Tugas ke 4 Analisis Model Konseptual ten
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
Analisis Model Konseptual tentang “KNOWLEDGE MANAGEMENT”
[Kajian Literatur Karya Charles Despres & Daniele Chauval]1
Oleh:
Uwes Anis Chaeruman
Prolog
Knowledge Management (KM) sebagai suatu konsep/teori dan praktek, tidak dapat dipungkiri
lagi telah menjadi isu sentral dan telah menjadi era baru dalam dunia manajemen, ekonomi
global saat ini. Despres dan Chauval menjelaskan bahwa salah satu indikator melonjaknya
perhatian terhadap Knowledge Management adalah meningkatnya artikel-artikel tentang KM
sejak tahun 1988 – 1999, seperti digambarkan sebagai berikut:
698
273
107
44
20
3
6
1988 1989
2
28
22
3
1990 1991 1992 1993
1994 1995
1996 1997
1998
[ABI/INFORM Database, 1988 – 1999]
Tabel di atas menunjukkan bahwa perhatian terhadap Knowledge Management dalam era
manajemen dan ekonomi global melonjak pesat sejak tahu 1995 ke atas. Mengacu pada hal ini,
Despres dan Chauval mencoba menganalisis model-model konseptual Knowledge Management
yang diajukan oleh beberapa pakar. Tentu saja para pakar tersebut, mengkonstruksi konsep KM
secara bervariasi menurut perspektif tacit dan explicit knowledgenya masing-masing
berdasarkan serangkaian pengalaman dan penelitian yang panjang. Masing-masing ada yang
mengkonstruksikan modelnya secara sederhana dan ada pula yang rinci dan kompleks.
Dalam hal ini, Despress dan Chauval menganalisis sepuluh model konseptual KM yang
diungkapkan oleh beberapa pakar dan sekaligus praktisi. Dari kesepuluh model yang
diungkapkan Despres dan Chauval tersebut, penulis mencoba mengklasifikasikannya kedalam
1
Semua tulisan ini mengacu pada Despres, Charles and Chauval, Daniele, “Knowledge Horizons: The Present and
The Promise of Knowledge Management”, (Boston, Oxford, Auckland, Johannesberg, Melbourne, New Delhi:
Butterworth Heinemann, 200), hal. 55 – 83.
halaman |1
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
dua kategori, menurut persepsi penulis sendiri, yaitu kategori sederhana dan kategori kompleks
sebagai berikut:
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Model Konseptual KM Sederhana
Model SECI (Nonaka, dkk)
Model OK Net (Carayannis)
Model Intelectual Capital (Edvinsson)
Model Konseptual KM Kompleks
Model N-Form Organization (Hedlund)
Model Three Pillars of KM (Wiig)
Model Intellectual Capital Management (Van
Burren)
Model Ecology of KM (Snowden)
Model Knowing and Knowledge (Earl)
Model Taxonomy of KM (Despres & Model Knowledge Management Processes
Chauval)
(Inkpen & Dinur)
Unsur-Unsur Knowledge Management
Dalam bagian akhir bukunya, sebenarnya, Despres dan Chauval membahas tentang unsur-unsur
Knowledge Management mengacu pada kesepuluh model tersebut. Unsur-unsur tersebut
meliputi: waktu, bentuk dan jenis pengetahuan, ruang social, konteks, transformasi dan
dinamika, penghubung dan media, dan budaya pengetahuan. Namun, karena Bahasa Inggris
bukanlah bahasa ibu, penulis agak sulit memahami maksudnya. Oleh karena itu, penulis
mencoba mengklasifikasikan unsur-unsur KM tersebut ke dalam suatu konstelasi yang menurut
penulis mudah untuk dipahami. Unsur-unsur KM, menurut penulis dapat diidentifikasi kedalam
beberapa aspek, yaitu apa, siapa, bagaimana, dan dimana.
Apa; adalah acuan tentang obyek sentral yang dikelola dalam KM. Bicara obyek KM
maka terdiri dari dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan
eksplisit (explicit knowledge). Walapun beberapa pakar menamakannya dengan istilah
berbeda, seperti articulated knowledge (Model N-Form Organization, Hedlund) untuk
pengetahuan eksplisit atau knowing (Model Knowling and Knowledge, Earl dan Model
OK Net, Carayannis) untuk pengetahuan (knowledge). Obyek sentral ini, pada akhirnya
akan menjadi asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagi
organisasi (Model Edvinsson, Model Snowden, Model Van Buren).
Siapa; adalah acuan tentang aktor pelaksana daripada KM tersebut dalam proses
implementasinya. Aktor pelaksana tersebut adalah agregasi sosial yang meliputi individu
(dalam dan luar organisasi, kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), dan
organisasi itu sendiri. Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl,
model N-Form,
Bagaimana; adalah acuan tentang bagaimana proses obyek dan aktor pelaksana KM
memperoleh dan mentrasnformasi pengetahuan. Nonaka menamakannya dengan
dinamika interaksi (interaction dynamic). Penulis menamakannya sebagai mekanisme
untuk memperoleh dan menghasilkan/menciptakan pengetahuan secara terus menerus.
Dalam semua model membahas bagaimana proses aktifitas atau interaksi yang
sebaiknya terjadi, tapi tidak semua secara eksplisit menjelaskan bagaimana peran
teknologi dalam mendukung proses tersebut. Misal, bagaimana pengetahuan tacit
dikonversi menjadi tacit lain (sosialisasi menurut Nonaka, penciptaan kompetensi
halaman |2
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
menurut Snowden, atau not knowing what you know dan not knowing what you don’t
know menurut Earl yang diadaptasi oleh Carayannis), dari tacit menjadi eksplisit, dari
eksplisit menjadi eksplisit, dan dari eksplisit menjadi tacit dengan berbagai istilah.
