Analisis Kemudahan dan Dukungan atas Sistem Informasi pada CV. Sriwijaya.

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Semakin berkembangnya zaman membuat kebutuhan di bidang teknologi pun ikut meningkat. Mulailah banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi komputer untuk dipakai di perusahaannya guna mempermudah pekerjaan bagi para penggunanya. CV SRIWIJAYA adalah perusahaan yang baru saja menggunakan aplikasi komputer untuk setiap proses diperusahaannya seperti proses penjualan, pengiriman barang dan penyimpanan barang. Tugas akhir ini bertujuan untuk membahas tentang kemudahan dan dukungan dari CV SRIWIJAYA kepada para karyawan dalam mengoperasikan aplikasi yang baru digunakan pada perusahaan guna kelancaran dalam setiap proses. Tugas akhir ini dilakukan berdasarkan dari hasil analisis, observasi, wawancara dan kuisioner langsung kepada pengguna aplikasi di CV SRIWIJAYA. Macam-macam kemudahan yang digunakan antara lain; Simple, Aesthetic, Customizable, Productive, Flat UI Hierarchy, Standart UI, Familiar Domain Features, Friendly Feedback, Keyboard Optimized. CV SRIWIJAYA pun sudah memberikan dukungan-dukungan terhadap karyawannya seperti: meningkatkan prestasi karyawan, fasilitas, respon terhadap karyawan yang menghadapi masalah, pelatihan, dan sikap perusahaan terhadap ide-ide karyawan.

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Nowadays, the needs of technology are rising as the world growth. It makes so many company used computer applications to make company's user easier to do their duties. CV SRIWIJAYA is a company that recently used computer applications in every process in the company such as selling process, sending, and storing goods. This final term paper is talked about the easiest and company’s support for their employees to operate the application that recently used by the company, in order to make every process is running well. Besides this final term paper is based on observation, analysis result, interviewing, and questionaire directly through the user at CV SRIWIJAYA. Observation focuses on Simple, Aesthetic, Customizable, Productive, Flat UI Hierarchy, Standart UI, Familiar Domain Features, Friendly Feedback, Keyboard Optimized. CV SRIWIJAYA has given some supports for the employee’s, such as: increasing employee’s performance, facilities, response to the employee’s problem, training, and company response through the employee’s idea.

