Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas Pimpinan di PT. PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat sekarang ini
maka dunia usaha baik di sektor swasta maupun pemerintah juga ikut berkembang.
Sehingga diperlukan pengelolaan manajemen yang baik di dalam penyelenggaraan
kegiatan ekonomi yang melibatkan berbagai pihak di dalam sebuah perusahaan, salah
satunya adalah sekretaris.
Menurut Nurasih dan Rahayu (2014:11), istilah sekretaris berasal dari bahasa
latin, yakni secretum yang berarti rahasia dan secretarium, yang berarti seseorang
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang rahasia. Maka sekretaris ialah
seseorang yang dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau pegawai yang bertugas
menangani hal yang bersifat rahasia.
Agar seluruh kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi dapat berjalan
dengan baik dan terorganisir maka perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya, yaitu untuk mencari laba (profit), mengembangkan dan
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan (growth). Dunia kesekretariatan
sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang
pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap
perusahaan dan organisasi modern, baik di dalam ruang lingkup kegiatan yang masih
sederhana sampai kepada organisasi industri besar.
1
Universitas Sumatera Utara
Menurut Aziz (dalam Arsika 2009:13), peran sekretaris adalah sebagai
pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut mampu
mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab.
Berdasarkan website pln.go.id, peran sekretaris dalam mempelancar tugas
pimpinan pada PT. PLN (Persero) Rayon Medan Sunggal adalah:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi
tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
4. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar
pimpinan bagi bawahan.
5. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan.
6. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
Namun karena setiap orang memiliki kedudukan, tugas dan tanggung jawab,
keadaan diri yang ada, dan keadaan hidup yang dihadapi berbeda-beda, maka dalam
hidup orang dapat memiliki peran yang berbeda pula. Sekretaris memiliki peranan
penting dalam sebuah perusahaan. Peranan sekretaris perusahaan adalah merupakan
kunci suksesnya suatu perusahaan. Dimana seorang sekretaris selalu berusaha untuk
bekerja membantu pimpinan untuk kemajuan perusahaan.
2
Universitas Sumatera Utara
Peran utama sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan
kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Peranan
sekretaris begitu penting dalam membantu keberhasilan pimpinan dari suatu
perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya suatu perusahaan tidak
memiliki sekretaris, pimpinan telah kewalahan dalam mengelola perusahaan yang
dipimpinnya. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai
tangan kanan atasnya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan
membantu menyelesaikan tugas atasannya
tersebut. Untuk itu sekretaris harus
memiliki keterampilan atau keahlian kerja, mempunyai kepribadian yang menarik
dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dengan tugasnya sebagai sekretaris.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian bertambah dengan keinginan
penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai dunia sekretaris serta ingin
mengetahui lebih jauh sebagaimana pelaksanaan tugas dan pekerjaan sekretaris dalam
membantu pimpinan dalam memperlancar tugasnya demi tercapai efisiensi kerja,
maka penulis memilih judul “Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas
Pimpinan di PT. PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal”.
3
Universitas Sumatera Utara
1.2 Rumusan Masalah
Untuk lebih mengarahkan dan mempermudah pembahasan dalam suatu
penelitian,
maka
penulis
membatasi
masalah
yang
akan
dibahas,
yaitu
“Bagaimanakah Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas Pimpinan di PT.
PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal?”
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui dan menganalisis peranan sekretaris pada PT. PLN
(PERSERO) Rayon Medan Sunggal.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak
sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi PT. PLN (PERSERO)
Rayon Medan Sunggal.
2. Bagi pembaca, dapat memberikan pengetahuan tentang peranan sekretaris.
3. Bagi penulis selanjutnya, untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman
mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan.
4
Universitas Sumatera Utara
1.5 Sistematika Pembahasan
Adapun sistematika pembahasan yang digunakan penulis dalam menyusun
Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I
PENDAHULUAN
Merupakan bab pembuka yang memuat uraian mengenai alasan
pemilihan judul, pembahasan masalah, tujuan, manfaat
penelitian, jadwal kegiatan, dan sistematika pembahasan.
BAB II
PROFIL INSTANSI
Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi,
visi misi organisasi, struktur organisasi, fungsi organisasi, job
description organisasi, dan pedoman perilaku organisasi.
BAB III
PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menguraikan mengenai gambaran
perusahaan berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, yaitu:
pengertian
sekretaris,
jenis-jenis
sekretaris,
tugas-tugas
sekretaris, syarat-syarat sekretaris dalam perusahaan, dan
peranan sekretaris dalam perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bab penutup yang memuat beberapa kesimpulan
dan saran yang dapat diberikan penulis sesuai dengan masalah
yang dibahas.
5
Universitas Sumatera Utara
1.6 Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan di PT. PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal.
Penelitian berlangsung selama 8 Minggu, yaitu dari tanggal 09 Maret 2017 sampai
dengan 03 Mei 2017. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel
1.1 berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
MINGGU KENO.
KEGIATAN
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
1
2
3
4
Sumber: Penulis, (2017)
6
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat sekarang ini
maka dunia usaha baik di sektor swasta maupun pemerintah juga ikut berkembang.
