ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIS
ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
SISTEM PEMINJAMAN
PADA KSP NASARII
TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Analisa Perancangan Sistem Informasi
Disusun Oleh :
Bhaktiar Yuda Prabawarto
(12143065)
Aris Rizal Fatoni
(12140620)
Iqbal Asyifudin
(12143875)
Syarif Hidayatuloh
(12140844)
Agung Nata Sumbada
(12141136)
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BSI PURWOKERTO
KATA PENGANTAR
Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat,
hidayah dan bimbingannya, sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah
ini.
Penulisan makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata
kuliah Analisa Perancangan Sistem Iinformasi.
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat
balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini
jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk
kesempurnaan makalah ini.
Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Purwokerto,
Mei 2016
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar II. 1. Daur Hidup Sistem.......................................................................9
2. Gambar II. 2. Jenis symbol DFD .. ....................................................................10
5. Gambar II. 5. Contoh Proses Input....................................................................13
6. Gambar II. 6. Contoh proses output...................................................................13
7. Gambar II. 7. Contoh proses...............................................................................14
8. Gambar II. 8. Implementasi data store...............................................................15
9. Gambar II. 9. Konsep paket data.......................................................................16
10. Gambar II. 10. Konsep alur data mengumpul.....................................................17
11. Gambar II. 11. Konsep sumber atau tujuan alur data.........................................18
12. Gambar III. 12. Struktur organisasi.....................................................................32
13. Gambar III. 13. Prosedur sistem berjalan............................................................34
14. Gambar III. 14. Diagram Konteks......................................................................35
15. Gambar III. 15. Diagram Nol.............................................................................35
16. Gambar III. 16. Diagram level 1 proses 1..........................................................36
17. Gambar III. 17. Diagram level 1 proses 2..........................................................36
18. Gambar III. 18. Diagram level 1 proses 3..........................................................37
19. Gambar III. 19. Diagram level 1 proses 4..........................................................37
DAFTAR TABEL
1. Tabel II. 1. Klasifikasi Sistem...............................................................................7
2. Tabel II. 2. Hirarki dari form kamus data............................................................19
3. Tabel II. 3. Notasi kamus data.............................................................................26
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen dalam arti yang sangat luas, istilah system informasi yang sering
digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data,
dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk
tidak hanya pada penggunaan organisasi Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda
dari teknologi informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK
dengan system data disuatu sisi dan system aktivitas disisi lain. System
informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung
manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
System informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia,
perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data
dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
organisasi.Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi.
Bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
1.2
Maksud dan Tujuan
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 4 (empat)
jurusan Manajemen Informatika BSI.
2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang sedang
berjalan dalam sebuah perusahaan.
1.3
Metode Penelitian
Dalam penulisan makalah riset penulis menggunakan beberapa metode,
adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.
Pengamatan langsung (Observasi)
Suatu metode yang digunakan untuk mencari dan menggumpulkan data
yang langsung dari sumbernya dengan cara pengamatan langsung ke
tempat objek riset.
2.
Wawancara (Interview)
Suatu metode pegumpulan data dengan melakukan pengumpulan data
dengan tanya jawab mengenai keterangan yang diperlukan untuk bahan
penulisan makalah.
1.4
Ruang Lingkup
Penyajian dan analisa yang dilakukan berdasarkan data yang ada pada
hasil penelitian pada perusahaan KSP NASARI yang kami riset, maupun
pihak yang terkait dalam masalah ini. Penulis akan membatasi ruang lingkup
penelitian pada masalah sistem kredit dan simpanan perusahaan.
Ruang lingkup meliputi :
• Sejarah KSP NASARI
• Struktur Organisasi KSP NASARI
• Prosedur Sistem Berjalan KSP NASARI
• Pemberian kredit anggota lama dan anggota baru
• Prosedur pemberian kredit
• Data Flow Diagram
• Kamus Data
• Spesifikasi Dokumen masukan dan keluaran
1.5
Sistematika Penulisan
Cara penulisan dalam makalah ini terdiri dari empat bab, dan setiap bab
yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan satu sama lain. Adapun
sistematika penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini menerangkan mengenai latar belakang pemilihan judul,maksud
dan tujuan dari penulisan makalah ini, metode penelitian yang dilakukan
untuk mendapat data-data yang dibutuhkan, ruang lingkup dan sistematika
penulisan tiap-tiap bab.
2. BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar dari sistem dan
peralatan pendukung (tool system) yang meliputi diagram alir data (DAD)
dan kamus data.
3. BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini berisikan umum,profil perusahaan, stuktur organisasi, prosedur
sistem berjalan diagram alir data, kamus data sistem berjalan.
4. BAB IV
PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan tentang beberapa kesimpulan akhir dari sistem yang
ada dan saran-saran yang berisikan mengenai hal-hal yang terdapat dalam
makalah ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
Pengertian Sistem
1.
Menurut Gordon B. Davis :
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat,
konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan
yang sama.
2.
Menurut Raymond Mc. Leod :
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau
kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang
dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan
untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
1.
Mempunyai Komponen (components)
komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen dapat berupa benda nyata ataupun
abstrak.Komponen sistem disebut juga sebagai subsistem, dapat berupa
orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat dalam sistem.
2.
Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk
menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan scope
tinjauan terhadap sistem.
3.
Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan
sistem
dapat
menguntungkan
ataupun
merugikan.
Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan
untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem
yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal
mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4.
Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka (interface)
merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas
menjembatani
hubungan
antar
komponen
dalam
sistem.
Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap
komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing komponen.
5.
Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih
lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6.
Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran
utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna
bagi para pemakainya. Pengolahan dapat berupa program aplikasi
komputer
yang
kemudian
dikembangkan
untuk
keperluan
khusus.Dimana program aplikasi tersebut mampu menerima masukan,
mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan
kebutuhan para pemakai.
7.
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8.
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama
dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.
Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistemadalah apa yang ingin
dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan
tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem
untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, tahapan merupakan
hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian
tujuan.
9.
Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses
dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi
masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat
dirancang dandikembangkan secara terprogram.
10.
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya
penyimpangan proses
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
dalam sistem dan
KLASIFIKASI SISTEM
Tujuan suatu sistem :
1.
Untuk memudahkan pengenalan sistem
2.
Untuk mencapai suatu tujuan atau mencapai sasaran
Abstract System
Vs
Physical System
Natural System
Vs
Human Made System
Deterministic System
Vs
Probabilistic System
Opened System
Vs
Closed System
Tabel 1. Klasifikasi system
1.
Sistem abstrak (Abstract System)
Sistem yang berupa pemikiran atau ide ide yang tidak ada secara fisik.
Contoh: sistem teologi
Sistem Fisik (Phisical System)
Merupakan sistem yang ada secara fisik.
contoh : sistem komputer
2.
Sistem alamiah (Natural System)
Sistem yang terjadi melalui proses alam , tidak di buat oleh manusia.
Contoh : Rotasi Bumi
Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara
Manusia dengan mesin.
3. Determinan Sistem (Sistem tertentu)
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
Contoh :Komputer
Probabilistik Sistem (Sistem tak tentu)
Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
Kemungkinan (Probabilitas)
Contoh :sistem prakiraan ramalan cuaca
4. Sistem tertutup (Closed system)
Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya serta bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.
Contoh : Assembling System/Sistem perakitan
Sistem Terbuka (Opened System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
contoh :sistem administrasi kepegawaian.
KLASIFIKASI SISTEM DARI SISTEM KOMPUTER:
1.
Sistem Fisik
2.
Sistem Buatan Manusia
3.
Sistem Deterministik
4.
Sistem Terbuka
DAUR HIDUP SISTEM
2.2 Peralatan Pendukung
DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,
baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram,
model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan
kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD
adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi
sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem
kepada pemakai maupun pembuat program.
KOMPONEN DATA FLOW DIAGRAM
1.
External Entity
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber tujuan pada arus data.
2.
Data Flow
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data atau aliran data yang berjalan.
3.
Process
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berjalan.
4.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
Komponen Terminator / Entitas Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem
yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas
luar (external entity).
Terdapat dua jenis terminator :
1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber.
2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan
data/informasi sistem.
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen
di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi diluar kendali sistem yang
sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau
sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dikembangkan.
Komponen terminator
ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda,
misalnya Bagian Penjualan,Dosen, Mahasiswa.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :
1.
Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang
menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan
hubungan sistem dengan dunia luar.
2.
Profesional Sistem Tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi
atau prosedur yang berkaitan dengan terminator. Hubungan yang ada antar
terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.
Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk
menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian
nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja
yang membutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS,
Menghitung Jumlah SKS.
Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan
dengan input dan output :
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
1.
Proses harus memiliki input dan output.
2.
Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau
proses melalui alur data.
3.
Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional
sistem digambarkan dengan komponen proses.
Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :
1.
Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini
disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam
proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang
hitam.
2.
Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input.
Kesalahan ini disebut denganmiracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan
output tanpa pernah menerima input.
Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data
dan diberi namadengan kata benda jamak, misalnya
Mahasiswa.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan,
seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara
komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store
juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file
folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada
komponenproses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang
menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai
berikut :
1.
Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau
pengaksesan satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data,sebagian
dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data
untuk suatu proses.
2.
Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti
menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau
lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih
Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu
paket data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada
pengertian kedua data store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store.
Dengan kata lain, proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang
terjadi pada data store.
Komponen Data Flow /
Alur Data
Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang
menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari
satu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur data pada
model yang dibuat oleh profesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter,
pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan
dengan komputer. Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang
tidak berkaitan dengan komputer.
Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud,
biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata
benda, contohnya Laporan Penjualan.
Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem
mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data
strore.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data
yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur.Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam
tahap analisis dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan
analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang
masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user.Sementara itu,
pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,
laporan dan database.
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD.
Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur
datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur
dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada
alur data di dalam DFD.
Form Kamus Data
Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang
menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki seperti yang digambarkan
sebagai berikut :
Data Flow Dictionary Entry Data Store Dictionary Entry
Data Structure Dictionary Entry
Data Element Ductionary Entry
Tabel 2. Hirarki dari Form Kamus Data
Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store ada pada
level tertinggi. Di sini lebih baik menganggap data flow dan data store sebagai file
dari data. Selanjutnya struktur data yang ada pada data flow dan data store terletak
pada level kedua atau middle level. Di sini struktur data dianggap sebagai record
data.Yang terakhir adalah data element yang terletak pada level terendah, karena
data element merupakan bagian dari struktur data.Di sini data element
dianggap sebagai field.
Notasi Notasi Kamus Data
Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi itu adalah :
Notasi
=
+
Arti
Terdiri dari, Terbentuk dari, Sama dengan.
Dan
Optional
( )
Iterasi/pengulangan, misal : 1 {...} 10
{ }
Pilih salah satu dari beberapa alternatif (pilihan)
[ ]
Misal : [A|B|C|D]
Komentar
Identifier suatu data store
Pemisah dalam bentuk [ ]
Nama lain untuk suatu data
**
@
|
Alias
Tabel 3. Notasi Kamus Data
1.Notasi “=“
Elemen data elementary adalah suatu dekomposisi yang tidak mempunyai arti
dalam konteks lingkungan user.
