telah memberi
pengecualian daripada AP 100(a) dan 100(b) untuk dilaksanakan secara perintis oleh Jabatan Perkhidmatan Awam
(JPA) dan Jabatan Peguam Negara (JPN) bagi tempoh percubaan selama enam bulan bermula 1 Jun 2010 sebelum
pelaksanaannya diperluas kepada jabatan kerajaan lain. Selain daripada itu, AP 100 antara lain juga menetapkan tuntutan hendaklah memberikan butir-butir penuh mengenai tarikh, masa, jarak, kadar, jawatan pegawai dan gaji pokok,
cara perjalanan, jenis tugas dan sebagainya. Manakala tuntutan perjalanan rasmi dalam negeri atau luar negeri dan
perpindahan rumah hendaklah masing-masing dibuat pada suatu tuntutan yang berasingan.
PERMASALAHAN UTAMA DALAM PENYEDIAAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
Berdasarkan pengalaman, tinjauan dan pemerhatian penulis ke atas rekod-rekod tuntutan elaun perjalanan
pegawai awam yang pernah disemak, terdapat tiga (3) permasalahan utama yang sering dihadapi oleh pegawai awam
dalam menyedia dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan mereka. Permasalahan utama yang mungkin tidak
disedari tetapi sering dihadapi oleh sebahagian besar daripada pegawai awam ialah untuk mematuhi tarikh akhir yang
ditetapkan oleh AP 100(a) bagi mengemukakan tuntutan perjalanan iaitu tidak lewat daripada 10 hari bulan berikut1
Zaharin Othman, Timbalan Pengarah Seksyen Perancangan Korporat, IPN
13
nya kepada Unit Kewangan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing. Bagi permasalahan ini, hasil daripada
pemerhatian mendapati sebahagian daripada mereka seolah-olah tidak peka mengenai kehendak AP 100(a) serta
tidak mematuhi tarikh akhir tersebut. Lantaran itu, sesetengah daripada mereka pula beranggapan bahawa tarikh akhir
mengemukakan tuntutan elaun perjalanan ialah tidak lewat daripada hari bekerja terakhir dalam sesuatu bulan. Tinjauan juga mendapati terdapat sebahagian kecil daripada pegawai awam yang lewat mengemukakan tuntutan mereka
sehingga ke bulan-bulan yang berikutnya. Dalam hal ini, Pejabat Pembayar atau PTJ akan meminta pegawai mengemukakan alasan bertulis menjelaskan sebab-sebab kelewatan. Dalam kebanyakan alasan, pegawai-pegawai awam
memberi sebab-sebab seperti kesibukan tugas, dokumen sokongan tidak lengkap dan sebagainya. Berdasarkan pemerhatian ke atas alasan-alasan yang diberi, dapatlah dirumuskan bahawa pegawai-pegawai awam yang berkenaan
gagal merancang dan menguruskan masa dengan baik serta tidak mempunyai strategi atau kaedah tersendiri bagi
menyediakan tuntutan dengan lancar dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan masing-masing dalam tempoh
yang ditetapkan.
Permasalahan kedua yang sering dihadapi oleh pegawai awam dalam proses untuk menyediakan tuntutan
elaun perjalanan mereka ialah untuk mengenal pasti, mengesan (mencari) dan melengkapkan borang tuntutan mereka
dengan dokumen-dokumen sokongan seperti surat arahan / jemputan tugas rasmi di luar stesen, borang permohonan
bertugas di luar stesen, resit bayaran hotel, resit tol, resit bayaran letak kereta dan sebagainya. Masalah ini berlaku
kerana pegawai berkenaan tidak dapat mengingati di mana mereka menyimpan sebahagian besar daripada dokumendokumen tersebut. Sebahagian kecil daripada mereka juga mengisytiharkan kehilangan bagi dokumen-dokumen sokongan tersebut dalam tuntutan elaun perjalanan mereka seperti kehilangan resit tol, resit bayaran letak kereta dan
sebagainya. Situasi ini berlaku lantaran pegawai tidak mempraktikkan amalan penyimpanan dokumen sokongan tuntutan perjalanan yang sistematik. Masalah ini juga boleh menyumbang kepada kelewatan mengemukakan tuntutan elaun
perjalanan dalam tempoh yang ditetapkan. Malah lebih daripada itu, terdapat kes yang ekstrem di mana pegawai langsung tidak pernah mengemukakan tuntutan elaun perjalanan walaupun pegawai tersebut telah kerapkali melaksanakan
tugas rasmi dan berkursus di luar stesen lantaran beliau gagal untuk menyediakan tuntutan elaun perjalanan setiap kali
pulang dari bertugas atau berkursus di luar stesen.
Permasalahan ketiga yang tidak kurang impaknya dalam menyebabkan kegagalan dalam menyediakan permohonan tuntutan elaun perjalanan atau kelewatan mengemukakan borang tuntutan kepada unit kewangan atau PTJ
masing-masing ialah ketidakupayaan pegawai
untuk mengingat dan menulis kembali dengan
tepat dan betul butiran perjalanan seperti tarikh,
masa, tempat dan perihal tugas rasmi / kursus
yang dilaksanakan. Kebanyakan pegawai dikesan mula melengkapkan borang tuntutan elaun
perjalanan mereka di dalam bulan berikutnya.
Amalan sedemikian tidak menjadi halangan dan
bukanlah punca utama kepada masalah untuk
melengkapkan butiran perjalanan dengan tepat
dan betul. Masalah sebenar dalam perkara ini
ialah terdapat sebilangan tertentu pegawai yang
tidak membuat catatan mengenai butiran / perihal perjalanan mereka di dalam diari rasmi mereka atau di dalam sebarang rekod yang boleh
dirujuk pada waktu mereka menyempurnakan
borang tuntutan elaun perjalanan masing-masing. Oleh sebab itu, mereka terpaksa mengambil masa yang panjang untuk mengingati
semula butiran perjalanan yang telah dilaksanakan dengan membuat rujukan kepada dokumen-dokumen sokongan serta bertanya kepada
rakan sekerja yang lain. Keadaan bertambah rumit apabila mereka langsung tidak dapat mengingati perihal perjalanan
mereka dan dokumen-dokumen sokongan yang hendak dirujuk tidak disimpan dengan kemas dan teratur. Sudah tentu
keadaan ini akan menjurus kepada penyediaan borang tuntutan elaun perjalanan yang mengandungi perihal perjalanan
yang tidak lengkap dan kurang tepat contohnya dari segi tarikh, masa, jarak dan sebagainya.
TIP PENYEDIAAN YANG EFISIEN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
Berdasarkan tiga (3) permasalahan utama seperti yang dihuraikan di atas yang dikenal pasti sebagai penyumbang kepada kelewatan atau kegagalan mengemukakan tuntutan, maklumat yang kurang lengkap atau tepat, kehilangan dokumen sokongan dan sebagainya, maka berikut diperjelaskan beberapa tip atau kaedah kendiri yang boleh
dipraktikkan bagi memastikan permasalahan-permasalahan seperti yang tersebut di atas tidak berlaku kepada anda
sebagai penjawat awam. Penulis membahagikan tip yang berikut ini kepada tiga (3) situasi iaitu:
14
a)
Sebelum melaksanakan perjalanan keluar stesen, tetapi selepas mendapat arahan untuk
melaksanakannya.
Setiap penjawat awam yang diperlukan untuk menjalankan tugas rasmi / berkursus di luar stesen perlu
mengadakan satu (1) fail ’sampul kecil’ yang boleh dinamakan sebagai ”Dokumen Perjalanan Luar Stesen”
atau sebarang nama yang anda ikirkan sesuai. Di sebelah dalam fail tersebut pula, lekatkan satu sampul
surat bersaiz A4 yang boleh dinamakan sebagai “resit / bil tuntutan perjalanan” atau sebarang nama yang
anda ikirkan sesuai.