Sehingga diperlukan pengelolaan manajemen yang baik di dalam penyelenggaraan
kegiatan ekonomi yang melibatkan berbagai pihak di dalam sebuah perusahaan, salah
satunya adalah sekretaris.
Menurut Nurasih dan Rahayu (2014:11), istilah sekretaris berasal dari bahasa
latin, yakni secretum yang berarti rahasia dan secretarium, yang berarti seseorang
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang rahasia. Maka sekretaris ialah
seseorang yang dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau pegawai yang bertugas
menangani hal yang bersifat rahasia.
Agar seluruh kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi dapat berjalan
dengan baik dan terorganisir maka perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya, yaitu untuk mencari laba (profit), mengembangkan dan
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan (growth). Dunia kesekretariatan
sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang
pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap
perusahaan dan organisasi modern, baik di dalam ruang lingkup kegiatan yang masih
sederhana sampai kepada organisasi industri besar.
1
Universitas Sumatera Utara
Menurut Aziz (dalam Arsika 2009:13), peran sekretaris adalah sebagai
pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut mampu
mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab.
Berdasarkan website pln.go.id, peran sekretaris dalam mempelancar tugas
pimpinan pada PT. PLN (Persero) Rayon Medan Sunggal adalah:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi
tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
4. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar
pimpinan bagi bawahan.
5. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan.
6. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
Namun karena setiap orang memiliki kedudukan, tugas dan tanggung jawab,
keadaan diri yang ada, dan keadaan hidup yang dihadapi berbeda-beda, maka dalam
hidup orang dapat memiliki peran yang berbeda pula. Sekretaris memiliki peranan
penting dalam sebuah perusahaan. Peranan sekretaris perusahaan adalah merupakan
kunci suksesnya suatu perusahaan. Dimana seorang sekretaris selalu berusaha untuk
bekerja membantu pimpinan untuk kemajuan perusahaan.
2
Universitas Sumatera Utara
Peran utama sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan
kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Peranan
sekretaris begitu penting dalam membantu keberhasilan pimpinan dari suatu
perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya suatu perusahaan tidak
memiliki sekretaris, pimpinan telah kewalahan dalam mengelola perusahaan yang
dipimpinnya. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai
tangan kanan atasnya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan
membantu menyelesaikan tugas atasannya
tersebut. Untuk itu sekretaris harus
memiliki keterampilan atau keahlian kerja, mempunyai kepribadian yang menarik
dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dengan tugasnya sebagai sekretaris.
Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian bertambah dengan keinginan
penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai dunia sekretaris serta ingin
mengetahui lebih jauh sebagaimana pelaksanaan tugas dan pekerjaan sekretaris dalam
membantu pimpinan dalam memperlancar tugasnya demi tercapai efisiensi kerja,
maka penulis memilih judul “Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas
Pimpinan di PT. PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal”.
3
Universitas Sumatera Utara
1.2 Rumusan Masalah
Untuk lebih mengarahkan dan mempermudah pembahasan dalam suatu
penelitian,
maka
penulis
membatasi
masalah
yang
akan
dibahas,
yaitu
“Bagaimanakah Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas Pimpinan di PT.
PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal?”
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui dan menganalisis peranan sekretaris pada PT. PLN
(PERSERO) Rayon Medan Sunggal.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak
sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi PT. PLN (PERSERO)
Rayon Medan Sunggal.
2. Bagi pembaca, dapat memberikan pengetahuan tentang peranan sekretaris.
3. Bagi penulis selanjutnya, untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman
mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan.
4
Universitas Sumatera Utara
1.5 Sistematika Pembahasan
Adapun sistematika pembahasan yang digunakan penulis dalam menyusun
Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I
PENDAHULUAN
Merupakan bab pembuka yang memuat uraian mengenai alasan
pemilihan judul, pembahasan masalah, tujuan, manfaat
penelitian, jadwal kegiatan, dan sistematika pembahasan.
BAB II
PROFIL INSTANSI
Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi,
visi misi organisasi, struktur organisasi, fungsi organisasi, job
description organisasi, dan pedoman perilaku organisasi.
BAB III
PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menguraikan mengenai gambaran
perusahaan berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, yaitu:
pengertian
sekretaris,
jenis-jenis
sekretaris,
tugas-tugas
sekretaris, syarat-syarat sekretaris dalam perusahaan, dan
peranan sekretaris dalam perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bab penutup yang memuat beberapa kesimpulan
dan saran yang dapat diberikan penulis sesuai dengan masalah
yang dibahas.
5
Universitas Sumatera Utara
1.6 Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan di PT. PLN (PERSERO) Rayon Medan Sunggal.
Penelitian berlangsung selama 8 Minggu, yaitu dari tanggal 09 Maret 2017 sampai
dengan 03 Mei 2017. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel
1.1 berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
MINGGU KENO.
KEGIATAN
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
1
2
3
4
Sumber: Penulis, (2017)
6
Universitas Sumatera Utara