PANDUAN VERVALPD SMPSMASMK MARET 2017
VERIFIKASI & VALIDASI NISN
MELALUI APLIKASI VERVALPD
LO GIN OPERATOR SEKOLAH
SMP/SMA/SMK
http://vervalpd.data.kemdikbud.go.id/
PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2017
HOME
tampilan di akun Operator Sekolah
Diagram Pie menggambarkan kondisi data di sekolah (data referensi, residu, belum memiliki
NISN/mutasi, invalid), sesuai data hasil sinkronisasi dari Aplikasi Dapodik.
Progress harian menggambarkan aktivitas operator sekolah per hari.
REFERENSI (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
Referensi : Aktif >>>> Data siswa aktif sesuai data Dapodik tahun ajaran berjalan.
Lulusan >> Data lulusan tahun ajaran sebelumnya (new).
Menampilkan data peserta didik yang sudah memiliki NISN valid.
REFERENSI (aktif)
tampilan di akun Operator Sekolah
Pembaruan pada fitur ini adalah dihilangkannya fitur UNMATCH
Operator Sekolah harus lebih teliti dan berhati-hati ketika mengelola data residu (MATCH atau NOT MATCH)
karena data residu yang sudah menjadi data referensi tidak akan bisa dikembalikan lagi ke residu seperti
pada versi sebelumnya.
REFERENSI (lulusan)
tampilan di akun Operator Sekolah
Fitur baru - Referensi Lulusan
Menampilkan data peserta didik yang sudah diluluskan dari Aplikasi Dapodik pada tahun ajaran
sebelumnya, baik yang sudah sudah/belum memiliki NISN yang valid.
RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
RESIDU
Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10
yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di Aplikasi Dapodik sudah dientrikan NISN.
Data juga akan dianggap sebagai residu jika ada perbedaan entri 4 variabel (NISN, Nama, tempat, dan
tanggal lahir) antara data Dapodik dan Arsip NISN.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik data peserta didik, maka sistem VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database Arsip NISN
Langkah 2
Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-1),
identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
Konsep verifikasi dan validasi data residu
Mencari data pembanding yang mirip/sesuai.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-1) tidak mirip/tidak sesuai, lakukan pencarian data
pembanding selanjutnya dengan menekan tombol SEARCH NEXT.
Pencarian data pembanding
Sistem VervalPD bisa melakukan pencarian data pembanding sebanyak 5x pencarian
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 4
Identifikasi kembali kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-2),
identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
Konsep verifikasi dan validasi data residu
Mencari data pembanding yang mirip/sesuai, tidak harus sama persis.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol MATCH.
Dengan menekan tombol MATCH, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN
dari data pembanding, dan hilang dari residu.
Mekanisme MATCH
Data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN yang di-MATCH-kan dari data pembanding,
penulisan data yang berpindah ke Referensi Aktif akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber
dari Dapodik, bukan berdasarkan penulisan dari data pembanding (Arsip NISN).
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 6
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) juga tidak mirip/tidak sesuai, klik SEARCH NEXT demikian
seterusnya hingga pencarian terakhir yaitu pencarian ke-5 untuk mencari data pembanding yang mirip/sesuai.
Jika dari ke-5 opsi data pembanding (pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol NOT MATCH.
Dengan menekan tombol NOT MATCH, secara otomatis sistem VervalPD akan memberikan NISN baru untuk data peserta
didik yang dimaksud. Data kemudian akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru, dan hilang dari residu.
Mekanisme NOT MATCH
Tombol NOT MATCH akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa digunakan.
Dengan mekanisme ini data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru yang dibuatkan
oleh sistem VervalPD.
HAL-HAL PENTING TERKAIT RESIDU
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MELAKUKAN VERIFIKASI DAN VALIDASI NISN UNTUK DATA RESIDU:
Setiap NISN yang dientrikan di Dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input
antara data Dapodik dan data Arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.
Seluruh data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu-persatu oleh Operator Sekolahnya langsung.
Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database Arsip NISN
yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Jika ditampilkan data yang mirip/sesuai dengan peserta didik yang dimaksud, pilih
MATCH. Namun jika tidak ditemukan data yang mirip/sesuai dari database Arsip NISN, pilih NOT MATCH.