Apabila mendapat arahan untuk keluar stesen sama ada melalui
memo / surat, anda hendaklah memastikan memo / surat tersebut telah
diminit arahan kepada anda oleh ketua anda. Sekiranya tiada minit arahan, sila dapatkannya dengan segera dan buat salinan fotostat memo
/ surat untuk dimasukkan ke dalam sampul kecil tersebut di atas
untuk rujukan anda, manakala memo / surat asal difailkan dalam
fail berdaftar jabatan. Pada masa yang sama, anda hendaklah mengisi Borang Permohonan Keluar Stesen dan mendapatkan kelulusan ketua anda untuk keluar stesen dan
kelulusan untuk melaksanakan kaedah perjalanan yang
dipilih. Pastikan kelulusan diperolehi sebelum keluar
stesen dan failkan kelulusan tersebut dalam fail ’sampul
kecil’. Sekiranya mendapat arahan keluar stesen secara
lisan, sila catatkan arahan ini dalam borang permohonan keluar
stesen. Anda juga dinasihatkan untuk mencatatkan tarikh-tarikh,
masa dan tempat-tempat yang akan dikunjungi dalam diari rasmi
anda sebagai peringatan dan tempahan masa supaya tidak bertindih
dengan program / tugasan lain yang mungkin diarahkan kemudian.
b)
Semasa melaksanakan perjalanan keluar stesen atau selepas selesai melaksanakan satu tugasan /
beberapa tugasan berterusan di luar stesen.
Anda perlu menyediakan dan membawa satu sampul surat kosong (boleh juga menggunakan sampul surat
terpakai) yang bersaiz A4 apabila memulakan perjalanan pertama bagi bulan tersebut. Sampul surat ini
digunakan untuk memasukkan semua bil sewa hotel, resit parkir, resit tol, resit dobi dan sebagainya
untuk tempoh satu bulan tugasan. Ini bagi mengelakkan dokumen / resit tersebut hilang atau tersalah
simpan menyebabkan anda tidak dapat mencarinya apabila diperlukan semasa menyediakan tuntutan
perjalanan nanti. Sekiranya menggunakan kenderaan sendiri, pastikan anda tidak lupa untuk reset
odometer kereta anda kepada kosong dan mencatatkan jumlah kilometer perjalanan di belakang resit tol atau
di dalam diari apabila sampai ke destinasi dan juga apabila balik dari sesuatu destinasi tugasan luar stesen.
Anda juga dinasihatkan untuk mencatat masa bertolak dan masa tiba di destinasi di belakang resit tol atau di
dalam diari rasmi anda.
Apabila pulang dari sesuatu destinasi, anda perlu melengkapkan butiran / perihal perjalanan anda di dalam
Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang menggunakan perisian excel spreadsheet berformula yang dapat
membuat pengiraan dan penjumlahan tuntutan anda secara automatik. Ini akan mempercepatkan proses
pengiraan anda dan mengelakkan daripada berlaku kesilapan pengiraan. Anda dinasihatkan mewujudkan
formula yang dapat membuat penyemakan secara cross-referrencing di antara pengiraan jumlah butiranbutiran terperinci elaun-elaun yang dituntut di helaian perihal tuntutan dengan jumlah keseluruhan tuntutan
di helaian akhir borang tuntutan. Sekiranya kedua-dua jumlah ini bersamaan di antara satu sama lain, maka
ini menunjukkan tiada berlaku kesilapan dalam proses pengiraan anda.
Proses mengemaskini perihal perjalanan dalam helaian borang tuntutan hendaklah dilakukan dengan segera
sama ada di pejabat atau di rumah sebelum anda memulakan tugasan baru di luar stesen. Pada waktu ini
ingatan anda terhadap perihal / butiran perjalanan masih sangat baik dan anda akan dapat menulisnya
dengan lengkap dan terus menyelesaikan penyediaan butiran perjalanan untuk sesuatu tugasan yang telah
dilaksanakan termasuklah membuat pengiraan bagi semua elaun yang telah layak dituntut untuk perjalanan
sehingga tempoh berkenaan. Perlu diingat semua bil dan resit perbelanjaan perjalanan tersebut yang
dikumpulkan dalam sampul surat bersaiz A4 tadi hendaklah dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam
sampulsurat yang dilekatkan dalam fail sampul kecil.
Perlu ditegaskan lagi bahawa proses ini hendaklah dipraktikkan setiap kali selesai atau pulang dari menjalan
kan tugasan / kursus di luar stesen walaupun anda menjangkakan ada kelapangan untuk melaksanakannya
apabila selesai semua tugasan / kursus di luar stesen bagi bulan tersebut. Jangkaan ini biasanya akan
15
memerangkap anda kerana kadang-kala anda tidak mampu melaksanakannya apabila dibebani dengan
tugasan yang mengejut dan berlebihan (work overload) pada waktu anda ingin menyediakan Borang Tuntutan
Elaun Perjalanan. Oleh itu, amalkanlah ”do it right now!” yang sudah pasti atau lazimnya akan memberi
kesan / hasil yang memihak kepada anda.
c)
Selepas selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen bagi bulan tersebut dan semasa
melengkapkan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan.
Apabila selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen dalam sesuatu bulan, anda perlu menyediakan
Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang lengkap bersama dokumen sokongan dan mendapatkan
tandatangan kelulusan
Y.Bhg. Wan Selamah Wan Sulaiman
Akauntan Negara Malaysia
SIDANG PENGARANG
Norrezan Noordin
Zaharin Othman
Husaini Abu
Jamatiah Mostal
Maziah Musa
Dr. Shahril Baharim
Norizan Abdul Hamid
Sutina Mahmod
Zuraidah Mat Harun
Noraida Maya Sutahar
PEMBANTU PENERBITAN
Mohd Helmi Abd Rahim
Norjasila Jamil
Nurlaili Mat Isa
Nik Shuhairabani Nik Abdul Halim
Siti Farida Hasni Misiwan
REKA BENTUK DAN REKA LETAK
Nur Anisa Aziz
FOTOGRAFI
Mior Aiq Mior Wahiddin
PROMOSI DAN PUBLISITI
Noramin Juminen
Abdul Aziz Mosli
KATA-KATA ALUAN
PENGARAH IPN
Assalamualaikum
dan Salam Sejahtera.
Syukur ke hadrat Ilahi Buletin Kewangan – Tinta IPN
Volum 1 / 2010 ini telah berjaya diterbitkan untuk tahun
2010. Sekalung tahniah saya ucapkan kepada sidang
pengarang dan seluruh pasukan penerbitan atas usaha
gigih yang telah ditunjukkan sehingga buletin ini berjaya diterbitkan.
Sebagai sebuah institusi latihan yang telah diiktiraf sebagai core centre bagi kursus generik kewangan, Buletin Kewangan ini adalah platform untuk berkongsi
pandangan dan pendirian tentang isu-isu kewangan
sektor awam dengan semua pihak, tidak kira sama ada
mereka terdiri daripada kakitangan sektor awam, pelajar di institusi pengajian tinggi, golongan akademik, penyelidik ataupun pihak luar yang berminat dengan isuisu kewangan dan pengurusan sektor awam. Apa yang
lebih penting, idea dan pendirian tentang sesuatu isu
dapat dinyatakan dalam bentuk bertulis supaya ianya
dapat dikongsi, sekaligus membentuk minda yang kreatif dan inovatif di kalangan penjawat awam. IPN sentiasa komited untuk menghasilkan lebih banyak penerbitan yang berkualiti demi memastikan bahan-bahan
rujukan yang berlatarkan kewangan dan perakaunan
sektor awam sentiasa kemaskini dan mudah diperolehi.
Secara spesiiknya, isu-isu yang dibincangkan dalam
edisi tahun 2010 ini seperti konsep akauntabiliti, tadbir
urus yang baik dalam perolehan kerajaan, tip penyediaan tuntutan perjalanan, social capital, MS ISO 9001,
kad pintar, jaringan sosial dan kualiti laman web diharap sedikit sebanyak dapat memberi faedah kepada
para pembaca.
Akhir kata, sekali lagi sekalung tahniah dan selamat
maju jaya.
NORREZAN NOORDIN
Pengarah
Institut Perakaunan Negara
Nota:
Semua pandangan yang disiarkan di dalam penerbitan
ini tidak semestinya mencerminkan pendirian institut
atau jabatan. Penerbitan semula mana - mana bahagian
yang disiarkan dalam penerbitan ini dalam sebarang
bentuk tanpa mendapat kebenaran adalah dilarang
sama sekali.
