ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (7)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Jalan Ampera Raya No. 7, Jakarta Selatan 12560, Indonesia Telp. 62 21 7805851, Fax. 62 21 7810280
http://www.anri.go.id, e-mail: info@anri.go.id

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 20 TAHUN 2012
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang

:

bahwa

untuk

melaksanakan

ketentuan

Pasal

127

ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang
Tahun

Pelaksanaan
2009

tentang

Undang-Undang

Nomor

Kearsipan

menetapkan

perlu

43

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara;

Mengingat

:

1. Undang-Undang
Keterbukaan

Nomor

Informasi

14

Tahun

Publik

2008

tentang

(Lembaran

Negara

Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2. Undang-Undang

Nomor

25

Tahun

2009

tentang

Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5038);
3. Undang-Undang
Kearsipan

Nomor

(Lembaran

43

Tahun

Negara

2009

Republik

tentang
Indonesia

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-24. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang

Keterbukaan

Informasi

Publik

(Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 94,
Tambahan

Lembaran

Negara Republik Indonesia

Nomor 5149);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang

Kearsipan

(Lembaran

Negara

Republik

Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia

Nomor 5286);

6. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Non Departemen
sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005;
7. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang

Pengangkatan

Kepala

Arsip

Nasional

Republik

Indonesia;
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 03

Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana
telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala
Arsip

Nasional

Republik

Indonesia

Nomor

05

Tahun 2010;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan

: PERATURAN

KEPALA

ARSIP

NASIONAL

REPUBLIK

INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN UNIT
KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Pasal 1
Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga

pendidikan,

kemasyarakatan,

dan

perusahaan,
perseorangan

organisasi
dalam

politik,

organisasi

pelaksanaan

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah
lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di
ibukota negara.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar

bagi

kelangsungan

operasional

pencipta

arsip,

tidak

dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
8. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
9. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai

guna

kesejarahan,

telah

habis

retensinya,

dan

berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
10. Sistem Kearsipan Nasional (SKN) adalah suatu sistem yang membentuk
pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki
fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional
11. Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip
secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana
jaringan informasi kearsipan nasional
12. Daftar Arsip Lembaga adalah daftar arsip aktif dan inaktif yang dikelola dan
disajikan secara periodik oleh unit kearsipan masing-masing lembaga negara.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-413. Informasi Arsip Tematik adalah informasi yang dihasilkan dari pengolahan
daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif yang berkaitan dengan tematema tertentu.
14. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
15. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan
Negara yang meliputi eksekutif, legislatif, dan yudikatif, serta lembaga lain
yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
16. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip
yang

memiliki

tugas

dan

tanggung

jawab

dalam

penyelenggaraan

kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan
arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber
daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
17. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
18. SOP Pengelolaan Arsip adalah petunjuk pelaksanaan pengelolaan arsip
mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai dengan
penyusutan arsip, baik untuk arsip konvensional maupun arsip elektronik.
19. Sarana Bantu Penemuan Arsip adalah naskah hasil pengolahan arsip yang
memuat serangkaian petunjuk tentang cara menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan pengguna arsip, baik berupa guide arsip maupun daftar arsip.
Pasal 2
(1) Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara merupakan
acuan bagi setiap lembaga negara dalam mengelola unit kearsipan di
lingkungannya.
(2) Ruang Lingkup Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga
Negara meliputi:
a. prinsip, kedudukan dan komponen unit kearsipan;
b. fungsi dan tugas unit kearsipan; dan
c. mekanisme pengelolaan unit kearsipan.
(3) Ketentuan mengenai Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga
Negara yang tercantum dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 3
(1) Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap lembaga negara.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5(2) Unit kearsipan dibentuk oleh lembaga negara yang secara struktural
berada di lingkungan Sekretariat lembaga negara.
(3) Unit kearsipan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan
suatu lembaga negara.
Pasal 4
(1)

Unit kearsipan di lembaga negara secara struktural berada di sekretariat
jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama/sebutan
lain yang sejenis untuk unit kerja yang memiliki fungsi dan tugas
kesekretariatan.

(2)

Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri
atas:
a. unit Kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat jenderal
atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama atau sebutan
lain yang sejenis;
b. unit

Kearsipan

II

berada

pada

struktur

organisasi

sekretariat

direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal;
c.

unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sub bagian tata
usaha kedeputian;

d. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat instansi
vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri; dan
e.

unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada
sekretariat

tingkat kabupaten/kota

sesuai dengan kebutuhan

masing-masing lembaga negara.
Pasal 5
(1)

Dalam struktur kelembagaan, unit kearsipan I mempunyai hubungan
koordinasi fungsional dalam pembinaan dan pengawasan kearsipan
dilingkungan lembaga negara.