Kemiripan/kesesuaian data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi Operator Sekolah terhadap variabel:
Nama – Tempat Lahir – Tanggal Lahir – Nama Ibu Kandung Peserta Didik.
Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu
harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (MATCH atau NOT MATCH), tidak boleh dibiarkan di Residu.
Jika tidak menemukan N)SN yang diinginkan dari data pembanding pencarian 1 s/d 5 , klik NOT MATCH saja, ajukan
pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru. Setelah itu jika
masih merasa bahwa NISN baru tidak sesuai dengan NISN di dokumen sebelumnya (misal ijazahnya), ajukan perubahan
NISN melalui fitur Edit NISN.
BELUM MEMILIKI NISN (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
Fitur Belum Memiliki NISN
Fitur baru ini menampilkan peserta didik mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 (SMP), dan kelas 11 dan 12
(SMA/SMK) yang belum memiliki NISN yang valid dari jenjang/sekolah sebelumnya.
Status Validasi ada 2 kategori : Siswa baru Kelas 1* dan Mutasi Siswa.
*Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.
HAL-HAL PENTING TERKAIT BELUM MEMILIKI NISN
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN PADA FITUR BELUM MEMILIKI NISN:
Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di Dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan
ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD.
Untuk status validasi Siswa Baru Kelas 1 , Operator Sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak
ada pengerjaan apapun dari Aplikasi VervalPD.*
Setiap peserta didik baru kelas 1 akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan, Operator Sekolah
harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari Aplikasi Dapodik maksimal tanggal
30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data, maka peserta didik kelas 1
akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya.
Untuk status validasi Mutasi Siswa , Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data peserta didik tetap tampil di fitur
ini, dan harus segera di proses. Semua data Mutasi Siswa harus diproses oleh Operator Sekolah, tidak boleh dibiarkan di
Belum Memiliki NISN.
Konsep penyelesaian Mutasi Siswa adalah dengan mencari data peserta didik yang bersangkutan di sekolah asal/sebelumnya.
*Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 1
Klik tulisan MUTASI SISWA
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 2
Cari data siswa mutasi di sekolah asal.
(syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal)
Cara mencari data siswa mutasi di sekolah asal :
Pilih nama PROPINSI dari sekolah asal,
Pilih nama KABUPATEN/KOTA dari sekolah asal, dan
Pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI
(http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)
ACUAN NPSN DALAM MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
Acuan NPSN
Perhatikan :
Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI
(http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 3-A
Jika data sekolah dan data siswa ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik PILIH SISWA
Setelah proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi,
pada menu MUTASI >> Siswa Ditemukan
DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI
tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Ditemukan
Data Lama : Data siswa di sekolah asal (sekolah sebelumnya)
Data Baru : Data siswa di Dapodik sekolah saat ini
Wewenang Operator Dinas Pendidikan
Approve >>> setujui proses mutasi jika data lama dan baru mirip/sesuai. Setelah proses approve, data akan kembali
ke sekolah, pada menu Referensi (Valid).
Reject >> tolak proses mutasi jika data lama dan data baru sangat berbeda (ada indikasi mengambil NISN siswa lain
atau jika proses mutasi yang dilakukan Operator Sekolah keliru). Sertakan alasan penolakan.
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
B2
LANGKAH 3-B
B1 --- Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik PILIH SEKOLAH
B2 --- Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik TIDAK DITEMUKAN
Setelah salah satu proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan
Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan
DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI
tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan
Wewenang Operator Dinas Pendidikan
Approve >>> setujui proses mutasi. Jika hasil verifikasi data secara manual sudah dinas terima dan sudah
dikonfirmasi sekolah. Setelah proses approve oleh dinas , maka data akan diteruskan dan masuk ke
daftar antrian PDSPK.
Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi dinas menemukan kejanggalan atau kekeliruan yang dilakukan
oleh Operator Sekolah. Sertakan alasan penolakan. Data akan kembali ke sekolah, pada menu Belum
Memiliki NISN.