SEKALUNG BUDI
“Seluruh warga IPN mengucapkan setinggi-tinggi
penghargaan & jutaan terima kasih kepada
mantan Pengarah Institut Perakaunan Negara,
Puan Siti Rohil Che Agus di atas khidmat dan
sumbangan yang telah diberikan sepanjang tempoh
beliau berkhidmat di IPN. Selamat Maju Jaya.”
Akauntabiliti Dalam
1 Konsep
Pengurusan
Kewangan Sektor Awam
Jamatiah Mostal
Urus Yang Baik Dalam
7 Tadbir
Perolehan Kerajaan
Maziah Musa
Penyediaan Bagi
13 Tip
Tuntutan Elaun Perjalanan
Dalam / Luar Negeri Kerana
Menjalankan Tugas Rasmi
Atau Berkursus
Zaharin Othman
Capital 17 Social
An Introduction
Husaini Abu
Kepada Sistem
21 Pengenalan
Pengurusan Kualiti
Institut Perakaunan Negara
Norizan Abdul Hamid
P.I.N.T.A.R Kerajaan
27 Kad
Elektronik
Sutina Mahmod
Sosial: Sejarah,
33 Jaringan
Fakta dan Maya
Noraida Maya Sutahar
Laman Web: Isu dan
41 Kualiti
Cadangan Penambahbaikan
Zuraidah Mat Harun
KONSEP AKAUNTABILITI DALAM
PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Jamatiah Mostal1
PENGENALAN
U
saha untuk memantapkan pengurusan kewangan di jabatan-jabatan kerajaan bukanlah perkara baru malah ia
sentiasa diberi penekanan untuk memastikan ekonomi negara terus berkembang. Pelbagai usaha dan dasar telah
diperkenalkan oleh kerajaan untuk memperbaiki sistem penyampaian perkhidmatan awam contohnya usaha-usaha
mengemaskini peraturan dan prosedur kerja bagi meningkatkan amalan dan penghayatan budaya kerja yang sihat
berdasarkan nilai-nilai murni, beretika, berintegriti dan berakauntabiliti.
Buah yang baik tentunya berasal daripada benih yang baik. Air sungai yang mengalir jernih di hilir adalah
berpunca daripada air yang jernih di hulu. Begitulah juga dengan pengurusan kewangan yang baik, teratur, eisien dan
efektif hanya akan dapat dihasilkan sekiranya dilaksanakan oleh penjawat awam yang cemerlang dan berkualiti yang
mengetahui, memahami, mengamalkan, menghayati dan menjiwai nilai-nilai integriti dan konsep akauntabiliti.
Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara terhadap Pengurusan Kewangan Kerajaan Persekutuan
Tahun 2008, secara umumnya tidak banyak kemajuan dapat dilaporkan. Sungguhpun tindakan pembetulan telah
diambil daripada kelemahan / kesilapan yang dibangkitkan, namun ia tidak berlaku secara menyeluruh. Dengan itu,
Ketua Jabatan / Agensi disarankan mengamalkan slogan ”Membetulkan Yang Biasa Dan Membiasakan Yang Betul”
bagi mengelakkan kelemahan / kesilapan yang sama berlaku secara berterusan di mana ianya akan menjejaskan imej
dan kredibiliti kementerian / jabatan.
DEFINISI AKAUNTABILITI
Konsep akauntabiliti telah wujud sejak beratus-ratus tahun dahulu dan sejarah awalnya dikesan pada zaman
Aristotle dalam buku The Politics apabila beliau mengatakan “some oficials handle large sums of money : it is therefore,
necessary to have other oficials to receive and examine the accounts. These inspectors must administer no funds
themselves. Different cities call them examiners, auditors, scrutineers and public advocates.”
Mengikut Chambers 20th Century Dictionary, akauntabiliti bermaksud liability to give account for something to
somebody, responsibility to fulil obligation.
Kamus Pengurusan Perniagaan Dewan Bahasa dan Pustaka mendeinisikan akauntabiliti sebagai
kepertanggungjawaban manakala Kamus Dwi Bahasa pula mendeinisikan akauntabiliti sebagai bertanggungjawab
kepada seseorang mengenai sesuatu.
Mantan Ketua Audit Negara, Tan Sri Ishak Tadin menyatakan “public accountability means the answerability
and responsilibity of persons / authorities / public organisations for the public resources entrusted to them and their
obligation to report at regular intervals to the owner (the public) on the transactions and changes that may have taken
place during the course of thier stewardship for a determined period of time...”
JENIS-JENIS AKAUNTABILITI
Secara umumnya, akauntabiliti boleh dikategorikan kepada tiga (3) aspek yang saling berkaitan antara satu (1)
sama lain iaitu :
1.
Akauntabiliti Fiskal / Kewangan
Akauntabiliti ini menuntut kepada pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan arahan berkaitan
kewangan serta integriti dalam laporan kewangan dan akaun bagi menjamin semua akaun yang disimpan /
direkod boleh dipercayai dan urusan dijalankan dengan luhur mengikut undang-undang yang ditetapkan.
2.
Akauntabiliti Pengurusan
Akauntabiliti pengurusan menekankan kepada kecekapan dan keberkesanan pihak pengurusan dalam
menggunakan sumber-sumber awam seperti wang, tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara ekonomik
bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.
1
Jamatiah Mostal, Ketua Program Kewangan, IPN
1
3.
Akauntabiliti Program
Akauntabiliti program memberi perhatian kepada pelaksanaan perjanjian program khususnya, spesiikasi output
dan impak seperti yang telah dipersetujui dengan pihak pengurusan atasan dan pihak berkuasa kewangan.
Akauntabiliti program juga menentukan sama ada sasaran-sasaran prestasi untuk petunjuk-petunjuk tertentu
yang telah ditetapkan telah dicapai dengan mengambil kira jumlah kos dan output.
BIDANG-BIDANG UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Pengurusan kewangan sektor awam terdiri daripada enam (6) bidang utama iaitu :
2
i.
Pengurusan Belanjawan
Pengurusan Belanjawan sangat penting kerana :
membolehkan pihak pengurusan merancang hasil dan perbelanjaan jangka pendek / panjang dengan
tujuan menentukan pulangan terbaik daripada setiap ringgit hasil yang dipungut
menentukan pengagihan sumber-sumber kewangan mengikut keutamaan
menentukan segala matlamat dan objektif penggunaan sumber yang telah dirancang dapat dicapai
sepenuhnya dengan cekap dan berkesan
program dan aktiviti yang telah ditentukan bagi melaksanakan sesuatu dasar akan dapat dilaksanakan
dengan cekap dan berkesan
ii.
Pengurusan Perakaunan
Rekod-rekod perakaunan yang lengkap dan sentiasa kemaskini akan dapat :
membantu pihak pengurusan membuat keputusan di dalam perancangan pengagihan peruntukan dan
perbelanjaan
membantu pihak juruaudit melaksanakan kerja pengauditan dengan lebih mudah dan berkesan
membantu menjelaskan akauntabiliti kewangan penjawat awam
iii.
Pengurusan Hasil
Pungutan hasil yang cekap membolehkan kerajaan :
menguruskan pengaliran wang tunai dengan berkesan bagi menyumbang kepada pengurusan
perbelanjaan yang berkesan dan sistematik
menanggung perbelanjaan dengan hasil yang dikutip. Segala usaha ini akan meringankan beban
kerajaan
iv.
Pengurusan Perbelanjaan
Pengurusan perbelanjaan yang baik dan berkesan memenuhi perkara-perkara berikut :
perbelanjaan yang dilakukan hendaklah selaras dengan undang-undang dan peraturan yang sedang
berkuatkuasa. Baucar-baucar yang dikemukakan untuk bayaran hendaklah disokong dengan dokumendokumen yang lengkap
perbelanjaan tidak boleh melebihi peruntukan yang diluluskan
perbelanjaan perlu mendapat kelulusan pegawai yang telah diberi kuasa dan dipertanggungjawabkan
sekiranya peruntukan tidak mencukupi bagi menampung perbelanjaan maka perlu memohon peruntukan
tambahan atau memohon untuk membuat viremen
v.