Contoh :
Nama = Nama_Depan + Nama_Belakang
Nama_Depan dan Nama_Belakang dari contoh di atas tidak mempunyai arti, dan
tidak ada komentar yang ditunjukan dengan “* *“
Contoh :
Current_Height = *Unit : 150 Cm*
1.
Notasi “ ( ) “
Berdasarkan contoh di atas dapat diberikan kamus datanya sebagai berikut :
Nama_Langganan = (Title) + Nama_Depan + (Nama_Tengah) + Nama_Belakang
Customer_Address = (Shipping_Address) + (Billing_Address)
2.
Notasi “ { } “
Notasi ini digunakan untuk menggambarkan suatu komponen data secara berulang
Contoh :
Order = Customer_Name + Shipping_Address + 1{item}10
3.
Notasi “ [ ] “
Contoh :
Jenis_Kelamin = [ Pria I Wanita ]
4.
Notasi “ * * “
Penjualan
= *Jumlah penjualan selama satu tahun*
*Dalam ribuan rupiah*
Pajak rate
= *Satuan pajak yang berlaku ditentukan oleh pemerintah dalam
%*
Jumlah Pajak = *Jumlah pajak yang harus dibayar hasil perkalian dari sales*
*pajak rate dalam ribuan rupiah*
5.
Notasi “ Alias “
Contoh :
Client = Alias untuk customer.
BAB III
Analisa Sistem Berjalan
3.1 Profil Perusahaan
Koperasi Simpan Pinjam Nasari didirikan di Kota Semarang pada
Tanggal 31 Agustus 1998 ditengah krisis ekonomi dan moneter sebagai
dampak dari reformasi nasional pada Tahun 1997, dimana kehadiran KSP
Nasari pada waktu itu memberikan solusi bagi rakyat Indonesia dengan
memberikan pinjaman/kredit pensiun kepada para pensiunan PNS,
TNL/Polri beserta jandanya yang mengambil gaji di kantor pos, dan
mendapat sambutan yang antusias dari para pensiunan sebagai alternatif
jaringan kebutuhan keuangan karena pada saat tersebut hampir semua
institusi keuangan (Perbankan) tidak dapat menyalurkan kredit disebabkan
kondisi ekonomi dan keuangan nasional yang sedang carut marut.
KSP NASARI pada awalnya hanya beroperasi di wilayah
Kotamadya Semarang, kemudian di Propinsi Jawa Tengah, lalu disusul
oleh Daerah Istimewa Yogyakarta, Propinsi Jawa Barat, Propinsi Jawa
Timur, Daerah khusus Ibukota Jakarta & Propinsi Banten, Sumatera
Selatan, Bali, NTT, NTB, Propinsi Sumatera Utara, Propinsi Kalimantan
Selatan, dan Propinsi Sulawesi Selatan, kini KSP NASARI telah mampu
melayani pensiunan di seluruh wilayah Indonesia dengan persetujuan
Menteri Koperasi & UKM RI melalui Surat Nomor : 01/DEP.I/2003
tanggal 14 Januari 2003. Sampai dengan tahun 2015, KSP Nasari telah
memiliki 345 jaringan pelayanan di seluruh Indonesia yaitu 1 Kantor
Pusat, 12 Kantor Cabang, 24 Kantor Cabang Pembantu, dan 308 Loket
Pelayanan serta berbagai penghargaan.
3.3Struktur Organisasi
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
1.
Proses Pemasaran
Petugas Pemasaran kredit melakukan pemasaran produk dengan cara
door to door ke rumah calon anggota atau standby di loket pelayanan KSP
Nasari.
2.
Proses Administrasi
Calon anggota memberikan berkas persyaratan kredit dan pengajuan
pinjaman kepada petugas pemasaran atau datang langsung ke kantor KSP
Nasari
3.
Proses Verifikasi Berkas
Petugas Verifikasi melakukan pengecekan dan validasi terhadap
berkas calon anggota, kemudian meminta rekomendasi dari juru
bayar/bendahara gaji untuk memastikan bahwa sisa gaji masih dapat
dipotong untuk angsuran pinjaman.
4.
Proses Survey dan Penandatanganan Perjanjian Kredit
Satuan Pengawas Intern (SPI) melakukan survey langsung ke
rumah calon anggota untuk memastikan keabsahan data calon anggota, jika
data sudah sesuai maka dilanjutkan dengan penandatangan surat perjanjian
kredit, kemudian berkas tersebut diserahkan kepada bagian operasional
untuk dibuatkan analisa pinjaman sekaligus mengajukan permohonan kredit
kepada pemimpin cabang.
5.
Proses Pengajuan Kredit
Staff operasional mengajukan permohonan kredit calon anggota
kepada pemimpin cabang, jika pengajuan di acc maka kredit dapat segera
dicairkan.Staff operasional kemudian membuat nomor chief, menginput
data anggota, dan data pinjamannya.
6.
Pencairan Kredit
Bagian Pelayanan Kredit kemudian melakukan perncairan sesuai
dengan pengajuan anggota dengan cara ditransfer ke rekening anggota atau
diambil langsung di kantor KSP Nasari.
7.
Proses Pembayaran
Anggota melakukan pembayaran dengan dipotongkan langsung dari
gaji setiap bulan sesuai jangka waktu dan besar angsuran yang telah
disepakati sebelumnya.