Contoh lain, upaya bagaimana KM diperoleh dan diciptakan, secara eksplisit Snowden
menjelaskan melalui: 1) pemetaan pengetahuan, 2) penciptaan kompetensi, 3)
pengembangan system modal intelektual (pengelolaan pengetahuan eksplisit) dan 4)
pengelolaan pengetahuan tacit. Artinya, semua model membahas bagaiman, tapi tidak
secara eksplist menyebutkan bentuk konkritnya. Sementara menegenai bagaimana
peran teknologi, khususnya teknologi computer dan internet/intranet, secara eksplisit
hanya dibahas oleh beberapa model seperti: model Despres & Chauval (dengan istilah
groupware, virtual learning, dll), dan model Snowden (provide insfrastructure support).
Dimana; adalah acuan tentang ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau
aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi. Hampir semua model
menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu level individu, kelompok,
organisasi dan lintas organisasi. Model yang menjelaskan ruang atau tempat dimana
interaksi pengetahuan terjadi adalah model Nonaka-Konno (Model SECI yang diadaptasi,
1998) yang mengistilahkannya dengan Ba (originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan
Exercising Ba). Mengenai ruang ini, secara implisit semua model menjelaskan bahwa
interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face-to-face, real time (synchronous),
maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world).
Jika digambarkan kedalam suatu matriks, maka unsur-unsur batasan konseptual tentang KM
menurut para pakar adalah sebagai berikut:
Model/Unsur
Apa
Siapa
Bagaimana
SECI (Nonaka,
Takeuchi, Konno)
Tacit knowledge
Explicit Knowledge
Individu,
kelompok,
konteks
Sosialisasi,
eksternalisasi,
kombinasi,
internalisasi
N-Form
Organization
(Hedlund)
Tacit Knowledge
Articulated
Knowledge
Individu,
kelompok kecil,
organisasi, lintas
organisasi
Artikulasi dan
internalisasi
(refleksi), Ekstensi
dan Penyesuaian
(dialog), Asimilasi
dan diseminasi
(impor dari dan
ekspor
pengetahuan ke
lingkingan)
Dimana
Originating Ba
(Face-to-Face),
Interacting Ba
(Peer-to-Peer),
Cyber Ba (Groupto-Group),
Exercising Ba (On
the Site)
Implisit
halaman |3
[Tugas ke-4]
Model/Unsur
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
Apa
Siapa
Knowing and
Knowledge (Earl)
Tacit Knowledge
Articulated
Knowledge
Individu,
kelompok,
organisasi, lintas
organisasi
OK Net
(Carayannis)
State of
Knowledge and
state of Knowing
(knowledge dan
meta knowledge)
Implisit
Three Pillars of
KM (Wiig)
Knowledge, tidak
secara eksplisit
menjelaskan tacit,
explicit atau yang
lainnya.
Implisit, semua
stakeholders
Inteelctual Capital
(Edvinsson)
Human Capital
(Human
resources,
intellectual asset,
intellectual
property),
Bussines Asset
(Complementary
Aset), Structural
Capital
(organizational
asset, intangible
asset),
Implisit
Bagaimana
Inventorisasi
(pemetaan
penegtahuan),
auditing
(assessment),
sosialisasi,
pemebrian
pengalaman
(experiencing)
Knowledge
creation,
Knowledge
securing,
knowledge
distribution,
Kniowldge
retrieval
Survey dan
kategorisasi,
kodifikasi, evaluasi
dan penghargaan,
menciptakan
aktifits terkait,
sinkronisasi
aktifitas terkait,
penanganan dan
penggunaan ,
peningkatan dan
distribusi
pengetahuan.
Implisit
[Uwes A. Chaeruman]
Dimana
Implisit
Implisit
Implisit
Implisit
halaman |4
[Tugas ke-4]
Model/Unsur
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
Apa
Siapa
Ecology of KM
(Snowden)
Explicit/tacit
knowledge,
knowledge asset,
trust, decision
Semua
stakeholders,
implisit
Knowledge
Management
Process (Inkpen &
Dinur)
Tacit knowledge
Explicit knowledge
Individu,
kelompok,
organisasi
Intelectual Capital
Management
(Van Buren)
Intellectual capital
(human capital,
innovation capital,
process capital,
customer capital)
Tacit Knowledge
Explicit Knowledge
Implisit
Taxonomy of KM
(Despres &
Chauval)
Bagaimana
Knowledge
mapping,
competency
creation, tacit
knowledge
management,
intellectual capital
system
Mainly tacit
(business process
improvement),
tacit mediated by
experience
(leadership),
highly tacit
(innovation), tacit
to explicit by
experiment
(decision support)
Define, create,
capture, share,
use intellectual
capital
[Uwes A. Chaeruman]
Dimana
Implisit
Implisit
Implisit
Individu,
kelompok,
organisasi
Scan-map,
Implisit: on site
capture-create,
dan virtual
package-store,
share-apply,
transforminnovate
Dianalisis oleh Uwes A. Chaeruman (2011) dari Despres dan Chauval (2000)
Analisis terhadap Salah Satu Model Konseptual KM
Terkait dengan makalah singkat ini, penulis hanya ingin menjelaskan dan menganalisis satu
model konseptual KM yang sudah dianalisis oleh Despres dan Chauval. Mudah-mudahan
penulis lain memnahas tema yang berbeda. Model tersebut adalah model Ecology of
Knowledge Management (Snowden). Mengapa model ini yang dipilih? Karena model ini adalah
salah satu model yang sederhana dan mudah dipahami dari kesepuluh model yang diungkapkan
dalam Bab 3 buku karya Despres dan Chauval ini.