Pengurusan Perolehan
Perolehan barang-barang awam menjadi semakin kompleks. Kerajaan telah membelanjakan berbillion
ringgit wang awam untuk tujuan tersebut. Perhatian yang lebih serius perlu diberikan kepada perkara
berikut :
sistem yang melibatkan peraturan dan tatacara perolehan yang berkesan mestilah dilaksanakan dengan
sepenuhnya oleh semua jabatan dalam sektor awam
perolehan hendaklah diuruskan dengan teliti supaya kerajaan mendapat pulangan yang terbaik bagi
setiap ringgit yang dibelanjakan
perolehan boleh dilaksanakan dengan lebih cekap sekiranya :
a) spesiikasi barang / perkhidmatan ditentukan terlebih dahulu
b) dasar, peraturan dan tatacara perolehan dipatuhi dengan sepenuhnya
vi.
Pengurusan Aset
Memandangkan kerajaan telah membelanjakan berbillion ringgit untuk urusan perolehan maka kerajaan
memerlukan satu sistem pengurusan aset bagi memastikan tidak berlaku sebarang penyelewengan atau
pembaziran. Oleh yang demikian maka :
semua penjawat awam perlulah sedar bahawa mereka dipertanggungjawabkan untuk mengurus sama
ada secara langsung atau tidak langsung aset awam berkenaan
satu sistem kawalan aset awam yang lengkap, bersepadu dan mudah untuk mengesan serta mengawal
harta modal, inventori dan bekalan pejabat diwujudkan / dibangunkan
KEPENTINGAN AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKTOR AWAM
Salah satu cabaran utama setiap kerajaan adalah untuk memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi
mereka. Pengurusan kewangan yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan lebih berkesan.
Falsafah Perbendaharaan dalam sistem pengurusan kewangan ialah ”Biar Pengurus Mengurus”. Selaras
dengan falsafah tersebut, Perbendaharaan telah menurunkan kuasa untuk melakukan perbelanjaan, agihan dan pindah
peruntukan untuk belanjawan mengurus dan belanjawan pembangunan. Perbendaharaan juga telah sedikit sebanyak
dan secara berperingkat telah melonggarkan pelbagai syarat dan peraturan pusat berhubung dengan perbelanjaan.
Syarat berkenaan dilonggarkan dengan harapan pengurus-pengurus awam akan dapat mengendalikan pengurusan
mereka dengan cekap dan berkesan tanpa merujuk setiap cadangan untuk kelulusan pihak pengurusan termasuk
Perbendaharaan.
Akauntabiliti dalam konteks sektor awam di mana setiap individu atau organisasi yang menjalankan tugas dan
tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa itu perlu
melaporkan balik kepada pihak yang mewakilkan kuasa tersebut. Tuntutan akauntabiliti merupakan prasyarat dalam
penurunan kuasa bukan sahaja dalam pengurusan kewangan tetapi juga dalam pengurusan secara keseluruhannya.
Tanpa akauntabiliti, perwakilan kuasa hanya akan merupakan penyerahan kuasa semata-mata tanpa menggariskan
apa yang sepatutnya dihasilkan melalui penggunaan kuasa tersebut.
Hanya melalui akauntabiliti Perbendaharaan akan dapat menjalankan peranan kawalan perbelanjaan dalam
konteks kelonggaran syarat-syarat pusat yang kini mengawal perbelanjaan.
Akauntabiliti adalah satu proses di mana sesebuah jabatan adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan
yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang
wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Jabatan hendaklah
memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing
supaya ianya dilaksanakan dengan berkesan.
Di Malaysia, akauntabiliti awam adalah syarat undang-undang seperti yang terkandung dalam Perlembagaan
Persekutuan, Akta dan Arahan Perbendaharaan. Peruntukan yang diagihkan kepada semua jabatan merupakan wang
awam. Setiap penjawat awam adalah bertanggungjawab untuk menentukan bahawa wang awam ini dibelanjakan
mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Memandangkan
seseorang penjawat awam diamanahkan dengan wang atau aset awam oleh Parlimen, maka dia hendaklah
mengakaunkan cara penggunaannya kepada Parlimen dan pihak-pihak berkuasa yang lain seperti Perbendaharaan,
Ketua Jabatan dan Pengurus Program. Akauntabiliti merupakan jaminan bahawa wang awam adalah diuruskan dengan
cekap.
Akauntabiliti juga secara tak langsung dapat memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses
pengambilan keputusan dan tindakan penjawat awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab.
Tanpa akauntabiliti dalam pengurusan kewangan sektor awam, terdapat beberapa kesan negatif yang akan
timbul iaitu :
kekurangan / kemerosotan amaun kutipan hasil
pembaziran penggunaan sumber kewangan, tenaga kerja dan penggunaan masa
kelewatan menyiapkan sesuatu projek atau melaksanakan sesuatu program / aktiviti atau penyampaian
perkhidmatan awam yang kurang berkualiti
penyenggaraan aset dan inventori dengan kurang sempurna sehingga aset dan inventori yang diperolehi
tidak sesuai dengan tujuan ianya dibeli, usang, hilang, rosak, luput jangka hayat penggunaanya dan
sebagainya. Kesemua ini sudah tentu merugikan kerajaan dari segi pembaziran wang yang digunakan
untuk perolehan aset dan inventori berkenaan
melumpuhkan pengurusan perkhidmatan awam yang berkualiti memandangkan pengurusan kewangan
yang cekap dan berkesan merupakan teras dan tunjang kepada kejayaan sesebuah kerajaan
membuka peluang dan ruang untuk rasuah, salahguna kuasa dan penyelewengan kerana tidak terdapat
mekanisme check and balance.
3
MEKANISME DAN JENTERA KERAJAAN YANG DIWUJUDKAN BAGI MENUNTUT AKAUNTABILITI KEWANGAN
SEKTOR AWAM
Terdapat beberapa mekanisme akauntabiliti dan institusi yang bertanggungjawab untuk mengawal perbelanjaan
awam dan menentukan bahawa pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan iaitu :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
Parlimen
Jawatankuasa Wang Awam
Laporan Audit Berasingan Oleh Jabatan Audit Negara
Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan
Panel Pengurusan Kewangan
Unit Kawalan Perbelanjaan, Perbendaharaan
Perjanjian Program Dan Laporan Pengecualian (Sistem Belanjawan Diubahsuai)
Pusingan Penilaian Program (Sistem Belanjawan Diubahsuai)
Unit Audit Dalam
CARA-CARA BAGI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI KEWANGAN SEKTOR AWAM
Tindakan berterusan perlu diambil untuk mempertingkatkan lagi akauntabiliti kewangan sektor awam seperti berikut :
akauntabiliti hendaklah dinyatakan secara bertulis dan didokumen melalui undang-undang, prosedur,
peraturan-peraturan dan arahan-arahan yang sedang berkuatkuasa agar ianya lebih telus
sistem pengawalan dan pengawasan seperti Unit Audit Dalam (UAD) hendaklah dipertingkatkan keupayaan
dan keberkesanannya dengan memastikan semua pegawai UAD mendapat latihan dan bimbingan yang
secukupnya agar mereka dapat melaporkan penemuan yang signiikan dan seterusnya mengesyorkan
cadangan yang memberi impak kepada organisasi
akauntabiliti di peringkat individu perlu dipertingkatkan melalui perubahan-perubahan diri seseorang
individu dengan penerapan nilai-nilai murni seperti bersih, cekap, amanah, berintegriti, bertanggungjawab
dan sebagainya
sistem akauntabiliti perlu diwujudkan di semua jabatan kerajaan yang menetapkan tugas dan tanggungjawab
setiap pegawai yang terlibat dalam melaksanakan satu-satu tugas. Sistem ini perlu mengandungi penentuan
tanggungjawab bagi setiap pegawai dan jenis tugas yang perlu dipertanggungjawabkan kepadanya
sistem kawalan kewangan perlu mengambil perhatian ke atas tiga (3) aspek yang penting iaitu:
• sistem belanjawan yang berkesan bagi pengagihan dan pembahagian peruntukan kewangan
• mengawas dan mengawal penggunaan tenaga manusia, aset dan perkhidmatan
• mewujudkan sistem perakaunan yang sistematik, cekap dan kemaskini
penguatkuasaan hendaklah diambil perhatian agar arahan-arahan dan peraturan jabatan dilaksanakan
dengan tegas dan berkesan contohnya tindakan surcaj dikenakan terhadap penjawat awam yang gagal
memungut hasil / membuat bayaran yang tidak teratur. Surcaj juga patut diambil terhadap Ketua Jabatan
yang gagal mengambil tindakan terhadap pegawai bawahan yang gagal melaksanakan tanggungjawab
mereka
Ketua Jabatan perlu mewujudkan sistem check and balance, frequent monitoring and audit spot check,
mengadakan penilaian secara berkala ke atas kemahiran dan keupayaan pegawai serta memberi latihan
kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan bagi meningkatkan kecekapan mereka.