Melakukan pemasaran produk (door to door)
Marketing
Memberikan berkas persyaratan
Calon Anggota
Meminta recomendasi sisa gaji
Petugas verifikasi
Juru bayar
Memberikan tugas untuk melakukan survey langsung kerumah calon anggota
Melakukan survey langsung dan melakukan tanda tangan kepada calon anggota
Pencairan kredit
Menyerahkan berkas hasil survey
Petugas SPI
Mengajukan permohonan kredit calon anggota
Staff Operasional
Pimpinan Cabang
Menyetujui permohonan kredit calon anggota
Gambar 13. Prosedur Sistem Berjalan
3.5 Diagram Alir Data (DAD)
3.5.1 Diagram Konteks
PETUGAS SPI
1.5.2
Diagram Nol
3.5.3 Diagram Detail
A. Diagram level 1 proses 1 pendataan obat
B. Diagram level 1 proses 2 penjualan
C. Diagram level 1 proses 3 pendataan supplier
D. Diagram level 1 proses 4 laporan
3.6 Kamus Data Sistem Berjalan
1. Data Konsumen
• Nama Arus Data
: Data konsumen
• Alias
: DK
• Bentuk Data
: Cetak Komputer
• Arus Data
: konsumen– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip
Data konsumen/ struk
pembelian
• Penjelasan
: Untuk pendataan konsumen yang membeli obat
• Periode
: Setiap ada pemesanan
• Volume
: Rata-rata 40 orang setiap hari
• Struktur Data
: Header + isi
• Header
: ID konsumen+ Tgl konsumen+ obat + harga + payment
• Id konsumen
: *Terdiri dari 12 digit*
• Tgl konsumen
: tgl + bulan + tahun
• obat
: kode obat + nama obat
• Harga
: kuantiti + harga + total
• Payment
: [ member | non member]
• Isi
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
1. Data Penjualan
• Nama Arus Data
: Data penjualan
• Alias
: DP
• Bentuk Data
: Cetak komputer
• Arus Data
: store manager– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip Data
penjualankonsumen
• Penjelasan
:Untuk pendataan penjualan obat yang di beli
• Periode
: Setiap ada pembelian
• Volume
: Rata-rata 60 setiap hari
• Struktur Data
: Header + isi
• Header
: tgl penjualan + kode obat+ nama obat+ tipe obat + harga
+
payment
• kode obat
: *Terdiri dari 7digit*
• Tgl penjualan
: tgl + bulan + tahun
• Tipe obat
: [ kapsul | tablet | cair |serbuk ]
• Harga
: kuantiti + harga + total
• Payment
• Isi
: [ member | non member]
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
3.Purchase Order
• Nama Arus Data
: purchase order
• Alias
: PO
• Bentuk Data
: Cetak komputer
• Arus Data
: store manager– Proses
PO
3.0 –Proses .0 - Arsip
- Supplier
• Penjelasan
:Untuk pemesanan obat ke supplier
• Periode
: Setiap stok obat habis
• Volume
: Rata-rata perhari 7 pesanan
• Struktur Data
•
Header
: Header + isi
: No_PO + tgl_PO + nama_supplier –
alama_supplier
– kondisi _barang
• No po
: *Terdiri dari 8 digit*
• Tgl PO
: tgl + bulan + tahun
• kondisi _barang
: [ biasa| segera | mendesak]
• Isi
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah pesan}7
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(input), dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan.
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada
suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian digunakan
untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan. Adapun bentuk
dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.6.1.1 Spesifikasi Dokumen Masukan
• Nama dokumen
: Data Konsumen
• Fungsi
: Sebagai data pembeli obat
• Frekuensi
: setiap ada pembelian
• Sumber
: konsumen
• Tujuan
: Store manager
• Media
: Kertas
• Nama Dokumen
: Purchase Order
• Fungsi
: Sebagai bukti customer memesan barang
• Sumber
: Customer
• Tujuan
: Bagian Pemasaran
• Frekuensi
: Setiap customer memesan barang
• Media
: Kertas
• Jumlah Rangkap
: 1 Lembar
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran (output) adalah hasil akhir dari proses penjualan
obat.Adapun bentuk dokumen keluarannya adalah sebagai berikut :
1.6.2.1 Spesifikasi Dokumen Keluaran
• Nama dokumen
: Data Penjualan
• Fungsi
: Sebagai bukti transaksi penjualan
• Frekuensi
: setiap ada penjualan
• Sumber
: Store manager
• Tujuan
: Regional Operasional manager
• Media
: Kertas
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Adapun kesimpulan sebagai hasil dari penelitian yang telah
dilaksanakan,khususnya mengenai sistem informasi stok obat apotek adalah
sebagai berikut :
1. Penyajian sistem informasi stok obat yaitu dari pembelian, penjualan dan
stok obat yang dilakukan secara elektronik akan lebih mudah dan cepat.
2. Aplikasi program yang dibuat sedikit banyak dapat membantu apotek
dalam mengelola stok obat.
Selain itu, permasalahan mengenai sistem di apotek ini menurut kelompok kami
adalah :
1. Store manager/ kasir sering kali tidak menginput data pembelian ke dalam sistem
taupun lupa menginput.
2. Belum adanya pembaharuan secara berkala dari sistem penjualan, dikarenakan ini
merupakan apotek cabang.
4.2 SARAN
Dari kesimpulan diatas kami mempunyai satu saran bagi sistem penjualan di
Apotek Generik agar sistem yang digunakan tetap berjalan lancar,yaitu :
Perlu dilakukannya pemeliharaan secara berkala dan sistem yang digunakan
harus terus di update mengikuti perkembangan jaman.