viii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

PRAKATA... i

ABSTRAK...iii

ABSTRACT...iv

Daftar Isi...v

Daftar Gambar... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH ... 1

1.2 RUMUSAN MASALAH ... 2

1.3 TUJUAN PEMBAHASAN ... 2

1.4 RUANG LINGKUP KAJIAN ... 2

1.5 SUMBER DATA... 3

1.6 SISTEMATIKA PENYAJIAN ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 5

2.1 DEFINISI SISTEM INFORMASI ... 5

2.1.1 Data ... 6

2.1.2 Sistem ... 7

2.1.3 Informasi ... 8

2.2 KOMPONEN SISTEM INFORMASI ... 9

2.2.1 Tujuan Sistem Informasi... 10

2.2.2 Manfaat Sistem Informasi ... 10

2.3 TEORI KEMUDAHAN ... 11

2.4 TEORI DUKUNGAN ... 20

BAB III ANALISIS... 27

3.1 PROFIL PERUSAHAAN ... 27

3.1.1 Struktur Organisasi ... 27

3.1.2 Tugas Dan Tanggung Jawab ... 28

3.2 ANALISIS ... 29

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 67

4.1 SIMPULAN ... 67

4.2 SARAN ... 70

ix

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Posisi komputer... 24

Gambar 2. Struktur Organisasi... 28

Gambar 3. Diagram Kesulitan Penambahan Data... 30

Gambar 4. Diagram Aplikasi Sederhana... 31

Gambar 5. Diagram Menghemat Waktu... 32

Gambar 6. Diagram TampilanNyaman... 33

Gambar 7. Diagram Tampilan Membosankan... 34

Gambar 8. Diagram Aplikasi Memuaskan... 35

Gambar 9. Diagram Kekurangan Aplikasi... 35

Gambar 10. Diagram Langkah Rumit... 36

Gambar 11. Diagram Proses Bercampur... 37

Gambar 12. Diagram Aplikasi Mudah... 38

Gambar 13. Diagram Simbol Dikenal... 39

Gambar 14. Diagram Simbol Mempermudah... 40

Gambar 15. Diagram Kenyamanan Warning & Error Message... 41

Gambar 16. Diagram Warning & Error Message Mempermudah... 42

Gambar 17. Diagram Keyboard Mempersingkat Pekerjaan... 43

Gambar 18. Tampilan Sederhana... 45

Gambar 19. Salah Satu Tampilan Aplikasi... 46

Gambar 20. Tampilan yang dibuat sesuai kebutuhan... 48

Gambar 21. Tampilan dalam pengisian Order... 50

Gambar 22. Tampilan Simbol-Simbol... 53

Gambar 23. Icon... 53

Gambar 24. Gambar simbol Tombol 1... 54

Gambar 25. Gambar simbol Tombol 2... 55

Gambar 26. Gambar simbol Tombol 3... 55

x

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

Daftar Lampiran A ... A1 Daftar Lampiran B... B1 Daftar Lampiran C... C1

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemanfaatan IT dalam dunia industri saat ini sangatlah penting. IT memberi peluang dan dapat meningkatkan produktifitas bisnis. CV SRIWIJAYA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian tepung terigu di kota Bandung yang melayani pembelian tepung terigu dalam skala besar dan juga skala kecil.

Peningkatan kebutuhan dari para pelanggan terhadap tuntutan kinerja perusahaan yang lebih baik semakin lama semakin tinggi. Dari satu sisi, tidak hanya melalui hasil (output) berupa produk atau jasa semata, tetapi dewasa ini juga telah mencakup proses yang berhubungan dengan pelanggan. CV SRIWIJAYA ini sudah menggunakan proses bisnis yang terkomputerisasi dalam kegiatan di

dalam perusahaannya, seperti proses pemesanan barang,

penyimpanan data barang maupun proses pengiriman barang yang berhubungan dengan pelanggan.

Apabila perusahaan tidak dapat mengelola informasi dengan baik, maka pelanggan akan dengan mudah berpindah-pindah menuju perusahaan lain. Dengan adanya aplikasi maka kelancaran jalannya proses bisnis tersebut sangat penting, aplikasi yang mudah bagi pengguna dan dukungan yang diberikan oleh perusahaan dalam penggunaan aplikasi menjadi faktor yang penting untuk kelangsungan kegiatan di dalam perusahaan tersebut.

2

Universitas Kristen Maranatha Maka dari itu dalam analisis ini akan dibahas bagaimana dengan adanya aplikasi yang dipakai oleh perusahaan dapat memberikan kemudahan bagi pengguna, serta apa sajakah dukungan yang diberikan oleh perusahaan untuk kelancaran sistem informasi pada CV SRIWIJAYA.

1.2 Rumusan Masalah

Pada sistem informasi di CV SRIWIJAYA, akan dilakukan penelitian dalam hal sebagai berikut:

1. Apakah sistem informasi yang ada di CV SRIWIJAYA sudah

dapat memberikan kemudahan bagi user?

2. Apa saja dukungan perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan penelitian sistem informasi di CV SRIWIJAYA yang dilakukan yaitu sebagai berikut:

1. Mengetahui sejauh mana sistem informasi di CV SRIWIJAYA

dapat memberikan kemudahan bagi user.

2. Mengetahui apa saja dukungan dari perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Penelitian yang dilakukan akan dibatasi pada hal hal sebagai berikut:

 Analisis terhadap sistem yang digunakan di CV SRIWIJAYA.

 Penelitian berfokus pada kemudahan bagi pengguna

(karyawan) di CV SRIWIJAYA, yaitu: 1. Simple

2. Aesthetic

3. Customizable

3

Universitas Kristen Maranatha 5. Flat UI Hierarchy

6. Standart UI

7. Familiar Domain Features

8. Friendly Feedback

9. Keyboard Optimized

 Serta berfokus pula pada dukungan CV SRIWIJAYA yang

diberikan kepada karyawan, yaitu: 1. Meningkatkan prestasi karyawan 2. Fasilitas

3. Respon terhadap karyawan yang menghadapi masalah 4. Pelatihan

5. Sikap perusahaan terhadap ide-ide karyawan

1.5 Sumber Data

Sumber data yang digunakan pada penelitian ini adalah data atau informasi yang digunakan secara langsung dari responden atau objek yang diteliti. Cara pencarian sumber data dilakukan dengan cara wawancara, buku, internet, kuisioner dan survey langsung pada perusahaan yang diteliti.