Model Ecology of Knowledge Management (Snowden)
Model konseptual ini dikembangkan oleh David Snowden, Direktur IBM’s Institute for
Knowledge Management. Menurutnya, konsep dan implementasi Knowledge Management
mempertimbangkan empat unsur utama, yaitu: pengetahuan tacit dan eksplisit, asset
halaman |5
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
pengetahuan, kepercayaan, dan ketertentuan dan ketidaktertentuan keputusan relatif
terhadap (1) tujuan; dan (2) hubungan sebab akibat.
Premis yang mendasari mengapa Snowden lebih menekankan pada sistem pengetahuan
yang berorientasi tindakan (action-oriented knowledge system) sehingga Ia mencantumkan
unsur kepercayaan pada saat mengambil keputusan relatif dengan menyatakan bahwa,
“Nilai suatu pengetahuan datang dari “exercise” (tindakan), bukan dari eksistensi dari
pengetahuan tersebut. Benar juga. Pengetahuan tidak akan ada gunanya kalau hanya “idle”,
terdokumentasikan, tapi tidak diimplementasikan. Kalau dalam konteks orang islam, “Ilmu
tanpa amal akan sia-sia”. Ibarat pepatah yang mengatakan, “Idea without action is
daydreaming [ide tanpa aksi hanyalah mimpi di siang bolong]”.
Snowden, menganjurkan bahwa dalam melaksanakan proses Knowledge Management,
maka organisasi harus mampu mengelola empat aktifitas transisi sebagai berikut:
1. Berbagi (sharing) pengetahuan eksplisit melalui sistem dan struktur;
2. Berbagi (sharing) pengetahuan tacit melalui mekanisme psikososial;
3. Mentransformasi (transforming) pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit
melalui dokumentasi pengetahuan;
4. Melepas (releasing) pengetahuan tacit melalui kepercayaan (trust) penuh tanpa
syarat dan dinamikanya.
Secara konseptual, Snowden memodelkan Knowledge Management kedalam sautu diagram
sebagai berikut:
Penciptaan Kompetensi
Pemetaan Pengetahuan
Identifikasi orang kunci
Pemetaan Aset
Unit A
Tacit
Pemetaan Aset
Unit B
Dapatkah TDK
dibuat
eksplisit?
Identifikasi atau
menciptakan komunitas
YA
Eksplisit
Pemetaan Aset
Unit …
Haruskah
dibuat
eksplisit? TDK
YA
Retensi dan
penggantian
strategi
Pemberdaya
an strategi
manajemen
Pengelolaan Pengetahuan Tacit
Identifikasi dan ciptakan
artifak
Berikan dukungan
infrastruktur
Sistem Kapital Intelektual
Mengacu pada diagram di atas, menurut hemat penulis, ada satu tahap pertama dan
utama, yaitu pemetaan pengetahuan, dan tiga tahap yang dapat berjalan secara paralel,
halaman |6
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
yaitu: a) penciptaan kompetensi; b) pengembangan sistem modal/kapital intelektual; dan c)
manajemen pengetahuan tacit. Keempatnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Pertama dan Utama: Pemetaan Pengetahuan
Tahap pertama dan utama adalah memetakan pengetahuan (baik yang bersifat tacit
maupun eksplisit) yang diperlukan oleh semua unit dalam organisasi. Beberapa
pengetahuan tacit yang dimiliki organisasi kemudian diidentifikasi apakah dapat
dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit atau tidak. Jika YA dan memang HARUS, maka
lanjut ke tahap pengembangan sistem kapital intelektual. Jika TIDAK, maka lanjut ke
tahap penciptaan kompetensi.
Tahap Penciptaan Kompetensi
Jika mengacu pada konsep KM menurut Nonaka dan Takeuchi, maka tahap ini dapat
dikatakan sebagai tahap sosialisasi atau konversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan
tacit lain. Tahap ini dilakukan ketika pengetahuan tacit memang tidak bisa dikonversi
menjadi pengetahuan eksplisit. Ini menunjukkan bahwa, Snowden menganggap bahwa
ada kalanya pengetahuan tacit tidak bisa dikonversi menjadi eksplisit walaupun dapat
disahring antar sesame anggota organisasi. Tahap ini dilakukan dengan cara
mengidentifikasi orang-orang kunci dan menciptakan komunitas praktisi.
Tahap Pengembangan Sistem Modal Intelektual
Penulis memahami tahap ini sebagai tahap manajemen pengetahuan eksplisit. Snowden
menamakannya dengan sistem modal/kapital intelektual. Tahap ini dilakukan ketika:
1. Pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS dikonversi menjadi pengetahuan tacit; dan
2. Organisasi memiliki pengetahuan-pengetahuan eksplisit yang memang perlu
dibuatkan sistem pengelolaan pengetahuan eksplisit sebagai modal/kapital
intelektual.