Ini adalah mengelakkan pegawai kurang mahir atau kurang berpengetahuan menggunakan budi bicara
apabila membuat keputusan
bagi memperbaiki tahap pengurusan kewangan
dan
seterusnya
meningkatkan
akauntabiliti,
penglibatan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan
perlu dipertingkatkan secara hands on dalam urusan
tersebut
Pegawai Pengawal
/
Ketua Jabatan perlu
mengaturkan supaya pemeriksaan menyeluruh
dijalankan memandangkan pengauditan yang
dijalankan oleh Jabatan Audit Negara adalah
berdasarkan sampel dan skop tertentu
Jabatan Akauntan Negara Malaysia hendaklah
memastikan Unit Naziran menjalankan pemeriksaan
di semua Pusat Tanggungjawab secara terancang
bagi memastikan bayaran dibuat dengan teratur,
disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap Keberkesanan sistem pengawalan dan pengawasan seperti UAD dapat
dipertingkatkan melalui program latihan dan bimbingan yang cukup
dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
kepada pegawai-pegawainya.- Gambar Hiasan
4
PENUTUP
Sebagai kesimpulannya, sistem pengurusan kewangan yang diamalkan oleh kerajaan pada masa ini adalah
mampu untuk memenuhi keperluan negara. Pengurusan kewangan yang teratur, kemaskini, cekap dan berkesan
bergantung kepada dua (2) faktor utama iaitu sistem pengurusan yang mengandungi undang-undang, peraturan,
prosedur dan kawalan auditan yang mampu meningkatkan akauntabiliti awam dan mewujudkan keadaan check and
balance di antara pihak bertanggungjawab dan pelaksana. Faktor kedua ialah kemanusiaan iaitu pelaksana yang
melaksanakan proses pengurusan kewangan berpandukan kepada sistem dan peraturan-peraturan kewangan yang
berkuatkuasa. Oleh yang demikian, setiap Ketua Jabatan perlulah memastikan setiap pegawainya sentiasa accountable
dalam menjalankan tugas berhubung dengan pengurusan kewangan. Seperti kata mantan Perdana Menteri Tun
Abdullah Ahmad Badawi dalam ucapannya di Majlis Perdana Persidangan Awam ke 5 - “we are accountable to each
other and to the people dan bertanggungjawab kepada Allah S.W.T di Hari Perhitungan”. Tambahnya lagi “kita telah
diberi amanah, kita mesti beramanah” – “we hold the people trust, we must therefore be trusted”.
RUJUKAN
Garis Panduan Bagi Mempertingkatkan Tadbir Urus Dalam Sektor Awam (Surat KSN PM(S) 17479 / 13 Jld. 4
bertarikh 9 Mac 2007
Integriti Dan Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan - Buletin INTAN Jilid 30 Bil. 1 / 2005
Konsep Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan (Diskusi Pagi 25) Oleh Tuan Haji Ayob Ismail
Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008
“we hold the people trust, we must therefore be trusted”
- mantan Perdana Menteri Tun Abdullah Ahmad Badawi
5
6
TADBIR URUS YANG BAIK DALAM
PEROLEHAN KERAJAAN
Maziah Musa1
PENGENALAN
P
erolehan kerajaan adalah amat penting dalam sistem pentadbiran negara dan melibatkan nilai yang tinggi. Di dalam
Bajet 2011, sebanyak RM162.8 bilion diperuntukkan untuk belanja mengurus. Daripada jumlah tersebut, sebanyak
RM116 bilion adalah bagi perkhidmatan dan bekalan, pemberian dan kenaan bayaran tetap dan pembelian aset yang
berkait langsung dengan perolehan kerajaan.
Bagi perbelanjaan pembangunan pula, kerajaan memperuntukkan sebanyak RM200 bilion bagi Rancangan
Malaysia Kesembilan (RMK 9) tahun 2006 - 2010 dan RM230 bilion bagi RMK 10, tahun 2011 - 2015 yang juga berkait
dengan perolehan kerajaan.
Oleh kerana perolehan kerajaan merupakan aspek yang penting dalam pentadbiran kerajaan dan melibatkan
amaun yang besar, jadi ianya memerlukan pelaksanaan yang jujur dan beramanah serta mengikut peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan. Adalah menjadi tanggungjawab pegawai awam untuk mengurus tadbir perolehan
kerajaan dengan baik supaya prinsip perolehan dapat dicapai dan rakyat mendapat manfaat yang sewajarnya.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM TERHADAP PEROLEHAN KERAJAAN
Tanggungjawab pegawai awam amatlah penting bagi memastikan perolehan kerajaan dilaksanakan dengan
tepat, cekap dan berkesan. Oleh yang demikian, pegawai awam yang menguruskan perolehan kerajaan perlu mengetahui tentang objektif, prinsip, dasar, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan dengannya bagi melaksanakan kerja dengan sempurna dan berkesan.
Arahan Perbendaharaan (AP) 167.2 menyatakan bahawa pegawai awam adalah bertanggungjawab sendiri
termasuk membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima di
bawah kawalannya atau simpanannya.
DEFINISI PEROLEHAN KERAJAAN
Perolehan kerajaan adalah proses yang dilakukan oleh agensi kerajaan bagi mendapatkan sesuatu keperluannya sama ada bekalan barang, perkhidmatan atau kerja daripada pihak ketiga dengan menggunakan wang yang telah
diperuntukkan mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan yang ditetapkan serta mengambil kira
prinsip dan dasar semasa kerajaan yang berkaitan.
OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN
1.
Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling menguntungkan bagi mencapai matlamat
perolehan tersebut.
2.
Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan
tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan.
3.
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan
dan penggunaan bahan / barangan /
perkhidmatan tempatan.
4.
Menggalakkan pemindahan teknologi yang
bersesuaian dengan kehendak semasa sektor
industri negara.
5.
Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar
nasional.
6.
Menggalakkan penglibatan usahawan
Bumiputera.
1
Maziah Musa, Ketua Program Pembangunan Diri, IPN
7
7.
Memelihara dan mempertahankan kepentingan Dasar Perolehan Kerajaan bagi mencapai objektif nasional
dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.
PRINSIP PEROLEHAN
Prinsip perolehan seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil 5 Tahun 2007,
perenggan tiga :
1.
Akauntabiliti Awam
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut
dasar dan peraturan yang ditetapkan.
2.
Diuruskan Secara Telus
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami
umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.
3.
Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
4.
Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.
5.
Adil dan Saksama
Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar
dan peraturan yang ditetapkan.
DASAR PEROLEHAN KERAJAAN
(a)
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan / barangan tempatan dan
penggunaan sektor perkhidmatan tempatan.
(AP 169.2(a), Para 9.1 dan Para 11 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)
Barangan dan perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya dalam perolehan kerajaan.
Perolehan melalui import akan dipertimbangkan sekiranya ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan dan
pengesahan serta kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) adalah diperlukan
bagi perolehan yang melebihi RM50,000 (SPP 7 / 2002).
(b)
Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi.
(Para 10 Lampiran 1 kepada SPP 5 / 2007)
Petender antarabangsa perlu mengoptimumkan penggunaan sumber tempatan iaitu dari segi bahan,
barangan dan tenaga kerja.
Bagi tender kerja dan melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah diminta mengemukakan
cadangan setakat mana loji akan diwujudkan di Malaysia.
Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender hendaklah diminta melaksanakan pemindahan
teknologi kepada pihak kerajaan bagi sistem yang dibangunkan dan source code hendaklah diberi milik
kepada kerajaan.
(c)
Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera.