1.6 Sistematika Penyajian

BAB I PENDAHULUAN

membahas mengenai pendahuluan yang terdiri dari latar

belakang masalah, rumusan masalah, tujuan

pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

4

Universitas Kristen Maranatha

BAB II KAJIAN TEORI

membahas mengenai dasar teori-teori yang digunakan untuk melakukan penelitian sistem informasi, meliputi aspek kemudahan dalam sistem informasi dan dukungan perusahaan bagi user.

BAB III ANALISIS

membahas mengenai analisa dan sistem informasi yang dilakukan di perusahaan. Mengetahui sistem informasi yang ada di CV SRIWIJAYA untuk dapat memberikan

kemudahan bagi user dan dukungan perusahaan

terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini.

BAB IV SIMPULAN & SARAN

membahas mengenai kesimpulan dan saran yang didapat dari penelitian ini.

67

Universitas Kristen Maranatha

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis yang telah dilakukan mengenai Analisis Kemudahan Dan Dukungan Atas Informasi Pada CV. SRIWIJAYA, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. CV SRIWIJAYA dapat memberikan kemudahan bagi user dengan

cara:

1. Dengan adanya kesederhanaan dalam aplikasi

penginputan data, urutan pengisian pun sudah berurutan

sehingga mempermudah bagi karyawan yang

menggunakan aplikasi.

2. Tata letak aplikasi ini sudah teratur dengan baik. Kontras dari warna yang dipakai juga cukup baik, tidak membuat silau pada penglihatan, serta tata letak yang sudah tertata rapih.

3. Sampai saat ini aplikasi yang digunakan perusahaan sudah memenuhi kebutuhan karyawan, karena aplikasi ini juga di

request dari perusahaan sesuai kebutuhan kerja kepada vendor. Namun masih ada saja kekurangan yang terdapat dalam aplikasi, seperti contoh aplikasi yang ada belum bisa berfungsi seluruhnya.

4. Respon waktu yang dilalui saat melakukan suatu penginputan data dan penyelesaian suatu transaksi pun cukup cepat, kurang lebih 5 menit dalam sekali penyelesaian proses. Didukung dengan langkah-langkah

68

Universitas Kristen Maranatha yang dilakukan saat pengoperasian aplikasi tidaklah rumit karena kesederhanaan aplikasi.

5. Karyawan yang menggunakan apliksi pun cukup nyaman menggunakannya karena tampilan yang cukup sederhana dan praktis dalam penggunaan. Tampilan yang ada pun tepat langsung kepada kebutuhan yang akan dikerjakan, tidak bercampur dengan proses lainnya.

6. Tampilan aplikasi pun memiliki simbol-simbol yang berfungsi memudahkan dalam pengoperasian. Simbol-simbol tersebut sangat membantu dalam mempersingkat waktu kerja untuk setiap proses yang akan dikerjakan karena karyawan bisa langsung memilih simbol yang dibutuhkan tanpa harus kesulitan mencari pilihan tulisan.

7. Simbol yang digunakan juga dapat memudahkan dalam pengoperasian data sehingga dapat menghemat waktu dan membuat pandangan karyawan dalam penyelesaian pekerjaan dan membuat karyawan merasa nyaman.

8. Aplikasi sudah sesuai dengan range check dan Validity check. Yaitu untuk pengendalian untuk memastikan bahwa

field tidak melewati batasan minimum dan maksimum dan memastikan bahwa data yang dimasukan telah ada di master file dan meyakinkan data yang telah diisi benar.

9. Dengan menggunaan tombol pada keyboard ini pekerjaaan

yang dilakukan karyawan menjadi lebih singkat dan praktis dijalankan karena hanya tinggal menekan tombol tanpa meng-klik banyak alur pada aplikasi.

69

Universitas Kristen Maranatha 2. Dukungan yang diberikan perusahaan kepada karyawan berupa:

1. Prestasi kerja yang dicapai karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam menjamin kelangsungan hidup organisasi. Prestasi yang dcapai karyawan pun bisa memotivasi karyawan lain agar dapat bekerja dengan lebih baik lagi.

2. Fasilitas yang diberikan oleh perusahaan sangat

mendukung bagi kelangsungan kerja karyawan, karena dengan adanya fasilitas yang memadai dapat memudahkan karyawan dalam bekerja dan memenuhi kebutuhan dalam kerja.

3. Dukungan perusahaan juga dipengaruhi oleh respon

terhadap karyawan yang menghadapi masalah.