Ketika modal intelektual (pengetahuan eksplisit) ini perlu dikelola, maka suatu organisasi
perlu mengidentifikasi dan menciptakan aneka bentuk dan jenis artifak untuk
mendokumentasikan pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut. Dan tidak hanya itu,
perlu juga mengembangkan dukungan infrastruktur agar semua anggota organisasi
memperoleh akses yang mudah, cepat dan akurat terhadap berbagai bentuk artifak
tersebut.
Tahap Pengelolaa Pengetahuan Tacit
Jika kita lihat diagram di atas, maka tahap ini lebih pada upaya untuk mengelola upayaupaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit). Dalam pengelolaan pengetahuan tacit
ada dua hal yang dilakukan, yaitu: 1) mempertahankan dan memodifikasi atau mengganti
strategi-strategi upaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit); dan 2) pemberdayaan
pengelolaan strategi.
Satu hal yang menarik dari model ini, dan tidak ada pada model KM yang lain adalah
adanya satu unsur yang dinamakan TRUST (kepercayaan penuh, tanpa syarat). Empat
tahap yang dijelaskan di atas berbicara tentang bagaimana terjadinya sharing
halaman |7
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
pengetahuan eksplisit [pemetaan pengetahuan], sharing pengetahaun tacit [penciptaan
kompetensi dan pengelolaan pengetahuan tacit] dan transformasi pengetahuan eksplisit
melalu pendokumentasian yang tepat [sistem capital/modal intelektual]. Bagaimana
selanjutnya? Maka selanjutnya adalah releashing atau tindakan nyata (aplikasi) dari
seorang individu ketika megambil keputusan relatif terhadap tugas dan fungsinya untuk
mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah organisasi. Maka pada moment
ini, percayakan pada dirinya (individu) untuk melaksanakanyan dengan sepenuh
kepercayaan, tanpa syarat. Sayang, masalah TRUST ini tidak dibahas lebih jauh oleh
Depres dan Chauval. Mungkin harus membaca buku aslinya yang ditulis oleh Snowden itu
sendiri. Penulis tidak bisa bicara banyak untuk hal ini.
Contoh Ilustratif:
Suatu perusahaan otomotif, terdiri dari dua unit, yaitu unit pemasaran dan unit
produksi. Agar perusahaan dapat berkembang, “survive” dan “sustain”, maka
tahap pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi pengetahuan tacit
dan eksplisit yang diperlukan bagi kedua unit tersebut [pemetaan
penegtahuan]. Katakanlah, unit pemasaran memerlukan pengetahuan strategi
ampuh meyakinkan calon pembeli, maka diperlukan: 1) orang-orang
berpengalaman dan teladan dalam bidang pemasaran [tacit knowledge], 2) buku,
artikel, jurnal, teori, video, simulasi, SOP dan bentuk pengetahuan ekplisit
terbaik lainnya dari pakar maupun praktisi [explicit knowledge].
Pertanyaan berikutnya adalah, apakah berbagai pengetahuan tacit tersebut
perlu dieksplisitkan? Jika TIDAK, maka perlu dibentuk model-model penciptaan
kompetensi dan manajemen pengetahuan tacit. Misal, untuk menciptakan
kompetensi (pengetahuan tacit) tentang strategi ampuh mengggaet calon
pembeli, maka dikumpulkanlah para “outstanding sales person” untuk sharing
[penciptaan kompetensi]. Snowden menamakan hal ini sebagai mekanisme
psikososial. Bentuk-bentuk strategi penciptaan pengetahuan ini tentunya dapat
bervariasi, seperti dialog mingguan, membentuk forum diskusi via website, acara
“penghargaan dan temu dialog rahasia dan trik pemasaran dengan salesman/girl
teladan mingguan” dan lain-lain [strategi penciptaan kompetensi]. Berbagai
strategi tersebut, dalam prakteknya dapat dipertahankan dan diberdayakan
(empowered) jika terbukti berhasil dan tidak terasa monton, atau dimodifikasi
untuk tetap mempertahankan motivasi, gairah dan kemenarikan, atau bahkan
diganti dengan strategi baru [pengelolaan pengetahuan tacit].
Jika pengetahuan-pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS diekspilsitkan, maka
perlu
dikodefikasi,
didokumentasikan
kedalam
berbagai
bentuk
penuangan/pengemasan explicit knowledge yang tepat seperti buku, simulasi
(aplikasi software simulasi), standar operating procedure (SOP), model cara para
sales teladan meyakinkan pelanggan dalam bentuk video, dan lain-lain
[pengembangan system modal/kapital intelektual]. Tidak hanya berhenti disini,
perusahaan/organisasi juga perlu mengembangkan infrastruktur atau semacam
halaman |8
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
system yang memungkinkan semua anggota organisasi memiliki akses yang
cepat, tepat, mudah, dan akurat terhadap berbagai format kemasan
pengetahuan ekplisit tersebut. Misal, jika dikemas dalam bentuk buku, maka
perlu dipikirkan dan dikembangkan buku yang seperti apa? Buku saku, manual
guide? Bagaimana anggota organisasi dapat memperolehnya? Apakah terdapat
rak-rak penyimpan di setiap ruangan kerja, atau ditempatkan di ruang khusus
semacam learning center? Jika dikemas dalam bentuk video, apakah dapat
diakses via handphone/PDA para karyawan, streamed via intranet kantor,
dikemas dalam DVD yang dapat dilihat via DVD player di learning center
organisasi? [identifikasi dan penciptaan aneka format artifak dan dukungan
infrastrukturnya].