(2)

Dalam hal pemusnahan dan penyerahan arsip, unit kearsipan II, III
dan IV harus mendapat persetujuan dari pimpinan lembaga negara
melalui unit kearsipan I dengan terlebih dahulu memberitahukan kepada
unit kearsipan diatasnya.
Pasal 6

(1)

Nomenklatur unit kearsipan tidak digabungkan dengan fungsi dan tugas
yang tidak sejenis.

(2)

Unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas:
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6b. koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta
penyerahan arsip terjaga;
c. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam
kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN);
d. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
e. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI;
dan
f. pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.

Pasal 7
Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana
mestinya.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan
Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 28 Desember 2012
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

M. ASICHIN

Diundangkan di Jakarta
pada tanggal
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDDIN

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012 NOMOR
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR
TENTANG

TAHUN 2012

LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 20 TAHUN 2012
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN PADA LEMBAGA
NEGARA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap lembaga negara wajib melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai
dengan visi dan misi masing-masing lembaga negara sebagaimana mandat
yang

ditetapkan

oleh

peraturan

perundang-undangan.

Dalam

setiap

pelaksanaan fungsi dan tugas tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan
baik kepada pemberi mandat maupun publik. Pertanggungjawaban tersebut
bisa dibuktikan melalui data kinerja (performance data) lembaga yang
merupakan bukti akuntabilitas kinerja lembaga yang bersangkutan. Data
kinerja (performance data)

merupakan informasi terekam (recorded

information) dalam berbagai bentuk dan media atau disebut sebagai arsip
dinamis

yang

penyelenggaraan

merupakan
negara

sumber

maupun

informasi

sebagai

bahan

bagi

manajemen

pertanggungjawaban

nasional dan memori kolektif bangsa. Untuk mewujudkan data kinerja
lembaga yang akurat dan untuk mengelola bahan pertanggungjawaban
nasional, harus dimulai dari penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan
efisien di setiap lembaga negara.
Selama ini penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara masih
menghadapi beberapa permasalahan yang berakibat terhadap belum
terjaminnya pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat termasuk masih rendahnya kualitas layanan publik. Salah satu
sebab dari permasalahan di atas adalah belum berperannya unit kearsipan
dalam penyelenggaraan kearsipan di masing-masing lembaga negara, yang
meliputi penyediaan arsip dinamis yang autentik dan reliabel sebagai
sumber informasi bagi manajemen penyelenggaraan negara dan pelayanan
publik.
Pasal 17 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan mengamanatkan bahwa tugas unit kearsipan pada setiap

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2lembaga negara, adalah melaksanakan pengelolaan arsip inaktif, mengolah
dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN (Sistem
Kearsipan Nasional) dan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional),
melaksanakan pemusnahan arsip, mempersiapkan penyerahan arsip statis
kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), melaksanakan pembinaan
dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Dengan

demikian,

penyelenggaraan

kearsipan

yang

baik

harus

didukung oleh unit kearsipan yang kuat sehingga dapat mewujudkan
penyelenggaraan negara yang transparan dan akuntabel.

B. Maksud dan Tujuan
Maksud disusunnya Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara adalah untuk mendorong penguatan peran unit kearsipan
di setiap lembaga negara. Sedangkan tujuan disusunnya pedoman ini
adalah untuk menjadi acuan bagi setiap lembaga Negara dalam mengelola
unit kearsipan di lingkungannya.

C. Ruang Lingkup
Adapun

sistematika

Pedoman

Pengelolaan

Unit

Kearsipan

pada

Lembaga Negara adalah sebagai berikut:
BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
B. MAKSUD DAN TUJUAN
C. RUANG LINGKUP
D. PENGERTIAN
BAB II

PRINSIP, KEDUDUKAN, DAN KOMPONEN UNIT KEARSIPAN

A. PRINSIP
B. KEDUDUKAN
C. KOMPONEN UNIT KEARSIPAN
BAB III FUNGSI DAN TUGAS UNIT KEARSIPAN
BAB IV MEKANISME PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN
BAB V

PENUTUPsud disusunnya Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan

pada Lembaga Negara adalah untuk mendorong penguatan peran unit
kearsipan di setiap lembaga negara. Sedangka:AN KOMPONEN UNIT KEA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3BAB II
PRINSIP, KEDUDUKAN, DAN KOMPONEN UNIT KEARSIPAN

A. Prinsip

1.

Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap lembaga negara;

2.

Unit kearsipan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan
suatu lembaga negara;

3.

Pimpinan unit kearsipan adalah seorang pejabat struktural yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui
pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan;

4.

Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, pimpinan unit kearsipan
dibantu oleh Arsiparis; dan

5.

Kedudukan Arsiparis di lembaga negara berada di bawah pengendalian
langsung unit kearsipan baik untuk penempatan, pembinaan dan
pengembangan karier, serta tanggung jawab pelaksanaan pengelolaan
arsip di semua unit pengolah lembaga negara.

B. Kedudukan

1. Unit kearsipan di lembaga negara secara struktural berada di sekretariat
jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama/ sebutan
lain yang sejenis untuk unit kerja yang memiliki fungsi dan tugas
kesekretariatan;
2. Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri
atas:
a. Unit Kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat jenderal
atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama atau sebutan
lain yang sejenis;
b. Unit Kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat
direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, sekretariat
badan litbang, secretariat badan diklat dan lain-lain;
c. Unit Kearsipan II berada pada struktur organisasi sub bagian tata
usaha kedeputian;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4d. Unit kearsipan II juga berada pada struktur organisasi sekretariat
instansi vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri; dan
e. Unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada
sekretariat instansi vertikal tingkat kabupaten/kota sesuai dengan
kebutuhan masing-masing lembaga negara.
3. Dalam struktur kelembagaan, unit kearsipan I mempunyai hubungan
koordinasi fungsional dalam pembinaan dan pengawasan kearsipan.
Dalam hal pemusnahan dan penyerahan arsip, unit kearsipan II, III, dan
IV harus mendapat persetujuan dari pimpinan lembaga negara melalui
unit kearsipan I dengan terlebih dahulu memberitahukan kepada unit
kearsipan di atasnya;
4. Untuk menjalankan fungsi dan tugas unit kearsipan yang sesuai dengan
beban

kerja

kearsipan

dan

rentang

kendali

wilayah

pembinaan

kearsipan, lembaga negara dapat membentuk organisasi unit kearsipan
dengan struktur sebagai berikut:
a. Bagian Kearsipan, apabila lembaga negara tersebut memenuhi syarat
sebagai berikut:
1) Mengendalikan lebih dari 200 surat per hari;
2) Mengelola lebih dari 10.000 ribu meter linier arsip inaktif;
3) Membina kearsipan, minimal 7 (tujuh) eselon 1;
4) Melakukan pelayanan arsip inaktif lebih dari 20 kali per tahun; dan
5) Mempunyai

wilayah

pembinaan

sampai

dengan

tingkat

kabupaten/kota atau lebih rendah daripada kabupaten/kota.
Bagian Kearsipan, sebagaimana dimaksud pada butir a di atas, terdiri
dari:
1) Subbag Persuratan yang mempunyai tugas:
a) Melakukan registrasi surat masuk dan surat keluar;
b) Melakukan pendistribusian surat masuk dan surat keluar; dan
c) Melakukan pengendalian surat masuk dan surat keluar sesuai
dengan pedoman tata naskah dinas.
2) Subbag Pengelolaan Arsip yang mempunyai tugas:
a) Melakukan koordinasi pelaporan daftar arsip aktif dari unit
pengolah;
b) Melakukan koordinasi pemindahan arsip inaktif;
c) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5d) Melakukan

koordinasi

pembuatan

daftar,

pemberkasan,

pelaporan, serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga;
e) Melakukan koordinasi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip
statis; dan
f) Melakukan pelayanan informasi dan peminjaman arsip inaktif.
3) Subbag Pembinaan dan Evaluasi Kearsipan yang mempunyai tugas:
a) Melakukan

pembinaan,

penyelenggaraan

kearsipan

lembaga

negara; dan
b) Melakukan pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan
lembaga negara.
b. Sub Bagian Kearsipan, apabila lembaga negara tersebut memenuhi
syarat sebagai berikut:
1) Mengendalikan 50-200 surat per hari;
2) Mengelola 5000-10.000 meter linier arsip inaktif;
3) Membina kearsipan, 4 (empat) sampai dengan 6 (enam) eselon 1;
dan
4) Melakukan pelayanan arsip inaktif 5-20 kali per tahun.
Fungsi dan tugas Sub Bagian Kearsipan:
1) Melakukan pengendalian penciptaan surat di lingkungan lembaga;
2) Melakukan pendistribusian surat masuk dan surat keluar;
3) Melakukan koordinasi pelaporan daftar arsip aktif dari unit
pengolah;
4) Melakukan koordinasi pemindahan arsip inaktif;
5) Melakukan pengolahan arsip inaktif;
6) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan;
7) Melakukan