Kerajaan mengutamakan syarikat Bumiputera dalam perolehan kerajaan. Bagi bekalan dan perkhidmatan
yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah diperolehi dari kalangan syarikat Bumiputera yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Keutamaan ini berkurangan apabila nilai perolehan semakin tinggi.
Bagi kerja bernilai kurang RM100,000 dikhaskan kepada syarikat Bumiputera. Bagi projek bernilai di antara
RM100,000 hingga RM350,000, 50% dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera.
(d)
8
Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi mencapai objektif nasional
dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.
KATEGORI PEROLEHAN KERAJAAN
Perolehan kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kategori seperti berikut:
(a)
Kerja
Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti
bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, empangan
air dan kerja perparitan juga merangkumi kerja-kerja mekanikal
dan elektrikal.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dalam kepala dan
sub-kepala berkaitan serta Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia (LPIPM / CIDB) dalam kelas dan gred
yang berkaitan.
Gambar Hiasan
(b)
Bekalan
Perolehan bekalan merangkumi barangan / peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program,
aktiviti atau projek kerajaan seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod
bidang berkaitan.
(c)
Perkhidmatan
Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk
melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu
perkhidmatan perunding dan bukan perunding.
Perkhidmatan perunding meliputi bidang-bidang seperti perunding pembangunan izikal dan bukan izikal.
Perkhidmatan bukan perunding adalah meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan,
penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan,
pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan perkhidmatan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam
kod bidang berkaitan.
KAEDAH-KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN
a)
Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit
AP 97(d) memperuntukkan pembayaran bil yang tidak melebihi RM500 boleh dibuat melalui panjar wang
runcit jabatan. Perolehan melalui panjar wang runcit adalah bagi kegunaan segera dan hanya resit diperlukan
sebagai bukti pembelian.
b)
Perolehan Melalui Kontrak Pusat
AP 178.1 menetapkan perolehan melalui kontrak pusat adalah untuk barangan guna sama dan agensi
kerajaan perlu merujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dari semasa ke semasa bagi mengetahui item
dan senarai syarikat pembekal.
c)
Pembelian Terus
Pembelian setiap jenis item bagi bekalan dan perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan sehingga
RM50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau tidak.
Agensi kerajaan hendaklah terlebih dahulu membuat kajian pasaran supaya harga bekalan dan perkhidmatan
yang diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan dan memastikan tidak tertumpu kepada
pembekal tertentu sahaja selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.
Bagi bidang tertentu seperti bekalan ubat-ubatan dan kawalan keselamatan yang memerlukan lesen / permit
tertentu, agensi perlu memastikan pembekal yang dipilih mematuhi syarat tersebut.
Manakala bagi perolehan kerja yang tidak melebihi RM20,000 setahun boleh dibuat secara lantikan terus di
kalangan kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah
9
kepala dan sub kepala berkaitan.
d)
Perolehan Melalui Sebut Harga
Perolehan melalui sebut harga adalah bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding yang
melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. Perkhidmatan bukan perunding
adalah pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan,
penyewaan dan pengurusan bangunan, kawalan keselamatan dan lain-lain.
Bagi perolehan kerja yang melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun hendaklah dilaksanakan secara
sebut harga.
e)
Perolehan Melalui Tender (terbuka / terhad)
Nilai perolehan yang melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item hendaklah dibuat secara tender.
Agensi kerajaan adalah dilarang untuk memecah kecilkan perolehan untuk mengelakkan tender.
Pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu tender hendaklah memastikan beliau tidak mempunyai
apa-apa kepentingan persendirian. Jika pegawai tersebut mempunyai kepentingan dalam apa-apa cara pun,
beliau hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut dan menarik diri secara bertulis daripada terlibat
dalam pengurusan tender yang berkaitan. Penarikan diri ini perlu diminitkan. SPP 5 / 2007 menegaskan
pegawai awam yang terlibat dengan pengurusan tender perlu merahsiakan semua maklumat berkenaan
dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender kerana ianya adalah SULIT dan tidak boleh
disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat sebelum keputusan muktamad dibuat. Pegawai yang
terlibat dalam membocorkan rahsia berkenaan tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam
Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88] dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia [Akta 694].
ISU-ISU DALAM PEROLEHAN KERAJAAN
Isu yang paling utama di dalam perolehan kerajaan adalah rasuah. Di samping itu, terdapat beberapa isu lain
yang dibangkitkan di dalam laporan audit. Di antaranya adalah seperti yang dinyatakan di bawah ini.
Isu-isu berkaitan pembelian terus :
i)
ii)
Perolehan bagi setiap jenis item yang melebihi RM50,000 setahun dibuat secara pembelian terus.
Pesanan tempatan dikeluarkan selepas pembelian dibuat. Tiada kawalan perbelanjaan, terlebih belanja atau
berlakunya pembelian tanpa peruntukan.
Isu-isu berkaitan sebut harga :
i)
ii)
Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga tidak disimpan oleh urus setia.
Minit mesyuarat keputusan sebut harga tidak disediakan dan difailkan.
Isu-isu berkaitan kontrak :
i)
ii)
iii)
Terdapat kontrak yang tidak didaftarkan.
Kontrak tidak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.
Kontrak tidak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan.
Isu-isu lain yang berkaitan dengan perolehan kerajaan ialah projek lambat disiapkan, nilai siling tidak
mencukupi dan isu-isu berkaitan projek ‘Ali Baba’.
TINDAKAN BAGI MENGATASI KELEMAHAN
Di antara tindakan-tindakan berikut harus dilaksanakan bagi mengatasi kelemahan-kelemahan dalam
pengurusan perolehan adalah:
i)
Perancangan hendaklah teratur dan pemantauan dilaksanakan ke atas setiap perolehan.
Setiap perolehan yang akan dilaksanakan dalam satu-satu tahun perlu dirancang dengan teratur
terutamanya yang melibatkan sebut harga dan tender. Perolehan secara pembelian terus juga perlu dipantau
dari semasa ke semasa supaya pembelian bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun dan
pembelian tidak tertumpu kepada pembekal tertentu sahaja.
Bagi perolehan secara tender, perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan awal (forward
10
planning) adalah perlu bagi tender yang hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan
dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada ketua agensi masing-masing pada bulan
Disember tahun sebelumnya. Senarai tersebut perlu mengandungi kategori perolehan (bekalan /
perkhidmatan / kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender akan dipelawa dan dijangka untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan.
ii)
Mematuhi sepenuhnya garis panduan menguruskan perolehan secara rundingan terus seperti yang
dinyatakan di dalam Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 26 Mac 2008.
iii)
Jabatan / agensi hendaklah menetapkan tempoh siap kerja / bekalan / perkhidmatan di dalam dokumen
tender supaya petender tidak memberikan tempoh yang berbeza-beza.
iv)
Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan (JPK) melaksanakan
penilaian dengan teliti dan terperinci dari segi spesiikasi teknikal atau kos serta menyemak maklumat asas
syarikat-syarikat yang di senarai pendek (diperakukan) dengan Unit Pendaftaran Syarikat, Bahagian
Perolehan Kerajaan / CIDB / PKK mengikut yang mana berkaitan.
v)
Jabatan / agensi hendaklah menetapkan satu standard semasa membuat penilaian bagi tender-tender yang
sama jenis contohnya penggunaan harga cut off bagi penilaian tender kerja.
vi)
Surat setuju terima dikeluarkan dengan segera dan dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh surat maklum
keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian.
vii)
Kontrak ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh surat setuju terima dikeluarkan kepada
pihak syarikat.
viii)
Kelulusan pihak berkuasa melulus hendaklah diperoleh terlebih dahulu sebelum Arahan Perubahan Kerja
(APK) dilaksanakan di tapak projek.
ix)
Permohonan bagi perlanjutan tempoh kontrak hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh sah kontrak
asal.
PENUTUP
Pengurusan perolehan kerajaan hendaklah diuruskan berdasarkan amalan tadbir urus terbaik dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan, peraturan-peraturan dan undang-undang yang berkaitan. Jika sebaliknya yang berlaku,
kerajaan akan menanggung kerugian dan rakyat akan menerima padahnya. Pegawai awam adalah pengantara di
antara kerajaan dan rakyat, seharusnya mempunyai nilai integriti dalam diri dan tugas yang dilaksanakan supaya tiada
penyelewengan berlaku.