halaman |9
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
Analisis Model Konseptual tentang “KNOWLEDGE MANAGEMENT”
[Kajian Literatur Karya Charles Despres & Daniele Chauval]1
Oleh:
Uwes Anis Chaeruman
Prolog
Knowledge Management (KM) sebagai suatu konsep/teori dan praktek, tidak dapat dipungkiri
lagi telah menjadi isu sentral dan telah menjadi era baru dalam dunia manajemen, ekonomi
global saat ini. Despres dan Chauval menjelaskan bahwa salah satu indikator melonjaknya
perhatian terhadap Knowledge Management adalah meningkatnya artikel-artikel tentang KM
sejak tahun 1988 – 1999, seperti digambarkan sebagai berikut:
698
273
107
44
20
3
6
1988 1989
2
28
22
3
1990 1991 1992 1993
1994 1995
1996 1997
1998
[ABI/INFORM Database, 1988 – 1999]
Tabel di atas menunjukkan bahwa perhatian terhadap Knowledge Management dalam era
manajemen dan ekonomi global melonjak pesat sejak tahu 1995 ke atas. Mengacu pada hal ini,
Despres dan Chauval mencoba menganalisis model-model konseptual Knowledge Management
yang diajukan oleh beberapa pakar. Tentu saja para pakar tersebut, mengkonstruksi konsep KM
secara bervariasi menurut perspektif tacit dan explicit knowledgenya masing-masing
berdasarkan serangkaian pengalaman dan penelitian yang panjang. Masing-masing ada yang
mengkonstruksikan modelnya secara sederhana dan ada pula yang rinci dan kompleks.
Dalam hal ini, Despress dan Chauval menganalisis sepuluh model konseptual KM yang
diungkapkan oleh beberapa pakar dan sekaligus praktisi. Dari kesepuluh model yang
diungkapkan Despres dan Chauval tersebut, penulis mencoba mengklasifikasikannya kedalam
1
Semua tulisan ini mengacu pada Despres, Charles and Chauval, Daniele, “Knowledge Horizons: The Present and
The Promise of Knowledge Management”, (Boston, Oxford, Auckland, Johannesberg, Melbourne, New Delhi:
Butterworth Heinemann, 200), hal. 55 – 83.
halaman |1
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
dua kategori, menurut persepsi penulis sendiri, yaitu kategori sederhana dan kategori kompleks
sebagai berikut:
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Model Konseptual KM Sederhana
Model SECI (Nonaka, dkk)
Model OK Net (Carayannis)
Model Intelectual Capital (Edvinsson)
Model Konseptual KM Kompleks
Model N-Form Organization (Hedlund)
Model Three Pillars of KM (Wiig)
Model Intellectual Capital Management (Van
Burren)
Model Ecology of KM (Snowden)
Model Knowing and Knowledge (Earl)
Model Taxonomy of KM (Despres & Model Knowledge Management Processes
Chauval)
(Inkpen & Dinur)
Unsur-Unsur Knowledge Management
Dalam bagian akhir bukunya, sebenarnya, Despres dan Chauval membahas tentang unsur-unsur
Knowledge Management mengacu pada kesepuluh model tersebut. Unsur-unsur tersebut
meliputi: waktu, bentuk dan jenis pengetahuan, ruang social, konteks, transformasi dan
dinamika, penghubung dan media, dan budaya pengetahuan. Namun, karena Bahasa Inggris
bukanlah bahasa ibu, penulis agak sulit memahami maksudnya. Oleh karena itu, penulis
mencoba mengklasifikasikan unsur-unsur KM tersebut ke dalam suatu konstelasi yang menurut
penulis mudah untuk dipahami. Unsur-unsur KM, menurut penulis dapat diidentifikasi kedalam
beberapa aspek, yaitu apa, siapa, bagaimana, dan dimana.
Apa; adalah acuan tentang obyek sentral yang dikelola dalam KM. Bicara obyek KM
maka terdiri dari dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan
eksplisit (explicit knowledge). Walapun beberapa pakar menamakannya dengan istilah
berbeda, seperti articulated knowledge (Model N-Form Organization, Hedlund) untuk
pengetahuan eksplisit atau knowing (Model Knowling and Knowledge, Earl dan Model
OK Net, Carayannis) untuk pengetahuan (knowledge). Obyek sentral ini, pada akhirnya
akan menjadi asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagi
organisasi (Model Edvinsson, Model Snowden, Model Van Buren).
Siapa; adalah acuan tentang aktor pelaksana daripada KM tersebut dalam proses
implementasinya. Aktor pelaksana tersebut adalah agregasi sosial yang meliputi individu
(dalam dan luar organisasi, kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), dan
organisasi itu sendiri. Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl,
model N-Form,
Bagaimana; adalah acuan tentang bagaimana proses obyek dan aktor pelaksana KM
memperoleh dan mentrasnformasi pengetahuan. Nonaka menamakannya dengan
dinamika interaksi (interaction dynamic). Penulis menamakannya sebagai mekanisme
untuk memperoleh dan menghasilkan/menciptakan pengetahuan secara terus menerus.
Dalam semua model membahas bagaimana proses aktifitas atau interaksi yang
sebaiknya terjadi, tapi tidak semua secara eksplisit menjelaskan bagaimana peran
teknologi dalam mendukung proses tersebut. Misal, bagaimana pengetahuan tacit
dikonversi menjadi tacit lain (sosialisasi menurut Nonaka, penciptaan kompetensi
halaman |2
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
menurut Snowden, atau not knowing what you know dan not knowing what you don’t
know menurut Earl yang diadaptasi oleh Carayannis), dari tacit menjadi eksplisit, dari
eksplisit menjadi eksplisit, dan dari eksplisit menjadi tacit dengan berbagai istilah.