DI PROSES OLEH PDSPK
tampilan di akun Pusat/PDSPK
Wewenang PDSPK
Approve >>> setujui proses mutasi. Data siswa akan di verifikasi ulang oleh PDSPK dan NISN untuk siswa mutasi
sebagai hasil verifikasi PDSPK akan dikembalikan ke sekolah, pada menu Referensi (valid).
Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi ditemukan kekeliruan yang dilakukan Operator Sekolah. Diberikan
alasan penolakan. Data siswa akan kembali ke sekolah, pada menu Belum Memiliki NISN.
STATUS PENGAJUAN MUTASI (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
STATUS PENGAJUAN MUTASI
Menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui aplikasi VervalPD. Untuk mengetahui
pengajuan mutasi sudah sejauh mana proses approvalnya.
DATA INVALID(new)
tampilan di akun Operator Sekolah
DATA INVALID
Fitur ini menampilkan data-data yang tidak valid, dilihat dari sisi Data Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur
pengisian/entri data peserta didik di Dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut
melalui fitur ini. Contohnya: ketidaklengkapan pengisian variabel data peserta didik, tanggal masuk sekolah untuk
siswa mutasi tidak valid, kesalahan penentuan registrasi masuk rombel dan lain-lain.
EDIT DATA
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT DATA
Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD.
Ada 2 jenis EDIT DATA:
1. Edit NISN.
2. Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin dan Nama ibu kandung peserta didik).
EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT NISN
NISN yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik tombol PILIH SISWA.
Langkah 2
Pilih data peserta didik yang
akan di EDIT NISN-nya, lalu
Klik tombol OK.
EDIT NISN
NISN yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa
diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang
tercantum di Ijazah sebelumnya.
Langkah 4
Lampirkan/upload scan Ijazah
sesuai ketentuan.
SCAN DOKUMEN
Dokumen yang diijinkan berupa Ijazah, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran
maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Klik tombol PENGAJUAN
PERUBAHAN.
Tombol Batal digunakan untuk
menggagalkan proses pengajuan
perubahan NISN.
Setelah menekan tombol
PENGAJUAN PERUBAHAN, maka
data akan mengalir masuk ke
daftar antrian pusat untuk
proses persetujuan admin
PDSPK. Operator Sekolah bisa
mengecek sejauh mana proses
pengajuannya (sudah
disetujui/ditolak) melalui Status
di fitur Edit Data VervalPD.
PENGAJUAN PERUBAHAN NISN
Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke pusat.
Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai
EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT IDENTITAS
Data peserta didik yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan. Variabel identitas
yang bisa diajukan perubahan dari VervalPD meliputi:
Nama – Tempat Lahir – Tanggal Lahir – Jenis Kelamin – Nama Ibu Kandung
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik tombol PILIH SISWA.
Langkah 2
Pilih data peserta didik yang
akan di EDIT IDENTITAS-nya,
lalu Klik tombol OK.
EDIT IDENTITAS
Identitas peserta didik yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data
Residu tidak bisa diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum
di akte kelahiran peserta didik.
Seluruh variabel identitas harus diisi lengkap meski hanya satu
atau dua variabel saja yang sebenarnya akan diajukan
perubahan.
Langkah 4
Lampirkan/upload scan Ijazah
sesuai ketentuan.
SCAN DOKUMEN
Dokumen yang diijinkan berupa Akte kelahiran atau Surat Keterangan lahir, upayakan scan dari dokumen asli, file
ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN.
Tombol Batal digunakan untuk
menggagalkan proses pengajuan
perubahan identitas.
Setelah menekan tombol PENGAJUAN
PERUBAHAN, maka data akan mengalir
masuk ke daftar antrian Dinas untuk proses
persetujuan admin Dinas Pendidikan
tingkat Kab/Kota terkait. Operator Sekolah
bisa mengecek sejauh mana proses
pengajuannya (sudah disetujui/ditolak)
melalui Status di fitur Edit Data VervalPD.
PENGAJUAN PERUBAHAN IDENTITAS
Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke Dinas.
Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai
STATUS EDIT DATA
tampilan di akun Operator Sekolah
STATUS EDIT DATA
Menampilkan informasi terkait pengajuan perubahan (EDIT DATA) yang telah diajukan Operator Sekolah. Melihat
sejauh mana pengajuan perubahannya, sudah berhasil diajukan atau belum, kapan diajukan, sudah disetujui atau
belum, kapan disetujui/ditolak, atau pun ditolak dengan alasan apa.
FAQ |
f r e q u e n t l y
a s k e d
q u e s t i o n
1.
Kenapa data siswa hilang setelah Operator Sekolah menyelesaikan proses pengajuan mutasi?
Jawab:
Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di Dinas Pendidikan Kab/Kota dan
PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa Operator Sekolah kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi.
2.
Apa yang harus dilakukan Operator Sekolah setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data siswa sudah hilang dari
menu Belum Memiliki NISN?
Jawab :
Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Jika belum, segera
konfirmasi ke Dinas Pendidikan Kab/Kota (Operator Dinas), bawa serta dokumen mutasi siswa untuk proses verifikasi ulang
oleh Operator Dinas (verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan Dinas masing-masing).
3.
Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK tidak
sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya?
Jawab:
jika NISN hasil approval Dinas Pendidikan/PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan Operator
Sekolah mengajukan edit NISN melalui menu EDIT DATA / PENGAJUAN >> NISN.
4.
Apa yang harus dilakukan oleh Operator Sekolah jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi
status validasinya bukan Mutasi Siswa melainkan Belum Memiliki NISN padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi?
Jawab:
Perbaiki data siswa melalui aplikasi Dapodik terlebih dahulu. Keluarkan data siswa tersebut dari rombel lalu masukkan lagi
kedalam rombelnya, dengan memilih registrasi masuk : MUTASI. Simpan perbaikan lalu sinkronisasi ulang Dapodiknya.
Tunggu 1 hari hingga status validasi siswa di aplikasi VervalPD berubah menjadi Mutasi Siswa .
Setelah status validasi berubah, silakan Operator Sekolah memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.
MELALUI APLIKASI VERVALPD
LO GIN OPERATOR SEKOLAH
SMP/SMA/SMK
http://vervalpd.data.kemdikbud.go.id/
PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2017
HOME
tampilan di akun Operator Sekolah
Diagram Pie menggambarkan kondisi data di sekolah (data referensi, residu, belum memiliki
NISN/mutasi, invalid), sesuai data hasil sinkronisasi dari Aplikasi Dapodik.
Progress harian menggambarkan aktivitas operator sekolah per hari.
REFERENSI (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
Referensi : Aktif >>>> Data siswa aktif sesuai data Dapodik tahun ajaran berjalan.
Lulusan >> Data lulusan tahun ajaran sebelumnya (new).
Menampilkan data peserta didik yang sudah memiliki NISN valid.
REFERENSI (aktif)
tampilan di akun Operator Sekolah
Pembaruan pada fitur ini adalah dihilangkannya fitur UNMATCH
Operator Sekolah harus lebih teliti dan berhati-hati ketika mengelola data residu (MATCH atau NOT MATCH)
karena data residu yang sudah menjadi data referensi tidak akan bisa dikembalikan lagi ke residu seperti
pada versi sebelumnya.
REFERENSI (lulusan)
tampilan di akun Operator Sekolah
Fitur baru - Referensi Lulusan
Menampilkan data peserta didik yang sudah diluluskan dari Aplikasi Dapodik pada tahun ajaran
sebelumnya, baik yang sudah sudah/belum memiliki NISN yang valid.
RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
RESIDU
Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10
yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di Aplikasi Dapodik sudah dientrikan NISN.
Data juga akan dianggap sebagai residu jika ada perbedaan entri 4 variabel (NISN, Nama, tempat, dan
tanggal lahir) antara data Dapodik dan Arsip NISN.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik data peserta didik, maka sistem VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database Arsip NISN
Langkah 2
Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-1),
identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
Konsep verifikasi dan validasi data residu
Mencari data pembanding yang mirip/sesuai.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-1) tidak mirip/tidak sesuai, lakukan pencarian data
pembanding selanjutnya dengan menekan tombol SEARCH NEXT.