Sekiranya pengecualian daripada peraturan-peraturan perolehan diperlukan, kelulusan secara bertulis perlu
diperolehi terlebih dahulu daripada perbendaharaan untuk mengelak sebarang surcaj.
Selain itu, pegawai awam juga perlu meningkatkan pengetahuan dan memahirkan diri dari semasa ke semasa
supaya kelemahan dan kesilapan dalam menguruskan perolehan kerajaan dapat dikurangkan. Pegawai awam juga
perlu mengelakkan diri daripada terjebak dengan gejala rasuah yang akan merosakkan agama, bangsa dan negara.
RUJUKAN
Arahan Perbendaharaan
Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2008
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2002
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009
Teks Ucapan Bajet 2011
www.procurement.gov.my
www.treasury.gov.my
11
12
TIP PENYEDIAAN BAGI TUNTUTAN ELAUN
PERJALANAN DALAM / LUAR NEGERI
KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI
ATAU BERKURSUS
Zaharin Othman1
PENDAHULUAN
S
ebagai penjawat awam, kita sedia maklum bahawa apabila diarahkan untuk melaksanakan tugas rasmi atau berkursus di luar
stesen, iaitu sejauh sekurang-kurangnya 25 km dari ibu pejabat
jika boleh dihubungi oleh jalan raya, 16 km jika boleh dihubungi
oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor
dan 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau
sungai, maka seseorang pegawai itu layak untuk
menuntut elaun perjalanan dalam negeri atau luar
negeri kerana menjalankan tugas rasmi atau berkursus mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.3
Tahun 2003,Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil.8 Tahun 2010 (tidak termasuk anggota tentera
dan polis), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun
2003, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun
2010 (untuk pegawai Perkhidmatan Polis Diraja Malaysia) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005.
Antara elaun-elaun yang layak dituntut di bawah pekelilingpekeliling tersebut mengikut kadar-kadar yang ditentukan dan
kaedah perjalanan yang dipilih ialah elaun perbatuan, tambang
pengangkutan awam, bayaran sewa hotel, elaun makan, elaun lojing,
elaun harian, elaun pakaian panas, bayaran pasport dan visa, bayaran
letak kereta, bayaran tol dan sebagainya.
Dalam mengemukakan permohonan tuntutan elaun perjalanan masing-masing, Arahan Perbendaharaan (AP)
100(a) menetapkan bahawa tuntutan perjalanan mengikut Peraturan-peraturan Perkhidmatan Awam dan Pekeliling
Perbendaharaan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan dalam bulan berikutnya. Manakala Arahan
Perbendaharaan 100(b) pula menetapkan hanya satu tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam boleh dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempurnakan dalam bulan berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan
perjalanan itu disempurnakan. Ini bermaksud pegawai awam tidak boleh memecah kecilkan tuntutan Elaun Perjalanan
Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam mereka kepada beberapa bahagian dan dikemukakan secara berasingan dalam satu-satu bulan. Manakala kadar Elaun Perjalanan Kenderaan pula hendaklah berpandukan kepada
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006.
Walaubagaimanapun, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2010, kerajaan telah memberi
pengecualian daripada AP 100(a) dan 100(b) untuk dilaksanakan secara perintis oleh Jabatan Perkhidmatan Awam
(JPA) dan Jabatan Peguam Negara (JPN) bagi tempoh percubaan selama enam bulan bermula 1 Jun 2010 sebelum
pelaksanaannya diperluas kepada jabatan kerajaan lain. Selain daripada itu, AP 100 antara lain juga menetapkan tuntutan hendaklah memberikan butir-butir penuh mengenai tarikh, masa, jarak, kadar, jawatan pegawai dan gaji pokok,
cara perjalanan, jenis tugas dan sebagainya. Manakala tuntutan perjalanan rasmi dalam negeri atau luar negeri dan
perpindahan rumah hendaklah masing-masing dibuat pada suatu tuntutan yang berasingan.
PERMASALAHAN UTAMA DALAM PENYEDIAAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
Berdasarkan pengalaman, tinjauan dan pemerhatian penulis ke atas rekod-rekod tuntutan elaun perjalanan
pegawai awam yang pernah disemak, terdapat tiga (3) permasalahan utama yang sering dihadapi oleh pegawai awam
dalam menyedia dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan mereka. Permasalahan utama yang mungkin tidak
disedari tetapi sering dihadapi oleh sebahagian besar daripada pegawai awam ialah untuk mematuhi tarikh akhir yang
ditetapkan oleh AP 100(a) bagi mengemukakan tuntutan perjalanan iaitu tidak lewat daripada 10 hari bulan berikut1
Zaharin Othman, Timbalan Pengarah Seksyen Perancangan Korporat, IPN
13
nya kepada Unit Kewangan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing. Bagi permasalahan ini, hasil daripada
pemerhatian mendapati sebahagian daripada mereka seolah-olah tidak peka mengenai kehendak AP 100(a) serta
tidak mematuhi tarikh akhir tersebut. Lantaran itu, sesetengah daripada mereka pula beranggapan bahawa tarikh akhir
mengemukakan tuntutan elaun perjalanan ialah tidak lewat daripada hari bekerja terakhir dalam sesuatu bulan. Tinjauan juga mendapati terdapat sebahagian kecil daripada pegawai awam yang lewat mengemukakan tuntutan mereka
sehingga ke bulan-bulan yang berikutnya. Dalam hal ini, Pejabat Pembayar atau PTJ akan meminta pegawai mengemukakan alasan bertulis menjelaskan sebab-sebab kelewatan. Dalam kebanyakan alasan, pegawai-pegawai awam
memberi sebab-sebab seperti kesibukan tugas, dokumen sokongan tidak lengkap dan sebagainya. Berdasarkan pemerhatian ke atas alasan-alasan yang diberi, dapatlah dirumuskan bahawa pegawai-pegawai awam yang berkenaan
gagal merancang dan menguruskan masa dengan baik serta tidak mempunyai strategi atau kaedah tersendiri bagi
menyediakan tuntutan dengan lancar dan mengemukakan tuntutan elaun perjalanan masing-masing dalam tempoh
yang ditetapkan.
Permasalahan kedua yang sering dihadapi oleh pegawai awam dalam proses untuk menyediakan tuntutan
elaun perjalanan mereka ialah untuk mengenal pasti, mengesan (mencari) dan melengkapkan borang tuntutan mereka
dengan dokumen-dokumen sokongan seperti surat arahan / jemputan tugas rasmi di luar stesen, borang permohonan
bertugas di luar stesen, resit bayaran hotel, resit tol, resit bayaran letak kereta dan sebagainya. Masalah ini berlaku
kerana pegawai berkenaan tidak dapat mengingati di mana mereka menyimpan sebahagian besar daripada dokumendokumen tersebut. Sebahagian kecil daripada mereka juga mengisytiharkan kehilangan bagi dokumen-dokumen sokongan tersebut dalam tuntutan elaun perjalanan mereka seperti kehilangan resit tol, resit bayaran letak kereta dan
sebagainya. Situasi ini berlaku lantaran pegawai tidak mempraktikkan amalan penyimpanan dokumen sokongan tuntutan perjalanan yang sistematik. Masalah ini juga boleh menyumbang kepada kelewatan mengemukakan tuntutan elaun
perjalanan dalam tempoh yang ditetapkan. Malah lebih daripada itu, terdapat kes yang ekstrem di mana pegawai langsung tidak pernah mengemukakan tuntutan elaun perjalanan walaupun pegawai tersebut telah kerapkali melaksanakan
tugas rasmi dan berkursus di luar stesen lantaran beliau gagal untuk menyediakan tuntutan elaun perjalanan setiap kali
pulang dari bertugas atau berkursus di luar stesen.
Permasalahan ketiga yang tidak kurang impaknya dalam menyebabkan kegagalan dalam menyediakan permohonan tuntutan elaun perjalanan atau kelewatan mengemukakan borang tuntutan kepada unit kewangan atau PTJ
masing-masing ialah ketidakupayaan pegawai
untuk mengingat dan menulis kembali dengan
tepat dan betul butiran perjalanan seperti tarikh,
masa, tempat dan perihal tugas rasmi / kursus
yang dilaksanakan. Kebanyakan pegawai dikesan mula melengkapkan borang tuntutan elaun
perjalanan mereka di dalam bulan berikutnya.