Contoh lain, upaya bagaimana KM diperoleh dan diciptakan, secara eksplisit Snowden
menjelaskan melalui: 1) pemetaan pengetahuan, 2) penciptaan kompetensi, 3)
pengembangan system modal intelektual (pengelolaan pengetahuan eksplisit) dan 4)
pengelolaan pengetahuan tacit. Artinya, semua model membahas bagaiman, tapi tidak
secara eksplist menyebutkan bentuk konkritnya. Sementara menegenai bagaimana
peran teknologi, khususnya teknologi computer dan internet/intranet, secara eksplisit
hanya dibahas oleh beberapa model seperti: model Despres & Chauval (dengan istilah
groupware, virtual learning, dll), dan model Snowden (provide insfrastructure support).
Dimana; adalah acuan tentang ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau
aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi. Hampir semua model
menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu level individu, kelompok,
organisasi dan lintas organisasi. Model yang menjelaskan ruang atau tempat dimana
interaksi pengetahuan terjadi adalah model Nonaka-Konno (Model SECI yang diadaptasi,
1998) yang mengistilahkannya dengan Ba (originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan
Exercising Ba). Mengenai ruang ini, secara implisit semua model menjelaskan bahwa
interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face-to-face, real time (synchronous),
maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world).
Jika digambarkan kedalam suatu matriks, maka unsur-unsur batasan konseptual tentang KM
menurut para pakar adalah sebagai berikut:
Model/Unsur
Apa
Siapa
Bagaimana
SECI (Nonaka,
Takeuchi, Konno)
Tacit knowledge
Explicit Knowledge
Individu,
kelompok,
konteks
Sosialisasi,
eksternalisasi,
kombinasi,
internalisasi
N-Form
Organization
(Hedlund)
Tacit Knowledge
Articulated
Knowledge
Individu,
kelompok kecil,
organisasi, lintas
organisasi
Artikulasi dan
internalisasi
(refleksi), Ekstensi
dan Penyesuaian
(dialog), Asimilasi
dan diseminasi
(impor dari dan
ekspor
pengetahuan ke
lingkingan)
Dimana
Originating Ba
(Face-to-Face),
Interacting Ba
(Peer-to-Peer),
Cyber Ba (Groupto-Group),
Exercising Ba (On
the Site)
Implisit
halaman |3
[Tugas ke-4]
Model/Unsur
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
Apa
Siapa
Knowing and
Knowledge (Earl)
Tacit Knowledge
Articulated
Knowledge
Individu,
kelompok,
organisasi, lintas
organisasi
OK Net
(Carayannis)
State of
Knowledge and
state of Knowing
(knowledge dan
meta knowledge)
Implisit
Three Pillars of
KM (Wiig)
Knowledge, tidak
secara eksplisit
menjelaskan tacit,
explicit atau yang
lainnya.
Implisit, semua
stakeholders
Inteelctual Capital
(Edvinsson)
Human Capital
(Human
resources,
intellectual asset,
intellectual
property),
Bussines Asset
(Complementary
Aset), Structural
Capital
(organizational
asset, intangible
asset),
Implisit
Bagaimana
Inventorisasi
(pemetaan
penegtahuan),
auditing
(assessment),
sosialisasi,
pemebrian
pengalaman
(experiencing)
Knowledge
creation,
Knowledge
securing,
knowledge
distribution,
Kniowldge
retrieval
Survey dan
kategorisasi,
kodifikasi, evaluasi
dan penghargaan,
menciptakan
aktifits terkait,
sinkronisasi
aktifitas terkait,
penanganan dan
penggunaan ,
peningkatan dan
distribusi
pengetahuan.
Implisit
[Uwes A. Chaeruman]
Dimana
Implisit
Implisit
Implisit
Implisit
halaman |4
[Tugas ke-4]
Model/Unsur
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
Apa
Siapa
Ecology of KM
(Snowden)
Explicit/tacit
knowledge,
knowledge asset,
trust, decision
Semua
stakeholders,
implisit
Knowledge
Management
Process (Inkpen &
Dinur)
Tacit knowledge
Explicit knowledge
Individu,
kelompok,
organisasi
Intelectual Capital
Management
(Van Buren)
Intellectual capital
(human capital,
innovation capital,
process capital,
customer capital)
Tacit Knowledge
Explicit Knowledge
Implisit
Taxonomy of KM
(Despres &
Chauval)
Bagaimana
Knowledge
mapping,
competency
creation, tacit
knowledge
management,
intellectual capital
system
Mainly tacit
(business process
improvement),
tacit mediated by
experience
(leadership),
highly tacit
(innovation), tacit
to explicit by
experiment
(decision support)
Define, create,
capture, share,
use intellectual
capital
[Uwes A. Chaeruman]
Dimana
Implisit
Implisit
Implisit
Individu,
kelompok,
organisasi
Scan-map,
Implisit: on site
capture-create,
dan virtual
package-store,
share-apply,
transforminnovate
Dianalisis oleh Uwes A. Chaeruman (2011) dari Despres dan Chauval (2000)
Analisis terhadap Salah Satu Model Konseptual KM
Terkait dengan makalah singkat ini, penulis hanya ingin menjelaskan dan menganalisis satu
model konseptual KM yang sudah dianalisis oleh Despres dan Chauval. Mudah-mudahan
penulis lain memnahas tema yang berbeda. Model tersebut adalah model Ecology of
Knowledge Management (Snowden). Mengapa model ini yang dipilih? Karena model ini adalah
salah satu model yang sederhana dan mudah dipahami dari kesepuluh model yang diungkapkan
dalam Bab 3 buku karya Despres dan Chauval ini.