44
DAFTAR PUSTAKA
Modul Metode Penelitian BSI
Modul kamus_data.doc
http://www.library.upnvj.ac.id/pdf/d3mi09/204502028/bab3.pdf
www.google.com
SISTEM PEMINJAMAN
PADA KSP NASARII
TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Analisa Perancangan Sistem Informasi
Disusun Oleh :
Bhaktiar Yuda Prabawarto
(12143065)
Aris Rizal Fatoni
(12140620)
Iqbal Asyifudin
(12143875)
Syarif Hidayatuloh
(12140844)
Agung Nata Sumbada
(12141136)
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BSI PURWOKERTO
KATA PENGANTAR
Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat,
hidayah dan bimbingannya, sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah
ini.
Penulisan makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata
kuliah Analisa Perancangan Sistem Iinformasi.
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat
balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini
jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk
kesempurnaan makalah ini.
Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Purwokerto,
Mei 2016
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar II. 1. Daur Hidup Sistem.......................................................................9
2. Gambar II. 2. Jenis symbol DFD .. ....................................................................10
5. Gambar II. 5. Contoh Proses Input....................................................................13
6. Gambar II. 6. Contoh proses output...................................................................13
7. Gambar II. 7. Contoh proses...............................................................................14
8. Gambar II. 8. Implementasi data store...............................................................15
9. Gambar II. 9. Konsep paket data.......................................................................16
10. Gambar II. 10. Konsep alur data mengumpul.....................................................17
11. Gambar II. 11. Konsep sumber atau tujuan alur data.........................................18
12. Gambar III. 12. Struktur organisasi.....................................................................32
13. Gambar III. 13. Prosedur sistem berjalan............................................................34
14. Gambar III. 14. Diagram Konteks......................................................................35
15. Gambar III. 15. Diagram Nol.............................................................................35
16. Gambar III. 16. Diagram level 1 proses 1..........................................................36
17. Gambar III. 17. Diagram level 1 proses 2..........................................................36
18. Gambar III. 18. Diagram level 1 proses 3..........................................................37
19. Gambar III. 19. Diagram level 1 proses 4..........................................................37
DAFTAR TABEL
1. Tabel II. 1. Klasifikasi Sistem...............................................................................7
2. Tabel II. 2. Hirarki dari form kamus data............................................................19
3. Tabel II. 3. Notasi kamus data.............................................................................26
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen dalam arti yang sangat luas, istilah system informasi yang sering
digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data,
dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk
tidak hanya pada penggunaan organisasi Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda
dari teknologi informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK
dengan system data disuatu sisi dan system aktivitas disisi lain. System
informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung
manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
System informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia,
perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data
dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
organisasi.Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi.
Bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
1.2
Maksud dan Tujuan
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 4 (empat)
jurusan Manajemen Informatika BSI.
2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang sedang
berjalan dalam sebuah perusahaan.
1.3
Metode Penelitian
Dalam penulisan makalah riset penulis menggunakan beberapa metode,
adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.
Pengamatan langsung (Observasi)
Suatu metode yang digunakan untuk mencari dan menggumpulkan data
yang langsung dari sumbernya dengan cara pengamatan langsung ke
tempat objek riset.
2.
Wawancara (Interview)
Suatu metode pegumpulan data dengan melakukan pengumpulan data
dengan tanya jawab mengenai keterangan yang diperlukan untuk bahan
penulisan makalah.
1.4
Ruang Lingkup
Penyajian dan analisa yang dilakukan berdasarkan data yang ada pada
hasil penelitian pada perusahaan KSP NASARI yang kami riset, maupun
pihak yang terkait dalam masalah ini. Penulis akan membatasi ruang lingkup
penelitian pada masalah sistem kredit dan simpanan perusahaan.
Ruang lingkup meliputi :
• Sejarah KSP NASARI
• Struktur Organisasi KSP NASARI
• Prosedur Sistem Berjalan KSP NASARI
• Pemberian kredit anggota lama dan anggota baru
• Prosedur pemberian kredit
• Data Flow Diagram
• Kamus Data
• Spesifikasi Dokumen masukan dan keluaran
1.5
Sistematika Penulisan
Cara penulisan dalam makalah ini terdiri dari empat bab, dan setiap bab
yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan satu sama lain. Adapun
sistematika penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini menerangkan mengenai latar belakang pemilihan judul,maksud
dan tujuan dari penulisan makalah ini, metode penelitian yang dilakukan
untuk mendapat data-data yang dibutuhkan, ruang lingkup dan sistematika
penulisan tiap-tiap bab.
2. BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar dari sistem dan
peralatan pendukung (tool system) yang meliputi diagram alir data (DAD)
dan kamus data.
3. BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini berisikan umum,profil perusahaan, stuktur organisasi, prosedur
sistem berjalan diagram alir data, kamus data sistem berjalan.
4. BAB IV
PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan tentang beberapa kesimpulan akhir dari sistem yang
ada dan saran-saran yang berisikan mengenai hal-hal yang terdapat dalam
makalah ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
Pengertian Sistem
1.
Menurut Gordon B. Davis :
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat,
konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan
yang sama.
2.
Menurut Raymond Mc. Leod :
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau
kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang
dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan
untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
1.
Mempunyai Komponen (components)
komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen dapat berupa benda nyata ataupun
abstrak.Komponen sistem disebut juga sebagai subsistem, dapat berupa
orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat dalam sistem.
2.
Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk
menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan scope
tinjauan terhadap sistem.
3.
Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan
sistem
dapat
menguntungkan
ataupun
merugikan.
Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan
untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem
yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal
mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4.
Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka (interface)
merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas
menjembatani
hubungan
antar
komponen
dalam
sistem.
Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap
komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing komponen.
5.
Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih
lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6.
Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran
utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna
bagi para pemakainya. Pengolahan dapat berupa program aplikasi
komputer
yang
kemudian
dikembangkan
untuk
keperluan
khusus.Dimana program aplikasi tersebut mampu menerima masukan,
mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan
kebutuhan para pemakai.
7.
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8.
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama
dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.
Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistemadalah apa yang ingin
dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan
tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem
untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, tahapan merupakan
hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian
tujuan.
9.
Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses
dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi
masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat
dirancang dandikembangkan secara terprogram.
10.
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya
penyimpangan proses
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
dalam sistem dan
KLASIFIKASI SISTEM
Tujuan suatu sistem :
1.
Untuk memudahkan pengenalan sistem
2.
Untuk mencapai suatu tujuan atau mencapai sasaran
Abstract System
Vs
Physical System
Natural System
Vs
Human Made System
Deterministic System
Vs
Probabilistic System
Opened System
Vs
Closed System
Tabel 1. Klasifikasi system
1.
Sistem abstrak (Abstract System)
Sistem yang berupa pemikiran atau ide ide yang tidak ada secara fisik.
Contoh: sistem teologi
Sistem Fisik (Phisical System)
Merupakan sistem yang ada secara fisik.
contoh : sistem komputer
2.
Sistem alamiah (Natural System)
Sistem yang terjadi melalui proses alam , tidak di buat oleh manusia.
Contoh : Rotasi Bumi
Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara
Manusia dengan mesin.
3. Determinan Sistem (Sistem tertentu)
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
Contoh :Komputer
Probabilistik Sistem (Sistem tak tentu)
Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
Kemungkinan (Probabilitas)
Contoh :sistem prakiraan ramalan cuaca
4. Sistem tertutup (Closed system)
Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya serta bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.
Contoh : Assembling System/Sistem perakitan
Sistem Terbuka (Opened System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
contoh :sistem administrasi kepegawaian.
KLASIFIKASI SISTEM DARI SISTEM KOMPUTER:
1.
Sistem Fisik
2.
Sistem Buatan Manusia
3.
Sistem Deterministik
4.
Sistem Terbuka
DAUR HIDUP SISTEM
2.2 Peralatan Pendukung
DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,
baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram,
model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan
kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD
adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi
sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem
kepada pemakai maupun pembuat program.
KOMPONEN DATA FLOW DIAGRAM
1.
External Entity
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber tujuan pada arus data.
2.
Data Flow
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data atau aliran data yang berjalan.
3.
Process
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berjalan.
4.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
Komponen Terminator / Entitas Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem
yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas
luar (external entity).
Terdapat dua jenis terminator :
1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber.
2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan
data/informasi sistem.
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen
di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi diluar kendali sistem yang
sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau
sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dikembangkan.
Komponen terminator
ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda,
misalnya Bagian Penjualan,Dosen, Mahasiswa.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :
1.
Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang
menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan
hubungan sistem dengan dunia luar.
2.
Profesional Sistem Tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi
atau prosedur yang berkaitan dengan terminator. Hubungan yang ada antar
terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.
Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk
menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian
nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja
yang membutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS,
Menghitung Jumlah SKS.
Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan
dengan input dan output :
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
1.
Proses harus memiliki input dan output.
2.
Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau
proses melalui alur data.
3.
Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional
sistem digambarkan dengan komponen proses.
Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :
1.
Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini
disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam
proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang
hitam.
2.
Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input.
Kesalahan ini disebut denganmiracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan
output tanpa pernah menerima input.
Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data
dan diberi namadengan kata benda jamak, misalnya
Mahasiswa.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan,
seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara
komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store
juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file
folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada
komponenproses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang
menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai
berikut :
1.
Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau
pengaksesan satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data,sebagian
dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data
untuk suatu proses.
2.
Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti
menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau
lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih
Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu
paket data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada
pengertian kedua data store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store.
Dengan kata lain, proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang
terjadi pada data store.
Komponen Data Flow /
Alur Data
Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang
menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini
digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari
satu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur data pada
model yang dibuat oleh profesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter,
pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan
dengan komputer. Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang
tidak berkaitan dengan komputer.
Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud,
biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata
benda, contohnya Laporan Penjualan.
Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem
mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data
strore.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data
yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur.Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam
tahap analisis dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan
analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang
masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user.Sementara itu,
pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,
laporan dan database.
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD.
Alur data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur
datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur
dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada
alur data di dalam DFD.
Form Kamus Data
Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang
menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki seperti yang digambarkan
sebagai berikut :
Data Flow Dictionary Entry Data Store Dictionary Entry
Data Structure Dictionary Entry
Data Element Ductionary Entry
Tabel 2. Hirarki dari Form Kamus Data
Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store ada pada
level tertinggi. Di sini lebih baik menganggap data flow dan data store sebagai file
dari data. Selanjutnya struktur data yang ada pada data flow dan data store terletak
pada level kedua atau middle level. Di sini struktur data dianggap sebagai record
data.Yang terakhir adalah data element yang terletak pada level terendah, karena
data element merupakan bagian dari struktur data.Di sini data element
dianggap sebagai field.
Notasi Notasi Kamus Data
Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi itu adalah :
Notasi
=
+
Arti
Terdiri dari, Terbentuk dari, Sama dengan.
Dan
Optional
( )
Iterasi/pengulangan, misal : 1 {...} 10
{ }
Pilih salah satu dari beberapa alternatif (pilihan)
[ ]
Misal : [A|B|C|D]
Komentar
Identifier suatu data store
Pemisah dalam bentuk [ ]
Nama lain untuk suatu data
**
@
|
Alias
Tabel 3. Notasi Kamus Data
1.Notasi “=“
Elemen data elementary adalah suatu dekomposisi yang tidak mempunyai arti
dalam konteks lingkungan user.