koordinasi

pembuatan

daftar,

pemberkasan,

pelaporan, serta penyerahan salinan autentik arsip terjaga;
8) Melakukan koordinasi pemusnahan arsip dan penyerahan arsip
statis;
9) Melakukan

pembinaan,

pengawasan,

dan

evaluasi

penyelenggaraan kearsipan lembaga negara; dan
10) Melakukan pelayanan informasi dan peminjaman arsip lembaga
negara.
5. Nomenklatur unit kearsipan, tidak digabungkan dengan fungsi atau
tugas yang tidak sejenis. Unit kearsipan seharusnya melingkupi
kegiatan pengelolaan arsip dinamis sejak penciptaan, penggunaan dan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6pemeliharaan

serta

pengurusan

surat,

penyusutan

arsip,

pemberkasan,

seperti

fungsi

pemindahan

dan

arsip

tugas
inaktif,

pemusnahan dan penyerahan arsip.

C. Komponen Pengelolaan Unit Kearsipan

Dalam

penyelenggaraan

kearsipan

pada

lembaga

negara,

unit

kearsipan harus mempunyai komponen yang meliputi:

1. Sistem Pengelolaan Arsip
Unit

kearsipan

bertanggung

jawab

dalam

menyusun

sistem

pengelolaan arsip, yang tertuang dalam standar operasional prosedur
(SOP) pengelolaan arsip atau manual kearsipan, yang terdiri dari:
a. SOP tentang penciptaan arsip yang terdiri dari:
1) Tata Naskah Dinas;
2) Pengurusan Surat; dan
3) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
b. SOP tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip antara lain:
1) Klasifikasi Arsip;
2) Pemberkasan Arsip Aktif;
3) Pengelolaan Arsip Aktif;
4) Penataan Arsip Inaktif;
5) Pemeliharaan dan Perawatan Arsip;
6) Program Arsip Vital;
7) Pengelolaan Arsip Media Baru;
8) Pemberkasan, Pelaporan, dan Penyerahan Arsip Terjaga;
9) Tata Cara Alih Media Arsip; dan
10) Autentikasi Arsip.
c. SOP tentang penyusutan arsip antara lain:
1) Jadwal Retensi Arsip;
2) Pemindahan Arsip;
3) Pemusnahan Arsip; dan
4) Penyerahan Arsip.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-72. Prasarana dan Sarana Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip inaktif, unit kearsipan bertanggung jawab
menyediakan prasarana dan sarana berdasarkan standar prasarana dan
sarana kearsipan yang telah ditetapkan, meliputi:
a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari:
1) Ruang transit arsip;
2) Ruang pengolahan;
3) Ruang penyimpanan;
4) Ruang restorasi; dan
5) Ruang pelayanan.
b. Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam,
dan sosial);
c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler
file, roll o’pack); dan
d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip
inaktif, daftar berkas, daftar isi berkas).

3. Sumber Daya Manusia Kearsipan
Unit kearsipan harus didukung oleh sumber daya manusia kearsipan
yang melakukan pengelolaan unit kearsipan terdiri atas pejabat
struktural di bidang kearsipan dan Arsiparis;
a. Pejabat struktural unit kearsipan:
1) Mempunyai
mempunyai

kedudukan
fungsi,

tugas,

sebagai
dan

tenaga
tanggung

manajerial
jawab

yang

melakukan

perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian
pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi serta
pengelolaan sumber daya kearsipan;
2) Mempunyai kompetensi sekurang-kurangnya:
a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan dan telah
mengikuti serta lulus pendidikan dan pelatihan kearsipan yang
dipersyaratkan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8b. Arsiparis unit kearsipan:
1) Mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pengelolaan
arsip

mulai

dari

penilaian

arsip,

pendataan,

pengolahan,

penataan, pemeliharaan, pelayanan, pembuatan SOP, pembinaan,
pengawasan, dan evaluasi.
2) Arsiparis

tingkat

ahli

mempunyai

kompetensi

sekurang-

kurangnya:
a) Sarjana (S1) di bidang kearsipan dan duduk dalam jabatan
yang

mempunyai

fungsi,

tugas,

dan

tanggungjawab

melaksanakan kegiatan kearsipan; atau
b) Sarjana (S1) di bidang selain bidang kearsipan yang telah
mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional
Arsiparis

tingkat

ahli

dan

duduk

dalam

jabatan

yang

mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
3) Arsiparis tingkat terampil mempunyai kompetensi sekurangkurangnya:
a) Diploma III (DIII) di bidang kearsipan dan duduk dalam
jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab
melaksanakan kegiatan kearsipan; atau
b) Diploma III (DIII) di bidang selain bidang kearsipan yang telah
mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan fungsional
Arsiparis tingkat terampil dan duduk dalam jabatan yang
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
c. Komposisi Arsiparis ahli dan terampil disesuaikan dengan beban kerja
dan rentang kendali pengelolaan arsip di lingkungan lembaga yang
bersangkutan.