Model Ecology of Knowledge Management (Snowden)
Model konseptual ini dikembangkan oleh David Snowden, Direktur IBM’s Institute for
Knowledge Management. Menurutnya, konsep dan implementasi Knowledge Management
mempertimbangkan empat unsur utama, yaitu: pengetahuan tacit dan eksplisit, asset
halaman |5
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
pengetahuan, kepercayaan, dan ketertentuan dan ketidaktertentuan keputusan relatif
terhadap (1) tujuan; dan (2) hubungan sebab akibat.
Premis yang mendasari mengapa Snowden lebih menekankan pada sistem pengetahuan
yang berorientasi tindakan (action-oriented knowledge system) sehingga Ia mencantumkan
unsur kepercayaan pada saat mengambil keputusan relatif dengan menyatakan bahwa,
“Nilai suatu pengetahuan datang dari “exercise” (tindakan), bukan dari eksistensi dari
pengetahuan tersebut. Benar juga. Pengetahuan tidak akan ada gunanya kalau hanya “idle”,
terdokumentasikan, tapi tidak diimplementasikan. Kalau dalam konteks orang islam, “Ilmu
tanpa amal akan sia-sia”. Ibarat pepatah yang mengatakan, “Idea without action is
daydreaming [ide tanpa aksi hanyalah mimpi di siang bolong]”.
Snowden, menganjurkan bahwa dalam melaksanakan proses Knowledge Management,
maka organisasi harus mampu mengelola empat aktifitas transisi sebagai berikut:
1. Berbagi (sharing) pengetahuan eksplisit melalui sistem dan struktur;
2. Berbagi (sharing) pengetahuan tacit melalui mekanisme psikososial;
3. Mentransformasi (transforming) pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit
melalui dokumentasi pengetahuan;
4. Melepas (releasing) pengetahuan tacit melalui kepercayaan (trust) penuh tanpa
syarat dan dinamikanya.
Secara konseptual, Snowden memodelkan Knowledge Management kedalam sautu diagram
sebagai berikut:
Penciptaan Kompetensi
Pemetaan Pengetahuan
Identifikasi orang kunci
Pemetaan Aset
Unit A
Tacit
Pemetaan Aset
Unit B
Dapatkah TDK
dibuat
eksplisit?
Identifikasi atau
menciptakan komunitas
YA
Eksplisit
Pemetaan Aset
Unit …
Haruskah
dibuat
eksplisit? TDK
YA
Retensi dan
penggantian
strategi
Pemberdaya
an strategi
manajemen
Pengelolaan Pengetahuan Tacit
Identifikasi dan ciptakan
artifak
Berikan dukungan
infrastruktur
Sistem Kapital Intelektual
Mengacu pada diagram di atas, menurut hemat penulis, ada satu tahap pertama dan
utama, yaitu pemetaan pengetahuan, dan tiga tahap yang dapat berjalan secara paralel,
halaman |6
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
yaitu: a) penciptaan kompetensi; b) pengembangan sistem modal/kapital intelektual; dan c)
manajemen pengetahuan tacit. Keempatnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Pertama dan Utama: Pemetaan Pengetahuan
Tahap pertama dan utama adalah memetakan pengetahuan (baik yang bersifat tacit
maupun eksplisit) yang diperlukan oleh semua unit dalam organisasi. Beberapa
pengetahuan tacit yang dimiliki organisasi kemudian diidentifikasi apakah dapat
dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit atau tidak. Jika YA dan memang HARUS, maka
lanjut ke tahap pengembangan sistem kapital intelektual. Jika TIDAK, maka lanjut ke
tahap penciptaan kompetensi.
Tahap Penciptaan Kompetensi
Jika mengacu pada konsep KM menurut Nonaka dan Takeuchi, maka tahap ini dapat
dikatakan sebagai tahap sosialisasi atau konversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan
tacit lain. Tahap ini dilakukan ketika pengetahuan tacit memang tidak bisa dikonversi
menjadi pengetahuan eksplisit. Ini menunjukkan bahwa, Snowden menganggap bahwa
ada kalanya pengetahuan tacit tidak bisa dikonversi menjadi eksplisit walaupun dapat
disahring antar sesame anggota organisasi. Tahap ini dilakukan dengan cara
mengidentifikasi orang-orang kunci dan menciptakan komunitas praktisi.
Tahap Pengembangan Sistem Modal Intelektual
Penulis memahami tahap ini sebagai tahap manajemen pengetahuan eksplisit. Snowden
menamakannya dengan sistem modal/kapital intelektual. Tahap ini dilakukan ketika:
1. Pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS dikonversi menjadi pengetahuan tacit; dan
2. Organisasi memiliki pengetahuan-pengetahuan eksplisit yang memang perlu
dibuatkan sistem pengelolaan pengetahuan eksplisit sebagai modal/kapital
intelektual.