Contoh :
Nama = Nama_Depan + Nama_Belakang
Nama_Depan dan Nama_Belakang dari contoh di atas tidak mempunyai arti, dan
tidak ada komentar yang ditunjukan dengan “* *“
Contoh :
Current_Height = *Unit : 150 Cm*
1.
Notasi “ ( ) “
Berdasarkan contoh di atas dapat diberikan kamus datanya sebagai berikut :
Nama_Langganan = (Title) + Nama_Depan + (Nama_Tengah) + Nama_Belakang
Customer_Address = (Shipping_Address) + (Billing_Address)
2.
Notasi “ { } “
Notasi ini digunakan untuk menggambarkan suatu komponen data secara berulang
Contoh :
Order = Customer_Name + Shipping_Address + 1{item}10
3.
Notasi “ [ ] “
Contoh :
Jenis_Kelamin = [ Pria I Wanita ]
4.
Notasi “ * * “
Penjualan
= *Jumlah penjualan selama satu tahun*
*Dalam ribuan rupiah*
Pajak rate
= *Satuan pajak yang berlaku ditentukan oleh pemerintah dalam
%*
Jumlah Pajak = *Jumlah pajak yang harus dibayar hasil perkalian dari sales*
*pajak rate dalam ribuan rupiah*
5.
Notasi “ Alias “
Contoh :
Client = Alias untuk customer.
BAB III
Analisa Sistem Berjalan
3.1 Profil Perusahaan
Koperasi Simpan Pinjam Nasari didirikan di Kota Semarang pada
Tanggal 31 Agustus 1998 ditengah krisis ekonomi dan moneter sebagai
dampak dari reformasi nasional pada Tahun 1997, dimana kehadiran KSP
Nasari pada waktu itu memberikan solusi bagi rakyat Indonesia dengan
memberikan pinjaman/kredit pensiun kepada para pensiunan PNS,
TNL/Polri beserta jandanya yang mengambil gaji di kantor pos, dan
mendapat sambutan yang antusias dari para pensiunan sebagai alternatif
jaringan kebutuhan keuangan karena pada saat tersebut hampir semua
institusi keuangan (Perbankan) tidak dapat menyalurkan kredit disebabkan
kondisi ekonomi dan keuangan nasional yang sedang carut marut.
KSP NASARI pada awalnya hanya beroperasi di wilayah
Kotamadya Semarang, kemudian di Propinsi Jawa Tengah, lalu disusul
oleh Daerah Istimewa Yogyakarta, Propinsi Jawa Barat, Propinsi Jawa
Timur, Daerah khusus Ibukota Jakarta & Propinsi Banten, Sumatera
Selatan, Bali, NTT, NTB, Propinsi Sumatera Utara, Propinsi Kalimantan
Selatan, dan Propinsi Sulawesi Selatan, kini KSP NASARI telah mampu
melayani pensiunan di seluruh wilayah Indonesia dengan persetujuan
Menteri Koperasi & UKM RI melalui Surat Nomor : 01/DEP.I/2003
tanggal 14 Januari 2003. Sampai dengan tahun 2015, KSP Nasari telah
memiliki 345 jaringan pelayanan di seluruh Indonesia yaitu 1 Kantor
Pusat, 12 Kantor Cabang, 24 Kantor Cabang Pembantu, dan 308 Loket
Pelayanan serta berbagai penghargaan.
3.3Struktur Organisasi
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
1.
Proses Pemasaran
Petugas Pemasaran kredit melakukan pemasaran produk dengan cara
door to door ke rumah calon anggota atau standby di loket pelayanan KSP
Nasari.
2.
Proses Administrasi
Calon anggota memberikan berkas persyaratan kredit dan pengajuan
pinjaman kepada petugas pemasaran atau datang langsung ke kantor KSP
Nasari
3.
Proses Verifikasi Berkas
Petugas Verifikasi melakukan pengecekan dan validasi terhadap
berkas calon anggota, kemudian meminta rekomendasi dari juru
bayar/bendahara gaji untuk memastikan bahwa sisa gaji masih dapat
dipotong untuk angsuran pinjaman.
4.
Proses Survey dan Penandatanganan Perjanjian Kredit
Satuan Pengawas Intern (SPI) melakukan survey langsung ke
rumah calon anggota untuk memastikan keabsahan data calon anggota, jika
data sudah sesuai maka dilanjutkan dengan penandatangan surat perjanjian
kredit, kemudian berkas tersebut diserahkan kepada bagian operasional
untuk dibuatkan analisa pinjaman sekaligus mengajukan permohonan kredit
kepada pemimpin cabang.
5.
Proses Pengajuan Kredit
Staff operasional mengajukan permohonan kredit calon anggota
kepada pemimpin cabang, jika pengajuan di acc maka kredit dapat segera
dicairkan.Staff operasional kemudian membuat nomor chief, menginput
data anggota, dan data pinjamannya.
6.
Pencairan Kredit
Bagian Pelayanan Kredit kemudian melakukan perncairan sesuai
dengan pengajuan anggota dengan cara ditransfer ke rekening anggota atau
diambil langsung di kantor KSP Nasari.
7.
Proses Pembayaran
Anggota melakukan pembayaran dengan dipotongkan langsung dari
gaji setiap bulan sesuai jangka waktu dan besar angsuran yang telah
disepakati sebelumnya.