Perusahaan akan menanggapi apabila karyawan

menghadapi suatu masalah dan perusahaan akan

memberikan solusi atau masukan yang dapat

menyelesaikan masalah agar kelangsungan kerja dapat berjalan dengan lebih baik.

4. Pelatihan di CV SRIWIJAYA dilakukan kepada karyawan baru selama satu minggu oleh kepala divisi, setelah pelatihan, karyawan akan di tes terlebih dahulu untuk meyakinkan apabila karyawan tersebut telah benar-benar menguasai sistem aplikasi di perusahaan.

5. Perusahaan memberikan dukungan kepada karyawan yang memberikan ide-ide untuk kemajuan perusahaan yang sebelumnya akan dirapatkan terlebih dahulu.

70

Universitas Kristen Maranatha

4.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan masalah, maka penulis memberikan saran yaitu sebagai berikut :

1. Agar analisis ini dapat dikembangkan kembali dengan menggunakan Model kemudahan dan dukungan perusahaan.

2. Acuan atau ukuran teori yang digunakan sebagai patokan bisa lebih dikembangkan lagi.

3. Bisa dilakukan penelitian dengan cara membagikan kuisioner lain kepada para karyawan yang menggunakan aplikasi di perusahaan secara lebih detail.

71

Universitas Kristen Maranatha

Daftar Pustaka

Allen, Moynihan & Brady, Rylander., 1997, Total Quality Management,

Organizational Commitment, Perceived Organizational Support, and

intraorganizational Communication, Management Communication Quarterly.

Eisenberger, et. al; Shannock, Rhoades & Eisenberger, 2002 Eisenberger, Huntington, Hutchison dan Sowa, 1986:500

Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit sistem informasi + Pendekatan CobIt. Mitra Wacana Media. Jakarta

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny. (2006). Audit Sistem Informasi Lanjutan. Mitra Wacana Media. Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny; Ariefah. (2007). Pengelolaan fungsi Audit Sistem Informasi. Mitra Wacana Media. Jakarta

George M.Scott,2001;4

Jogyanto, 2005. Analisis dan desain Sistem Informasi

Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

Poerwadarminta, W.J.S, 1986, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.

Rhoades, L., Eisenberger, R., & Armelli, S., (2001), Affective Commitment to the Organization : The Contribution of Perceived Organizational Support, Journal of Applied Psychology, 86 (5): 825-836.

Torres, R.J, User Interface Design and Development.

Weber, Ron, Information System Control And Audit.

4

BAB II KAJIAN TEORI

membahas mengenai dasar teori-teori yang digunakan untuk melakukan penelitian sistem informasi, meliputi aspek kemudahan dalam sistem informasi dan dukungan perusahaan bagi user.

BAB III ANALISIS

membahas mengenai analisa dan sistem informasi yang dilakukan di perusahaan. Mengetahui sistem informasi yang ada di CV SRIWIJAYA untuk dapat memberikan kemudahan bagi user dan dukungan perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini.

BAB IV SIMPULAN & SARAN

membahas mengenai kesimpulan dan saran yang didapat dari penelitian ini.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis yang telah dilakukan mengenai Analisis Kemudahan Dan Dukungan Atas Informasi Pada CV. SRIWIJAYA, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. CV SRIWIJAYA dapat memberikan kemudahan bagi user dengan cara:

1. Dengan adanya kesederhanaan dalam aplikasi penginputan data, urutan pengisian pun sudah berurutan sehingga mempermudah bagi karyawan yang menggunakan aplikasi.

2. Tata letak aplikasi ini sudah teratur dengan baik. Kontras dari warna yang dipakai juga cukup baik, tidak membuat silau pada penglihatan, serta tata letak yang sudah tertata rapih.

3. Sampai saat ini aplikasi yang digunakan perusahaan sudah memenuhi kebutuhan karyawan, karena aplikasi ini juga di

request dari perusahaan sesuai kebutuhan kerja kepada vendor. Namun masih ada saja kekurangan yang terdapat dalam aplikasi, seperti contoh aplikasi yang ada belum bisa berfungsi seluruhnya.

4. Respon waktu yang dilalui saat melakukan suatu penginputan data dan penyelesaian suatu transaksi pun cukup cepat, kurang lebih 5 menit dalam sekali penyelesaian proses. Didukung dengan langkah-langkah

68

yang dilakukan saat pengoperasian aplikasi tidaklah rumit karena kesederhanaan aplikasi.