Amalan sedemikian tidak menjadi halangan dan
bukanlah punca utama kepada masalah untuk
melengkapkan butiran perjalanan dengan tepat
dan betul. Masalah sebenar dalam perkara ini
ialah terdapat sebilangan tertentu pegawai yang
tidak membuat catatan mengenai butiran / perihal perjalanan mereka di dalam diari rasmi mereka atau di dalam sebarang rekod yang boleh
dirujuk pada waktu mereka menyempurnakan
borang tuntutan elaun perjalanan masing-masing. Oleh sebab itu, mereka terpaksa mengambil masa yang panjang untuk mengingati
semula butiran perjalanan yang telah dilaksanakan dengan membuat rujukan kepada dokumen-dokumen sokongan serta bertanya kepada
rakan sekerja yang lain. Keadaan bertambah rumit apabila mereka langsung tidak dapat mengingati perihal perjalanan
mereka dan dokumen-dokumen sokongan yang hendak dirujuk tidak disimpan dengan kemas dan teratur. Sudah tentu
keadaan ini akan menjurus kepada penyediaan borang tuntutan elaun perjalanan yang mengandungi perihal perjalanan
yang tidak lengkap dan kurang tepat contohnya dari segi tarikh, masa, jarak dan sebagainya.
TIP PENYEDIAAN YANG EFISIEN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
Berdasarkan tiga (3) permasalahan utama seperti yang dihuraikan di atas yang dikenal pasti sebagai penyumbang kepada kelewatan atau kegagalan mengemukakan tuntutan, maklumat yang kurang lengkap atau tepat, kehilangan dokumen sokongan dan sebagainya, maka berikut diperjelaskan beberapa tip atau kaedah kendiri yang boleh
dipraktikkan bagi memastikan permasalahan-permasalahan seperti yang tersebut di atas tidak berlaku kepada anda
sebagai penjawat awam. Penulis membahagikan tip yang berikut ini kepada tiga (3) situasi iaitu:
14
a)
Sebelum melaksanakan perjalanan keluar stesen, tetapi selepas mendapat arahan untuk
melaksanakannya.
Setiap penjawat awam yang diperlukan untuk menjalankan tugas rasmi / berkursus di luar stesen perlu
mengadakan satu (1) fail ’sampul kecil’ yang boleh dinamakan sebagai ”Dokumen Perjalanan Luar Stesen”
atau sebarang nama yang anda ikirkan sesuai. Di sebelah dalam fail tersebut pula, lekatkan satu sampul
surat bersaiz A4 yang boleh dinamakan sebagai “resit / bil tuntutan perjalanan” atau sebarang nama yang
anda ikirkan sesuai.
Apabila mendapat arahan untuk keluar stesen sama ada melalui
memo / surat, anda hendaklah memastikan memo / surat tersebut telah
diminit arahan kepada anda oleh ketua anda. Sekiranya tiada minit arahan, sila dapatkannya dengan segera dan buat salinan fotostat memo
/ surat untuk dimasukkan ke dalam sampul kecil tersebut di atas
untuk rujukan anda, manakala memo / surat asal difailkan dalam
fail berdaftar jabatan. Pada masa yang sama, anda hendaklah mengisi Borang Permohonan Keluar Stesen dan mendapatkan kelulusan ketua anda untuk keluar stesen dan
kelulusan untuk melaksanakan kaedah perjalanan yang
dipilih. Pastikan kelulusan diperolehi sebelum keluar
stesen dan failkan kelulusan tersebut dalam fail ’sampul
kecil’. Sekiranya mendapat arahan keluar stesen secara
lisan, sila catatkan arahan ini dalam borang permohonan keluar
stesen. Anda juga dinasihatkan untuk mencatatkan tarikh-tarikh,
masa dan tempat-tempat yang akan dikunjungi dalam diari rasmi
anda sebagai peringatan dan tempahan masa supaya tidak bertindih
dengan program / tugasan lain yang mungkin diarahkan kemudian.
b)
Semasa melaksanakan perjalanan keluar stesen atau selepas selesai melaksanakan satu tugasan /
beberapa tugasan berterusan di luar stesen.
Anda perlu menyediakan dan membawa satu sampul surat kosong (boleh juga menggunakan sampul surat
terpakai) yang bersaiz A4 apabila memulakan perjalanan pertama bagi bulan tersebut. Sampul surat ini
digunakan untuk memasukkan semua bil sewa hotel, resit parkir, resit tol, resit dobi dan sebagainya
untuk tempoh satu bulan tugasan. Ini bagi mengelakkan dokumen / resit tersebut hilang atau tersalah
simpan menyebabkan anda tidak dapat mencarinya apabila diperlukan semasa menyediakan tuntutan
perjalanan nanti. Sekiranya menggunakan kenderaan sendiri, pastikan anda tidak lupa untuk reset
odometer kereta anda kepada kosong dan mencatatkan jumlah kilometer perjalanan di belakang resit tol atau
di dalam diari apabila sampai ke destinasi dan juga apabila balik dari sesuatu destinasi tugasan luar stesen.
Anda juga dinasihatkan untuk mencatat masa bertolak dan masa tiba di destinasi di belakang resit tol atau di
dalam diari rasmi anda.
Apabila pulang dari sesuatu destinasi, anda perlu melengkapkan butiran / perihal perjalanan anda di dalam
Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang menggunakan perisian excel spreadsheet berformula yang dapat
membuat pengiraan dan penjumlahan tuntutan anda secara automatik. Ini akan mempercepatkan proses
pengiraan anda dan mengelakkan daripada berlaku kesilapan pengiraan. Anda dinasihatkan mewujudkan
formula yang dapat membuat penyemakan secara cross-referrencing di antara pengiraan jumlah butiranbutiran terperinci elaun-elaun yang dituntut di helaian perihal tuntutan dengan jumlah keseluruhan tuntutan
di helaian akhir borang tuntutan. Sekiranya kedua-dua jumlah ini bersamaan di antara satu sama lain, maka
ini menunjukkan tiada berlaku kesilapan dalam proses pengiraan anda.
Proses mengemaskini perihal perjalanan dalam helaian borang tuntutan hendaklah dilakukan dengan segera
sama ada di pejabat atau di rumah sebelum anda memulakan tugasan baru di luar stesen. Pada waktu ini
ingatan anda terhadap perihal / butiran perjalanan masih sangat baik dan anda akan dapat menulisnya
dengan lengkap dan terus menyelesaikan penyediaan butiran perjalanan untuk sesuatu tugasan yang telah
dilaksanakan termasuklah membuat pengiraan bagi semua elaun yang telah layak dituntut untuk perjalanan
sehingga tempoh berkenaan. Perlu diingat semua bil dan resit perbelanjaan perjalanan tersebut yang
dikumpulkan dalam sampul surat bersaiz A4 tadi hendaklah dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam
sampulsurat yang dilekatkan dalam fail sampul kecil.
Perlu ditegaskan lagi bahawa proses ini hendaklah dipraktikkan setiap kali selesai atau pulang dari menjalan
kan tugasan / kursus di luar stesen walaupun anda menjangkakan ada kelapangan untuk melaksanakannya
apabila selesai semua tugasan / kursus di luar stesen bagi bulan tersebut. Jangkaan ini biasanya akan
15
memerangkap anda kerana kadang-kala anda tidak mampu melaksanakannya apabila dibebani dengan
tugasan yang mengejut dan berlebihan (work overload) pada waktu anda ingin menyediakan Borang Tuntutan
Elaun Perjalanan. Oleh itu, amalkanlah ”do it right now!” yang sudah pasti atau lazimnya akan memberi
kesan / hasil yang memihak kepada anda.
c)
Selepas selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen bagi bulan tersebut dan semasa
melengkapkan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan.
Apabila selesai melaksanakan semua tugasan di luar stesen dalam sesuatu bulan, anda perlu menyediakan
Borang Tuntutan Elaun Perjalanan yang lengkap bersama dokumen sokongan dan mendapatkan
tandatangan kelulusan