4. Pendanaan Kearsipan
Unit kearsipan bertanggung jawab dalam penyusunan program dalam
rangka

penyelenggaraan

kearsipan.

Pendanaan

dalam

rangka

penyelenggaraan kearsipan dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara. Pendanaan tersebut diperlukan/dibutuhkan untuk:

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-9a. Perumusan dan penetapan kebijakan;
b. Pembinaan kearsipan;
c. Pengelolaan arsip;
d. Penelitian dan pengembangan;
e. Pengembangan sumber daya manusia;
f. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
g. Penyediaan jaminan kesehatan;
h. Tambahan tunjangan sumber daya kearsipan; dan
i. Penyediaan prasarana dan sarana.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 BAB III
FUNGSI DAN TUGAS UNIT KEARSIPAN

Unit kearsipan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, mempunyai fungsi dan tugas sebagai berikut:

A. Pengelolaan Arsip Inaktif;

Unit Kearsipan:
1. Mengkoordinasikan

pemindahan

arsip

dengan

unit-unit

pengolah

di lingkungan lembaga.
2. Mengelola arsip inaktif yang dipindahkan secara berkala dari unit
pengolah.
3. Mendata dan menata arsip inaktif yang dikelolanya.
4. Membuat daftar arsip inaktif sebagai sarana bantu penemuan kembali
arsip secara berkala.
5. Mengingatkan unit pengolah yang tidak secara berkala memindahkan
arsip inaktifnya.

B. Pengolahan Arsip dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi dalam Sistem
Informasi Kearsipan Nasional (SIKN);

Unit Kearsipan:
1. Mengolah daftar arsip aktif yang berasal dari unit pengolah secara
berkala setiap 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan di masingmasing unit pengolah.
2. Mengolah daftar arsip inaktif menjadi informasi.
3. Menyajikan informasi arsip aktif maupun arsip inaktif baik untuk
kepentingan internal maupun kepentingan publik.
4. Mengelola informasi arsip berupa daftar arsip lembaga yang terdiri dari
daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif menjadi daftar informasi
tematik yang dihubungkan dengan SIKN.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 5. Dalam menyajikan informasi arsip harus berdasarkan sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.
6. Berkoordinasi dengan Unit Pelayanan Informasi Publik masing-masing
lembaga negara.

C.

Koordinasi

Pembuatan

Daftar,

Pemberkasan

Dan

Pelaporan,

Serta

Penyerahan Arsip Terjaga

Unit

kearsipan

secara

aktif

mengkoordinasikan

pembuatan

daftar,

pemberkasan, pelaporan, serta penyerahan arsip terjaga yang tercipta di
masing-masing unit pengolah kepada ANRI.

D. Pemusnahan Arsip di Lingkungan Lembaganya;

Unit Kearsipan:
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan arsip baik dengan unitunit pengolah di lingkungan lembaga negara maupun dengan ANRI.
2. Berperan aktif dalam penyusunan daftar arsip usul musnah maupun
dalam pengurusan persetujuan pemusnahan arsip dengan ANRI.
3. Harus dapat menjamin bahwa pemusnahan arsip sudah melalui
tahapan dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundangundangan, sehingga pelaksanaan pemusnahan arsip lembaga dapat
memberikan jaminan kepastian hukum terhadap para pihak.
4. Harus mendokumentasikan arsip yang tercipta dari pelaksanaan
pemusnahan arsip lembaga, sebagai alat bukti pelaksanaan kegiatan
pemusnahan.

E. Penyerahan Arsip Statis oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada ANRI;
Unit Kearsipan:
1. Mengkoordinasikan penyerahan arsip statis kepada ANRI secara periodik
berdasarkan ketentuan di dalam Jadwal Retensi Arsip.
2. Mempersiapkan daftar usul serah untuk dinilai kembali oleh panitia
penilai arsip, dengan ketentuan arsip tersebut:
1. Memiliki nilai guna kesejarahan;
2. Telah habis masa retensinya; dan/atau
3. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -

F. Pembinaan dan Evaluasi dalam Rangka Penyelenggaraan Kearsipan
di Lembaga Negara

Unit Kearsipan melakukan pembinaan dan evaluasi terhadap:
1. Sistem pengelolaan;
2. Prasarana dan sarana;
3. Sumber daya manusia; dan
4. Pendanaan kearsipan.