5. Karyawan yang menggunakan apliksi pun cukup nyaman menggunakannya karena tampilan yang cukup sederhana dan praktis dalam penggunaan. Tampilan yang ada pun tepat langsung kepada kebutuhan yang akan dikerjakan, tidak bercampur dengan proses lainnya.

6. Tampilan aplikasi pun memiliki simbol-simbol yang berfungsi memudahkan dalam pengoperasian. Simbol-simbol tersebut sangat membantu dalam mempersingkat waktu kerja untuk setiap proses yang akan dikerjakan karena karyawan bisa langsung memilih simbol yang dibutuhkan tanpa harus kesulitan mencari pilihan tulisan.

7. Simbol yang digunakan juga dapat memudahkan dalam pengoperasian data sehingga dapat menghemat waktu dan membuat pandangan karyawan dalam penyelesaian pekerjaan dan membuat karyawan merasa nyaman.

8. Aplikasi sudah sesuai dengan range check dan Validity check. Yaitu untuk pengendalian untuk memastikan bahwa

field tidak melewati batasan minimum dan maksimum dan memastikan bahwa data yang dimasukan telah ada di master file dan meyakinkan data yang telah diisi benar.

9. Dengan menggunaan tombol pada keyboard ini pekerjaaan yang dilakukan karyawan menjadi lebih singkat dan praktis dijalankan karena hanya tinggal menekan tombol tanpa meng-klik banyak alur pada aplikasi.

2. Dukungan yang diberikan perusahaan kepada karyawan berupa: 1. Prestasi kerja yang dicapai karyawan merupakan suatu hal

yang sangat penting dalam menjamin kelangsungan hidup organisasi. Prestasi yang dcapai karyawan pun bisa memotivasi karyawan lain agar dapat bekerja dengan lebih baik lagi.

2. Fasilitas yang diberikan oleh perusahaan sangat mendukung bagi kelangsungan kerja karyawan, karena dengan adanya fasilitas yang memadai dapat memudahkan karyawan dalam bekerja dan memenuhi kebutuhan dalam kerja.

3. Dukungan perusahaan juga dipengaruhi oleh respon

terhadap karyawan yang menghadapi masalah. Perusahaan akan menanggapi apabila karyawan menghadapi suatu masalah dan perusahaan akan memberikan solusi atau masukan yang dapat menyelesaikan masalah agar kelangsungan kerja dapat berjalan dengan lebih baik.

4. Pelatihan di CV SRIWIJAYA dilakukan kepada karyawan baru selama satu minggu oleh kepala divisi, setelah pelatihan, karyawan akan di tes terlebih dahulu untuk meyakinkan apabila karyawan tersebut telah benar-benar menguasai sistem aplikasi di perusahaan.

5. Perusahaan memberikan dukungan kepada karyawan yang memberikan ide-ide untuk kemajuan perusahaan yang sebelumnya akan dirapatkan terlebih dahulu.

70

4.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan masalah, maka penulis memberikan saran yaitu sebagai berikut :

1. Agar analisis ini dapat dikembangkan kembali dengan menggunakan Model kemudahan dan dukungan perusahaan.

2. Acuan atau ukuran teori yang digunakan sebagai patokan bisa lebih dikembangkan lagi.

3. Bisa dilakukan penelitian dengan cara membagikan kuisioner lain kepada para karyawan yang menggunakan aplikasi di perusahaan secara lebih detail.

Daftar Pustaka

Allen, Moynihan & Brady, Rylander., 1997, Total Quality Management, Organizational Commitment, Perceived Organizational Support, and intraorganizational Communication, Management Communication Quarterly.

Eisenberger, et. al; Shannock, Rhoades & Eisenberger, 2002

Eisenberger, Huntington, Hutchison dan Sowa, 1986:500

Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit sistem informasi + Pendekatan CobIt. Mitra Wacana Media. Jakarta

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny. (2006). Audit Sistem Informasi Lanjutan. Mitra Wacana Media. Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto; Hendarti, Henny; Ariefah. (2007). Pengelolaan fungsi Audit Sistem Informasi. Mitra Wacana Media. Jakarta

George M.Scott,2001;4

Jogyanto, 2005. Analisis dan desain Sistem Informasi

Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

Poerwadarminta, W.J.S, 1986, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.

Rhoades, L., Eisenberger, R., & Armelli, S., (2001), Affective Commitment to the Organization : The Contribution of Perceived Organizational Support, Journal of Applied Psychology, 86 (5): 825-836.

Torres, R.J, User Interface Design and Development.

Weber, Ron, Information System Control And Audit.