Pencarian data pembanding
Sistem VervalPD bisa melakukan pencarian data pembanding sebanyak 5x pencarian
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 4
Identifikasi kembali kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-2),
identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
Konsep verifikasi dan validasi data residu
Mencari data pembanding yang mirip/sesuai, tidak harus sama persis.
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol MATCH.
Dengan menekan tombol MATCH, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN
dari data pembanding, dan hilang dari residu.
Mekanisme MATCH
Data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN yang di-MATCH-kan dari data pembanding,
penulisan data yang berpindah ke Referensi Aktif akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber
dari Dapodik, bukan berdasarkan penulisan dari data pembanding (Arsip NISN).
CARA MENYELESAIKAN RESIDU
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 6
Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) juga tidak mirip/tidak sesuai, klik SEARCH NEXT demikian
seterusnya hingga pencarian terakhir yaitu pencarian ke-5 untuk mencari data pembanding yang mirip/sesuai.
Jika dari ke-5 opsi data pembanding (pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol NOT MATCH.
Dengan menekan tombol NOT MATCH, secara otomatis sistem VervalPD akan memberikan NISN baru untuk data peserta
didik yang dimaksud. Data kemudian akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru, dan hilang dari residu.
Mekanisme NOT MATCH
Tombol NOT MATCH akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa digunakan.
Dengan mekanisme ini data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru yang dibuatkan
oleh sistem VervalPD.
HAL-HAL PENTING TERKAIT RESIDU
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MELAKUKAN VERIFIKASI DAN VALIDASI NISN UNTUK DATA RESIDU:
Setiap NISN yang dientrikan di Dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input
antara data Dapodik dan data Arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.
Seluruh data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu-persatu oleh Operator Sekolahnya langsung.
Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database Arsip NISN
yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Jika ditampilkan data yang mirip/sesuai dengan peserta didik yang dimaksud, pilih
MATCH. Namun jika tidak ditemukan data yang mirip/sesuai dari database Arsip NISN, pilih NOT MATCH.
Kemiripan/kesesuaian data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi Operator Sekolah terhadap variabel:
Nama – Tempat Lahir – Tanggal Lahir – Nama Ibu Kandung Peserta Didik.
Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu
harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (MATCH atau NOT MATCH), tidak boleh dibiarkan di Residu.
Jika tidak menemukan N)SN yang diinginkan dari data pembanding pencarian 1 s/d 5 , klik NOT MATCH saja, ajukan
pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru. Setelah itu jika
masih merasa bahwa NISN baru tidak sesuai dengan NISN di dokumen sebelumnya (misal ijazahnya), ajukan perubahan
NISN melalui fitur Edit NISN.
BELUM MEMILIKI NISN (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
Fitur Belum Memiliki NISN
Fitur baru ini menampilkan peserta didik mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 (SMP), dan kelas 11 dan 12
(SMA/SMK) yang belum memiliki NISN yang valid dari jenjang/sekolah sebelumnya.
Status Validasi ada 2 kategori : Siswa baru Kelas 1* dan Mutasi Siswa.
*Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.
HAL-HAL PENTING TERKAIT BELUM MEMILIKI NISN
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN PADA FITUR BELUM MEMILIKI NISN:
Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di Dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan
ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD.
Untuk status validasi Siswa Baru Kelas 1 , Operator Sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak
ada pengerjaan apapun dari Aplikasi VervalPD.*
Setiap peserta didik baru kelas 1 akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan, Operator Sekolah
harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari Aplikasi Dapodik maksimal tanggal
30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data, maka peserta didik kelas 1
akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya.
Untuk status validasi Mutasi Siswa , Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data peserta didik tetap tampil di fitur
ini, dan harus segera di proses. Semua data Mutasi Siswa harus diproses oleh Operator Sekolah, tidak boleh dibiarkan di
Belum Memiliki NISN.
Konsep penyelesaian Mutasi Siswa adalah dengan mencari data peserta didik yang bersangkutan di sekolah asal/sebelumnya.
*Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 1
Klik tulisan MUTASI SISWA
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 2
Cari data siswa mutasi di sekolah asal.
(syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal)
Cara mencari data siswa mutasi di sekolah asal :
Pilih nama PROPINSI dari sekolah asal,
Pilih nama KABUPATEN/KOTA dari sekolah asal, dan
Pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI
(http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)
ACUAN NPSN DALAM MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
Acuan NPSN
Perhatikan :
Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI
(http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php)
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
LANGKAH 3-A
Jika data sekolah dan data siswa ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik PILIH SISWA
Setelah proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi,
pada menu MUTASI >> Siswa Ditemukan
DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI
tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Ditemukan
Data Lama : Data siswa di sekolah asal (sekolah sebelumnya)
Data Baru : Data siswa di Dapodik sekolah saat ini
Wewenang Operator Dinas Pendidikan
Approve >>> setujui proses mutasi jika data lama dan baru mirip/sesuai. Setelah proses approve, data akan kembali
ke sekolah, pada menu Referensi (Valid).
Reject >> tolak proses mutasi jika data lama dan data baru sangat berbeda (ada indikasi mengambil NISN siswa lain
atau jika proses mutasi yang dilakukan Operator Sekolah keliru). Sertakan alasan penolakan.
CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA
tampilan di akun Operator Sekolah
B2
LANGKAH 3-B
B1 --- Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik PILIH SEKOLAH
B2 --- Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik TIDAK DITEMUKAN
Setelah salah satu proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan
Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan
DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI
tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan
Wewenang Operator Dinas Pendidikan
Approve >>> setujui proses mutasi. Jika hasil verifikasi data secara manual sudah dinas terima dan sudah
dikonfirmasi sekolah. Setelah proses approve oleh dinas , maka data akan diteruskan dan masuk ke
daftar antrian PDSPK.
Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi dinas menemukan kejanggalan atau kekeliruan yang dilakukan
oleh Operator Sekolah. Sertakan alasan penolakan. Data akan kembali ke sekolah, pada menu Belum
Memiliki NISN.
DI PROSES OLEH PDSPK
tampilan di akun Pusat/PDSPK
Wewenang PDSPK
Approve >>> setujui proses mutasi. Data siswa akan di verifikasi ulang oleh PDSPK dan NISN untuk siswa mutasi
sebagai hasil verifikasi PDSPK akan dikembalikan ke sekolah, pada menu Referensi (valid).
Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi ditemukan kekeliruan yang dilakukan Operator Sekolah. Diberikan
alasan penolakan. Data siswa akan kembali ke sekolah, pada menu Belum Memiliki NISN.
STATUS PENGAJUAN MUTASI (new)
tampilan di akun Operator Sekolah
STATUS PENGAJUAN MUTASI
Menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui aplikasi VervalPD. Untuk mengetahui
pengajuan mutasi sudah sejauh mana proses approvalnya.
DATA INVALID(new)
tampilan di akun Operator Sekolah
DATA INVALID
Fitur ini menampilkan data-data yang tidak valid, dilihat dari sisi Data Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur
pengisian/entri data peserta didik di Dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut
melalui fitur ini. Contohnya: ketidaklengkapan pengisian variabel data peserta didik, tanggal masuk sekolah untuk
siswa mutasi tidak valid, kesalahan penentuan registrasi masuk rombel dan lain-lain.
EDIT DATA
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT DATA
Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD.
Ada 2 jenis EDIT DATA:
1. Edit NISN.
2. Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin dan Nama ibu kandung peserta didik).
EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT NISN
NISN yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik tombol PILIH SISWA.
Langkah 2
Pilih data peserta didik yang
akan di EDIT NISN-nya, lalu
Klik tombol OK.
EDIT NISN
NISN yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa
diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang
tercantum di Ijazah sebelumnya.
Langkah 4
Lampirkan/upload scan Ijazah
sesuai ketentuan.
SCAN DOKUMEN
Dokumen yang diijinkan berupa Ijazah, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran
maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
CARA MENGAJUKAN EDIT NISN
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Klik tombol PENGAJUAN
PERUBAHAN.
Tombol Batal digunakan untuk
menggagalkan proses pengajuan
perubahan NISN.