Melakukan pemasaran produk (door to door)
Marketing
Memberikan berkas persyaratan
Calon Anggota
Meminta recomendasi sisa gaji
Petugas verifikasi
Juru bayar
Memberikan tugas untuk melakukan survey langsung kerumah calon anggota
Melakukan survey langsung dan melakukan tanda tangan kepada calon anggota
Pencairan kredit
Menyerahkan berkas hasil survey
Petugas SPI
Mengajukan permohonan kredit calon anggota
Staff Operasional
Pimpinan Cabang
Menyetujui permohonan kredit calon anggota
Gambar 13. Prosedur Sistem Berjalan
3.5 Diagram Alir Data (DAD)
3.5.1 Diagram Konteks
PETUGAS SPI
1.5.2
Diagram Nol
3.5.3 Diagram Detail
A. Diagram level 1 proses 1 pendataan obat
B. Diagram level 1 proses 2 penjualan
C. Diagram level 1 proses 3 pendataan supplier
D. Diagram level 1 proses 4 laporan
3.6 Kamus Data Sistem Berjalan
1. Data Konsumen
• Nama Arus Data
: Data konsumen
• Alias
: DK
• Bentuk Data
: Cetak Komputer
• Arus Data
: konsumen– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip
Data konsumen/ struk
pembelian
• Penjelasan
: Untuk pendataan konsumen yang membeli obat
• Periode
: Setiap ada pemesanan
• Volume
: Rata-rata 40 orang setiap hari
• Struktur Data
: Header + isi
• Header
: ID konsumen+ Tgl konsumen+ obat + harga + payment
• Id konsumen
: *Terdiri dari 12 digit*
• Tgl konsumen
: tgl + bulan + tahun
• obat
: kode obat + nama obat
• Harga
: kuantiti + harga + total
• Payment
: [ member | non member]
• Isi
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
1. Data Penjualan
• Nama Arus Data
: Data penjualan
• Alias
: DP
• Bentuk Data
: Cetak komputer
• Arus Data
: store manager– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip Data
penjualankonsumen
• Penjelasan
:Untuk pendataan penjualan obat yang di beli
• Periode
: Setiap ada pembelian
• Volume
: Rata-rata 60 setiap hari
• Struktur Data
: Header + isi
• Header
: tgl penjualan + kode obat+ nama obat+ tipe obat + harga
+
payment
• kode obat
: *Terdiri dari 7digit*
• Tgl penjualan
: tgl + bulan + tahun
• Tipe obat
: [ kapsul | tablet | cair |serbuk ]
• Harga
: kuantiti + harga + total
• Payment
• Isi
: [ member | non member]
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
3.Purchase Order
• Nama Arus Data
: purchase order
• Alias
: PO
• Bentuk Data
: Cetak komputer
• Arus Data
: store manager– Proses
PO
3.0 –Proses .0 - Arsip
- Supplier
• Penjelasan
:Untuk pemesanan obat ke supplier
• Periode
: Setiap stok obat habis
• Volume
: Rata-rata perhari 7 pesanan
• Struktur Data
•
Header
: Header + isi
: No_PO + tgl_PO + nama_supplier –
alama_supplier
– kondisi _barang
• No po
: *Terdiri dari 8 digit*
• Tgl PO
: tgl + bulan + tahun
• kondisi _barang
: [ biasa| segera | mendesak]
• Isi
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah pesan}7
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(input), dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan.
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada
suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian digunakan
untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan. Adapun bentuk
dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.6.1.1 Spesifikasi Dokumen Masukan
• Nama dokumen
: Data Konsumen
• Fungsi
: Sebagai data pembeli obat
• Frekuensi
: setiap ada pembelian
• Sumber
: konsumen
• Tujuan
: Store manager
• Media
: Kertas
• Nama Dokumen
: Purchase Order
• Fungsi
: Sebagai bukti customer memesan barang
• Sumber
: Customer
• Tujuan
: Bagian Pemasaran
• Frekuensi
: Setiap customer memesan barang
• Media
: Kertas
• Jumlah Rangkap
: 1 Lembar
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran (output) adalah hasil akhir dari proses penjualan
obat.Adapun bentuk dokumen keluarannya adalah sebagai berikut :
1.6.2.1 Spesifikasi Dokumen Keluaran
• Nama dokumen
: Data Penjualan
• Fungsi
: Sebagai bukti transaksi penjualan
• Frekuensi
: setiap ada penjualan
• Sumber
: Store manager
• Tujuan
: Regional Operasional manager
• Media
: Kertas
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Adapun kesimpulan sebagai hasil dari penelitian yang telah
dilaksanakan,khususnya mengenai sistem informasi stok obat apotek adalah
sebagai berikut :
1. Penyajian sistem informasi stok obat yaitu dari pembelian, penjualan dan
stok obat yang dilakukan secara elektronik akan lebih mudah dan cepat.
2. Aplikasi program yang dibuat sedikit banyak dapat membantu apotek
dalam mengelola stok obat.
Selain itu, permasalahan mengenai sistem di apotek ini menurut kelompok kami
adalah :
1. Store manager/ kasir sering kali tidak menginput data pembelian ke dalam sistem
taupun lupa menginput.
2. Belum adanya pembaharuan secara berkala dari sistem penjualan, dikarenakan ini
merupakan apotek cabang.
4.2 SARAN
Dari kesimpulan diatas kami mempunyai satu saran bagi sistem penjualan di
Apotek Generik agar sistem yang digunakan tetap berjalan lancar,yaitu :
Perlu dilakukannya pemeliharaan secara berkala dan sistem yang digunakan
harus terus di update mengikuti perkembangan jaman.
44
DAFTAR PUSTAKA
Modul Metode Penelitian BSI
Modul kamus_data.doc
http://www.library.upnvj.ac.id/pdf/d3mi09/204502028/bab3.pdf
www.google.com