Unit Kearsipan melakukan:
1. Pembinaan dan evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip lembaga
yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku secara nasional.
2. Pembinaan sistem pengelolaan arsip dinamis yang meliputi sistem
penciptaan,

penggunaan

dan

pemeliharaan,

sampai

dengan

penyusutan arsip.
3. Pembinaan

secara

periodik

terhadap

semua

unit

pengolah

di lingkungan lembaga negara dalam bentuk pendidikan dan pelatihan,
sosialisasi, bimbingan teknis, apresiasi, konsultasi, dan supervisi.
4. Evaluasi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara untuk
mendapatkan umpan balik atau feedback terhadap perbaikan sistem
pengelolaan arsip lembaga.
5. Evaluasi melalui monitoring, survey, Forum Group Discussion (FGD),
rapat koordinasi.
6. Melaporkan hasil pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan
setiap setahun sekali kepada pimpinan lembaga negara dengan
tembusan kepada pimpinan masing-masing unit pengolah.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -

BAB IV
MEKANISME PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN

A. Pengelolaan arsip inaktif

Dalam pengelolaan arsip inaktif, unit kearsipan melakukan hal-hal
sebagai berikut:
1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah
untuk dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah
memenuhi kriteria arsip inaktif sesuai dengan jadwal retensi arsip
masing-masing lembaga negara setiap akhir tahun;
2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip inaktif usul pindah dari
unit pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul
pindah tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita
acara pemindahan arsip;
4. Sesegera

mungkin

harus

menata

dan

menyimpan

arsip

yang

dipindahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat
arsip;
5. Menata arsip inaktif berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli;
6. Menata arsip inaktif melalui kegiatan:
a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi arsip; dan
c. Penyusunan daftar arsip inaktif.
7. Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip;
b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip;
d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip;
f. Kurun waktu;
g. Jumlah;
h. Keterangan (media simpan arsip dan kondisi fisik arsip); dan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 i. Lokasi simpan.
8. Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip inaktif yang
disimpan di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan
dan penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan
dengan cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan
media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
berdasarkan

ketentuan

perundang-undangan.

Alih

media

arsip

dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
10. Mengkoordinasikan

pelaksanaan

alih

media

termasuk

pemberian

autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil
alih media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang
ditunjuk olehnya.
11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan
yang sekurang-kurangnya memuat:
a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan;
c. Jenis media;
d. Jumlah arsip;
e. Keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan
g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit
kearsipan.
12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,
yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang:
a. Unit pengolah;
b. Nomor urut;
c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip; dan
e. Kurun waktu.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -

FLOWCHART MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
Start

Unit Kearsipan mengingatkan secara
periodik untuk memindahkan arsip inaktif
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

Unit Pengolah
membuat daftar arsip
inaktif yang akan
dipindahkan

Daftar tidak
memenuhi
syarat.

Verifikasi Unit
Pengolah
Daftar memenuhi
syarat

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan
Unit Pengolah mengenai persyaratan
administrasi pemindahan (berita acara
& daftar arsip inaktif yang telah
diverifikasi)
Daftar arsip dan
fisik
tidak sesuai

Unit Kearsipan melakukan pengecekan ulang
untuk kesesuaian daftar arsip dan fisiknya

Daftar arsip dan
fisik
sesuai

Unit Kearsipan menata
arsip sesuai dengan
daftarnya

Unit Kearsipan
menyimpan arsip yang
dihasilkan dari kegiatan
pemindahan

End.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -

B. Pengolahan dan Penyajian Arsip Dinamis Menjadi Informasi Publik

Unit Kearsipan:
1. Bertanggung jawab mengkoordinasikan pembuatan daftar berkas dan
daftar isi berkas arsip aktif yang berasal dari unit pengolah;
2. Bertanggung

jawab untuk mengolah daftar arsip aktif dan inaktif

menjadi informasi publik.