Setelah menekan tombol
PENGAJUAN PERUBAHAN, maka
data akan mengalir masuk ke
daftar antrian pusat untuk
proses persetujuan admin
PDSPK. Operator Sekolah bisa
mengecek sejauh mana proses
pengajuannya (sudah
disetujui/ditolak) melalui Status
di fitur Edit Data VervalPD.
PENGAJUAN PERUBAHAN NISN
Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke pusat.
Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai
EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
EDIT IDENTITAS
Data peserta didik yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan. Variabel identitas
yang bisa diajukan perubahan dari VervalPD meliputi:
Nama – Tempat Lahir – Tanggal Lahir – Jenis Kelamin – Nama Ibu Kandung
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 1
Klik tombol PILIH SISWA.
Langkah 2
Pilih data peserta didik yang
akan di EDIT IDENTITAS-nya,
lalu Klik tombol OK.
EDIT IDENTITAS
Identitas peserta didik yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data
Residu tidak bisa diajukan perubahan.
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 3
Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum
di akte kelahiran peserta didik.
Seluruh variabel identitas harus diisi lengkap meski hanya satu
atau dua variabel saja yang sebenarnya akan diajukan
perubahan.
Langkah 4
Lampirkan/upload scan Ijazah
sesuai ketentuan.
SCAN DOKUMEN
Dokumen yang diijinkan berupa Akte kelahiran atau Surat Keterangan lahir, upayakan scan dari dokumen asli, file
ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS
tampilan di akun Operator Sekolah
Langkah 5
Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN.
Tombol Batal digunakan untuk
menggagalkan proses pengajuan
perubahan identitas.
Setelah menekan tombol PENGAJUAN
PERUBAHAN, maka data akan mengalir
masuk ke daftar antrian Dinas untuk proses
persetujuan admin Dinas Pendidikan
tingkat Kab/Kota terkait. Operator Sekolah
bisa mengecek sejauh mana proses
pengajuannya (sudah disetujui/ditolak)
melalui Status di fitur Edit Data VervalPD.
PENGAJUAN PERUBAHAN IDENTITAS
Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke Dinas.
Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai
STATUS EDIT DATA
tampilan di akun Operator Sekolah
STATUS EDIT DATA
Menampilkan informasi terkait pengajuan perubahan (EDIT DATA) yang telah diajukan Operator Sekolah. Melihat
sejauh mana pengajuan perubahannya, sudah berhasil diajukan atau belum, kapan diajukan, sudah disetujui atau
belum, kapan disetujui/ditolak, atau pun ditolak dengan alasan apa.
FAQ |
f r e q u e n t l y
a s k e d
q u e s t i o n
1.
Kenapa data siswa hilang setelah Operator Sekolah menyelesaikan proses pengajuan mutasi?
Jawab:
Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di Dinas Pendidikan Kab/Kota dan
PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa Operator Sekolah kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi.
2.
Apa yang harus dilakukan Operator Sekolah setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data siswa sudah hilang dari
menu Belum Memiliki NISN?
Jawab :
Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Jika belum, segera
konfirmasi ke Dinas Pendidikan Kab/Kota (Operator Dinas), bawa serta dokumen mutasi siswa untuk proses verifikasi ulang
oleh Operator Dinas (verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan Dinas masing-masing).
3.
Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK tidak
sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya?
Jawab:
jika NISN hasil approval Dinas Pendidikan/PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan Operator
Sekolah mengajukan edit NISN melalui menu EDIT DATA / PENGAJUAN >> NISN.
4.
Apa yang harus dilakukan oleh Operator Sekolah jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi
status validasinya bukan Mutasi Siswa melainkan Belum Memiliki NISN padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi?
Jawab:
Perbaiki data siswa melalui aplikasi Dapodik terlebih dahulu. Keluarkan data siswa tersebut dari rombel lalu masukkan lagi
kedalam rombelnya, dengan memilih registrasi masuk : MUTASI. Simpan perbaikan lalu sinkronisasi ulang Dapodiknya.
Tunggu 1 hari hingga status validasi siswa di aplikasi VervalPD berubah menjadi Mutasi Siswa .
Setelah status validasi berubah, silakan Operator Sekolah memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.