Ketika modal intelektual (pengetahuan eksplisit) ini perlu dikelola, maka suatu organisasi
perlu mengidentifikasi dan menciptakan aneka bentuk dan jenis artifak untuk
mendokumentasikan pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut. Dan tidak hanya itu,
perlu juga mengembangkan dukungan infrastruktur agar semua anggota organisasi
memperoleh akses yang mudah, cepat dan akurat terhadap berbagai bentuk artifak
tersebut.
Tahap Pengelolaa Pengetahuan Tacit
Jika kita lihat diagram di atas, maka tahap ini lebih pada upaya untuk mengelola upayaupaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit). Dalam pengelolaan pengetahuan tacit
ada dua hal yang dilakukan, yaitu: 1) mempertahankan dan memodifikasi atau mengganti
strategi-strategi upaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit); dan 2) pemberdayaan
pengelolaan strategi.
Satu hal yang menarik dari model ini, dan tidak ada pada model KM yang lain adalah
adanya satu unsur yang dinamakan TRUST (kepercayaan penuh, tanpa syarat). Empat
tahap yang dijelaskan di atas berbicara tentang bagaimana terjadinya sharing
halaman |7
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
pengetahuan eksplisit [pemetaan pengetahuan], sharing pengetahaun tacit [penciptaan
kompetensi dan pengelolaan pengetahuan tacit] dan transformasi pengetahuan eksplisit
melalu pendokumentasian yang tepat [sistem capital/modal intelektual]. Bagaimana
selanjutnya? Maka selanjutnya adalah releashing atau tindakan nyata (aplikasi) dari
seorang individu ketika megambil keputusan relatif terhadap tugas dan fungsinya untuk
mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah organisasi. Maka pada moment
ini, percayakan pada dirinya (individu) untuk melaksanakanyan dengan sepenuh
kepercayaan, tanpa syarat. Sayang, masalah TRUST ini tidak dibahas lebih jauh oleh
Depres dan Chauval. Mungkin harus membaca buku aslinya yang ditulis oleh Snowden itu
sendiri. Penulis tidak bisa bicara banyak untuk hal ini.
Contoh Ilustratif:
Suatu perusahaan otomotif, terdiri dari dua unit, yaitu unit pemasaran dan unit
produksi. Agar perusahaan dapat berkembang, “survive” dan “sustain”, maka
tahap pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi pengetahuan tacit
dan eksplisit yang diperlukan bagi kedua unit tersebut [pemetaan
penegtahuan]. Katakanlah, unit pemasaran memerlukan pengetahuan strategi
ampuh meyakinkan calon pembeli, maka diperlukan: 1) orang-orang
berpengalaman dan teladan dalam bidang pemasaran [tacit knowledge], 2) buku,
artikel, jurnal, teori, video, simulasi, SOP dan bentuk pengetahuan ekplisit
terbaik lainnya dari pakar maupun praktisi [explicit knowledge].
Pertanyaan berikutnya adalah, apakah berbagai pengetahuan tacit tersebut
perlu dieksplisitkan? Jika TIDAK, maka perlu dibentuk model-model penciptaan
kompetensi dan manajemen pengetahuan tacit. Misal, untuk menciptakan
kompetensi (pengetahuan tacit) tentang strategi ampuh mengggaet calon
pembeli, maka dikumpulkanlah para “outstanding sales person” untuk sharing
[penciptaan kompetensi]. Snowden menamakan hal ini sebagai mekanisme
psikososial. Bentuk-bentuk strategi penciptaan pengetahuan ini tentunya dapat
bervariasi, seperti dialog mingguan, membentuk forum diskusi via website, acara
“penghargaan dan temu dialog rahasia dan trik pemasaran dengan salesman/girl
teladan mingguan” dan lain-lain [strategi penciptaan kompetensi]. Berbagai
strategi tersebut, dalam prakteknya dapat dipertahankan dan diberdayakan
(empowered) jika terbukti berhasil dan tidak terasa monton, atau dimodifikasi
untuk tetap mempertahankan motivasi, gairah dan kemenarikan, atau bahkan
diganti dengan strategi baru [pengelolaan pengetahuan tacit].
Jika pengetahuan-pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS diekspilsitkan, maka
perlu
dikodefikasi,
didokumentasikan
kedalam
berbagai
bentuk
penuangan/pengemasan explicit knowledge yang tepat seperti buku, simulasi
(aplikasi software simulasi), standar operating procedure (SOP), model cara para
sales teladan meyakinkan pelanggan dalam bentuk video, dan lain-lain
[pengembangan system modal/kapital intelektual]. Tidak hanya berhenti disini,
perusahaan/organisasi juga perlu mengembangkan infrastruktur atau semacam
halaman |8
[Tugas ke-4]
[Manajemen dalam Teknologi Pendidikan]
[Uwes A. Chaeruman]
system yang memungkinkan semua anggota organisasi memiliki akses yang
cepat, tepat, mudah, dan akurat terhadap berbagai format kemasan
pengetahuan ekplisit tersebut. Misal, jika dikemas dalam bentuk buku, maka
perlu dipikirkan dan dikembangkan buku yang seperti apa? Buku saku, manual
guide? Bagaimana anggota organisasi dapat memperolehnya? Apakah terdapat
rak-rak penyimpan di setiap ruangan kerja, atau ditempatkan di ruang khusus
semacam learning center? Jika dikemas dalam bentuk video, apakah dapat
diakses via handphone/PDA para karyawan, streamed via intranet kantor,
dikemas dalam DVD yang dapat dilihat via DVD player di learning center
organisasi? [identifikasi dan penciptaan aneka format artifak dan dukungan
infrastrukturnya].
halaman |9