Hasil pengolahan informasi tersebut

dikelompokkan berdasarkan tema tertentu menjadi informasi arsip
tematik;
3. Menyerahkan informasi arsip tematik secara berkala kepada unit
pelayanan

informasi

publik

guna

kepentingan

penyediaan

dan

pelayanan informasi publik; dan
4. Menentukan klasifikasi keamanan dan akses arsip sesuai dengan
Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pedoman Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
Mekanisme pengolahan arsip menjadi informasi untuk publik, dapat dilihat
dari skema-skema berikut:

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 FLOWCHART MEKANISME PENGOLAHAN & PENYAJIAN ARSIP DINAMIS
MENJADI INFORMASI PUBLIK

Start

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan Unit
Pengolah untuk pembuatan daftar berkas
& daftar isi berkas

Unit Kearsipan mengolah daftar
arsip aktif & inaktif menjadi
informasi publik

Informasi untuk publik tersebut
dikelompokkan berdasarkan tema tertentu
menjadi informasi arsip tematik

Unit Kearsipan
menyerahkan informasi
arsip tematik kepada
unit pelayanan
informasi publik

Unit Kearsipan menentukan klasifikasi keamanan & akses arsip
sesuai PerKa ANRI No.26 Tahun 2011 tentang Pedoman Sistem
Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

End.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 C.

Koordinasi

Pembuatan

Daftar,

Pemberkasan

Dan

Pelaporan,

Serta

Penyerahan Arsip Terjaga
Unit Kearsipan:
1. Berkewajiban mengingatkan unit pengolah secara berkala untuk
melaporkan daftar arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga;
2. Mengkoordinasikan pemberkasan arsip terjaga yang ada di unit
pengolah untuk dilaporkan ke ANRI, melalui kegiatan:
a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi arsip; dan
c. Penyusunan daftar arsip terjaga
3. Mengkoordinasikan pembuatan salinan autentik arsip terjaga untuk
diserahkan ke ANRI sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 18
Tahun 2011 tentang Tata Cara Pembuatan Daftar, Pemberkasan dan
Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 FLOWCHART MEKANISME KOORDINASI PEMBUATAN DAFTAR,
PEMBERKASAN DAN PLAPORAN, SERTA PENYERAHAN ARSIP TERJAGA

Start

Unit Kearsipan mengingatkan Unit Pengolah untuk
secara berkala melaporkan daftar arsip terjaga

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan Unit
Pengolah untuk memberkaskan arsip terjaga

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan Unit Pengolah
untuk melaporkan daftar arsip terjaga ke ANRI

Unit Kearsipan dengan Unit Pengolah untuk membuat salinan autentik asip
terjaga untuk diserahkan ke ANRI

End.

D. Pemusnahan Arsip
Unit Kearsipan:
1. Melakukan penyusunan daftar arsip inaktif yang akan diusulkan
musnah;
2. Mengkoordinasikan

pembentukan

tim

penilai

arsip,

yang

akan

melakukan verifikasi dan penilaian terhadap daftar arsip inaktif usul
musnah;
3. Mengkomunikasikan daftar arsip inaktif usul musnah dengan unit
pengolah untuk dimintakan persetujuannya;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 20 4. Menyiapkan rekomendasi arsip yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dan disampaikan melalui panitia penilai arsip kepada
pimpinan lembaga negara;
5. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan dengan ANRI dengan
mempersiapkan

surat

permohonan

persetujuan

pemusnahan

dari

pimpinan lembaga negara yang dilampiri:
a. Daftar arsip usul musnah; dan
b. Hasil rekomendasi dari panitia penilai arsip lembaga Negara.
6. Berkoordinasi dengan unit hukum dan/atau pengawas internal untuk
menjadi saksi dalam pelaksanaan pemusnahan arsip;
7. Menyiapkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan arsip;
8. Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan arsip;
9. Wajib menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan

pemusnahan

arsip, yang terdiri dari:
a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan
penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan
musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip;
f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
g. Berita acara pemusnahan arsip; dan
h. Daftar arsip yang dimusnahkan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 21 FLOWCHART MEKANISME PEMUSNAHAN ARSIP
Start

Unit Kearsipan menyusun daftar arsip inaktif yang
diusulkan musnah

Unit Kearsipan berkoordinasi membentuk tim penilai

Unit Kearsipan mengkomunikasikan dengan Unit
Pengolah daftar arsip inaktif usul musnah
untuk dimintakan persetujuan

Unit Kearsipan menyiapkan rekomendasi arsip
yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan ANRI untuk pelaksanaan pemusnahan

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan Unit Hukum dan/atau Pengawas Internal
untuk menjadi saksi dalam pemusnahan arsip

Unit Kearsipan menyiapkan daftar arsip musnah & berita acara pemusnahan

Melaksanakan pemusnahan

Unit Kearsipan menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan pemusnahan

End.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 22 E. Penyerahan Arsip

Unit Kearsipan:
1. Mempunyai kewajiban melakukan penyeleksian dan pembuatan daftar
arsip usul serah dengan syarat sebagai berikut:
a. Memiliki nilai guna kesejarahan;
b. Telah habis masa retensinya; dan/atau
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
2. Wajib membentuk panitia penilaian arsip untuk melakukan penilaian
terhadap arsip usul serah;
3. Menyiapkan surat pemberitahuan penyerahan arsip statis oleh pimpinan
lembaga negara kepada Kepala ANRI disertai dengan pernyataan dari
pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik,
terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
4. Mengusulkan penetapan arsip yang akan diserahkan kepada pimpinan
lembaga;
5. Mengkoordinasikan pelaksanakan serah terima arsip statis kepada
Kepala ANRI;
6. Melengkapi pelaksanaan serah terima itu disertai dengan berita acara
penyerahan dan daftar arsip statis;
7. Wajib menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan

penyerahan

arsip statis, yang terdiri dari:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk
diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d. Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
e. Surat

pernyataan

dari

pimpinan

lembaga

bahwa

arsip

yang

diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
f.

Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
penyerahan arsip statis;

g. Berita acara penyerahan arsip statis; dan
h. Daftar arsip statis yang diserahkan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 23 FLOWCHART MEKANISME PENYERAHAN ARSIP STATIS
KE ARSIP NASIONAL RI
Start

Unit Kearsipan melakukan seleksi & pembuatan
daftar arsip usul serah

Unit Kearsipan membentuk panitia penilaian arsip
untuk usul serah

Unit Kearsipan menyiapkan surat pemberitahuan
penyerahan arsip statis

Unit Kearsipan mengusulkan penetapan arsip yang akan diserahkan
kepada Pimpinan Lembaga

Unit Kearsipan berkoordinasi dengan ANRI dalam pelaksanaan serah terima
arsip

Unit Kearsipan melengkapi pelaksanaan serah terima dengan berita acara
penyerahan dan daftar arsip statis

Unit Kearsipan wajib menyimpan arsip yang tercipta dari kegiatan
penyerahan arsip

End.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 24 F. Pembinaan Kearsipan

Unit Kearsipan:
1. Bertanggung jawab terhadap pembinaan sistem pengelolaan arsip
di lingkungan lembaga negara;
2. Mengkoordinasikan penyusunan SOP kearsipan lembaga yang meliputi:
a. Pedoman kebijakan pengelolaan arsip;
b. Pedoman tata naskah dinas;
c. Pedoman pengurusan surat;
d. Pedoman pengelolaan arsip aktif;
e. Pedoman pengelolaan arsip inaktif;
f. Pedoman pengelolaan arsip vital;
g. Pedoman pengelolaan arsip terjaga;
h. Pedoman pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip;
i. Pedoman klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis;
j. Pedoman penyusutan arsip; dan
k. Pedoman

sarana

pendukung

implementasi

standar

operasional

prosedur.
3. Mengkoordinasikan implementasi SOP kearsipan pada setiap unit
pengolah di lingkungan lembaga negara;
4. Mengkoordinasikan ketersediaan prasana dan sarana di lingkungan
lembaga kearsipan;
5. Bertanggung jawab untuk melakukan pembinaan terhadap sumber daya
manusia kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara, yang
meliputi:
a. Penghitungan formasi kebutuhan Arsiparis/SDM kearsipan untuk
keseluruhan lembaga;
b. Usulan

pengadaan

sesuai

dengan

kebutuhan

Arsiparis/SDM

kearsipan untuk keseluruhan lembaga;
c. Penyebaran/penempatan

Arsiparis/SDM

kearsipan

untuk

keseluruhan lembaga; dan
d. Pembinaan

terhadap

jabatan

fungsional

Arsiparis

mulai

dari

penempatan Arsiparis, beban kerja Arsiparis, penghitungan angka
kredit, kenaikan pangkat, dan diklat bagi Arsiparis.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 25 5) Evaluasi Kearsipan
Unit Kearsipan:
1. Bertanggung

jawab

melakukan

evaluasi

secara

berkala

terhadap

penyelenggaraan kearsipan lembaga negara, yang meliputi:
a. Sistem pengelolaan arsip;
b. Prasarana dan sarana kearsipan;
c. Sumber daya manusia kearsipan; dan
d. Pendanaan kearsipan.
2. Menyusun laporan evaluasi secara berkala dan menyampaikannya
kepada pimpinan lembaga dengan tembusan kepada unit pengolah di
lingkungan lembaga negara.

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

M.ASICHIN